Profiel Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie LUMC - RdG 9 september 2015
Opdrachtgever LUMC - RdG Voor meer informatie over de functie Manon Min, adviseur Leeuwendaal Telefoon (070) 414 27 00 (06) 29 00 47 81 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1
De organisatie
3
2
De functie – Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie
5
3
De gewenste capaciteiten
7
4
De arbeidsvoorwaarden
8
5
De selectieprocedure
9
Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie/profiel/LUMC RDG/9 september 2015
2 van 9
1
De organisatie LUMC Het LUMC (7000 medewerkers) is een modern universitair medisch centrum voor onderzoek, onderwijs en patiëntenzorg met een hoog kwaliteitsprofiel en een sterke wetenschappelijke oriëntatie. Reinier de Graaf (RdG) Reinier de Graaf in Delft is het oudste ziekenhuis van Nederland. Een topklinisch opleidingsziekenhuis (3000 medewerkers) en een teaching hospital. Samenwerking Radiotherapie LUMC – RdG Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) en Reinier de Graaf (RdG) werken sinds 2009 samen op het gebied van de radiotherapeutische zorg en streven kwalitatief hoogwaardige en doelmatige radiotherapeutische zorg in de regio na. Zij hebben dit in 2011 in een samenwerkingsovereenkomst vastgelegd en daarbij is bepaald om bij de klinische oplevering van de nieuwbouw bij RdG per 1 september jl., op organisatorisch gebied te werken als één afdeling Radiotherapie Leiden-Delft. De eindverantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de medische zorg binnen beide instituten blijft behouden. Bij de gezamenlijke afdeling Radiotherapie werken zo’n 130 medewerkers waarvan de meerderheid bestaat uit professionals die zich bezig houden met het optimaal behandelen van de patiënten: radiotherapeuten en artsen in opleiding, klinisch fysici en technisch personeel, paramedische en administratief ondersteunend personeel. Daarnaast zijn wetenschap, onderwijs en opleiding belangrijke aandachtsgebieden binnen de afdeling. Het merendeel van de medewerkers is sinds 1 september in dienst van het LUMC, met uitzondering van het paramedisch en administratief ondersteunend personeel voor de locatie Delft dat in dienst van RdG blijft. De afdeling van het LUMC beschikt over vijf lineaire versnellers en behandelt ongeveer 2500 patiënten per jaar. Daarnaast beschikt de afdeling over een brachytherapie faciliteit voor inwendige bestraling. De afdeling verricht tevens consulentschappen in de omliggende ziekenhuizen in het kader van het Integraal Kankercentrum Nederland (IKNL). Het LUMC bouwt in samenwerking met het Erasmus MC en de TU Delft het eerste protoneninstituut (Holland Particle Therapy Centre) in Delft. De afdeling Radiotherapie van het RdG beschikt over twee lineaire versnellers en is per september verhuisd naar een volledig nieuw gebouwd ziekenhuis inclusief nieuwe apparatuur (op dezelfde locatie). De afdeling RdG verricht ca. 1100 behandelingen per jaar. Als gevolg van boven beschreven samenwerking is besloten een nieuwe manager – Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie - aan te trekken die verantwoordelijk is voor de paramedische en administratief ondersteunende teams en bedrijfsvoering van beide locaties (Leiden en Delft).
Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie/profiel/LUMC RDG/9 september 2015
3 van 9
Organogram Afdeling Radiotherapie LUMC-RdGG Eindsituatie (1.1.2016)
= hiërarchische lijn = functionele lijn
Raad van Bestuur LUMC
Directie RdGG Bestuurlijk overleg Radiotherapie Leiden-Delft
Voorzitter Divisiebestuur LUMC
Divisie Manager Bedrijfsvoering LUMC
Radiotherapeuten
EPZ
Centrummanger RdGG
Afdelingshoofd Radiotherapie
Hoofd Bedrijfsvoering
Hoofd Klinische Fyscia
AIOS
Management Assistent en Secretaresses Klinisch Fysici
Leidinggevende Secretariaat Patientenzorg
Medewerkers Planning
Klifio’s Secretaresses Patientenzorg
Klinisch Fysisch Medewerkers
Technici
Coordinator Secretariaat RdGG
ICT-ers
Mouldroom
Zorgpost
Hoofdlaborant Voorbereiding
x x x x
Advanced Practioners Senior RT Laboranten RT Laboranten Assisterend RT Laboranten
Secretaresses RdGG
Hoofdlaborant Specialistische Teams
Hoofdlaborant Behandeling
x x x x
Advanced Practioners Senior RT Laboranten RT Laboranten Assisterend RT Laboranten
x x x x
Advanced Practioners Senior RT Laboranten RT Laboranten Assisterend RT Laboranten
Hoodlaborant RdGG
Coordinator + RT Laboranten in transitie naar functiehuis LUMC (max 3 jaar)
2
De functie – Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie Het Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie is verantwoordelijk voor alle facetten van de bedrijfsvoering van de radiotherapeutische zorg binnen het LUMC en RdG. Het team bestaat uit radiotherapeutisch laboranten welke direct aangestuurd worden door de Hoofdlaboranten in LUMC en RdG, een zorgpost (verpleegkundigen), een secretariaat - staf en patiëntenzorg - en medewerkers planning patiënten logistiek, de zgn. paramedische- en administratief ondersteunende teams. In totaal gaat het om 130 medewerkers. Het Hoofd Bedrijfsvoering stemt binnen beide ziekenhuizen af met de verantwoordelijke stafafdelingen en directoraten en geeft vorm aan de strategie en visie van LUMC en RdG op gebied van de radiotherapeutische zorg en operationaliseert deze naar de afdelingen toe. Daarnaast is het Hoofd Bedrijfsvoering mede verantwoordelijk voor het vertalen van relevante inen externe bedrijfskundige ontwikkelingen naar tactisch/strategisch afdelingsbeleid, met als uiteindelijke doel het leveren van hoogwaardige en doelmatige radiotherapeutische patiëntenzorg. Het Hoofd Bedrijfsvoering is lid van het MT van de afdeling Radiotherapie. Dit bestaat verder uit: het Afdelingshoofd (radiotherapeut) en het Hoofd Klinische Fysica. Hij/zij rapporteert aan het Afdelingshoofd en werkt collegiaal samen met het Hoofd Klinische Fysica. Belangrijke prioriteiten •
Beide locaties dragen in gelijke mate bij aan het uiteindelijke doel: kwalitatief hoogwaardige en doelmatige radiotherapeutische zorg in de regio. De teams uit beide ziekenhuizen moeten 1 team gaan vormen met behoud van de eigenheid van de eigen organisatie. Het tot stand brengen hiervan is een belangrijke taak voor het Hoofd Bedrijfsvoering.
•
In deze setting is sprake van een complexe financiële structuur. Voor beide locaties is een nieuw financieel model geschreven met een budget/ begroting over 2 afdelingen. Monitoring en sturing hiervan behoort tot de taken van het Hoofd Bedrijfsvoering en hij/zij stuurt hierop en is verantwoordelijk voor het opleveren van de juiste managementinformatie over de 2 afdelingen heen.
Kerntaken •
Adviseert/ondersteunt (operationeel, tactisch én strategisch) het Afdelingshoofd op alle deelgebieden binnen vakgebied.
•
Ontwikkelt meerjarenbeleidsplan en doelstellingen op gebied van bedrijfsvoering voor de radiotherapeutische zorg en levert bijdrage voor jaarplan, meerjarenplan en afdelingsvisie binnen MT voor zowel LUMC als RdG.
•
Bewaakt van doelstellingen van de radiotherapeutische zorg op gebied van exploitatie, productie en personeel van beide ziekenhuizen: bewaken van productieafspraken, budgetmonitoring, kostenbeheersing, bijdragen in investeringen en personeelsmanagement.
•
Bepaalt in overleg met MT de prioriteiten binnen de paramedische- en administratief ondersteunende teams en rapporteert over de voortgang.
•
Stuurt direct de teamleidinggevenden en coördinatoren aan binnen bovengenoemde teams.
•
Creëert een open cultuur in het team waar de kernwaarden van LUMC en RdG tot hun recht komen.
•
Bewaakt en organiseert met hoofdlaboranten opleidingsplekken en stages binnen de laborantengroep en onderhoudt contact met de opleidingsorganisaties.
•
Zorgt voor gestroomlijnde (externe) ketenzorg.
•
Overlegt met alle relevante disciplines en collega’s buiten de eigen afdeling Radiotherapie in beide ziekenhuizen.
Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie/profiel/LUMC RDG/9 september 2015
5 van 9
•
Is eerste aanspreekpunt voor externen (verwijzers) o.g.v. bedrijfskundige vraagstukken betreffende radiotherapeutische zorg.
•
Is verantwoordelijk voor borging van kwaliteit en leveren van de vereiste input m.b.t. de radiotherapeutische t.b.v. in- en externe rapportages en verantwoordingen aan o.a. vakorganisaties en overheidsinstellingen (IGZ etc.).
•
Onderhoudt contacten met externe partijen binnen het vakgebied om de bedrijfskundige ontwikkelingen bij te houden.
Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie/profiel/LUMC RDG/9 september 2015
6 van 9
3
De gewenste capaciteiten Profiel •
Afgeronde bedrijfskundige academische opleiding.
•
Integrale (project) managementervaring in complexe setting met veel disciplines en een diversiteit in functies.
•
Ervaring met soortgelijke processen in de zorg/het ziekenhuis is een pré maar geen noodzaak. Ervaring met bijvoorbeeld logistieke processen in professionele omgeving aangevuld met bedrijfsvoeringstaken behoort zeker tot de mogelijkheden, mits men voldoet aan de overige gevraagde capaciteiten.
•
Stevige financiële kennis en ervaring.
•
Ervaring met veranderprocessen en innovatietrajecten.
•
Kennis van en inzicht in logistieke en bedrijfseconomische processen.
•
Ervaring met opstellen van business cases.
•
Kennis van informatievoorziening.
•
Kennis van lean management.
•
Analytisch en conceptueel sterk.
•
Besluitvaardig, ook in situaties waar belangentegenstellingen spelen.
•
Zakelijk en resultaatgericht; kijkt met bedrijfsmatige blik naar (zorg)processen
•
Verbindend en samenwerkingsgericht.
•
Schakelt uitstekend van strategisch naar operationeel niveau.
•
Stevig/pittig gesprekspartner met uitgesproken mening.
•
Inspirerend.
•
Denkt out of the box.
•
Energieke persoonlijkheid.
•
Brengt structuur.
•
Coachende vaardigheden.
Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie/profiel/LUMC RDG/9 september 2015
7 van 9
4
De arbeidsvoorwaarden De positie van Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie, een fulltime functie, is ingeschaald in schaal 12 (CAO UMC) met een maximum van € 5.398,-- op basis van 36 uur. Het Hoofd Bedrijfsvoering is gemiddeld 1 á 2 dagen in de week in Delft aanwezig. De overige dagen in Leiden. In eerste instantie wordt gestart met een aanstelling voor 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.
Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie/profiel/LUMC RDG/9 september 2015
8 van 9
5
De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten op locatie Den Haag. Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan het LUMC. De selectiecommissie daar beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2
Selectie door LUMC De kandidaten voeren gesprekken met de selectiecommissie, waarin participeren: Afdelingshoofd LUMC, Hoofd Klinische Fysica, Manager Bedrijfsvoering LUMC en de Centrummanager RdG. Na de eerste ronde vindt een gesprek plaats met een adviescommissie. Na de tweede ronde vindt mogelijk een assessmentonderzoek plaats. Vervolgens een referentiecheck en pre-employment onderzoek én het arbeidsvoorwaardengesprek.
Solliciteren kan via www.leeuwendaal.nl.
Hoofd Bedrijfsvoering Radiotherapie/profiel/LUMC RDG/9 september 2015
9 van 9
