Basisgegevens Functiebenaming: Senior Secretarieel Administratief Medewerker Dienstonderdeel/post: CG New York Functieniveau: 06 Aantal uren: 40 uur per twee weken (100%) Verzwarende elementen t.o.v. Secretarieel Administratief Medewerker:
De voortgang en de afdoening van taken vindt plaats zonder directe sturing en wordt in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten. Senior Secretarieel Administratief Medewerker verleent secretarieel- administratieve ondersteuning aan de leiding van de Ambassade. Dit onderdeel van de organisatie heeft een zgn. ingewikkeld extern relatiepatroon waarvoor bijv. inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de Ambassade en Departement, de aard van de onderlinge relaties en de onderlinge omgangsvormen en van de organisatorische en functionele verhoudingen van het veld waarbinnen de Ambassade opereert vereist is. Daarnaast dient er rekening te worden met vertrouwelijkheid c.q. het zorgvuldig omgaan met gevoelige onderwerpen. De Secretarieel Administratief medewerker verleent in beginsel secretarieeladministratieve ondersteuning op afdelingsniveau. De Senior Secretarieel Administratief medewerker verleent in beginsel secretarieel- administratieve ondersteuning aan de leiding van de Ambassade.
Algemene karakteristieken
De Senior Secretarieel Administratief Medewerker verleent secretariële ondersteuning en levert eventueel overige logistiek- administratieve ondersteuning; De Senior Secretarieel Administratief medewerker is verantwoording schuldig aan de (plv.) CdP voor wat betreft de voortgang van de opgedragen werkzaamheden en over de geleverde producten en ondersteuning en over de inzet in kwantitatieve en kwalitatieve zin; Departementale secretarieel- administratieve werkafspraken zijn van belang voor de wijze waarop en de periode waarin de werkzaamheden dienen plaats te vinden dan wel te zijn afgerond; De Senior Secretarieel administratief medewerker neemt beslissingen bij het voorbereiden van vergaderingen en het maken van verslagen, bij het maken en bijhouden van afspraken, bij de voortgangsbewaking van gemaakte afspraken en bij het verzamelen en ordenen van gegevens.
Indicatief Takenpakket Verleent secretarieel- administratieve ondersteuning aan de leiding van de Ambassade door: voorbeeld 1 Het bijhouden en bewaken van de agenda's van de ambassadeleiding en het controleren op het nakomen van de afspraken; voorbeeld 2 Het vervullen van een bufferfunctie tussen Ambassade- leiding en externe instanties; voorbeeld 3 Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen.
Levert logistiek- administratieve ondersteuning door: Het bewaken van de voortgang en het signaleren van stagnaties in de uitvoering van projecten en het doen van voorstellen voor aanpassing van de planning, het vormen en bijhouden van een projectarchief, het verzorgen van informatieoverdracht ter zake van de projecten (stand van zaken etc.) en het (mede) uitwerken van rapportages; voorbeeld 2 Het coördineren van kortdurende projecten, bijvoorbeeld cursussen en bijeenkomsten, hetgeen onder meer inhoudt: het versturen van uitnodigingen en het verzenden van stukken, het organiseren van de facilitaire ondersteuning en het coördineren van administratieve werkzaamheden rond inschrijving en betaling.
voorbeeld 1
Feitelijk Opgedragen Takenpakket ( in te vullen door Post) TAKEN EN RESULTAATGEBIEDEN
omschrijving taken: managementondersteuning voor de CdP en voor de Plv.CdP; secretariële en administratieve ondersteuning voor andere afdelingshoofden; verzorgen sociale activiteiten Chef de Poste en echtgenote (w.o. organiseren lunches, diners, ontvangsten ter residentie en kanselarij). vooruit- en meedenken met de CdP, prioriteiten stellen (‘schaken en schakelen’); beheer van diverse dienstpostbussen (NYC, NYC-CDP), verzorging afhandeling/bewaking voortgang poststroom van en naar CdP en Plv.CdP; beheer agenda’s CdP, Plv.CdP en chauffeur CdP; bewaking planningen, afspraken d.m.v. prioriteitsstelling; samenstellen, beheren en complementeren van werkdossiers; verzorgen van correspondentie (Berichtenverkeer, nota’s, memo’s, brieven, etc.); administratieve en organisatorische ondersteuning van algemene aard bij dienstreizen CdP en Plv CdP, vergaderingen, inkomende delegaties en activiteiten van representatieve resp. publieksdiplomatieke aard;
notuleren stafvergaderingen; opvang bezoekers; opstellen declaraties CdP en Plv.CdP van actieve representatie (VAR) en dienstreizen;
omschrijving resultaatgebieden:
een zo breed, efficiënt en consistent mogelijke secretariële, administratieve, logistieke en inhoudelijke ondersteuning van de CdP en de Plv. CdP; goed georganiseerde logistieke ondersteuning van dienstreizen, activiteiten van representatieve aard, inkomende delegaties e.a. zorgvuldige afhandeling telefoon, correspondentie, etc.;
WERKOMGEVING
Het Consulaat-Generaal te New York maakt deel uit van het postennet VS. Het CG heeft 21 medewerkers van wie 4 uitgezonden en 17 lokaal in dienst genomen. Het CG kent drie afdelingen; de Economische afdeling, de Culturele afdeling en de afdeling Bedrijfsvoering en Consulaire zaken. Het kantoor van NFIA is ook in het CG gevestigd. Er bestaan frequente contacten met de ambassade Washington en de overige CG’s in Miami, San Francisco en Chicago evenals het RSO. VEREISTEN VOOR DE FUNCTIE
Kennis en ervaringsvelden:
allround secretaresse met grondige secretariële ervaring, inclusief het werken met de daarbij behorende relevante, moderne applicaties; goede beheersing Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk; kennis van organisatie en departement van BZ strekt tot aanbeveling; vaardigheid in het stellen van prioriteiten; vaardigheid in het vinden van nieuwe contacten/gelegenheden;
Korte typering van de gezochte medewerker: “Een schaap met vijf poten”; een enthousiaste medewerker die - ook onder druk – snel kan schaken en schakelen, zelfstandig, discreet en consistent opereert.
Goede contactuele eigenschappen, plezierige, open en toegankelijke persoonlijkheid die als olie in de machine functioneert. Flexibiliteit is een groot goed en voor de functie noodzakelijk, het goed kunnen werken in een teamverband is belangrijk. Bij tijd en wijle worden lange werkdagen gemaakt, bijv. bij (het voorbereiden van) bezoeken van delegaties.
Kennis & Vaardigheden Werk- en denkniveau: MBO-niveau Ervaringsniveau: minimaal 8 jaar ervaring
Kennis van secretarieel- administratieve en managementondersteunende werkwijzen; Kennis van archiverings- en documentatietechnieken; Kennis van tekstverwerking met de computer; Kennis van secretarieel- administratieve werkafspraken, regelgevingen, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie; Kennis (op hoofdlijnen) van de aard van de werkzaamheden van de Ambassade; Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de Ambassade en Departement, de aard van de onderlinge relaties en de onderlinge omgangsvormen en van de organisatorische en functionele verhoudingen van het veld waarbinnen de Ambassade opereert; Vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's; Vaardigheid in organisatie- en coördinatietaken.
Contacten
Met derden als eerste contactpersoon van de Ambassade over de secretariële en administratieve afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om (agenda-)afspraken voor de (plv) CdP te maken, waarbij zorgvuldig dient te worden omgegaan met naar hun aard gevoelige onderwerpen; Met in- en externe instanties en personen over binnen de ambassade in behandeling zijnde onderwerpen om (algemeen inhoudelijke) toelichting te geven.
Overige Opmerkingen ( in te vullen door Post)
Competenties Aanpassingsvermogen Plannen en organiseren Samenwerken Coördineren
Klantgerichtheid Netwerken Organisatiesensitiviteit Stressbestendigheid
Contactpersoon: Belangstellenden kunnen desgewenst nadere informatie inwinnen bij: ………………………. drs R.G. de Vos (CDP) 666 Third Avenue, 19th floor New York, NY 10017 USA Email:
[email protected] Tel: 646 557 2221
