RESULTAATSGERICHTE FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER PERSONEEL EN ORGANISATIE

RESULTAATSGERICHTE FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER PERSONEEL EN ORGANISATIE 1. NAAM VAN DE FUNCTIE ADMINISTRATIEVE MEDEWERKER PERSONEEL EN ORGANISATIE

2. FUNCTIE-OMGEVING Afdeling: Personeel en Organisatie Naam functionaris: Rapporteert aan: Diensthoofd Personeelsmanagement

3. DOEL VAN DE FUNCTIE - De administratieve medewerker Personeel en Organisatie biedt een kwaliteitsvolle en klantvriendelijke administratieve dienstverlening op het domein van Personeel en Organisatie. - De administratieve medewerker Personeel en Organisatie geeft ondersteuning aan de realisatie van de HR-processen gedefinieerd in het beleidsplan.

4. VOORNAAMSTE KLANTEN Diensthoofd Personeelsmanagement Collega’s dienst Personeel en Organisatie Alle medewerkers van het OCMW Externe leveranciers/organisaties

Intern/extern intern

extern

Persoon/dienst Diensthoofd Personeelsmanage ment Collega’s dienst Personeel en Organisatie Alle medewerkers OCMW Medewerkers Stad Geraardsbergen/ externe organisaties Externe leveranciers HR services

Omschrijving dagelijkse samenwerking, werkoverleg, informatie-uitwisseling, rapportering dagelijkse samenwerking, werkoverleg, informatie-uitwisseling informatie-uitwisseling informatie-uitwisseling

informatie en gegevensuitwisseling, samenwerking

5. RESULTAATSGEBIEDEN 5.1. Resultaatsgebied: FINANCIELE PERSONEELSADMINISTRATIE.

Verwerking van financiële en administratieve gegevens ten einde een accurate uitbetaling van lonen en wedden te realiseren.

Kerntaken:  Verwerking afwezigheden  Verwerking + updaten personeelsdata in database noodzakelijk voor correcte verloning (anciënniteiten, doorschalingen, wijzigingen rekeningnr/gezinstoestand, …)  Verwerking data tijdsregistratie

VERANTWOORDELIJKHEID? Beslissend Uitvoerend: uitvoerend administratief werk Adviserend 5.2. Resultaatsgebied: PERSONEELSADMINISTRATIE

De verwerking van de personeelsadministratie ten einde een efficiënt databeheer van instroom, doorstroom en uitstroom continu beschikbaar te hebben, inclusief beschikbaarheid van individuele personeelsdossiers.

Kerntaken:  Databeheer van instroom nieuwe medewerkers  Verwerking van de contracten  Opmaken van ontwerpnotulen  Praktische ondersteuning bieden bij de behandeling van de sollicitatiedossiers  Informatie beheren over de nieuwe relevante wetgevingen zodat men deze kan toepassen

VERANTWOORDELIJKHEID? Beslissend Uitvoerend: uitvoerend Adviseren 5.3. Resultaatsgebied: COMPETENTIEMANAGEMENT

De ondersteuning van het gevoerde competentiemanagement aan de hand van een efficiënte vormingsadministratie.

Kerntaken:  Administratief beheer van vorming, training en opleiding van medewerkers  Administratieve verwerking van betalingen voor VTO  Praktische ondersteuning bij de organisatie van vormingen

VERANTWOORDELIJKHEID? Beslissend Uitvoerend: uitvoerend Adviserend 5.4. Resultaatsgebied: DATABEHEER

Beschikbaar stellen van administratieve informatie ten einde te komen tot een efficiënt databeheer en de onmiddellijke beschikbaarheid van administratieve gegevens.

Kerntaken:  Instaan voor een efficiënt en permanent klassement van personeelsgegevens  Registratie van administratieve gegevens in data software  Opzoeken van gegevens  Controle, correctie en vervollediging van administratieve gegevens  Administratieve gegevens doorgeven naar de nodige personen en/of instanties



Kritisch bewaken van de efficiëntie van het huidige databeheer

VERANTWOORDELIJKHEID Beslissend Uitvoerend: uitvoerend Adviserend 5.5. Resultaatsgebied: INFORMATIEVERLENING

Verlening van informatie aan de personeelsleden, teneinde alle medewerkers die vragende partij zijn, op de hoogte te kunnen houden van hun persoonlijk dossier en van het beleid.

Kerntaken:  Zorgen voor een klantvriendelijk onthaal en antwoorden verlenen aan interne medewerkers en externen die zich op de dienst aanbieden  Beantwoorden van telefoonoproepen, mails en brieven conform de geldende huisstijl en richtlijnen  Zich op de hoogte houden van aanpassingen en veranderingen in de rechtspositieregeling en het beleid zodat men correcte informatie kan verschaffen  Informatie uitwisselen met andere diensten en externen VERANTWOORDELIJKHEID Beslissend Uitvoerend: uitvoerend Adviserend 5.6. Resultaatsgebied: ONDERSTEUNING HR-PROCESSEN

Bieden van ondersteuning bij de ontwikkeling van HR-processen (HR communicatie, eHRM), teneinde de verwezenlijking van het HR-beleidsplan mee mogelijk te maken.

Kerntaken:     

Kennis vergaren en ontwikkelen over de processen, om mee te kunnen werken aan het realiseren van de HR doelstellingen Informatie documenteren over de huidige werking ter ondersteuning van het hertekenen van de huidige procedures Kritische reflectie over de huidige HR processen en de doelstellingen Praktische hulp bieden bij de uitvoering van de processen Deelnemen aan interne vergaderingen en overleggen met collega’s om tot een positieve werksfeer te komen. Samen tekorten en problemen rondom de werking van

de eigen dienst en de andere diensten detecteren, en proactief mogelijke oplossingen voorstellen

VERANTWOORDELIJKHEID Beslissend Uitvoerend: uitvoerend Adviserend