PERSONEEL EN ORGANISATIE

2013 JAARVERSLAG

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Nathalie Verbeeck, Vicky Verbeeck, Rob Beirens Personeelsverantwoordelijke, Administratief coördinator, ICT–verantwoordelijke Bouwelse Steenweg 52, 2270 Herenthout e-mail: [email protected] Tel.: 014 50 21 81

Jaarverslag 2013 Personeel & Organisatie

Mei 2014

Pagina 2 van 40


INHOUDSOVERZICHT INHOUDSOVERZICHT .......................................................................................... 3 SAMENVATTING .................................................................................................. 4 INLEIDING ......................................................................................................... 5 GEBRUIKTE AFKORTINGEN ................................................................................. 6 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS ........................................................................... 7 A. Personeel ............................................................................................ 7 A.1 Personeelsbestand .............................................................................. 7 A.1.1. Personeelseffectief ........................................................................... 7 A.1.2. Indeling per niveau .......................................................................... 7 A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/13).......................................... 8 A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/13) ......................................... 9 A.2 Personeelsprestaties ......................................................................... 10 A.2.1. Ziekteverzuim ............................................................................... 10 A.2.1.1. Ziekteverzuimpercentage .......................................................... 10 A.2.1.2. Frequentie van het ziekteverzuim ............................................... 11 A.2.1.3. Gemiddelde duur van het ziekteverzuim ..................................... 11 A.2.1.4. Bradfordfactor ......................................................................... 12 A.2.1.5. Percentage verzuimers ............................................................. 12 A.2.2. Idewe ........................................................................................... 13 A.2.3. Arbeidsongevallen .......................................................................... 13 A.2.4. Controlearts .................................................................................. 13 A.2.5. Vorming ....................................................................................... 13 A.2.6. Teamdag ...................................................................................... 14 A.2.7. Vakbondsoverleg ........................................................................... 14 A.2.7.1. Het onderhandelingscomité ....................................................... 14 A.2.7.2. Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk................ 14 A.2.8. Diensthoofdenoverleg ..................................................................... 14 B. Externe communicatie ...................................................................... 15 B.1 Website ............................................................................................. 15 B.2 Sociale media .................................................................................... 15 C. Interne communicatie....................................................................... 16 C.1 Loketg@zet ........................................................................................ 16 C.2 Loketnet ............................................................................................ 16 C.3 Interne Overlegmomenten ................................................................ 16 C.4 Documentatie .................................................................................... 17 D. Patrimonium ..................................................................................... 17 D.1 Technische Dienst ............................................................................. 17 D.2 Landbouwgronden ............................................................................ 17 D.3 Woningen .......................................................................................... 18 D.3.1 Inventaris .................................................................................. 18 D.3.2 Kosten versus opbrengsten .......................................................... 19 D.3.2.1 LOI-woningen ........................................................................... 19 D.3.2.2 Woningen eigendom van het OCMW ............................................ 20 D.3.2.3 Gehuurde woningen .................................................................. 21 E. Automatisatie ................................................................................... 22 E.1 Inventaris OCMW ............................................................................... 22 E.2 Helpdesk............................................................................................ 23 Deel 2. REALISATIES ..................................................................................... 24 2.1 Prioritaire doelstelling 1 ....................................................................... 24 2.2 Prioritaire doelstelling 2 ....................................................................... 26 2.3 Prioritaire doelstelling 3 ....................................................................... 32 2.4 Prioritaire doelstelling 4 ....................................................................... 35 2.5 Prioritaire doelstelling 5 ....................................................................... 36 Deel 3. FINANCIËLE VERTALING .................................................................... 38 Deel 4. BESLUIT ............................................................................................. 39 Deel 5. BIJLAGEN .......................................................................................... 40 Mei 2014

Pagina 3 van 40


SAMENVATTING In het eerste gedeelte van het jaarverslag geven we de objectieve cijfers weer voor het werkjaar 2013. Meest opvallend is dat: 

meer dan de helft van onze medewerkers tewerkgesteld zijn in een tewerkstellingsmaatregel



de cijfers van het ziekteverzuim over de hele lijn positiever zijn dan 2012



onze gemeentelijke website een stijgend aantal bezoeken kent en we ook succesvol gebruik beginnen maken van sociale media



het Loketnet nog heel wat groeipotentieel kent maar voorlopig de Loketg@zet als intern communicatiemiddel goed zijn werk doet



de eigendommen van het OCMW “winstgevend” zijn, maar de gehuurde woningen puur financieel een kostenpost blijven

In het tweede gedeelte worden de doelstellingen en de realisaties op een rijtje gezet. 2013 was voor de dienst P & O het jaar van ingrijpende gebeurtenissen: 

de verhuis van het Loket Sociale Dienst met de dienst P & O naar een andere locatie waarvoor enkele teamleden veel denkwerk en praktische zaken dienden uit te voeren



de voorbereiding en implementatie van de Beleids- en Beheerscyclus (BBC)



opmaak meerjarenplanning volgens de nieuwe structuur van de BBC en met bijkomende opdracht om een aanzienlijk bedrag te besparen



implementatie van nieuwe software voor postbeheer, boekhouding, sociale dienst en kinderopvang



het ontslag van de secretaris

Toch is P & O erin geslaagd om het merendeel van zijn vooropgestelde doelstellingen te realiseren.

Mei 2014

Pagina 4 van 40


INLEIDING Dit jaarverslag probeert een cijfermatig beeld te schetsen van de werking van de dienst P & O over het werkjaar 2013. P & O verleent expertise en ondersteuning aan de andere diensten inzake personeelszaken, interne en externe communicatie, ICT en optimalisatie van de administratie. Deze werking is niet altijd goed te vatten in cijfers. Toch hebben we geprobeerd om in enkele belangrijke cijfers onze werking weer te geven. Wat we echter niet in cijfers kunnen uitdrukken, is de dagdagelijkse inzet van de medewerkers van P & O om een kwaliteitsvolle werkomgeving te creëren waarin doeltreffendheid en efficiëntie centraal staan en elke OCMW-medewerker zijn competenties permanent kan ontwikkelen.

Mei 2014

Pagina 5 van 40


GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC:

administratief coördinator

ADM:

Administratie

AO:

arbeidsongeval

BBC:

Beleids- en beheerscyclus

BCSD:

Bijzonder Comité Sociale Dienst

Bv.:

bijvoorbeeld

Contr:

Contractueel

(C)PBW:

(Comité voor) Preventie en Bescherming op het Werk

DSW:

Doorstroomwoning

GAW:

Groep van assistentiewoningen

Gesco:

Gesubsidieerde contractuele

GZ:

Gezinszorg

IBO:

Initiatief Buitenschoolse Kinderopvang

ICT:

informatica- en communicatietechnologie

i.h.k.v:

in het kader van

i.s.m.:

in samenwerking met

KSZ:

Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

LDC:

lokaal dienstencentrum

LOI:

Lokaal Opvang Initiatief

LSB:

Lokaal Sociaal Beleid

MAT:

Managementteam

NW:

Noodwoning

o.a.:

onderandere

OC:

Onderhandelingscomité

OCR:

Openbare Computerruimte

OD:

Onderhoudsdiensten (schoonmaak patrimonium en technische dienst)

OD:

Operationele Doelstelling

OM:

overlegmoment

PC:

personal computer

PD:

Poetsdienst

P&O:

Personeel & Organisatie

SD:

Strategische Doelstelling

SW:

Sociale woning

VTE:

voltijds equivalent

VZW:

vereniging zonder winstoogmerk

WW-gesco:

Weerwerk gesco

WZK:

Welzijnszorg Kempen

Mei 2014

Pagina 6 van 40


Deel 1. CIJFERS EN LETTERS A. Personeel A.1 Personeelsbestand A.1.1. Personeelseffectief Op 31/12/13 telde het OCMW een personeelseffectief van 44,49 VTE, ingevuld door 64 verschillende personeelsleden waarvan slechts 5 mannen. De daling is voornamelijk te verklaren door de reorganisatie in de Kinderopvang als gevolg van de besparingen en het uit dienst gaan van de OCMW-secretaris. 2010 Personeelseffectief in VTE # personeelsleden in koppen kkoppen # mannen

46,53 68 5

2011 48,68 68 5

2012

2013

46,18 69 5

44,49 64 5

A.1.2. Indeling per niveau Naargelang de functie die je uitoefent, word je betaald op een bepaald niveau: Decretale graden:

secretaris/financieel beheerder

niveau A:

geen functies

niveau B:

maatschappelijk werker sociaal werker personeelsverantwoordelijke boekhouder beleidsmedewerker administratief coördinator ICT-verantwoordelijke diensthoofd pedagogisch coördinator dienstencentrumverantwoordelijke

niveau C:

technisch medewerker administratief medewerker begeleidster IBO verzorgende animator

niveau D:

begeleidster IBO poetsvrouw schoonmaakster pedicure

niveau E:

art 60 § 7

Mei 2014

Pagina 7 van 40


* 2011 2012 Schaalniveau # opdr. % # opdr. % 1 1,20% 1 1,22% Decretale graad 21 25,00% 22 26,83% B 31 36,90% 29 35,37% C 29 34,52% 29 35,37% D 2 2,38% 1 1,22% E Totaal 84 100% 82 100%

2013 # opdr. % 0 0 21 26,92% 29 37,18% 27 34,62% 1 1,28% 78

100%

*Situatie op 31/12/13

Onze personeelsleden bevinden zich hoofdzakelijk op B-, C- en D-niveau. Enkel de art. 60’ers worden verloond op het E-niveau. A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/13) -25j ADM IBO PD GZ OD TOTAAL %

Mei 2014

25j-35j 4

4 6%

7 5 1 2 15 23%

35-45j 11

45-55j

55-65j

2 1 1

3 6 9 3 2

15 23%

23 36%

2

TOTAAL 21 16 17 6 5

8 12%

65 100%

1 5

Pagina 8 van 40


36% van de OCMW-medewerkers zijn tussen 45-55 jaar en slechts 6% is jonger dan 25 jaar. De administratieve functies worden voornamelijk ingevuld door jongere werknemers tussen 35 en 45 jaar. In de poetsdienst daarentegen vinden we slechts 1 medewerker onder de 35 jaar en zijn de meesten ouder dan 45 jaar. In de onderhoudsdienst zijn de medewerkers voornamelijk ouder dan 45 jaar. In de kinderopvang is er niemand tussen 35 en 45 jaar waardoor een ‘generatiekloof’ ontstaat. In de gezinszorg zien we een spreiding in leeftijd tussen 25 en 55 jaar. A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/13) Statutair ADM IBO PD GZ OD TOTAAL %

Contr.

13 2 2 17 26%

ww-gesco 5

Gesco

Andere* 1

14 4 5 14 22%

14 22%

14

2 3

15 23%

5 8%

TOTAAL 19 15 17 6 7 65 100%

* andere: art 60 § 7, activa en doelgroepmedewerkers

Mei 2014

Pagina 9 van 40


Opvallend is dat slechts 26% van de personeelsopdrachten vastbenoemd is en dat deze functies zich voornamelijk bevinden binnen de administratie. Meer dan de helft van het personeel (53%) is aangesteld in een tewerkstellingsmaatregel (45% gesco + 8% andere). Deze situeren zich hoofdzakelijk in de poetsdienst en buitenschoolse kinderopvang. De vaste benoemingen binnen de gezinszorg zijn uitdovend. A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A.2.1.1. Ziekteverzuimpercentage Onder ziekteverzuim verstaan we “de onmogelijkheid van de werknemer om zijn werk te verrichten ten gevolge van ziekte of privé-ongeval”. Dit ziekteverzuim kan variëren in duur, maar een essentiële voorwaarde om van ziekteverzuim te kunnen spreken is dat het verzuim tijdelijk is. Wij maken een onderscheid tussen ziekteverzuim met loonwaarborg en ziekteverzuim zonder. Dit betekent dat we zowel voor arbeiders als bedienden het ziekteverzuim gaan opsplitsen in het verzuim dat minder dan 1 maand duurt, verzuim met een duur van meer dan een maand maar minder dan één jaar, en het ziekteverzuim dat langer dan één jaar duurt. % loonwaarborg

% gn loonwaarborg

2011

2012

2013

2011

2012

ADM

2,97

3,39

4,27

1,42

0,63

IBO

4,66

5,81

4,22

2,02

1,83

PD

1,62

1,80

2,64

5,12

GZ

8,65

9,00

7,72

17,12

OD

4,15

2,70

1,37

OCMW

3,80

4,03

3,39

2013

% > 1 jaar

TOTAAL

2011

2012

2013

2011

2012

2013

0,17

0,00

0,00

0,00

4,39

4,02

4,44

5,29

1,95

3,57

4,55

8,63

11,21

14,06

4,75

5,09

5,26

0,26

0,00

12,00

6,81

7,73

2,68

2,35

0,00

0,00

0,00

25,77

11,68

10,07

4,24

2,39

12,92

6,62

8,33

11,11

15,01

13,42

25,40

3,56

2,10

3,72

2,54

2,07

2,11

9,90

8,20

9,22

Het totale ziekteverzuimpercentage voor het OCMW is terug gestegen naar 9,22% voor 2013. Dit wil zeggen dat het OCMW-personeel 9% van zijn te presteren tijd afwezig is wegens ziekte. We zien dat enkel de administratieve functies en de poetsdienst lager scoren dan het OCMW-gemiddelde. Buiten de gezinszorg kennen alle diensten een stijging in het ziekteverzuim, zeker binnen de onderhoudsdienst zien we een spectaculaire stijging. In de eerste kolom hebben we het percentage voor de ziektes die vallen onder het gewaarborgd inkomen, dit is het kort verzuim en is de meest storende vorm van ziekteverzuim voor de dienst. Hier zien we een lichte daling t.o.v. vorig jaar tot een verzuim van 3,39% wat een goede score is. De tweede kolom vertegenwoordigt het ziekteverzuimpercentage voor de ziektes die vallen buiten de periode van gewaarborgd loon, maar minder dan 1 jaar duren. Hier valt op dat het cijfer van de kinderclub en zeker dat van de onderhoudsdienst een sterke stijging kent. Het percentage van het ziekteverzuim langer dan 1 jaar vinden we in de derde kolom. Tot op heden zijn nog 1 begeleidster en 1 schoonmaakster langer dan 1 jaar afwezig wegens ziekte.

Mei 2014

Pagina 10 van 40


A.2.1.2. Frequentie van het ziekteverzuim De frequentie van het ziekteverzuim wordt berekend door een telling te maken van het aantal nieuw begonnen ziekteperiodes in een periode van 1 jaar. Deze frequentie kan zowel voor de verzuimers (werknemers die ziek geweest zijn in het jaar) als voor de totale populatie (werknemers die ziek zijn geweest én zij die niet ziek zijn geweest). Frequentie op verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2011 3,05 2,61 2,20 4,00 2,45 2,86

2012 2,19 2,94 2,55 4,67 3,38 2,94

Frequentie op totale populatie

2013 2,47 2,59 2,69 3,50 3,20 2,76

2011 2,76 2,35 1,83 4,00 2,08 2,52

2012 2,00 2,79 1,56 4,67 3,00 2,49

2013 2,04 2,32 2,06 3,50 2,00 2,26

De frequentie van het ziekteverzuim ligt voor de verzuimers van het OCMW op 2,76. Dit betekent dat een verzuimer gemiddeld bijna 3 keer ziek is geweest in 2013. Als we de diensten afzonderlijk bekijken, zien we dat een verzorgende zich het meest ziek meldt (gemiddeld 3,5 keer), maar dat dit cijfer wel sterk gedaald is t.o.v. vorig jaar en een administratieve functie het minst (gemiddeld 2,5 keer). De frequentie van het ziekteverzuim voor de totale populatie van het OCMW ligt op 2,26, dit is voor het derde jaar op rij een lichte daling. Dit wil zeggen dat een werknemer van het OCMW in 2013 gemiddeld 2,26 keer ziek is geweest. In de dienst gezinszorg ligt de frequentie veruit het hoogst. Als we beide cijfers met elkaar vergelijken valt op dat voor de dienst gezinszorg beide frequenties gelijk zijn. Dit wil zeggen dat van deze dienst élke werknemer ziek is geweest. Bij de onderhoudsdienst ligt deze verder uit elkaar wat wil zeggen dat toch een aantal onderhoudsmedewerkers zich in 2013 niet ziek gemeld hebben. A.2.1.3. Gemiddelde duur van het ziekteverzuim De gemiddelde duur van het ziekteverzuim is naast de frequentie van het ziekteverzuim ook een indicatie van de ernst van het verzuim. Het geeft echter wel enkel een indicatie over het feit of de ziekteperiodes gemiddeld eerder kort of eerder langdurig zijn. Deze gemiddelde ziekteduur bij afwezigheid berekenen we enkel voor de verzuimers en is uitgedrukt in kalenderdagen. Gemiddelde duur ziekteverzuim

ADM IBO PD GZ OD OCMW

2011

2012

2013

3,86 16,36 16,21 22,83 18,11 13,57

6,24 17,60 15,29 8,79 20,96 13,52

6,30 16,91 13,80 10,81 30,38 13,72

Gecorrigeerd 2011*

Gecorrigeerd 2012*

Gecorrigeerd 2013*

3,86 8,78 16,21 22,83 4,77 9,81

6,24 10,90 15,29 8,79 7,69 9,60

6,30 8,81 13,80 10,81 8,07 9,35

* correctie: personeelsleden die heel het jaar ziek zijn geweest worden hier uitgefilterd

Indien een personeelslid van het OCMW in 2013 ziek is geweest, was zijn gemiddelde duur van afwezigheid 13,72 dagen. Gecorrigeerd komen we op een gemiddelde duur van 9,35 dagen. Dit is voor het derde jaar op rij een lichte daling. In de gezinszorg en de onderhoudsdienst is de gemiddelde duur gestegen. Dit komt door langdurige afwezigheid van 1 schoonmaakster en 1 verzorgende wegens operatie. Mei 2014

Pagina 11 van 40


Toch komen de gezinszorg en de administratie onder het OCMW-gemiddelde. De Kinderclub en de onderhoudsdienst scoren boven het gemiddelde omdat een begeleidster en een schoonmaakster al enkele jaren afwezig zijn wegens ziekte. Volgens het gecorrigeerde cijfer scoren de poetsdienst en de gezinszorg boven het gemiddelde. In de gezinszorg is dit voornamelijk te wijten aan de afwezigheid van 2 verzorgenden, in de poetsdienst door de langdurige ziekte van 3 poetsvrouwen. A.2.1.4. Bradfordfactor De Bradfordfactor geeft een indicatie van de mate van verstoring die een bepaalde medewerker teweegbrengt door zijn ziekteverzuim. Hoe frequenter iemand uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt hiermee om te gaan. Medewerkers met eenzelfde aantal dagen ziekte en eenzelfde ziekteverzuimpercentage kunnen dus toch een verschillende storingsquotatie krijgen. Een gemiddelde Bradfordfactor kan over de ganse populatie berekend worden, of enkel over de ziekteverzuimers. Bradford verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2011 308,88 339,10 182,27 1.186,5 159,27 329,49

2012 129,43 537,22 844,45 1.994,83 1.010,88 652,08

2013 149,95 165,94 417,62 437,33 580,20 277,07

Bradford populatie 2011 286,00 317,23 151,89 1.186,5 134,77 298,27

2012 118,17 508,95 516,06 1.994,83 898,56 556,44

2013 123,87 148,47 319,35 437,33 362,63 227,73

Een verzuimer in het OCMW heeft gemiddeld een Bradfordfactor van 277,07. Een werknemer van het OCMW heeft een gemiddelde Bradfordfactor van 227,73. De administratie en de kinderopvang scoren zeer laag, de onderhoudsdienst zeer hoog voor de factor bij de verzuimers. Dit wil zeggen dat in de onderhoudsdienst de werkzaamheden erger zullen gestoord worden dan in bijvoorbeeld de administratie. De gezinszorg scoort eerder hoog voor de bradfordfactor bij de populatie. Alle diensten behalve de administratie zijn gedaald t.o.v. 2012. Als we de Bradfordfactor bekijken over gans het personeelsbestand, merken we dat deze in de gezinszorg hetzelfde is voor verzuimers als voor populatie. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg àlle personeelsleden ziek zijn geweest. De administratie en de kinderopvang scoren onder het OCMW-gemiddelde. A.2.1.5. Percentage verzuimers Percentage verzuimers ADM IBO PD GZ OD OCMW

2010 72,00 100,00 73,68 100,00 72,73 84,54

2011 92,59 93,55 83,33 100,00 84,62 90,53

2012 91,30 94,74 61,11 100,00 88,89 85,30

2013 82,61 89,47 76,47 100,00 62,50 82,19

Het percentage van verzuimers voor gans het OCMW is 82,19% en is voor het tweede jaar op rij een daling. Dit wil zeggen dat 82% van ons personeel zich minstens 1x per jaar ziek meldt, voor de gezinszorg zijn dat zelfs álle verzorgenden. De poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren onder het gemiddelde, de poetsdienst is wel gestegen t.o.v. 2012, de andere diensten (uitgezonderd de gezinszorg) kennen een daling. Mei 2014

Pagina 12 van 40


A.2.2. Idewe In 2013 werden 64 preventieve medische onderzoeken verricht. De bedrijfsarts heeft een bedrijfsbezoek gebracht op 30/09/13. Hij maakt tevens deel uit van het comité P.B.W. (preventie en bescherming op het werk) (zie later). A.2.3. Arbeidsongevallen Het aantal arbeidsongevallen in: 2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

# AO 7 1 4 2 6 3 1 2 # dagen 178 133 16 63 46 verlet In 2013 telden we 2 arbeidsongevallen waarbij er 46 werkelijk verloren kalenderdagen genoteerd werden. Er waren dus meer arbeidsongevallen, maar minder kalenderdagen verlet. A.2.4. Controlearts In 2013 hebben we 1 keer een controlearts gestuurd. De afwezigheid was gewettigd. A.2.5. Vorming In 2013 heeft de vorming € 6.712,05 gekost voor 1.062u (in 2012 was dit € 8.416,86 voor 1.286u). # uren vorming ADM IBO* PD GZ OD TOTAAL

725,5 123,5 136 77 0 1.062

# cursisten

# uren/cursist

21 15 18 6 0 60

34,5 8 7,5 13 0 29,5

kost 5.581,05 577,00 0,00 554,00 0,00 6.712,05

kost/cursist 265,76 38,47 0,00 92,33 0,00 111,87

De kosten voor vorming zijn het hoogste voor het administratief personeel, dit is ook logisch aangezien deze functies regelmatig opleidingen dienen te volgen omtrent wetgeving, softwarepakketten, … die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de job. In 2013 hebben de maatschappelijk werkers en de boekhouder voornamelijk opleiding gevolgd rond het nieuwe softwarepakket naar aanleiding van de invoering van de BBC. * In de tabel is de opleiding ‘orthopedagogie’ van een doelgroepmedewerker niet opgenomen omdat dit een vertekend beeld zou geven van de opleidingsinspanning van de Kinderopvang. Het gaat om 700u vorming en een kostprijs van 473,50 euro. De poetsdienst heeft enkel opleidingen gevolgd die we intern hebben georganiseerd: rugbesparend werken, een infosessie pensioenen en het OCMW aan de PC. De vorming van de gezinszorg wordt regionaal via WZK georganiseerd. Elke verzorgende heeft 3 vormingsdagen genoten in 2013. De 2 technisch medewerkers en de schoonmaaksters van de onderhoudsdienst hebben geen vorming gevolgd in 2013.

Mei 2014

Pagina 13 van 40


A.2.6. Teamdag Op 07/06/13 vond voor de tweede keer de gezamenlijke teamdag voor gemeente- en OCMW-personeel plaats. Onze medewerkers hadden de keuze uit verschillende sportieve en creatieve workshops en ’s avonds werd deze dag afgesloten met een barbecue. We mochten die dag 101 deelnemers verwelkomen (gemeente en OCMW) waardoor de kostprijs op 30,28 euro per deelnemer uitkomt. 2009

2010

2011 Geen Kostprijs € 1.341,00 € 2.002,04 teamdag *aandeel OCMW (totale kostprijs was 3.058,41 euro)

2012 1.406,46

2013 1.529,21*

A.2.7. Vakbondsoverleg In elke gemeente dient een vakbondsoverleg aanwezig te zijn. Deze bestaat uit een Onderhandelingscomité en een Bijzonder Overlegcomité ofte Comité voor Preventie en Bescherming op het werk (CPBW). A.2.7.1. Het onderhandelingscomité Over elke wijziging betreffende de arbeidsvoorwaarden dient in dit comité overleg gepleegd te worden. In 2013 heeft het OC 4 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - aanpassingen aan de rechtspositieregeling (o.a. invoegen terbeschikkingstelling) - besteding VIA4-middelen - bespreking invulling functie OCMW-secretaris door gemeentesecretaris A.2.7.2. Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk Dit comité heeft als opdracht adviezen uit te brengen en voorstellen te formuleren omtrent het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, omtrent het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan opgesteld door de werkgever, de wijzigingen, de uitvoering en de resultaten ervan. In 2013 heeft het CPBW 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - opvolging jaaractieplan en globaal preventieplan - periodieke verslagen van de activiteiten van de interne dienst PBW A.2.8. Diensthoofdenoverleg Op regelmatige basis (+/- om de 2 maanden) is er een overleg tussen de 3 diensthoofden met de personeelsverantwoordelijke als moderator. Het doel van dit overleg is dat diensthoofden elkaar inspireren en ervaringen uitwisselen, voornamelijk rond personeelskwesties. In 2013 zijn er 4 vergaderingen geweest. Enkele behandelde agendapunten: - agressiebeleid - feestdagen en dienstvrijstellingen 2013 - verhuis loket Sociale Dienst - ongewenste intimiteiten op het werk - infosessie pensioenen - reïntegratietraject van langdurig afwezige medewerkers

Mei 2014

Pagina 14 van 40


B. Externe communicatie B.1 Website In januari 2012 werd de nieuwe gemeentelijke website gelanceerd. Sindsdien zijn we begonnen met het registreren van diverse statistieken over de bezoekers van onze website. Wat # bezoeken # Unieke bezoekers # Paginaweergaven Gemiddeld # pagina's / bezoek # gebruikers e-loket

2012

2013 51.624 28.017 156.963 3,04 151

57.476 29.462 173.343 3,02 261

De volgende pagina's (van het OCMW) werden in 2013 het meeste bezocht: Pagina /KidsCo /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang/deKinderclub /ZorgGezondheid/dienstencentrumHuisDriane /SocialeDienst /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang /ZorgGezondheid/gezondheid/wachtdiensten /Organisatie/ocmwsecretaris /KidsCo/infoOverKinderopvang /ZorgGezondheid /ZorgGezondheid/serviceflats /KidsCo/infoKinderopvang/minicrèche /Bestuur/ocmwraad /SocialeDienst/tewerkstelling /KidsCo/opvoedingsondersteuning /SocialeDienst/budgethulpverlening /SocialeDienst/socialeAdministratie /KidsCo/beleidEnInspraak /ZorgGezondheid/thuiszorg /SocialeDienst/financieleSteun /ZorgGezondheid/gezondheid

# weergaven 1.602 864 841 777 756 698 685 564 479 403 385 371 329 311 308 287 280 268 254 235

B.2 Sociale media Het LDC heeft al sinds enkele jaren een facebookpagina met over de 600 ‘vind-ik-leuks’. Vanaf oktober 2013 lanceerden we ook een facebookpagina van Loket Kids & co. Deze vorm van sociale media wordt ingezet om ouders sneller op de hoogte te kunnen brengen van veranderingen en belangrijke mededelingen. Ook krijgt de burger via foto’s een impressie van de werking van de kinderopvang. De inzet van sociale media als communicatiemiddel zal de komende jaren een belangrijk aandachtspunt zijn voor de werkgroep communicatie.

Mei 2014

Pagina 15 van 40


C. Interne communicatie C.1 Loketg@zet Het personeelsblad voor de OCMW-medewerker ‘De Loketg@zet’ is gestart in september 2011 en verschijnt 10x per jaar (niet in juli en augustus). Deze maandelijkse nieuwsbrief voor het OCMW-personeel bevat: - beslissingen van Raad, Bijzonder Comité, MAT - verwijzingen naar informatie op Loketnet - mededelingen die iemand wil doen naar het personeel toe - nieuwtjes betreffende personeelsleden, werking, beleid, … - vooruitblik naar gebeurtenissen, evenementen in de nabije toekomst -… Het doel van dit personeelsblad bestaat erin om de ganse personeelsequipe op de hoogte te houden van het reilen en zeilen binnen het OCMW (en bij uitbreiding ook binnen de gemeente). We bekomen hierdoor een vlottere interne communicatie, iedereen krijgt dezelfde informatie op hetzelfde tijdstip. De reacties zijn tot op heden unaniem positief. C.2 Loketnet In 2013 werd ons intranet "loketnet" gelanceerd. Dit is een interne website voor het personeel van gemeente en OCMW waarop ze allerlei informatie kunnen terugvinden over het bestuur, dienstnota's, formulieren, reglementen, rechtspositieregeling, data vergaderorganen, … Er komt ook luchtigere informatie op het loketnet, zoals: foto's van activiteiten, aankondigingen van geboorten/huwelijken, voorstelling nieuwe collega's, verjaardagen, ... De ervaring leert ons dat niet iedereen de weg vindt naar ons Loketnet. Daarom willen we hier extra actie rond ondernemen in 2014 zodat dit communicatieplatform ten volle kan renderen. C.3 Interne Overlegmomenten Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende interne overlegmomenten: Aantal OM’s Aantal MAT’s Werkgroep onthaalbedienden Herenthuis

2008

2009

2010

2011

2012

2013

23 10

16 10

10 12

10 11

10 8

8 10

/

7

3

3

1

1

Het Overlegmoment (OM) is een infomoment op dinsdagmorgen. Het is bedoeld om binnen het OCMW het reilen en zeilen van de verschillende diensten aan de andere diensten bekend te maken. Vanaf het in dienst treden van de administratief coördinator (AC), bereidt de AC de agenda voor en leidt ze deze vergaderingen. Het managementteam (MAT) is het adviserend orgaan naar het bestuur toe. De diensthoofden, de personeelsverantwoordelijke, de administratief coördinator en de financieel beheerder zetelen in het MAT. De secretaris is de voorzitter van het MAT. De OCMW-voorzitter zetelt in het MAT met adviserende stem. Het MAT behandelt alle belangrijke beleidsthema’s binnen het OCMW (budgetten, tevredenheidsonderzoeken, visieteksten, globale personeelszaken, …). Mei 2014

Pagina 16 van 40


De werkgroep onthaalbedienden wordt sinds het najaar van 2012 bijeengebracht door de communicatieambtenaar van de gemeente. De doelstelling van dit overleg is om optimale afstemming te bekomen tussen de 6 loketten van het Herenthuis. C.4 Documentatie De OCMW-bib omvatte in 2010-2013 het volgende: Aantal

Kostprijs

‘10

‘11

‘12

‘13

12

11

11

7

680,24

494,63

407,91

373,27

2

2

2

2

531,00

546,00

558,00

570,00

Naslagwerken

17

17

16

16

4.678,27

4.582,45

4.248,87

4.281,09

Abonnementen tijdschriften

34

19

16

15

3.460,97

2.536,92

2.511,98

2.117,51

5

1

2

2

1.043,20

1.026,56

847,26

747,86

10.393,68

9.186,56

8.574,02

8.089,73

Nieuwe handboeken Abonnementen kranten

Andere TOTAAL

99

70

50

47

2010

2011

2012

2013

Sinds 2009 worden jaarlijks de naslagwerken en tijdschriften waarop het OCMW geabonneerd is onder de loep genomen: welke worden nog gebruikt, welke zijn nuttig, welke kunnen opgezegd worden, van welke kan het aantal abonnementen gereduceerd worden, …? Zo realiseren we voor het vierde jaar op rij een daling in de kosten voor documentatie.

D. Patrimonium D.1 Technische Dienst Onze technische dienst heeft ook in 2013 zijn handen weer goed vol gehad met de drukke dagelijkse werking, het onderhoud van het ganse patrimonium en enkele projecten, waaronder voornamelijk de verhuis van de zetel en de creatie van de noodwoning Koestraat 47b. Vanaf mei kreeg de technische dienst versterking van een voltijdse art. 60 in dienst van OCMW Herentals. Een extra paar handen, maar ook een extra belasting door de intensieve begeleiding die deze medewerker met zich meebrengt. D.2 Landbouwgronden Het OCMW heeft 39 landbouwgronden in eigendom, goed voor een totale oppervlakte van 25ha 78a 77ca. In 2013 is er niets gewijzigd aan deze inventaris. Voor de 4 landbouwgronden die in 2012 vrij van pacht gekomen zijn door het overlijden van de pachter, is in 2013 beslist om deze kosteloos te laten bewinnen totdat een andere bestemming wenselijk is. Ook voor de bouwgrond die we in 2012 ten gevolge van een ruil voor een stuk bos in eigendom kregen, is in 2013 een contract voor kosteloze bewinning afgesloten.

Mei 2014

Pagina 17 van 40


D.3 Woningen D.3.1 Inventaris Doornboompad 5a: In 2013 heeft Fedasil 10 plaatsen binnen het LOI opgezegd en hebben we bijgevolg de huur van o.a. deze woning stopgezet. De huur eindigt op 28 februari 2014. Itegemse Steenweg 67: we hebben de huur van deze LOI-woning per 1 januari 2013 opgezegd, eindigend op 31 maart 2013. De bewoners zijn verhuisd naar Schoetersstraat 30 dat nu erkend is als LOI-woning. Kloosterstraat 5a: door de hevige storm in november 2013 is er in deze woning een CO²-melding geweest. De gaskachel zou bijgevolg moeten vervangen worden, maar zolang nog niets beslist is over de toekomst van het gebouw, doen we geen kosten. De bewoner is verhuisd naar Molenstraat 17 dat nu erkend is als LOI-woning. Koestraat 47b: we hebben deze noodwoning gecreëerd met subsidiemiddelen van de Nationale Loterij. Vanaf 1 februari 2014 komt deze woning ter beschikking. Nijlense Steenweg 53: begin september 2013 is de bewoner verhuisd naar Doornboompad 5a, zodat kan gestart worden met de renovatiewerken gefinancierd met subsidiemiddelen. Na de renovatie wordt deze woning een noodwoning. Nijlense Steenweg 137: In 2013 heeft Fedasil 10 plaatsen binnen het LOI opgezegd en hebben we bijgevolg de huur van o.a. deze woning stopgezet. De huur eindigt op 28 februari 2014. Dit brengt het woningenbestand van het OCMW op 31/12/2013 op het volgende: Adres

Aard

Astridlaan 7 Bergense Steenweg 36* Doornboompad 5 Doornboompad 5a Itegemse Steenweg 67 Kloosterstraat 3 Kloosterstraat 3a Kloosterstraat 5 Kloosterstraat 5a Koestraat 45 Koestraat 45a Koestraat 47 Koestraat 47a Koestraat 47b Koestraat 49 Molenstraat 15 Molenstraat 17 Molenstraat 17a Molenstraat 32a Nijlense Steenweg 53 Nijlense Steenweg 137 Schoetersstraat 30

Woning Woning Woning Woning Woning Appartement Appartement Appartement Appartement Woning Woning Woning Studio Studio Woning Studio Studio Studio Appartement Woning Woning Woning

Eigendom / huren Huren Huren Huren Huren Huren Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Eigendom Huren Huren Huren Huren Eigendom Huren Huren

Opmerking LOI SW LOI NW LOI / / LOI / DSW SW DSW DSW NW DSW DSW LOI NW LOI NW LOI LOI

Opgezegd - einde 28/02/14 Opgezegd - einde 31/03/13 Leegstand wegens renovatie Leegstand wegens renovatie Leegstand wegens renovatie

Nieuw gecreëerd in 2013

Leegstand wegens renovatie Opgezegd - einde 28/02/14

* huurcontract op naam van OCMW, maar alles wordt volledig afgehandeld door huurder

Mei 2014

Pagina 18 van 40


D.3.2 Kosten versus opbrengsten Per groep van woningen wordt hieronder een overzicht gegeven van de meest relevante kosten en opbrengsten. (Details per afzonderlijke woning zijn verkrijgbaar op het OCMW). Dit zijn:  De betaalde en ontvangen huur  De kosten voor nutsvoorzieningen (gas, water, elektriciteit)  Andere kosten (Telenet, brandverzekering, onroerende voorheffing) Volgende zaken werden niet opgenomen in het overzicht:  Diftar  Kosten voor onderhouds- en herstellingswerken (materiaal, personeelskost, …)  Vervanging en aankoop nieuw meubilair, gebruiksgoederen (donsdekens, servies, elektrotoestellen, …) Aandachtspunten:  Woningen die gebruikt worden als LOI-woning hebben als opbrengsten de LOImiddelen, die uitgekeerd worden per beschikbare plaats. Deze middelen worden echter niet alleen gebruikt voor de kosten van de woning, maar ook bv. voor de steunverlening aan de LOI-bewoners en om de personeelskost van de LOIverantwoordelijke te betalen. De middelen zijn (tot hiertoe) voldoende om alle kosten van de woning te dekken.  Bij de huurinkomsten gaan we uit van de vorderingen. Welke inkomsten er werkelijk zijn binnen gekomen wordt hierbij niet vermeld. D.3.2.1 LOI-woningen De kosten voor de LOI-woningen zijn gestegen. Dit komt voornamelijk door:  Meer leegstand maar de huur voor deze maanden moet wel betaald worden  Huren worden geïndexeerd  2 LOI-gezinnen die van een woning die eigendom is van het OCMW verhuisd zijn naar een gehuurde woning, zodat deze huur er extra bijkomt voor het LOI In 2013 heeft Fedasil 10 plaatsen binnen het LOI opgezegd en hebben we bijgevolg de huuropzeg van 2 woningen betekend. Dit zal ongetwijfeld een invloed hebben voor de LOI-kosten in 2014.

Woning Astridlaan 7 Doornboompad 5 Doornboompad 5a Itegemse Stwg 67 Kloosterstraat 5 Kloosterstraat 5a Molenstraat 17 Molenstraat 32a Nijlense Stwg 53 Nijlense Stwg 137 Schoetersstraat 30

Mei 2014

2013 - KOSTEN Huur Nutsvz # mndn LOI leeg 4 8 9 391,40 1 273,27 1 295,00 306,71 12 4 860,00 4 120,99 2 3 2 850,47 280,21 12 0,00 1 836,16 10 0,00 1 065,46 2 467,12 500,93 12 6 327,84 2 730,25 8 4 0,00 2 286,45 11 1 5 808,25 4 157,76 10 4 500,00 3 300,69 84 16 34 500,08 21 858,88

Andere 454,90 8,08 223,20 48,93 410,74 137,53 36,20 278,44 327,12 261,67 300,17 2 486,98

Totaal 11 119,57 609,79 9 204,19 3 179,61 2 246,90 1 202,99 1 004,25 9 336,53 2 613,57 10 227,68 8 100,86 58 845,94

Pagina 19 van 40


Woning Astridlaan 7 Doornboompad 5a Itegemse Stwg 67 Kloosterstraat 5 Kloosterstraat 5a Molenstraat 32a Nijlense Stwg 53 Nijlense Stwg 137

Woning Astridlaan 7 Doornboompad 5a Itegemse Stwg 67 Kloosterstraat 5 Kloosterstraat 5a Molenstraat 32a Nijlense Stwg 53 Nijlense Stwg 137

# mndn LOI leeg 5 5 10 2 9 2 12 12 12 12 12 84 9

# mndn LOI leeg 6 2 12 7 2 12 12 10 2 12 12 83 6

2012 - KOSTEN Huur Nutsvz 7 712,92 4 700,00 6 192,31 0,00 0,00 6 193,92 0,00 5 676,22 30 475,37

Andere

3 127,04 2 735,52 3 634,07 2 408,19 1 578,07 2 363,40 2 294,62 4 279,49 22 420,40

2011 - KOSTEN Huur Nutsvz

224,56 221,85 246,98 394,54 153,32 271,56 316,96 259,06 2 088,83

Andere

6 000,00 1 115,78 4 152,50 3 458,19 4 950,00 3 243,59 0,00 670,19 0,00 -304,35 5 750,00 1 027,99 0,00 1 949,64 5 486,63 4 288,26 26 339,13 15 449,29 2

154,08 258,38 322,80 378,27 148,52 295,18 303,52 247,79 108,54

Totaal 11 7 10 2 1 8 2 10 54

064,52 657,37 073,36 802,73 731,39 828,88 611,58 214,77 984,60

Totaal 7 269,86 7 869,07 8 516,39 1 048,46 -155,83 7 073,17 2 253,16 10 022,68 43 896,96

D.3.2.2 Woningen eigendom van het OCMW De “winst” die we maken met de woningen die eigendom zijn van het OCMW is licht gestegen. Dit komt voornamelijk door de huurindexering.

Woning Kloosterstr. 3 Kloosterstr. 3a Kloosterstr. 5a Koestraat 45 Koestraat 45a Koestraat 47 Koestraat 47a Koestraat 49

Mei 2014

2013 – KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Nutsvz Andere Totale Opbrengsten TOTALE # mndn kosten huur WINST leeg 12 30,01 137,02 167,03 0,00 -167,03 12 33,17 153,01 186,18 0,00 -186,18 2 0,00 27,51 27,51 0,00 -27,51 DSW 11 1 123,27 391,40 514,67 5 500,00 4 985,33 SW 12 0,00 182,40 182,40 3 831,96 3 649,56 DSW 12 0,00 182,40 182,40 2 963,40 2 781,00 DSW 12 0,00 122,52 122,52 3 378,37 3 255,85 SW 9 3 0,00 122,52 122,52 3 401,19 3 278,67 56 30 186,45 1 318,78 1 505,23 19 074,92 17 569,69

Pagina 20 van 40


2012 – KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Nutsvz Andere Totale Opbrengsten # mndn kosten leeg huur

Woning Kloosterstr. 3 Kloosterstr. 3a Koestraat 45 Koestraat 45a Koestraat 47 Koestraat 47a Koestraat 49

12 11 3

30,18 24,76 138,26 0,00 0,00 0,00 0,00 26 193,20 1

SW 1 DSW 9 SW 12 DSW 12 DSW 12 SW 12 58

127,29 142,50 367,11 169,75 169,75 114,07 114,07 204,54 1

157,47 167,26 505,37 169,75 169,75 114,07 114,07 397,74

3 3 2 3 4 18

0,00 -157,47 189,29 22,03 851,60 3 346,23 758,90 3 589,15 906,80 2 737,05 307,66 3 193,59 446,59 4 332,52 460,84 17 063,10

2011 – KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Nutsvz Andere Totale Opbrengsten # mndn kosten huur leeg

Woning Kloosterstr. 3 Kloosterstr. 3a Koestraat 45 Koestraat 45a Koestraat 47 Koestraat 47a Koestraat 49

12 SW DSW SW DSW DSW SW

12 12 12 12 12 12 72

12

28,75 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 28,75 1

123,31 139,00 352,72 164,49 164,49 110,72 110,72 165,45 1

152,06 139,00 352,72 164,49 164,49 110,72 110,72 194,20

2 5 3 2 3 4 21

TOTALE WINST

TOTALE WINST

0,00 -152,06 271,48 2 132,48 566,40 5 213,68 658,92 3 494,43 829,54 2 665,05 190,12 3 079,40 307,88 4 197,16 824,34 20 630,14

D.3.2.3 Gehuurde woningen De gehuurde woningen kosten het OCMW in 2013 iets meer dan in 2012. Dit komt voornamelijk door de noodwoningen Molenstraat 17 en 17a die in 2013 veel meer leegstonden dan in 2012. We moeten de huur blijven doorbetalen, maar daartegenover komt er geen huur binnen. Dit zal gedeeltelijk verbeteren in 2014 doordat we een noodwoning gecreëerd hebben die eigendom is van het OCMW (Koestraat 47b) en die in 2014 in gebruik wordt genomen. We mogen wel niet vergeten dat het niet de bedoeling mag zijn om van noodwoningen een winstgevende zaak te maken. Het doel is om een aanbod van noodwoningen te hebben wanneer het nodig is.

Woning

2013 – KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Huur Nutsvz Andere Totale kosten

# mndn leeg

Doornbpad 5

NW 6

Molenstr. 15

DSW 12

Molenstr. 17

NW 4

Molenstr. 17a Schoet. 30

Mei 2014

5

Opbrengsten huur

TOTALE WINST

3 245,00

1 840,27

256,10

5 341,37

2 791,79

2 584,12

0,00

32,01

2 616,13

3 898,74

-2 549,58 1 282,61

6

2 335,58

1 001,25

180,96

3 517,79

1 540,00

-1 977,79

NW 1

11

2 363,99

670,56

29,28

3 063,83

467,50

-2 596,33

DSW

2

900,00

0,00

13,55

913,55

0,00

-913,55

23

24

11 428,69

3 512,08

511,90

15 452,67

8 698,03

-6 754,64

Pagina 21 van 40


Woning

# mndn leeg

2012 – KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Huur Nutsvz Andere Totale kosten

Opbrengsten huur

TOTALE WINST

Astridlaan 7

NW

2

1 542,58

625,41

44,92

2 212,91

971,03

-1 241,88

Doornbpad 5

NW 12

3 540,00

3 588,20

95,60

7 223,80

5 100,00

-2 123,80

Iteg. Stwg 67

1

562,94

330,37

22,45

915,76

929,03

13,27

Molenstr. 15

DSW 12

2 504,90

0,00

32,19

2 537,09

3 820,10

1 283,01

Molenstr. 17

NW 11

1

2 716,77

901,52

217,34

3 835,63

4 327,17

491,54

NW 11 DSW 4 NW 3

1

2 291,53 5 400,00

1 435,05 1 009,71

29,45 78,58

3 756,03 6 488,29

4 235,40 2 881,60

479,37 -3 606,69

56

2

18 558,72

7 890,26

520,53 26 969,51

22 264,33

-4 705,18

Molenstr. 17a Schoet. 30

Woning

NW

# mndn leeg

Astridlaan 7 Doornbpad 5

NW DSW NW

Molenstr. 15

DSW 12

Molenstr. 17

NW 10

Molenstr. 17a

NW 12

Schoet. 30

2 7 2

3

2

DSW 12 57

5

2011 – KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Huur Nutsvz Andere Totale kosten 1 500,00 3 538,26

371,93 114,95

Opbrengsten huur

TOTALE WINST

51,36 90,52

1 923,29 3 743,73

726,61 2 574,35

-1 196,68 -1 169,38

2 435,88

0,00

31,81

2 467,69

3 704,97

1 237,28

2 642,52

1 110,47

207,30

3 960,29

3 858,74

-101,55

2 229,12

917,74

29,10

3 175,96

3 949,22

773,26

76,92

5 476,92

5 863,32

386,40

487,01 20 747,88

20 677,21

-70,67

5 400,00

0,00

17 745,78

2 515,09

E. Automatisatie E.1 Inventaris OCMW Eind 2013 bestond het computerpark van het OCMW uit het volgende materiaal: Wat

Aantal 2010

Computers Laptops Vaste PC’s Printers

2011

33 33 33 22 waarvan 5 vr OCR 25 (5 vr OCR) 11 waarvan 1 vr OCR 8 (1 vr OCR) 8 6 6

2012

2013

33 25 (5 vr OCR) 25 (5 vr OCR) 8 (1 vr OCR) 8 (1 vr OCR) 6

Vervangingen / bijkomend materiaal in 2013: In 2013 werden de volgende vervangingen gedaan:  

3 oude laptops werden vervangen door nieuwe laptops 1 oude PC werd vervangen door een nieuwe vaste PC

Mei 2014

Pagina 22 van 40


E.2 Helpdesk In 2013 zijn er merkbaar minder helpdeskoproepen geregistreerd van de dienst ICT in vergelijking met 2012. Er zijn nog steeds veel mensen die hun problemen niet melden via de helpdesk, maar gewoon telefonisch of per e-mail waardoor deze niet altijd worden geregistreerd. Bestuur OCMW Gemeentebestuur Gemeenteschool Totaal

Mei 2014

Aantal oproepen 2011 (januari - juni) 103 105 51 259

2012 284 252 103 639

2013 185 103 66 354

Pagina 23 van 40


Deel 2. REALISATIES 2.1 Prioritaire doelstelling 1 We streven naar een transparante interne werking via maatregelen binnen het personeelsbeleid maar ook binnen de gehele administratie zodat we vanaf 2011 een beter overzicht kunnen houden over de hele organisatie en de organisatieprocessen ook beter kunnen opvolgen. Actieplan 1.1: Tegen het begin van de nieuwe legislatuur willen we de samenwerking tussen OCMW- en gemeentebestuur optimaliseren door verder gaande samenwerking op het vlak van ondersteunende diensten. Concrete acties

Timing

Budget

1. Uitbouw Sociale Dienst Personeel

Jaarlijks

Regulier

2. Beroep doen op elkaars expertise door gemeente- en OCMWdiensten.

Jaarlijks

Regulier

3. Het uitbouwen van een volwaardige Technische Dienst voor het onderhoud van het OCMW-patrimonium, eventueel samen met de gemeente.

2011-2013

Resultaten actie 1+2: Is reeds gerealiseerd in 2010. Resultaten actie 3: De technische diensten van gemeente en OCMW werken de laatste jaren nauwer samen: ze doen beroep op elkaars expertise (bv. gediplomeerde elektricien van OCMW voert ook voor de gemeente elektriciteitswerken uit, logistiek medewerker van gemeente doet voor OCMW schilderwerken, …), waar mogelijk maken ze gezamenlijk gebruik van het beschikbare materiaal, …. Recent zijn er eerste verkennende gesprekken geweest over het samenvoegen van de twee technische diensten tot één gezamenlijke dienst die zowel voor OCMW als gemeente zal werken. De realisatie hiervan is voorzien in 2014. Actieplan 1.2: Via het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem willen we binnen een termijn van 10 jaar de verschillende stromen binnen het OCMW in kaart brengen, maar ook verder optimaliseren. Concrete acties

Timing

Budget

1. Implementatie van de nieuwe beleids- en beheerscyclus

2011-2013

2. Stapsgewijze invoering kwaliteitsmanagementsysteem

2011-2013

regulier

3. Ontwikkelen van een opvolgsysteem voor jaarplanning, budget en meerjarenplanning

2011-2013

regulier

Resultaten actie 1 Het gemeentebestuur is reeds vanaf 01/01/13 ingestapt in de BBC, het OCMW stapt in vanaf 01/01/14. De financieel beheerder heeft de nodige voorbereidingen voorzien in de loop van 2013.

Mei 2014

Pagina 24 van 40


Resultaten actie 2 Na een geslaagde zelfevaluatie van het LDC in 2011, is de planning opgemaakt om in een tijdsspanne van twee jaar (2014-2015) opnieuw een zelfevaluatie uit te voeren (verplicht volgens het kwaliteitsdecreet van 17 oktober 2003). De opzet hiervan is om deze planning tweejaarlijks te herhalen. Ook voor de GAW is een soortgelijke planning opgemaakt (2014-2016). In de toekomst is het wenselijk om dit voor elke dienst te doen. Resultaten actie 3 Einde 2013 is de meerjarenplanning voor de komende 6 jaar opgemaakt. Met de instap in de BBC en de nieuwe bijhorende software, zal deze meerjarenplanning ingebed worden in de reguliere werking en zullen budgetten en jaarplanningen nauwgezetter kunnen opgevolgd worden. Actieplan 1.3: We willen tegen einde 2012 via een duidelijk en onderbouwd archiefbeheer een transparante documentbehandeling en –overzicht krijgen. Concrete acties

Timing

Budget

1. Start nieuwe boomstructuur van elektronische documenten

2011-2013

Regulier

2. Procedure rond het archiveren van officiële documenten

2012

Regulier

3. Op punt stellen papieren archief

2012-2013

Regulier

4. Programma postregistratie en dossieropvolging

2012

Resultaten actie 1 De nieuwe boomstructuur is volledig afgerond, en de mappen met de meest gevoelige informatie werden ondertussen ook beveiligd. Naar de toekomst toe zullen ook de overige mappen nog beveiligd worden, en zal er regelmatig een controle gebeuren zodat de boom niet te veel ‘vervuild’ geraakt. Resultaten actie 2 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 3 Bij de verhuis van de zetel naar een nieuwe locatie in juni 2013, is het papieren archief gedeeltelijk uitgezuiverd. Er zijn echter nog geen procedures of regels opgesteld om te archiveren. Dit wordt een werkpunt in de komende jaren. Resultaten actie 4 Het programma voor postregistratie is sinds 1/1/2013 in gebruik. We merken echter dat nog niet iedereen het pakket gebruikt om ook z’n uitgaande post mee te registreren. Hier zal naar de toekomst toe aandacht aan moeten besteed worden.

Mei 2014

Pagina 25 van 40


2.2 Prioritaire doelstelling 2 We streven tegen 2013 naar een nog meer optimale organisatiestructuur en een zo hoog mogelijke arbeidstevredenheid. Een goede afstemming tussen de capaciteiten van de werknemer en de eisen van de job door verder te investeren in competentieprofielen en evaluaties. Actieplan 2.1: Verderzetting van het competentiemanagement met bijzondere aandacht voor het selectiebeleid en de functionerings- en evaluatiegesprekken. Concrete acties

Timing

Budget

1. Jaarlijks opmaken van minstens 3 competentie-profielen

Jaarlijks

Regulier

2. Evaluatieformulieren ontwikkelen volgens de GROEIfilosofie

Volgens opmaak profielen

Regulier

3. Elke medewerker wordt 2-jaarlijks geëvalueerd op de verjaardag van zijn aanstelling

2-jaarlijks

Regulier

4. Externe evaluatie secretaris

Voorjaar 2011voorjaar 2013

€ 2.000

5. Bij aanwervingprocedures administratief personeel steeds testen op informaticakennis.

2012

Regulier

Resultaten actie 1 + 2: In 2013 werd geen enkel competentieprofiel opgemaakt. Resultaten actie 3: Reguliere werking. Resultaten actie 4: Eind 2013 heeft de OCMW-secretaris haar ontslag ingediend. Resultaat actie 5: Geen administratieve aanwervingen geweest in 2013. Actieplan 2.2: We willen tegen 2013 een vormingsbeleid uitwerken dat afgestemd is op de behoeften en noden van de medewerkers en op de mogelijkheden van de organisatie. Concrete acties

Timing

Budget

1. Vormingsreglement ontwikkelen

2011

Regulier

2. Aanvraagformulier vorming opmaken

2011

Regulier

3. Persoonlijke ontwikkelingsplannen opstellen en teamontwikkelingsplannen.

Vanaf eind 2012

Regulier

4. Uitbouw van budgethouderschap voor vorming. Elk diensthoofd is beheerder van het vormingsbudget voor zijn dienst. Jaarlijks worden budgetten opgesteld voor de vorming per team.

2011-2013

Regulier

5. Interne kennismeting PC

2012-2013

€ 2.000 (OCMW) € 2.000 (gemeente)

6. Nodige opleidingen voorzien voor de dienstspecifieke softwarepakketten.

2012-2013

regulier

Mei 2014

Pagina 26 van 40


Resultaten acties 1 tot 3 Wordt verschoven naar 2014. Resultaten actie 4 Reguliere werking. Resultaten actie 5 Gezien de grote veranderingen die momenteel plaatsvinden (nieuwe software, verhuis OCMW, nieuwe servers, ...) zal deze interne kennismeting opgeschoven worden naar een later tijdstip. Resultaten actie 6 Eind 2013 zijn de sociale dienst en de boekhouding overgestapt naar nieuwe softwarepakketten van Schaubroeck in het kader van de BBC. Hierbij zijn de nodige opleidingen voor het personeel voorzien. Actieplan 2.3: We streven vanaf 2011 naar een nog meer divers personeelsbeleid waar we nog meer àlle talent willen mobiliseren door specifieke aandacht te hebben voor een gezinsvriendelijk, niet discriminerend, ondersteunend personeelsbeleid. Concrete acties

Timing

Budget

1. PC-cursus voor iedereen

Vanaf 2011 gefaseerd

Regulier

2. Invoeren van non-discriminatiecode

Eind 2011

Regulier

3. Aanpassing rechtspositieregeling OCMW

2011

Regulier

5. Charter voor een gezinsvriendelijke onderneming ondertekenen

2012

Regulier

6. Vacatures toegankelijk maken voor kansengroepen

2011-2013

Regulier

7. Ontwikkelen van een standaard sollicitatieformulier

2013

regulier

4. Aanpassing arbeidsreglement

Resultaten actie 1 In februari-maart hebben 6 poetsvrouwen de opleiding ‘Het OCMW aan de PC’ gevolgd. Dit waren 4 voormiddagen waarbij de vorming gegeven werd door de personeelsverantwoordelijke aan de hand van de cursus ‘Het ABC van de PC’ die in eigen beheer voor Huis Driane is ontwikkeld. Resultaten actie 2 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 3 De wijzigingen aan de rechtspositieregelingen zijn goedgekeurd in zitting van de Raad van 07/01/14. Resultaten actie 4 Arbeidsreglement aangepast op zitting van de raad van 04/12/12. Resultaten actie 5 Nog niet gebeurd. Mei 2014

Pagina 27 van 40


Resultaten actie 6 Reguliere werking. Resultaten actie 7 Verschoven naar 2014 wegens niet prioritair. Actieplan 2.4: We streven naar gemotiveerd personeel via maatregelen die de arbeidstevredenheid bevorderen en dragen dit ook uit naar de buitenwereld. Concrete acties

Timing

Budget

1. We werken het verzuimbeleid verder uit

Lopende

Regulier

2. We trachten een zorgzaam beleid te voeren

Lopende

Regulier

3. We maken onze organisatie doorlopend aantrekkelijk als werkgever (employer branding).

Lopende

Regulier

4. Onthaalbrochure aanpassen

Begin 2011

Regulier

5. Extra aandacht voor een goed onthaal bij werknemers uit de kansengroepen

Lopende

Regulier

Resultaten actie 1-5: Reguliere werking. Actieplan 2.5: We trachten vanaf 2012 de teamwerkingen verder te optimaliseren via teamondersteunende activiteiten. Concrete acties

Timing

Budget

1. Elke medewerker maakt deel uit van een team en een teamoverleg waar inspraak en erkenning van de expertise centrale kernwaarden zijn

Lopende

Regulier

2. Tweejaarlijks organiseert elk team een bezinningsdag

2-jaarlijks

Naargelang grootte team

3. Intervisie voor leidinggevenden (samen met gemeente?)

2013

2.000 €

4. Diensthoofdenoverleg optimaliseren

Lopende

Regulier

5. Vanuit de personeelsdienst instrumenten aanreiken die de diensthoofden ondersteunen in het leidinggeven

Lopende

Regulier

6. Regionale verantwoordelijken bewust maken van het gevoerde personeelsbeleid en hen hierin betrekken

Vanaf 2011

Regulier

Resultaten actie 1 Gerealiseerd via de reguliere werking. Resultaten actie 2 Op 18/01/13 zijn de verantwoordelijken van Loket Kids & co op bezinningsdag geweest om de doelstellingen en taakverdelingen op punt te stellen.

Mei 2014

Pagina 28 van 40


Resultaten actie 3 In zitting van 03/12/13 heeft de Raad haar goedkeuring gegeven om een loopbaan- en diversiteitsplan uit te werken. Dit plan is ondertussen opgemaakt en goedgekeurd in zitting van het BC van 19/02/14 waarin één van de acties voorziet in de ondersteuning en begeleiding van het managementteam en de diensthoofden in het organiseren en implementeren van het veranderingsproces door vorming. Indien het plan goedgekeurd wordt, mogen we rekenen op een subsidie van maximum 10.000 euro. Resultaten actie 4 Het diensthoofdenoverleg is in 2013 op regelmatige tijdstippen samengekomen. Resultaten actie 5 Dit is vervat in de reguliere werking. Resultaten actie 6 De diensthoofden en de personeelsverantwoordelijke trachten hier voldoende aandacht aan te besteden. Actieplan 2.6: We willen onze medewerkers de eerstvolgende drie jaren ondersteunen om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken door hen moderne ICT-apparatuur aan te bieden en verdere digitalisering van de administratie. Concrete acties

Timing

Budget

1. Formulieren voor personeelsadministratie digitaliseren

Lopende

Regulier

2. Onderzoeken of de gebruikte softwarepakketten op de verschillende diensten de beste keuze is, en werken aan een betere integratie van deze softwarepakketten.

2011-2013

Afhankelijk van softwareleverancier BBC

Resultaten actie 1 In 2012 werd het intranet verder ontwikkeld en kreeg dit de naam ‘Loketnet’. Via dit platform worden de formulieren beschikbaar gesteld aan het personeel. Dit intranet is van thuis uit ook toegankelijk voor de personen die op het werk geen PC hebben. Resultaten actie 2 Er werd in 2012 een overheidsopdracht uitgeschreven voor al onze softwarepakketten. Hierbij werden alle diensten betrokken en werden de nodige demo's georganiseerd. Schaubroeck heeft deze overheidsopdracht binnengehaald en de eerste nieuwe pakketten zijn reeds geïmplementeerd (postregistratie en dossieropvolging). Per 1 januari 2014 zijn ook de sociale dienst en de boekhouding overgeschakeld naar de software van Schaubroeck. In 2013 werd er ook een nieuw pakket voor kinderopvang aangekocht die het nu ook mogelijk maakt voor de ouders om van thuis uit hun kinderen in te schrijven.

Mei 2014

Pagina 29 van 40


Actieplan 2.7: We verbeteren de volgende drie jaar de interne communicatie en structureren nog meer onze interne werking om zo tot een betere dienstverlening te komen. Concrete acties

Timing

Budget

1. Verder uitbouwen van het intranet

2011 en verder

Regulier

2. Beslissingen van Raad, Vast Bureau en BCSD die het personeel aangaan worden binnen de 2 weken meegedeeld via het intranet

Eind 2011

Regulier

3. De personeelsverantwoordelijke en de secretaris gaan op regelmatige basis langs op de teamvergaderingen

2011-2013

Regulier

4. Ontwikkelen van een cijferdatabank

2011

Regulier

5. Uitwerken afsprakennota ambtenaren - mandatarissen

2013

Regulier

6. Enquête bij het personeel om te peilen naar de behoeften en knelpunten in de interne communicatie

2012-2013

Regulier

7. Sjabloon en procedure uitwerken voor vergaderingen

2011-2013

Regulier

8. Ontwerpen van formulieren en sjablonen voor elke dienst

2011-2013

Regulier

9. Overgaan tot gedeelde agenda’s in Outlook

2011

Regulier

10. Centraliseren van informatie die nuttig is voor elke dienst

2011

Regulier

11. Opstarten van een periodiek personeelsblad, eventueel samen met gemeente

2011-2012

Regulier

12. Zorgen voor een verbeterde verbinding vanuit de buitendiensten naar het OCMW of het gemeentehuis.

2011-2013

Regulier

13. Implementeren van een groupware-oplossing om de interne samenwerking te bevorderen.

2011-2013

Resultaten actie 1 Het intranet werd verder ontwikkeld in 2012 en werd begin 2013 gelanceerd voor het personeel: Loketnet ! We merken dat dit platform nog niet door iedereen geraadpleegd wordt. De opdracht van de werkgroep communicatie bestaat er dan ook in om Loketnet verder te promoten als hét interne communicatiekanaal. Resultaten actie 2 De beslissingen aangaande het personeel worden voorlopig enkel via de Loketg@zet meegedeeld aan het personeel. Het bereik van de Loketg@zet is tot op heden nog steeds groter dan dat van het Loketnet. Resultaten actie 3 Dit gebeurt op vraag van het diensthoofd of wanneer de secretaris of personeelsverantwoordelijke iets mee te delen heeft. Resultaten actie 4 Nog niet gerealiseerd en zal waarschijnlijk niet meer gebeuren. Via het internet kunnen steeds de meest recente gegevens en cijfers opgezocht worden.

Mei 2014

Pagina 30 van 40


Resultaten actie 5 De afsprakennota kwam tot stand in nauw overleg met het managementteam en het Vast Bureau/Raad en is goedgekeurd op de Raad van 15/01/13. Resultaten actie 6 In mei 2012 is voor de tweede maal een tevredenheidsenquête gehouden onder het personeel. In 2014 zal dit terug gebeuren. Interne communicatie blijft een aandachtspunt waar nog verbetering mogelijk is. Resultaten actie 7 Nog niet gerealiseerd en zal waarschijnlijk niet meer gebeuren. Iedere dienst heeft zijn eigen specifieke onderwerpen en wijze van vergaderen. Het is moeilijk om hier een globaal sjabloon of procedure voor te ontwerpen. Resultaten actie 8 Reguliere werking. Resultaten actie 9 Werd reeds gerealiseerd in 2012. Resultaten actie 10 Werd reeds gerealiseerd in 2011. Resultaten actie 11 De Loketg@zet is reeds een feit vanaf september 2011. Dit personeelsblad is enkel bestemd voor het OCMW-personeel (niet voor het gemeentepersoneel) en wordt ter info ook aan de OCMW-raadsleden bezorgd. Met dit personeelsblad bereiken we elke OCMWmedewerker en de reacties zijn positief. Resultaten actie 12 Er werden hiervoor de nodige budgetten voorzien in 2014. Er werd ondertussen een bestelling geplaatst voor de upgrade van de link tussen het OCMW en Huis Driane. Resultaten actie 13 Werd reeds gerealiseerd in 2011. Actieplan 2.8: We willen de volgende drie jaar verder bouwen aan een modern, veilig en redundant netwerk met voldoende afscherming van de vertrouwelijke gegevens. Maken van een nieuw veiligheidsplan dat minstens voldoet aan de minimale veiligheidsnormen van de KSZ en het Rijksregister. Concrete acties

Timing

Budget

1. Invoeren/updaten paswoordbeleid

Najaar 2013

Regulier

2. Updaten intern reglement voor computer- en internetgebruik

Najaar 2013

Regulier

3. Herbekijken back-up-strategie

Najaar 2013

Regulier

4. Nodige aanpassingen gebouw opnemen in veiligheidsplan

Najaar 2013

Regulier

5. Opnemen procedure voor controle continuïteit antivirus

Najaar 2013

Regulier

6. Overlopen veiligheidsplan met de veiligheidsconsulent en verantwoordelijke patrimonium

Najaar 2013

Regulier

7. Virtualisatie servers gemeente en OCMW

2011-2013

Regulier

8. Ontdubbeling netwerkapparatuur- en internetverbindingen

2012-2013

Regulier

Mei 2014

Pagina 31 van 40


Resultaten 1-6 Met onze externe veiligheidsconsulent werd afgesproken om hier in 2014 verder werk van te maken. De backup-strategie werd ondertussen reeds aangepast bij de installatie van de nieuwe servers in 2013. Resultaten actie 7 In 2013 werden de servers van gemeente en OCMW gevirtualiseerd. Hierdoor delen gemeente en OCMW nu dezelfde serverinfrastructuur. Resultaten actie 8 Er werden diversie nieuwe switchen aangekocht in 2013 waardoor de connectie met de servers kon ontdubbeld worden. Ook werd er in 2013 een ontdubbeling van onze serverinfrastructuur gerealiseerd. 2.3 Prioritaire doelstelling 3 We willen de volgende jaren het OCMW als moderne organisatie verder uitbouwen door nog klantvriendelijker te werken en onze dienstverlening nog dichter bij de burger te laten komen. Actieplan 3.1: Via het gebruik van nieuwe tools, die we in de loop van 2011 en 2012 ontwikkelen en verder uitbreiden in 2013, kunnen burgers ook op andere manieren het loket bereiken. Concrete acties

Timing

Budget

3. Herdruk folders Herenthuis

Afhankelijk van behoefte

€ 500

4. Aanpassen signalisatie aan nieuwe huisstijl

Afhankelijk van geplande verbouwingswerken

€ 5.000 verdelen met gemeente

5. Gebruik van het programma In-Design voor het ontwikkelen van folders, affiches, …

Doorlopend

Regulier

6. Investeren in face-to-face communicatie

Doorlopend

Regulier

7. Online inschrijven voor de buitenschoolse opvang

2011-2013

1. Uitbouw van de nieuwe website van gemeente en OCMW 2. Uitbouw e-loket met productencatalogus

Resultaten actie 1 Reeds gerealiseerd in 2012. Resultaten actie 2 Het e-loket werd reeds gerealiseerd in 2013. Ondertussen is het aantal beschikbare formulieren via het e-loket al verder uitgebreid. Resultaten actie 3 Er is geen behoefte aan een herdruk van de folder. Resultaten actie 4 Bij de verhuis van de zetel naar de nieuwe locatie, is er aandacht besteed om de signalisatie volgens de huisstijl uit te voeren. Verdere acties zijn niet meer gepland. Mei 2014

Pagina 32 van 40


Resultaten actie 5 Niet meer van toepassing. Voorlopig wordt het eenvoudige Microsoft Publisher gebruikt voor het ontwerpen van folders en affiches. Indien er behoefte is, zal een opleiding voor het meer gesofisticeerde In-Design voorzien worden. Resultaat actie 6 Het investeren in face-to-face communicatie is inherent aan de communicatie met de burger. Dit is dan ook vervat in de reguliere werking. Via stuurgroepen en adviesraden worden burgers ook rechtstreeks betrokken. Resultaat actie 7 Eind 2013 werd er een nieuw pakket voor kinderopvang aangekocht. Met dit pakket kunnen de ouders online inschrijven voor de buitenschoolse opvang. Actieplan 3.2: We willen tegen 2013 de communicatie en de informatie naar cliënten toe op een nog toegankelijkere wijze organiseren door het gebruik van moderne communicatietechnieken en communicatie-/informatiemiddelen die aansluiten bij de leefwereld van onze cliënten. Concrete acties

Timing

Budget

1. Implementatie Charter toegankelijk dienstverlening

2011-2013

regulier

2. Uitvoeren van de toegankelijkheidscan

2011

regulier

3. Ontwikkelen van een klachten-/klantenmanagement

2011

regulier

4. Opstellen van een communicatieplan

2011

regulier

Resultaten actie 1 Nog niet gebeurd. Resultaten actie 2 Is uitgevoerd in 2010. Resultaten actie 3 Dit is nog niet globaal gebeurd. Binnen de kinderopvang, de thuiszorgdiensten en de serviceflats is wel al een klachtenprocedure opgenomen in de verschillende kwaliteitshandboeken. Begin 2014 is reeds de aanzet gegeven voor het ontwikkelen van een klachtenprocedure voor de sociale dienst en één globaal klachtenmanagement voor de ganse organisatie. Resultaten actie 4 Voor de gemeente is er een aantal jaren geleden een communicatieplan opgemaakt, maar niet voor het OCMW. Indien de behoefte zich voordoet, wordt er ook een communicatieplan voor het OCMW opgesteld.

Mei 2014

Pagina 33 van 40


Actieplan 3.3: We willen de realisatie van het Lokaal Sociaal Beleidsplan (20082013) via een gecoördineerd lokaal sociaal beleid in samenwerking met OCMW en gemeente. Concrete acties

Timing

Budget

1. Evaluatie van het LSB-plan

2011

regulier

2. Herwerken analyserapport Lokaal Sociaal Beleid

2011

regulier

3. Organiseren van ontmoetingsmomenten i.h.k.v. LSB

2011

€ 500

4. Tevredenheidsenquête Herenthuis

2011

€ 750

5. Samenwerking met derden

2011-2013

Regulier

Resultaten actie 1 De tussentijdse evaluatie gebeurde in 2011. Het hele lokaal sociaal beleid wordt vanaf 2014 opgevangen in de nieuwe beleids- en beheerscyclus. Resultaten actie 2 In 2012 werd een omgevingsanalyse gemaakt door student Maarten Roelens. In 2013 werd deze herwerkt door gemeente en OCMW. Deze geüpdate omgevingsanalyse vormde de basis van de meerjarenplanning 2014-2019. Resultaten actie 3 In 2013 werden geen ontmoetingsmomenten georganiseerd. Resultaten actie 4 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 5 De financiële krapte en daarnaast een tekort aan eigen aanbod noodzaakt ons om nog meer met derden samen te werken. Over de verschillende diensten zijn er heel wat samenwerkingsinitiatieven met private partners, VZW’s en andere lokale besturen. Actieplan 3.4: Het OCMW biedt dienstverlening aan in kwaliteitsvolle overheidsgebouwen. Concrete acties

Timing

Budget

1. Digitale televisie in de Serviceflats

2011

Regulier

2. Huis Driane aanpassen aan de regelgeving inzake legionella

2011

Regulier

3. Check-up-procedure uitwerken en implementeren voor de serviceflats

Lopende

Regulier

4. In orde brengen van tijdelijke locaties Kids & co, zowel voor de kinderopvang als voor de administratie

Lopende

Regulier

5. Nieuwe (tijdelijke) locatie voor de OCMW-zetel in orde brengen

2011-2013

Regulier

Mei 2014

Pagina 34 van 40


Resultaten actie 1 In 2013 werd hier onderzoek naar gedaan, maar zowel Belgacom als Telenet konden ons geen goede oplossing aanbieden zonder dat we grote kosten moesten doen. Voorlopig kunnen de bewoners wel op eigen initiatief digitale televisie aanvragen. Resultaten actie 2 Gerealiseerd in 2011 en 2012. Dit is ondertussen opgenomen in de reguliere werking door periodieke controles uit te voeren. Resultaten actie 3 Reeds gerealiseerd in 2011 en ondertussen opgenomen in de reguliere werking. Resultaten actie 4 Gerealiseerd in 2012. Resultaten actie 5 De zetel is in juni 2013 verhuisd naar de nieuwe locatie. Door een goede samenwerking van (o.a. de technische diensten van) OCMW en gemeente is dit vlekkeloos verlopen. 2.4 Prioritaire doelstelling 4 Als OCMW willen wij bewust omgaan met de middelen, maar tevens ook aandacht hebben voor onze doelgroepen. Actieplan 4.1: We bekijken waar we de kosten kunnen doen dalen zonder al te veel impact te hebben op onze doelgroep van kansarmen. Sociale correcties blijven bestaan. Concrete acties

Timing

Budget

1. Aanvragen van projectsubsidies

2011-2013

Regulier

2. Onderzoek naar premies en subsidies voor isolatiewerken

2011-2012

Regulier

3. Prijzen van energieleveranciers vergelijken om de beste prijs te bekomen

2011-2013

Regulier

4. Beheer kosten noodwoningen

2011-2013

Regulier

5. Kosten-baten analyse opstellen voor alle woningen

2012

Regulier

Resultaten actie 1 Reguliere werking. Resultaten actie 2 Reguliere werking. Resultaten actie 3 Gerealiseerd in 2011. Einde 2014 wordt de nieuwe overheidsopdracht uitgeschreven i.s.m. gemeente voor het gezamenlijk patrimonium. In 2013 werd onderzocht om ook de serviceflats op te nemen in de overheidsopdracht. Dit was niet mogelijk wegens de particuliere domiciliëring per serviceflat. In 2014 staat gepland om de serviceflats mee in te schrijven voor de groepsaankoop georganiseerd door de provincie.

Mei 2014

Pagina 35 van 40


Resultaten actie 4 Herziening en aanpassing van de huurprijzen en kosten is gebeurd in 2011. De huurprijzen worden nu ook jaarlijks geïndexeerd. In de toekomst zullen op regelmatige basis de kosten en huurprijzen onder de loep worden genomen. Resultaten actie 5 Nog niet gerealiseerd. 2.5 Prioritaire doelstelling 5 Het blijft ons streefdoel om ook de volgende jaren elke persoon het recht op maatschappelijke dienstverlening te garanderen. We willen ons tot doel stellen eenieder in de mogelijkheid te stellen een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid door op verschillende levensdomeinen in te spelen en een toegankelijke hulpverlening te realiseren. Actieplan 5.1: Het OCMW zorgt tegen 2013 voor een aanbod van toegankelijke woongelegenheden waar ieder op een menswaardige manier kan leven. Concrete acties

Timing

Budget

1. Inventarisatie in de verschillende woningen van de energieproblemen

2011-2012

Takenpakket AC en TD

2. Uitvoeren van de goedgekeurde isolatieoplossingen

2012

Takenpakket AC, TD Investeringsbudget

Lopende

Takenpakket AC

6. Internet in alle woningen

2013

Takenpakket AC

7. Opvolgen van het project “Start-to-clean” uitgewerkt door de Sociale Dienst

Lopende

Takenpakket AC en diensthoofd SD

8. Mogelijkheid onderzoeken om de AC als “expert” inzake patrimonium in te schakelen in de woonbegeleiding van cliënten

2012

Takenpakket AC en diensthoofd SD

9. Uitbreiding LOI-woningen

2011-2013

3. Renovatie gebouw Kloosterstraat 3-5 4. Onderzoek naar mogelijkheid tot uitbreiding van eigen aanbod doorstroomwoningen 5. Opstellen van plaatsbeschrijvingen

Resultaten actie 1 + 2 Dit is tot een minimum beperkt gebleven doordat er in 2013 aanpassingen in het woningbestand zijn gebeurd. Huurwoningen Itegemse Steenweg 67, Nijlense Steenweg 137 en Doornboompad 5a zijn opgezegd (o.a. door de opzeg van een aantal LOIplaatsen) en de extra noodwoning Koestraat 47b is gerealiseerd met de nodige aandacht voor energiezuinige materialen. In Koestraat 47a is in 2 ramen het enkel glas vervangen door hoogrendementsglas. In de nieuwe locatie van de zetel zijn de ramen vervangen door hoogrendementsglas. Energiebesparende maatregelen blijven een aandachtspunt in het verdere patrimoniumbeleid. Resultaten actie 3 De eerste renovatiewerken (dakwerken en creatie dakkoepel en dakvlakvensters) zijn gerealiseerd in het najaar van 2012. Het bijzonder comité en de raad beraden zich momenteel over de verdere plannen met het gebouw.

Mei 2014

Pagina 36 van 40


Resultaten actie 4 Momenteel geen behoefte aan uitbreiding aanbod doorstroomwoningen. Resultaten actie 5 Gerealiseerd in 2011 – opgenomen in reguliere werking. Resultaten actie 6 Momenteel geen behoefte hiervoor. Resultaten actie 7 Het Start-to-clean project werd opgestart voor de bewoners van het LOI. Ondertussen loopt het project voornamelijk bij de andere cliënten van de Sociale Dienst. Resultaten actie 8 Deze taak wordt ondertussen grotendeels uitgevoerd door de sociaal werker (voornamelijk energiebesparende begeleiding). Resultaten actie 9 In 2013 heeft Fedasil 10 plaatsen binnen het LOI opgezegd en hebben we bijgevolg de huur van een aantal woningen stopgezet. De opvangplaatsen zijn wel pas effectief weggegaan in februari (4) en maart 2014 (6). 2.6 Prioritaire doelstelling 6 Het OCMW voert ook de volgende drie jaar in samenwerking met het gemeentebestuur een gecoördineerd ouderenbeleid en gezondheidsbeleid afgestemd op de noden en behoeften van de Herenthoutenaren. Actieplan 6.1: Vanuit het loket Zorg & Gezondheid wordt ook tijdens de volgende drie jaren informatie verschaft over onderwerpen die sterk aansluiten bij de leefwereld van de Herenthoutenaren. Concrete acties 1. Dichten van de digitale kloof

Timing

Budget

2011

NVT

Resultaten actie 1 Er blijven computerlessen georganiseerd worden voor de burgers. Op verschillende plaatsen in het dorp (Huis Driane, bibliotheek) kan men ook gratis gebruik maken van een computer om te oefenen of om op internet te surfen. Op 29 oktober organiseerde het LDC met overdonderend succes een infosessie over het gebruik van smartphones en tablets. Een soortgelijke infosessie staat daarom opnieuw ingepland voor 2014. Ook binnen het personeelsbestand willen we de digitale kloof dichten en hebben we een PC-cursus in 2011 en 2013 georganiseerd.

Mei 2014

Pagina 37 van 40


Deel 3. FINANCIËLE VERTALING

Mei 2014

Pagina 38 van 40


Deel 4. BESLUIT De ondersteunende diensten bieden een zeer belangrijke ondersteuning naar de dienstverlening naar de burger toe, maar dit is niet altijd zichtbaar in de werking. Wat zou een organisatie zijn zonder computers, een Herenthuis zonder onthaal, een OCMW zonder gebouwen en woningen, een hulpverlening zonder betaling van steunen en een dienstverlenende organisatie zonder medewerkers om hulp te verlenen? Vanuit de wetgever worden meer en meer stimulansen en kansen gegeven om samenwerkingsverbanden aan te gaan tussen lokale besturen. Daarbovenop komt dan nog de financiële krapte waardoor het steeds duidelijker wordt dat gemeente en OCMW naar de toekomst toe meer personeel zullen moeten delen en diensten samenvoegen. Ook in Herenthout zouden de ondersteunende diensten van gemeente en OCMW elkaar kunnen versterken en aanvullen in hun werking. Vanaf februari 2014 neemt de gemeentesecretaris ook de bevoegdheid over het OCMW op zich en zal samenwerking tussen OCMW en gemeente prioritair op de agenda geplaatst worden.

Mei 2014

Pagina 39 van 40


Deel 5. BIJLAGEN

Mei 2014

Pagina 40 van 40

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Recommend Documents