PERSONEEL EN ORGANISATIE

2011 JAARVERSLAG

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Nathalie Verbeeck, Vicky Verbeeck, Rob Beirens en Els Thijs Personeelsverantwoordelijke, Administratief coördinator, ICT–verantwoordelijke en Beleidsmedewerker Bouwelse Steenweg 14, 2270 Herenthout e-mail: [email protected] Tel.: 014 50 21 81

Jaarverslag 2011 Personeel & Organisatie

April 2012

Pagina 2 van 53


INHOUDSOVERZICHT INHOUDSOVERZICHT .......................................................................................... 3 SAMENVATTING .................................................................................................. 5 INLEIDING ......................................................................................................... 6 GEBRUIKTE AFKORTINGEN ................................................................................. 7 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS ........................................................................... 8 A. Personeel ............................................................................................ 8 A.1 Personeelsbestand .............................................................................. 8 A.1.1. Personeelseffectief ........................................................................... 8 A.1.2. Indeling per niveau .......................................................................... 8 A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/11).......................................... 9 A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/11) ....................................... 10 A.2 Personeelsprestaties ......................................................................... 11 A.2.1. Ziekteverzuim ............................................................................... 11 A.2.1.1. Ziekteverzuimpercentage .......................................................... 11 A.2.1.2. Frequentie van het ziekteverzuim ............................................... 12 A.2.1.3. Gemiddelde duur van het ziekteverzuim ..................................... 12 A.2.1.4. Bradfordfactor ......................................................................... 13 A.2.1.5. Percentage verzuimers ............................................................. 14 A.2.2. Idewe ........................................................................................... 14 A.2.3. Arbeidsongevallen .......................................................................... 14 A.2.4. Controlearts .................................................................................. 14 A.2.5. Vorming ....................................................................................... 15 A.2.6. Teamdag en personeelsfeest ........................................................... 15 A.2.7. Vakbondsoverleg ........................................................................... 15 A.2.7.1. Het onderhandelingscomité ....................................................... 15 A.2.7.2. Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk................ 15 A.2.8. Diensthoofdenoverleg ..................................................................... 16 B. Beleidsmatig werken ........................................................................ 16 B.1 Enquête Herenthuis ........................................................................... 16 B.2 Subsidies ........................................................................................... 17 C. Externe communicatie ...................................................................... 18 D. Interne communicatie....................................................................... 18 D.1 Interne Overlegmomenten ................................................................ 18 D.2 Naslagwerken ................................................................................... 19 E. Patrimonium ..................................................................................... 20 E.1 Technische Dienst.............................................................................. 20 E.2 Landbouwgronden ............................................................................. 20 E.3 Woningen .......................................................................................... 20 E.3.1 Inventaris .................................................................................. 20 E.3.2 Kosten versus opbrengsten .......................................................... 21 E.3.2.1 Doorstroomwoningen (DSW) ...................................................... 22 E.3.2.2 LOI-woningen ........................................................................... 23 E.3.2.3 Sociale woningen ...................................................................... 24 E.3.2.4 Noodwoningen .......................................................................... 25 E.3.2.5 Eigen patrimonium .................................................................... 26 F. Automatisatie ................................................................................... 28 Deel 2. REALISATIES ..................................................................................... 30 2.1 Prioritaire doelstelling 1 ....................................................................... 30 2.2 Prioritaire doelstelling 2 ....................................................................... 33 2.3 Prioritaire doelstelling 3 ....................................................................... 42 2.4 Prioritaire doelstelling 4 ....................................................................... 47 2.5 Prioritaire doelstelling 5 ....................................................................... 48 2.6 Prioritaire doelstelling 6 ....................................................................... 50 April 2012

Pagina 3 van 53


Deel 3. FINANCIËLE VERTALING .................................................................... 51 Deel 4. BESLUIT ............................................................................................ 52 Deel 5. BIJLAGEN .......................................................................................... 53

April 2012

Pagina 4 van 53


SAMENVATTING Dit tweede jaarverslag Personeel & Organisatie spitst zich toe op de realisatie van de ondersteunende diensten. 2011 was het jaar van: 

www.herenthout.be, de nieuwe gezamenlijke website van het OCMW



Het jaar waarin de gevoerde besparingen nog beter voelbaar waren en nog beter werden opgevolgd door de betrokkenen. Het positieve is dat nog vaker creatievere ideeën worden uitgewerkt die dan aanstekelijk werken voor andere besturen/organisaties.



Het begrip ‘subsidiezoeker’ in de praktijk: heel wat projecten werden aangevraagd, een aantal werden goedgekeurd en tot een goed einde gebracht.



Het nieuwe competentieprofiel voor onze begeleid(st)ers: via rondetafelgesprekken met de voltallige begeleidingsgroep hebben we zelf het nieuwe competentieprofiel opgemaakt waardoor een groot draagvlak is gecreëerd.



De nieuwe locatie voor Kids & co: na vele denkpistes te hebben bewandeld, werd er uiteindelijk beslist om aan de turnzaal van gemeenteschool Klim-op een nieuw gebouw op te trekken voor de Kinderclub. De aanbouw werd door de gemeente aanbesteed en opgevolgd. Binnen het OCMW was de administratief coördinator het aanspreekpunt en de verantwoordelijke voor de opvolging.



De nieuwe rechtspositieregeling(en): ingevolge het Rechtspositiebesluit van 12 november 2010 zijn alle OCMW’s verplicht om hun personeel op te delen in 3 categorieën. Deze opsplitsing heeft voornamelijk invloed op het aantal verlof- en feestdagen die verminderd worden.

…

April 2012

Pagina 5 van 53


INLEIDING Dit is het tweede gezamenlijke jaarverslag van de dienst Personeel & Organisatie (P&O). Het vertrekt vanuit de doelstellingen opgenomen in de beleidsnota’s 2011-2013: - Personeel - OCMW als moderne organisatie - ICT en Veiligheid - Administratie Het jaarverslag bestaat uit volgende hoofdstukken: 1. Personeel 2. Beleidsmatig werken 3. Externe communicatie 4. Interne communicatie 5. Patrimonium en Onderhoud 6. ICT In de verschillende hoofdstukken lees je telkens de cijfers en letters van de reguliere werking en de vooropgestelde doelstellingen uit de beleidsnota’s 2011-2013.

April 2012

Pagina 6 van 53


GEBRUIKTE AFKORTINGEN ADM:

Administratie

BBC:

Beleids- en beheerscyclus

BN:

Beleidsnota

CAF:

Common Assessment Framework (een instrument van Integrale Kwaliteitszorg)

Contr:

Contractueel

CPBW:

Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk

DHO:

Diensthoofdenoverleg

DSW:

Doorstroomwoning

Gesco:

Gesubsidieerde contractuele

GZ:

Gezinszorg

IBO:

Initiatief Buitenschoolse Kinderopvang

LOI:

Lokaal Opvang Initiatief

LSB:

Lokaal Sociaal Beleid

MAT:

Managementteam

NOK:

Niet oké

NW:

Noodwoning

OC:

Onderhandelingscomité

OCR:

Openbare Computerruimte

OD:

Onderhoudsdiensten (schoonmaak patrimonium en technische dienst)

OD:

Operationele Doelstelling

OK:

Oké

PD:

Poetsdienst

P&O:

Personeel & Organisatie

PWA :

Plaatselijk WerkgelegenheidsAgentschap

ROP:

Regionale Ondersteuningspunten kwaliteitszorg

ROK:

Regionaal Overleg Kwaliteitscoördinatoren arrondissement Turnhout

SD:

Strategische Doelstelling

SH:

Sociaal Huis

SOKA:

Sociale Kaart

SW:

Sociale woning

VVSG :

Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten

WW:

Werkwinkel

WOAM:

Werkoverleg Administratief Medewerkers

WW-gesco:

Weerwerk gesco

April 2012

Pagina 7 van 53


Deel 1. CIJFERS EN LETTERS A. Personeel A.1 Personeelsbestand A.1.1. Personeelseffectief Op 31/12/11 telde het OCMW een personeelseffectief van 48,68 VE, ingevuld door 68 verschillende personeelsleden waarvan slechts 5 mannen: 2008 Personeelseffectief in VE # personeelsleden in koppen kkoppen # mannen

44,85 70 4

2009

2010

44,85 66 4

2011

46,53 68 5

48,68 68 5

A.1.2. Indeling per niveau Naargelang het diploma dat je bezit en de functie die je uitoefent, word je betaald op een bepaald niveau: Wettelijke graden: universitair diploma niveau A: universitair diploma

secretaris geen functies

niveau B:

hoger onderwijs korte type

maatschappelijk werker sociaal werker personeelsverantwoordelijke boekhouder beleidsmedewerker administratief coördinator ICT-verantwoordelijke diensthoofd pedagogisch coördinator dienstencentrumverantwoordelijke

niveau C:

secundair onderwijs

technisch medewerker administratief medewerker begeleidster IBO verzorgende animator

niveau D:

geen diploma vereist, tenzij anders vermeld

begeleidster IBO poetsvrouw schoonmaakster pedicure

niveau E:

geen diploma vereist

art 60 § 7

April 2012

Pagina 8 van 53


2009 Schaalniveau A B C D E Totaal

# opdr

2010 %

1 17 32 3 26 79

# opdr.

1,27% 21,52% 40,51% 3,80% 32,90% 100%

2011 %

1 18 35 31 3 88

1,14% 20,45% 39,77% 35,23% 3,41% 100%

# opdr. 1 21 31 29 2 84

% 1,20% 25,00% 36,90% 34,52% 2,38% 100%

Onze personeelsleden bevinden zich hoofdzakelijk op B-, C- en D-niveau. Enkel de secretaris is ingeschaald op A-niveau en de art. 60’ers op het E-niveau. Er zijn geen opvallende verschuivingen t.o.v. 2010. A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/11) -25j ADM IBO PD GZ OD TOTAAL %

April 2012

25j-35j 10

35-45j

45-55j 9

9

9 13%

2 1 13 18%

3 3 3 18 26%

3 6 11 2 1 23 33%

55-65j

TOTAAL 1 3

3 7 10%

22 16 17 7 8 70 100%

Pagina 9 van 53


Meer dan de helft van het personeel van het OCMW situeert zich tussen de leeftijd van 35 en 55 jaar. De administratieve functies worden voornamelijk ingevuld door jongere werknemers tussen 25 en 45 jaar. In het IBO is een duidelijke leeftijdskloof: 9 begeleid(st)ers jonger dan 25 jaar en 7 ouder dan 45 jaar. Geen enkel is tussen de 35 en 45 jaar. In de poetsdienst daarentegen vinden we niemand terug onder de 35 jaar, de poetsvrouwen zijn voornamelijk ouder dan 45 jaar. A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/11) Statutair ADM IBO PD GZ OD TOTAAL %

Contr.

15 2 2 19 23%

ww-gesco 5

Gesco

Andere* 1

14 4 5 14 28%

14 23%

14

2 3

15 23%

4 9 3%

TOTAAL 21 18 17 6 9 71 100%

* andere: art 60 § 7, activa en doelgroepmedewerkers

April 2012

Pagina 10 van 53


Opvallend is dat slechts 23% van de personeelsopdrachten vastbenoemd is en dat deze functies zich voornamelijk bevinden binnen de administratie. 49% is aangesteld in een tewerkstellingsmaatregel (46% gesco + 3% andere). Deze situeren zich hoofdzakelijk in de poetsdienst en buitenschoolse kinderopvang. De vaste benoemingen binnen de gezinszorg zijn uitdovend. A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A.2.1.1. Ziekteverzuimpercentage Onder ziekteverzuim verstaan we “de onmogelijkheid van de werknemer om zijn werk te verrichten ten gevolge van ziekte of privé-ongeval”. Dit ziekteverzuim kan variëren in duur, maar een essentiële voorwaarde om van ziekteverzuim te kunnen spreken is dat het verzuim tijdelijk is. Wij maken een onderscheid tussen ziekteverzuim met loonwaarborg en ziekteverzuim zonder. Dit betekent dat we zowel voor arbeiders als bedienden het ziekteverzuim gaan opsplitsen in het verzuim dat minder dan 1 maand duurt, verzuim met een duur van meer dan een maand maar minder dan één jaar, en het ziekteverzuim dat langer dan één jaar duurt. % loonwaarborg

% gn loonwaarborg

2009

2010

2011

2009

2010

ADM

2,44

1,67

2,97

0,28

0,24

IBO

4,41

6,67

4,66

6,11

4,45

2011

% > 1 jaar

TOTAAL

2009

2010

2011

2009

2010

2011

1,42

0,00

0,00

0,00

2,72

1,91

4,39

2,02

0,00

0,00

1,95

10,52

11,12

8,63

PD

1,68

1,67

1,62

7,87

3,87

5,12

5,11

5,26

5,26

14,66

10,80

12,00

GZ

10,80

14,01

8,65

4,84

6,49

17,12

0,00

0,00

0,00

15,64

20,50

25,77

15,96 10,5 3

12,44

15,01

9,37

9,90

OD

2,56

2,06

4,15

5,07

8,49

4,24

8,33

1,89

6,62

OCMW

3,77

4,46

3,80

4,90

3,76

3,56

1,86

1,15

2,54

April 2012

Pagina 11 van 53


Het totale ziekteverzuimpercentage voor het OCMW ligt voor 2011 op 9,90%. Dit is praktisch hetzelfde dan vorig jaar en wil zeggen dat het OCMW-personeel bijna 10% van zijn te presteren tijd afwezig is wegens ziekte. De gezinszorg scoort bijna 3x zoveel dan het gemiddelde cijfer, enkel de administratie en de kinderopvang vallen onder het OCMW-gemiddelde. In de eerste kolom hebben we het percentage voor de ziektes die vallen onder het gewaarborgd inkomen. Hier valt op dat dit ziekteverzuim bij de gezinszorg sterk gedaald is. De tweede kolom vertegenwoordigt het ziekteverzuimpercentage voor de ziektes die vallen buiten de periode van gewaarborgd loon, maar minder dan 1 jaar duren. Hier valt op dat het cijfer van de gezinszorg bijna verdrievoudigd is wat wil zeggen dat deze werknemers dikwijls langer dan 1 maand ziek zijn. Dit cijfer is voor de onderhoudsdienst gehalveerd. Het percentage van het ziekteverzuim langer dan 1 jaar vinden we in de derde kolom. Hier zien we dat het cijfer voor de onderhoudsdienst sterk gestegen is door de langdurige afwezigheid van 1 schoonmaakster. A.2.1.2. Frequentie van het ziekteverzuim De frequentie van het ziekteverzuim wordt berekend door een telling te maken van het aantal nieuw begonnen ziekteperiodes in een periode van 1 jaar. Deze frequentie kan zowel voor de verzuimers (werknemers die ziek geweest zijn in het jaar) als voor de totale populatie (werknemers die ziek zijn geweest én zij die niet ziek zijn geweest). Frequentie op verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2009 2,24 2,53 1,86 3,63 3,00 2,48

2010 1,87 2,89 2,46 3,11 2,86 2,59

2011 3,05 2,61 2,20 4,00 2,45 2,86

Frequentie op totale populatie 2009 1,90 2,00 1,44 3,63 2,25 2,04

2010 1,27 2,89 1,78 3,11 2,00 2,09

2011 2,76 2,35 1,83 4,00 2,08 2,52

De frequentie van het ziekteverzuim ligt voor de verzuimers van het OCMW op 2,86. Dit betekent dat een verzuimer gemiddeld bijna 3 keer ziek is geweest in 2011. Als we de diensten afzonderlijk bekijken, zien we dat een verzorgende zich het meest ziek meldt (gemiddeld 4 keer) en een poetsvrouw het minst (gemiddeld 2,2 keer). De stijging bij de administratie is opvallend (bijna een verdubbeling). De frequentie van het ziekteverzuim voor de totale populatie van het OCMW ligt op 2,52. Dit wil zeggen dat een werknemer van het OCMW in 2011 gemiddeld 2,52 keer ziek is geweest. In de dienst gezinszorg ligt de frequentie veruit het hoogst, in de poetsdienst het laagst. Als we beide cijfers met elkaar vergelijken valt op dat voor de dienst gezinszorg beide frequenties gelijk zijn. Dit wil zeggen dat van deze dienst élke werknemer ziek is geweest. A.2.1.3. Gemiddelde duur van het ziekteverzuim De gemiddelde duur van het ziekteverzuim is naast de frequentie van het ziekteverzuim ook een indicatie van de ernst van het verzuim. Het geeft echter wel enkel een indicatie over het feit of de ziekteperiodes gemiddeld eerder kort of eerder langdurig zijn. Deze gemiddelde ziekteduur bij afwezigheid berekenen we enkel voor de verzuimers en is uitgedrukt in kalenderdagen.

April 2012

Pagina 12 van 53


Gemiddelde duur ziekteverzuim

ADM IBO PD GZ OD OCMW

2009

2010

2011

3,97 15,71 35,46 13,45 30,33 17,38

6,25 13,02 22,88 25,43 25,20 17,42

3,86 16,36 16,21 22,83 18,11 13,57

Gecorrigeerd 2009*

Gecorrigeerd 2010*

Gecorrigeerd 2011*

3,97 15,71 22,28 13,45 10,65 12,95

6,25 13,02 11,84 25,43 7,53 13,12

3,86 8,78 16,21 22,83 4,77 9,81

* personeelsleden die heel het jaar ziek zijn geweest worden hier uitgefilterd

Indien een personeelslid van het OCMW in 2011 ziek is geweest, was zijn gemiddelde duur van afwezigheid 13,57 dagen. Gecorrigeerd komen we op een gemiddelde duur van 9,81 dagen. Dit is een daling ten opzicht van 2010. In de administratie bedraagt de gemiddelde duur slechts 3,86 dagen tegenover in de gezinszorg zelfs 22,83 dagen. De Kinderclub, de poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren ook boven het gemiddelde (maar Kinderclub gecorrigeerd slechts 8,78 en onderhoudsdienst 4,77). Dit komt doordat zowel in de Kinderclub als de onderhoudsdienst een medewerker een volledig jaar ziek is geweest. Volgens het gecorrigeerde cijfer scoren de poetsdienst en de gezinszorg boven het gemiddelde. In de poetsdienst is dit voornamelijk te wijten aan de afwezigheid van 1 poetsvrouw van 8 maanden. In vergelijking met 2010 is het cijfer gedaald voor alle diensten behalve de poetsdienst. A.2.1.4. Bradfordfactor De Bradfordfactor geeft een indicatie van de mate van verstoring die een bepaalde medewerker teweegbrengt door zijn ziekteverzuim. Hoe frequenter iemand uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt hiermee om te gaan. Medewerkers met eenzelfde aantal dagen ziekte en eenzelfde ziekteverzuimpercentage kunnen dus toch een verschillende storingsquotatie krijgen. Een gemiddelde Bradfordfactor kan over de ganse populatie berekend worden, of enkel over de ziekteverzuimers. Bradford verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2009 93,69 263,13 255,29 858,75 522,00 313,21

2010 77,11 276,22 306,36 1.302,50 200,25 355,40

2011 308,88 339,10 182,27 1.186,5 159,27 329,49

Bradford populatie 2009 78,89 225,54 198,56 858,75 406,00 263,94

2010 55,52 276,22 225,74 1.302,50 145,64 300,44

2011 286,00 317,23 151,89 1.186,5 134,77 298,27

Een verzuimer in het OCMW heeft gemiddeld een Bradfordfactor van 329,49. Een werknemer van het OCMW heeft een gemiddelde Bradfordfactor van 298,27. De onderhouds- en de poetsdienst scoren zeer laag, de gezinszorg zeer hoog voor zowel de factor bij de verzuimers als bij de werknemers. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg de werkzaamheden erger zullen gestoord worden dan in de onderhouds- of poetsdienst. De administratie is gestegen t.o.v. 2010, dit komt doordat een administratieve kracht langdurig afwezig is geweest wegens ziekte naar aanleiding van een zwangerschap.

April 2012

Pagina 13 van 53


Als we de Bradfordfactor bekijken over gans het personeelsbestand, merken we dat deze in de gezinszorg hetzelfde zijn. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg àlle personeelsleden ziek zijn geweest. De Kinderclub en de gezinszorg scoren boven het OCMW-gemiddelde. A.2.1.5. Percentage verzuimers Het percentage verzuimers geeft een indicatie van de mate waarin het verzuim verspreid voorkomt in onze organisatie. Percentage verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2009 84,21 85,71 77,78 100,00 77,78 84,27

2010 72,00 100,00 73,68 100,00 72,73 84,54

2011 92,59 93,55 83,33 100,00 84,62 90,53

Het percentage van verzuimers voor gans het OCMW is 90,53%. Dit wil zeggen dat 90% van ons personeel zich minstens 1x per jaar ziek meldt, voor de gezinszorg zijn dat zelfs álle verzorgenden. De poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren onder het gemiddelde. T.o.v. vorig jaar is het percentage van verzuimers in het OCMW gestegen. Opvallend is de stijging met 20% in de administratie. Ook de poetsdienst en de onderhoudsdienst zijn met 10% en 12% gestegen. Enkel in de Kinderclub zien we een daling. A.2.2. Idewe In 2011 werden 58 preventieve medische onderzoeken verricht. De bedrijfsarts heeft een bedrijfsbezoek gebracht op 17/11/11. Hij maakt tevens deel uit van het comité P.B.W. (preventie en bescherming op het werk) (zie later). A.2.3. Arbeidsongevallen Het aantal arbeidsongevallen in: # AO # dagen verlet

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2

7

1

4

2 178

6 133

2011 3 16

In 2011 telden we 3 arbeidsongevallen waarbij er 16 werkelijk verloren kalenderdagen genoteerd werden. Het aantal arbeidsongevallen is gehalveerd t.o.v. 2010 en het aantal dagen verlet zijn ook zeer sterk gedaald. A.2.4. Controlearts In 2011 hebben we éénmaal een controlearts gestuurd. De afwezigheid was gewettigd.

April 2012

Pagina 14 van 53


A.2.5. Vorming In 2011 heeft de vorming € 10.225,38 gekost voor 1.009,5u (in 2010 was dit € 12.842,59 voor 1.067,25u). # uren vorming ADM IBO PD GZ OD TOTAAL

# cursisten

485 266 132 84 42,5 1.009,5

# uren/cursist

22 9 16 6 4 57

kost

kost/cursist

22,0 4.574,18 29,5 4.601,00 8,3 508,60 14,0 178,60 10,6 363,00 17,7 10.225,38

207,92 511,22 31,79 29,77 90,75 179,39

De vormingskost voor de onderhoudsdienst (€ 363,00) is enkel de kost van de (verplichte) opleiding ‘elektriciteit’ voor 1 technisch medewerker. De andere onderhoudsmensen hebben enkel gratis vorming gevolgd. De vormingskosten voor de begeleiding van de buitenschoolse opvang heeft € 4.601,00 gekost. Dit is voornamelijk te wijten aan de kosten van het rijbewijs van de doelgroepmedewerker (€ 1.947) en de supervisie van de groepsverantwoordelijken (€ 1.300). Slechts 9 begeleid(st)ers van de 16 hebben vorming genoten. De poetsdienst heeft enkel de opleiding EHBO en reanimatie gevolgd, de gezinszorg enkel regionale vorming via WZK. A.2.6. Teamdag en personeelsfeest In 2011 is er geen teamdag of personeelsfeest geweest wegens besparingen. A.2.7. Vakbondsoverleg In elke gemeente dient een vakbondsoverleg aanwezig te zijn. Deze bestaat uit een Onderhandelingscomité en een Bijzonder Overlegcomité ofte Comité voor Preventie en Bescherming op het werk (CPBW). A.2.7.1. Het onderhandelingscomité Over elke wijziging betreffende de arbeidsvoorwaarden dient in dit comité overleg gepleegd te worden. In 2011 heeft het OC 4 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - aanvraag 1 VE poetsvrouw thuiszorg via sociale maribel - goedkeuring indeling personeel RPR - voorstel RPR - goedkeuring arbeidsreglement A.2.7.2. Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk Dit comité heeft als opdracht adviezen uit te brengen en voorstellen te formuleren omtrent het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, omtrent het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan opgesteld door de werkgever, de wijzigingen, de uitvoering en de resultaten ervan. In 2011 heeft het CPBW 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - periodiek verslag van de activiteiten van de interne dienst PBW - jaaractieplan stand van zaken - jaarverslag IDEWE April 2012

Pagina 15 van 53


A.2.8. Diensthoofdenoverleg Op regelmatige basis (+/- om de 2 maanden) is er een overleg tussen de 3 diensthoofden met de personeelsverantwoordelijke als moderator. Het doel van dit overleg is dat diensthoofden elkaar inspireren en ervaringen uitwisselen, voornamelijk rond personeelskwesties. In 2011 zijn er 7 vergaderingen geweest. Enkele behandelde agendapunten: - principebeslissing vervangen van afwezige werknemers - reïntegratietraject: individuele dossiers - bespreking resultaten werknemerstevredenheidsenquête - samenwerking tussen verschillende diensten - het OCMW aan de PC - functioneren van enkele personeelsleden - langdurige interne vervangingen - sluitingsdagen

B. Beleidsmatig werken B.1 Enquête Herenthuis Eind 2010 werd een enquête afgenomen over het Herenthuis bij het administratief personeel en de mandatarissen van gemeente en OCMW. De resultaten waren te lezen in het jaarverslag 2010. De vraag naar samenwerking lag beduidend hoger bij het OCMW, vanuit de gemeente was er de vraag om de samenwerking niet te forceren. Na de bespreking van de enquête kreeg de beleidsmedewerker de opdracht om een discussienota op te maken voor de verdere uitbouw van het Herenthuis, een nota die omschrijft wat die samenwerking tussen gemeente en OCMW kan inhouden. In 2011 zijn er heel wat nota’s over de samenwerking tussen gemeente en OCMW verschenen. De besprekingen tussen gemeente en OCMW hieromtrent verliepen moeizaam. In het najaar van 2011 keurde de Raad de tekst ‘Toekomstmodel Herenthuis’ goed. Deze tekst vertaalt de visie vanuit het OCMW over de samenwerking tussen gemeente en OCMW. Het is eveneens de leidraad voor het OCMW voor de verdere samenwerkingsbesprekingen met de gemeente.

April 2012

Pagina 16 van 53


B.2 Subsidies Aantal aanvragen ingediend en goedgekeurd: Aanvraag in 2011 KBS: dementievriendelijke gemeente. Aanvraag 2010

Subsidies toegekend € 8.600

Bekendmaking/uitvoering

KBS (Mecenaatsfonds ING): naschoolse begeleiding: Talentsprokkels en inspiratiebundels *KBS: (Fevia Fonds): Iedereen warm voor suikerarm *KBS (Armoedefonds): Buddyproject Provincie Antwerpen: wervingscampagne vrijwilligers Nationale Loterij: Extra noodwoning KBS: Fonds van bpost voor analfabetisering: Speel- en Vertelbox

niet toegekend

 film ‘Verdwaald in het geheugenpaleis’: 154 toeschouwers  tekeningen Atelier Matsijs voor promomateriaal  verspreiding promomateriaal via de middenstand. 5000 bierviltjes, 1030 stylo’s, 5000 placemats, 150 kg broodzakken.  sticker dementievriendelijk Herenthout  nieuwe oproep feb. 2012 /

niet toegekend

/

niet toegekend

/

niet toegekend

/

Kabinet minister Lieten: oproep kinderarmoedebestrijding: Peuterspeelpunten Projectaanvraag Preventieve Gezinsondersteuning LDE: Peuterspeelpunten Brief naar Nationale Loterij: Uiten thuismobiel Eliafonds: Vrijetijdsbesteding voor mensen met mindere mobiliteit. Aanvraag vanuit LDC ‘Bewegen in ’t Moevement’. Logo Kempen: pilootproject gezondheid@work ‘Zot van Gezond’

Ingediend samen met ISOM niet toegekend nog niet bekend

/

€ 1.000 € 49.250

niet toegekend niet toegekend

€ 500

€ 1.964,07 toekenning in 2012. *Nieuwe aanvraag mits aanpassing project in 2012

April 2012

pancartes vrijwilligers op evenementen creatie en inrichting Koestraat 47b

De Peuterspeelpunten zijn speel- en ontmoetingsplaatsen voor jonge kinderen (0-3 jaar) en hun ouders. / /

Organisatie week gezondheid@work pilootproject ‘Herenthuis in beweging’

Pagina 17 van 53


C. Externe communicatie In het gemeentenieuws van 2011 verschenen 40 artikels van het OCMW: Aantal artikels Loket

2009

2010

2011

Sociale Dienst Zorg & Gezondheid Kids & co Totaal

9 16 9 34

11 18 11 40

9 18 13 40

Het OCMW verscheen ook in de media: Aantal keer Media

2010

2011

2 1 1 2 1 2 2 0 0 0 11

0 1 0 1 3 0 0 2 3 1 11

Gazet Van Antwerpen Streekkrant Ronduit Lokaal Het Laatste Nieuws RL Radio RTV Passe-Partout Nieuwsblad.be Het Niewsblad Totaal

Alle artikels zijn terug te vinden in de knipselkrant. In de loop van 2011 werd beslist om te werken met de Uit-Databank om zo onze evenementen te promoten. Dit gaat in voege begin 2012, bij de opstart van de nieuwe website. Ook willen we een betere samenwerking uitbouwen met ‘De Nieuwe schoakel’ en de blog van De Nieuwe Schakel aangezien dit twee kanalen zijn die door de Herenthoutenaren worden gesmaakt.

D. Interne communicatie D.1 Interne Overlegmomenten Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende interne overlegmomenten: Aantal OM’s Aantal MAT’s Werkgroep onthaalbedienden Herenthuis Stuurgroep lokaal sociaal beleid

2008

2009

2010

2011

23 10 / /

16 10 7 7

10 12 3 3

10 11 3 2

Het Overlegmoment (OM) is een infomoment op dinsdagmorgen. Het is bedoeld om binnen het OCMW het reilen en zeilen van de verschillende diensten aan de andere diensten bekend te maken. Vanaf het in dienst treden van de AC, bereidt de AC de agenda voor en leidt ze deze vergaderingen. Tot op heden wordt dit overlegmoment nog steeds door iedereen ervaren als zeer nuttig en informatief.

April 2012

Pagina 18 van 53


Het managementteam (MAT) is het adviserend orgaan naar de Raad toe. De diensthoofden, de personeelsverantwoordelijke, de beleidsmedewerker, de administratief coördinator en de financieel beheerder zetelen in het MAT. De secretaris is de voorzitter van het MAT. De voorzitter zetelt in het MAT met adviserende stem. Het MAT behandelt alle belangrijke beleidsthema’s binnen het OCMW (budgetten, tevredenheidsonderzoeken, visieteksten, globale personeelszaken, …). Drie keer per jaar zitten de onthaalbedienden van de verschillende OCMW- en gemeenteloketten samen (werkgroep onthaalbedienden Herenthuis). Onderlinge informatie-uitwisselingen, praktische zaken voor de onthaalbedienden, nieuwe initiatieven zoals de productencatalogus en de website werden in dit overleg behandeld. Doelstelling van het overleg is om een goede afstemming te krijgen tussen de 6 loketten van het Herenthuis. In de stuurgroep lokaal sociaal beleid zetelen zowel vertegenwoordigers van gemeente als OCMW. Deze stuurgroep volgt het lokaal sociaal beleid verder op zoals afgesproken in het lokaal sociaal beleidsplan. De cijfers geven een daling weer van het aantal bijeenkomsten met de stuurgroep LSB. Er is ook minder betrokkenheid bij dit overleg, dit heeft o.a. ook te maken met het vastlopen van de besprekingen in het kader van samenwerking tussen gemeente en OCMW. De stuurgroep lokaal sociaal beleid behandelde o.a. de toekomst van het Herenthuis, de openingsuren van de loketten, de tussentijdse evaluatie van het lokaal sociaal beleidsplan, de wijzigingen in het lokaal sociaal beleidsplan en de toegankelijkheidsscan. D.2 Naslagwerken De OCMW-bib omvatte in 2009-2011 het volgende: Aantal Nieuwe handboeken Abonnementen kranten Naslagwerken Abonnementen tijdschriften Andere TOTAAL

2009 42 2 18 35 2 99

2010 12 2 17 34 5 70

Bedrag in € 2011 2009 11 808,18 2 518,00 17 4.954,54 19 3.334,04 1 1.069,26 50 10.684,02

2010 2011 680,24 494,63 531,00 546,00 4.678,27 4.582,45 3.460,97 2.536,92 1.043,20 1.026,56 10.393,68 9.186,56

Sinds 2009 worden jaarlijks de naslagwerken en tijdschriften waarop het OCMW geabonneerd is onder de loep genomen. Op het Overlegmoment worden deze systematisch besproken: welke worden nog gebruikt, welke zijn nuttig, welke kunnen opgezegd worden, van welke kan het aantal abonnementen gereduceerd worden, …? Het resulteerde in 2011 in de stopzetting van volgende abonnementen met hun financiële besparing:

Naslagwerken Tijdschriften Andere TOTAAL

April 2012

2010 4 / / 4

Aantal 2011 4 18 1 23

Bedrag in € 2012 1 / 1 2

2010 305,39 / / 305,39

2011 1.006,00 1.091,00 338,00 2.435,00

2012 456,54 / 354,00 810,54

Pagina 19 van 53


E. Patrimonium E.1 Technische Dienst Onze technische dienst heeft in 2011 heel wat uren gepresteerd voor bepaalde projecten, bovenop hun gewone dagelijkse werking: Project

# uur aan gewerkt in 2011

Aanbouw Klim-op Installatie Astridlaan 7 Installatie Molenstraat 32a

253 220 160

Astridlaan 7 en Molenstraat 32a zijn nieuwe LOI-woningen. E.2 Landbouwgronden In 2011 is er niets gewijzigd aan de inventaris van de landbouwgronden. E.3 Woningen In 2011 werd door de gemeente een nieuwe gezamenlijke overheidsopdracht voor gas en elektriciteit uitgeschreven voor gans het patrimonium van gemeente en OCMW. Vanaf 1 augustus 2011 is Luminus de leverancier voor gas, vanaf 1 januari 2012 is Nuon de elektriciteitsleverancier. E.3.1 Inventaris Kloosterstraat 14: de nieuwe eigenaar gaf de (niet geldige) huuropzeg op 29/09/10, we hebben de woning verlaten op 1 mei 2011 Astridlaan 7: we huren deze woning vanaf 1 maart 2011 ter vervanging van Kloosterstraat 14, uitbreiding binnen het LOI met 1 plaats, dus van 4 naar 5 plaatsen Molenstraat 32a: we huren dit appartement vanaf 15 januari 2011 als extra uitbreiding binnen het LOI met 3 plaatsen Itegemse Steenweg 67: we huren deze woning vanaf 1 april 2011 als extra uitbreiding binnen het LOI met 6 plaatsen Doornboompad 5+5a: de eigenaar plande in 2011 aanpassingswerken aan de woningen waardoor een door het Vast Bureau goedgekeurde gefaseerde huurverhoging van 500,76 € naar 670 € voor beide woningen samen werd doorgevoerd, de laatste renovatiewerken vinden plaats in 2012 waardoor nog eens een huurverhoging naar 700 € zal plaatsvinden. Vanaf juli 2011 is Doornboompad 5 veranderd naar noodwoning. De nieuwe huurprijs voor de huurder is dezelfde als de nieuwe huurprijzen van de andere noodwoningen (Molenstraat). Molenstraat 17+15: in nr. 17 heeft Travoo in het voorjaar schilderwerken uitgevoerd, in nr. 15 is er in het najaar geschilderd door onze technische dienst. Molenstraat 17+17a(+15): in het voorjaar heeft de AC een kostenoverzicht gemaakt van deze noodwoningen, op basis waarvan nieuwe huurprijzen + maandelijkse waarborg werden vastgesteld (jaarlijks geïndexeerd). Koestraat 51: is in 2010 omgevormd van woning naar magazijn. Momenteel betalen we hier enkel nog onroerende voorheffing voor. Bij de creatie van de nieuwe noodwoning in de Koestraat zal dit pand gebruikt worden als bijhorende garage. Daarom dat we dit pand uit onderstaande lijst gehaald hebben.

April 2012

Pagina 20 van 53


Dit brengt het woningenbestand van het OCMW op 31/12/2011 op het volgende:

Woning

Eigendom/ huren Huren

LOI

Bergense Steenweg 36* Doornboompad 5 Doornboompad 5a Itegemse Steenweg 67

Woning Woning Woning Woning

Huren Huren Huren Huren

SW NW LOI LOI

Kloosterstraat 3 Kloosterstraat 3a

Appartement Appartement

Eigendom Eigendom

/ /

Kloosterstraat 5 Kloosterstraat 5a Kloosterstraat 14

Appartement Appartement Woning

Eigendom Eigendom Huren

LOI LOI /

Koestraat 45 Koestraat 45a Koestraat 47 Koestraat 47a Koestraat 49 Molenstraat 15 Molenstraat 17 Molenstraat 17a Molenstraat 32a

Woning Woning Woning Appartement Woning Studio Studio Studio Appartement

Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Huren Huren Huren Huren

DSW SW DSW DSW SW DSW NW NW LOI

Nijlense Steenweg 53 Nijlense Steenweg 137 Schoetersstraat 30

Woning Woning Woning

Eigendom Huren Huren

LOI LOI DSW

Adres

Aard

Astridlaan 7

Opmerking Vervanging van Kloost. 14 LOI-uitbreiding met 1 plaats

Uitbreiding LOI met 6 plaatsen Leegstand wegens renovatie Leegstand vanaf half januari 2012 – renovatie in 20122013

Opgezegd door verhuurder per 1/05/11

Uitbreiding LOI met 3 plaatsen

* huurcontract op naam van OCMW, maar alles wordt volledig afgehandeld door huurder

E.3.2 Kosten versus opbrengsten Per groep van woningen wordt hieronder een overzicht gegeven van de meest relevante kosten en opbrengsten. (Details per afzonderlijke woning zijn verkrijgbaar op het OCMW). Volgende zaken werden echter niet opgenomen in het overzicht:  Diftar  Kosten voor onderhouds- en herstellingswerken (materiaal, personeelskost, …)  Vervanging en aankoop nieuw meubilair, gebruiksgoederen (donsdekens, servies, elektrotoestellen, …) Aandachtspunten:  Woningen die gebruikt worden als LOI-woning hebben als opbrengsten de LOImiddelen, die uitgekeerd worden per beschikbare plaats. In 2011 bracht een bezette plaats 35,59 €/dag op, een niet-bezette plaats 21,36 €/dag. Deze middelen worden echter niet alleen gebruikt voor de kosten van de woning, maar ook om bvb. de personeelskost van de LOI-verantwoordelijke te betalen. De middelen zijn echter ruim voldoende om alle kosten van de woning te dekken.

April 2012

Pagina 21 van 53


E.3.2.1 Doorstroomwoningen (DSW) Adres

Aard

Eigendom/huren

Koestraat 45 Koestraat 47 Koestraat 47a Molenstraat 15 Schoetersstraat 30

Woning Woning Appartement Studio Woning

Eigendom Eigendom Eigendom Huren Huren

Doorstroomwoningen 2011 Omschrijving 2009 2010 2011-2010 ontvangen huur 16.107,00 19.511,49 21.154,35 +1.642,86 betaalde huur 7.826,49 7.740,48 7.835,88 +95,40 kosten gas 179,73 31,79 / -31,79 kosten elektriciteit 113,48 75,46 / -75,46 kosten water 313,71 32,55 / -32,55 kabelTV / / / / brandverzekering 262,52 255,25 262,84 +7,59 onroerende voorheffing 412,38 412,38 473,82 +61,44 WINST 6.998,69 10.963,58 12.581,81 1.618,23 Verklaringen: 

In 2010 heeft Koestraat 47 5 maanden leeg gestaan, in 2011 was de woning het ganse jaar verhuurd, wat resulteert in 1.198,59 € meer huuropbrengsten. De overige verhoging van de huuropbrengst is het resultaat van de jaarlijkse huurindexatie.



De kleine verhoging van de betaalde huur komt door de huurindexatie.



In geen enkele doorstroomwoning is er in 2011 een huurder vertrokken of is er een nieuwe huurder ingekomen, de situatie is onveranderd gebleven. De nutsvoorzieningen zijn allemaal op naam van de huurders blijven staan, dus geen kosten voor nutsvoorzieningen voor het OCMW.



Zowel de brandverzekering als de onroerende voorheffing voor eigen woningen zijn licht gestegen.

Besluit: Aangezien 3 van de 5 doorstroomwoningen eigendom zijn van het OCMW en hiervoor dus geen huur moet betaald worden, is de groep doorstroomwoningen ruim winstgevend. Er moet wel gezegd worden dat er doorheen het jaar reparaties aan de woningen gebeuren en dat er zaken aangekocht worden voor de woningen. Deze kosten ook geld en hiermee is geen rekening gehouden in de tabellen.

April 2012

Pagina 22 van 53


E.3.2.2 LOI-woningen Adres

Aard

Eigendom/ huren

Astridlaan 7 Doornboompad 5a Itegemse Steenweg 67 Kloosterstraat 5 Kloosterstraat 5a Kloosterstraat 14 Molenstraat 32a Nijlense Steenweg 53 Nijlense Steenweg 137

Woning Woning Woning Appartement Appartement Woning Appartement Woning Woning

Huren Huren Huren Eigendom Eigendom Huren Huren Eigendom Huren

LOI-woningen Omschrijving 2009 2010 2011 2011-2010 ontvangen huur 0,00 279,24 726,61 +447,37 betaalde huur 10.286,54 10.299,75 28.664,53 +18.364,78 steenkool 0,00 0,00 1.420,00 +1.420,00 kosten gas 10.021,20 9.029,31 5.822,29 -3.207,02 kosten elektriciteit 5.010,80 6.149,74 7.002,85 +853,11 kosten water 3.514,11 3.711,16 2.887,50 -823,66 kabelTV 691,20 691,20 1.374,38 +683,18 brandverzekering 285,67 275,37 396,38 +121,01 onroerende voorheffing 420,36 420,36 483,61 +63,25 TOTALE KOST 30.229,88 30.297,65 45.904,93 +15.607,28 Verklaringen:  



De ontvangen huur is omdat Astridlaan 7 in 2011 2 maanden als noodwoning heeft gefungeerd vooraleer dit LOI-woning werd. Er is een serieuze stijging van de betaalde huur. De hoofdreden hiervoor is natuurlijk dat we in 2011 3 extra woningen hebben toegevoegd aan het LOIpatrimonium. Een andere reden is de huurstijging van Doornboompad 5a. De eigenaar heeft aanpassingswerken gedaan aan Doornboompad 5, maar omdat het voor het OCMW voordeliger is, hebben we de huurstijging toegewezen aan Doornboompad 5a. De woning Itegemse Steenweg 67 wordt verwarmd door een kolenkachel (aankoop 4000 kg steenkool) en een bijkomend elektrisch vuur in de badkamer/wasplaats.



In 2011 liet Electrabel ons weten dat ze in 2010 en 2011 een foutief tarief hadden aangerekend voor gas en elektriciteit voor Kloosterstraat 5 en 5a, namelijk tarief leegstand. Bij tarief leegstand betaal je zo goed als niets voor huur meters en onderhoud, maar des te meer voor effectief verbruik. Bijgevolg kwam er een rechtzetting met bijhorende creditnota’s waardoor we in 2011 uiteindelijk veel minder betaalden voor gas en elektriciteit. De stijging in elektriciteitskosten is te wijten aan de 3 extra woningen binnen het LOI.



De 4 woningen in Kloosterstraat 3-5 hebben 1 gezamenlijke watermeter. Tot en met 2010 werden de kosten voor het water slechts verdeeld over Kloosterstraat 5 en 5a. Vanaf 2011 hebben we een gedeelte van de kost echter ook doorgerekend aan de huurder van Kloosterstraat 3a. Het waterverbruik in de nieuwe woning Molenstraat 32a is inbegrepen in de huurprijs. Het waterverbruik in Nijlense Steenweg 53 en 137 is sterk gedaald t.o.v. 2010.

April 2012

Pagina 23 van 53




In de 3 nieuwe woningen werd kabel-TV geïnstalleerd en een kabelabonnement aangegaan.



Zowel de brandverzekering als de onroerende voorheffing voor eigen woningen zijn licht gestegen. Voor de 3 nieuwe woningen zijn brandverzekeringen aangegaan, maar voor Itegemse Steenweg 67 hebben we de factuur voor 2011 nog niet ontvangen. Deze is dus nog niet opgenomen in de totale kost.

Besluit: In 2011 zijn er 3 extra woningen toegevoegd aan het LOI, wat natuurlijk een verhoging van kosten met zich meebrengt. Aan de andere kant verhogen ook onze subsidies, omdat het LOI in totaal met 10 plaatsen is uitgebreid. E.3.2.3 Sociale woningen Adres

Aard

Eigendom/ huren

Kloosterstraat 3a Koestraat 45a Koestraat 49

Woning Woning Woning

Eigendom Eigendom Eigendom

Sociale woningen Omschrijving 2009 2010 2011 2011-2010 ontvangen huur 7.571,00 8.787,00 10.238,28 +1.451,28 betaalde huur / / / / brandverzekering 98,48 97,09 99,97 +2,88 onroerende voorheffing 272,18 272,18 312,94 +40,76 WINST 7.200,34 8.417,73 9.825,37 +1.407,64 Verklaringen: 

Vanaf juli 2010 is in overleg met de huurder de huurprijs aangepast van 97,00 €/maand naar 300,00 €/maand, een meer realistische prijs op de huidige woningmarkt. In 2010 is dus slechts een half jaar hogere huur betaald, in 2011 een heel jaar. Dit is de verklaring voor de meeropbrengst in de ontvangen huur.



Aangezien de 3 woningen eigendom zijn van het OCMW, dient er geen huur betaald te worden



Zowel de brandverzekering als de onroerende voorheffing zijn licht gestegen.

Besluit: Aangezien de sociale woningen eigendom zijn van het OCMW en hiervoor dus geen huur moet betaald worden, is de groep sociale woningen ruim winstgevend. Er moet wel gezegd worden dat er doorheen het jaar reparaties aan de woningen gebeuren en dat er zaken aangekocht worden voor de woningen. Deze kosten ook geld en hiermee is geen rekening gehouden in de tabellen. Vanaf half januari 2012 heeft de huurder van Kloosterstraat 3a de woning verlaten. De woning blijft leeg staan totdat de renovatie achter de rug is, waarna de woning zal aangeboden worden binnen het LOI.

April 2012

Pagina 24 van 53


E.3.2.4 Noodwoningen Adres

Aard

Eigendom/ huren

Doornboompad 5 Molenstraat 17 Molenstraat 17a

Woning Studio Studio

Huren Huren Huren

Noodwoningen 2011 Omschrijving 2009 2010 2011-2010 ontvangen huur 6.723,48 7.467,74 10.382,31 +2.914,57 betaalde huur 8.370,60 8.198,64 8.409,90 +211,26 kosten gas 882,54 484,84 1.009,68 +524,84 kosten elektriciteit 358,96 192,77 718,29 +525,52 kosten water 380,30 156,42 365,79 +209,37 kabelTV 345,60 345,60 172,80 -172,80 brandverzekering 155,25 119,67 154,12 +34,45 onroerende voorheffing / / / / WINST -3.769,77 -2.030,20 -448,27 +1.581,93 Verklaringen: 

We hadden in 2011 meer huuropbrengsten dan in 2010. Dit komt voornamelijk door de huurverhoging naar € 375,00/maand voor elke noodwoning, die we hebben doorgevoerd in 2011. Verder was Molenstraat 17a in 2011 nagenoeg het hele jaar bewoond, tegenover 7 maanden leegstand in 2010.



Doornboompad 5 was tot 11 juli een doorstroomwoning. Na het verlaten van de laatste huurder is de bestemming van de woning gewijzigd naar noodwoning en werden de nutsvoorzieningen op naam van het OCMW gezet. De woning heeft 3 maanden onbewoond geweest, dus 3 maanden geen huurinkomsten.



De hogere betaalde huur is voornamelijk te wijten aan de huurindexering.



De kosten voor de nutsvoorzieningen zijn allemaal gestegen. Doornboompad 5 is er extra bijgekomen en verder is het verbruik van gas, elektriciteit en water gestegen omdat er een hogere bezetting van de noodwoningen was dan in 2010.



De factuur voor de kabel-TV van Molenstraat 17a was nog niet toegekomen, vandaar de daling.



De brandverzekeringen zijn iets duurder geworden.

Besluit: De noodwoningen zijn verlieslatend. Hoe groot het verlies elk jaar is, is sterk afhankelijk van het aantal maanden dat de woningen bezet zijn, wat niet te voorspellen valt op voorhand. In 2011 was het verlies wel € 1.581,93 € lager dan in 2010.

April 2012

Pagina 25 van 53


E.3.2.5 Eigen patrimonium Kids & co - Kloosterstraat 23 Omschrijving OCMW huurt huur+gas+elek+water kosten gas kosten elektriciteit kosten stookolie TOTALE KOST

2009 1.496,82 1.480,34 1.105,04 4.441,00 8.523,20

2010 1.493,05 1.430,12 1.059,51 7.206,44 11.189,12

2011 1.531,80 1.459,40 1.247,75 8.201,79 12.440,74

2011-2010 +38,75 +29,28 +188,24 +995,35 1.251,62

Het OCMW betaalt jaarlijks een bedrag aan de gemeente voor de huur en het verbruik van water, gas en elektriciteit van het hoofdgebouw. Met de jaren zijn er delen van het klooster toegevoegd aan De Kinderclub. Voor deze delen zijn er aparte meters voor de nutsvoorzieningen, die op naam staan van het OCMW en waarvoor wij de facturen rechtstreeks betalen. Elektriciteit: het factuurjaar loopt normaal van december tot december. Wegens het overstappen naar een andere leverancier vanaf 1/1/2012, is er een afrekening gekomen met december 2011 inclusief. We hebben dus 13 maanden verbruik betaald in 2011. Het verbruik is echter opnieuw gedaald en zelfs iets meer gedaald als vorig jaar. Gas: het verbruik is licht gedaald t.o.v. 2010 maar door de hogere energieprijzen betaalden we in 2011 toch meer voor gas. De kosten voor stookolie zijn sterk gestegen. Een vergelijking:  in maart 2009 betaalden we € 0,43/liter  in maart 2011 betaalden we € 0,58/liter  in december 2011 betaalden we € 0,82/liter Het verbruik van stookolie is echter gedaald:  2009: 9.570 liter  2010: 11.600 liter  2011: 10.200 liter

Zetel – Bouwelse Steenweg 14 Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas kosten elektriciteit kosten water brandverzekering TOTALE KOST

2009 3.732,02 2.498,65 293,03 40,07 6.563,77

2010 5.250,66 2.522,80 253,98 38,63 8.066,07

2011 3.838,83 2.660,97 274,01 39,77 6.813,58

2011-2010 -1.411,83 +138,17 +20,03 +1,14 -1.252,50

Het verbruik van elektriciteit en water is nagenoeg hetzelfde gebleven. Het gasverbruik is gedaald. Misschien dat dit komt doordat de zomer al vroeg begonnen is vorig jaar (april)?

April 2012

Pagina 26 van 53


Huis Driane – Molenstraat 56 – gemeenschappelijke delen Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas kosten elektriciteit kosten water kabelTV TOTALE KOST

2009 3.662,10 8.241,10 5.973,58 172,80 18.049,58

2010

2011

2011-2010

4.866,44 2.895,96 8.132,06 8.340,22 6.451,11 7.670,26 172,80 172,80 19.622,41 19.079,24

-1.970,48 +208,16 +1.219,15 0,00 -543,17

In deze tabel worden de kosten weergegeven voor de gemeenschappelijke delen. Hieronder vallen de cafetaria, polyvalente zaal, gangen, inkomhal, WC’s, openbare computerruimte. Het verbruik van elektriciteit is licht gedaald maar door de hogere prijzen betalen we uiteindelijk toch meer. Het gasverbruik is gedaald met 22,5%! Misschien dat dit komt doordat de zomer al vroeg begonnen is vorig jaar (april)? De kosten voor water zijn sterk gestegen. Dit komt o.a. doordat de capaciteitsvergoeding voor de bluswatermeter er extra bijkomt sinds 2011 (978,60 €/jr ). Het verbruik is echter licht gedaald. Dit kan te maken hebben met het feit dat in het voorjaar van 2011 in elke flat een energiescan uitgevoerd werd door de Energiesnoeiers van Kringwinkel Herentals. Dit leverde heel wat energiebesparende tips op voor de bewoners en een gratis spaardouchekop voor elke flat waar deze nog niet aanwezig was.

Huis Driane – Molenstraat 56/401 - conciërgewoning Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas kosten elektriciteit kosten water kabelTV TOTALE KOST

2009 / 674,48 / bewoner 674,48

2010 / 1.063,18 / bewoner 1.063,18

2011

2011-2010

1.429,73

1.429,73

Er is geen gasaansluiting in de conciërgewoning, zoals nergens in de serviceflats. Er is geen aparte watermeter per flat, dus ook niet in de conciërgewoning. Het waterverbruik in de serviceflats is inbegrepen in de huurprijs. De verhoogde elektriciteitskost is te verklaren doordat we in 2011 facturen betaald hebben voor 14 maanden verbruik (november 2010 t.e.m. december 2011). Normaal betaalden we van november tot november, maar dit jaar kregen we nog een slotafrekening voor november en december, aangezien we per 1 januari overstapten naar een andere leverancier.

April 2012

Pagina 27 van 53


Huis Driane – Molenstraat 56 – bureau Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas kosten elektriciteit kosten water TOTALE KOST

2009 / 760,80 / 760,80

2010 / 598,72 / 598,72

2011 / 699,92 / 699,92

2011-2010 / +101,20 / +101,20

Er is geen gasaansluiting in het loket van Huis Driane. De kosten voor elektriciteit zijn gestegen maar het verbruik is voor het derde jaar op rij gedaald. Dit danken we o.a. aan het vervangen van een groep spots (energievreters) in november 2010 in de centrale bureau, door een spaar-TL-lamp.

F. Automatisatie Inventaris OCMW: Eind 2011 bestond het computerpark van het OCMW uit het volgende materiaal: Wat

Aantal 2010

Computers Laptops Vaste PC’s Printers

33 22 waarvan 5 voor het OCR 11 waarvan 1 voor het OCR 8

2011 33 25 waarvan 5 voor het OCR 8 waarvan 1 voor het OCR 6

Vervangingen / bijkomend materiaal in 2011: In 2011 werden de volgende vervangingen gedaan:    

4 oude pc’s werden vervangen door nieuwe laptops 2 oude pc’s werden vervangen door nieuwe vaste pc’s 2 van deze oude pc’s werden gerecupereerd in de Kinderclub in de groepen Er werd een ander (2de hands) kopiemachine geplaatst op de zetel die nu ook als printer dienst doet, waardoor er 3 oude printers buiten gebruik konden worden genomen in plaats van deze te moeten vervangen.

Helpdesk Van januari 2011 tot en met eind juni 2011 werden alle oproepen vastgelegd in een registratielijst. Hieronder kan je een overzicht terugvinden: Bestuur OCMW Gemeentebestuur Gemeenteschool Totaal

April 2012

Aantal oproepen 103 105 51 259

Pagina 28 van 53


Aantal problemen per soort: Type Probleem

Aantal

Dexiaweb

1

Excel

2

Fax

2

Hercules

0

Indesign

0

Internet

13

Intranet

11

Muis

2

Outlook

53

Printer

28

Publisher

0

Reynaert

2

Scherm

3

Telefoon

1

Tikklok

43

Website

3

Windows

2

Word

5

Overige

83

Vanaf 2012 wordt deze lijst permanent bijgehouden.

April 2012

Pagina 29 van 53


Deel 2. REALISATIES 2.1 Prioritaire doelstelling 1 We streven naar een transparante interne werking via maatregelen binnen het personeelsbeleid maar ook binnen de gehele administratie zodat we vanaf 2011 een beter overzicht kunnen houden over de hele organisatie en de organisatieprocessen ook beter kunnen opvolgen. Actieplan 1.1: Tegen het begin van de nieuwe legislatuur willen we de samenwerking tussen OCMW- en gemeentebestuur optimaliseren door verder gaande samenwerking op het vlak van ondersteunende diensten. Concrete acties

Timing

Budget

1. Uitbouw Sociale Dienst Personeel

Jaarlijks

Regulier

2. Beroep doen op elkaars expertise door gemeente- en OCMWdiensten.

Jaarlijks

Regulier

3. Het uitbouwen van een volwaardige Technische Dienst voor het onderhoud van het OCMW-patrimonium, eventueel samen met de gemeente.

2011-2013

Resultaten actie 1 We willen met de SDP sociale activiteiten organiseren die de verstandhouding tussen gemeente- en OCMW-personeel verbeteren. In 2011 is er voor het OCMW geen teamdag of personeelsfeest doorgegaan wegens budgettaire redenen. Vanaf 2012 wordt een gezamenlijke teamdag georganiseerd voor OCMW- en gemeentepersoneel. De nieuwjaarsreceptie blijft een gemeentelijke aangelegenheid. Hierdoor is er nog steeds een sterke behoefte aan een eigen personeelsfeest(je) om onze mensen in de bloemetjes te zetten. De SDP zet jarige medewerkers gezamenlijk in de bloemetjes. Vanuit de stuurgroep SDP is in het voorjaar voor de 2 e maal het voorstel gelanceerd om jarige medewerkers een maaltijd aan te bieden in het dorpsrestaurant. Het voorstel werd niet weerhouden door het bestuur. De doelstelling dat OCMW en gemeente elkaars dienstverlening beter leren kennen verloopt moeizaam. Resultaten actie 2 Uitwisseling van elkaars expertise. Voor overheidsopdrachten wordt beroep gedaan op de kennis van het diensthoofd Loket Bouwen & Wonen, de personeelsverantwoordelijken van beide besturen doen beroep op elkaars ervaringen, … De samenwerking tussen dezelfde ondersteunende diensten van beide besturen blijft moeizaam verlopen. De handen in elkaar slaan voor gezamenlijke initiatieven ‘Het Herenthuis in beweging’ was een geslaagd project voor medewerkers van gemeente én OCMW dat in 2012 een vervolg gaat krijgen. Via een subsidie was dit project voor het bestuur kosteloos. April 2012

Pagina 30 van 53


Procedures vereenvoudigen om een beroep te doen op elkaars dienstverlening. Er moeten nog steeds via het schepencollege officiële vragen gesteld worden naar het uitlenen van elkaars dienstverlening. Dit werkt belemmerend en vertraagt de werking. De nota ‘Het Herenthuis als moderne organisatie: SAMENWERKING is het sleutelwoord tot het succesverhaal van het Herenthuis' werd opgemaakt. Deze nota werd de basis voor het uitwerken van een visietekst, een beheersovereenkomst, een toekomstmodel voor het Herenthuis. Momenteel is er echter nog geen consensus tussen gemeente en OCMW. Resultaten actie 3 In 2011 is er zowel door gemeente als OCMW een ontwerpnota geschreven die dient als eerste aanzet naar een beheersovereenkomst. Verdere gesprekken hieromtrent zijn echter voor onbepaalde tijd uitgesteld. Voor verschillende projecten is er een samenwerking geweest tussen OCMW en gemeente: verhuis Kids & co, renovatieproject Kloosterstraat 3-5, elektriciteitswerken patrimonium (gemeente doet beroep op gediplomeerd technisch medewerker OCMW voor elektriciteitswerken).

Actieplan 1.2: Via het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem willen we binnen een termijn van 10 jaar de verschillende stromen binnen het OCMW in kaart brengen, maar ook verder optimaliseren. Concrete acties

Timing

Budget

1. Implementatie van de nieuwe beleids- en beheerscyclus

2011-2013

2. Stapsgewijze invoering kwaliteitsmanagementsysteem

2011-2013

regulier

3. Ontwikkelen van een opvolgsysteem voor jaarplanning, budget en meerjarenplanning

2011-2013

regulier

Resultaten actie 1 In 2011 werd voornamelijk deelgenomen aan vormingen georganiseerd door het Agentschap Binnenlands Bestuur. Er werd eveneens een werkgroep opgericht waar gemeente en OCMW samen de implementatie van de BBC bekijken. De nieuwe financieel beheerder is trekker van deze werkgroep. Tot slot werd de overheidsopdracht voor de softwarepakketten voorbereid. Resultaten actie 2 Op het VB van 20 april 2011 is beslist om de secretaris en de administratief coördinator te laten deelnemen aan de kwaliteitscirkels OCMW’s regio Kempen. Dit resulteerde in een herziening van de missie en visie van het Lokaal Bestuur alsook van de missie en visie van het Lokaal Dienstencentrum. In het najaar van 2011 heeft het OCMW een zelfevaluatie uitgevoerd voor het Lokaal Dienstencentrum waarvan het rapport zal gepresenteerd worden in het voorjaar van 2012. Resultaten actie 3 Er werd een opvolgingssysteem opgemaakt om vooral toezicht te houden over het budget. Daarnaast werd er een opvolgsysteem gemaakt voor de meerjarenplanning en bijhorende doelstellingen.

April 2012

Pagina 31 van 53


Actieplan 1.3: We willen tegen einde 2012 via een duidelijk en onderbouwd archiefbeheer een transparante documentbehandeling en –overzicht krijgen. Concrete acties

Timing

Budget

1. Start nieuwe boomstructuur van elektronische documenten

2011-2012

Regulier

2. Procedure rond het archiveren van officiële documenten

2012

Regulier

3. Op punt stellen papieren archief

2012-2013

Regulier

4. Programma postregistratie en dossieropvolging

2012

Resultaten actie 1 Er zijn in 2011 verdere discussies gevoerd met de diensthoofden en –verantwoordelijken over de opkuis van de oude boom en de structuur van de nieuwe boom. Een deel van de documenten is al herbenoemd volgens de nieuwe regels, vele onnodige documenten zijn verwijderd. De ontwikkeling en implementatie van de nieuwe gezamenlijke website voor gemeente en OCMW was echter prioritair in 2011 waardoor de nieuwe boomstructuur verschoven is naar 2012. De nieuwe geplande finalisatie is het voorjaar van 2012. Resultaten actie 2 Gepland voor 2012. Resultaten actie 3 In 2011 zijn we met de grove borstel door het archief gegaan. Per locatie werden een paar algemene richtlijnen gegeven om al een eerste liquidatie te kunnen doen. Een gestructureerde inventarisatie staat gepland voor 2012 e.v. Resultaten actie 4 Gepland voor 2012, gekoppeld aan de implementatie en de beslissingen rond de aankoop van de software voor de BBC.

April 2012

Pagina 32 van 53


2.2 Prioritaire doelstelling 2 We streven tegen 2013 naar een nog meer optimale organisatiestructuur en een zo hoog mogelijke arbeidstevredenheid. Een goede afstemming tussen de capaciteiten van de werknemer en de eisen van de job door verder te investeren in competentieprofielen en evaluaties. Actieplan 2.1: Verderzetting van het competentiemanagement met bijzondere aandacht voor het selectiebeleid en de functionerings- en evaluatiegesprekken. Concrete acties

Timing

Budget

1. Jaarlijks opmaken van minstens 3 competentie-profielen

Jaarlijks

Regulier

2. Evaluatieformulieren ontwikkelen volgens de GROEIfilosofie

Volgens opmaak profielen

Regulier

3. Elke medewerker wordt 2-jaarlijks geëvalueerd op de verjaardag van zijn aanstelling

2-jaarlijks

Regulier

4. Externe evaluatie secretaris

Voorjaar 2011

€ 2000

5. Bij aanwervingprocedures administratief personeel steeds testen op informaticakennis.

2012

Regulier

Resultaten actie 1: In 2011 is het profiel van begeleidster opgemaakt in samenwerking met de voltallige begeleidingsploeg. In 2011 is onze manier van aanpak van het competentiemanagement (bottom-top) verschenen in 2 publicaties: als case in ‘Personeelsmanagement cases’ van Vanden Broele en als artikel in VTOM (Vlaams Tijdschrift voor OverheidsManagement).

Resultaten actie 2: In 2011 is het evaluatieformulier voor begeleidster opgemaakt in samenwerking met de voltallige begeleidingsploeg. Het evaluatieformulier zit nu in de testfase. Naargelang de bevindingen zal het formulier verder verfijnd worden. De evaluatieformulieren voor de functies diensthoofd, maatschappelijk werker en verzorgende staan op de planning voor de volgende jaren. Resultaten actie 3: De diensthoofden evalueren volgens 2-jaarlijkse gesprekken.

Resultaten actie 4: In het voorjaar van 2011 werd de proeftijd van de secretaris geëvalueerd met gunstig gevolg. De evaluatie gebeurde door CC Consult via de methodiek van een 360° evaluatie. De MAT-leden, het Vast Bureau, twee raadsleden en de secretaris zelf werden betrokken bij de evaluatie. Resultaat actie 5 Staat gepland voor 2012. April 2012

Pagina 33 van 53


Actieplan 2.2: We willen tegen 2013 een vormingsbeleid uitwerken dat afgestemd is op de behoeften en noden van de medewerkers en op de mogelijkheden van de organisatie. Concrete acties

Timing

Budget

1. Vormingsreglement ontwikkelen

2011

Regulier

2. Aanvraagformulier vorming opmaken

2011

Regulier

3. Persoonlijke ontwikkelingsplannen opstellen en teamontwikkelingsplannen.

Vanaf eind 2012

Regulier

4. Uitbouw van budgethouderschap voor vorming. Elk diensthoofd is beheerder van het vormingsbudget voor zijn dienst. Jaarlijks worden budgetten opgesteld voor de vorming per team.

2011-2013

Regulier

5. Interne kennismeting PC

2012-2013

€ 2.000 (OCMW) € 2.000 (gemeente)

6. Nodige opleidingen voorzien voor de dienstspecifieke softwarepakketten.

2012-2013

regulier

Resultaten acties 1 tot 3 1-3.

Nog niet gerealiseerd.

Op 28/06/11 heeft ISOM op onze vraag een studiedag georganiseerd rond de begeleiding van art 60’ers voor personeel van gemeente en OCMW Herenthout. Resultaten actie 4 Elk diensthoofd is beheerder van zijn eigen vormingsbudget. Het vormingsbudget wordt op elk Vast Bureau opgevolgd. Resultaten actie 5 De interne kennismeting staat gepland voor 2012 en 2013. Naargelang de resultaten van deze kennismeting zullen opleidingen georganiseerd worden. Resultaten actie 6 Er is beslist om samen met de BBC ook al onze andere softwarepakketten bij 1 leverancier te nemen. Wanneer hierover een beslissing is gevallen, kan verder gekeken worden waar er extra opleidingen nodig zijn. Bij de nieuwe pakketten die aangekocht worden, zal de nodige opleiding voorzien worden.

April 2012

Pagina 34 van 53


Actieplan 2.3: We streven vanaf 2011 naar een nog meer divers personeelsbeleid waar we nog meer àlle talent willen mobiliseren door specifieke aandacht te hebben voor een gezinsvriendelijk, niet discriminerend, ondersteunend personeelsbeleid. Concrete acties

Timing

Budget

1. PC-cursus voor iedereen

Vanaf 2011 gefaseerd

Regulier

2. Invoeren van non-discriminatiecode

Eind 2011

Regulier

3. Aanpassing rechtspositieregeling OCMW

2011

Regulier

5. Charter voor een gezinsvriendelijke onderneming ondertekenen

2012

Regulier

6. Vacatures toegankelijk maken voor kansengroepen

2011-2013

Regulier

7. Ontwikkelen van een standaard sollicitatieformulier

2013

regulier

4. Aanpassing arbeidsreglement

Resultaten actie 1 In het voorjaar van 2011 hebben 3 begeleidsters en 3 poetsvrouwen de cursus ‘het ABC van de PC’ gevolgd. Deze cursus werd gegeven door de personeelsverantwoordelijke op basis van de cursus die gegeven wordt in het dienstencentrum. In het najaar van 2012 volgt een tweede cursus. Resultaten actie 2 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 3 Sinds 01/07/11 heeft het OCMW ook een eigen rechtspositieregeling (RPR), of beter nog: 2 nieuwe rechtspositieregelingen. De wetgever verplicht ons om onderscheid te maken in ons personeel: zij die voor 01/01/11 in dienst zijn en zij die vanaf 01/01/11 in dienst gekomen zijn. Ook zijn er nu verschillende categorieën: personeel die in een functie zitten die ook bij de gemeente bestaat, personeel in een specifieke functie en personeel van een specifieke dienst. Afhankelijk van onder welke categorie je valt en wanneer je in dienst gekomen bent, val je onder een bepaalde RPR. Voor de personeelsleden heel belangrijk want de nieuwe RPR’en verschillen in aantal verlofdagen (32 of 26) en feestdagen (14 of 11). Het gevolg is dat je in één en hetzelfde team collega’s krijgt die identiek hetzelfde werk doen, maar waar de één recht heeft op meer verlof dan de andere … Resultaten actie 4 Naar analogie met de nieuwe RPR, hebben we ook ineens een nieuw arbeidsreglement opgemaakt.

April 2012

Pagina 35 van 53


Resultaten actie 5 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 6 Per vacature wordt bekeken of er extra aandacht moet gaan naar kansengroepen. We dienen een aanvraag in om een uitbreiding van onze Lokale Diensteneconomie met 2 VE voor doelgroepmedewerkers. Resultaten actie 7 Nog niet gerealiseerd.

Actieplan 2.4: We streven naar gemotiveerd personeel via maatregelen die de arbeidstevredenheid bevorderen en dragen dit ook uit naar de buitenwereld. Concrete acties

Timing

Budget

1. We werken het verzuimbeleid verder uit

Lopende

Regulier

2. We trachten een zorgzaam beleid te voeren

Lopende

Regulier

3. We maken onze organisatie doorlopend aantrekkelijk als werkgever (employer branding).

Lopende

Regulier

4. Onthaalbrochure aanpassen

Begin 2011

Regulier

5. Extra aandacht voor een goed onthaal bij werknemers uit de kansengroepen

Lopende

Regulier

Resultaten actie 1 Omtrent het verzuimbeleid werken we aan de verdere uitbouw van de beleidsinformatie rond motivatie en tevredenheid. We proberen langer werken mogelijk te maken door op een gemotiveerde manier een leeftijdsbewust personeelsbeleid te voeren. Tweejaarlijks organiseren we een tevredenheidsenquête bij het personeel. Naar aanleiding van de tevredenheidsenquête van 2010 werden nieuwe doelstellingen en acties geformuleerd. Het rapport is goedgekeurd in de Raad van 6 september 2011. De resultaten werden besproken per team. Zij hebben zelf verbeteracties geformuleerd die zijn opgenomen in het rapport. In 2012 zou de volgende tevredenheidsmeting moeten uitgevoerd worden. Een student van KHK van de opleiding ‘Openbare Besturen’ zal dit voor ons organiseren in het kader van zijn eindwerk. Resultaten actie 2 Elke medewerker is beheerder van zijn eigen werkplanning via de tikklok. Elke medewerker van het OCMW tikt bij begin en einde van zijn werkdag. Door de tikklok kunnen we ook meer soepelheid brengen in de uurroosters. Uurroosters en planningen worden zoveel mogelijk in overleg met de werknemer opgemaakt. We spelen zoveel mogelijk in op de veranderende privé-situatie van de medewerker.

April 2012

Pagina 36 van 53


Resultaten actie 3 We zetten onze voordelen als werkgever extra in de verf (bv. nabijheid). Ons OCMW werkt goed. We mogen dan ook onze ‘successen’ in de kijker plaatsen en positieve resultaten naar buiten brengen. Via de Loketg@zet wordt communicatie gevoerd naar de medewerkers en raadsleden. Via het gemeentenieuws willen we ook positief naar de burger toe communiceren (bv. het 10.000-stappenproject).

Resultaten actie 4 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 5 Is ingebed in ons onthaalbeleid.

Actieplan 2.5: We trachten vanaf 2012 de teamwerkingen verder te optimaliseren via teamondersteunende activiteiten. Concrete acties

Timing

Budget

1. Elke medewerker maakt deel uit van een team en een teamoverleg waar inspraak en erkenning van de expertise centrale kernwaarden zijn

Lopende

Regulier

2. Tweejaarlijks organiseert elk team een bezinningsdag

2-jaarlijks

Naargelang grootte team

3. Intervisie voor leidinggevenden (samen met gemeente?)

2013

2.000 €

4. Diensthoofdenoverleg optimaliseren

Lopende

Regulier

5. Vanuit de personeelsdienst instrumenten aanreiken die de diensthoofden ondersteunen in het leidinggeven

Lopende

Regulier

6. Regionale verantwoordelijken bewust maken van het gevoerde personeelsbeleid en hen hierin betrekken

Vanaf 2011

Regulier

Resultaten actie 1 Elk team heeft op regelmatige tijdstippen een teamoverleg. Indien mogelijk worden afspraken en regels gemaakt in samenspraak met het team (via discussie). Resultaten actie 2 In 2011 heeft de sociale dienst en het team van Huis Driane een bezinningsdag gehad. De diensthoofden zijn ook in het voorjaar op bezinning geweest met de secretaris. Resultaten actie 3 Op het Vast Bureau van 21/12/11 werd het prijsvoorstel van intervisie voor de diensthoofden + secretaris + personeelsverantwoordelijke niet goedgekeurd wegens budgettaire redenen. De behoefte aan intervisie blijft echter bestaan.

April 2012

Pagina 37 van 53


Resultaten actie 4 In 2011 is er 7 keer een diensthoofdenoverleg geweest. Zie ook A.2.8 Diensthoofdenoverleg. Resultaten actie 5 De personeelsverantwoordelijke zit het diensthoofdenoverleg voor en peilt regelmatig naar de behoeften van de diensthoofden. Resultaten actie 6 Het diensthoofd Zorg & Gezondheid biedt ondersteuning aan de regionaal verantwoordelijke van de gezinszorg. Zij neemt de nodige informatie mee vanuit het diensthoofdenoverleg. Actieplan 2.6: We willen onze medewerkers de eerstvolgende drie jaren ondersteunen om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken door hen moderne ICT-apparatuur aan te bieden en verdere digitalisering van de administratie. Concrete acties

Timing

Budget

1. Formulieren voor personeelsadministratie digitaliseren

Lopende

Regulier

2. Onderzoeken of de gebruikte softwarepakketten op de verschillende diensten de beste keuze is, en werken aan een betere integratie van deze softwarepakketten.

2011-2013

Afhankelijk van softwareleverancier BBC

Resultaten actie 1 Formulieren kilometervergoeding, fietsvergoeding, permanentietoelage en weekendwerk zijn reeds digitaal beschikbaar. Niet iedereen heeft hier echter toegang toe. Dit wordt verder mee opgenomen in de uitwerking van het nieuwe intranet.

Resultaten actie 2 In 2011 werden reeds enkele demo’s georganiseerd en is er ook beslist om samen met de BBC over te stappen naar 1 softwareleverancier, zodat de integratie van de pakketten zeker verbeterd zal worden.

April 2012

Pagina 38 van 53


Actie 2.7: We verbeteren de volgende drie jaar de interne communicatie en structureren nog meer onze interne werking om zo tot een betere dienstverlening te komen. Concrete acties

Timing

Budget

1. Verder uitbouwen van het intranet

2011 en verder

Regulier

2. Beslissingen van Raad en Vast Bureau die het personeel aangaan worden binnen de 2 weken meegedeeld via het intranet

Eind 2011

Regulier

3. De personeelsverantwoordelijke en de secretaris gaan op regelmatige basis langs op de teamvergaderingen

2011-2013

Regulier

4. Ontwikkelen van een cijferdatabank

2011

Regulier

5. Uitwerken afsprakennota ambtenaren - mandatarissen

2013

Regulier

6. Enquête bij het personeel om te peilen naar de behoeften en knelpunten in de interne communicatie

2012-2013

Regulier

7. Sjabloon en procedure uitwerken voor vergaderingen

2011-2013

Regulier

8. Ontwerpen van formulieren en sjablonen voor elke dienst

2011-2013

Regulier

9. Overgaan tot gedeelde agenda’s in Outlook

2011

Regulier

10. Centraliseren van informatie die nuttig is voor elke dienst

2011

Regulier

11. Opstarten van een periodiek personeelsblad, eventueel samen met gemeente

2011-2012

Regulier

12. Zorgen voor een verbeterde verbinding vanuit de buitendiensten naar het OCMW of het gemeentehuis.

2011-2013

Regulier

13. Implementeren van een groupware-oplossing om de interne samenwerking te bevorderen.

2011-2013

Resultaten actie 1 Het gezamenlijk intranet vloeit voort uit de nieuwe gezamenlijke website. De uitwerking van een gezamenlijke website voor gemeente en OCMW was prioritair in 2011. De nieuwe website is gelanceerd op 6 januari 2012. De ontwikkeling van de website heeft alle tijd opgeslorpt in 2011 waardoor de ontwikkeling en implementatie van het intranet werd opgeschoven naar 2012. Dit wordt naast de BBC een prioritair project voor 2012. Resultaten actie 2 Via de Loketg@zet worden beslissingen van Vast Bureau en Raad die het personeel aangaan, gecommuniceerd. Resultaten actie 3 Gerealiseerd.

April 2012

Pagina 39 van 53


Resultaten actie 4 De huidige kwartaalrapportage werd bijgestuurd. Er kwamen ook regelmatig aanvullingen en suggesties van de raadsleden na bespreking van de kwartaalrapportage op de Raad. Van 1 registratiefiche werd er nog geen werk gemaakt. Maar met de uitbouw van de nieuwe BBC, waarvan monitoring een onderdeel is, is het zeker een interessante oefening om de inhoudelijke en financiële kwartaalrapportage samen te brengen. Resultaten actie 5 Deze actie is verschoven naar 2012. Deze nota moet klaar zijn tegen de nieuwe legislatuur. Resultaten actie 6 Gepland voor 2012 e.v. Resultaten actie 7 Gepland voor 2012 e.v. Resultaten actie 8 Lopende Resultaten actie 9 Begin 2011 zijn de gedeelde agenda’s in Outlook geïmplementeerd in de organisatie, zowel bij OCMW als bij gemeente. Het blijkt een handig instrument te zijn voor de onthaalbediendes en andere collega’s om de bereikbaarheid van personeel te kennen, vergaderingen te plannen, …. In 2012 is gepland om ook agenda’s toe te kennen voor de lokalen, zodat reservaties van deze lokalen vlotter en transparanter kunnen verlopen. Resultaten actie 10 In Outlook is een centrale contactenlijst gecreëerd waartoe alle collega’s toegang hebben. Deze wordt up-to-date gehouden door de onthaalbediendes. Resultaten actie 11 In september 2011 werd met veel succes de eerste Loketg@zet voor het OCMWpersoneel en raadsleden gepubliceerd. Dit personeelsblad is een maandelijkse nieuwsbrief voor het OCMW-personeel die o.a. het volgende bevat: -

beslissingen van Raad, Vast Bureau, MAT informatie van het intranet (want niet iedereen heeft toegang tot intranet) info vanuit het OM mededelingen die iemand wil doen naar het personeel toe nieuwtjes betreffende personeelsleden, werking, beleid, … vooruitblik naar gebeurtenissen, evenementen in de nabije toekomst …

Het doel is al het personeel op de hoogte houden van het reilen en zeilen binnen het OCMW (en bij uitbreiding ook binnen de gemeente), vlottere interne communicatie, iedereen krijgt dezelfde informatie ongeveer op hetzelfde tijdstip. In 2012 e.v. wordt bekeken hoe we dit eventueel kunnen uitbreiden naar een gezamenlijk personeelsblad voor OCMW en gemeente.

April 2012

Pagina 40 van 53


Resultaten actie 12 In 2012 wordt beslist wie onze softwareleverancier wordt. Deze zal bekijken op welke manier we de buitendiensten het beste kunnen verbinden zodat men overal toegang kan krijgen tot de software en de gedeelde mappen op de servers. Resultaten actie 13 In 2011 werd de nieuwe mailserver en firewall geïnstalleerd. De ICT’er heeft alle computers geherconfigureerd zodat deze gebruik konden maken van de nieuwe mailserver met alle extra mogelijkheden die deze met zich meebrengt (o.a. delen van agenda’s). Na het configureren van de pc’s heeft de ICT’er aan iedereen de nodige uitleg gegeven over de mogelijkheden van de nieuwe mailserver en hoe deze te gebruiken.

Actieplan 2.8: We willen de volgende drie jaar verder bouwen aan een modern, veilig en redundant netwerk met voldoende afscherming van de vertrouwelijke gegevens. Maken van een nieuw veiligheidsplan dat minstens voldoet aan de minimale veiligheidsnormen van de KSZ en het Rijksregister. Concrete acties

Timing

Budget

1. Invoeren/updaten paswoordbeleid

Najaar 2012

Regulier

2. Updaten intern reglement voor computer- en internetgebruik

Najaar 2012

Regulier

3. Herbekijken back-up-strategie

Najaar 2012

Regulier

4. Nodige aanpassingen gebouw opnemen in veiligheidsplan

Najaar 2012

Regulier

5. Opnemen procedure voor controle continuïteit antivirus

Najaar 2012

Regulier

6. Overlopen veiligheidsplan met de veiligheidsconsulent en verantwoordelijke patrimonium

Najaar 2012

Regulier

7. Virtualisatie servers gemeente en OCMW

2011-2013

Regulier

8. Ontdubbeling netwerkapparatuur- en internetverbindingen

2012-2013

Regulier

Resultaten 1-6 1-6. Deze acties dienen uitgevoerd te worden in overleg met de veiligheidsconsulent. Wegens het ontslag van deze persoon bij WZK zijn deze acties opgeschoven naar 2012 en 2013.

Resultaten actie 7 In 2011 werden reeds enkele voorstellen afgetoetst met de informatica-leveranciers. Ook werd hiervoor al een kostenraming opgemaakt. De keuze van leverancier zal sterk afhangen van de keuze die gemaakt wordt voor de BBC. De virtualisatie van de servers staat ingepland voor 2013. Resultaten actie 8 Staat ingepland voor 2012 en 2013.

April 2012

Pagina 41 van 53


2.3 Prioritaire doelstelling 3 We willen de volgende jaren het OCMW als moderne organisatie verder uitbouwen door nog klantvriendelijker te werken en onze dienstverlening nog dichter bij de burger te laten komen. Actieplan 3.1: Via het gebruik van nieuwe tools, die we in de loop van 2011 en 2012 ontwikkelen en verder uitbreiden in 2013, kunnen burgers ook op andere manieren het loket bereiken. Concrete acties

Timing

Budget

3. Herdruk folders Herenthuis

Afhankelijk van behoefte

€ 500

4. Aanpassen signalisatie aan nieuwe huisstijl

Afhankelijk van geplande verbouwingswerken

€ 5.000 verdelen met gemeente

5. Gebruik van het programma In-Design voor het ontwikkelen van folders, affiches, …

Doorlopend

Regulier

6. Investeren in face-to-face communicatie

Doorlopend

Regulier

7. Online inschrijven voor de buitenschoolse opvang

2011-2013

1. Uitbouw van de nieuwe website van gemeente en OCMW 2. Uitbouw e-loket met productencatalogus

Resultaten actie 1 Er werd verschillende keren samengekomen met de werkgroep om het concept van de website uit te werken. De ICT’er heeft de website volledig in eigen beheer ontwikkeld volgens de wensen van de werkgroep. Hij heeft de nodige layout-aanpassingen gedaan en de nodige linken ingebracht zodat er een logische structuur is ontstaan in de website. Aangezien de Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus pas operationeel is in het voorjaar van 2012, besloten we begin november om zelf onze producten in te putten en dus voor elk product een nieuwe pagina aan te maken. De communicatieverantwoordelijken van gemeente en OCMW en de administratief coördinator hebben alle gegevens in de website ingebracht aan de hand van de teksten van de huidige website, de gemeentegids en de productencatalogus. De website www.herenthout.be werd gelanceerd op de nieuwjaarsreceptie van 6 januari 2012 en voorgesteld aan het Lokaal Bestuur en de pers. De komende jaren zal de website verder uitgebouwd worden en zullen er periodieke evaluaties zijn. Resultaten actie 2 Het is een logische stap om de nieuwe website zo veel mogelijk uit te breiden met eformulieren zodat burgers van thuis uit een aanvraag kunnen doen voor een bepaald product. Met de lancering van de website zijn er al een aantal e-loket formulieren aangemaakt. In de loop van 2012 zal er onderzocht worden hoe het aanbod verder kan uitgebreid worden. De verdere uitbouw van het e-loket staat ingepland in 2012 en 2013. April 2012

Pagina 42 van 53


Resultaten actie 3 Geen behoefte aan herdruk folders Herenthuis. Middelen kunnen ingezet worden voor ontwikkeling van nieuwe communicatiekanalen in 2012. Resultaten actie 4 Momenteel niet aan de orde. Resultaten actie 5 De communicatieambtenaar probeert stap voor stap te werken met het programma Indesign, zo werd de folder ‘start to clean’ opgemaakt in In-design. Systematisch zal dit programma gebruikt worden voor de opmaak van folders. Resultaat actie 6 Door de communicatieaanpak van ‘Herenthuis in beweging’ (goede voorbeelden van collega’s in de kijker zetten), merken we dat dit de doelgroep meer aanspreekt. Naast de verschillende communicatiekanalen blijft het belangrijk dat onze hulp- en dienstverleners onze doelgroep persoonlijk blijven informeren. Resultaat actie 7 In 2012 wordt er een inschrijvingsmodule ontwikkeld zodat de inschrijvingen van de Kinderclub via de website kunnen verlopen. Er wordt echter eerst nog bekeken of het huidige softwarepakket voor de Kinderclub behouden zal blijven.

Actieplan 3.2: We willen tegen 2013 de communicatie en de informatie naar cliënten toe op een nog toegankelijkere wijze organiseren door het gebruik van moderne communicatietechnieken en communicatie-/informatiemiddelen die aansluiten bij de leefwereld van onze cliënten. Concrete acties

Timing

Budget

1. Implementatie Charter toegankelijk dienstverlening

2011-2013

regulier

2. Uitvoeren van de toegankelijkheidscan

2011

regulier

3. Ontwikkelen van een klachten-/klantenmanagement

2011

regulier

4. Opstellen van een communicatieplan

2011

regulier

Resultaten actie 1 Het charter heeft alleen maar slaagkansen wanneer toegankelijkheid onderdeel uitmaakt van een beheersovereenkomst, waarin de samenwerking tussen gemeente en OCMW is omschreven. Toegankelijkheid moet onderschreven worden op cliënt-, beleids- en organisatieniveau. Toegankelijkheid is ook een onderdeel in het rapport van de tussentijdse evaluatie LSB, hierin werden de resultaten opgenomen en verbeteracties geformuleerd. Het charter werd reeds eerder goedgekeurd op het college van 7 juni 2010 en de gemeenteraad van 28 juni 2010. In mei 2012 bestaat het Herenthuis 3 jaar, een ideale gelegenheid om het charter ook door het OCMW te laten ondertekenen. April 2012

Pagina 43 van 53


Resultaten actie 2 Bij de evaluatie van het LSB-plan is er nog een korte bevraging geweest bij de diensthoofden. Deze bevraging werden besproken op de SG LSB van juni. Resultaten actie 3 Nog niet gerealiseerd. Klachtenbehandeling binnen het Lokaal Bestuur zal in de toekomst een onderdeel worden van de beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW. Binnen de welzijnsvoorzieningen en ook binnen de kinderopvang zijn er wel klachtenprocedures aanwezig. Resultaten actie 4 Deze doelstelling wordt verschoven naar 2013. Dit gebeurde in overleg met de gemeente aangezien hun communicatieplan nog loopt tot eind 2012. Vanaf 2013 willen we één communicatieplan voor gemeente en OCMW. Binnen het OCMW is er momenteel geen apart communicatieplan, wel doelstellingen rond communicatie binnen de verschillende beleidsnota’s.

Actieplan 3.3: We willen de realisatie van het Lokaal Sociaal Beleidsplan (20082013) via een gecoördineerd lokaal sociaal beleid in samenwerking met OCMW en gemeente. Concrete acties

Timing

Budget

1. Evaluatie van het LSB-plan

2011

regulier

2. Herwerken analyserapport Lokaal Sociaal Beleid

2011

regulier

3. Organiseren van ontmoetingsmomenten i.h.k.v. LSB

2011

€ 500

4. Tevredenheidsenquête Herenthuis

2011

€ 750

5. Samenwerking met derden

2011-2013

Regulier

Resultaten actie 1 De evaluatie van het lokaal sociaal beleidsplan gebeurde op plannings- en uitvoeringsniveau. De resultaten werden gepresenteerd op de OCMW-raad van 3 mei en de gemeenteraad van 18 april en werden gepubliceerd op de website van gemeente en OCMW. Dit werd ook aangekondigd via het gemeentenieuws. Resultaten actie 2 Het herwerken van het analyserapport gebeurt in het kader van de nieuwe beleids- en beheerscyclus. De bedoeling is om de omgevingsanalyse af te werken tegen het voorjaar van 2012.

April 2012

Pagina 44 van 53


Resultaten actie 3 De bijeenkomst met de werkgroep LSB is niet doorgegaan omwille van het grote aantal verontschuldigingen. In 2012 willen we een ontmoetingsmoment organiseren rond het thema pensioenen. Resultaten actie 4 De enquête kan pas wanneer gemeente en OCMW samen op 1 lijn zitten. Wanneer er intern nog veel onduidelijkheid is, geeft dit hetzelfde resultaat naar de burger.

Resultaten actie 5 We werken nog volop aan de samenwerking tussen gemeente en OCMW op organisatieen beleidsniveau. Dus de effectieve stap vanuit het Herenthuis naar derden is nog zeker een aandachtspunt. We worden wel voortdurend opgemerkt door andere organisaties/besturen en naar voor geschoven als good-practice. Enkele voorbeelden:   

In 2011 brachten volgende besturen een bezoek aan het Herenthuis of werd ter plaatse een toelichting gegeven: Harelbeke, Boortmeerbeek, Hamont-Achel, Kampenhout, Londerzeel, Grimbergen, Kampenhout. Folder ‘start-to-clean’ voor anderstalige nieuwkomers Interesse vanuit OCMW Herselt voor infobundel ‘sociale voordelen’

Ook via onze projectwerking komen we meer en meer in contact met derden, voorbeelden:  

Logo Kempen en ‘Herenthuis in beweging’ (hier werden we, dankzij onze gezondheidsambtenaar, aangeduid als pilootproject) Koning Boudewijnstichting en ‘Dementievriendelijk Herenthout’ (Herenthout werd met zijn promocampagne opgenomen in de ‘Inspirerende gids voor dementievriendelijke gemeenten’)

Actieplan 3.4: Het OCMW biedt dienstverlening aan in kwaliteitsvolle overheidsgebouwen. Concrete acties

Timing

Budget

1. Digitale televisie in de Serviceflats

2011

Regulier

2. Huis Driane aanpassen aan de regelgeving inzake legionella

2011

Regulier

3. Check-up-procedure uitwerken en implementeren voor de serviceflats

Lopende

Regulier

4. In orde brengen van tijdelijke locaties Kids & co, zowel voor de kinderopvang als voor de administratie

Lopende

Regulier

5. Nieuwe (tijdelijke) locatie voor de OCMW-zetel in orde brengen

2011-2013

Regulier

6. Onderzoek naar uitbreiding van de serviceflats (zie beleidsnota Loket Zorg & Gezondheid)

2011-2013

Regulier

Resultaten actie 1 Uitgesteld naar 2012.

April 2012

Pagina 45 van 53


Resultaten actie 2 Enkele aanpassingen werden reeds gedaan in 2011. De laatste werken zijn gepland door onze technische dienst voor het voorjaar 2012. Op regelmatige basis worden metingen gedaan op bepaalde referentiepunten in het gebouw en geregistreerd in een logboek die de basis is voor toekomstige inspecties. Resultaten actie 3 Reeds in 2010 ontwikkelden de verantwoordelijke patrimonium en het diensthoofd Loket Zorg & Gezondheid een check-up-procedure voor de serviceflats. In 2011 werd elke flat onderworpen aan deze check-up-lijst. De procedure is bijgevolg opgestart om volgens de gemaakte afspraken op regelmatige basis elke flat te onderwerpen aan deze check-uplijst. In het voorjaar van 2011 is in elke flat ook een energiescan uitgevoerd door de Energiesnoeiers van Kringwinkel Herentals. Dit leverde heel wat energiebesparende tips op voor de bewoners en een gratis spaardouchekop voor elke flat waar deze nog niet aanwezig was. Resultaten actie 4 Verschillende denkpistes werden onder de loep genomen maar uiteindelijk werd door het gemeentebestuur beslist om een nieuwe aanbouw te bouwen aan de turnzaal van gemeenteschool Klim-op om de kinderopvang tijdelijk onder te brengen. Nadien kan deze ruimte gebruikt worden als polyvalente ruimte voor de school. Via een overheidsopdracht werd een aannemer aangesteld die gestart is met de werken eind september 2011. Einde der werken is aangekondigd voor einde januari 2012. De verantwoordelijke patrimonium fungeert als aanspreekpunt en contactpersoon voor het OCMW voor de opvolging van de werken. Op regelmatige basis is er overleg geweest tussen gemeente en OCMW betreffende de noden en behoeften voor de kinderopvang. Voor de huisvesting van de administratie van het Loket Kids & co werden eveneens verschillende denkpistes bekeken. Een uiteindelijke beslissing hierover wordt genomen begin 2012. Resultaten actie 5 Begin 2012 zal het gemeentebestuur de gesprekken opnieuw opstarten met de architect betreffende het bouwen van een nieuw gemeentehuis/OCMW-gebouw. Nodige werken aan het huidige OCMW-gebouw (o.a. vervangen ramen) zijn daarom voorlopig opgeschort. Resultaten actie 6 Niets rond gebeurd, is afhankelijk van het Lokaal Bestuur.

April 2012

Pagina 46 van 53


2.4 Prioritaire doelstelling 4 Als OCMW willen wij bewust omgaan met de middelen, maar tevens ook aandacht hebben voor onze doelgroepen. Actieplan 4.1: We bekijken waar we de kosten kunnen doen dalen zonder al te veel impact te hebben op onze doelgroep van kansarmen. Sociale correcties blijven bestaan. Concrete acties

Timing

Budget

1. Aanvragen van projectsubsidies

2011-2013

Regulier

2. Onderzoek naar premies en subsidies voor isolatiewerken

2011-2012

Regulier

3. Prijzen van energieleveranciers vergelijken om de beste prijs te bekomen

2011-2013

Regulier

4. Beheer kosten noodwoningen

2011-2013

Regulier

5. Kosten-baten analyse opstellen voor alle woningen

2012

Regulier

Resultaten actie 1 Projectsubsidies worden aangewend voor de uitbouw van de bestaande dienstverlening. In totaal werden 13 dossiers opgemaakt waarvan er 5 werden goedgekeurd. Resultaten actie 2 Via subsidieaanvragen (zoals voor de doorstroomwoningen) proberen we onze woningen beter te isoleren. Resultaten actie 3 In 2011 liep de gezamenlijke overheidsopdracht van OCMW en gemeente voor levering van gas en elektriciteit af. Een nieuwe gezamenlijke overheidsopdracht werd uitgeschreven door het gemeentebestuur voor alle gebouwen behorend tot het gezamenlijk patrimonium (zowel eigendom als in huur), waaruit Luminus als winnaar uit de bus kwam voor levering van gas vanaf 1 augustus 2011 en Nuon voor de levering van elektriciteit vanaf 1 januari 2012. De administratieve afhandeling is achter de rug, hopelijk komen de besparende centjes nadien. In 2012 wordt de mogelijkheid nog bekeken om de elektriciteitslevering in de serviceflats ook op te nemen in deze overheidsopdracht. Resultaten actie 4 Het was sinds 1995 geleden dat de huurprijzen voor de noodwoningen nog aangepast werden. In maart 2011 heeft de AC een overzicht gemaakt van de effectief gemaakte kosten voor de noodwoningen Molenstraat 17 en 17a voor het afgelopen jaar. Dit kostenoverzicht werd gepresenteerd op het Vast Bureau van 23/03/11 waarin werd beslist om de huurprijzen van de noodwoningen op te trekken naar 375,00 €. Het Vast Bureau van 25/05/11 besliste dat indien de noodwoning door 3 of 4 personen wordt bewoond, 425,00 € de huurprijs is. Verder werd beslist om deze huurprijzen jaarlijks te indexeren en om een maandelijkse waarborg te vragen van 50,00 €. Deze waarborg wordt terug gestort aan de huurder na vrijgave van de woning en na aftrek van eventuele kosten voor schoonmaak, afvoer van afval, herstellingskosten, …. Resultaten actie 5 Dit wordt later ingepland. April 2012

Pagina 47 van 53


2.5 Prioritaire doelstelling 5 Het blijft ons streefdoel om ook de volgende jaren elke persoon het recht op maatschappelijke dienstverlening te garanderen. We willen ons tot doel stellen eenieder in de mogelijkheid te stellen een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid door op verschillende levensdomeinen in te spelen en een toegankelijke hulpverlening te realiseren. Actieplan 5.1: Het OCMW zorgt tegen 2013 voor een aanbod van toegankelijke woongelegenheden waar ieder op een menswaardige manier kan leven. Concrete acties

Timing

Budget

1. Inventarisatie in de verschillende woningen van de energieproblemen

2011-2012

Takenpakket AC en TD

2. Kosten-baten-analyse opstellen per woning

2012

Takenpakket AC

3. Uitvoeren van de goedgekeurde isolatieoplossingen

2012

Takenpakket AC, TD Investeringsbudget

Lopende

Takenpakket AC

7. Internet in alle woningen

2013

Takenpakket AC

8. Opvolgen van het project “Start-to-clean” uitgewerkt door de Sociale Dienst

Lopende

Takenpakket AC en diensthoofd SD

9. Mogelijkheid onderzoeken om de AC als “expert” inzake patrimonium in te schakelen in de woonbegeleiding van cliënten

2012

Takenpakket AC en diensthoofd SD

10. Uitbreiding LOI-woningen

2011-2013

4. Renovatie gebouw Kloosterstraat 3-5 5. Onderzoek naar mogelijkheid tot uitbreiding van eigen aanbod doorstroomwoningen 6. Opstellen van plaatsbeschrijvingen

Resultaten actie 1, 2 en 3 De projecten Kloosterstraat 3-5 en Koestraat 47 krijgen voorrang. De werken in de andere woningen zijn verdaagd naar latere datum. Bijkomend argument is dat 1 van de 2 technisch medewerkers vanaf 1 januari 2012 halftijds gaat werken, waardoor de mankracht om werken uit te voeren gereduceerd wordt. Resultaten actie 4 De renovatie van het appartementencomplex Kloosterstraat 3-5 nam zijn start in 2011 met de aanstelling van een architect, veiligheidscoördinator en EPB-deskundige. In juli 2011 werd het dossier ingediend voor het verkrijgen van de bouwvergunning. Einde 2011 was er nog geen nieuws over deze bouwvergunning. De architect heeft de summiere lastenboeken voor de verschillende werken uitgeschreven en er zijn afspraken gemaakt met het diensthoofd grondgebiedzaken van de gemeente om deze lastenboeken in overheidsopdrachten te gieten. De eerste werken zouden moeten starten in 2012.

April 2012

Pagina 48 van 53


Op het Vast Bureau van 30/08/11 is beslist om de huuropzeg te doen voor de bewoner van Kloosterstraat 3a. De huuropzeg werd betekend tegen 1 april 2012. Einde januari 2012 heeft de bewoner de woning verlaten. Na de algemene renovatiewerken van het complex wordt bekeken welke werken dienen uitgevoerd te worden in het appartement om het aan te bieden in het LOI, ten vroegste in 2013. Resultaten actie 5 In 2011 hebben we een subsidiedossier ingediend om boven Koestraat 47 een extra noodwoning te creëren. De Nationale Loterij kende in november 2011 definitief een subsidie toe voor dit dossier voor een bedrag van 49.250,00 €. Resultaten actie 6 In 2011 werden plaatsbeschrijvingen opgesteld voor de woningen Molenstraat 32a, Itegemse Steenweg 67, Astridlaan 7, Doornboompad 5. Resultaten actie 7 Gepland in 2013. Resultaten actie 8 De Start-to-clean-handleiding is volledig afgemaakt in 2011. Het project is echter nog niet opgestart, aangezien door veelvuldige ziektes en verloven de poetsdienst geen poetsvrouw ter beschikking kon stellen. Bedoeling is om toch in 2012 het project van de grond te krijgen. Resultaten actie 9 Deze taak werd grotendeels opgenomen door de sociaal werker van de sociale dienst, die als taak kreeg om cliënten te begeleiden omtrent energiezuinig wonen. Tevens startte op 1 oktober bij de gemeente een halftijdse huisvestingsambtenaar, waar burgers terecht kunnen voor al hun vragen omtrent energiezuinig wonen, aanvragen subsidies en premies, … De maatschappelijk werkers komen op regelmatige basis ten rade bij de verantwoordelijke patrimonium als zij vragen hebben over de huurwetgeving, benodigde documenten bij verhuis, …. Resultaten actie 10 Na de renovatie van de Kloosterstraat 3-5 gaan we van 2 naar 6 plaatsen voor dit gebouw. De stand van zaken vind je onder Resultaten actie 4. Op 30/09/10 kreeg het OCMW de (ongeldige) opzeg voor de woning Kloosterstraat 14, te verlaten tegen 31/12/10. Op het Vast Bureau van 22/12/10 werd beslist om de halfopen bebouwing Astridlaan 7 te huren ter vervanging. De meerwaarde van deze woning is dat de woning plaats biedt voor 5-6 personen (tegenover 4 plaatsen in Kloosterstraat 14) en dat er een gigantische garage is die kan gebruikt worden als opslagruimte voor de technische dienst. Vanaf 1/03/11 ging het huurcontract in, met uitbreiding van het LOI met 1 plaats. Daarnaast kende het LOI nog een uitbreiding door een extra woning te Molenstraat 32a (3 plaatsen).

April 2012

Pagina 49 van 53


2.6 Prioritaire doelstelling 6 Het OCMW voert ook de volgende drie jaar in samenwerking met het gemeentebestuur een gecoördineerd ouderenbeleid en gezondheidsbeleid afgestemd op de noden en behoeften van de Herenthoutenaren. Actieplan 6.1: Vanuit het loket Zorg & Gezondheid wordt ook tijdens de volgende drie jaren informatie verschaft over onderwerpen die sterk aansluiten bij de leefwereld van de Herenthoutenaren. Concrete acties 1. Dichten van de digitale kloof

Timing

Budget

2011

NVT

Resultaten actie 1 In de cafetaria werd reeds 1 internetcomputer met printer geplaatst. In 2012 zal hier nog een 2de computer bijkomen. Er werd meermaals geïnformeerd naar de kwaliteit van de computerlessen en naar de gebruiksvriendelijkheid van het cursusmateriaal. Tot op heden zijn er voornamelijk positieve reacties gekomen. De verantwoordelijke van het dienstencentrum heeft een reglement uitgewerkt voor de uitlening van de aangekochte laptops.

April 2012

Pagina 50 van 53


Deel 3. FINANCIËLE VERTALING

April 2012

Pagina 51 van 53


Deel 4. BESLUIT Voor de verdere uitbouw van het Herenthuis was het voor gemeente en OCMW een moeilijke opdracht om op 1 lijn te komen. Dit had gevolgen voor de werking van de stuurgroep LSB, de functie van beleidsmedewerker werd voortdurend in vraag gesteld, … De overheid zal ons nog meer dwingen om samen te werken denk alleen al maar aan de nieuwe BBC. Misschien moeten we dit zien als een opportuniteit voor het realiseren van een beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW, de uitbouw van 1 communicatieplan en 1 managementsysteem, … Kortom allemaal zaken die thuishoren in een goed draaiend Herenthuis op cliënt-, organisatieen beleidsniveau. Door de steeds strengere regelgeving rond energienormen, de alsmaar stijgende energieprijzen, het sterk verouderde patrimonium, … zal de komende jaren meer aandacht moeten besteed worden aan en meer moeten geïnvesteerd worden in een degelijk patrimoniumbeleid en –beheer. De besparingen die de laatste jaren zijn doorgevoerd hebben een zekere weerslag gehad op het personeel (geen of beperkte vervangingen, schrappen personeelsfeest, inkrimping vormingsbudgetten,…). Daarom dat het nog belangrijker wordt om als bestuur voldoende aandacht te hebben en interesse te tonen voor onze medewerkers en hun dagdagelijkse inzet. Onze werknemers zijn immers dé motor van onze organisatie. De komende jaren zullen er op vlak van ICT heel wat moderniseringen plaatsvinden. In eerste instantie wordt er 1 gemeenschappelijke leverancier gekozen voor al onze softwarepakketten, zodat er een betere integratie mogelijk is tussen al deze pakketten. Daarna is ons serverpark aan de beurt. Hier dringen zich serieuze investeringen op om tot een installatie te komen waar veiligheid en de continuïteit van de dienstverlening centraal staan.

April 2012

Pagina 52 van 53


Deel 5. BIJLAGEN

April 2012

Pagina 53 van 53

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Recommend Documents