Blz. 1
financieel/secretarieel medewerker
FUWA-VO Sessie Functie-informatie Functienaam Organisatie Onderdeel Salarisschaal Werkterrein Activiteiten Datum FUWASYS-versie
financieel/secretarieel medewerker CVO Groep Zuidoost-Utrecht Administratie 5 Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Bewerken van gegevens Verlenen van hand- en spandiensten 27-06-2011 2010.1.62
Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden verricht binnen een van de scholen van de Stichting voor Christelijk Voortgezet Onderwijs voor Zuidoost-Utrecht, afgekort tot CVO Groep. De CVO Groep beheert vijf scholen in Zeist, Doorn en Wijk bij Duurstede. Het doel van de stichting is het oprichten en in stand houden van scholen voor algemeen christelijk voortgezet onderwijs in de regio ZuidoostUtrecht. Met de term 'algemeen christelijk' wil de stichting recht doen aan de diverse stromingen binnen het Christendom. De CVO Groep is een scholengroep voor praktijkonderwijs, lwoo, vmbo, havo, atheneum, gymnasium en tweetalig vwo. Op de scholen is een (onderdeel van) een schooladministratie aanwezig. Binnen het Centraal Bureau is een administratie aanwezig die centraal voor alle scholen de personeels- en salarisadministratie en de financiële administratie verzorgt. De financieel secretarieel medewerker verricht secretariële, boekhoudkundige en financieel administratieve werkzaamheden en - indien noodzakelijk - overige administratieve werkzaamheden die van belang zijn voor een goede bedrijfsvoering. De werkzaamheden worden verricht onder verantwoordelijkheid van een hoofd van het secretariaat, danwel onder direct aansturing van de rector/directeur.
Werkzaamheden 1. Secretariële ondersteuning. * behandelt ingekomen en uitgaande post; * doet op basis van inhoudelijke aanwijzingen schriftelijke mededelingen en/of vraagt informatie op; * bereidt in concept correspondentie van algemene aard voor, typt verlangde bescheidenen controleert daarbij de lay-out en het taalgebruik, legt een en ander ter ondertekening voor en draagt zorg voor de verdere afhandeling van correspondentie (kopiëren, distribueren, e.d.); * legt naar onderwerp of project werkdossiers aan en houdt deze (verslagen, brieven, e.d.) bij; * beheert het archief; * vult formulieren in, stelt standaardovereenkomsten op en informeert (intern/extern) belanghebbenden; * verwerkt op aanwijzing administratieve gegevens op formulieren en in diverse overzichten; * verwerkt/muteert diverse soorten van gegevens in de leerlingenadministratie; * toetst aan de hand van voorschriften contracten op volledigheid en juistheid; * verzendt voorlichtingsmateriaal aan instellingen, over bijvoorbeeld doel en eindtermen van de stages. FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
Blz. 2
financieel/secretarieel medewerker
FUWA-VO Sessie 2. Boekhoudkundige en financieel-administratieve werkzaamheden. * controleert ingekomen facturen, aanmaningen en grootboekrekeningen; * codeert ten behoeve van de verwerking in de boekhouding, zorgt voor een tijdige verwerking en tijdige aanbieding ter betaling; * signaleert wanneer sprake is van afwijkende facturen/declaraties en overlegt hierover met leidinggevende; * houdt kas-, bank- en giroafrekeningen bij en het verwerkt de gegevens in de boekhouding; * draagt zonodig zorg voor archivering van alle boekhoudkundige bescheiden; * draagt zonodig zorg voor de inning van deelnemersbijdragen, cursus- en collegegelden, contributie schoolvereniging, kantinegelden, gelden personeelsfonds, boekenfonds en dergelijke, verzendt nota's en rappelleert zo nodig; * signaleert wanneer sprake is van overschrijding van budgetten; * stelt diverse soorten overzichten op. 3. Overige administratieve werkzaamheden. * verstrekt mondeling (telefonisch) inlichtingen aan ouders en medewerkers over algemene administratieve aangelegenheden; * verstrekt telefonische dan wel schriftelijke informatie aan belangstellenden over diverse onderwerpen; * verstrekt informatie aan leerlingen over administratieve regelingen; * geeft informatie over data van tentamens en examens.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden -Beslist bij/over: het in concept voorbereiden van correspondentie van algemene aard, het controleren van ingekomen facturen en het coderen en verwerken in de boekhouding, het signaleren van afwijkende facturen/declaraties en het overleggen daarover met de leidinggevende. -Kader: werkafspraken en administratieve voorschriften, waaronder de voor de boekhouding/financiële administratie geldende regels en voorschriften. -Verantwoording: aan de leidinggevende over de tijdigheid, juistheid en zorgvuldigheid van de uitvoering van secretarieel/administratieve ondersteuning en de boekhoudkundige en financieeladministratieve werkzaamheden.
Kennis en vaardigheden - vaktechnische kennis van de procedurele en administratieve organisatie; - kennis van de Nederlandse taal en grammatica; - kennis van reguliere archiverings- en documentatietechnieken; - kennis van algemeen boekhoudkundige richtlijnen; - administratief-technische kennis van het boekhoudsysteem en financieel-administratieve procedures en vaardigheid in het hanteren ervan; - praktisch gerichte kennis van de relevante delen van de financiële en fiscale wet- en regelgeving; - inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie; - inzicht in de organisatie en werkwijze van de school; - vaardigheid in het uitwerken en opmaken van tekstmateriaal en het maken van overzichten met betrekking tot inkomsten en uitgaven, tabellen, schema's, grafieken, e.d.; - vaardigheid in de bediening van software en specifiek boekhoudkundige software; - vaardigheid in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en werkdossiers; - vaardigheid in het (telefonisch) te woord staan van derden.
Contacten - met debiteuren en crediteuren over betalingen en facturen om informatie uit te wisselen over FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
Blz. 3
financieel/secretarieel medewerker
FUWA-VO Sessie de stand van zaken; - met management en medewerkers van de instelling over het aangeboden werk om gegevens te vragen, gestelde vragen te kunnen beantwoorden en om informatie uit te wisselen; - met leerlingen en ouders over regelingen en procedures om uitleg te geven; - met derden over de secretariële afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over inhoud en voortgang van in behandeling zijnde onderwerpen.
FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
COMPETENTIEPROFIEL BIJ CVO GROEP CVO - COMPETENTIES Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is • Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken • Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen • Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren • Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan • Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken • Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon • Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/CVO Groep) • Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar • Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan • Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden • Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling • Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/CVO Groep) • Trekt lering uit eigen ervaringen • Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken • Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie • Kent de kwaliteitscriteria • Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren • Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) • Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar • Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen • Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen • Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling 2. Competenties administratieve functies nivo 1 Omvat: o administratief medewerker A o administratief medewerker B o administratief medewerker C o ambtelijk secretaris medezeggenschapsraad o administratief medewerker personeel en organisatie o medewerker secretariaat en interne zaken o secretarieel medewerker Dijnselburgschool o assistent roostermaker o medewerker financiële administratie o financieel/administratief medewerker ________________________________________________________________________________
Samenwerken: draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer geen direct eigen belang aanwezig is • Speelt informatie door die voor andere van belang zijn • Wisselt ongevraagd kennis en ervaring uit • Lost, als dat nodig of wenselijk is, problemen van anderen op • Heeft aandacht voor collega’s en de eigen omgeving • Is betrokken bij collega’s en schoolactiviteiten Klantgerichtheid: hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) • Is behulpzaam • Biedt ongevraagd extra service of informatie • Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega Nauwkeurigheid: pakt werk zodanig aan dat het met zorg en aandacht wordt uitgevoerd • Werkt ordelijk en overzichtelijk • Werkt stipt, nauwgezet en accuraat • Is in staat geconcentreerd en zorgvuldig te werken • Controleert (tussentijds) de uitvoering van het werk • Corrigeert werk van zichzelf of anderen • Neemt een moment de tijd om te controleren of alle relevante aspecten aan bod zijn geweest voordat het werk afgeleverd wordt Flexibiliteit: is in staat indien zich urgente kansen of problemen voordoen, de eigen gedragstijl of aanpak te veranderen om het gestelde doel te bereiken • Gaat gemakkelijk om met snel wisselende onderwerpen en gebeurtenissen • Speelt snel in op onverwachte en urgente zaken • Laat moeiteloos het ene onderwerp los om vervolgens het andere onderwerp op te pakken • Speelt soepel in op veranderingen • Is bereid een ander te vervangen • Kent de eigen grenzen en geeft die helder aan Plannen en organiseren: is in staat doelen en prioriteiten te bepalen in het werk • Ordent activiteiten op volgorde van belang • Stuurt op een balans tussen kwaliteit en kwantiteit • Signaleert knelpunten in de planning en lost die op • Is geduldig
