Blz. 1
Hoofd afdeling Financiën en Beheer
FUWA-VO Sessie Functie-informatie Functienaam Organisatie Onderdeel Salarisschaal Werkterrein Activiteiten Datum FUWASYS-versie
Hoofd afdeling Financiën en Beheer CVO Groep Zuidoost-Utrecht Stafbureau 12 Bedrijfsvoering -> Financieel Economische zaken Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Coördinatie van activiteiten en processen 27-10-2009 2010.1.62
Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het stafbureau van de Stichting voor Christelijk Voortgezet Onderwijs voor Zuidoost-Utrecht, afgekort tot CVO Groep. De CVO Groep beheert vijf scholen in Zeist, Doorn en Wijk bij Duurstede. Het doel van de stichting is het oprichten en in stand houden van scholen voor algemeen christelijk voortgezet onderwijs in de regio ZuidoostUtrecht. Met de term 'algemeen christelijk' wil de stichting recht doen aan de diverse stromingen binnen het Christendom. De CVO Groep is een scholengroep voor praktijkonderwijs, lwoo, vmbo, havo, atheneum, gymnasium en tweetalig vwo. Op de scholen is (een onderdeel van) een schooladministratie aanwezig. De strategie en het beleid van de scholengroep worden ontwikkeld door en besproken in het Gemeenschappelijk Managementteam, bestaande uit het College van Bestuur en de vijf schooldirecteuren/rectoren. Het College van Bestuur stelt het beleid en de strategie vast. Het stafbureau heeft hierbij een beleidsvoorbereidende, beleidsondersteunende, adviserende en uitvoerende rol en is belast met de uitvoering van de bestuursbesluiten. Het stafbureau bestaat uit drie afdelingen, te weten Kwaliteit & Bedrijfsvoering, Personeel & Organisatie en Financiën & Beheer, die elk worden aangestuurd door een afdelingshoofd. Binnen de afdelingen is een beperkt aantal medewerkers werkzaam met expertise op de diverse terreinen, alsmede uitvoerend personeel. Het hoofd Financiën & Beheer geeft gevraagd en ongevraagd advies aan College van Bestuur en de rectoren/directeuren van de scholen op financieel/bedrijfseconomisch gebied. Het hoofd F&B zorgt voor een tijdige en adequate rapportage, analyse en controlling. Het werkterrein heeft betrekking op de ontwikkeling van beleidsvoorstellen op financieel-economisch en financieel administratief gebied, de begrotingscyclus, de financiële controlfunctie, het financieel en overig facilitair beheer van de CVO Groep.
Werkzaamheden 1. Ontwikkelt beleidsvoorstellen op financieel-economische en financieel administratief gebied (mede) op basis van voorstellen van de directeuren * geeft (beleids)adviezen op financieel economisch en financieel administratief terrein, alsmede op het gebied van randvoorwaarden; * toetst beleidsvoornemens op hun financieel economische en financieel administratieve consequenties en draagt alternatieven aan; FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
Blz. 2
Hoofd afdeling Financiën en Beheer
FUWA-VO Sessie * coördineert en adviseert bij de verzameling en analyse van financiële gegevens ten behoeve van de (beleids)advisering en -evaluatie; * ondersteunt de bestuurder (College van Bestuur) c.q. de rectoren/directeuren in financieeleconomische aangelegenheden in contacten met onder meer het ministerie, gemeenten, leveranciers, bedrijven, instellingen etc.; * initieert en neemt deel in diverse bedrijfseconomische projecten, waaronder nieuw- en verbouw van locaties, samenwerkingsprojecten, calculatiemodellen en kostprijsberekeningen; * creëert randvoorwaarden voor het opzetten en onderhouden van een (meerjaren)investeringsplan. 2. Draagt zorg voor de planning en control via de begrotingscyclus * is belast met de regie op de planning & controlcyclus en zorgt voor de jaarlijkse begroting , meerjarenbegroting, begrotingswijziging, de jaarrekening en tussentijdse rapportages; * draagt zorg voor het uitvoeren van de planning- en controlcyclus binnen de gestelde deadlines en richtlijnen; * adviseert gevraagd en ongevraagdhet College van Bestuur en de rectoren/directeurenmet betrekking tot het financiële beleid van de instelling; * adviseert en ondersteunt de scholen bij het opstellen van de deelbegroting en meerjarenramingen; * analyseert en becommentarieert de begrotingsvoorstellen van de scholen en adviseert het College van Bestuur daarover; * draagt zorg voor kwalitatieve analyses van de inkomsten en uitgaven aan de hand van maandcijfers en tussentijdse (management)informatie; * volgt het proces van begrotingsuitvoering, beoordeelt afwijkingen van de begroting en aangeleverde rapportages te dienaangaande en stelt in dat kader rapportages en adviezen op. * draagt bij aan de beleidsvoorbereiding en -advisering bij het ontwikkelen van meerjarenbeleid van de CVO Groep en vertaalt dit meerjarenbeleid in financiële kengetallen; * rekent de financiële consequenties door van beleidswijzigingen en adviseert over (beleids)alternatieven; * analyseert en beoordeelt voorgenomen beleidswijzigingen op budgettaire consequenties voor de betreffende begrotingen en meerjarenplannen; * geeft adviezen en maakt besliscalculaties op financieel/bedrijfseconomisch gebied inzake investeringen, producten/diensten, subsidieregels, fiscale aspecten, risicomanagement en de bedrijfseconomische risico's van inkoopcontracten. 3. Financiële controlfunctie * beheerst de financiële activiteiten binnen de CVO Groep, onder meer door vergelijking van uitvoering versus budget/planning, het signaleren van afwijkingen, het aangeven van oorzaken en de totstandkoming van verantwoordingen; * beoordeelt de uitgaven op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid; * signaleert en rapporteert/analyseert afwijkingen t.o.v. budget; * adviseert gevraagd en ongevraagd het management over de inrichting en uitvoering van de financieel-administratieve organisatie van de onderdelen van de scholengroep; * rapporteert aan en adviseert de schooldirecties en het College van Bestuur over verbetering van de inrichting van de administratieve organisatie en uitvoering; * is zowel intern als extern - samen met het College van Bestuur - het financiële aanspreekpunt van de organisatie; * onderhoudt contacten met derden (accountants, banken, belastingdienst, brancheorganisaties). 4. Financieel beheer * is verantwoordelijk voor het dagelijkse cashmanagement en liquiditeitsbeheer; * adviseert over en geeft uitvoering aan het treasury management van de scholengroep; * adviseert over te nemen maatregelen tot kostenbeheersing; FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
Blz. 3
Hoofd afdeling Financiën en Beheer
FUWA-VO Sessie * bewaakt de juiste toepassing van de CVOG richtlijnen en wettelijke richtlijnen het eigen vakgebied betreffend en signaleert tijdig nodige correcties; * draagt, in samenwerking met hoofd Kwaliteit & Bedrijfsvoering, zorg voor het initiëren en implementeren van verbeteringen in de bedrijfsvoering; * is verantwoordelijk voor de projectadministratie; * is verantwoordelijk voor het bijhouden van het contractenregister; * is verantwoordelijk voor financiële rapportages aan het College van Bestuur; * draagt bij aan het realiseren van integrale kwartaalrapportages aan het College van Bestuur. 5. Overig facilitair beheer (wijzigt wellicht op termijn) * is verantwoordelijk voor het ICT-beheer van de scholengroep en ziet toe op de uitvoering; * is verantwoordelijk voor het beheer van de accommodaties en ziet toe op de uitvoering. 6. Leidinggeven * geeft leiding aan de medewerkers van de afdeling; * is belast met de inrichting van de eigen administratieve organisatie en interne controle.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Beslissingen: - het hoofd Financiën & Beheer neemt beslissingen over/bij beleidsadvisering en de inhoud van de ontwerpbegroting, meerjarenramingen en werkplannen, over het ontwikkelen en bijstellen van de begrotingscyclus en bij de beoordeling van de rechtmatigheid van bestedingen, de advisering inzake de inrichting van de administratieve organisatie, voorstellen ten aanzien van financieringen, investeringen,subsidieregels, fiscale aspecten en overig beheer van ICT en vastgoed en bij het leidinggeven; Kader: - het hoofd Financiën & Beheer werkt binnen de beleidslijnen van de scholengemeenschap, comptabiliteitsvoorschriften,, financiële wet- en regelgeving van belang voor de opstelling van de begroting en de wijze van toezicht; en de resultaatafspraken zoals vastgelegd in de resultaatsovereenkomst. Verantwoording: - het hoofd Financiën & Beheer legt verantwoording af aan het College van Bestuur over de bruikbaarheid van adviezen en voorstellen m.b.t. financiën, beheer, ICT en algemene beleidsondersteuning alsmede over de uitvoering van de controlfunctie en financieel beheer.
Kennis en vaardigheden - brede kennis van financieel-economisch beleid alsmede van de betreffende wet- en regelgeving; het begrotingsproces binnen de scholengemeenschap; - inzicht in de organisatie, de bestuurlijke context, het besturingsmodel e.d.; - inzicht in taak, organisatie en werkwijze van de onderwijsinstelling en de financieeleconomische en bestuurlijke context en consequenties daarvan, alsmede de vaardigheid om het begrotingsproces binnen de organisatie daarop af te stemmen; - vaardig in het opstellen en uitleggen van beleidsadviezen. - leidinggevende vaardigheden; - communicatieve, onderhandelings- en overlegvaardigheden; - vaardigheid in het opstellen van begrotingen, het maken van financiële analyses, in controletechnieken, financiële advisering en financieel beheer.
Contacten - met het College van Bestuur en de directeuren/rectoren over begrotingsvoorstellen en begrotingsuitvoering om te komen tot samenvoeging van conceptdeelbegrotingen in de FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
Blz. 4
Hoofd afdeling Financiën en Beheer
FUWA-VO Sessie ontwerpbegroting en over de uitvoering en evaluatie om overleg te voeren en indien noodzakelijk te komen tot bijstelling van de begrotingscyclus;om tot afstemming te komen over bijbehorende werkwijzen, procedures; - met externen (zoals Cfi, belastingdienst) over financieel-economisch en/of fiscale aangelegenheden om te overleggen en tot afspraken te komen over te verstrekken informatie, toepassing van regels e.d; - met de externe accountant over de controle aanpak, toepassing en interpretatie van fiscale regelgeving, subsidievoorwaarden, waarderingsregels, uitvoering en bevindingen om te overleggen en tot afspraken/afstemming te komen over te verstrekken informatie, toepassing van regels e.d.
FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
COMPETENTIEPROFIEL BIJ CVO GROEP CVO - COMPETENTIES Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is • Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken • Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen • Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren • Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan • Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken • Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon • Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/CVO Groep) • Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar • Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan • Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden • Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling • Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/CVO Groep) • Trekt lering uit eigen ervaringen • Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken • Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie • Kent de kwaliteitscriteria • Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren • Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) • Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar • Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen • Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen • Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling 2. SPECIFIEK Communicatief vermogen Het vermogen om schriftelijk en mondeling te communiceren en ideeën, meningen en argumenten te presenteren zodat anderen (docenten, leerlingen, collega’s en schoolleiding) het begrijpen • Vraagt door op onduidelijke uitspraken • Reageert op non verbale signalen • Formuleert in goedlopende, correcte zinnen • Formuleert ideeën en meningen in begrijpelijke taal • Maakt bondige teksten • Stelt heldere en gestructureerde overzichten op • Houdt zich aan gangbare structuren en normen van teksten en publicaties • Past grammaticale regels en spelling op de juiste wijze toe Klantgerichtheid
Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) • Biedt ongevraagd extra service of informatie • Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega Probleemanalyse Onderzoekt waaruit een probleem bestaat, is in staat oorzaken en achtergronden te achterhalen en de voorwaarden voor een mogelijke oplossing te benoemen • Benoemt de mogelijke gevolgen van een probleem • Brengt ordening aan in complexe informatie • Geeft causale verbanden aan • Legt verbanden en structureert Nauwkeurigheid Pakt werk zodanig aan dat het met zorg en aandacht wordt uitgevoerd • Werkt ordelijk en overzichtelijk • Werkt stipt, nauwgezet en accuraat • Is in staat geconcentreerd en zorgvuldig te werken • Controleert (tussentijds) de uitvoering van het werk • Corrigeert werk van zichzelf of anderen • Neemt een moment de tijd om te controleren of alle relevante aspecten aan bod zijn geweest voordat het werk afgeleverd wordt Flexibiliteit Is in staat indien zich urgente kansen of problemen voordoen, de eigen gedragstijl of aanpak te veranderen om het gestelde doel te bereiken • Gaat gemakkelijk om met snel wisselende onderwerpen en gebeurtenissen • Speelt snel in op onverwachte en urgente zaken • Laat moeiteloos het ene onderwerp los om vervolgens het andere onderwerp op te pakken • Speelt soepel in op veranderingen • Is bereid een ander te vervangen • Kent de eigen grenzen en geeft die helder aan Plannen en organiseren Is in staat doelen en prioriteiten te bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aan te geven om bepaalde doelen te bereiken • Komt met een plan van aanpak om gesteld doel te bereiken • Creëert randvoorwaarden die nodig zijn om doelstellingen te realiseren • Vertaalt een algemene lange termijnplanning naar een planning voor het eigen werk • Ordent activiteiten op volgorde van belang • Stuurt op een balans tussen kwaliteit en kwantiteit • Signaleert knelpunten in de planning en lost die op Delegeren Is in staat eigen bevoegdheden en handelingsruimte toe te delen aan anderen • Draagt bevoegdheden over • Geeft medewerkers de ruimte om zelfstandig te handelen en keuze te maken • Geeft bij opdrachten de speelruimte (grenzen) aan van de ander • Stimuleert individuen tot samenwerking • Geeft feedback op functioneren en bereikte resultaten • Spreekt vertrouwen uit in de mogelijkheden van de ander
