7. Personeel en organisatie 7.1 Realisatie activiteitenprogramma Activiteit Beperkt budget voor de inhuur van extern personeel. Meer doen met minder mensen. Vacatures worden niet ingevuld, tenzij strikt noodzakelijk. Medewerkersonderzoek uitvoeren. Voorbereiden invoering werkkostenregeling. Arbo plan van aanpak evalueren en updaten. Activeren van bewoners en opdrachtnemers. Digitale vervanger voor WP-magazine introduceren. Digitale nieuwsbrieven als vervanger voor WP Magazine. Digitaliseren facturenstroom.
Score Realisatie + +
3,9 minder Fte dan in 2013.
+
Deze doelstelling is behaald.
+
In voorjaar 2014 heeft dit onderzoek plaatsgevonden.
+ + +/+ + -
Wordt in 2015 uitgevoerd.
+ Gerealiseerd +/- Deels gerealiseerd - Niet gerealiseerd X Vervallen
7.2 Organisatie Woonpartners Midden-Holland, Stichting voor Bouwen en Beheren, is opgericht op 18 april 1996. Op 9 december 1999 is de stichting organisatorisch gefuseerd met Woonpartners Gouda, Stichting voor Bouwen en Beheren en de beheerstichting Woonpartners Midden-Holland. De nauwe samenwerking van de afgelopen 7 jaren tussen Woonpartners en Zuidrandflat is vanaf 2015 voortgezet in de vorm van één gezamenlijke organisatie. De fusie werd formeel van kracht op 31 december 2014. De huidige statuten zijn vastgesteld per notariële akte op 30-12-2014. Woonpartners Midden-Holland is bij Koninklijk Besluit van 23 september 1998 toegelaten in de zin van de Woningwet onder nummer 98.004524. De stichting is een toegelaten instelling in de gemeenten Gouda, Rotterdam, Waddinxveen, Zuidplas en Alphen aan den Rijn. Woonpartners Midden-Holland is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Bedrijven in Rotterdam/kantoor Gouda, onder nummer 29045958 en is statutair gevestigd aan de Coenecoop 6, 2741 PG in Waddinxveen. Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. Woonpartners heeft per 1 augustus 2014 de vestiging Zuidplas gesloten omdat steeds minder huurders uit die gemeente gebruik maakten van dit servicepunt. Door de digitalisering voor het aanbieden van een woning, de informatie die de website van Woonpartners en het huurdersportal ‘Mijn Woonpartners’ bieden, hebben de huurders de mogelijkheid om vanuit huis steeds meer zaken te regelen. Aedes Woonpartners Midden-Holland is aangesloten bij Aedes, de landelijke vereniging van woningcorporaties. Op 6 november 1996 is Woonpartners Midden-Holland geregistreerd als organisatie die de Bedrijfstakcode Woningcorporaties onderschrijft en onder nummer 4363 opgenomen in het Nationaal Register Volkshuisvestingsinstellingen.
VNO-NCW West Woonpartners Midden-Holland is aangesloten bij het ondernemersnetwerk in Noord- en Zuid-Holland: VNO-NCW West. VNO-NCW West biedt een netwerk aan haar leden, behartigt de collectieve belangen van het bedrijfsleven in Noord- en Zuid-Holland, maar ook op bovenlokaal niveau. Het ondernemersnetwerk vertegenwoordigt bedrijven in de sectoren industrie, handel, transport, bouw, zakelijke en maatschappelijke dienstverlening en de gezondheidszorg en werkt nauw samen met de landelijke vereniging VNO-NCW. Bestuurlijke organisatiestructuur Raad van Toezicht Directeur-bestuurder Werkorganisatie Huurders Verbindingen met andere rechtspersonen en vennootschappen
Opbouw personeelsbestand Totaal
Directie en Bestuursondersteuning
Mannen
Vrouwen
Fulltime
Parttime
13
3
10
8
5
9
4
5
4
5
15
13
2
13
2
7
4
3
5
2
Wijk- en Buurtbeheer
35
18
17
14
21
Klantinformatie & Verhuur
22
4
18
5
17
1
0
1
0
1
102
46
56
49
53
Fulltime
49
40
9
Parttime
53
7
46
Financiën & Bedrijfseconomische Zaken Planmatig Onderhoud & Nieuwbouw Ontwikkeling
Boventalligen
Totaal
Ultimo 2014 bedroeg de gemiddelde leeftijd van de medewerkers 46,4 jaar ten opzichte van 46 jaar ultimo 2013. Er zijn geen medewerkers buiten Nederland werkzaam. Vanaf medio 2014 is er een centraal secretariaat gevormd en vallen de afdelingssecretaresses onder de afdeling Directie en Bestuursondersteuning. Het aantal Fte’s is in 2014 afgenomen met 3,9 ten opzichte van 2013 (2014: 86,2 vs 2013: 90,1) Het aantal medewerkers is met 4 personen in 2014 gekrompen naar 102 personeelsleden (was 106 eind 2013). Ziekteverzuim Totaal 2014
Totaal 2013
Kort
Middel
Lang
Melding frequentie
Totaal Woonpartners
4,9%
5,3%
1,1%
0,5%
3,2%
1,4
Het ziekteverzuim over 2014 is met 0,4% gedaald ten opzichte van 2013. Arbo en BHV Arbo
De arbodienst van Woonpartners heeft in 2014 een veiligheidscheck uitgevoerd op de vestigingen van Woonpartners (alarmknop spreekkamer/balie en alarm telefoontoestellen (BHV) bij de balie). Er zijn geen gevallen van seksuele intimidatie of discriminatie gemeld.
De volgende meldingen zijn in 2014 geregistreerd: Afdeling
Aard
Maatregel
W&B
Beledigen, schreeuwen, indirecte bedreiging, pand niet verlaten
K&V
Beledigen, schreeuwen, persoonlijke bedreiging en intimideren
Aangiften gedaan van lokaalvredebreuk en bedreiging, besproken met leidinggevende en afdeling, toegang mondeling en schriftelijk ontzegd. Gemeente Waddinxveen ingelicht. besproken met leidinggevende, registratie zwarte lijst en hulpverleners (zorgdak) geïnformeerd.
BHV
De bedrijfshulpverleningsplannen voor de kantoren Gouda, Waddinxveen en het Anne Frank Centrum zijn geactualiseerd.
Medewerkersonderzoek In mei 2014 is het tweejaarlijkse medewerkersonderzoek uitgevoerd naar de werkbeleving. Liefst 94,7 procent van alle medewerkers heeft hieraan meegedaan. De resultaten waren vooral positief, zeker ten opzichte van de benchmark. Woonpartners heeft ervoor gekozen om voor het eerst mee te doen aan het Beste Werkgeversonderzoek. In de categorie ‘minder dan 1000 medewerkers’ is e Woonpartners geëindigd op de 101 plaats van in totaal 201 deelnemende organisaties. Werktijdenregeling Per 1 oktober 2014 zijn de openingstijden van het kantoor Gouda en Waddinxveen aangepast. Vanaf die datum zijn de openingstijden van 9.00 tot 17.00 uur. De werktijden van alle medewerkers zijn daarop aangepast.
7.3 Marketing & communicatie Dit zijn de belangrijkste onderwerpen waarmee Woonpartners in de media en in eigen publicaties is verschenen: leefbaarheid (Veiligheidsbeleid Top60, speelgoedbank en wijkeethuis in Gouda, wijkschouw in Waddinxveen) bouwinvesteringen (Gouwe Oever in Boskoop, De Triangel, Centrumplan en renovatie Anne Frank Centrum in Waddinxveen, Wijkontwikkeling, Westergouwe en Margrietplein in Gouda. De Jonge Veenen in Moerkapelle, sociale huurwoningen in Zevenhuizen) Woonpartners algemeen (nieuwjaarsreceptie, huurdersportal ‘Mijn Woonpartners’, nieuwe leden RvT, sluiting vestiging Zevenhuizen, klantenarena, burgerinitiatief ‘Verzetshelden’, Raadsexcursie, initiatief ‘zorg voor elkaar’, aankoop woningen Mooiland en fusie Zuidrandflat. Citymarketing Waddinxveen) landelijk nieuws (parlementaire enquête, huurverhoging, salarissen bestuurders) Communicatiemiddelen Vanaf 2014 wordt er gewerkt met verschillende communicatiemiddelen voor de diverse stakeholders, huurders en belangstellenden. Ter ondersteuning van projecten zijn banners, posters, bouwborden, advertenties en andere geprinte middelen geproduceerd en ingezet. Website Via de website heeft Woonpartners verschillende digitale middelen ingezet. Zo zijn er zes videojournaals geweest, één digitale nieuwsbrief (medio 2014), 605 berichten via social media. In 2015 wordt de frequentie van de digitale nieuwsbrief verhoogd naar 1 keer per maand. Via social media en de website zijn er in totaal 605 berichten(Q4:189 Q3:124, Q2:108,Q1:84) geplaatst of geretweet. Vanuit Mtrack, het analyseprogramma bij de nieuwe website, is een overzicht
van bezoekers en hun bezoekgedrag te selecteren. We zien sinds de lancering een stijging in het aantal bezoeken en bezoekers. Zo zijn er 37.087 bezoekers geweest in 2014 met 67.984 bezoeken. De piek bevond zich in juli 2014 met de start van de verhuur voor het Centrumplan in Waddinxveen. Sinds de lancering van de nieuwe website van Woonpartners (eind 2013) is ook het huurdersportaal ‘Mijn Woonpartners’(april 2014) en het intranet (april 2014) gelanceerd. De optimalisering van ons woningbezit op de website laat nog te wensen over i.v.m. aangepaste wensen van de afdeling Klantinformatie & Verhuur. De workflow voor uploaders van projecten wordt in een later stadium gerealiseerd omdat de module nog niet voor handen is. Sponsorbeleid Ook In 2014 is Woonpartners terughoudend omgegaan met sponsoraanvragen. Aanvragen kunnen alleen worden gehonoreerd als deze een directe relatie hebben met het werkveld van de corporatie.
7.4 Ondernemingsraad (OR) De OR bestond in het verslagjaar uit de heren H. ten Zijthoff (voorzitter), G. van Doorn en J. Wulffraat en de dames I. Scharleman en S.Stevens (deels). Het overleg tussen de OR en de directeur-bestuurder verloopt in goede harmonie. Overleg-vergadering d.d. 26-02-2014
9-07-2014
17-09-2014
19-11-2014
Belangrijkste onderwerpen Kandidaat nieuw lid Raad van Toezicht Gebruik beeldmateriaal (website) Alternatieve manier van belonen Resultaten medewerkersonderzoek (Organisatorische) ontwikkelingen Woonpartners Midden-Holland a. Een toekomstbestendig pensioen b. Loongebouw CAO Woondiensten Voordracht en advies benoeming voorzitter en vice-voorzitter Raad van Toezicht Werktijdenregeling Adviesaanvraag fusievoornemen van Woonpartners Midden-Holland met Stichting Zuidrandflat Functionerings- en beoordelingssystematiek Kostenbesparing budget kantine Kostenbesparing budget kantine Werkkostenregeling Bedrijfssluitingsdagen 2015 Controle reiskostenvergoeding woon-werkverkeer Verkiezingen OR Beoordelingssystematiek Langdurig ziekteverzuim
7.5 Klachtencommissie Ter vervulling van de op 17-04-2014 ontstane vacature is aan de huurderskoepels gevraagd een voordracht te doen. Eén kandidaat is voorgedragen, welke zich na een gesprek met de commissie als kandidaat heeft teruggetrokken. De invulling van de vacature is vervolgens in afwachting van de ontwikkelingen bij de huurdersbelangenorganisaties aangehouden. Het klachtenreglement is in 2014 geactualiseerd en op 16 december 2014 door de directeurbestuurder vastgesteld. De samenstelling van de Klachtencommissie en de werkwijze van deze commissie staan vermeld op de website: www.woonpartners-mh.nl. Aantal binnengekomen klachten 2014 Ontvankelijk Niet ontvankelijk Aantal klachten dat tot een zitting is gekomen Aantal klachten dat door de organisatie alsnog is opgepakt en opgelost Onderwerpen 2014 Dienstverlening personeel + beleid Woonparters Dienstverlening derden Dienstverlening derden + communicatie Beleid Woonpartners
4 4 0 3 1
1 1 1 1
