Medewerker personeel & organisatie De Lochting
De Lochting VZW is een bloeiend biologisch tuinbouwbedrijf binnen de sociale economie. De activiteiten bestaan vooral uit biologische tuinbouw, groenonderhoud, zwerfvuil en groente- en fruitpakketten. De Lochting VZW bestaat uit twee vestigingen: Izegem en Roeselare. In totaliteit werken zo’n 130 medewerkers in de organisatie waarvan een 50-tal op de payroll van de VZW. Deze tijdelijke medewerker personeel & organisatie werkt binnen de VZW maar wordt tewerkgesteld door Stad Roeselare.
Graad B1-B3
Doel van de functie Fungeren als dossierbeheerder en aanspreekpunt van de medewerkers van De Lochting door de personeels- en loonadministratie uit te voeren van a tot z. Vervullen van taken op vlak van preventie en ondersteuning van personeelsvergaderingen.
Plaats in de organisatie Rapporteert aan de directeur personeel, organisatie en financiën De Lochting
Resultaatsgebieden Resultaatsgebied 1 Nauwgezet opvolgen en beheren van de volledige personeels- en loonadministratie als dossierbeheerder van één of meerdere diensten.
• Bij nieuwe medewerkers alle nodige administratieve zaken afhandelen die hierbij komen kijken zoals het opnemen in het personeelsbestand en de prikklok, loondossier opstarten, berekening verlof, opvragen van specifieke formulieren en doorsturen naar de bevoegde instanties enz …;
• Betrokken leidinggevenden opvolgen in het volbrengen van evaluaties en/of bij einde contract van hun medewerkers
• Opstellen van de diverse soorten arbeidsovereenkomsten volgens de geldende regelgevingen en opvolgen van contracten die ten einde lopen + administratief afhandelen (d.i. nieuwe contracten en beslissingen opmaken);
• Opmaken van allerhande beslissingen (bvb. voor aanvragen tot verminderd werken, onbetaald verlof, verlof om dwingende reden enz.), alsook de beslissing mededelen aan de betrokkene;
• Alle wijzigingen in de tewerkstelling die een impact hebben op de verloning van personeelsleden tijdig, volledig en correct oplijsten en maandelijks doorgeven aan het sociaal secretariaat met als doel een correcte loonsverwerking te garanderen;
• Na de maandelijkse uitbetaling van de lonen de nodige documenten (vb. vakantieattesten, weddenfiches, …) aan betrokken medewerkers bezorgen en de nodige dossierafwerking verzorgen, voltooien;
• Invullen allerhande sociale documenten zoals C131b, attesten mutualiteit, …;
• Opstarten, opvolgen en afwerken van arbeidsongevallendossiers; • Beheren en indien nodig aanpassen van de prikklok van betrokken medewerkers voor zover dit niet door de leidinggevende zelf kan gebeuren;
• Berekening en herberekening van het jaarlijks verlof naargelang de prestatiebreuk, de prestaties in het vakantiedienstjaar, de leeftijd etc.;
• Bij uitdiensttreding en/of pensionering allerhande praktische zaken opvolgen zoals C4, mogelijkheid tot afscheidsviering te regelen, ...;
Resultaatsgebied 2 Fungeren als aanspreekpunt (telefonisch, per mail, persoonlijk, …) voor de medewerkers uit de diensten waarvan men dossierbeheerder is, en dit m.b.t. alle praktische en inhoudelijke vragen die verband houden met personeels- en loonadministratie.
• Nieuwe medewerkers hun eerste onthaal geven, verwelkomen en praktische info verschaffen evenals medewerkers die uit dienst gaan praktisch begeleiden en informeren bij de uitdiensttreding;
• Toelichting geven aan betrokken medewerker bij allerhande wijzigingen of aanpassingen in hun personeelsdossier;
• Info verstrekken n.a.v. gestelde vragen van medewerkers m.b.t. personeelsmaterie;
• Extra verduidelijking geven (indien nodig) m.b.t. de uitvoering of toepassing van sociale wetgeving, arbeidsongevallen, ...
• Zich proactief tot bij de betrokken diensten begeven op regelmatige basis om een persoonlijke band met de betrokken medewerkers te
creëren maar ook om makkelijker bereikbaar en aanspreekbaar te zijn als dossierbeheerder;
Resultaatsgebied 3 Instaan voor de opmaak en aanlevering van de nodige personeelsrapportage: Opmaken van maandelijkse statistieken omtrent personeelstoestanden.
• Ontwikkelen en opmaken van periodieke (financiële) personeelsrapporten (tov budget, bezetting,…) en hiervoor de nodige data bijhouden.
• Registreren en rapporteren van evoluties in het personeelsbestand. • Berekenen van allerhande statistische gegevens omtrent het personeel (n.a.v. vragen, enquetes enz.).
Resultaatsgebied 4 Als projectleider/specialist fungeren rond bepaalde HR-thema's of onderwerpen van toepassing in de dagelijkse werking van personeel & organisatie, o.a. m.b.t. preventie en welzijn op het werk:
• Invulling geven aan de rol van preventieadviseur niveau 3 en daarvoor de nodige vorming volgen; • Risicoanalyses opstellen die betrekking hebben op het welzijn van de medewerkers en de arbeidsmiddelen; • Adviezen geven aangaande de materies veiligheid, preventie en bescherming op het werk; • Projectmatig HR-thema’s verder uitwerken en implementeren.
Resultaatsgebied 5 Organiseren, faciliteren en opvolgen van personeelsoverleg en – vergaderingen (in voorbereiding op sociaal overleg):
• Inplannen van vergaderingen en logistiek voorbereiden; • Opmaken van verslaggeving en opvolging afspraken;
Functiedoelstellingen Professionele toepassing • Arbeidsreglement • Wet op de arbeidsovereenkomsten • Arbeidstijdwet • Sociale wetgeving • Maatwerkdecreet • Gangbare pc- en softwareprogramma’s (Word, Access, Excel, Outlook,…) • Wetgeving inzake arbeidsongevallen
Kennis van de organisatie en huisstijl
Competentieprofiel WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES ▪ VOORTDUREND VERBETEREN (niveau 2) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van het departement, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. -
Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …). Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (cursussen, collega’s van andere openbare besturen,…). Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk. Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie kunnen worden ingezet. Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen.
▪ KLANTGERICHTHEID (niveau 2) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de rechtmatige behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. -
Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen. Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze. Anticipeert op de vraag, rekening houdend met gewoontes/procedures. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp. Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant.
▪ SAMENWERKEN (niveau 2) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de ploeg/dienst/sectie/organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg -
Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen. Verwijst door indien nodig en/of mogelijk. Vraagt spontaan (en proactief) raad aan anderen.
▪ BETROUWBAARHEID (niveau 2) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en van sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen.
II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk -
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen ‘paraplupolitiek’ toe). Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau. Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen (als de situatie dat vereist). Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken.
INTERPERSOONLIJK GEDRAG ▪ MONDELINGE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID (niveau 2) Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. II. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen -
Richt zich tot zijn gesprekspartner. Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is. Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen. Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet. Past de communicatiewijze aan aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner.
PROBLEEMOPLOSSEND GEDRAG ▪ INITIATIEF (niveau 1) Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) -
Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen. Gaat uit zichzelf achter informatie aan. Ziet werk liggen en gaat over tot actie. Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken. Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen.
▪ FLEXIBEL GEDRAG (niveau 2) De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een vooropgesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen.
II. Past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken -
-
Evalueert kritisch en regelmatig het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen. Reageert alert op informatie die het bijsturen van een gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt de informatie op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven). Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen beter en efficiënter te kunnen bereiken.
PERSOONSGERELATEERD GEDRAG ▪ OMGAAN MET STRESSFACTOREN (niveau 1) Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek.
I. Blijft kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die eigen is aan de functie. -
Reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij wijzigende prioriteiten, bij nieuwe gegevens e.d.. (na overleg!) Blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van verhoogde tijdsdruk of sociale druk, mits een oplossing wordt gezocht (oorzaak). Reageert rustig. Roept de hulp in van een collega (of diensthoofd) bij te hoge druk.
