Blz. 1
Medewerker financiele administratie CB
FUWA-VO Sessie Functie-informatie Functienaam Organisatie Onderdeel Salarisschaal Werkterrein Activiteiten Datum FUWASYS-versie
Medewerker financiele administratie CB Centraal Bureau Financiën & Beheer 5 Bedrijfsvoering -> Financieel Economische zaken Bewerken van gegevens Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden 16-06-2011 2010.1.62
Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden verricht binnen het centraal Bureau van de Stichting voor Christelijk Voortgezet Onderwijs voor Zuidoost-Utrecht, afgekort tot CVO Groep. De CVO Groep beheert vijf scholen in Zeist, Doorn en Wijk bij Duurstede. Het doel van de stichting is het oprichten en in stand houden van scholen voor algemeen christelijk voortgezet onderwijs in de regio ZuidoostUtrecht. Met de term 'algemeen christelijk' wil de stichting recht doen aan de diverse stromingen binnen het Christendom. De CVO Groep is een scholengroep voor praktijkonderwijs, lwoo, vmbo, havo, atheneum, gymnasium en tweetalig vwo. Op de scholen is een (onderdeel van) een schooladministratie aanwezig. Binnen het Centraal Bureau is een administratie aanwezig die centraal voor alle scholen de personeels- en salarisadministratie en de financiële administratie verzorgt. De medewerker financiële administratie verricht boekhoudkundige en financieel administratieve werkzaamheden en - indien noodzakelijk - overige administratieve werkzaamheden die van belang zijn voor een goede bedrijfsvoering. De werkzaamheden worden verricht onder verantwoordelijkheid van een hoofd.
Werkzaamheden 1. Boekhoudkundige en financieel-administratieve werkzaamheden. * controleert en verspreidt ingekomen facturen en declaraties en codeert deze; * signaleert wanneer sprake is van afwijkende facturen/declaraties en overlegt hierover met leidinggevende; * zorgt voor de verwerking van facturen en declaraties en een tijdige betaling; * zorgt voor de vaste activa administratie; * legt journaalposten vast in de boekhouding; * houdt kas-, bank- en giroafrekeningen bij en verwerkt de gegevens in de boekhouding; * voert een debiteuren- en crediteurenadministratie, inclusief contact met debiteuren/crediteuren; * signaleert wanneer sprake is van overschrijding van budgetten; * draagt zorg voor archivering van boekhoudkundige bescheiden; * zorgt voor de inning van ouderbijdragen en overige inkomsten, verzendt nota's hiertoe en rappelleert zonodig; * stelt diverse soorten rapportages op; FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
Blz. 2
Medewerker financiele administratie CB
FUWA-VO Sessie * verleent medewerking aan onderzoeken door de externe accountants; * verricht algemeen ondersteunende administratieve werkzaamheden, gericht op de bedrijfsvoering.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden -Beslist bij/over: het controleren van ingekomen facturen, het coderen en verwerken in de boekhouding en het zorgdragen voor een tijdige betaling. -Kader: de voor de boekhouding/financiële administratie geldende regels en voorschriften. -Verantwoording: aan het hoofd van de afdeling Financiën over de juiste, volledige en tijdige boekhoudkundige en financieel-administratieve werkzaamheden en de tijdige bijdrage aan diverse ondersteunende activiteiten.
Kennis en vaardigheden - kennis van algemeen boekhoudkundige richtlijnen; - administratief-technische kennis van het boekhoudsysteem en financieel-administratieve procedures en vaardigheid in het hanteren ervan; - praktisch gerichte kennis van de relevante delen van de financiële en fiscale wet- en regelgeving; - inzicht in de werking van systemen; - vaardigheid in de bediening van software en specifiek boekhoudkundige software; - vaardigheid in het opstellen van overzichten met betrekking tot inkomsten en uitgaven.
Contacten - met debiteuren en crediteuren over betalingen en facturen om informatie uit te wisselen over de stand van zaken; - met medewerkers op schooladministraties om informatie uit te wisselen over de stand van zaken, regelgeving; - met budgethouders (op scholen) om informatie uit te wisselen over betalingen, facturen en uitputting van budgetten en eventueel aanvullende informatie te vragen.
FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
COMPETENTIEPROFIEL BIJ CVO GROEP CVO - COMPETENTIES Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is • Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken • Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen • Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren • Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan • Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken • Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon • Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/CVO Groep) • Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar • Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan • Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden • Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling • Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/CVO Groep) • Trekt lering uit eigen ervaringen • Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken • Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie • Kent de kwaliteitscriteria • Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren • Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Specifiek Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) • Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar • Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen • Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen • Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling Samenwerken: draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer geen direct eigen belang aanwezig is • Speelt informatie door die voor andere van belang zijn • Wisselt ongevraagd kennis en ervaring uit • Lost, als dat nodig of wenselijk is, problemen van anderen op • Heeft aandacht voor collega’s en de eigen omgeving • Is betrokken bij collega’s en schoolactiviteiten Klantgerichtheid: hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) • Is behulpzaam • Biedt ongevraagd extra service of informatie • Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega Nauwkeurigheid: pakt werk zodanig aan dat het met zorg en aandacht wordt uitgevoerd • Werkt ordelijk en overzichtelijk
• • • • •
Werkt stipt, nauwgezet en accuraat Is in staat geconcentreerd en zorgvuldig te werken Controleert (tussentijds) de uitvoering van het werk Corrigeert werk van zichzelf of anderen Neemt een moment de tijd om te controleren of alle relevante aspecten aan bod zijn geweest voordat het werk afgeleverd wordt
Flexibiliteit: is in staat indien zich urgente kansen of problemen voordoen, de eigen gedragstijl of aanpak te veranderen om het gestelde doel te bereiken • Gaat gemakkelijk om met snel wisselende onderwerpen en gebeurtenissen • Speelt snel in op onverwachte en urgente zaken • Laat moeiteloos het ene onderwerp los om vervolgens het andere onderwerp op te pakken • Speelt soepel in op veranderingen • Is bereid een ander te vervangen • Kent de eigen grenzen en geeft die helder aan Plannen en organiseren: is in staat doelen en prioriteiten te bepalen in het werk • Ordent activiteiten op volgorde van belang • Stuurt op een balans tussen kwaliteit en kwantiteit • Signaleert knelpunten in de planning en lost die op • Is geduldig
