PERSONEEL EN ORGANISATIE

2012 JAARVERSLAG

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Nathalie Verbeeck, Vicky Verbeeck, Rob Beirens Personeelsverantwoordelijke, Administratief coördinator, ICT–verantwoordelijke Bouwelse Steenweg 52, 2270 Herenthout e-mail: [email protected] Tel.: 014 50 21 81

Jaarverslag 2012 Personeel & Organisatie

September 2013

Pagina 2 van 46


INHOUDSOVERZICHT INHOUDSOVERZICHT .......................................................................................... 3 SAMENVATTING .................................................................................................. 5 INLEIDING ......................................................................................................... 6 GEBRUIKTE AFKORTINGEN ................................................................................. 7 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS ........................................................................... 8 A. Personeel ............................................................................................ 8 A.1 Personeelsbestand .............................................................................. 8 A.1.1. Personeelseffectief ........................................................................... 8 A.1.2. Indeling per niveau .......................................................................... 8 A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/12).......................................... 9 A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/12) ....................................... 10 A.2 Personeelsprestaties ......................................................................... 12 A.2.1. Ziekteverzuim ............................................................................... 12 A.2.1.1. Ziekteverzuimpercentage .......................................................... 12 A.2.1.2. Frequentie van het ziekteverzuim ............................................... 12 A.2.1.3. Gemiddelde duur van het ziekteverzuim ..................................... 13 A.2.1.4. Bradfordfactor ......................................................................... 14 A.2.1.5. Percentage verzuimers ............................................................. 14 A.2.2. Idewe ........................................................................................... 15 A.2.3. Arbeidsongevallen .......................................................................... 15 A.2.4. Controlearts .................................................................................. 15 A.2.5. Vorming ....................................................................................... 15 A.2.6. Teamdag ...................................................................................... 16 A.2.7. Vakbondsoverleg ........................................................................... 16 A.2.7.1. Het onderhandelingscomité ....................................................... 16 A.2.7.2. Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk................ 16 A.2.8. Diensthoofdenoverleg ..................................................................... 16 B. Beleidsmatig werken ........................................................................ 17 B.1 Subsidies ........................................................................................... 17 C. Externe communicatie ...................................................................... 17 D. Interne communicatie....................................................................... 18 D.1 Interne Overlegmomenten ................................................................ 18 D.2 Naslagwerken ................................................................................... 19 E. Patrimonium ..................................................................................... 19 E.1 Technische Dienst.............................................................................. 19 E.2 Landbouwgronden ............................................................................. 19 E.3 Woningen .......................................................................................... 19 E.3.1 Inventaris .................................................................................. 19 E.3.2 Kosten versus opbrengsten .......................................................... 20 E.3.2.1 Doorstroomwoningen (DSW) ...................................................... 21 E.3.2.2 LOI-woningen ........................................................................... 22 E.3.2.3 Sociale woningen ...................................................................... 23 E.3.2.4 Noodwoningen .......................................................................... 24 E.3.2.5 Eigen patrimonium .................................................................... 25 F. Automatisatie ................................................................................... 26 Deel 2. REALISATIES ..................................................................................... 28 2.1 Prioritaire doelstelling 1 ....................................................................... 28 2.2 Prioritaire doelstelling 2 ....................................................................... 30 2.3 Prioritaire doelstelling 3 ....................................................................... 37 2.4 Prioritaire doelstelling 4 ....................................................................... 41 2.5 Prioritaire doelstelling 5 ....................................................................... 42 2.6 Prioritaire doelstelling 6 ....................................................................... 43

September 2013

Pagina 3 van 46


Deel 3. FINANCIËLE VERTALING .................................................................... 44 Deel 4. BESLUIT ............................................................................................ 45 Deel 5. BIJLAGEN .......................................................................................... 46

September 2013

Pagina 4 van 46


SAMENVATTING In het eerste gedeelte van het jaarverslag geven we de objectieve cijfers weer voor het werkjaar 2012. Meest opvallend is dat: 

meer dan de helft van onze medewerkers zijn tewerkgesteld in een tewerkstellingsmaatregel



het ziekteverzuimpercentage in de poetsdienst en vooral de gezinszorg enorm gedaald is (ook de gemiddelde duur van het ziekteverzuim in de gezinszorg)



we 58.250 euro extra projectsubsidies hebben verworven



onze gemeentelijke website een schot in de roos is



de doorstroom- en de sociale woningen winstgevend zijn, maar onze noodwoningen verlieslatend



de helpdesk van de ICT’er op volle toeren draait

In het tweede gedeelte worden de doelstellingen op een rijtje gezet. In 2012 heeft de dienst P & O een onderbezetting gekend waardoor niet alle vooropgestelde doelstellingen zijn behaald. De 4 maanden bevallingsrust van zowel de voltijdse onthaalbediende als de voltijdse boekhouder zijn intern opgevangen door de andere medewerkers van P & O. Bovendien leidde een interne reorganisatie er toe dat de beleidsmedewerker vanaf einde september het team Zorg & Gezondheid ging versterken. Dit had voor de werking van P & O ook grote gevolgen gezien de vrijkomende taken wederom moesten opgevangen worden door de overblijvende leden van P & O.

September 2013

Pagina 5 van 46


INLEIDING Dit jaarverslag probeert een cijfermatig beeld te schetsen van de werking van de dienst P & O over het werkjaar 2012. P & O verleent expertise en ondersteuning aan de andere diensten inzake personeelszaken, interne en externe communicatie, ICT en optimalisatie van de administratie. Deze werking is niet altijd goed te vatten in cijfers. Toch hebben we geprobeerd om in enkele belangrijke cijfers onze werking weer te geven. Wat we echter niet in cijfers kunnen uitdrukken, is de dagdagelijkse inzet van de medewerkers van P & O om een kwaliteitsvolle werkomgeving te creëren waarin doeltreffendheid en efficiëntie centraal staan en elke OCMW-medewerker zijn competenties permanent kan ontwikkelen. Ook als ‘ondersteunende’ dienst zetten we de klant steeds op de eerste plaats en organiseren wij onze werking op een manier dat onze klanten optimaal geholpen worden en de nodige ondersteuning krijgen die ze verdienen.

September 2013

Pagina 6 van 46


GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC:

administratief coördinator

ADM:

Administratie

BBC:

Beleids- en beheerscyclus

Contr:

Contractueel

CPBW:

Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk

DHO:

Diensthoofdenoverleg

DSW:

Doorstroomwoning

Gesco:

Gesubsidieerde contractuele

GZ:

Gezinszorg

IBO:

Initiatief Buitenschoolse Kinderopvang

ICT:

informatica- en communicatietechnologie

i.s.m.:

in samenwerking met

KBS:

Koning Boudewijnstichting

LDC:

lokaal dienstencentrum

LOI:

Lokaal Opvang Initiatief

LSB:

Lokaal Sociaal Beleid

MAT:

Managementteam

NW:

Noodwoning

OC:

Onderhandelingscomité

OCR:

Openbare Computerruimte

OD:

Onderhoudsdiensten (schoonmaak patrimonium en technische dienst)

OD:

Operationele Doelstelling

OM:

overlegmoment

PC:

personal computer

PD:

Poetsdienst

P&O:

Personeel & Organisatie

SD:

Strategische Doelstelling

SW:

Sociale woning

VTE:

voltijds equivalent

VE:

voltijds equivalent

VVSG :

Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten

VZW:

vereniging zonder winstoogmerk

WW-gesco:

Weerwerk gesco

September 2013

Pagina 7 van 46


Deel 1. CIJFERS EN LETTERS A. Personeel A.1 Personeelsbestand A.1.1. Personeelseffectief Op 31/12/12 telde het OCMW een personeelseffectief van 46,18 VE, ingevuld door 69 verschillende personeelsleden waarvan slechts 5 mannen. De daling is voornamelijk te verklaren door de uitdiensttreding van 2 VE art 60’ers in de loop van 2012. 2009 Personeelseffectief in VE # personeelsleden in koppen kkoppen # mannen

44,85 66 4

2010

2011

46,53 68 5

2012

48,68 68 5

46,18 69 5

A.1.2. Indeling per niveau Naargelang het diploma dat je bezit en de functie die je uitoefent, word je betaald op een bepaald niveau: Wettelijke graden: universitair diploma niveau A: universitair diploma

secretaris geen functies

niveau B:

hoger onderwijs korte type

maatschappelijk werker sociaal werker personeelsverantwoordelijke boekhouder beleidsmedewerker administratief coördinator ICT-verantwoordelijke diensthoofd pedagogisch coördinator dienstencentrumverantwoordelijke

niveau C:

secundair onderwijs

technisch medewerker administratief medewerker begeleidster IBO verzorgende animator

niveau D:

geen diploma vereist, tenzij anders vermeld

begeleidster IBO poetsvrouw schoonmaakster pedicure

niveau E:

geen diploma vereist

art 60 § 7

September 2013

Pagina 8 van 46


2010 Schaalniveau A B C D E Totaal

# opdr.

%

1 18 35 31 3 88

1,14% 20,45% 39,77% 35,23% 3,41% 100%

2011

2012

# opdr. % 1 1,20% 21 25,00% 31 36,90% 29 34,52% 2 2,38% 84 100%

# opdr. % 1 1,22% 22 26,83% 29 35,37% 29 35,37% 1 1,22% 82 100%

Onze personeelsleden bevinden zich hoofdzakelijk op B-, C- en D-niveau. Enkel de secretaris is ingeschaald op A-niveau en de art. 60’ers op het E-niveau. Ten opzichte van 2011 zijn er geen noemenswaardige verschuivingen. A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/12) -25j ADM IBO PD GZ OD TOTAAL %

September 2013

25j-35j 1 6

35-45j

1

8 3 1 1

8 11%

13 19%

11 1 3 2 2 19 27%

45-55j 3 7 8 2 2 22 31%

55-65j

TOTAAL 1 5

2 8 11%

23 18 17 6 6 70 100%

Pagina 9 van 46


Meer dan de helft van het personeel van het OCMW situeert zich tussen de leeftijd van 35 en 55 jaar. De administratieve functies worden voornamelijk ingevuld door jongere werknemers tussen 25 en 45 jaar. In de poetsdienst daarentegen vinden we slechts 1 medewerker onder de 35 jaar en zijn de meesten ouder dan 45 jaar. Zo ook in de onderhoudsdienst waar de medewerkers niet jonger zijn dan 35 jaar. In de gezinszorg en het IBO is er eerder een spreiding in leeftijd. A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/12) Statutair ADM IBO PD GZ OD TOTAAL %

Contr.

15 2 2 19 28%

ww-gesco 4

Gesco

Andere* 1

14 4 5 13 19%

14 21%

14

3 3

15 22%

1 7 10%

TOTAAL 20 19 17 6 6 68 100%

* andere: art 60 § 7, activa en doelgroepmedewerkers

September 2013

Pagina 10 van 46


Opvallend is dat slechts 28% van de personeelsopdrachten vastbenoemd is en dat deze functies zich voornamelijk bevinden binnen de administratie. Meer dan de helft van het personeel (53%) is aangesteld in een tewerkstellingsmaatregel (43% gesco + 10% andere). Deze situeren zich hoofdzakelijk in de poetsdienst en buitenschoolse kinderopvang. De vaste benoemingen binnen de gezinszorg zijn uitdovend.

September 2013

Pagina 11 van 46


A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A.2.1.1. Ziekteverzuimpercentage Onder ziekteverzuim verstaan we “de onmogelijkheid van de werknemer om zijn werk te verrichten ten gevolge van ziekte of privé-ongeval”. Dit ziekteverzuim kan variëren in duur, maar een essentiële voorwaarde om van ziekteverzuim te kunnen spreken is dat het verzuim tijdelijk is. Wij maken een onderscheid tussen ziekteverzuim met loonwaarborg en ziekteverzuim zonder. Dit betekent dat we zowel voor arbeiders als bedienden het ziekteverzuim gaan opsplitsen in het verzuim dat minder dan 1 maand duurt, verzuim met een duur van meer dan een maand maar minder dan één jaar, en het ziekteverzuim dat langer dan één jaar duurt. % loonwaarborg

% gn loonwaarborg 2012

% > 1 jaar

TOTAAL

2010

2011

2012

2010

2011

2010

2011

2012

2010

2011

ADM

1,67

2,97

3,39

0,24

1,42

0,63

0,00

0,00

0,00

1,91

4,39

2012 4,02

IBO

6,67

4,66

5,81

4,45

2,02

1,83

0,00

1,95

3,57

11,12

8,63

11,21

PD

1,67

1,62

1,80

3,87

5,12

4,75

5,26

5,26

0,26

10,80

12,00

6,81

GZ

14,01

8,65

9,00

6,49

17,12

2,68

0,00

0,00

0,00

20,50

25,77

11,68

OD

2,06

4,15

2,70

8,49

4,24

2,39

1,89

6,62

8,33

12,44

15,01

13,42

OCMW

4,46

3,80

4,03

3,76

3,56

2,10

1,15

2,54

2,07

9,37

9,90

8,20

Het totale ziekteverzuimpercentage voor het OCMW is gedaald naar 8,20% voor 2012. Dit wil zeggen dat het OCMW-personeel 8% van zijn te presteren tijd afwezig is wegens ziekte. We zien dat enkel de administratieve functies en de poetsdienst lager scoren dan het OCMW-gemiddelde. Buiten de kinderclub kennen alle diensten een daling in het ziekteverzuim, zeker binnen de poetsdienst en de gezinszorg zien we een spectaculaire daling. In de eerste kolom hebben we het percentage voor de ziektes die vallen onder het gewaarborgd inkomen. Hier zijn geen noemenswaardige verschillen tov vorig jaar, enkel de onderhoudsdienst kent een kleine daling. De tweede kolom vertegenwoordigt het ziekteverzuimpercentage voor de ziektes die vallen buiten de periode van gewaarborgd loon, maar minder dan 1 jaar duren. Hier valt op dat het cijfer van de gezinszorg een spectaculaire daling maakt van meer dan 14%. Dit cijfer is voor de onderhoudsdienst gehalveerd. Ook de andere diensten kennen een lichte daling van dit ziekteverzuim. Het percentage van het ziekteverzuim langer dan 1 jaar vinden we in de derde kolom. Tot op heden zijn nog 1 begeleidster en 1 schoonmaakster langer dan 1 jaar afwezig wegens ziekte. A.2.1.2. Frequentie van het ziekteverzuim De frequentie van het ziekteverzuim wordt berekend door een telling te maken van het aantal nieuw begonnen ziekteperiodes in een periode van 1 jaar. Deze frequentie kan zowel voor de verzuimers (werknemers die ziek geweest zijn in het jaar) als voor de totale populatie (werknemers die ziek zijn geweest én zij die niet ziek zijn geweest).

September 2013

Pagina 12 van 46


Frequentie op verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2010 1,87 2,89 2,46 3,11 2,86 2,59

2011 3,05 2,61 2,20 4,00 2,45 2,86

Frequentie op totale populatie

2012 2,19 2,94 2,55 4,67 3,38 2,94

2010 1,27 2,89 1,78 3,11 2,00 2,09

2011 2,76 2,35 1,83 4,00 2,08 2,52

2012 2,00 2,79 1,56 4,67 3,00 2,49

De frequentie van het ziekteverzuim ligt voor de verzuimers van het OCMW op 2,94. Dit betekent dat een verzuimer gemiddeld bijna 3 keer ziek is geweest in 2012. Als we de diensten afzonderlijk bekijken, zien we dat een verzorgende zich het meest ziek meldt (gemiddeld bijna 5 keer) en een administratieve functie het minst (gemiddeld 2,2 keer). Enkel bij de administratie zien we een daling van de frequentie. De frequentie van het ziekteverzuim voor de totale populatie van het OCMW ligt op 2,49. Dit wil zeggen dat een werknemer van het OCMW in 2012 gemiddeld 2,49 keer ziek is geweest en is quasi hetzelfde als in 2011. In de dienst gezinszorg ligt de frequentie veruit het hoogst, in de poetsdienst het laagst. Als we beide cijfers met elkaar vergelijken valt op dat voor de dienst gezinszorg beide frequenties gelijk zijn. Dit wil zeggen dat van deze dienst élke werknemer ziek is geweest. Bij de poetsdienst ligt deze verder uit elkaar wat wil zeggen dat toch een aantal poetsvrouwen zich in 2012 niet ziek gemeld hebben. A.2.1.3. Gemiddelde duur van het ziekteverzuim De gemiddelde duur van het ziekteverzuim is naast de frequentie van het ziekteverzuim ook een indicatie van de ernst van het verzuim. Het geeft echter wel enkel een indicatie over het feit of de ziekteperiodes gemiddeld eerder kort of eerder langdurig zijn. Deze gemiddelde ziekteduur bij afwezigheid berekenen we enkel voor de verzuimers en is uitgedrukt in kalenderdagen. Gemiddelde duur ziekteverzuim

ADM IBO PD GZ OD OCMW

2010

2011

2012

6,25 13,02 22,88 25,43 25,20 17,42

3,86 16,36 16,21 22,83 18,11 13,57

6,24 17,60 15,29 8,79 20,96 13,52

Gecorrigeerd 2010*

Gecorrigeerd 2011*

Gecorrigeerd 2012*

6,25 13,02 11,84 25,43 7,53 13,12

3,86 8,78 16,21 22,83 4,77 9,81

6,24 10,90 15,29 8,79 7,69 9,60

* personeelsleden die heel het jaar ziek zijn geweest worden hier uitgefilterd

Indien een personeelslid van het OCMW in 2012 ziek is geweest, was zijn gemiddelde duur van afwezigheid 13,52 dagen. Gecorrigeerd komen we op een gemiddelde duur van 9,60 dagen. Dit is een lichte daling ten opzicht van 2011. In de administratie is de gemiddelde duur sterk gestegen tot 6,24 dagen. Dit komt door langdurige afwezigheid van 2 medewerkers. In de gezinszorg zien we een heel sterke daling tot 8,79 dagen dat zelfs onder het OCMW-gemiddelde uitkomt. De Kinderclub, de poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren boven het gemiddelde. Dit komt doordat zowel in de Kinderclub als de onderhoudsdienst een medewerker een volledig jaar ziek is geweest. In de poetsdienst betreft het een langdurige afwezigheid van 3 poetsvrouwen. Volgens het gecorrigeerde cijfer scoren de poetsdienst en de Kinderclub boven het gemiddelde. In de Kinderclub is dit voornamelijk te wijten aan de afwezigheid van één begeleidster van 4 maanden, in de poetsdienst door de ziekte van 3 poetsvrouwen voor 3 à 4 maanden. September 2013

Pagina 13 van 46


A.2.1.4. Bradfordfactor De Bradfordfactor geeft een indicatie van de mate van verstoring die een bepaalde medewerker teweegbrengt door zijn ziekteverzuim. Hoe frequenter iemand uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt hiermee om te gaan. Medewerkers met eenzelfde aantal dagen ziekte en eenzelfde ziekteverzuimpercentage kunnen dus toch een verschillende storingsquotatie krijgen. Een gemiddelde Bradfordfactor kan over de ganse populatie berekend worden, of enkel over de ziekteverzuimers. Bradford verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2010 77,11 276,22 306,36 1.302,50 200,25 355,40

2011 308,88 339,10 182,27 1.186,5 159,27 329,49

2012 129,43 537,22 844,45 1.994,83 1.010,88 652,08

Bradford populatie 2010 55,52 276,22 225,74 1.302,50 145,64 300,44

2011 286,00 317,23 151,89 1.186,5 134,77 298,27

2012 118,17 508,95 516,06 1.994,83 898,56 556,44

Een verzuimer in het OCMW heeft gemiddeld een Bradfordfactor van 652,08. Een werknemer van het OCMW heeft een gemiddelde Bradfordfactor van 556,44. De administratie scoort zeer laag, de gezinszorg zeer hoog voor zowel de factor bij de verzuimers als bij de werknemers. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg de werkzaamheden erger zullen gestoord worden dan in de administratie. Alle diensten behalve de administratie zijn gestegen t.o.v. 2011. In de onderhoudsdienst is dit voornamelijk te wijten aan het frequent ziek melden van 2 schoonmaaksters, in de poetsdienst door het frequent ziek melden van 1 poetsvrouw. Als we de Bradfordfactor bekijken over gans het personeelsbestand, merken we dat deze in de gezinszorg hetzelfde is voor verzuimers als voor populatie. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg àlle personeelsleden ziek zijn geweest. De factor is ook vrij hoog wat er op wijst dat de frequentie van ziek te melden in deze dienst hoog ligt. De gezinszorg en de onderhoudsdienst scoren boven het OCMW-gemiddelde.

A.2.1.5. Percentage verzuimers Percentage verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2010 72,00 100,00 73,68 100,00 72,73 84,54

2011 92,59 93,55 83,33 100,00 84,62 90,53

2012 91,30 94,74 61,11 100,00 88,89 85,30

Het percentage van verzuimers voor gans het OCMW is 85,30%. Dit wil zeggen dat 85% van ons personeel zich minstens 1x per jaar ziek meldt, voor de gezinszorg zijn dat zelfs álle verzorgenden. Enkel de poetsdienst scoort ver onder het gemiddelde en is ook sterk gedaald ten opzichte van 2011. T.o.v. vorig jaar is het percentage van verzuimers in het OCMW gedaald.

September 2013

Pagina 14 van 46


A.2.2. Idewe In 2012 werden 61 preventieve medische onderzoeken verricht. De bedrijfsarts heeft een bedrijfsbezoek gebracht op 10/10/12. Hij maakt tevens deel uit van het comité P.B.W. (preventie en bescherming op het werk) (zie later). A.2.3. Arbeidsongevallen Het aantal arbeidsongevallen in: 2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

# AO 2 7 1 4 2 6 3 1 # dagen 178 133 16 63 verlet In 2012 telden we slechts 1 arbeidsongeval waarbij er 63 werkelijk verloren kalenderdagen genoteerd werden. Merken we op dat het aantal arbeidsongevallen de laatste 2 jaar opeenvolgend is gedaald, maar dat het laatste ongeval wel meerdere kalenderdagen verlet kende. A.2.4. Controlearts In 2012 hebben we 3 keer een controlearts gestuurd. De afwezigheden waren gewettigd. A.2.5. Vorming In 2012 heeft de vorming € 8.416,86 gekost voor 1.286u (in 2011 was dit € 10.225,38 voor 1.009,5u). # uren vorming ADM IBO PD GZ OD TOTAAL

542 545 84 105 10 1.286

# cursisten

# uren/cursist

19 14 14 6 3 56

28,5 39 6 17,5 3 23

kost

kost/cursist

5.526,08 1.162,50 937,28 791,00 0,00 8.416,86

290,85 83,04 66,95 131,83 0,00 150,30

De kosten voor vorming zijn het hoogste voor het administratief personeel, dit is ook logisch aangezien deze functies regelmatig opleidingen dienen te volgen omtrent wetgeving, softwarepakketten, … die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de job. De begeleidsters hebben enkel de dag van de Kempense Begeleiding gevolgd, de vormingskosten en gevolgde uren zijn voornamelijk van de opleidingen Jeugd- en gehandicaptenzorg en orthopedagogie van de 2 doelgroepmedewerkers. De poetsdienst heeft enkel de opleiding ‘Krachtgericht zorg verlenen aan mensen in armoede’ gevolgd die wij intern hadden georganiseerd. De vorming van de gezinszorg wordt regionaal via WZK georganiseerd. Elke verzorgende heeft 3 vormingsdagen genoten in 2012. De 2 technisch medewerkers en de schoonmaakster van de onderhoudsdienst hebben enkel de vorming ‘begeleiden van art 60§7’ gevolgd die intern georganiseerd werd door de tewerkstellingsdienst van ISOM.

September 2013

Pagina 15 van 46


A.2.6. Teamdag Op 08/06/12 vond de eerste gezamenlijke teamdag voor gemeente- en OCMW-personeel plaats binnen het project ‘Het Herenthuis in beweging’. Onze medewerkers hadden de keuze uit verschillende workshops waarbij beweging en gezonde voeding centraal stonden. ’s Avonds werd de sportieve dag afgesloten met de wokmobiel. 2008 Kostprijs

€ 1.583,76

2009 € 1.341,00

2010 € 2.002,04

2011 Geen teamdag

2012 1.406,46*

*aandeel OCMW (totale kostprijs was 2.812,92 euro)

A.2.7. Vakbondsoverleg In elke gemeente dient een vakbondsoverleg aanwezig te zijn. Deze bestaat uit een Onderhandelingscomité en een Bijzonder Overlegcomité ofte Comité voor Preventie en Bescherming op het werk (CPBW). A.2.7.1. Het onderhandelingscomité Over elke wijziging betreffende de arbeidsvoorwaarden dient in dit comité overleg gepleegd te worden. In 2012 heeft het OC 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - functie- en competentieprofiel begeleider - aanpassingen aan de rechtspositieregeling - aanpassingen aan het arbeidsreglement - reorganisatie regionale dienst gezinszorg en detachering verzorgenden A.2.7.2. Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk Dit comité heeft als opdracht adviezen uit te brengen en voorstellen te formuleren omtrent het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, omtrent het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan opgesteld door de werkgever, de wijzigingen, de uitvoering en de resultaten ervan. In 2012 heeft het CPBW 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - agressiebeleid - periodiek verslag van de activiteiten van de interne dienst PBW

A.2.8. Diensthoofdenoverleg Op regelmatige basis (+/- om de 2 maanden) is er een overleg tussen de 3 diensthoofden met de personeelsverantwoordelijke als moderator. Het doel van dit overleg is dat diensthoofden elkaar inspireren en ervaringen uitwisselen, voornamelijk rond personeelskwesties. In 2012 zijn er 7 vergaderingen geweest. Enkele behandelde agendapunten: - PSH-netwerk (psychosociaal hulpverleningsnetwerk) - toekomst klus- en verhuisdienst - infosessie pensioenen

September 2013

Pagina 16 van 46


B. Beleidsmatig werken B.1 Subsidies Aantal aanvragen ingediend en goedgekeurd: Aanvraag in 2012 KBS: dementievriendelijke gemeente KBS: dementievriendelijke gemeente: fotowedstrijd Plattelandsontwikkeling: Gezond en actief ouder worden op het platteland Provincie Antwerpen: wervingscampagne vrijwilligers: Hoppieburger Lokale kinderarmoedebestrijding KBS: (Fevia Fonds): Iedereen warm voor suikerarm KBS (Armoedefonds): Buddyproject SEL Kempen: thuiszorgondersteunende projecten Nationale Loterij: creatie-renovatie noodwoning

Subsidies toegekend Niet toegekend

Bekendmaking/uitvoering 19/10/2012

Niet toegekend Niet toegekend € 1.000

Niet toegekend Niet toegekend

/  Preventieve huisbezoeken  Aankoop aangepast vervoer werving vrijwilligers Speelpleinwerking voorschoolse occasionele opvang /

Niet toegekend € 1.000 € 56.250

/ Dementievriendelijk Herenthout: interactieve tentoonstelling Renovatie Nijlense Steenweg 53

C. Externe communicatie Gemeentenieuws In het gemeentenieuws van 2012 verschenen 49 artikels van het OCMW: Aantal artikels Loket

2009

2010

2011

2012

Sociale Dienst Zorg & Gezondheid Kids & co Totaal

9 16 9 34

11 18 11 40

9 18 13 40

15 21 13 49

Website In januari 2012 werd de nieuwe gemeentelijke website gelanceerd. Sindsdien zijn we begonnen met het registreren van diverse statistieken over de bezoekers van onze website. Wat # bezoeken # Unieke bezoekers # Paginaweergaven Gemiddeld # pagina's / bezoek # gebruikers e-loket September 2013

2012 51.624 28.017 156.963 3,04 151 Pagina 17 van 46


De volgende pagina's (van het OCMW) werden het meeste bezocht: Pagina /KidsCo /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang/deKinderclub /ZorgGezondheid/dienstencentrumHuisDriane /SocialeDienst /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang /ZorgGezondheid /KidsCo/infoOverKinderopvang /SocialeDienst/budgethulpverlening /ZorgGezondheid/serviceflats /SocialeDienst/socialeAdministratie /SocialeDienst/financieleSteun /SocialeDienst/tewerkstelling /ZorgGezondheid/gezondheid/wachtdiensten /ZorgGezondheid/gezondheid /KidsCo/beleidEnInspraak /ZorgGezondheid/gezondheid /Bestuur/zittingen/ocmwraad /KidsCo/opvoedingsondersteuning /SocialeDienst/hulpBijWonen /SocialeDienst/rechtshulp

# weergaven 1.276 910 751 731 725 558 494 361 341 337 307 272 257 256 243 239 224 221 207 187

D. Interne communicatie D.1 Interne Overlegmomenten Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende interne overlegmomenten: Aantal OM’s Aantal MAT’s Werkgroep onthaalbedienden Herenthuis Stuurgroep lokaal sociaal beleid

2008

2009

2010

2011

2012

23 10 / /

16 10 7 7

10 12 3 3

10 11 3 2

10 8 1 0

Het Overlegmoment (OM) is een infomoment op dinsdagmorgen. Het is bedoeld om binnen het OCMW het reilen en zeilen van de verschillende diensten aan de andere diensten bekend te maken. Vanaf het in dienst treden van de administratief coördinator (AC), bereidt de AC de agenda voor en leidt ze deze vergaderingen. Tot op heden wordt dit overlegmoment nog steeds door iedereen ervaren als zeer nuttig en informatief. Het managementteam (MAT) is het adviserend orgaan naar de Raad toe. De diensthoofden, de personeelsverantwoordelijke, de administratief coördinator en de financieel beheerder zetelen in het MAT. De secretaris is de voorzitter van het MAT. De voorzitter zetelt in het MAT met adviserende stem. Het MAT behandelt alle belangrijke beleidsthema’s binnen het OCMW (budgetten, tevredenheidsonderzoeken, visieteksten, globale personeelszaken, …). De werkgroep onthaalbedienden wordt sinds het najaar van 2012 bijeengebracht door de communicatieambtenaar van de gemeente. De doelstelling van dit overleg is om optimale afstemming te bekomen tussen de 6 loketten van het Herenthuis. De stuurgroep Lokaal Sociaal Beleid is in 2012 niet meer samen geweest. September 2013

Pagina 18 van 46


D.2 Naslagwerken De OCMW-bib omvatte in 2009-2012 het volgende: Aantal

Kostprijs

‘09

‘10

‘11

‘12

42

12

11

11

808,18

680,24

494,63

407,91

2

2

2

2

518,00

531,00

546,00

558,00

Naslagwerken

18

17

17

16

4.954,54

4.678,27

4.582,45

4.248,87

Abonnementen tijdschriften

35

34

19

16

3.334,04

3.460,97

2.536,92

2.511,98

2

5

1

2

1.069,26

1.043,20

1.026,56

847,26

10.684,02 10.393,68

9.186,56

8.574,02

Nieuwe handboeken Abonnementen kranten

Andere TOTAAL

99

70

50

47

2009

2010

2011

2012

Sinds 2009 worden jaarlijks de naslagwerken en tijdschriften waarop het OCMW geabonneerd is onder de loep genomen. Op het Overlegmoment worden deze systematisch besproken: welke worden nog gebruikt, welke zijn nuttig, welke kunnen opgezegd worden, van welke kan het aantal abonnementen gereduceerd worden, …?

E. Patrimonium E.1 Technische Dienst Onze technische dienst heeft in 2012 zijn handen goed vol gehad met de drukke dagelijkse werking, het onderhoud van het ganse patrimonium en enkele projecten, waaronder de verhuis van Kids & co, de start van de renovatiewerken aan Kloosterstraat 3-5 en de start van de creatie van de noodwoning Koestraat 47b. Bovendien is 1 medewerker halftijds gaan werken vanaf 1 januari 2012 en heeft 1 medewerker gedurende 3 maanden 1/5 loopbaanonderbreking genomen. De bezetting was dus maar minimaal met nog geen 1,5 VTE (2 VTE in kader voorzien). E.2 Landbouwgronden Het OCMW heeft 39 landbouwgronden in eigendom, goed voor een totale oppervlakte van 27ha 31a 73ca. In 2012 is er niets gewijzigd aan deze inventaris. 4 landbouwgronden zijn in 2012 wel vrij van pacht gekomen door het overlijden van de pachter. In de loop van 2013 wordt beslist wat er met de gronden zal gebeuren. E.3 Woningen E.3.1 Inventaris Doornboompad 5+5a: de eigenaar plande in 2011 en 2012 aanpassingswerken aan de woningen waardoor een door het Vast Bureau goedgekeurde gefaseerde huurverhoging van 500,76 € naar 670,00 € voor beide woningen samen werd doorgevoerd in 2011. De laatste renovatiewerken vonden plaats in 2012 waardoor nog eens een huurverhoging naar 700,00 € is gebeurd. Kloosterstraat 3+3a+5+5a: het OCMW gaf de opzeg aan de huurder van nr. 3a dat half januari 2013 vrij kwam. Einde 2012 is gestart met de renovatiewerken van het ganse gebouw met als eerste fase de renovatie van het dak. Dit brengt het woningenbestand van het OCMW op 31/12/2012 op het volgende:

September 2013

Pagina 19 van 46


Adres

Aard

Astridlaan 7 Bergense Steenweg 36* Doornboompad 5 Doornboompad 5a Itegemse Steenweg 67 Kloosterstraat 3 Kloosterstraat 3a Kloosterstraat 5 Kloosterstraat 5a Koestraat 45 Koestraat 45a Koestraat 47 Koestraat 47a Koestraat 49 Molenstraat 15 Molenstraat 17 Molenstraat 17a Molenstraat 32a Nijlense Steenweg 53 Nijlense Steenweg 137 Schoetersstraat 30

Woning Woning Woning Woning Woning Appartement Appartement Appartement Appartement Woning Woning Woning Studio Woning Studio Studio Studio Appartement Woning Woning Woning

Eigendom/ huren Huren Huren Huren Huren Huren Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Huren Huren Huren Huren Eigendom Huren Huren

Opmerking LOI SW NW LOI LOI / / LOI LOI DSW SW DSW DSW SW DSW NW NW LOI LOI LOI DSW

Leegstand wegens renovatie Leegstand wegens renovatie

* huurcontract op naam van OCMW, maar alles wordt volledig afgehandeld door huurder

E.3.2 Kosten versus opbrengsten Per groep van woningen wordt hieronder een overzicht gegeven van de meest relevante kosten en opbrengsten. (Details per afzonderlijke woning zijn verkrijgbaar op het OCMW). Volgende zaken werden echter niet opgenomen in het overzicht:  Diftar  Kosten voor onderhouds- en herstellingswerken (materiaal, personeelskost, …)  Vervanging en aankoop nieuw meubilair, gebruiksgoederen (donsdekens, servies, elektrotoestellen, …) Aandachtspunten:  Woningen die gebruikt worden als LOI-woning hebben als opbrengsten de LOImiddelen, die uitgekeerd worden per beschikbare plaats. Deze middelen worden echter niet alleen gebruikt voor de kosten van de woning, maar ook bvb. voor de steunverlening aan de LOI-bewoners en de personeelskost van de LOIverantwoordelijke te betalen. De middelen zijn (tot hiertoe) ruim voldoende om alle kosten van de woning te dekken.  Bij de huurinkomsten gaan we uit van de vorderingen. Welke inkomsten er werkelijk zijn binnen gekomen wordt hierbij niet vermeld.

September 2013

Pagina 20 van 46


E.3.2.1 Doorstroomwoningen (DSW) Adres

Aard

Eigendom/huren

Koestraat 45 Koestraat 47 Koestraat 47a Molenstraat 15 Schoetersstraat 30

Woning Woning Studio Studio Woning

Eigendom Eigendom Eigendom Huren Huren

Doorstroomwoningen Omschrijving 2010 2011 2012 2012-2011 ontvangen huur 19.511,49 21.154,35 16.767,80 -4.386,55 betaalde huur 7.740,48 7.835,88 7.904,90 +69,02 kosten gas 31,79 / 966,48 +966,48 kosten elektriciteit 75,46 / 73,12 +73,12 kosten water 32,55 / 108,37 +108,37 kabelTV / / / / brandverzekering 255,25 262,84 271,06 +8,22 onroerende voorheffing 412,38 473,82 490,64 +16,82 WINST 10.963,58 12.581,81 6.953,23 -3.144,52 Verklaringen: 

In 2012 heeft Koestraat 45, 3 maanden leeg gestaan, in 2011 was de woning het ganse jaar verhuurd. Ook Schoetersstraat 30 heeft in 2012 5 maanden leeg gestaan én is 3 maanden als noodwoning gebruikt (lagere huur dan bij verhuur als DSW). Dit resulteert in 4.386,55 € minder huuropbrengsten.



De kleine verhoging van de betaalde huur komt door de huurindexatie.



Doordat Schoetersstraat 30 voor 3 maanden is gebruikt als noodwoning, zijn er voor deze maanden kosten voor het OCMW voor de nutsvoorzieningen.



Zowel de brandverzekering als de onroerende voorheffing voor eigen woningen zijn licht gestegen.

Besluit: Aangezien 3 van de 5 doorstroomwoningen eigendom zijn van het OCMW en hiervoor dus geen huur moet betaald worden, is de groep doorstroomwoningen ruim winstgevend. Er moet wel gezegd worden dat er doorheen het jaar reparaties aan de woningen gebeuren en dat er zaken aangekocht worden voor de woningen. Deze kosten ook geld en hiermee is geen rekening gehouden in de tabellen.

September 2013

Pagina 21 van 46


E.3.2.2 LOI-woningen Adres

Aard

Eigendom/huren

Astridlaan 7 Doornboompad 5a Itegemse Steenweg 67 Kloosterstraat 5 Kloosterstraat 5a Molenstraat 32a Nijlense Steenweg 53 Nijlense Steenweg 137

Woning Woning Woning Appartement Appartement Appartement Woning Woning

Huren Huren Huren Eigendom Eigendom Huren Eigendom Huren

LOI-woningen Omschrijving 2010 2011 2012 2012-2011 ontvangen huur 279,24 726,61 1.900,06 +1.173,45 betaalde huur 10.299,75 28.664,53 32.580,89 +3.916,36 steenkool 0,00 1.420,00 1.095,00 -325,00 kosten gas 9.029,31 5.822,29 10.705,53 +4.883,24 kosten elektriciteit 6.149,74 7.002,85 6.421,51 -581,34 kosten water 3.711,16 2.887,50 5.154,14 +2.266,64 kabelTV 691,20 1.374,38 1.277,01 -97,37 brandverzekering 275,37 396,38 482,57 +86,19 onroerende voorheffing 420,36 483,61 500,15 +16,54 TOTALE KOST 30.297,65 47.324,93 56.316,74 8.991,81 Verklaringen:  

De ontvangen huur is omdat Astridlaan 7 in 2012 2 maanden als noodwoning heeft gefungeerd en Itegemse Steenweg 1 maand als noodwoning. Hiervoor ontvangt het OCMW huur. Er is een stijging van de betaalde huur. De hoofdreden hiervoor is dat we in de loop van 2011 3 extra woningen hebben toegevoegd aan het LOI-patrimonium. In 2011 betaalden we voor deze woningen nog geen volledig jaar huur, in 2012 wel. Een andere reden is de laatste huurstijging van Doornboompad 5a. De huurprijzen worden ook jaarlijks geïndexeerd.



De woning Itegemse Steenweg 67 wordt verwarmd door een kolenkachel (aankoop 3000 kg steenkool tgo 4000 kg in 2011) en een bijkomend elektrisch vuur in de badkamer/wasplaats.



In 2011 liet Electrabel ons weten dat ze in 2010 en 2011 een foutief tarief hadden aangerekend voor gas en elektriciteit voor Kloosterstraat 5 en 5a, namelijk tarief leegstand. Bij tarief leegstand betaal je zo goed als niets voor huur meters en onderhoud, maar des te meer voor effectief verbruik. Bijgevolg kwam er een rechtzetting met bijhorende creditnota’s waardoor we in 2011 uiteindelijk veel minder betaalden voor gas en elektriciteit. In 2012 kwamen de kosten terug op het normale niveau zoals in 2010.



In 2012 hebben we een waterlek gehad in Kloosterstraat 3-5. Dit verklaart voor een groot deel de hogere waterkost. De 3 extra LOI-woningen die in 2011 zijn toegevoegd kenden in 2012 een bezetting en dus ook verbruik van 12 maanden. In 2011 was dit geen volledig jaar. Het waterverbruik in Molenstraat 32a is inbegrepen in de huurprijs.

September 2013

Pagina 22 van 46




In de 3 extra woningen werd in 2011 kabel-TV geïnstalleerd en betaalden we hiervoor installatiekosten. Deze kosten hadden we in 2012 niet meer en betaalden we enkel nog de abonnementskosten.



Voor de 3 nieuwe woningen betaalden we de brandverzekering in 2011 slechts voor een gedeelte van het jaar, in 2012 voor het ganse jaar.

Besluit: In 2011 zijn er 3 extra woningen toegevoegd aan het LOI. In 2011 betaalden we slechts kosten voor een gedeelte van het jaar, in 2012 betaalden we voor deze woningen voor het ganse jaar. E.3.2.3 Sociale woningen Adres

Aard

Eigendom/ huren

Koestraat 45a Koestraat 49

Woning Woning

Eigendom Eigendom

Sociale woningen Omschrijving 2010 2011 2012 2012-2011 ontvangen huur 8.787,00 10.238,28 8.205,49 -2.032,79 betaalde huur / / / / brandverzekering 97,09 99,97 75,64 -24,33 onroerende voorheffing 272,18 312,94 208,18 -104,76 WINST 8.417,73 9.825,37 7.921,67 -1.903,70 Verklaringen: 

Zowel de opbrengsten als de kosten zijn gedaald, omwille van het feit dat Kloosterstraat 3a opgezegd is en leeg staat vanaf januari 2012.



Aangezien de 2 woningen eigendom zijn van het OCMW, dient er geen huur betaald te worden.

Besluit: Aangezien de sociale woningen eigendom zijn van het OCMW en hiervoor dus geen huur moet betaald worden, is de groep sociale woningen ruim winstgevend. Er moet wel gezegd worden dat er doorheen het jaar reparaties aan de woningen gebeuren en dat er zaken aangekocht worden voor de woningen. Deze kosten ook geld en hiermee is geen rekening gehouden in de tabellen.

September 2013

Pagina 23 van 46


E.3.2.4 Noodwoningen Adres

Aard

Eigendom/ huren

Doornboompad 5 Molenstraat 17 Molenstraat 17a

Woning Studio Studio

Huren Huren Huren

Noodwoningen Omschrijving 2010 2011 2012 2012-2011 ontvangen huur 7.467,74 10.382,31 13.662,57 +3.280,26 betaalde huur 8.198,64 8.409,90 8.548,30 +138,40 kosten gas 484,84 1.009,68 2.702,16 +1.692,48 kosten elektriciteit 192,77 718,29 1.937,09 +1.218,80 kosten water 156,42 365,79 1.285,52 +919,73 kabelTV 345,60 172,80 182,43 +9,63 brandverzekering 119,67 154,12 159,96 +5,84 onroerende voorheffing / / WINST -2.030,20 -448,27 -1.152,89 -704,62 Verklaringen: 

We hadden in 2012 meer huuropbrengsten dan in 2011. Dit komt voornamelijk door de hogere huur voor Doornboompad 5. In 2011 verhuurden we dit nog 7 maanden als DSW aan een lagere huurprijs. Alle 3 de noodwoningen zijn praktisch heel 2012 bewoond geweest.



Doornboompad 5 was tot juli 2011 een doorstroomwoning. Vanaf die datum staan de nutsvoorzieningen op naam van het OCMW. In 2012 is er dus een gans jaar verbruik geweest tegenover slechts een half jaar in 2011. Bovendien is Doornboompad 5 het hele jaar bewoond geweest door een gezin van 4 personen, Molenstraat 17 8 maanden door 2 personen en Molenstraat 17a 3 maanden ook door 2 personen. De jaren voordien waren het voornamelijk alleenstaanden. Meer personen betekent ook meer verbruik.



De hogere betaalde huur is voornamelijk te wijten aan de huurindexering.



De brandverzekeringen zijn iets duurder geworden.

Besluit: De noodwoningen zijn verlieslatend. Hoe groot het verlies elk jaar is, is sterk afhankelijk van het aantal maanden dat de woningen bezet zijn, wat niet te voorspellen valt op voorhand. In 2012 was het verlies € 704,62 hoger dan in 2011.

September 2013

Pagina 24 van 46


E.3.2.5 Eigen patrimonium Zetel – Bouwelse Steenweg 14 Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas kosten elektriciteit kosten water brandverzekering TOTALE KOST

2010 5.250,66 2.522,80 253,98 38,63 8.066,07

2011

2012

3.838,83 2.660,97 274,01 39,77 6.813,58

2012-2011 +2.781,61 -337,62 -12,82 +0,85 2.432,02

6.620,44 2.323,35 261,19 40,62 9.245,60

Het verbruik van water is nagenoeg hetzelfde gebleven. Het verbruik van elektriciteit is licht gedaald. We blijven de collega’s er aan herinneren om lichten te doven als ze het lokaal verlaten, PC’s in stand-by te zetten als ze deze even niet gebruiken, … Dit werpt wel zijn vruchten af. Het gasverbruik is sterk gestegen. In 2011 was dit sterk gedaald doordat de zomer toen vroeg begonnen was. In 2012 is het een strenge winter geweest waardoor de verwarming op volle toeren draaide.

Huis Driane – Molenstraat 56 – gemeenschappelijke delen Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas kosten elektriciteit kosten water kabelTV TOTALE KOST

2010 4.866,44 8.132,06 6.451,11 172,80 19.622,41

2011

2012

3.801,96 3.768,81 8.340,22 8.298,44 7.670,26 6.188,08 172,80 182,43 19.985,24 18.437,76

2012-2011 -33,15 -41,78 -1.482,18 9,63 -1.547,48

In deze tabel worden de kosten weergegeven voor de gemeenschappelijke delen. Hieronder vallen de cafetaria, polyvalente zaal, gangen, inkomhal, WC’s, openbare computerruimte. Het verbruik van gas en elektriciteit is nagenoeg hetzelfde gebleven. De kosten voor water zijn sterk gedaald. Dit kan te maken hebben met het feit dat in de loop van 2011 er in elke flat een spaardouchekop is geïnstalleerd dat in 2012 zijn vruchten heeft afgeworpen.

Huis Driane – Molenstraat 56/401 - conciërgewoning Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas kosten elektriciteit kosten water kabelTV TOTALE KOST

2010 / 1.063,18 / bewoner 1.063,18

2011

2012

/ 1.429,73 / bewoner

/ 1.082,55 / bewoner

1.429,73

1.082,55

2012-2011 / -347,18 / -347,18

Er is geen gasaansluiting in de conciërgewoning, zoals nergens in de serviceflats. Er is geen aparte watermeter per flat, dus ook niet in de conciërgewoning. Het waterverbruik in de serviceflats is inbegrepen in de huurprijs. September 2013

Pagina 25 van 46


In 2011 hebben we facturen betaald voor 14 maanden verbruik (november 2010 t.e.m. december 2011). Daardoor is de kost in 2011 hoger. In 2012 was de elektriciteitskost terug op zijn normaal niveau.

Huis Driane – Molenstraat 56 – bureau Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas kosten elektriciteit kosten water TOTALE KOST

2010 / 598,72 / 598,72

2011

2012

/ 699,92 / 699,92

2012-2011

/ 503,15 / 503,15

-196,77 -196,77

Er is geen gasaansluiting in het loket van Huis Driane. De kosten voor elektriciteit zijn gedaald. Dit danken we voornamelijk aan de inspanningen van het personeel om energiezuinig te werken.

Kids & co - Zwanenberg 27 Omschrijving van gemeente ter beschikking

2012 0,00

In april 2012 is Kids & co verhuisd naar de nieuwe locatie in gemeenteschool Klim-Op. Deze nieuwe locatie is door de gemeente ter beschikking gesteld. Het OCMW dient geen huur of voor de nutsvoorzieningen te betalen. We staan enkel in voor het onderhoud van de lokalen.

F. Automatisatie Inventaris OCMW: Eind 2012 bestond het computerpark van het OCMW uit het volgende materiaal: Wat

Aantal

Computers Laptops Vaste PC’s Printers

2010

2011

2012

33 22 waarvan 5 vr OCR 11 waarvan 1 vr OCR 8



Vervangingen / bijkomend materiaal in 2012: In 2012 werden de volgende vervangingen gedaan:  

4 oude laptops werden vervangen door nieuwe laptops 2 oude pc’s werden vervangen door nieuwe vaste pc’s

Helpdesk In 2012 werd er permanent een registratielijst bijgehouden van de helpdeskoproepen van de dienst ICT. De cijfers van 2011 in onderstaande tabel zijn slechts de oproepen van een half jaar.

September 2013

Pagina 26 van 46


Bestuur OCMW Gemeentebestuur Gemeenteschool Totaal

September 2013

Aantal oproepen 2011 (januari - juni) 103 105 51 259

2012 284 252 103 639

Pagina 27 van 46


Deel 2. REALISATIES 2.1 Prioritaire doelstelling 1 We streven naar een transparante interne werking via maatregelen binnen het personeelsbeleid maar ook binnen de gehele administratie zodat we vanaf 2011 een beter overzicht kunnen houden over de hele organisatie en de organisatieprocessen ook beter kunnen opvolgen. Actieplan 1.1: Tegen het begin van de nieuwe legislatuur willen we de samenwerking tussen OCMW- en gemeentebestuur optimaliseren door verder gaande samenwerking op het vlak van ondersteunende diensten. Concrete acties

Timing

Budget

1. Uitbouw Sociale Dienst Personeel

Jaarlijks

Regulier

2. Beroep doen op elkaars expertise door gemeente- en OCMWdiensten.

Jaarlijks

Regulier

3. Het uitbouwen van een volwaardige Technische Dienst voor het onderhoud van het OCMW-patrimonium, eventueel samen met de gemeente.

2011-2013

Resultaten actie 1+2: Is reeds gerealiseerd in 2010. Resultaten actie 3: Nog geen vooruitzichten op verdere samenwerking. Actieplan 1.2: Via het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem willen we binnen een termijn van 10 jaar de verschillende stromen binnen het OCMW in kaart brengen, maar ook verder optimaliseren. Concrete acties

Timing

Budget

1. Implementatie van de nieuwe beleidsen beheerscyclus

2011-2013

2. Stapsgewijze invoering kwaliteitsmanagementsysteem

2011-2013

regulier

3. Ontwikkelen van een opvolgsysteem voor jaarplanning, budget en meerjarenplanning

2011-2013

regulier

Resultaten actie 1 Het gemeentebestuur is reeds vanaf 01/01/13 ingestapt in de BBC, het OCMW volgt vanaf 01/01/14. De nodige voorbereidingen zullen in 2013 gedaan worden. Resultaten actie 2 In 2012 namen de secretaris en de administratief coördinator voor het tweede jaar op rij deel aan de kwaliteitscirkels OCMW’s regio Kempen. In het najaar van 2011 heeft het OCMW een zelfevaluatie uitgevoerd voor het Lokaal Dienstencentrum waarvan het rapport werd gepresenteerd in het voorjaar van 2012. In het najaar van 2013 is een nieuwe zelfevaluatie van het LDC gepland. Ook de andere diensten zullen in de komende jaren onderworpen worden aan een zelfevaluatie. September 2013

Pagina 28 van 46


Resultaten actie 3 Het opvolgsysteem is reeds in 2011 gerealiseerd maar werd verder verfijnd de volgende jaren en vormt een hulpinstrument voor het opstellen van het nieuwe meerjarenplan. Actieplan 1.3: We willen tegen einde 2012 via een duidelijk en onderbouwd archiefbeheer een transparante documentbehandeling en –overzicht krijgen. Concrete acties

Timing

Budget

1. Start nieuwe boomstructuur van elektronische documenten

2011-2013

Regulier

2. Procedure rond het archiveren van officiële documenten

2012

Regulier

3. Op punt stellen papieren archief

2012-2013

Regulier

4. Programma postregistratie en dossieropvolging

2012

Resultaten actie 1 In 2012 is er grondig gewerkt aan de nieuwe boomstructuur en deze is nu in gebruik. Alle documenten werden samen met de betrokken diensten overgezet naar de nieuwe structuur. Ook werden er al op verschillende mappen beveiligingen aangebracht zodat deze niet toegankelijk meer zijn voor onbevoegden. In 2013 zal nog de verdere beveiliging van de boomstructuur uitgewerkt worden. Resultaten actie 2 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 3 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 4 In 2012 werd een programma geïnstalleerd voor postregistratie en dossieropvolging (ebestuur). In het najaar werd de nodige opleiding hierover gegeven en het programma is sinds 1 januari 2013 in gebruik. Voorlopig wordt het pakket enkel gebruikt voor postregistratie, in de loop van 2013 zal ook geleidelijk aan dossieropvolging geïntroduceerd worden.

September 2013

Pagina 29 van 46


2.2 Prioritaire doelstelling 2 We streven tegen 2013 naar een nog meer optimale organisatiestructuur en een zo hoog mogelijke arbeidstevredenheid. Een goede afstemming tussen de capaciteiten van de werknemer en de eisen van de job door verder te investeren in competentieprofielen en evaluaties. Actieplan 2.1: Verderzetting van het competentiemanagement met bijzondere aandacht voor het selectiebeleid en de functionerings- en evaluatiegesprekken. Concrete acties

Timing

Budget

1. Jaarlijks opmaken van minstens 3 competentie-profielen

Jaarlijks

Regulier

2. Evaluatieformulieren ontwikkelen volgens de GROEIfilosofie

Volgens opmaak profielen

Regulier

3. Elke medewerker wordt 2-jaarlijks geëvalueerd op de verjaardag van zijn aanstelling

2-jaarlijks

Regulier

4. Externe evaluatie secretaris

Voorjaar 2011voorjaar 2013

€ 2.000

5. Bij aanwervingprocedures administratief personeel steeds testen op informaticakennis.

2012

Regulier

Resultaten actie 1 + 2: In 2012 werd enkel het competentieprofiel en het evaluatieformulier van begeleidster opgemaakt doordat de personeelsverantwoordelijke de vervanging van de boekhouder heeft gedaan wegens bevallingsrust. De opmaak gebeurde i.s.m. de voltallige groep begeleidsters. Deze manier van werken (bottom-up) is vrij arbeids- en tijdsintensief, maar heeft wel de meeste kans op slagen. Als de functiehouder mee betrokken wordt in de opmaak van ‘zijn’ profiel, zorgt dit voor een groter draagvlak op de werkvloer en bijgevolg meer kans op slagen. Evaluaties gebeuren dan ook op basis van het profiel dat de functiehouders zelf hebben opgemaakt en zullen dus minder weerstand opwekken bij een eventuele negatieve beoordeling. Resultaten actie 3: Reguliere werking. Resultaten actie 4: Evaluatie 2011 is gebeurd, volgende evaluatie in 2013. Resultaat actie 5: Geen administratieve aanwervingen geweest in 2012.

September 2013

Pagina 30 van 46


Actieplan 2.2: We willen tegen 2013 een vormingsbeleid uitwerken dat afgestemd is op de behoeften en noden van de medewerkers en op de mogelijkheden van de organisatie. Concrete acties

Timing

Budget

1. Vormingsreglement ontwikkelen

2011

Regulier

2. Aanvraagformulier vorming opmaken

2011

Regulier

3. Persoonlijke ontwikkelingsplannen opstellen en teamontwikkelingsplannen.

Vanaf eind 2012

Regulier

4. Uitbouw van budgethouderschap voor vorming. Elk diensthoofd is beheerder van het vormingsbudget voor zijn dienst. Jaarlijks worden budgetten opgesteld voor de vorming per team.

2011-2013

Regulier

5. Interne kennismeting PC

2012-2013

€ 2.000 (OCMW) € 2.000 (gemeente)

6. Nodige opleidingen voorzien voor de dienstspecifieke softwarepakketten.

2012-2013

regulier

Resultaten acties 1 tot 3 Planning in 2013. Resultaten actie 4 Reguliere werking. Resultaten actie 5 Gezien de grote veranderingen die momenteel plaatsvinden (nieuwe software, verhuis OCMW, nieuwe servers, ...) zal deze interne kennismeting opgeschoven worden naar een later tijdstip. Resultaten actie 6 In de loop van 2013 stappen de sociale dienst en de boekhouding over naar een softwarepakket van Schaubroeck. Hierbij zullen de nodige opleidingen voor het personeel voorzien worden.

September 2013

Pagina 31 van 46


Actieplan 2.3: We streven vanaf 2011 naar een nog meer divers personeelsbeleid waar we nog meer àlle talent willen mobiliseren door specifieke aandacht te hebben voor een gezinsvriendelijk, niet discriminerend, ondersteunend personeelsbeleid. Concrete acties

Timing

Budget

1. PC-cursus voor iedereen

Vanaf 2011 gefaseerd

Regulier

2. Invoeren van non-discriminatiecode

Eind 2011

Regulier

3. Aanpassing rechtspositieregeling OCMW

2011

Regulier

5. Charter voor een gezinsvriendelijke onderneming ondertekenen

2012

Regulier

6. Vacatures toegankelijk maken voor kansengroepen

2011-2013

Regulier

7. Ontwikkelen van een standaard sollicitatieformulier

2013

regulier

4. Aanpassing arbeidsreglement

Resultaten actie 1 Gepland voorjaar 2013 voor poetsvrouwen. Resultaten actie 2 Nog niet gebeurd. Resultaten actie 3 Volgende wijzigingen gepland voor 2013. Resultaten actie 4 Arbeidsreglement aangepast op zitting van de raad van 04/12/12. Resultaten actie 5 Nog niet gebeurd. Resultaten actie 6 Reguliere werking. Resultaten actie 7 Gepland voor 2013.

September 2013

Pagina 32 van 46


Actieplan 2.4: We streven naar gemotiveerd personeel via maatregelen die de arbeidstevredenheid bevorderen en dragen dit ook uit naar de buitenwereld. Concrete acties

Timing

Budget

1. We werken het verzuimbeleid verder uit

Lopende

Regulier

2. We trachten een zorgzaam beleid te voeren

Lopende

Regulier

3. We maken onze organisatie doorlopend aantrekkelijk als werkgever (employer branding).

Lopende

Regulier

4. Onthaalbrochure aanpassen

Begin 2011

Regulier

5. Extra aandacht voor een goed onthaal bij werknemers uit de kansengroepen

Lopende

Regulier

6. EXTRA ACTIE: Reorganisatie Loket Zorg & Gezondheid en Dienst P&O

2012

Regulier

Resultaten actie 1-5: Reguliere werking. Resultaten actie 6: In de eerste helft van 2012 was er een interne evaluatie betreffende de personeelsbezetting van de verschillende diensten. Uit de evaluatie bleek dat de werkdruk binnen het Loket Zorg & Gezondheid enorm was gestegen door de voortdurende groei van hun dienstverlening. Daartegenover merkten we binnen de ondersteunende diensten dat de taken rond het Lokaal Sociaal Beleid opgingen in de hele Beleids-en Beheerscyclus en de meerjarenplanning hieromtrent en dat zowel de gemeente als het OCMW een communicatieambtenaar in dienst hadden die dezelfde taken deden. Met het oog op een efficiëntere interne organisatie en optimale inzet van personeel, werd daarom beslist om de beleidsmedewerker als maatschappelijk werker in te zetten binnen het Loket Zorg & Gezondheid. De overgebleven taken worden opgevangen door de bestaande medewerkers. Actieplan 2.5: We trachten vanaf 2012 de teamwerkingen verder te optimaliseren via teamondersteunende activiteiten. Concrete acties

Timing

Budget

1. Elke medewerker maakt deel uit van een team en een teamoverleg waar inspraak en erkenning van de expertise centrale kernwaarden zijn

Lopende

Regulier

2. Tweejaarlijks organiseert elk team een bezinningsdag

2-jaarlijks

Naargelang grootte team

3. Intervisie voor leidinggevenden (samen met gemeente?)

2013

2.000 €

4. Diensthoofdenoverleg optimaliseren

Lopende

Regulier

5. Vanuit de personeelsdienst instrumenten aanreiken die de diensthoofden ondersteunen in het leidinggeven

Lopende

Regulier

6. Regionale verantwoordelijken bewust maken van het gevoerde personeelsbeleid en hen hierin betrekken

Vanaf 2011

Regulier

September 2013

Pagina 33 van 46


Resultaten actie 1 Gerealiseerd via de reguliere werking. Resultaten actie 2 In 2012 hebben enkel de poetsdienst en de dienst gezinszorg een gezamenlijke vorming genoten (krachtgericht zorg verlenen). Resultaten actie 3 In juli 2012 hebben de diensthoofden en de secretaris aan een denkdag deelgenomen. Een intervisie voor leidinggevenden is nog niet gepland, maar de diensthoofden blijven vragende partij. Resultaten actie 4 Diensthoofdenoverleg komt op regelmatige tijdstippen samen. Resultaten actie 5 Dit is vervat in de reguliere werking. Resultaten actie 6 De diensthoofden en de personeelsverantwoordelijke trachten hier voldoende aandacht aan te besteden. Actieplan 2.6: We willen onze medewerkers de eerstvolgende drie jaren ondersteunen om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken door hen moderne ICT-apparatuur aan te bieden en verdere digitalisering van de administratie. Concrete acties

Timing

Budget

1. Formulieren voor personeelsadministratie digitaliseren

Lopende

Regulier

2. Onderzoeken of de gebruikte softwarepakketten op de verschillende diensten de beste keuze is, en werken aan een betere integratie van deze softwarepakketten.

2011-2013

Afhankelijk van softwareleverancier BBC

Resultaten actie 1 In 2012 werd het intranet verder ontwikkeld. Via dit platform worden de formulieren beschikbaar gesteld aan het personeel. Dit intranet is van thuis uit ook toegankelijk voor de personen die op het werk geen PC hebben. Resultaten actie 2 Er werd in 2012 een overheidsopdracht uitgeschreven voor al onze softwarepakketten. Hierbij werden alle diensten betrokken en werden de nodige demo's georganiseerd. Schaubroeck heeft deze overheidsopdracht binnengehaald en de eerste nieuwe pakketten zijn reeds geïmplementeerd (postregistratie en dossieropvolging). Per 1 januari 2014 zal ook de sociale dienst en de boekhouding overgeschakeld zijn naar de software van Schaubroeck.

September 2013

Pagina 34 van 46


Actieplan 2.7: We verbeteren de volgende drie jaar de interne communicatie en structureren nog meer onze interne werking om zo tot een betere dienstverlening te komen. Concrete acties

Timing

Budget

1. Verder uitbouwen van het intranet

2011 en verder

Regulier

2. Beslissingen van Raad en Vast Bureau die het personeel aangaan worden binnen de 2 weken meegedeeld via het intranet

Eind 2011

Regulier

3. De personeelsverantwoordelijke en de secretaris gaan op regelmatige basis langs op de teamvergaderingen

2011-2013

Regulier

4. Ontwikkelen van een cijferdatabank

2011

Regulier

5. Uitwerken afsprakennota ambtenaren - mandatarissen

2013

Regulier

6. Enquête bij het personeel om te peilen naar de behoeften en knelpunten in de interne communicatie

2012-2013

Regulier

7. Sjabloon en procedure uitwerken voor vergaderingen

2011-2013

Regulier

8. Ontwerpen van formulieren en sjablonen voor elke dienst

2011-2013

Regulier

9. Overgaan tot gedeelde agenda’s in Outlook

2011

Regulier

10. Centraliseren van informatie die nuttig is voor elke dienst

2011

Regulier

11. Opstarten van een periodiek personeelsblad, eventueel samen met gemeente

2011-2012

Regulier

12. Zorgen voor een verbeterde verbinding vanuit de buitendiensten naar het OCMW of het gemeentehuis.

2011-2013

Regulier

13. Implementeren van een groupware-oplossing om de interne samenwerking te bevorderen.

2011-2013

Resultaten actie 1 Het intranet werd verder ontwikkeld in 2012 en werd begin 2013 gelanceerd voor het personeel: Loketnet ! Resultaten actie 2 De beslissingen aangaande het personeel worden voorlopig enkel via de Loketg@zet meegedeeld aan het personeel. Het bereik van de Loketg@zet is tot op heden nog steeds groter dan dat van het Loketnet. Resultaten actie 3 Dit gebeurt op vraag van het diensthoofd of wanneer de secretaris of personeelsverantwoordelijke iets mee te delen heeft. Resultaten actie 4 Nog niet gerealiseerd en zal waarschijnlijk niet meer gebeuren. Resultaten actie 5 In deze afsprakennota wordt bepaald op welke wijze de OCMW-secretaris de bevoegdheden uitoefent die aan haar overeenkomstig artikel 52 van het OCMW-decreet door de OCMW-raad, of overeenkomstig artikel 161 werden gedelegeerd. September 2013

Pagina 35 van 46


De afsprakennota bevat afspraken rond deontologie, personeelszaken, beleidsvoering (beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie, organisatiebeheersing), overleg en samenwerking in de organisatie, evaluatie en bijsturing van de afsprakennota. De afsprakennota kwam tot stand in nauw overleg met het managementteam en het Vast Bureau/Raad en is goedgekeurd op de Raad van 15/01/13. Resultaten actie 6 In mei 2012 is voor de tweede maal een tevredenheidsenquête gehouden onder het personeel. Op het vlak van interne communicatie scoort de Loketg@zet enorm goed. Het intranet daarentegen scoorde minder goed, maar dit was voornamelijk te wijten aan het feit dat toen enkel de administratieve functies toegang hadden tot het intranet. Ondertussen heeft elke medewerker hier toegang toe. Verder vindt het personeel dat ze voldoende en tijdig worden ingelicht over beslissingen van het bestuur, dat het overleg binnen de eigen dienst en tussen de verschillende diensten goed zit en zien we een stijging van de tevredenheid over het inlichten over interne regels en gebruiken. Interne communicatie blijft echter een aandachtspunt waar nog verbetering mogelijk is. Resultaten actie 7 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 8 Reguliere werking. Met de invoering van het postregistratiesysteem zullen de bestaande sjablonen worden geëvalueerd en eventueel aangepast. Resultaten actie 9 In 2012 werd er overgestapt naar een nieuw mailsysteem dat stabieler is en dat ook meer mogelijkheden biedt. Er werden nu ook voor de vergaderlokalen agenda's aangemaakt zodat men in outlook gemakkelijk kan zien op welk moment er een lokaal beschikbaar is. Resultaten actie 10 Werd reeds gerealiseerd in 2011. Resultaten actie 11 De Loketg@zet is reeds een feit vanaf september 2011. Dit personeelsblad is enkel bestemd voor het OCMW-personeel (niet voor het gemeentepersoneel) en wordt ter info ook aan de OCMW-raadsleden bezorgd. Resultaten actie 12 In 2012 werd hier geen actie in ondernomen. In de loop van 2013 wordt dit verder onder de loep genomen. Resultaten actie 13 Werd reeds gerealiseerd in 2011.

September 2013

Pagina 36 van 46


Actieplan 2.8: We willen de volgende drie jaar verder bouwen aan een modern, veilig en redundant netwerk met voldoende afscherming van de vertrouwelijke gegevens. Maken van een nieuw veiligheidsplan dat minstens voldoet aan de minimale veiligheidsnormen van de KSZ en het Rijksregister. Concrete acties

Timing

Budget

1. Invoeren/updaten paswoordbeleid

Najaar 2013

Regulier

2. Updaten intern reglement voor computer- en internetgebruik

Najaar 2013

Regulier

3. Herbekijken back-up-strategie

Najaar 2013

Regulier

4. Nodige aanpassingen gebouw opnemen in veiligheidsplan

Najaar 2013

Regulier

5. Opnemen procedure voor controle continuïteit antivirus

Najaar 2013

Regulier

6. Overlopen veiligheidsplan met de veiligheidsconsulent en verantwoordelijke patrimonium

Najaar 2013

Regulier

7. Virtualisatie servers gemeente en OCMW

2011-2013

Regulier

8. Ontdubbeling netwerkapparatuur- en internetverbindingen

2012-2013

Regulier

Resultaten 1-6 Gezien de geplande verhuis van het OCMW is dit opgeschoven naar het najaar van 2013. Resultaten actie 7 Staat ingepland voor 2013. Resultaten actie 8 Staat ingepland voor 2013. 2.3 Prioritaire doelstelling 3 We willen de volgende jaren het OCMW als moderne organisatie verder uitbouwen door nog klantvriendelijker te werken en onze dienstverlening nog dichter bij de burger te laten komen. Actieplan 3.1: Via het gebruik van nieuwe tools, die we in de loop van 2011 en 2012 ontwikkelen en verder uitbreiden in 2013, kunnen burgers ook op andere manieren het loket bereiken. Concrete acties

Timing

Budget

3. Herdruk folders Herenthuis

Afhankelijk van behoefte

€ 500

4. Aanpassen signalisatie aan nieuwe huisstijl

Afhankelijk van geplande verbouwingswerken

€ 5.000 verdelen met gemeente

5. Gebruik van het programma In-Design voor het ontwikkelen van folders, affiches, …

Doorlopend

Regulier

6. Investeren in face-to-face communicatie

Doorlopend

Regulier

7. Online inschrijven voor de buitenschoolse opvang

2011-2013

1. Uitbouw van de nieuwe website van gemeente en OCMW 2. Uitbouw e-loket met productencatalogus

September 2013

Pagina 37 van 46


Resultaten actie 1 De nieuwe gemeentelijke website werd begin 2012 gelanceerd. In de loop van 2012 is de werkgroep nog regelmatig samengekomen en zijn er nog verdere verbeteringen aangebracht. Resultaten actie 2 Momenteel zijn er al een aantal e-loket formulieren beschikbaar voor de burger. Dit aantal beschikbare formulieren willen we de komende jaren sterk uitbreiden. Resultaten actie 3 Er is geen behoefte aan een herdruk van de folder. Resultaten actie 4 Gezien er nog geen sprake is van een nieuw administratief centrum is het aanpassen van de signalisatie momenteel ook niet wenselijk. Resultaten actie 5 Wegens interne reorganisatie is er niemand meer op de dienst P&O die met het programma In-Design kan werken. Er zal bekeken worden om eventueel iemand anders een opleiding hierrond te laten volgen. Resultaat actie 6 Het investeren in face-to-face communicatie is inherent aan de communicatie met de burger. Dit is dan ook vervat in de reguliere werking. Via stuurgroepen en adviesraden worden burgers ook rechtstreeks betrokken. Resultaat actie 7 In 2012 was het nog altijd niet duidelijk met welk softwarepakket zou verder gewerkt worden en is er voor het online inschrijven ook nog verder geen actie ondernomen. In de loop van 2013 wordt er een overheidsopdracht uitgeschreven voor een nieuw computerprogramma voor de kinderopvang. Actieplan 3.2: We willen tegen 2013 de communicatie en de informatie naar cliënten toe op een nog toegankelijkere wijze organiseren door het gebruik van moderne communicatietechnieken en communicatie-/informatiemiddelen die aansluiten bij de leefwereld van onze cliënten. Concrete acties

Timing

Budget

1. Implementatie Charter toegankelijk dienstverlening

2011-2013

regulier

2. Uitvoeren van de toegankelijkheidscan

2011

regulier

3. Ontwikkelen van een klachten-/klantenmanagement

2011

regulier

4. Opstellen van een communicatieplan

2011

regulier

Resultaten actie 1 Nog niet gebeurd. Resultaten actie 2 Is uitgevoerd in 2010. Verbeteracties zijn gedurende de volgende jaren geïmplementeerd.

September 2013

Pagina 38 van 46


Resultaten actie 3 Dit is nog niet globaal gebeurd. Binnen de kinderopvang, de thuiszorgdiensten en de serviceflats is wel al een klachtenprocedure. Het verder ontwikkelen van één globaal klachtenmanagement is een belangrijk aandachtspunt voor de komende jaren. Resultaten actie 4 Dit is nog niet gebeurd, maar zal in overleg met de communicatieambtenaar van de gemeente opgemaakt worden. Actieplan 3.3: We willen de realisatie van het Lokaal Sociaal Beleidsplan (20082013) via een gecoördineerd lokaal sociaal beleid in samenwerking met OCMW en gemeente. Concrete acties

Timing

Budget

1. Evaluatie van het LSB-plan

2011

regulier

2. Herwerken analyserapport Lokaal Sociaal Beleid

2011

regulier

3. Organiseren van ontmoetingsmomenten i.h.k.v. LSB

2011

€ 500

4. Tevredenheidsenquête Herenthuis

2011

€ 750

5. Samenwerking met derden

2011-2013

Regulier

6. EXTRA ACTIE: Evaluatie werking 2007-2013

2012

Regulier

Resultaten actie 1 De tussentijdse evaluatie gebeurde in 2011. De eindevaluatie gebeurt op het einde van 2013. Het hele lokaal sociaal beleid wordt vanaf 2014 opgevangen in de nieuwe beleidsen beheerscyclus. Resultaten actie 2 In 2012 werd een omgevingsanalyse gemaakt door student Maarten Roelens. Deze omgevingsanalyse vormt de basis van de omgevingsanalyse in het kader van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus. Resultaten actie 3 Er is door het bestuur gekozen om geen ontmoetingsmomenten te organiseren omdat het Herenthuis nog niet voldoende geïmplementeerd is in de gehele werking. Resultaten actie 4 De tevredenheidsenquête wordt pas uitgevoerd vanaf de volledige implementatie van het Herenthuis. Resultaten actie 5 De financiële krapte en daarnaast een tekort aan eigen aanbod noodzaakt ons om nog meer met derden samen te werken. Over de verschillende diensten zijn er heel wat samenwerkingsinitiatieven met private partners, VZW’s, andere lokale besturen.

September 2013

Pagina 39 van 46


Resultaten actie 6 Om het nieuwe bestuur voor te bereiden werd een evaluatie gemaakt van zes jaar legislatuur. Deze evaluatie gebeurde zowel vanuit de raadsleden als vanuit het managementteam. Wat alvast duidelijk werd, is dat de functie van OCMW-voorzitter in de toekomst geen gemakkelijke job is gezien men zich tussen wal en schip bevindt als lid van het schepencollege maar met toch nog een eigen bestuur achter zich. Uit de evaluatie kwamen een aantal interessante suggesties naar voor om de werking tussen Raad en ambtenaren nog te verbeteren. Dit vormen aandachtspunten voor het nieuwe bestuur. Suggesties waren onder andere: het verslag van het MAT aan de mandatarissen bezorgen, vaste afspraken maken met voorzitter wanneer deze op het OCMW langs komt, cirkeldag organiseren voor nieuwe raadsleden, secretaris met raadgevende stem toevoegen aan het Schepencollege, overleg tussen OCMW en gemeente behouden. Actieplan 3.4: Het OCMW biedt dienstverlening aan in kwaliteitsvolle overheidsgebouwen. Concrete acties

Timing

Budget

1. Digitale televisie in de Serviceflats

2011

Regulier

2. Huis Driane aanpassen aan de regelgeving inzake legionella

2011

Regulier

3. Check-up-procedure uitwerken en implementeren voor de serviceflats

Lopende

Regulier

4. In orde brengen van tijdelijke locaties Kids & co, zowel voor de kinderopvang als voor de administratie

Lopende

Regulier

5. Nieuwe (tijdelijke) locatie voor de OCMW-zetel in orde brengen

2011-2013

Regulier

Resultaten actie 1 Nog niet uitgevoerd. Resultaten actie 2 Aanpassingen werden gedaan in 2011 en 2012. Op regelmatige basis worden metingen gedaan op bepaalde referentiepunten in het gebouw en geregistreerd in een logboek die de basis is voor toekomstige inspecties. Dit is ondertussen opgenomen in de reguliere werking. Resultaten actie 3 Reeds gerealiseerd in 2011 en ondertussen opgenomen in de reguliere werking. Resultaten actie 4 In 2012 verhuisde Loket Kids & co naar de tijdelijke locatie in de bibliotheek (administratie) en de gemeenteschool (kinderopvang). Resultaten actie 5 De verhuis is gepland in juni 2013. Er is een werkgroep opgericht die de verhuis in goede banen zal leiden.

September 2013

Pagina 40 van 46


2.4 Prioritaire doelstelling 4 Als OCMW willen wij bewust omgaan met de middelen, maar tevens ook aandacht hebben voor onze doelgroepen. Actieplan 4.1: We bekijken waar we de kosten kunnen doen dalen zonder al te veel impact te hebben op onze doelgroep van kansarmen. Sociale correcties blijven bestaan. Concrete acties

Timing

Budget

1. Aanvragen van projectsubsidies

2011-2013

Regulier

2. Onderzoek naar premies en subsidies voor isolatiewerken

2011-2012

Regulier

3. Prijzen van energieleveranciers vergelijken om de beste prijs te bekomen

2011-2013

Regulier

4. Beheer kosten noodwoningen

2011-2013

Regulier

5. Kosten-baten analyse opstellen voor alle woningen

2012

Regulier

Resultaten actie 1 Wanneer een oproep gelanceerd wordt voor een project met subsidies, wordt intern bekeken of we een dossier indienen. In 2012 hebben we 58.250 euro aan projectsubsidies kunnen binnenhalen. (zie overzicht B.1. subsidies) Resultaten actie 2 Reguliere werking. Resultaten actie 3 Gerealiseerd in 2011. Bij einde van de overheidsopdracht wordt deze opnieuw uitgeschreven i.s.m. de gemeente voor het gezamenlijk patrimonium. Resultaten actie 4 Herziening en aanpassing van de huurprijzen en kosten is gebeurd in 2011. De huurprijzen worden nu ook jaarlijks geïndexeerd. In de toekomst zullen op regelmatige basis de kosten en huurprijzen onder de loep worden genomen. Resultaten actie 5 Nog niet gerealiseerd.

September 2013

Pagina 41 van 46


2.5 Prioritaire doelstelling 5 Het blijft ons streefdoel om ook de volgende jaren elke persoon het recht op maatschappelijke dienstverlening te garanderen. We willen ons tot doel stellen eenieder in de mogelijkheid te stellen een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid door op verschillende levensdomeinen in te spelen en een toegankelijke hulpverlening te realiseren. Actieplan 5.1: Het OCMW zorgt tegen 2013 voor een aanbod van toegankelijke woongelegenheden waar ieder op een menswaardige manier kan leven. Concrete acties

Timing

Budget

1. Inventarisatie in de verschillende woningen van de energieproblemen

2011-2012

Takenpakket AC en TD

2. Uitvoeren van de goedgekeurde isolatieoplossingen

2012

Takenpakket AC, TD Investeringsbudget

Lopende

Takenpakket AC

6. Internet in alle woningen

2013

Takenpakket AC

7. Opvolgen van het project “Start-to-clean” uitgewerkt door de Sociale Dienst

Lopende

Takenpakket AC en diensthoofd SD

8. Mogelijkheid onderzoeken om de AC als “expert” inzake patrimonium in te schakelen in de woonbegeleiding van cliënten

2012

Takenpakket AC en diensthoofd SD

9. Uitbreiding LOI-woningen

2011-2013

3. Renovatie gebouw Kloosterstraat 3-5 4. Onderzoek naar mogelijkheid tot uitbreiding van eigen aanbod doorstroomwoningen 5. Opstellen van plaatsbeschrijvingen

Resultaten actie 1 + 2 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 3 De eerste renovatiewerken (dakwerken en creatie dakkoepel en dakvlakvensters) zijn gerealiseerd in het najaar van 2012. De verdere procedure en werken zijn gepland voor 2013 en 2014. Resultaten actie 4 Momenteel geen behoefte aan uitbreiding aanbod doorstroomwoningen. We zijn wel gestart met de creatie van een extra noodwoning boven Koestraat 47 met verkregen subsidies van de Nationale Loterij. Resultaten actie 5 Gerealiseerd in 2011 – opgenomen in reguliere werking. Resultaten actie 6 Nog niet gerealiseerd.

September 2013

Pagina 42 van 46


Resultaten actie 7 Het Start-to-clean project werd opgestart voor de bewoners van het LOI. Ondertussen loopt het project voornamelijk bij de andere cliënten van de Sociale Dienst. Resultaten actie 8 Deze taak is grotendeels overgeheveld naar de sociaal werker (voornamelijk energiebesparende begeleiding). Resultaten actie 9 In 2011 hebben we het LOI uitgebreid met 3 extra woningen (in totaal 10 plaatsen). Verdere uitbreiding is niet wenselijk.

2.6 Prioritaire doelstelling 6 Het OCMW voert ook de volgende drie jaar in samenwerking met het gemeentebestuur een gecoördineerd ouderenbeleid en gezondheidsbeleid afgestemd op de noden en behoeften van de Herenthoutenaren. Actieplan 6.1: Vanuit het loket Zorg & Gezondheid wordt ook tijdens de volgende drie jaren informatie verschaft over onderwerpen die sterk aansluiten bij de leefwereld van de Herenthoutenaren. Concrete acties 1. Dichten van de digitale kloof

Timing

Budget

2011

NVT

Resultaten actie 1 Er blijven computerlessen georganiseerd worden voor de burgers. Op verschillende plaatsen in het dorp (Huis Driane, bibliotheek) kan men ook gratis gebruik maken van een computer om te oefenen of om op internet te surfen. Ook binnen het personeelsbestand willen we de digitale kloof dichten en hebben we een PC-cursus in 2011 georganiseerd en staat er één op de planning voor de poetsvrouwen in het voorjaar van 2013.

September 2013

Pagina 43 van 46


Deel 3. FINANCIËLE VERTALING

September 2013

Pagina 44 van 46


Deel 4. BESLUIT Pas in de loop van 2012 hebben de medewerkers van P & O zich in een team verenigd, echter zonder officieel diensthoofd. Momenteel wordt dit team aangestuurd door de personeelsverantwoordelijke en dit werkt. De ondersteunende diensten bieden een zeer belangrijke ondersteuning naar de dienstverlenende diensten, maar dit is niet altijd zichtbaar in de werking. Wat zou een organisatie zijn zonder computers, een Herenthuis zonder onthaal, een OCMW zonder gebouwen en woningen, een hulpverlening zonder betaling van steunen en een dienstverlenende organisatie zonder medewerkers om hulp te verlenen? Vanuit de wetgever worden meer en meer stimulansen en kansen gegeven om samenwerkingsverbanden aan te gaan tussen lokale besturen. Daarbovenop komt dan nog de financiële krapte waardoor het steeds duidelijker wordt dat gemeente en OCMW naar de toekomst toe meer personeel zullen moeten delen en diensten samenvoegen. Ook in Herenthout zouden de ondersteunende diensten van gemeente en OCMW elkaar kunnen versterken en aanvullen in hun werking.

September 2013

Pagina 45 van 46


Deel 5. BIJLAGEN

September 2013

Pagina 46 van 46

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Recommend Documents