FUNCTIEBOEK DE KLEINE PRINS DKP13-104 Hoofd Bedrijfsvoering
FUNCTIE-INFORMATIE FUNCTIENAAM
Hoofd Bedrijfsvoering
CODERING
DKP13-104
ORGANISATIE
Stichting De Kleine Prins
ONDERDEEL
Bestuursbureau
SALARISSCHAAL
12
INDELINGSNIVEAU
Vc
FUWASYS-ADVIES
12 - Vc
WERKTERREIN
Bedrijfsvoering -> Financiën
ACTIVITEITEN
Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden Coördinatie van activiteiten en processen
KENMERKSCORES
44443 44444 44 33
SOMSCORE
53
UITVOERDER
W.L. van Peski
DATUM
31 januari 2014
FUWASYS/VERSIE
PO 2006.1.51
FUNCTIEBESCHRIJVING CONTEXT De werkzaamheden worden verricht binnen De Kleine Prins, stichting voor speciaal onderwijs. De locaties zijn Mytylschool Ariane de Ranitz (SO, VSO en locatie De Hoogstraat), Mytylschool De Trappenberg (SO en VSO), de Utrechtse Buitenschool De Schans, de Ambulante Dienstverlening en het Bestuursbureau. De stichting kent een raad van toezicht (rvt) en een college van bestuur (cvb).Het cvb bestaat uit één functionaris. De rol van het cvb is vastgelegd in een reglement cvb. Het cvb is het bestuur in de zin van de wet en vormt het bevoegd gezag van de door de De Kleine Prins in stand gehouden scholen. De Kleine Prins verzorgt (Voortgezet) Speciaal Onderwijs voor kinderen en jongeren met een lichamelijke of meervoudige handicap, of langdurige ziekte in de leeftijd van 4 tot 20 jaar, Daarnaast wordt er ook ambulante dienstverlening verzorgd voor deze leerlingen in het regulier primair en voortgezet onderwijs in Midden Nederland. In het kader van Passend Onderwijs zijn samenwerkingsverbanden ingericht. De medewerkers van de Kleine Prins leveren expertise aan deze nieuwe samenwerkingsverbanden, en denken bestuurlijk mee. De personele bezetting bestaat uit onderwijzende en onderwijsondersteunende medewerkers. De mytylscholen werken nauw samen met de revalidatiecentra vanuit het motto ‘één kind – één plan’. Pagina 1 van 7
FUNCTIEBOEK DE KLEINE PRINS DKP13-104 Hoofd Bedrijfsvoering
Het college van bestuur wordt ondersteund door het bestuursbureau. Het bestuursbureau is belast met de ondersteuning van de onderwijsorganisatie op zowel centraal- als schoolniveau. Het bestuursbureau bestaat uit de afdelingen Secretariaat, ICT, Bedrijfsvoering (financiële zaken), Personeelszaken (P&O) en het Kenniscentrum. De Kleine Prins heeft, teneinde de positie van de schoolorganisatie te waarborgen, te maken met bestuurlijk overleg over diverse beleidsterreinen met o.a. samenwerkingsverbanden, gemeenten, provincie(s) en andere vertegenwoordigers uit de maatschappelijk relevante omgeving. Vanwege de omvang van de regio heeft het overleg een grote mate van complexiteit en van strategische en maatschappelijke aspecten waar het cvb op moet inspelen. Het cvb ontwikkelt op hoofdlijnen de strategische doelstellingen voor de organisatie, waardoor de directeur verantwoordelijk is voor de reguliere beleidsadvisering aan het cvb en voor de ontwikkeling van beleid voor de school. Dit betreft de integrale beleidsdoelstellingen binnen de strategische beleidskaders die door het bestuur zijn ontwikkeld. In het managementstatuut zijn de taken en bevoegdheden van de directeur vastgelegd: er is dus sprake van een vergaande mate van mandatering van bestuurstaken. De directeuren vormen samen met het college van bestuur, het hoofd P&O, het hoofd Bedrijfsvoering en het Hoofd ICT, het managementteam. Binnen het zelfbeheer en resultaatverantwoordelijkheid van de schooldirecteuren is er ondersteuning op basis van expertise, en efficiency op deze terreinen. De directeur is resultaatverantwoordelijk (opbrengstgericht) en draagt zorg voor de beleidsadvisering aan het cvb, de beleidsvoorbereiding- en uitvoering van de school en geeft leiding en sturing aan de schoolorganisatie. De directeur stuurt daarbij meerdere teamleiders aan of stuurt rechtstreeks het onderwijzend personeel en onderwijsondersteunend personeel aan. Naast de resultaatverantwoordelijkheid heeft de directeur een mate van zelfbeheer. Hij is budgetverantwoordelijk en bezit bevoegdheden om de onderwijsprocessen aan te sturen, waaronder ook het toepassen van het personeelsinstrumentarium (functioneren, ontwikkelen en beoordelen). Indien de directeur bevoegdheden heeft gemandateerd aan teamleiders draagt hij zorg voor een adequate verantwoordding daarover door de teamleiders aan hem/haar. De directeur is daarmee ook verantwoordelijk voor de rapportage en verantwoording van het gehele proces op schoolniveau aan het cvb. De directeuren en het cvb worden ondersteund door het bestuursbureau. Naast de managementondersteuning omvat het bestuursbureau de afdelingen Bedrijfsvoering, ICT en Personeel en Organisatie (P&O). Deze drie afdelingen worden aangestuurd door hun respectievelijke hoofden en hebben naast ondersteunende taken een aantal zelfstandige verantwoordelijkheden. Naast hun eigen expertisegebied bevorderen zij de eenduidige opstelling en uitvoering van beleid en stemme zij zaken onderling en met de directeuren af.
Pagina 2 van 7
FUNCTIEBOEK DE KLEINE PRINS DKP13-104 Hoofd Bedrijfsvoering
De afdeling bedrijfsvoering/financiën heeft de verantwoordelijkheid over het opstellen en uitvoeren van het beleid, het voeren van de financiële administratie, het doen van betalingen en het ondersteunen bij en bewaken van de budgetten en het opstellen van begrotingen. Zij werkt nauw samen met de directeuren, teamleiders en de betrokken medewerkers op de scholen. Het hoofd bedrijfsvoering geeft leiding aan de (externe) medewerkers bedrijfsvoering, huisvesting en financiën.
RESULTAATGEBIEDEN 1. Beleidsontwikkeling
•
adviseert de bestuurder en het managementteam bij het opstellen van het financieel meerjarenbeleid en –beleidsadviezen (inclusief de begrotingssystematiek), alsmede de financiële meerjarenconsequenties van het onderwijskundig beleid (o.m. passend onderwijs), en op het gebied van de randvoorwaarden;
•
adviseert de bestuurder en het managementteam bij het opstellen van het (meerjaren)huisvestings- en overig facilitair beleid, alsmede de financiële meerjarenconsequenties van het onderwijskundig beleid (o.m. passend onderwijs), en op het gebied van de randvoorwaarden;
•
het toetsen van beleidsvoornemens op hun financieel-economische consequenties, consequenties voor de huisvesting en het aandragen van alternatieven;
•
het coördineren bij de verzameling en op basis van analyse van (financiële) gegevens adviseren ten behoeve van de (beleids)advisering en evaluatie;
•
het creëren van randvoorwaarden voor het opzetten en onderhouden van een (meerjaren)investeringsplan.
2. Planning en control
•
het opstellen van de jaarlijkse (concept)begroting, de meerjarenbegroting, de begrotingswijzigingen, de jaarrekening en tussentijdse rapportages;
• •
het (doen) opstellen van het (meerjaren) huisvestingsplan;
•
het afstemmen van ondersteunende taken en werkzaamheden met de hoofden P&O en ICT;
• • •
het (doen) verstrekken van tussentijdse (management)informatie;
•
het belast zijn met de zorg voor en een optimale renteopbrengst binnen de kaders van het treasurystatuut.
het geven van richtlijnen en ondersteuning aan de directeuren, teamleiders en afdelingshoofden bij de opstelling van de deelbegrotingen, meerjarenramingen en jaarrekeningen en het beoordelen van de voorstellen;
het opstellen van het (financieel) jaarverslag; het beheersen van de doelen en financiële activiteiten binnen de instelling door onder andere het weergeven van effectieve rapportages gebaseerd op analyses;
Pagina 3 van 7
FUNCTIEBOEK DE KLEINE PRINS DKP13-104 Hoofd Bedrijfsvoering
3. Financiële administratie
•
het (doen) inrichten, toetsen en onderhouden van de financiële administratie in ruime zin;
•
het inrichten en vormgeven van de geautomatiseerde informatiesystemen op financieel, salaris en administratief gebied; het belast zijn met en verantwoordelijk zijn voor het voeren van de juiste financiële administraties;
• •
het inrichten en voeren van een liquiditeitenbegroting;
•
zorg dragen voor (een) effectieve financiële administratie(s) en correcte verslagleggingen:
•
het kennen en benutten van de bekostigingstelsels en subsidiestromen t.b.v. de De Kleine Prins.
zorg dragen voor voldoende liquide middelen om aan de lopende verplichtingen te voldoen;
4. Facilitair management en huisvesting
•
zorg dragen voor een adequate en effectieve uitvoering van de facilitaire taken binnen de De Kleine Prins;
• • • •
zorg dragen voor een adequate uitvoering van huisvestings- en onderhoudsplannen; het aansturen van externe opdrachtnemers/projectleiders; zorg dragen voor een adequaat inkoopbeleid en inkooporganisatie; het namens de bestuurder (doen) onderhouden van contacten met derden inzake huisvesting.
5. Informatiesystemen
•
het volgen van ontwikkelingen op met name op het gebied financieel-economisch, salarissen en leerlingenadministratie en het adviseren met betrekking tot het aanpassen c.q. vernieuwen van de administratieve organisatie;
• •
het desgewenst (doen) opzetten van een implementatieplan; het ontwerpen dan wel onderhouden van een systeem voor het genereren van statistische informatie en kengetallen ten behoeve van de beleidsvoering.
6. Begeleiding en ondersteuning directeuren en afdelingshoofden
• • • •
geeft ondersteuning bij het opstellen van de begroting en meerjarenbegroting;
•
verzorgt instructie en voorlichting omtrent het voeren van financieel beleid en beheer.
draagt zorg voor de periodieke voortgangsverslagen en (financiële) verantwoording; signaleert (tijdig) eventuele overschrijdingen en onderschrijdingen van het budget; het ondersteunen van de bestuurder en de directeuren in financieel-economische aangelegenheden in externe contacten;
Pagina 4 van 7
FUNCTIEBOEK DE KLEINE PRINS DKP13-104 Hoofd Bedrijfsvoering
7. Managementteam • participeert in de beraadslagingen met cvb, directeuren en hoofden van dienst; • bereidt (themagewijs) delen van de beraadslaging voor, in overleg en/of mede namens de andere directeuren, al dan niet op basis van de eigen deskundigheid; • verleent ondersteuning aan de andere directeuren; • voert zo nodig in kleiner verband met directeuren en afdelingshoofden overleg en treedt daarbij eventueel op als (procesmatig) voorzitter; • draagt zorg voor onderlinge afstemming en synchronisatie van werkwijzen en de uitwisseling en toepassing van best practices. 8. Leidinggeven
•
het opstellen van de planning (inclusief het prioriteren) en te behalen resultaten van de medewerkers;
•
het planmatig verdelen van de werkzaamheden en zonodig beslissen tot de inzet van derden;
•
het toezien op de voortgang en een tijdige en kwalitatief goede uitvoering van de werkzaamheden;
• •
het stimuleren en bevorderen van zelfwerkzaamheid;
•
het uitvoeren van de personeelszorg (functionerings-, beoordelings- en zonodig verzuimgesprekken) en het uitvoeren van het personeelsbeleid.
het begeleiden van de medewerkers bij hun werkzaamheden en persoonlijke ontwikkeling;
9. Eigen professionele ontwikkeling en deskundigheid
•
het periodiek toetsen van het eigen functioneren aan de door de organisatie gestelde kwaliteitseisen;
•
het op peil houden van de voor het beroep vereiste bekwaamheden en zo nodig uit te breiden;
•
het deelnemen aan na- en bijscholingscursussen en collegiale consultatie aansluitend op het persoonlijk ontwikkelingsplan;
• •
het participeren in een kwaliteitskring om te komen tot intercollegiale toetsing; het zich op de hoogte houden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied.
SPEELRUIMTE Kader
het vastgestelde financieel- en comptabiliteitsbeleid, gebaseerd op de wet- en regelgeving, alsmede de specifieke beleidslijnen, vastgelegd in de beleidsplannen en werkinstructies.
Verantwoording
aan het cvb over de beleidsadvisering , de beleidsvoorbereiding- en uitvoering op de diverse beleidsterreinen van de scholen, het participeren in het managementteam en het leiding en sturing geven aan de afdeling Financiën (waaronder begrepen de huisvestings- en facilitaire taken). Aan Pagina 5 van 7
FUNCTIEBOEK DE KLEINE PRINS DKP13-104 Hoofd Bedrijfsvoering
(leden van) de directie (functioneel) inzake de ondersteuning bij de toepassing, bewaking en uitvoering van het financieel beleid. Beslist bij/over
het (doen) ontwikkelen van beleid en adviseren van het cvb met betrekking tot het opstellen, bewaken en uitvoeren van het financieel,huisvestings- en facilitair beleid, het vertalen van het strategisch bestuursbeleid naar algemene beleidsuitgangspunten en kaders voor de scholen en het leiding geven aan de medewerkers financiële, (facilitaire) en huisvestingszaken (ook externen).
KENNIS EN VAARDIGHEDEN • • • • • • • • • • • • • •
kennis van (de ontwikkelingen in) het primair en het speciaal onderwijs; specialistisch theoretische kennis van het financieel beleid op de scholen, met name in relatie tot het onderwijs; kennis van de regelgeving inzake onderwijshuisvesting; kennis van en inzicht in relevante wet- en regelgeving; inzicht in de doelstellingen en taken van en de functies binnen de organisatie; inzicht in beleidsprocessen en beleidsgevoeligheden; inzicht in psychologische en groepsprocessen en groepsdynamiek; inzicht in taakstelling en werkwijze in specifieke (onderwijskundige) expertise; vaardig in het opstellen en uitdragen van beleid; vaardig in het (mondeling en schriftelijk) adviseren over het toegewezen beleidsterrein; vaardig in het ondersteunen van collegae bij de uitoefening van hun financiële verantwoordelijkheden en taken vaardig in het opstellen van verschillende begrotingen en jaarrekeningen; vaardig in leidinggeven; vaardig in het omgaan met verschillende belangen en vaardigheid in het oplossen van uit de werksituatie voortvloeiende individuele problemen.
FUNCTIE-EISEN • •
HBO/WO werk- en denkniveau Financiële / bedrijfseconomische opleiding
CONTACTEN •
met het cvb over beleidsontwikkeling en –advisering in het managementteam om tot beleidsafstemming te komen en draagvlak te creëren;
•
met collega-directeuren en afdelingshoofden om onderling af te stemmen, werkwijzen te synchroniseren en elkaar te versterken;
•
met directeuren over de beleidsontwikkeling, over de uitvoering van het financieel en huisvestingsbeleid en over het rapporteren en verantwoorden; Pagina 6 van 7
FUNCTIEBOEK DE KLEINE PRINS DKP13-104 Hoofd Bedrijfsvoering
•
met de controller, de accountant en/of andere financiële derden om af te stemmen en informatie uit te wisselen;
• •
met externen die (deel)taken voor de stichting uitvoeren;
•
met externe instanties zoals opleidingsinstituten, leveranciers en adviseurs om overeenkomsten te sluiten en af te stemmen;
•
met collega hoofden bedrijfsvoering/financiën van andere schoolorganisaties in het kader van kennis delen.
met medewerkers om informatie uit te wisselen en ondersteuning te verlenen bij financiële aangelegenheden;
Pagina 7 van 7
