Instelling: ……………………………
FUNCTIEBESCHRIJVING AMBT ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Opgemaakt op …………………………………
Naam:
.........................................................................................................................
Adres:
......................................................................................................................... .........................................................................................................................
Stamboeknummer: Opdrachtbreuk:
..............................................................
....../36
Vast benoemd: Ja / Neen Eerste indiensttreding binnen het schoolbestuur
Eerste indiensttreding binnen de scholengemeenschap
Eerste TADDaanstelling
Datum Andere opdrachten waarvoor aparte functiebeschrijvingen bestaan: ................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................
NAAM EERSTE EVALUATOR: ………………………………………………………………………………………………………………. Werkzaam op het niveau school: ...../36
scholengemeenschap: ...../36
HET PEDAGOGISCH PROJECT EN DE OPDRACHTEN VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Van de administratief medewerker wordt verwacht dat hij net zoals alle andere personeelsleden een bijdrage levert aan de realisatie van het opvoedingsproject van de school. Dat wil onder andere zeggen dat hij zich loyaal opstelt ten aanzien van de levenbeschouwelijke grondslag van de school, en in het algemeen ten aanzien van de grondslagen van de katholieke (basis)school. Het opvoedingsproject van de school staat omschreven in …(per school in te vullen)…, en wat de katholieke school in het algemeen betreft, staan de opdrachten geformuleerd in de ‘Opdrachtsverklaring van het katholiek onderwijs in Vlaanderen (VSKO,1994)’ en in het ‘Opvoedingsconcept voor de katholieke basisschool in Vlaanderen (2000)’. Van de administratief medewerker wordt ook verwacht dat hij de bepalingen respecteert die met betrekking tot de uitvoering van zijn opdracht geformuleerd staan in het Algemeen reglement van het personeel van het katholiek onderwijs (Centraal Paritair Comité van het Katholiek Onderwijs) en in het arbeidsreglement van de school. De administratief medewerker die een specifieke taak heeft of die werkzaam is op het niveau van de scholengemeenschap respecteert de pedagogische projecten van de scholen van de scholengemeenschap en de bepalingen van het Algemeen reglement van het personeel van het katholiek onderwijs in Vlaanderen. SG De Parel: Functiebeschrijving ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
A. TAKEN VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (gebeuren in opdracht van en onder supervisie van de directeur of het schoolbestuur) A.1: De leerlingenadministratie uitvoeren
Opmerking
A1T1 De inschrijvingsgegevens van de nieuwe leerlingen via het softwareprogramma invoeren. A1T2 Het administratief dossier van de leerlingen elektronisch up to date houden. A1T3 Het stamboekregister correct bijhouden. A1T4 Klaslijsten opmaken voor intern en extern gebruik. A1T5 Het leerlingenarchief bijhouden. A1T6 Gegevens over leerresultaten van leerlingen ingeven in het outputdossier en deze gegevens archiveren. A1T7 De leerlingenkenmerken administratief verwerken in het kader van het gelijke kansenbeleid en de financiering. A1T8 Documenten, na overleg met de directeur, op een correcte manier naar AGODI verzenden. A1T9 De gegevens m.b.t. de afwezigheden van de leerlingen verwerken. A1T10 De vereiste documenten bij schoolverandering opmaken en verzenden. A1T11 Het getuigschrift of attest basisonderwijs voor de rechthebbende leerlingen opmaken. A1T12 Het proces verbaal van de getuigschriften basisonderwijs opmaken en klasseren. A1T13 Op verzoek van de directeur, andere formulieren en attesten opmaken voor leerlingen of oud-leerlingen. A1T14 Het leerlingenvervoer administratief verwerken en opvolgen. A1T15 Het leerlingenvervoer bij allerhande uitstappen of buitenschoolse activiteiten mee organiseren.
A.2: De personeelsadministratie uitvoeren
Opmerking
A2T1 De personeelsgegevens van nieuwe collega's via het softwareprogramma invoeren. A2T2 De personeelsgegevens elektronisch up to date houden. A2T3 De personeelsdossiers bijhouden. A2T4 In opdracht van de directeur externe instanties tijdig van de correcte personeelsgegevens voorzien. A2T5 Op vraag van de directeur,de noodzakelijke formulieren voor de personeelsleden in het kader van het decreet rechtspositie opmaken. A2T6 Het personeelsarchief bijhouden. A2T7 In opdracht van de directeur de loonstaten voor contractuele personeelsleden opmaken en doorsturen naar het sociaal secretariaat. A2T8 De maandelijkse weddenlistings en loonfiches controleren. A2T9 Voor wat betreft het werkgeversgedeelte de personeelsdossiers in het kader van pensioen, zwangerschap, arbeidsongeval, fietsvergoeding,…opmaken en opvolgen. A2T10 Na overleg met de directeur de BaO- of BKL-formulieren invullen en doorsturen. A2T11 De dienstbrieven en de gegevens m.b.t. het lestijdenpakket vergelijken met de doorgestuurde gegevens. A2T12 De noodzakelijke gegevens aan de centrale administratie van de scholengemeenschap doorgeven.
A.3: De financiële administratie uitvoeren
Opmerking
A3T1 Op regelmatige tijdstippen de facturen voor de leerlingen opmaken, naar de ouders verzenden en opvolgen. A3T2 Onder leiding van de directeur de boekhouding van de school verzorgen. A3T3 In opdracht van de directeur of het schoolbestuur betalingen vanuit de werkingsmiddelen of vanuit de eigen middelen uitvoeren. A3T4 Het correct gebruik van de maximumfactuur naar de ouders opvolgen. A3T5 De nodige bankverrichtingen uitvoeren: o.a.. cash geld storten en/of afhalen, uittreksels opvolgen…
A.4: De interne communicatie ondersteunen A4T1 Ouders, leerlingen en personeel op een correcte manier te woord staan. A4T2 Nieuwe ouders de afgesproken informatie bezorgen wanneer zij informatie over de school inwinnen. A4T3 Bij de inschrijving van nieuwe leerlingen logistieke en administratieve ondersteuning bieden. A4T4 In afspraak met de directeur de nodige informatie verspreiden naar leerkrachten en leerlingen. A4T5 Leerlinggebonden signalen zoals pesten en problematische afwezigheden,…melden. A4T6 Op vraag van de personeelsleden toelichtingen geven bij de administratieve verwerking van hun persoonlijk dossier. A4T7 Het schoolbestuur, op eigen vraag of in afspraak met de directeur correcte informatie verstrekken. A4T8 Informatie voor de schoolwebsite voorbereiden en up to date houden. A4T9 Actief meewerken aan de communicatie binnen de scholengemeenschap. SG De Parel: Functiebeschrijving ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
Opmerking
A.5: De externe communicatie ondersteunen
Opmerking
A5T1 Bezoekers (o.a. vertegenwoordigers) onthalen en hen doorverwijzen naar de passende personen. A5T2 Telefonische oproepen correct behandelen (zelf behandelen en doorverwijzen). A5T3 Correcte professionele contacten onderhouden met de verantwoordelijke ambtenaar van het werkstation waarmee de school verbonden is. A5T4 Binnenkomende e-mails, conform de interne afspraken, adequaat behandelen. A5T5 Postverrichtingen uitvoeren: o.a. de binnenkomende post sorteren, post versturen, pakketten afhalen/ontvangen...
A.6: Andere administratief medewerkers en of stagiairs begeleiden
Opmerking
A6T1 Nieuwe collega-administratief medewerkers ondersteunen bij de uitoefening van hun taak. A6T2 Stagiairs begeleiden in het kader van hun opleiding als administratief medewerker.
A.7: De directeur in zijn beleidstaken ondersteunen
Opmerking
A7T1 In samenspraak met de directeur de aanwendingsmogelijkheden van het lestijdenpakket voorbereiden. A7T2 Om de dossiers tijdelijke aanstelling van doorlopende duur, vacantverklaring en vaste benoeming correct te kunnen uitvoeren, de nodige administratieve info voor de directeur opzoeken en verzamelen. A7T3 Aanvragen voor korte vervangingen doorsturen naar de beheerder van de vervangingseenheden en het dossier korte vervangingen opvolgen door het contingent vervangingseenheden bij te houden. A7T4 Het convenant in het kader van de korte vervanging in de eigen school administratief toepassen. A7T5 Prijsoffertes opvragen, prijzen vergelijken en mogelijke leveranciers zoeken. A7T6 In samenspraak met de directeur de verzekeringsadministratie uitvoeren. A7T7 De sollicitatiedatabank binnen de school/scholengemeenschap bijhouden en de directie de noodzakelijke informatie bezorgen. A7T8 Op vraag van de directeur de nodige documenten voorbereiden in functie van de schooldoorlichting en/of het bezoek van de verificateur. A7T9 De lln.-gegevens die op niveau van de scholengemeenschap relevant zijn,ter beschikking stellen van de coördinerend directeur.
A.8: De directeur logistiek ondersteunen bij de schoolorganisatorische en pedagogische taken Opmerking A8T1 In overleg met de directeur logistieke ondersteuning bieden bij activiteiten georganiseerd door de school. A8T2 Op verzoek van de directeur of het schoolbestuur bestellingen plaatsen. A8T3 Controle uitoefenen op de geleverde bestellingen en de leveranciers indien nodig contacteren. A8T4 De gemaakte afspraken rond het afsluiten van lokalen naleven. A8T5 De inventaris van benodigdheden op schoolniveau bijhouden en na samenspraak met de directeur aanvullen. A8T6 Regelmatige de inhoud van het EHBO-kastje controleren. A8T7 In samenspraak met de directeur het EHBO-kastje aanvullen. A8T8 past elementaire EHBO toe bij een kind dat zich verwond heeft. A8T9 De inventaris van het didactisch materaal en het schoolmateriaal op schoolniveau opmaken en bijhouden.
B. SPECIFIEKE BEROEPSCOMPETENTIES VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER De administratief medewerker: AC1-1 beheerst de administratieve ict-toepassingen die specifiek zijn voor de uitoefening van zijn taak. AC1-2 beheerst elementaire onderwijsregelgeving om de eigen taak goed te kunnen uitvoeren. AC1-3 kan vlot de technische apparaten van het schoolsecretariaat bedienen zoals computer, telefoon, fax, modem, kopieermachine, printer, scanner e.a. AC1-4 communiceert intern en met externen in een vlotte en beschaafde taal. AC1-5 kan goed verstaanbare schriftelijke boodschappen in een correcte spelling opstellen. AC1-6 kan op een vlotte manier informatie opzoeken in de passende informatiebronnen, waaronder het Internet. AC1-7 beheerst de basisprocedures van de schoolboekhouding. AC1-8 is vaardig in het onthaal van schoolbezoekers. AC1-9 kan eenvoudige boodschappen in één van de andere landstalen of in het Engels begrijpen en beantwoorden.
SG De Parel: Functiebeschrijving ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
Opmerking
C. ALGEMENE BEROEPSATTITUDES VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER De administratief medewerker: AC2-1 is communicatievaardig en kan goed samenwerken met het personeel van de school, de directeur en het schoolbestuur. AC2-2 werkt nauwgezet, ordelijk en stipt. AC2-3 gaat in het kader van het ambtsgeheim discreet om met de informatie over leerlingen, over personeelsleden en over de school als organisatie. AC2-4 kan zich met het oog op de efficiënte dienstverlening flexibel aanpassen aan wisselende werkomstandigheden. AC2-5 toont zin voor initiatief. Hij kan vooruit denken en stappen ondernemen om het werk efficiënter te laten verlopen. AC2-6 is gericht op 'leren' op professioneel vlak. AC2-7 respecteert de verschillende verantwoordelijkheden van, en de hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende geledingen binnen de school en de scholengemeenschap. AC2-8 is loyaal ten opzichte van de doelstellingen die de school voor haar werking vooropstelt en ten aanzien van de daarbij aansluitende algemene werkafspraken. AC2-9 werkt en denkt actief mee. Hij werkt systematisch, dat betekent o.a. dat hij prioriteiten kan stellen. AC2-10 draagt bij tot het positief imago van de school. Dat betekent ondermeer dat hij positief is ingesteld.
SG De Parel: Functiebeschrijving ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
Opmerking
Opmerkingen, verduidelijkingen, aanvullingen.... Nr.
Inhoud
Datum
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
........
.............................................................................................................................................................................
.......................
Handtekening eerste evaluator,
Voor kennisname, Handtekening personeelslid,
SG De Parel: Functiebeschrijving ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
