PERSONEEL EN ORGANISATIE

2014 JAARVERSLAG

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Nathalie Verbeeck, Vicky Verbeeck, Rob Beirens Personeelsverantwoordelijke, Administratief coördinator, ICT–verantwoordelijke Bouwelse Steenweg 52, 2270 Herenthout e-mail: [email protected] Tel.: 014 50 21 81

Jaarverslag 2014 Personeel & Organisatie

Juni 2015

Pagina 2 van 19


INHOUDSOVERZICHT INHOUDSOVERZICHT .......................................................................................... 3 INLEIDING ......................................................................................................... 4 GEBRUIKTE AFKORTINGEN ................................................................................. 5 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS ........................................................................... 6 A. Personeel ............................................................................................ 6 A.1 Personeelsbestand .............................................................................. 6 A.1.1. Personeelseffectief ........................................................................... 6 A.1.2. Indeling per niveau .......................................................................... 6 A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/14).......................................... 7 A.1.4. Indeling per statuut in VTE (situatie op 31/12/14) ............................... 8 A.2 Personeelsprestaties ........................................................................... 9 A.2.1. Ziekteverzuim ................................................................................. 9 A.2.1.1. Ziekteverzuimpercentage ............................................................ 9 A.2.1.2. Frequentie van het ziekteverzuim ............................................... 10 A.2.1.3. Gemiddelde duur van het ziekteverzuim ..................................... 11 A.2.1.4. Bradfordfactor ......................................................................... 11 A.2.1.5. Percentage verzuimers ............................................................. 12 A.2.2. Idewe ........................................................................................... 12 A.2.3. Arbeidsongevallen .......................................................................... 12 A.2.4. Controlearts .................................................................................. 12 A.2.5. Vorming ....................................................................................... 13 A.2.6. Teamdag ...................................................................................... 13 A.2.7. Vakbondsoverleg ........................................................................... 13 A.2.7.1. Het onderhandelingscomité ....................................................... 14 A.2.7.2. Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk................ 14 A.2.8. Diensthoofdenoverleg ..................................................................... 14 B. Externe communicatie ...................................................................... 14 B.1 Website ............................................................................................. 14 B.2 Sociale media .................................................................................... 15 C. Interne communicatie....................................................................... 15 C.1 Loketg@zet ........................................................................................ 15 C.2 Loketnet ............................................................................................ 16 C.3 Interne Overlegmomenten ................................................................ 16 C.4 Documentatie .................................................................................... 16 D. Patrimonium ..................................................................................... 17 D.1 Technische Dienst ............................................................................. 17 D.2 Landbouwgronden ............................................................................ 17 D.3 Woningen .......................................................................................... 18 E. Automatisatie ................................................................................... 19 E.1 Inventaris OCMW ............................................................................... 19 E.2 Helpdesk............................................................................................ 19

Juni 2015

Pagina 3 van 19


INLEIDING Dit jaarverslag probeert een cijfermatig beeld te schetsen van de werking van de dienst P & O over het werkjaar 2014. P & O verleent expertise en ondersteuning aan de andere diensten inzake personeelszaken, interne en externe communicatie, ICT en optimalisatie van de administratie. Deze werking is niet altijd goed te vatten in cijfers. Toch hebben we geprobeerd om in enkele belangrijke cijfers onze werking weer te geven. Wat we echter niet in cijfers kunnen uitdrukken, is de dagdagelijkse inzet van de medewerkers van P & O om een kwaliteitsvolle werkomgeving te creëren waarin doeltreffendheid en efficiëntie centraal staan en elke OCMW-medewerker zijn competenties permanent kan ontwikkelen.

Juni 2015

Pagina 4 van 19


GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC:

administratief coördinator

ADM:

Administratie

AO:

arbeidsongeval

BBC:

Beleids- en beheerscyclus

BCSD:

Bijzonder Comité Sociale Dienst

Contr:

Contractueel

(C)PBW:

(Comité voor) Preventie en Bescherming op het Werk

DSW:

Doorstroomwoning

GAW:

Groep van assistentiewoningen

Gesco:

Gesubsidieerde contractuele

GZ:

Gezinszorg

IBO:

Initiatief Buitenschoolse Kinderopvang

ICT:

informatica- en communicatietechnologie

KSZ:

Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

LDC:

lokaal dienstencentrum

LOI:

Lokaal Opvang Initiatief

LSB:

Lokaal Sociaal Beleid

MAT:

Managementteam

NW:

Noodwoning

OC:

Onderhandelingscomité

OCR:

Openbare Computerruimte

OM:

overlegmoment

PD:

Poetsdienst

P&O:

Personeel & Organisatie

SD:

Strategische Doelstelling

SW:

Sociale woning

VTE:

voltijds equivalent

WW-gesco:

Weerwerk gesco

WZK:

Welzijnszorg Kempen

Juni 2015

Pagina 5 van 19


Deel 1. CIJFERS EN LETTERS A. Personeel A.1 Personeelsbestand A.1.1. Personeelseffectief Op 31/12/14 telde het OCMW een personeelseffectief van 42,02 VTE, ingevuld door 61 verschillende personeelsleden waarvan slechts 5 mannen. De daling is voornamelijk te verklaren door de afslanking van de sociale dienst en de dienst opvoedingsondersteuning als gevolg van de besparingen. Merken we ook op dat van dit personeelsbestand een halftijds maatschappelijk werker is gedetacheerd naar de Peuterspeelpunten sinds 16/08/14 en de onthaalbediende van het OCMW ook 0,4 gedetacheerd is naar de gemeente sinds 01/10/14 (= -0,9VTE in de praktijk). 2010 Personeelseffectief in VTE # personeelsleden in koppen kkoppen # mannen

2011

45,03 66 4

46,68 66 4

2012 45,68 67 4

2013 43,49 63 5

2014 42,02* 61 5

* In de praktijk 41,12 VTE

A.1.2. Indeling per niveau Naargelang de functie die je uitoefent, word je betaald op een bepaald niveau: Decretale graden:

secretaris/financieel beheerder

niveau A:

geen functies

niveau B:

maatschappelijk werker sociaal werker personeelsverantwoordelijke boekhouder beleidsmedewerker administratief coördinator ICT-verantwoordelijke diensthoofd pedagogisch coördinator dienstencentrumverantwoordelijke

niveau C:

technisch medewerker administratief medewerker begeleidster IBO verzorgende animator

niveau D:

begeleidster IBO poetsvrouw schoonmaakster pedicure

niveau E:

art 60 § 7

Juni 2015

Pagina 6 van 19


* 2011 2012 2013 2014 Schaalniveau # opdr. % # opdr. % # opdr. % # opdr. % 1 1,20% 1 1,22% 0 0 Decretale graad 0 0 21 25,00% 22 26,83% 21 26,92% 18 24,32% B 31 36,90% 29 35,37% 29 37,18% 27 36,49% C 29 34,52% 29 35,37% 27 34,62% 27 36,49% D 2 2,38% 1 1,22% 1 1,28% 2 2,70% E Totaal 84 100% 82 100% 78 100% 74 100% *Situatie op 31/12/14

Onze personeelsleden bevinden zich hoofdzakelijk op B-, C- en D-niveau. Enkel de art. 60’ers worden verloond op het E-niveau. A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/14) -25j ADM IBO PD GZ OD TOTAAL %

Juni 2015

25j-35j 4

4 6%

35-45j

45-55j

7 6 1

9

14 23%

12 20%

2 1

4 3 7 3 2

55-65j 2 7 1 2

TOTAAL 20 15 17 5 4

19 31%

12 20%

61 100%

Pagina 7 van 19


31% van de OCMW-medewerkers zijn tussen 45-55 jaar en slechts 6% is jonger dan 25 jaar. De administratieve functies worden voornamelijk ingevuld door jongere werknemers tussen 35 en 45 jaar. In de poetsdienst daarentegen vinden we slechts 1 medewerker onder de 35 jaar en is meer dan 40% ouder dan 45 jaar. In de onderhoudsdienst zijn alle medewerkers ouder dan 45 jaar. De kinderopvang wordt voor 2/3 bevolkt door medewerkers jonger dan 35 jaar en voor 1/3 door 45-plussers. In de gezinszorg zien we verzorgenden vanaf 35 jaar. A.1.4. Indeling per statuut in VTE (situatie op 31/12/14) Statutair ADM IBO PD GZ OD TOTAAL %

12,8

Contr.

ww-gesco

Gesco

3,8

0,8 0,25 7,6

2 1,5

1 9,65 23%

3,5 8%

7,41 1,3 14,1 34%

1,8 1,76 7,36 17%

7,41 18%

Andere*

TOTAAL 17,4 9,66 9,1 3,1 2,76 42,02 100%

* andere: doelgroepmedewerkers, lokale diensteneconomie en jobcreatie

Juni 2015

Pagina 8 van 19


Opvallend is dat slechts 34% van de personeelsopdrachten vastbenoemd is en dat deze functies zich voornamelijk bevinden binnen de administratie. De helft van het personeel (491) is aangesteld in een tewerkstellingsmaatregel (41% gesco + 8% andere). Deze situeren zich hoofdzakelijk in de poetsdienst en buitenschoolse kinderopvang. De vaste benoemingen binnen de gezinszorg zijn uitdovend. A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A.2.1.1. Ziekteverzuimpercentage Onder ziekteverzuim verstaan we “de onmogelijkheid van de werknemer om zijn werk te verrichten ten gevolge van ziekte of privé-ongeval”. Dit ziekteverzuim kan variëren in duur, maar een essentiële voorwaarde om van ziekteverzuim te kunnen spreken is dat het verzuim tijdelijk is. Juni 2015

Pagina 9 van 19


ziekteverzuimpercentage 2011

2012

2013

2014

ADM

4,39

4,02

4,44

7,82

IBO

8,63

11,21

14,06

11,67

PD

12,00

6,81

7,73

5,43

GZ

25,77

11,68

10,07

15,47

OD

15,01

13,42

25,40

14,31

9,90

8,20

9,22

9,39

OCMW

Het totale ziekteverzuimpercentage voor het OCMW is ongeveer gelijk gebleven met 2013. Dit wil zeggen dat het OCMW-personeel 9% van zijn te presteren tijd afwezig is wegens ziekte. We zien dat enkel de administratieve functies en de poetsdienst lager scoren dan het OCMW-gemiddelde, maar het ziektecijfer van de administratie is wel sterk gestegen. Ook binnen de gezinszorg is het ziekteverzuim met de helft terug gestegen. Dit is voornamelijk te wijten aan de langdurige afwezigheid van de animator/verzorgende en de boekhouder. Opvallend is dat het laagste ziekteverzuim zich bevindt in de poetsdienst ondanks het vrij zware beroep en de hogere gemiddelde leeftijd binnen deze groep poetsvrouwen. In de onderhoudsdienst is een sterke daling waar te nemen door de uitdiensttreding van een langdurig zieke schoonmaakster. A.2.1.2. Frequentie van het ziekteverzuim De frequentie van het ziekteverzuim wordt berekend door een telling te maken van het aantal nieuw begonnen ziekteperiodes in een periode van 1 jaar. Deze frequentie kan zowel voor de verzuimers (werknemers die ziek geweest zijn in het jaar) als voor de totale populatie (werknemers die ziek zijn geweest én zij die niet ziek zijn geweest). Frequentie op verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2012 2,19 2,94 2,55 4,67 3,38 2,94

2013 2,47 2,59 2,69 3,50 3,20 2,76

2014 4,33 2,64 2,00 4,71 1,60 3,29

Frequentie op totale populatie 2012 2,00 2,79 1,56 4,67 3,00 2,49

2013 2,04 2,32 2,06 3,50 2,00 2,26

2014 3,90 2,31 1,65 4,71 1,33 2,88

De frequentie van het ziekteverzuim ligt voor de verzuimers van het OCMW op 3,29. Dit betekent dat een verzuimer gemiddeld iets meer dan 3 keer ziek is geweest in 2014. Als we de diensten afzonderlijk bekijken, zien we dat een verzorgende zich het meest ziek meldt (gemiddeld 4,7 keer) en een medewerker van de onderhoudsdienst het minst (gemiddeld 1,6 keer). Opvallend is de sterke stijging binnen de administratieve functies. De frequentie van het ziekteverzuim voor de totale populatie van het OCMW ligt op 2,88. Dit wil zeggen dat een werknemer van het OCMW in 2014 gemiddeld 2,88 keer ziek is geweest. In de dienst gezinszorg ligt de frequentie veruit het hoogst. Als we beide cijfers met elkaar vergelijken valt op dat voor de dienst gezinszorg beide frequenties gelijk zijn. Dit wil zeggen dat van deze dienst élke werknemer ziek is geweest.

Juni 2015

Pagina 10 van 19


A.2.1.3. Gemiddelde duur van het ziekteverzuim De gemiddelde duur van het ziekteverzuim is naast de frequentie van het ziekteverzuim ook een indicatie van de ernst van het verzuim. Het geeft echter wel enkel een indicatie over het feit of de ziekteperiodes gemiddeld eerder kort of eerder langdurig zijn. Deze gemiddelde ziekteduur bij afwezigheid berekenen we enkel voor de verzuimers en is uitgedrukt in kalenderdagen. Gemiddelde duur ziekteverzuim

ADM IBO PD GZ OD OCMW

2012

2013

2014

6,24 17,60 15,29 8,79 20,96 13,52

6,30 16,91 13,80 10,81 30,38 13,72

7,49 18,86 12,18 10,58 34,38 12,21

Gecorrigeerd 2012*

Gecorrigeerd 2013*

Gecorrigeerd 2014*

6,24 10,90 15,29 8,79 7,69 9,60

6,30 8,81 13,80 10,81 8,07 9,35

7,49 9,25 12,18 10,58 22,14 9,68

* correctie: personeelsleden die heel het jaar ziek zijn geweest worden hier uitgefilterd

Indien een personeelslid van het OCMW in 2014 ziek is geweest, was zijn gemiddelde duur van afwezigheid 12,21 dagen. Gecorrigeerd komen we op een gemiddelde duur van 9,68 dagen. In de administratie, het IBO en de onderhoudsdienst is de gemiddelde duur gestegen. Dit komt voornamelijk door de langdurige afwezigheid van de boekhouder, de animator/verzorgende, een groepsverantwoordelijke (wegens operatie) en een schoonmaakster. Toch komen de gezinszorg, de administratie en de poetsdienst onder het OCMWgemiddelde. Volgens het gecorrigeerde cijfer scoort de Kinderclub aanzienlijk beter en is de gemiddelde duur zelfs lager van het gemiddelde. De poetsdienst, de gezinszorg en de onderhoudsdienst blijven boven het OCMW-gemiddelde uitkomen. A.2.1.4. Bradfordfactor De Bradfordfactor geeft een indicatie van de mate van verstoring die een bepaalde medewerker teweegbrengt door zijn ziekteverzuim. Hoe frequenter iemand uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt hiermee om te gaan. Medewerkers met eenzelfde aantal dagen ziekte en eenzelfde ziekteverzuimpercentage kunnen dus toch een verschillende storingsquotatie krijgen. Een gemiddelde Bradfordfactor kan over de ganse populatie berekend worden, of enkel over de ziekteverzuimers. Bradford verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2012 129,43 537,22 844,45 1.994,83 1.010,88 652,08

2013 149,95 165,94 417,62 437,33 580,20 277,07

2014 828,06 158,07 184,5 973,83 76,6 454,86

Bradford populatie 2012 118,17 508,95 516,06 1.994,83 898,56 556,44

2013 123,87 148,47 319,35 437,33 362,63 227,73

2014 745,25 138,31 151,94 973,83 63,83 398,88

Een verzuimer in het OCMW heeft gemiddeld een Bradfordfactor van 454,86. Een werknemer van het OCMW heeft een gemiddelde Bradfordfactor van 398,88.

Juni 2015

Pagina 11 van 19


De kinderopvang, de poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren zeer laag, de gezinszorg en de administratie zeer hoog voor zowel de factor bij de verzuimers als bij de ganse populatie. Dit wil zeggen dat in de administratie en de gezinszorg de werkzaamheden erger zullen gestoord worden dan in de andere diensten. Deze 2 diensten zijn ook gestegen t.o.v. 2013, de andere diensten zijn gedaald. Als we de Bradfordfactor bekijken over gans het personeelsbestand, merken we dat deze in de gezinszorg hetzelfde is voor verzuimers als voor populatie. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg àlle personeelsleden ziek zijn geweest. A.2.1.5. Percentage verzuimers Percentage verzuimers 2010 72,00 100,00 73,68 100,00 72,73 84,54

ADM IBO PD GZ OD OCMW

2011 92,59 93,55 83,33 100,00 84,62 90,53

2012 91,30 94,74 61,11 100,00 88,89 85,30

2013 82,61 89,47 76,47 100,00 62,50 82,19

2014 90,00 87,50 82,35 100,00 83,33 87,69

Het percentage van verzuimers voor gans het OCMW is 87,69% en is de eerste stijging terug in 3 jaar. Dit wil zeggen dat bijna 88% van ons personeel zich minstens 1x per jaar ziek meldt, voor de gezinszorg zijn dat zelfs álle verzorgenden. De Kinderclub, de poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren onder het gemiddelde. Enkel het IBO kent een daling in het aantal verzuimers. A.2.2. Idewe In 2014 werden 52 preventieve medische onderzoeken verricht. De bedrijfsarts heeft dit jaar geen bedrijfsbezoek gebracht. Hij maakt deel uit van het comité P.B.W. (preventie en bescherming op het werk) (zie later). A.2.3. Arbeidsongevallen Het aantal arbeidsongevallen in: # AO

2007

2008

2009

2010

1

4

2

6

178

133

# dagen verlet

2011

2012

2013

2014

3

1

2

2

16

63

46

22

In 2014 telden we 2 arbeidsongevallen waarbij er 22 werkelijk verloren kalenderdagen genoteerd werden. Er waren t.o.v. 2013 dus evenveel arbeidsongevallen, maar minder kalenderdagen verlet. A.2.4. Controlearts In 2014 hebben we geen controlearts gestuurd.

Juni 2015

Pagina 12 van 19


A.2.5. Vorming # uren vorming ADM IBO PD GZ OD TOTAAL

2013 725,5 123,5 136 77 0 1.062

2014 446,5 146,5 0 36 0 629

# cursisten 2013 21 15 18 6 0 60

# uren/cursist

2014 18 15 0 6 0 39

2013 34,5 8 7,5 13 0 17,7

2014 24,8 9,8 0 6 0 16

Het aantal vormingsuren is sterk gedaald t.o.v. 2013. Dit komt voornamelijk doordat de poetsvrouwen geen vorming hebben gevolgd in 2014 en de administratie in 2013 enkele opleidingen extra moesten volgen in functie van de BBC. Het aantal uren vorming zijn het hoogst voor het administratief personeel, dit is ook logisch aangezien deze functies regelmatig opleidingen dienen te volgen omtrent wetgeving, softwarepakketten, … die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de job. In de tabel zijn volgende opleidingen niet mee opgenomen: - de opleiding orthopedagogie van een doelgroepmedewerker (300 vormingsuren in 2014) - het kwalificerend opleidingstraject vormingsuren per deelnemer in 2014) - het kwalificerend opleidingstraject vormingsuren in 2014)

tot tot

zorgkundige van zorgkundige

van

2

poetsvrouwen 1

verzorgende

(176 (60

De vorming van de gezinszorg wordt regionaal via WZK georganiseerd. De 2 technisch medewerkers en de schoonmaaksters van de onderhoudsdienst hebben ook in 2014 geen vorming gevolgd. A.2.6. Teamdag Op 06/06/14 vond voor de derde keer de gezamenlijke teamdag voor gemeente- en OCMW-personeel plaats. Dit jaar was het een daguitstap naar Antwerpen met de trein. De 81 deelnemers hadden de keuze uit 3 verschillende dagprogramma’s en de kostprijs kwam op 29,94 euro per deelnemer. 2010

2011 2012 Geen 1.406,46 Kostprijs € 2.002,04 teamdag *aandeel OCMW (totale kostprijs was 2.425,20 euro)

2013 1.529,21

2014 1.212,60*

A.2.7. Vakbondsoverleg In elke gemeente dient een vakbondsoverleg aanwezig te zijn. Deze bestaat uit een Onderhandelingscomité en een Bijzonder Overlegcomité ofte Comité voor Preventie en Bescherming op het werk (CPBW).

Juni 2015

Pagina 13 van 19


A.2.7.1. Het onderhandelingscomité Over elke wijziging betreffende de arbeidsvoorwaarden dient in dit comité overleg gepleegd te worden. In 2014 heeft het OC 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - aanpassingen aan de rechtspositieregeling - invoering van elektronische maaltijdcheques - Vastleggen van een verlofdag op vrijdag na OHHemelvaart - goedkeuring loopbaan- en diversiteitsplan - functiebeschrijving gemeente- en OCMW-secretaris - aanvraag 0,5 VTE sociale maribel voor een maatschappelijk werker voor ISOM A.2.7.2. Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk Dit comité heeft als opdracht adviezen uit te brengen en voorstellen te formuleren omtrent het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, omtrent het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan opgesteld door de werkgever, de wijzigingen, de uitvoering en de resultaten ervan. In 2014 heeft het CPBW 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - opvolging jaaractieplan en globaal preventieplan - periodieke verslagen van de activiteiten van de interne dienst PBW A.2.8. Diensthoofdenoverleg Aansluitend op de MAT-vergaderingen, vindt het diensthoofdenoverleg plaats. Het doel van dit overleg is dat diensthoofden elkaar inspireren en ervaringen uitwisselen, voornamelijk rond personeelskwesties. In 2014 zijn er 7 vergaderingen geweest.

B. Externe communicatie B.1 Website In januari 2012 werd de nieuwe gemeentelijke website gelanceerd. Sindsdien registreren we diverse statistieken over de bezoekers van onze website. Wat # bezoeken # Unieke bezoekers # Paginaweergaven Gemiddeld # pagina's / bezoek # gebruikers e-loket

Juni 2015

2012 51.624 28.017 156.963 3,04 151

2013 57.476 29.462 173.343 3,02 261

2014 70.410 37.962 192.539 2,73 325

Pagina 14 van 19


De volgende pagina's (van het OCMW) werden in 2014 het meeste bezocht: Pagina /KidsCo /Organisatie/ocmwsecretaris /ZorgGezondheid/dienstencentrumHuisDriane /SocialeDienst /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang/deKinderclub /ZorgGezondheid/gezondheid/wachtdiensten /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang /KidsCo/infoOverKinderopvang /ZorgGezondheid /KidsCo/infoKinderopvang/minicrèche /Bestuur/ocmwraad /KidsCo/opvoedingsondersteuning /SocialeDienst/budgethulpverlening /SocialeDienst/tewerkstelling /SocialeDienst/socialeAdministratie /nieuws/OCMWIsVerhuisd /SocialeDienst/rechtshulp/juridischAdviesEnBemiddeling /Bestuur/ocmwVoorzitter /ZorgGezondheid/thuiszorg /Bestuur/zittingen/ocmwraad

# weergaven 1415 1011 957 801 798 681 601 509 443 428 352 290 288 284 280 252 214 211 209 203

B.2 Sociale media Het LDC heeft al sinds enkele jaren een facebookpagina met over de 600 ‘vind-ik-leuks’. Vanaf oktober 2014 lanceerden we ook een facebookpagina van Loket Kids & co. Deze vorm van sociale media wordt ingezet om ouders sneller op de hoogte te kunnen brengen van veranderingen en belangrijke mededelingen. Ook krijgt de burger via foto’s een impressie van de werking van de kinderopvang. In 2014 werd er ondertussen ook een algemene facebook-pagina opgericht voor gemeente en OCMW. Deze pagina heeft ondertussen 431 volgers.

C. Interne communicatie C.1 Loketg@zet Het personeelsblad voor de OCMW-medewerker ‘De Loketg@zet’ is gestart in september 2011 en verschijnt 10x per jaar (niet in juli en augustus). Deze maandelijkse nieuwsbrief voor het OCMW-personeel bevat: - beslissingen van Raad, Bijzonder Comité, MAT - verwijzingen naar informatie op Loketnet - mededelingen die iemand wil doen naar het personeel toe - nieuwtjes betreffende personeelsleden, werking, beleid, … - vooruitblik naar gebeurtenissen, evenementen in de nabije toekomst -… Het doel van dit personeelsblad bestaat erin om de ganse personeelsequipe op de hoogte te houden van het reilen en zeilen binnen het OCMW. We bekomen hierdoor een vlottere interne communicatie, iedereen krijgt dezelfde informatie op hetzelfde tijdstip. De reacties zijn tot op heden unaniem positief. In 2015 zal de Loketg@zet uitgebreid worden naar het gemeentepersoneel. Juni 2015

Pagina 15 van 19


C.2 Loketnet In 2013 werd ons intranet "loketnet" gelanceerd. Dit is een interne website voor het personeel van gemeente en OCMW waarop ze allerlei informatie kunnen terugvinden over het bestuur, dienstnota's, formulieren, reglementen, rechtspositieregeling, data vergaderorganen, … Er komt ook luchtigere informatie op het loketnet, zoals foto's van activiteiten, aankondigingen van geboorten/huwelijken, voorstelling nieuwe collega's, verjaardagen, ... De ervaring leert ons dat niet iedereen de weg vindt naar ons Loketnet. Daarom hebben we in 2014 enkele aanpassingen doorgevoerd zoals een mailsysteem dat automatisch een mail verstuurd wanneer een nieuw item op Loketnet wordt gepost. C.3 Interne Overlegmomenten Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende interne overlegmomenten: Aantal OM’s Aantal MAT’s

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

23 10

16 10

10 12

10 11

10 8

8 10

1 7

Het Overlegmoment (OM) is een infomoment op dinsdagmorgen. Het is bedoeld om binnen het OCMW het reilen en zeilen van de verschillende diensten aan de andere diensten bekend te maken. Dit overlegmoment werd begin 2014 afgeschaft. Het managementteam (MAT) is het adviserend orgaan naar het bestuur toe. De diensthoofden, de personeelsverantwoordelijke, de administratief coördinator en de financieel beheerder zetelen in het MAT. De secretaris is de voorzitter van het MAT. De OCMW-voorzitter zetelt in het MAT met adviserende stem. Het MAT behandelt alle belangrijke beleidsthema’s binnen het OCMW (budgetten, tevredenheidsonderzoeken, visieteksten, globale personeelszaken, …). C.4 Documentatie De OCMW-bib omvatte in 2011-2014 het volgende: Aantal Nieuwe handboeken Abonnementen kranten

Kostprijs

‘11

‘12

‘13

‘14

11

11

7

8

2011 494,63

2012 407,91

2013 373,27

2014 425,25

2

2

2

2

546,00

558,00

570,00

598,00

Naslagwerken

17

16

16

17

4.582,45

4.248,87

4.281,09

4.319,06

Abonnementen tijdschriften

19

16

15

6

2.536,92

2.511,98

2.117,51

901,83

1

2

2

1

Andere TOTAAL

99

70

50

47

1.026,56

847,26

747,86

718,38

9.186,56

8.574,02

8.089,73

6.962,52

Sinds 2009 worden jaarlijks de naslagwerken en tijdschriften waarop het OCMW geabonneerd is onder de loep genomen: welke worden nog gebruikt, welke zijn nuttig, welke kunnen opgezegd worden, van welke kan het aantal abonnementen gereduceerd worden, …? Zo realiseren we voor het vijfde jaar op rij een daling in de kosten voor documentatie.

Juni 2015

Pagina 16 van 19


D. Patrimonium D.1 Technische Dienst Onze technische dienst heeft ook in 2014 zijn handen weer goed vol gehad met de drukke dagelijkse werking, het onderhoud van het ganse patrimonium en enkele projecten, waaronder voornamelijk:  de aanpassingswerken aan Itegemse Steenweg 126a  de verhuis van de technische dienst naar het magazijn  de laatste verbouwingswerken aan noodwoning Koestraat 47b  het terug in orde maken van de opgezegde woningen (Nijlense Steenweg 137, Astridlaan 7, Doornboompad 5a)  de toch wel veelvuldige verhuizen binnen het patrimonium dit jaar Tot einde juni 2014 kreeg de technische dienst versterking van een voltijdse art. 60 in dienst van OCMW Herentals. Een extra paar handen, maar ook een extra belasting door de intensieve begeleiding die deze medewerker met zich meebrengt. Vanaf 2015 voegen we de twee technische diensten van OCMW en gemeente samen tot één gemeenschappelijke technische dienst die wordt aangestuurd door een nieuwe werkleider van de gemeente. Alle werken aan de eigen locaties worden vanaf dan uitgevoerd door deze technische dienst. De werken aan de woningen en de serviceflats blijven in beheer en uitvoering van het OCMW, namelijk door de klusjesman. Gemiddeld genomen werkt hij halftijds in de klusjesdienst, en halftijds in het eigen patrimonium. D.2 Landbouwgronden Het OCMW heeft 37 landbouwgronden in eigendom, goed voor een totale oppervlakte van 25ha 69a 98ca. Pachter Louis Buts gaf zijn pacht over aan zijn zoon vanaf september 2014. Einde 2014 hebben we bosgrond Sie A 594A (90a 78ca) verkocht aan WL Immo voor een bedrag van 90.780 euro. De bouwgrond die we in 2012 ten gevolge van een ruil voor een stuk bos in eigendom kregen, werd ook in 2014 nog kosteloos bewonnen.

Juni 2015

Pagina 17 van 19


D.3 Woningen Het woningenbestand van het OCMW op 31/12/2014: Adres

Aard

Bergense Steenweg 36* Doornboompad 5 Kloosterstraat 3 Kloosterstraat 3a Kloosterstraat 5 Kloosterstraat 5a Koestraat 45 Koestraat 45a Koestraat 47 Koestraat 47a Koestraat 47b Koestraat 49 Molenstraat 15 Molenstraat 17 Molenstraat 17a Molenstraat 32a Nijlense Steenweg 53 Schoetersstraat 30

Woning Woning Appartement Appartement Appartement Appartement Woning Woning Woning Studio Studio Woning Studio Studio Studio Appartement Woning Woning

Eigendom / huren Huren Huren Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Huren Huren Huren Huren Eigendom Huren

Opmerking SW LOI / / / / LOI SW NW DSW NW DSW DSW LOI LOI LOI NW LOI

Leegstand Leegstand Leegstand Leegstand

wegens wegens wegens wegens

renovatie renovatie renovatie renovatie

Leegstand wegens renovatie

* huurcontract op naam van OCMW, maar alles wordt volledig afgehandeld door huurder

LOI-woning: - bemeubeld door OCMW - bewoner is geen huur verschuldigd aan OCMW - nutsvoorzieningen, kabel, diftar, verzekering, … betaald door OCMW Noodwoning: - bemeubeld door OCMW - dagvergoeding te betalen aan OCMW - nutsvoorzieningen, kabel, diftar, verzekering, … zijn inbegrepen in de dagvergoeding en worden betaald door OCMW Doorstroomwoning: - niet bemeubeld - bewoner dient maandelijks huur te betalen aan het OCMW - nutsvoorzieningen, kabel, diftar, verzekering, … betaald door huurder - jaarlijkse contracten Sociale woning:

-

niet bemeubeld bewoner dient maandelijks huur te betalen aan het OCMW nutsvoorzieningen, kabel, diftar, verzekering, … betaald door huurder contracten 3-6-9

Astridlaan 7: door het ter beschikking krijgen van de woning op site Serneels, Itegemse Steenweg 126a van de gemeente, konden we deze grote huurwoning opzeggen. De huur eindigde op 31 oktober 2014. Doornboompad 5a: In 2013 heeft Fedasil 10 plaatsen binnen het LOI opgezegd en hebben we bijgevolg de huur van o.a. deze woning stopgezet. De huur eindigde op 28 februari 2014. Itegemse Steenweg 126a: we kregen deze woning in 2014 ter beschikking van de gemeente. Na een grondige renovatie konden we de woning vanaf oktober 2014 verhuren als doorstroomwoning.

Juni 2015

Pagina 18 van 19


Kloosterstraat 3+3a+5+5a: in september 2014 verliet ook de laatste bewoner het pand, zodat met de afbraakwerken kon gestart worden. We hopen vanaf midden 2016 de woningen terug ter beschikking te stellen binnen het patrimonium. Koestraat 47b: we hebben deze noodwoning gecreëerd met subsidiemiddelen van de Nationale Loterij. Vanaf 1 februari 2014 kwam deze woning ter beschikking. Nijlense Steenweg 53: in september 2014 zijn we gestart met de renovatiewerken door de aanstelling van een architect. Het project gefinancierd met subsidiemiddelen moet beëindigd zijn voor einde mei 2015.. Na de renovatie wordt deze woning een noodwoning. Nijlense Steenweg 137: In 2013 heeft Fedasil 10 plaatsen binnen het LOI opgezegd en hebben we bijgevolg de huur van o.a. deze woning stopgezet. De huur eindigde op 28 februari 2014.

E. Automatisatie E.1 Inventaris OCMW Eind 2014 bestond het computerpark van het OCMW uit het volgende materiaal: Wat

Aantal 2011

2012

2013

2014

33 32 Computers 33 33 Laptops 25 (5 vr OCR) 25 (5 vr OCR) 25 (5 vr OCR) 25 (5 vl OCR) Vaste PC’s 8 (1 vr OCR) 8 (1 vr OCR) 8 (1 vr OCR) 7 6 6 Printers 6 6 Vervangingen / bijkomend materiaal in 2014: In 2014 werden de volgende vervangingen gedaan:  

5 oude laptops werden vervangen door nieuwe laptops De vaste PC van het OCR werd verwijderd omdat deze amper werd gebruikt

E.2 Helpdesk In 2014 werden er 373 helpdeskoproepen geregistreerd. Er zijn nog steeds veel mensen die hun problemen niet melden via de helpdesk, maar gewoon telefonisch of per e-mail waardoor deze niet altijd worden geregistreerd. Sinds september 2014 werkt de ICTverantwoordelijke niet meer voor de gemeenteschool. Bestuur 2012 OCMW Gemeentebestuur Gemeenteschool Totaal

Juni 2015

284 252 103 639

Aantal oproepen 2013 185 103 66 354

2014 179 162 32 373

Pagina 19 van 19

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Recommend Documents