Administratief medewerker

SOCIAAL HUIS - OCMW MOORSLEDE Marktplaats 18A – 8890 Moorslede Tel. 051 57 60 70 – Fax. 051 78 00 05 Website: www. ocmwmoorslede.be [email protected]

Administratief medewerker CONTRACTUEEL CONTRACT Contract onbepaalde duur met beding van proeftijd (6 maanden) ARBEIDSREGIME Voltijds (38.00/38.00 uren per week) TAKENPAKKET De basisdoelstelling is instaan voor het onthaal en het helpen van de klant, opnemen van administratieve opdrachten met als doel mee te helpen aan het verzekeren van een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening vanuit de thuiszorgdiensten van het OCMW incl. de leiding en organisatie van de klusjesdienst. WERVINGSRESERVE Er wordt een wervingsreserve aangelegd voor de duur van drie jaar, met aanvang op de datum van het eindrapport van de selectie. SALARIS Functionele loopbaan in niveau C1-C3 Minimaal bruto geïndexeerde maandwedde van 1780,58 EUR (C1 trap 0). Anciënniteit in de openbare sector wordt volledig in aanmerking genomen, relevante anciënniteit in de privésector telt mee voor max. 8 jaar (= 2089,39 EUR (C1 trap 8) Het loon wordt aangevuld met haard -of standplaatsvergoeding, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering. De kandidaten voor de betrekking als administratief medewerker moeten over een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs beschikken. De functiebeschrijving, het functieprofiel, de toelatings- en aanwervingsvoorwaarden, het examenprogramma alsmede alle nodige inlichtingen zijn beschikbaar op www.ocmwmoorslede.be rubriek Bestuur en Beleid/Vacatures of bij de OCMW-secretaris Geert Leenknecht – tel. 051 57 60 70 Geïnteresseerd? Stuur dan uw sollicitatiebrief met curriculum vitae en kopij van uw diploma(‘s), naar OCMW Moorslede t.a.v. de voorzitter, Marktplaats 18a te 8890 Moorslede met poststempel ten laatste op 02/08/2012 of mail naar [email protected]

OPENBAAR CENTRUM voor MAATSCHAPPELIJK WELZIJN

Moorslede, 10.07.2012

Marktplaats 18 a 8890 MOORSLEDE Tel. 051 57 60 70 Fax 051 78 00 05 IBAN: BE25 0910 0092 6882 BIC: GKCCBEBB

Geachte, Hierbij vindt u meer informatie betreffende het examen dat georganiseerd wordt in het OCMW Moorslede met het oog op het aanwerven van een administratief medewerker en de aanleg van een werfreserve voor 3 jaar waaruit zowel contractuelen als vastbenoemden voor voltijdse als deeltijdse jobs geput kunnen worden – indiensttreding voorzien najaar 2012. 1. Publicatie met inschrijvingsvoorwaarden OCMW MOORSLEDE zoekt voor de verdere uitbouw van zijn thuiszorgdiensten een voltijds ADMINISTRATIEF MEDEWERKER met een contract van onbepaalde duur (proefperiode 6 maanden) Taak: Instaan voor het onthaal en het helpen van de klant, opnemen van administratieve opdrachten met als doel mee te helpen aan het verzekeren van een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening vanuit de thuiszorgdiensten van het OCMW incl. de klusjesdienst op een organisatorische en efficiënte wijze leiden. Er wordt tevens een werfreserve aangelegd voor de duur van 3 jaar waaruit zowel contractuelen, statutairen, voltijdsen als deeltijdsen kunnen geput worden. De kandidaten voor de betrekking als administratief medewerker moeten over een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs beschikken. De functiebeschrijving, het functieprofiel, de toelatings- en aanwervingsvoorwaarden, het examenprogramma alsmede alle nodige inlichtingen, zijn beschikbaar op www.ocmwmoorslede.be rubriek Bestuur en Beleid/Vacatures of bij de OCMW-secretaris Geert Leenknecht – tel. 051 57 60 70. Geïnteresseerd ? Stuur dan uw sollicitatiebrief met curriculum vitae en kopij van uw diploma(‘s), naar OCMW Moorslede t.a.v. de voorzitter, Marktplaats 18a te 8890 Moorslede met poststempel ten laatste op 02/08/2012 of mail naar [email protected]

2. Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Afdeling I. De algemene toelatingsvoorwaarden en de algemene aanwervingsvoorwaarden Art. 5. §1. Om toegang te hebben tot een functie bij het OCMW , moeten de kandidaten: 1° een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2° de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3° medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Het passend gedrag vermeld in punt 1°, wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. De medische geschiktheid van de kandidaat, vermeld in punt 3°, moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers vaststaan voor de effectieve tewerkstelling bij het OCMW. Art. 6. §1. Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1° voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2° slagen voor de selectieprocedure. Diplomavoorwaarden Alleen de diploma’s die vermeld worden in bijlage I, van het BVR, en de buitenlandse diploma’s die daarmee gelijkgesteld werden, komen bij aanwerving in aanmerking (zie Bijlage achteraan).

Opmerkingen inzake te leveren bewijs Op datum van de uiterste inschrijvingsdatum (02/08/2012) moet ‘voldaan zijn’ aan alle toelatingsvoorwaarden uitgezonderd art. 5.§1.3° (de medische geschiktheid) en het slagen in de selectieprocedure. 3. Inschrijving + te leveren bewijsstukken Geïnteresseerd? Stuur dan uw sollicitatiebrief met curriculum vitae en kopij van uw diploma, naar OCMW Moorslede t.a.v. de voorzitter, Marktplaats 18a te 8890 Moorslede met poststempel ten laatste op 02/08/2012 of via mail (ten laatste 2/8) naar [email protected]. Uw inschrijving is pas definitief als u hiervan een ontvangstbewijs kunt voorleggen. (Het bewijs van diploma dient, op straffe van uitsluiting van examen, effectief geleverd te worden op de uiterste inschrijvingsdatum.) Aan de overige bewijsstukken zoals hierbij verder vermeld dient slechts voldaan te worden op datum van het raadsbesluit tot aanstelling (dus enkel voor geslaagden): uittreksel strafregister

Gelieve op het schriftelijk examen zelf in het bezit te zijn van uw identiteitskaart. 4. Data examens Op datum van 8/8/2012 is het totaal aantal geldige inschrijvingen gekend en wordt iedereen schriftelijk verwittigd welke procedure er gevolgd moet worden. 4.1. Indien er 40 of meer inschrijvingen zijn Indien er meer dan 40 inschrijvingen zijn worden er op datum van 05/09/2012 eerst preselecties gehouden (capacitaire testen en parate kennis). Deze gaan door in het Cultureel Centrum ‘De Bunder’, Iepersestraat 52B te Moorslede van 13.15 uur tot maximaal 14.45 uur. De weerhouden kandidaten van de preselectie worden vervolgens uitgenodigd (brieven worden op 06/09/2012 verstuurd) tot het schriftelijk gedeelte (zie pt. 5 – examenprogramma) dat doorgaat op donderdag 13/09/2012 van 13.15 uur tot 16.30 uur. 4.2. Indien er minder dan 40 inschrijvingen zijn Zijn er minder dan 40 kandidaten dan gaat op 05/09/2012 onmiddellijk het schriftelijke gedeelte door in het Cultureel Centrum De Bunder, Iepersestraat 52 B te Moorslede van 13.15 uur tot 16.30 uur. (kandidaten worden verwacht om 13.00 uur). -----------Het mondeling examen (voor de geslaagden van het schriftelijke gedeelte) is voorzien op donderdag 27/09/2012 in de raadzaal van het Sociaal Huis - OCMW. 5. Examenprogramma a) schriftelijk gedeelte (50 punten) - Kennis van OCMW- wetgeving en werking eigen aan de dienst - Basiskennis sociale kaart - Basiskennis kantoor- en communicatietechnieken - Case met klantenaspecten en aanpak van dienstverlening Voor de te kennen materie administratief medewerker (o.a. wetgeving) zie www.ocmwmoorslede.be / Bestuur en Beleid / Vacatures / Te kennen materie adm.medewerker b) mondeling gedeelte (50 punten) - Uitdieping van de case - Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein. Om geslaagd te zijn moeten de kandidaten in elk gedeelte 60% van de punten behalen en 60% in het geheel.

6. Kenmerken van ons O.C.M.W. Moorslede heeft ca. 10.900 inwoners. Het OCMW Moorslede is een dynamische speler op lokaal welzijnsvlak. Het OCMW heeft relatief veel budgetbegeleidingen, steunverleningen en leefloon-dossiers maar beschikt daarnaast over heel wat diensten om de thuiszorg te ondersteunen. Zo beschikt het OCMW over een Minder Mobielen Centrale, een klusjesdienst en poetsdienst en worden er personenalarmsystemen verhuurd. Tevens worden diverse soorten van bejaardenhuisvesting aangeboden (serviceflats met of zonder dienstverlening). Alle info over onze organisatie en werking ervan vindt u op www.ocmwmoorslede.be. 7. Jobinhoud, verloning, werkuren 7.1. Jobinhoud De basisdoelstelling is instaan voor het onthaal en het helpen van de klant, opnemen van administratieve opdrachten met als doel mee te helpen aan het verzekeren van een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening vanuit de thuiszorgdiensten van het OCMW incl. de leiding en organisatie van de klusjesdienst. De volledige functiebeschrijving en het profiel zijn evens in Bijlage vervat. Er wordt tevens een werfreserve aangelegd voor de duur van 3 jaar waaruit zowel contractuelen, statutairen, voltijdsen als deeltijdsen kunnen geput worden.

7.2. Verloning Functionele loopbaan in niveau C1-C3. Minimaal bruto geïndexeerde maandwedde van 1780,58 EUR (C1 trap 0). Anciënniteit in de openbare sector wordt volledig in aanmerking genomen, relevante anciënniteit in de privésector telt mee voor max. 8 jaar (= 2089,39 EUR (C1 trap 8)). Verder wordt het loon nog aangevuld met haard- of standplaatsvergoeding, maaltijdcheques (€ 5 bruto) en een hospitalisatieverzekering onder bepaalde voorwaarden. Tevens is er jaarlijks vakantiegeld in juni (92% bruto-wedde) en een eindejaarstoelage. 7.3. Werkuren volgens huidig organisatiemodel Maandag : 8.00 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 19.00 uur Dinsdag, woensdag en donderdag: 8.00 tot 12.00 uur en van 12.45 (of 13.15) tot 16.45 uur (of 17.15 uur) Vrijdag: 8.00 tot 12.00 uur

FUNCTIE-BENAMING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (C1-C3)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Functie-Beschrijving

PLAATS IN HET ORGANOGRAM Werkt onder leiding van de secretaris en rapporteert aan de secretaris, de financieel beheerder en de maatschappelijk werker dienst thuis- en ouderenzorg alsook aan de baliebediende. BASISDOELSTELLING - Instaan voor het onthaal en helpen van de klant, opnemen van administratieve opdrachten met als doel mee te helpen aan het verzekeren van een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening vanuit de thuiszorgdiensten van het OCMW. - De klusjesdienst op een organisatorische en efficiënte wijze leiden. FUNCTIE-INHOUD t.a.v. diensten ouderen- en thuiszorg (woonzorg) a) optimale informatiedoorstroming met het oog op optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening − − − − −

formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere en klantgerichte dienstverlening signaleren van onregelmatigheden, defecten die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben opvolgen van klachten geuit door klanten die te maken hebben met de eigen specifieke dienstverlening rapporteren aan de verantwoordelijke van de poetsdienst in verband met de taakuitvoering/uitwisselen als verantwoordelijke van de klusjesdienst zorgen voor een efficiënte en klantgerichte aanpak

b) informeren, helpen en begeleiden van de klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening − − − − −

onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier via persoonlijke en telefonische contacten geven van inlichtingen + folders doorverwijzen van de klant uitleg geven omtrent procedures en reglementen meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures

c) instaan voor het beheren en autonoom afhandelen van de administratie − − − − − − − −

de werkplanning (uuroosters) opstellen van de poetsdienst en klusjesdienst incl. input en doorsturen van gegevens t.a.v. subsidiërende instanties facturatie en verwerking van gegevens van de thuiszorgdiensten m.n.: facturatie poetsdienst, klusjesdienst, personenalarm en serviceflats/woningcomplex opvolging betalingen en versturen herinneringen opmaak borderellen dienstenchequessysteem opmaken en typen van brieven, documenten (incl. opnamecontracten,.. serviceflats) en nota’s met efficiënt gebruik van alle informaticatoepassingen bijwerken en opvolgen gegevensbestanden en archief voor de eigen dienst in samenwerking met de maatschappelijk werker uitwisseling van ervaringen en nuttige en relevantie informatie met betrekking tot de cliënten en/of andere diensten stimuleren en ondersteunen van de zelfredzaamheid van de cliënten

t.a.v. OCMW-patrimonium −

planning onderhoudswerken aan eigen patrimonium in samenspraak met betreffende verantwoordelijke en in samenwerking met gemeentepersoneel groendienst, onderhoudsdienst en openbare werken indien vereist

t.a.v.aanvragen premies − − −

behandelen en afwerken van federale verwarmingstoelagen behandelen en afwerken van andere sociale premies zoals mantelzorgtoelagen,… verstrekken van nuttige info

t.a.v. baliefunctie sociaal huis (bij afwezigheid baliebediende) − − − −

verzorgen van de balietaken en het onthaal wanneer de baliebediende afwezig is opladen budgetmeter en/of cliënt bijstaan bij afwezigheid administratief medewerker doorverwijzing naar andere interne en externe diensten (basiskennis sociale kaart) verstrekken van nuttige informatie aan de verantwoordelijken van andere diensten die dit kan aanbelangen

t.a.v. collega’s − −

uitwisselen van informatie om de dienst goed te laten functioneren contacten onderhouden en informatie uitwisselen

VERRUIMENDE BEPALINGEN Het verrichten van ondersteunende taken i.v.m. de globale werking van het OCMW, bij afwezigheid van een collega of op vraag van de secretaris, met het oog op het goed functioneren van de dienstverlening. MIDDELEN & METHODES Voornaamste te hanteren middelen − − − − −

alle moderne communicatiemiddelen : telefoon, fax, email, internet, website informaticamateriaal, computerprogramma’s, tekstverwerking, rekenblad,… naslagwerken wetgeving sociale kaart schriftelijke of mondelinge contacten met gespecialiseerde instellingen en/of personen

Voornaamste geëigende methodes −

technieken voor modern secretariaatswerk, administratieve- en kantoortechnieken, communicatietechnieken

FUNCTIE-BENAMING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

-------------------------------------------------------------------------Functie-Profiel KENNIS − − − −

Wetgeving: elementaire kennis van de OCMW wetgeving Functie, werking en structuur van het OCMW Moderne administratieve en kantoortechnieken Opstellen brieven volgens de meest recente normen

VAARDIGHEDEN −

− − − − − − − −

communicatieve vaardigheden: o vlotte taalbeheersing (gesproken en geschreven) o cliëntvriendelijkheid en behulpzaamheid o kunnen omgaan met zeer verschillende mensen en culturen o empathie en assertiviteit in teamverband kunnen werken zich loyaal kunnen opstellen als deel van een dienst en van het gehele O.C.M.W. eigen werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken taken zelfstandig, correct en snel afwerken (ook routinetaken) probleemsituaties zelfstandig kunnen oplossen kunnen werken met informatica (tekstverwerking,toepassingsoftware,...) groot concentratievermogen logisch denkvermogen

ATTITUDES − − − −

zin voor orde en netheid zich soepel kunnen aanpassen aan wijzigende omstandigheden, inventiviteit en creativiteit tact, discretie en respect voor beroepsgeheim bereidheid om zich permanent bij te scholen

ANDERE PERSOONS-KENMERKEN − − −

verzorgd voorkomen stressbestendigheid vriendelijk

FORMELE VEREISTEN

DIPLOMA’S LEEFTIJD/ ANCIËNNITEIT ANDERE

BIJ AANWERVING Diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs Bereidheid te werken op uren die gunstig zijn voor de organisatie Aanbevolen om rijbewijs B te halen

BIJ BEVORDERING

Lijst in aanmerking komende diploma’s Gelijkgestelde diploma’s Niveau C: a) b) c) d)

e)

f) g) h)

gehomologeerd of door de examencommissie van de Staat of van een van de gemeenschappen voor het secundair onderwijs uitgereikt getuigschrift van hoger secundair onderwijs; gehomologeerd of door de examencommissie van de Staat of van een van de gemeenschappen voor het secundair onderwijs uitgereikt bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs; diploma, uitgereikt na het examen, vermeld in artikel 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden en het programma van de universitaire examens, gecoördineerd op 31 december 1949; brevet van verpleeg- of ziekenhuisassistent of van verpleger, uitgereikt hetzij door een door de Staat in de categorie van de aanvullende secundaire beroepsscholen opgerichte, gesubsidieerde of erkende verplegingsafdeling, hetzij door een door de Staat of een van de gemeenschappen ingestelde examencommissie; diploma van secundair onderwijs, uitgereikt in het algemeen, het technisch, het kunst- of het beroepssecundair onderwijs door een door de Staat of door een van de gemeenschappen opgerichte, erkende of gesubsidieerde instelling of door de examencommissie van de Vlaamse Gemeenschap; studiegetuigschrift van het tweede leerjaar van de derde graad van het beroepssecundair onderwijs, uitgereikt door een door de Staat of door een van de Gemeenschappen opgerichte, erkende of gesubsidieerde instelling; getuigschrift, diploma of brevet van het zeevaartonderwijs van de hogere secundaire cyclus; diploma van een tot de groep handel, administratie en organisatie behorende afdeling van een hogere secundaire technische leergang van een instelling voor technisch onderwijs, opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat of door een van de Gemeenschappen, uitgereikt na een cyclus van ten minste zevenhonderdvijftig lestijden.

Niveau C (overgangsmaatregel): a)

b) c) d) e)

f)

getuigschrift, uitgereikt na een van de voorbereidende proeven, voorgeschreven in artikel 10, 10bis en 12 van de op 31 december 1949 gecoördineerde wetten op het toekennen van de academische graden en het programma van de universitaire examens, zoals die bepalingen bestonden voor 8 juni 1964; gehomologeerd of door de examencommissie van de Staat voor het hoger middelbaar onderwijs afgeleverd diploma of getuigschrift van hoger middelbaar onderwijs; erkend of aanvaard diploma van middelbare studies van de hogere graad (handelsafdeling); diploma of eindgetuigschrift van hoger middelbaar onderwijs, behaald met vrucht; gehomologeerd diploma van de hogere secundaire technische school of eindgetuigschrift van studies in een hogere secundaire technische school, uitgereikt na een cyclus van drie jaar hogere secundaire studies, door een instelling van technisch onderwijs, opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat, of diploma van de hogere secundaire technische school, uitgereikt door de examencommissie van de Staat; diploma of eindgetuigschrift van de hogere secundaire technische school, de

g)

h) i)

j) k)

l)

vroegere categorieën A2, A6/A2, A6/C1/A2, A7/A2, A8/A2, A2A, C1, C1A, C5/C1, C1/A2, uitgereikt na een cyclus van drie jaar hogere secundaire studie, door een instelling van technisch onderwijs, opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat of door een examencommissie van de Staat; gehomologeerd diploma van hoger secundair kunstonderwijs met volledig leerplan, uitgereikt overeenkomstig de voorwaarden, bepaald bij het koninklijk besluit van 10 februari 1971 tot vaststelling van de gelijkwaardigheid van het studiepeil van de instellingen voor kunstonderwijs met dat van de hogere secundaire technische school en waarbij de voorwaarden voor het uitreiken van de diploma’s bepaald worden en het koninklijk besluit van 25 juni 1976 tot regeling van de studies van sommige hogere secundaire afdelingen van de instellingen voor kunstonderwijs met volledig leerplan; einddiploma, eindgetuigschrift, studieattest of brevet van het zesde jaar van het kunst- of beroepssecundair onderwijs met volledig leerplan, uitgereikt door een instelling, opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat; brevet of eindgetuigschrift, uitgereikt na afloop van de hogere cyclus van een beroepsafdeling verbonden aan een instelling voor technisch onderwijs, opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat en gerangschikt in één van de categorieën A4, C3, C2, C5; diploma, uitgereikt na een cyclus van ten minste zevenhonderdvijftig lestijden, door een instelling voor technisch onderwijs, gerangschikt in de categorie B3/B1, opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat; einddiploma of -getuigschrift, uitgereikt na een cyclus van ten minste zevenhonderdvijftig lestijden, door een instelling voor technisch onderwijs, gerangschikt in de categorie B3/B2, opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat en die bij de toelating een diploma eist van lagere secundaire studie of het welslagen voor een daarmee gelijkgesteld toelatingsexamen; einddiploma, studiegetuigschrift of getuigschrift, uitgereikt na het volgen, met vrucht volbracht, van het zesde leerjaar van het algemeen, het technisch, het kunst- of het beroepssecundair onderwijs met volledig leerplan, uitgereikt door een instelling, opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat of door een van de gemeenschappen.