7.
Personeel en organisatie
7.1
Realisatie activiteitenprogramma
Activiteit Beperkt budget voor de inhuur van extern personeel. Meer doen met minder mensen. Vacatures worden niet ingevuld, tenzij strikt noodzakelijk.
Score Realisatie
+
Deze doelstelling is behaald. De helft van het budget is benut. 1,2 minder fte dan in 2014.
+
Deze doelstelling is behaald.
Hermeting medewerkersonderzoek uitvoeren.
+
In het voorjaar van 2015 heeft deze hermeting plaatsgevonden.
Digitale vervanger voor WP-magazine introduceren.
+
Digitale nieuwsbrieven als vervanger voor WP Magazine.
+
Digitaliseren facturenstroom.
+
+
Als vervanger van het WP-magazine is besloten om een combinatie van digitale middelen in te zetten, te weten: digitale nieuwsbrief, social media, website-artikelen, videofilmpjes, digitale brochures en direct mail. Is in 2015 uitgevoerd.
+ Gerealiseerd +/- Deels gerealiseerd - Niet gerealiseerd X Vervallen 7.2
Organisatie
Woonpartners Midden-Holland, Stichting voor Bouwen en Beheren, is opgericht op 18 april 1996. Op 9 december 1999 is de stichting organisatorisch gefuseerd met Woonpartners Gouda, Stichting voor Bouwen en Beheren en de beheerstichting Woonpartners Midden-Holland. De nauwe samenwerking van de afgelopen 7 jaren tussen Woonpartners en Zuidrandflat is vanaf 2015 voortgezet in de vorm van één gezamenlijke organisatie. De fusie werd formeel van kracht op 31 december 2014. De huidige statuten zijn vastgesteld per notariële akte op 30 december 2014. Op 1 juni 2015 heeft Woonpartners 252 woningen, 10 bedrijfspanden en 49 parkeerplaatsen in Gouda overgenomen van Mooiland. Woonpartners Midden-Holland is bij Koninklijk Besluit van 23 september 1998 toegelaten in de zin van de Woningwet onder nummer 98.004524. De stichting is een toegelaten instelling in de gemeenten Gouda, Rotterdam, Waddinxveen, Zuidplas en Alphen aan den Rijn. Woonpartners is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Bedrijven in Rotterdam/kantoor Gouda, onder nummer 29045958 en is statutair gevestigd aan de Coenecoop 6, 2741 PG in Waddinxveen. Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. Aedes Woonpartners is aangesloten bij Aedes, de landelijke vereniging van woningcorporaties. Op 6 november 1996 is Woonpartners geregistreerd als organisatie die de Bedrijfstakcode Woningcorporaties onderschrijft en onder nummer 4363 opgenomen in het Nationaal Register Volkshuisvestingsinstellingen. VNO-NCW West Woonpartners is aangesloten bij het ondernemersnetwerk in Noord- en Zuid-Holland: VNO-NCW West. VNO-NCW West biedt een netwerk aan haar leden, behartigt de collectieve belangen van het bedrijfsleven in Noord- en Zuid-Holland, maar ook op bovenlokaal niveau. Het ondernemersnetwerk vertegenwoordigt bedrijven in de sectoren industrie, handel, transport, bouw, zakelijke en maatschappelijke dienstverlening en de gezondheidszorg en werkt nauw samen met de landelijke vereniging VNO-NCW.
Bestuurlijke organisatiestructuur Raad van Toezicht Directeur-bestuurder Werkorganisatie Huurders
Verbindingen met andere rechtspersonen en vennootschappen
De toegelaten instelling Woonpartners Midden-Holland heeft een verbinding met: -
-
-
Woonpartners Midden-Holland Holding en Woonpartners Midden-Holland Wooninvestment: Deze B.V.’s met vestigingsplaats Waddinxveen hebben als doelstelling het verkrijgen, vervreemden en exploiteren van onroerende zaken en andere vermogenswaarden, het uitvoeren van projectontwikkeling, alsmede het verlenen van adviezen en diensten op het gebied van projectontwikkeling. Stichting Woonomgeving Souburgh: Deze stichting met vestigingsplaats Waddinxveen heeft als doelstelling het voor de bewoners/eigenaars van de appartementen en het zorgcentrum Souburgh realiseren en in stand houden van een goede woonomgeving op de zogenaamde Souburghlocatie. Woningnet: Is een B.V. met Weesp als vestigingsplaats en heeft als doelstelling woonruimtebemiddeling.
Personeel Totaal
Mannen Vrouwen Fulltime Parttime
11
3
8
5
6
9
4
5
4
5
15
13
2
13
2
7
4
3
5
2
Wijk- en Buurtbeheer
35
16
19
14
21
Klantinformatie & Verhuur
21
4
17
6
15
2
0
2
0
2
100
44
56
47
53
Fulltime
47
39
8
Parttime
53
5
48
Directie en Bestuursondersteuning Financiën & Bedrijfseconomische Zaken Planmatig Onderhoud & Nieuwbouw Ontwikkeling
Boventalligen
Totaal
Het aantal fte’s is in 2015 afgenomen met 1,2 ten opzichte van 2014 (2015: 87,2 vs 2014: 88,4). Het aantal medewerkers is met 2 personen in 2015 gekrompen naar 100 personeelsleden (was 102 eind 2014). Voor de komende jaren is de verwachting dat de formatieomvang verder zal dalen als gevolg van natuurlijk verloop. Ziekteverzuim Totaal 2015
Totaal Woonpartners
8,3%
Totaal 2014
4,9%
Kort
Middel
Lang
Melding frequentie
1,1%
1,5%
5,7%
1,4
Het ziekteverzuim over 2015 is met 3,4% gestegen ten opzichte van 2014. Het hoge ziekteverzuim over 2015 wordt vooral veroorzaakt door het langdurig ziekteverzuim. Arbo en BHV Arbo • Er zijn 4 gevallen van agressie / geweld / seksuele intimidatie of discriminatie gemeld. • Protocol Asbestblootstelling met bijbehorend meldingsformulier en rapportageformat is vastgesteld. • Ro-Ad is geselecteerd als de nieuwe arbodienst per 1 januari 2016. Jaarlijks wordt er volgens de geldende RI&E een arbo plan van aanpak opgesteld en het plan van aanpak van het afgelopen jaar geëvalueerd. De belangrijkste aandachtspunten zijn o.a. het monitoren van het ziekteverzuim, er is aandacht voor omgaan met agressie/geweld en werkdruk. Arbobeleid maakt deel uit van de algemene arbeidsvoorwaarden. In alle afdelingsoverleggen is arbo een vast agendapunt. Indien noodzakelijk worden de werkplekken aangepast en middelen verstrekt. Woonpartners werkt met een gecertificeerde arbodienst. De medewerkers krijgen alle ruimte om zich verder te ontwikkelen. Dat door middel van opleidingen, trainingen en het bijwonen van kennissessies op alle beleidsterreinen. Elke medewerker beschikt conform de cao Woondiensten over persoonlijk loopbaanontwikkelingsbudget. BHV • De bedrijfshulpverleningsplannen voor de kantoren Gouda, Waddinxveen en het Anne Frank Centrum zijn geactualiseerd.
Medewerkersonderzoek In april 2015 is de medewerkerstevredenheid gemeten bij de afdeling Klantinformatie & Verhuur. Deze tussenmeting was naar aanleiding van de resultaten van de meting in 2014. De resultaten waren positief en lieten een stijgende lijn zien in de werkbeleving. De meting werd anoniem en online afgenomen. Stageplaatsen In totaal zijn in 2015 15 jongeren gestart met hun stage bij Woonpartners waarvan 2 korte stages (114 dagen). Alle afdelingen hebben minimaal 2 en maximaal 3 stageplekken gefaciliteerd. De Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) heeft Woonpartners voor de komende 4 jaar opnieuw erkend als (MBO) leerbedrijf. Werving & selectie In 2015 heeft Woonpartners twee vacatures succesvol ingevuld, te weten medewerker klantinformatie en controller.
7.3
Marketing & communicatie
Woonpartners streeft er naar haar kernboodschappen uit te dragen door inzet van diverse communicatiekanalen, organiseren van PR rond mijlpalen binnen bouwprojecten en aandacht te geven aan initiatieven van en voor bewoners, huurders en relaties. Daarin is een stijgende lijn te zien met name de berichtgeving en de respons daarop. De bouwprojecten worden zoveel mogelijk georganiseerd in samenwerking met de betrokken partijen. Daarin is de stelregel: sober en doelmatig. De belangrijkste onderwerpen waarmee Woonpartners in 2015 in de media en in eigen publicaties is verschenen: • leefbaarheid (Beursvloer Waddinxveen, Dag van het Huren en Dag van de Betrokken Huurder, woonwagens Waddinxveen) • bouwinvesteringen (Westergouwe, Leo Vroman woontoren en Zuidelijk Stempel West Laagbouw in Gouda, Park Triangel in Waddinxveen en Project De Rank in Moordrecht) • Woonpartners algemeen (nieuwjaarsreceptie, Raadsexcursie, Meerjarenbeleidsplan 2016-2020, vacatures) • landelijk nieuws (huurverhoging en statushouders ) Vanuit de pers wordt nog steeds het meest aandacht geschonken aan berichten vanuit bouwinvesteringen. Communicatiemiddelen Vanaf 2015 wordt er gewerkt met verschillende communicatiemiddelen voor de diverse stakeholders, huurders en belangstellenden. Ter ondersteuning van projecten zijn banners, posters, bouwborden, advertenties en digitale middelen geproduceerd en ingezet. Website en social media Via de website heeft Woonpartners verschillende digitale middelen ingezet. Naast het organiseren van evenementen en activiteiten, was er intensief media- en communicatieondersteuning voor projecten van Woonpartners met de nadruk op social media. Zo zijn er zes videojournaals geweest, één algemene digitale nieuwsbrief en diverse nieuwsbrieven over lopende projecten, 62 berichten op de website en 536 berichten via social media. De website vormt de belangrijkste informatiebron voor huurders, relaties en pers. Het aantal bezoekers steeg van 37.087 in 2014 naar 46.731 in 2015 (een stijging van 26%). Het aantal bezoeken aan de website steeg in 2015 met 15% (van 67.984 in 2014 naar 78.300 in 2015). De website wordt met name druk bezocht bij aanbod van nieuwbouw en start verhuur. Via sociale media hebben we op 3 kanalen ingezet, te weten Twitter, Facebook en LinkedIn. Op 14 februari 2015 zijn we van start gegaan met Facebook. Er is een stijgende lijn te zien in het bereik van onze berichten (T1: 3.834, T2: 5.999 en T3: 20.890). Leefbaarheidsonderwerpen hebben
minder bereik dan algemene onderwerpen of onderwerpen die met projecten te maken hebben. Gemiddeld over het hele jaar is het bereik van een bericht circa 375. Vacatures en informele filmpjes hebben een bereik van 1.000 tot 2.500. LinkedIn gebruiken we voornamelijk voor het kenbaar maken van vacatures en voor de verspreiding van de blog van de directeur-bestuurder van Woonpartners. Het werkelijke bereik hiervan is moeilijk te meten. Conclusie Uit de cijfers kan men opmaken dat door de inzet van verschillende communicatiekanalen (website en social media) de berichtgeving en de respons daarop nog steeds groeit. De bouwprojecten worden ondersteund door evenementen die georganiseerd worden (meestal) in samenwerking met de betrokken partijen. Vanuit de pers wordt nog het meest aandacht geschonken aan berichten vanuit bouwinvesteringen. De PR die hieruit vloeit wordt via social media uitgezet en gevolgd door individuen Daarin is Facebook in korte tijd toegenomen en Twitter afgenomen. Wat correspondeert met de landelijke trend. Daarnaast kan men ook concluderen dat korte informele filmpjes als illustratie bij een bericht meer worden gevolgd dan tekst alleen of tekst en foto’s.
7.4
Ondernemingsraad (OR)
In maart 2015 is – bij gebrek aan meerdere verkiesbare kandidaten – een nieuwe OR bij acclamatie gekozen. De OR heeft een 2-daagse introductiecursus gevolgd, waarin alle aspecten van een OR-lidmaatschap werden behandeld en specifiek is ingegaan op de WOR. Een drijfverentest gaf inzicht in elkaars eigenschappen en sterke kanten. De OR bestond in het verslagjaar uit de heren H. ten Zijthoff (voorzitter), G. van Doorn en J. Wulffraat en de dames J. Leloux en S. Yagoubi-el Fatihi. Het overleg tussen de OR en de directeur-bestuurder verloopt in goede harmonie. Overlegvergadering d.d. 18-02-2015
11-05-2015
09-07-2015
08-10-2015
17-12-2015
Belangrijkste onderwerpen Ziekteverzuim Integriteitscode van Woonpartners Midden-Holland Klokkenluidersregeling van Woonpartners Midden-Holland Planning van het Meerjarenbeleidsplan van Woonpartners MiddenHolland Verkiezingen Ondernemingsraad Overzicht verkiezing leden Ondernemingsraad Ambitiedocument van de Groene Hart Corporaties Onderdeel personeel en organisatie uit het Jaarverslag 2014 van Woonpartners Midden-Holland Resultaten van het medewerkersonderzoek bij de afdeling Klantinformatie & Verhuur Stand van zaken CAO Woondiensten Arbeidsongeval van 17 juni 2015 ter hoogte van de Kerkweg-West 254 te Waddinxveen Evaluatie Arbo plan van aanpak 2014 Arbo plan van aanpak 2015 (concept) Verlofontwikkeling en overzicht kopen van verlof Onderhandelingsresultaat CAO Woondiensten Ziekteverzuimverloop van de jaren 2010 tot en met 2014 Asbestprotocol voor werknemers Bedrijfssluitingsdagen 2016 Verschoven werktijden en overwerk Gebruik en bereikbaarheid zakelijk telefoon Organisatiewijzigingen stand van zaken PON (VGO) en Ontwikkeling (ORN)
7.5
Klachtencommissie
De samenstelling van de Klachtencommissie en de werkwijze van deze commissie staan vermeld op de website: www.woonpartners-mh.nl. Aantal binnengekomen klachten 2015 Ontvankelijk Niet ontvankelijk Aantal klachten dat tot een zitting is gekomen Aantal klachten dat door de organisatie alsnog is opgepakt en opgelost Onderwerpen 2015 Dienstverlening derden + dienstverlening Woonpartners Beleid Woonpartners
3 3 0 1 2
1 2
