Taakomschrijving Administratief medewerker
1. Functie-informatie 1.1 Functietitel Administratief medewerker 1.2 Loonniveau C1-C3 1.3 Diplomavereisten Houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
2. Jobomschrijving 2.1 Hoofddoel van de functie Je staat in voor de dagelijkse afhandeling van dossiers. Je bereidt dossiers voor en je werkt ze eigenhandig af. Je bent klantvriendelijk en onderhoudt het contact met collega’s, klanten of burgers van de gemeente. Je staat in voor de dagelijkse werking van het gemeentebestuur. 2.2 Resultaatsgebieden •
Administratieve afhandeling van dossiers
Je staat in voor een correcte, administratieve afhandeling van dossiers die binnen je dienst behandeld worden. Discretie is hierbij van groot belang. Onder administratieve afhandeling van dossiers wordt verstaan: beslissingen en besluiten opmaken. Brieven opmaken en verzenden. De personen die belang hebben bij het dossier verwittigen en informeren. Collega’s, burgers,… inlichten over de uitslag of de beslissing die genomen is. Wijzigingen die zich kunnen voordoen bijhouden en aanpassen in het dossier. Dossiers opvolgen en correct kunnen ingeven in dossierbeheer, dossiers archiveren en klasseren. •
Inhoudelijke voorbereiding van dossiers - dossierbeheerder
Je moet dossiers inhoudelijk kunnen voorbereiden en kunnen begeleiden van begin tot einde. Hierbij is het belangrijk dat je opzoekingwerk en onderzoek verricht en je de juiste documenten opvraagt die van belang zijn voor het dossier. Je zorgt voor een correcte samenstelling van het dossier waarin meteen duidelijk wordt welke beslissingen er in het verleden genomen zijn die betrekking hebben op het dossier. Je onderhoudt contact met alle betrokken partijen die belang hebben bij het dossier. Deelnemen aan bijeenkomsten of vergaderingen is hierbij een zeer belangrijke opdracht. Verslag schrijven en achteraf doorbrieven aan collega’s hoort er ook bij. Je rapporteert op gepaste wijze je leidinggevende over de stand van zaken. Een nauwgezette opvolging en behandeling van de verschillende stappen binnen het onderzoek is van groot belang. Jij bent verantwoordelijk voor het dossier, je bent met andere woorden de dossierbeheerder. Je neemt de juiste beslissingen en kan deze ook verantwoorden. Je beschikt over de juiste vaardigheden (communicatieve vaardigheden en technisch inzicht).
•
Baliewerk, contacten met klanten onderhouden
Onder baliewerk wordt verstaan: burgers of klanten informeren via het loket of andere communicatiemiddelen. Je bent een belangrijke schakel in het binnenkomend telefoonverkeer: je beantwoordt telefoons, geeft informatie, verbindt door naar andere personen of diensten. Je biedt burgers, collega’s of klanten hulp bij het invullen van formulieren. Je verzorgt het eerste contact met burgers of klanten en je helpt hen op een gepaste wijze of stuurt ze juist door naar een andere dienst. Aanvragen van burgers verwerken en op de voet opvolgen behoort ook tot de noemer van baliewerk. In bepaalde gevallen is informatie en gegevens opvragen en verwerken je hoofdtaak. Je informeert burgers van de gemeente over belangrijke gemeentelijke beslissingen of besluiten. Onder baliewerk wordt ook opzoekingwerk of onderzoek verstaan. Het is de bedoeling dat de burger klantvriendelijk wordt geholpen en kan genieten van een snelle dienstverlening. •
Projectmatig werk
Projectmatig werk vormt ook een onderdeel van je takenpakket. Je helpt jaarlijkse gemeentelijke acties mee opbouwen, ondersteunen en begeleiden. Je voert mee campagne en je neemt deel aan vergaderingen. Daarnaast is het van belang dat je steeds de goedkoopste maar meest efficiënte weg kiest. Onder projectmatig werken wordt ook verstaan beleidsbeslissingen mee vorm geven door kritisch na te denken en te exploreren.
3. Competentieprofiel 3.1 Waardegebonden competenties Waardegebonden competenties zijn die competenties die rechtstreeks afgeleid zijn van de waarden die gelden voor de hele organisatie. •
Klantgericht: Al onze aandacht gaat naar onze klanten, zowel interne als externe klanten. Dus ook onze collega’s. Je moet inspelen op en tegemoet komen aan hun vragen, wensen, behoeften en hun belangen. Ze verdienen een hulpvaardig, respectvol en een luisterend oor. Je garandeert hen een kwaliteitsvolle, aangepaste en geïntegreerde dienstverlening. Niveau II: onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: o o o o o o
•
Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
Integriteit of respect, eerlijkheid, betrouwbaarheid, verantwoordelijkheidsperspectief: Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen. Je komt afspraken na en neemt je verantwoordelijkheid op. Niveau II: brengt sociale en ethische normen in de praktijk: o o
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
o o o o •
Oplossingsgericht: Denken in termen van oplossingen in plaats van in termen van problemen. Vertrekkend van verwachtingen van (interne en externe) klanten alternatieven afwegen met respect voor regelgeving en deontologie. Nodeloos problematiseren vermijden en correct hulp zoeken in het realiseren van oplossingen. Niveau I: slaagt erin mee te denken vanuit de verwachtingen van de klant: o o o o
•
Merkt problemen/knelpunten tijdig op Brengt problemen helder onder woorden en draagt oplossingen aan Zoekt op het juiste moment hulp van collega’s Kadert de vraag, het probleem, de verwachtingen binnen de grenzen van de eigen dienst
Samenwerken of werken in team, collegialiteit: Je levert, met het oog op het algemeen belang, een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau I: werkt mee en informeert anderen: o o o o o
•
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag verspreid worden Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
Houdt rekening met de mening van anderen Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn Aanvaardt groepsbeslissingen Toont respect voor de verscheidenheid van mensen
Kostenbewust: Kostenbewust handelen houdt in dat je in je denken en in je doen gericht bent op een optimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen. Je bent je bewust van het budget of de (project)begroting en houdt in de gaten dat er geen kostenoverschrijding ontstaat. Je hebt oog voor financiële consequenties en probeert daar waar mogelijk kosten te beperken. Niveau I: weegt kosten en opbrengsten goed tegen elkaar af: o o
Overziet de kosten en opbrengsten van eigen werkzaamheden Gaat zuinig om met middelen als tijd en geld en brengt eventuele kostenoverschrijdingen in beeld
3.2 Gedragscompetenties Gedragscompetenties omvatten je gedrag, houding, drijfveren, normen en waarden. Het zijn je relatief stabiele persoonlijkheidskenmerken en bepalen grotendeels of en hoe je jouw kennis en vaardigheden inzet. •
Nauwgezetheid: taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Niveau II: levert met oog voor detail correct werk af: o o o o o
•
Voert repetitieve administratieve technische taken foutloos uit Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Blijft aandachtig bij routineuze taken Controleert het eigen werk Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties
Initiatief: kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Niveau I: neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc):
o o o o o •
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. Niveau II: zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen: o o o o o
•
Richt zich tot zijn gesprekspartner Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is Biedt zijn gesprekpartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en ontbreekt hem niet Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of de eigenheden van de gesprekspartner aan
Plannen: structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Niveau I: plant eigen werk effectief: o o o o o
•
Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen
Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda …) Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk
Omgaan met stressfactoren: efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijdsof werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. Niveau I: blijft kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die eigen is aan de functie: o o o o o
Reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij wijzigende prioriteiten, bij nieuwe gegevens e.d. Blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van verhoogde tijdsdruk of sociale druk Vertoont geen uiterlijke tekenen van stress bij tijdelijke verhoging van de druk Reageert rustig bij tegenstand of persoonlijke verwijten, negatieve feedback Bewaakt zijn eigen grenzen van kennen en kunnen
4.3 Vaktechnische competenties Vaktechnische competenties zijn die competenties waarbij kennis en inzicht de noodzakelijke basis zijn voor succesvolle praktijk. •
Algemene computervaardigheid bezitten: kunnen werken met een computer, klaviervaardigheid hebben, opmaken en aanpassen van teksten, documenten, brieven met specifieke software voor tekstverwerking zoals ‘Word’, efficiënte opzoekingen op inter- en intranet maken.
•
Telefoon- en onthaaltechnieken toepassen: mensen op weg helpen/verder helpen
•
Gegevens verzamelen, registreren, klasseren en beheren: dossiers beheren en afwerken, opzoekingwerk verrichten, binnenkomende post registreren, collegebeslissingen maken, dossiers klasseren, …
•
Agenda beheren: afspraken, reservaties, opdrachten juist inplannen en opvolgen.
•
De regels van de ambtelijke deontologie toepassen: het gemeentedecreet, de ambtelijke plichtenleer en de rechtspositieregeling respecteren, kennen en correct toepassen en opvolgen.
•
Databankpakket praktisch toepassen: toepassen van specifieke software (Acces, Word, dossierbeheer…) voor het verzamelen en beheren van gegevens.
namens het college van burgemeester en schepenen
Flor Boven gemeentesecretaris
Jos Engelen burgemeester
