Eindevaluatie Project Gezonde Bedrijfsvoering De Risse Groep
1. Doelstellingen van het project Bij aanvang van het project Gezonde Bedrijfsvoering zijn de volgende doelstellingen benoemd: 1. IGM neerzetten als kernwaarde voor de gehele De Risse Groep. 2. IGM verankeren in het primaire proces arbeidsontwikkeling. 3. Procesbeschrijving maken 4. Medewerkers bewust maken van hun eigen verantwoordelijkheid binnen IGM. 5. Huidig verzuim-, aanwezigheidsbeleid “aanwezig op het speelveld, veilig en verantwoord” met een regiefunctie voor de werkleiding doorzetten met gezondheid als extra aandachtpunt. 6. Introduceren denkkader “beïnvloedbaar verzuim” van SBCM. 7. Het kernrapport “Van Gezond naar Beter” gebruiken om samen met de deelnemende aandeelhouders (Gemeenten) gezondheidsactiviteiten op te zetten, dan wel daar bij aan te sluiten, die de gehele gemeenschap ten goede komen. 8. 1 % verzuimreductie in 1 jaar, van 12,5% naar 11,5%, neerzetten als cijfermatige target. Daarnaast is het van belang dat we een procesmatige structuur neerzetten in het kader van verzuimbegeleiding met hierbij toetsing van de resultaten per kwartaal en het verder ontwikkelen van competenties van leidinggevenden in het kader van verzuimbegeleiding middels coaching. Tevens wordt er aandacht geschonken aan het borgen van de processen door afdeling P&O.
a. Zijn de doelstellingen van het project gehaald en bent u daarbij binnen de begroting gebleven? Niet alle doelstellingen zijn in de periode van augustus 2010 tot augustus 2011 behaald. Bij vraag 1b zal hier per doelstelling op in worden gegaan. De Risse Groep heeft in deze periode € 40.000,- besteed aan het project “Aanwezig op het speelveld” waarvan IGM een onderdeel is geworden. b. Welke doelstellingen wel, welke niet en om welke reden? Ad 1,2,3 IGM neerzetten als kernwaarde voor de gehele De Risse Groep. IGM verankeren in het primaire proces arbeidsontwikkeling. Procesbeschrijving maken
IGM of gezondheid neerzetten als kernwaarde is deze periode vooral gebeurd via de middelen: aanwezigheidsplan en de gezondheidsmaand oktober 2011. Er is dus gekozen voor een bottum-up aanpak. In het Aanwezigheidsplan heeft iedere werkleider een plan gemaakt in samenspraak met het management hoe hij of zij “aanwezigheid” gaat bevorderen. Hierbij waren 3 onderdelen van belang: 1. het gaan registreren van verzuim in het verzuiminformatiesysteem, 2. het bevorderen van aanwezigheid op de werkplek en 3. het verminderen van het beïnvloedbare verzuim. Het management had in 2011 als speerpunt gekozen het (her)formuleren van de SW organisatie met o.a haar gemeentelijk partners in het kader van de wettelijke veranderingen “Werken naar vermogen”. Het verankeren van IGM
in het proces arbeidsontwikkeling en het procesmatig beschrijven in het kwaliteitssysteem is daarom verschoven naar 2012. Deze doelstellingen zijn dus nog niet behaald. De Risse Groep heeft er voor gekozen om de adviseur nog 1 x per 2 weken 1 dagdeel aanwezig te laten zijn in 2012 met als hoofddoel het verankeren van de werkmethoden, processen. Ad 4. Medewerkers bewust maken van hun eigen verantwoordelijkheid binnen IGM.
De werkleiding zet tijdens hun werkoverleggen, die elk kwartaal plaatsvinden, de thema’s: aanwezigheid, gezondheid en verzuim steeds op de agenda. Daarnaast hebben gaan ze preventief gesprekken aan met hun medewerkers over frequent verzuim. Indien nodig vragen ze dan ondersteuning aan bij de bedrijfsarts bij medische problemen en bij de verzuimadviseur bij de meer gedragsmatige problematiek. Directie en management geven in hun bi-lateralen met de werkleiding aan dat het de medewerker zelf is die verantwoordelijk is voor zijn leefstijl, gezondheid en zijn arbeidsvermogen. Men wil medewerkers wel prikkelen of te wel bewust maken. De volgende stap zullen ze vooral zelf dienen te doen. De gezondheidsmaand is hier een mooi voorbeeld van. Hierbij zijn medewerkers geactiveerd en budget vrijgemaakt om mee te doen met: gezonde voeding in het bedrijfsrestaurant, voldoende bewegen bij regionale sport-leveranciers en stoppen met roken middels de GGD. Deze doelstelling is ons inziens behaald. Ad 5. Introduceren denkkader “beïnvloedbaar verzuim” van SBCM.
Het denkkader “beïnvloedbaar verzuim” is tijdens de jaarlijkse bijscholing eind 2010 gepresenteerd. Tevens is het neergezet als vast item in het Aanwezigheidsplan. Bij het maken van de nieuwe jaarplannen van 2012 zal het weer gebruikt gaan worden als denkmodel. Deze doelstelling is ons inziens behaald. Ad 6. Het kernrapport “Van Gezond naar Beter” gebruiken om samen met de deelnemende aandeelhouders (Gemeenten) gezondheidsactiviteiten op te zetten, dan wel daar bij aan te sluiten, die de gehele gemeenschap ten goede komen.
Op dit gebied zijn er 2 gesprekken geweest met de grootste aandeelhouder Gemeente Weert. In het eerste gesprek hebben een aantal partners op het gebied van gezondheid gesproken met de verantwoordelijke wethouder en de belangrijkste ambtenaar op dit gebied. Doelstelling was om De Gemeente Weert mede initiatiefnemer te laten zijn om de Gemeente Weert te gaan ontwikkelen tot “gezondste stad” van Nederland. Conclusie vanuit dit gesprek was dat de Gemeente Weert aangaf hier geen urgentie in te zien. Al hun energie wilde men steken in het herstructureren van de sociale gemeentelijk voorzieningen. In het kader van het organiseren de gezondheidsmaand oktober 2011 bij de Risse Groep is er ook contact geweest met de Gemeente Weert met een
verzoek voor ondersteuning. De verantwoordelijke ambtenaar heeft ons toen doorverwezen naar de GGD. De GGD heeft de Risse Groep vervolgens ondersteund in de gezondheidsmaand. O.a. middels het meten van BMI’s en het organiseren van de cursus “Pak je kans” om het stoppen met roken te begeleiden. Inmiddels is 1 groep van 16 deelnemers gestart met deze cursus. Deze doelstelling is ons inziens behaald. Ad 7. 1 % verzuimreductie in 1 jaar, van 12,5% naar 11,5%, neerzetten als cijfermatige target.
De verwachting is dat het verzuimpercentage 2011 uitkomt op 11,5%. Tot en met augustus 2011 was de score 10,55% met voor het eerst 2 maal een score net onder de 10% in april en augustus. De laatste maanden zien we het verzuim van arbeid weer toenemen. De cijfermatige doelstelling is dus behaald. c. Heeft er nog bijstelling van de doelstellingen van het project plaatsgevonden en zo ja, om welke redenen? De belangrijkste bijstelling is geweest het verschuiven van het procesmatig verankeren en borgen van de werkmethoden naar directie, management en P&O naar 2012. De reden hiervoor is dat planmatig veranderen tijd kost en gevolgd dient te worden door een check. De taken worden nu einde van dit jaar overgedragen. Dit betekent dat de verantwoordelijken het komende jaar hier tijd voor dienen te reserveren. d. Wat zijn de belangrijkste resultaten van het project, zowel in kwalitatieve (bijvoorbeeld verzuim) als in kwantitatieve zin? De belangrijkste resultaten zijn ons inziens: • Het op de juiste plaats gaan registreren van alle verzuim in het verzuiminformatiesysteem wordt nu, na kwartaal 3, gedaan door een 75% van alle leidinggevenden. In kwartaal 1 was dit 40,6% en in kwartaal 2 56%. • Het uniform schriftelijk rapporteren met hierbij 3 hoofditems: 1 hoofdgroep verzuimreden, 2. huidige arbeidsmogelijkheden en – beperkingen, 3. de route naar arbeid. • Het steeds minder gaan registreren van ziektegegevens en steeds meer gaan registreren van arbeidsmogelijkheden en de route naar arbeid. Dit alles in het kader van Privacy en de rol van de leidinggevende als casemanager. • Het uitvoeren, de acceptatie en inzien van de zinvolheid door de werkleiding van de “check” door de adviseur in het kader van het opvolgen van de kwaliteitscirkel plan-do-check-act. • De werkleiding open staat om positief gecoached te worden ter verbetering indien er gesignaleerd wordt dat er zaken zijn die niet goed lopen. • Aandacht voor leefstijl-thema’s, gezondheid, aanwezigheid in relatie tot het kunnen ontwikkelen van arbeidsvermogen. e. In hoeverre wijken deze af van de beoogde resultaten? Ons inziens wijken deze resultaten niet af van de beoogde resultaten. Wat we ons wel dienen te realiseren dat we continue aandacht dienen te behouden
voor deze kwaliteitsverbetering en dat dit discipline, tijd en vaak ook prioriteit vraagt. f.
Hoe denkt u de positieve resultaten van het project voor de toekomst te borgen? Het schriftelijk Aanwezigheidsplan zal vanaf 2012 door de werkleiding gemaakt worden waarbij ze ondersteunt worden door hun management en P&O. De personeelsfunctionaris zal maandelijks zorgen voor de evaluatie en check en dit zowel inhoudelijk alsook procesmatig. De managers van alle bedrijfsunits gaan ieder een Aanwezigheidsplan maken voor hun bedrijfsunit in samenwerking met de directeur en de adviseur. P&O wil de gezondheidsmaand weer laten terugkomen in 2012. De juiste vorm en doel zal nog nader uitgewerkt dienen te worden.
2. Activiteiten a. Zijn alle vooraf geplande activiteiten uitgevoerd of zijn er nog andere activiteiten ontwikkeld? Alle geplande activiteiten: Aanwezigheidsplannen, gezondheidsmaand, coaching van leidinggevenden op competenties zijn uitgevoerd. De communicatie aanpak. Van belang om te melden in deze is dat er steeds is gekozen om na de checks (registratie en inhoud) eerst het gesprek aan te gaan met werkleiding door de adviseur en vervolgens dit na goedkeuring van de werkleiding dit te bespreken met de manager en P&O. Deze vorm van met elkaar communiceren en niet om elkaar heen geeft vertrouwen een goede voedingsbodem om beter te gaan presteren. b. Bent u tevreden over de kwaliteit van de activiteiten en de eventuele wijzigingen ten opzichte van het oorspronkelijke plan? Ja hierover zijn wij tevreden. c. Kunt u dat toelichten? Van belang is om ‘verzuim’ structureel ‘op de agenda’ van leiding te krijgen. Hiertoe moet het proces ingebed worden in de routine van alledag. De activiteiten zijn hiertoe een middel: aandacht voor het proces en leiding en medewerkers hier op aanspreken. Het feit dat het verzuim is gedaald overeenkomstig de verwachtingen (naar 11%) betekent dat het programma het gewenste effect heeft gehad. d. Wie waren bij de uitvoering betrokken? Bij de uitvoering van de activiteiten waren alle partijen betrokken in de hele lijn: directie, management, werkleiding, lagere leidinggevende en medewerkers) en de ondersteuners; P&O, bedrijfsarts en verzuimadviseur. e. De subsidie van SBCM is aangewend voor het aantrekken van een externe deskundige.
f.
In hoeverre bent u tevreden over de inzet en de kwaliteit van deze partij? Zeer tevreden; hebben zich aan de afspraken gehouden en hebben op een inspirerende wijze het project begeleid.
3. Betrokkenheid management, werkleiding en medewerkers en OR? a. Is er in de rol van management, werkleiding en medewerkers en OR tijdens het project nog iets veranderd? Nee. b. Hoe was gedurende het project het draagvlak van management, werkleiding en medewerkers en OR en zijn daar nog veranderingen in opgetreden? Het draagvlak is tijdens het hele project goed geweest. Ter toetsing hiervan is er een projectgroep bestaande uit alle bedrijfsunits en 2 personen van de OR en onder leiding van P&O ieder kwartaal bij elkaar geweest. c. Waren er in bepaalde fasen nog belemmeringen en zo ja, hoe hebt u die overwonnen? De grootste belemmering die we ervaren hebben is het prognosticeren van verzuimcijfers in de aanwezigheidsplannen. Leidinggevend gaven aan dat ze bang waren hierop afgerekend te worden. Wij hebben naar alle leidinggevende aangegeven dat dit niet het geval zal worden en dat cijfers vooral bedoeld zijn om zelfinzicht te krijgen en als signaal. Vanuit dit signaal zal er vooral achter de cijfers gekeken worden naar de casus en de aanpak van de leidinggevende. 4. Verloop project a. Is het project volgens plan en binnen de vooraf vastgestelde looptijd gerealiseerd? Nee. b. Hebt u de plannen tussentijds moeten bijstellen? Zo ja, welke en waarom? Ja, we gaan vooral de borging procesmatig in het kwaliteitssysteem en in het primaire proces arbeidsontwikkeling in 2012 doen. Dit alles heeft te maken met het eerst verder doorontwikkelen om vervolgens de processen op de juiste manier vast te leggen. c. Welke kritische succesfactoren hebben positief bijgedragen aan de uitvoering van het project? • • •
Draagvlak bij de werkleiding. Zij moeten zich ondersteunt en begrepen worden. Middels de extra coaching is dit gelukt. Betrokken en neutrale adviseur die hierdoor vooral de “check” is gaan toepassen om zo de kwaliteitscirkel af te maken. Uniform gaan registreren van verzuim op in het verzuiminformatiesysteem.
d. Wat is de stand van zaken bij de koppeling tussen het IGM en de verankering in het kwaliteitsproces arbeidsontwikkeling? Deze koppeling zal in het eerste kwartaal van 2012 vast worden gelegd in het kwaliteitssysteem van De Risse Groep.
5. Leereffecten a. Wat hebt u tot nu toe geleerd van het project? b. Wat zou u een volgende keer anders aanpakken? c. Welke tips zou u, naast de genoemde tips in de tussenrapportage, nog aan andere SW-organisaties willen meegeven? 6. Uitwisselingsmiddag a. Begin maart 2012 wordt u gevraagd de resultaten van het project te presenteren aan collega-SW-organisaties. Wie zou u daarbij in het bijzonder willen uitnodigen? b. Wat zou u willen dat deze middag voor uw organisatie oplevert? 7. Slotvraag Kunt u in ca. 120 woorden een samenvatting geven van (de resultaten van) uw project? Dankzij het project “gezonde bedrijfsvoering” heeft De Risse Groep inzicht gekregen in factoren die van belang zijn bij Integraal GezondheidsManagement (IGM). In onze visie richten we ons op optimaal gezonde medewerkers, die daardoor aanwezig zijn op de werkplek, waardoor zij de beste arbeidsontwikkeling kunnen doormaken. Als organisatie hebben we gezondheid en aanwezigheid ingebed in het IOP van de medewerker en in het Aanwezigheidsplan van de werkleiding van de betreffende afdeling. Dit plan wordt ondersteund door de gehele lijn. Door een kwartaalsgewijze check, gevolgd door coaching, werd de kwaliteitscirkel plan-docheck-act afgemaakt. Cijfermatig hebben we het doel om van 12,5% verzuim te gaan naar 11,5% dan ook gehaald in de periode van augustus 2010 tot en met augustus 2011. In de gezondheidsmaand oktober lag de nadruk op het zelf ervaren en hebben we medewerkers bewust gemaakt van gezonde voeding, voldoende bewegen en stoppen met roken. In 2012 willen we de definitieve schriftelijke proces-borging realiseren van gezondheid in het primaire proces Arbeidsontwikkeling met behulp van het kwaliteitssysteem van De Risse Groep. (Bedrijfs-)naam externe adviseur: Paul Broens Naam projectleider (intern):
Marian Storms
Naam SW-organisatie:
De Risse Groep
Telefoonnummer:
0495-535236
Handtekening:
J.K. Jobse, directeur
