FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER backoffice
Identificatiegegevens Functie: Functietitel: Niveau/rang: Plaats in het organogram: Aard van de functie: Functiefamilie: Secretarisbesluit : Nummer functiebeschrijving :
administratief medewerker administratief medewerker backoffice administratief medewerker C 1-3 de administratief medewerkers werken in 1 van de directies van het OCMW Kortrijk statutair/contractueel administratie backoffice
Positionering in de organisatie Leiding krijgen van: Collega’s in de functie:
financieel beheerder/coördinator/directeur/ diensthoofd/teamverantwoordelijke de collega’s van de dienst
Doel van de functie De administratief medewerker verzorgt een geheel van administratieve en uitvoerende taken teneinde de werking van een team of een dienst te ondersteunen. De administratief medewerker verleent info en verwerkt vragen van interne en/of externe klanten, teneinde een vlotte, correcte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren.
Verantwoordelijkheidsgebieden 1. je fungeert als administratief dossierbeheerder om te komen tot een kwaliteitsvolle en
correcte administratie taken: o.a. o o o o
je beheert de jou toegewezen dossiers pro-actief in functie van jouw specifieke kennis je controleert en vervolledigt jouw dossiers je legt contacten met interne en externe klanten en/of medewerkers die nodig zijn om jouw dossiers optimaal te beheren je past correcte procedures toe
2. je voert administratieve opdrachten uit in opdracht en in functie van de dienst teneinde de dienstdoelstellingen te helpen realiseren taken: o.a. o je maakt bestanden op, vult ze aan of houdt ze actueel o je verwerkt voorstellen van diverse bestuursorganen en volgt ze op o je interpreteert reglementering, wetgeving en technieken en past ze toe o je stelt brieven en e-mails op, correct en vriendelijk, conform de geldende richtlijnen 3. je bereidt vergaderingen en/of overlegmomenten voor en helpt mee om ze te organiseren teneinde de collega’s van de dienst administratief te ondersteunen taken: o.a. o je stelt dossiers administratief samen, ter voorbereiding van een vergadering o je maakt verslagen bij of na vergaderingen o je organiseert de bezetting van vergaderlokalen, belegt vergaderingen en helpt mee bij het organiseren van kleine evenementen o je beheert en consulteert de agenda van uw leidinggevende 4. je werkt mee aan een efficiënte interne werking van de dienst teneinde te komen tot een correcte en vlotte afhandeling van de administratie. taken: o.a. o je overlegt met collega’s om de werking van de dienst te verbeteren o je stelt je expertise ter beschikking van de collega’s o je signaleert behoeften, tekorten en knelpunten rondom de eigen werking, de werking van de dienst of dienstverlening en denkt actief mee rond oplossingen o je verzamelt dienst of teamgebonden gegevens, controleert ze en stelt ze ter beschikking van de collega’s 5. je bouwt mee aan een goede teamwerking om tot een positieve, collegiale werksfeer te komen taken: o.a. o je o je o je o je
hebt een actieve inbreng bij de werkbesprekingen in het team leeft teamafspraken na helpt mee aan diverse opdrachten, eigen aan de dienst helpt collega’s in het uitvoeren van hun taken, indien nodig
6. je voert de opgedragen taken autonoom uit en ziet toe op een kwalitatieve uitvoering ervan taken: o.a. o o o o
je je je je
plant je activiteiten en zorgt voor een correcte en tijdige uitvoering ervan bepaalt zelf de prioriteiten in je werk en legt een takenlijst aan controleert je taken en past ze aan indien nodig rapporteert aan je leidinggevende
7. je hebt aandacht voor je eigen professionele ontwikkeling zodat je je werk op een kwaliteitsvolle manier kan uitvoeren taken: o.a. o o o o
je bent bereid om vormingen, trainingen en opleidingen te volgen die relevant zijn voor het werk je vraagt naar feedback bij de leidinggevende en collega’s je leest de nodige vakliteratuur je neemt informatie in je op en past die toe op je uit te voeren taken
Competenties VAKKENNIS: gedreven zijn om je vak te kennen en bij te leren niveau 1: - je beschikt over de kennis en vaardigheden om je functie naar behoren te vervullen en je kan ze toepassen waar nodig - je staat open voor nieuwe zaken en feedback en maakt gebruik van kansen voor opleiding en ontwikkeling o o o o o o o
je je je je je je je
voert opdrachten uit binnen de afgesproken kaders kent de draagwijdte van de wetgeving, nodig voor de uitoefening van je functie kent de software en netwerktoepassingen die nodig zijn om je job uit te oefenen kent de organisatie waarin je werkt staat open voor feedback om je werk te verbeteren bent bereid om te leren vraagt om uitleg en toelichting wanneer iets niet duidelijk is
RESULTAATGERICHTHEID: gedreven zijn om op tijd je doelen te halen niveau 1: je werkt gericht en actief aan het bereiken van de vooropgestelde doelen o o o o o o o
je gaat ervoor om de taken af te werken binnen de afgesproken termijn je zoekt naar de meest optimale werkwijzen en –middelen om een goed resultaat te hebben je gaat duurzaam om met materiaal en middelen je blijft je werk controleren op fouten je blijft hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden je reageert rustig en vriendelijk bij problemen, negatieve feedback en onvoorziene situaties je signaleert op tijd teveel of te moeilijk werk
ZELFSTANDIG WERKEN: gedreven zijn om optimaal en zonder toezicht of controle te werken niveau 1: je voert taken zelfstandig uit en kan het eigen werk organiseren o o o o o o o
je voert je taken op een zelfstandige manier uit je blijft aandachtig bij routineuze taken je levert verzorgd werk af, zonder fouten en onnauwkeurigheden, ook onder tijdsdruk je brengt structuur aan in de veelheid van taken je staat open voor vernieuwing je staat open voor feedback van anderen je laat je documenten op die manier achter zodat anderen hierin hun weg gemakkelijk kunnen vinden
INNOVATIE EN CREATIVITEIT: gedreven zijn om te verbeteren en vernieuwen niveau 1: je staat open voor vernieuwing en zoekt mee naar alternatieve werkwijzen o o o o o o o
je stelt bestaande zaken ter discussie je zoekt mee naar alternatieven je staat open voor nieuwe ideeën, oplossingen, procedures en methodes je neemt deel aan veranderingsprocessen je ziet en signaleert regelmatig kansen of opportuniteiten binnen de eigen taak of op dienstniveau je bedenkt soms nieuwe werkwijzen binnen de eigen taakuitvoering of de dienst je hebt oog voor cultuurverschillen en benut die om vernieuwing in te voeren
SAMENWERKEN definitie: gedreven zijn om de doelen van het team te bereiken niveau 1: je werkt met je collega’s aan gezamenlijke opdrachten, respecteert de gemaakte werkafspraken en onderhoudt een goede werksfeer o o o o o o o
je leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na je houdt rekening met collega’s: bvb. bij taakverdeling, verlofplanning, teamvoorzieningen,… je stelt je open en constructief op in de samenwerking met je collega’s je gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid en mening je bent vriendelijk, loyaal en respectvol in de dagelijkse omgang met je collega’s je ziet wanneer een collega hulp nodig heeft en helpt spontaan je verwittigt tijdig als je een afspraak niet kan nakomen
INZET EN MOTIVATIE definitie: gedreven zijn en zich inspannen om het werk zo goed mogelijk te doen niveau 1: je neemt initiatief, neemt verantwoordelijkheid, toont leerbereidheid en onderneemt acties binnen je eigen takengebied (reactief) o o o o o o o
je je je je je je je
komt uit eigen beweging tot actie start zelf een nieuwe taak op als het werk klaar is of vraagt naar een nieuwe taak onderneemt gerichte acties om concrete problemen op te lossen speelt spontaan in op kansen die zich aandienen onderneemt acties op basis van globale richtlijnen doet zelf voorstellen voor eigen bijscholing stelt alles in het werk om je taken tot een goed einde te brengen
KLANTGERICHTHEID: gedreven zijn om de klant te helpen niveau 2: je denkt actief mee, speelt in op de vragen en wensen van de (interne en externe) klant en volgt ze op o o o o o o o
je licht de klant correct in over alle zaken waar hij belang bij heeft je zoekt een antwoord op iedere vraag of verwijst door naar de juiste persoon je streeft naar klantentevredenheid en onderneemt acties om klantgerichter te werken je behandelt elke klant gelijkwaardig en verzekert een discrete behandeling van zijn vraag je beperkt je niet tot de directe of uitgesproken vraag je volgt de vraag en de geboden oplossing verder op je denkt mee met de klant en levert een gepersonaliseerde service waar nodig
KWALITEITSVOL WERKEN: gedreven zijn om werk af te leveren dat voldoet aan de gevraagde normen niveau 1: je werkt correct en verzorgd volgens de afspraken o o o o o o o
je je je je je je je
voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eigen werk controleert je eigen werk vooraleer het afgeleverd wordt stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is volgt de voorgeschreven procedures besteedt aandacht aan de inhoud en de vormgeving van het af te leveren werk laat, in geval van onzekerheid, het resultaat door een collega controleren komt gemaakte afspraken altijd na
ORGANISATIEBETROKKENHEID: gedreven zijn om de belangen van de organisatie te verdedigen bij anderen en zich verbonden voelen met de organisatie, taak en functie niveau 1: je toont respect voor de organisatie en houdt je aan de regels, afspraken en procedures van de organisatie/directie/departement/dienst/ het team o o o o o o o
je toont belangstelling voor het OCMW Kortrijk als organisatie je uit je over de organisatie op een gepaste en neutrale manier, bij kritiek, beslissingen die niet overeenkomen met de eigen mening of inzichten, …. je gaat altijd zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie je handelt altijd met het oog op het klant-, dienst- en organisatiebelang je draagt een positief imago uit van het OCMW Kortrijk je brengt ook vervelende opdrachten tot een goed einde je bent eerlijk tegenover je collega’s en de organisatie
COMMUNICATIE: gedreven zijn om informatie over te brengen en te ontvangen niveau 1: je hanteert een correcte en verstaanbare taal, je luistert en kan een boodschap begrijpelijk overbrengen o o o o o o o
je je je je je je je
schrijft helder en beknopt handhaaft de huisstijl beperkt vakjargon vraagt door op gegeven informatie kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden in je rapportering formuleert helder en duidelijk de eigen standpunten vraagt en luistert naar andermans standpunten en argumenten
