Profiel Medewerker Administratie:
Doel van de functie De Medewerker Administratie is verantwoordelijk voor de administratie op het gebied van facturatie, betalingen, salaris, pensioen en personeel. De Medewerker Administratie draagt zorg voor de beoordeling, verwerking en betaalbaarstelling van facturen. Daarbij ziet hij/zij toe op het betalingsverkeer, signaleert betalingsachterstanden en neemt zo nodig doelgericht actie om de inning van betalingen te waarborgen. De Medewerker Administratie is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens voor de facturatie van lesgelden. De Medewerker Administratie fungeert als aanspreekpunt voor vragen en informatie op het gebied van facturen, betalingen, salaris aangelegenheden. De Medewerker Administratie draagt zorg voor een tijdige en zorgvuldige salaris-, pensioen- en personeelsadministratie, daaronder valt ook het opstellen van contracten, de correspondentie naar medewerkers e.d.. Daarnaast is de Medewerker Administratie verantwoordelijk voor een correcte administratieve verwerking van medewerkers die instromen en een correcte administratieve afhandeling van medewerkers die uitstromen. Inzake dossier administratie draagt de Medewerker Administratie zorg voor het aanmaken, bewaken en bijhouden van (digitale) personeelsdossiers op een dusdanige manier dat de dossiers voldoen aan de wettelijke en fiscale eisen en voldoen aan de voorschriften van het CPB. De Medewerker Administratie signaleert knelpunten in de salaris- en pensioenadministratie en formuleert verbetervoorstellen. Organisatorische positie De Medewerker Administratie valt onder de Directeur. De Medewerker Administratie legt verantwoordelijkheid af aan de Directeur. Resultaatgebieden Facturatie en betalingen -Het verwerken van binnengekomen facturen volgens de hiervoor geldende richtlijnen; -Het inschatten van de juistheid van facturen zodat er bepaald kan worden of dat er extra informatie ingewonnen moet worden. Het betaalbaar stellen van betaalopdrachten;
-Het verwerken van binnengekomen betalingen en het afboeken van het openstaand saldo; -Het signaleren van achterstallige betalingen van debiteuren en het bepalen van de meest geschikte methode om liquiditeiten te verhalen of terug te vorderen; -Het doorspelen van achterstallige betalingen aan het incassobureau en het onderhouden van contact met hen over de voortgang van de inning van deze betalingen;
-Het contact opnemen met betreffende afdeling over te ondernemen stappen, bij niet inbare achterstallige betalingen; -Het verwerken van gegevens en mutaties, zodanig dat actuele informatie beschikbaar is voor de facturering van lesgelden.
Autorisatie opdrachten betalingsverkeer -Het beoordelen van opdrachten op juistheid en volledigheid binnen de grenzen van bevoegdheid en daarvoor geldende regels en richtlijnen. Aanspreekpunt en informatieverstrekking -Fungeren als goed zichtbaar en gemakkelijk toegankelijk aanspreekpunt voor debiteuren, crediteuren, klanten en collega’s; -Het beantwoorden van binnengekomen vragen op het gebied van facturen en betalingen, salarisaangelegenheden en personele regelingen; -Het verzamelen en omzetten van gegevens naar (financieel)administratieve overzichten waarbij wordt voldaan aan de wensen en de eisen van de gebruiker van de overzichten.
Personeelsadministratie -Het zorgdragen voor een correcte personeelsadministratie; -Het op een ordelijke en accurate wijze uitvoeren van algemene administratieve werkzaamheden die ondersteunend zijn aan het primaire proces of een bepaalde dienst / afdeling; -Draagt verantwoordelijkheid voor de organisatie, verwerking, bewerking, registratie, archivering van administratieve gegevens; -Het opstellen van contracten, correspondentie naar medewerkers e.d.. -Het verzamelen van informatie en beoordelen hoe deze snel en nauwkeurig kunnen worden verwerkt naar administratieve producten. Salarisadministratie -Het zorgdragen voor een tijdige, zorgvuldige en correcte salarisadministratie; -Het doorvoeren van mutaties t.b.v. de salarisverwerking; -Het zorgdragen voor een correcte aanmelding van nieuwe medewerker alsmede een correcte afrekening van medewerkers die uitstromen; -Het controleren en indienen van loonaangiften;
-Het zorgdragen voor een correcte archivering van salarisbetalingen en mutaties; -Het zorgdragen voor een correcte, optimale inrichting van het salarispakket; -Het aanleveren van eventuele betalingen die volgen uit de salarisadministratie; -Het signaleren van knelpunten a.d.h.v. steekproefsgewijze controle van ingediende declaraties; -Het controleren van aanpassingen en coderingen in de maandelijkse en jaarlijkse salarisgegevens van medewerkers; -Het signaleren van ontwikkelingen op het gebied sociale wet en regelgeving, doen van verbetervoorstellen op basis hiervan. Pensioenadministratie
Het zorgdragen voor een tijdige, zorgvuldige en correcte pensioenadministratie. Betreft het doorvoeren van mutaties t.b.v. de pensioenopbouw van medewerker; Het controleren van pensioengegevens van medewerkers en afrekennota’s van het pensioenfonds.
Dossier administratie
Zorgdragen voor het aanmaken, bewaken en bijhouden van (digitale) personeelsdossiers; Het verzamelen en ordenen van (salaris)gegevens in dossiers; Het toetsen van de dossiers op actualiteit en volledigheid, zodat actuele (salaris)gegevens beschikbaar zijn; Zorgdragen voor een correcte dossierbouw die voldoet aan de wettelijke en fiscale eisen en voldoet aan de voorschriften van het CPB; Zorgdragen voor de archivering van gespreksverslagen.
Verbetervoorstellen
Het signaleren van knelpunten in de facturatie-, betaling-, salaris- en pensioenadministratie. Het formuleren voorstellen voor de verbetering van de administratie en administratieve procedures.
Functievereisten
Een passende opleiding op MBO-niveau aangevuld met praktijkdiploma’s gericht op boekhouden en salarisadministratie; Kennis van personeelsadministratie en personeelssystemen; Kennis van (financieel) administratieve systemen en de regelgeving omtrent betalingsverkeer; Actuele kennis van sociale wet en regelgeving; Goede sociale en communicatieve vaardigheden; Integriteit;
Zelfstandige instelling en verantwoordelijkheidsgevoel; Klant- en resultaatgerichte instelling.
Competenties Klantgerichtheid: Een hoge prioriteit geven aan tevredenheid van klanten of interne medewerkers en aan het verlenen van service of hulp, en daarnaar handelen. -Reageert snel en adequaat op vragen, verzoeken en klachten van klanten ( of collega’s); -Bedenkt vanuit de belangen en situaties van anderen mogelijkheden om hen van dienst te kunnen zijn; -Investeert in een lange-termijnrelatie met anderen ( klanten/collega’s). Initiatief / zelfstandigheid:
Alert zijn op kansen, nieuwe situaties of problemen, en er in een vroeg stadium naar handelen. Problemen of belemmeringen signaleren, en zo snel mogelijk oplossen. -Ziet het werk dat gedaan moet worden en handelt daarnaar, stelt hierbij de juiste prioriteiten; -Wacht bij problemen niet af, stelt zich niet afhankelijk op, maar gaat erop af, verzamelt informatie en onderneemt actie om het probleem op te lossen; -Draagt uit eigen beweging nieuwe of andere werkwijzen, voorstellen, oplossingen of onderwerpen aan, neemt hierin het initiatief. Resultaat- doelgerichtheid: Zich blijven richten op het afgesproken resultaat of het gestelde doel, ook bij problemen, tegenslag, tegenwerking of afleidingen. -Geeft prioriteit aan het behalen van resultaten;
-Zoekt effectieve oplossingen en stimuleert speciale acties als het resultaat in gevaar komt en spant zich in om afgesproken resultaten hoe dan ook te realiseren; -Richt processen in de organisatie zo in dat het behalen van resultaten voorop staat en snel zichtbaar is. Voortgangsbewaking:
Anticiperen op en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en plannen. -Creëert voor zichzelf en anderen inzicht in de voortgang van zaken; -Stelt termijnen vast waarbinnen resultaten zichtbaar moeten zijn; -Plant evaluatie- of meetmomenten, termijnen of follow-ups waarom de voortgang geëvalueerd wordt; -Controleert de follow-ups van overgedragen werkzaamheden/ingediende verzoeken. Integriteit: Handhaven van algemene, professionele, sociale en ethische normen en waarden, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken. -Gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke of gevoelige informatie; -Voorkomt belangenverstrengelingen, of heft deze tijdig op; -Blijft consistent vasthouden aan zijn waarden en gedragsnormen, ook onder druk. Zorgvuldigheid: Gerichtheid op detailinformatie en hiermee accuraat en effectief omgaan. -Is nauwkeurig in detailwerk, maakt weinig fouten. Kan langdurig details bewerken zonder dat fouten sterk toenemen; -Checkt afspraken, procedures en spelregels, verwoordt afspraken zorgvuldig (zowel mondeling als schriftelijk); - Controleert belangrijkere informatie altijd op detailniveau, checkt en benoemt details, data en cijfers. Plannen en organiseren: -Brengt voordat hij aan een taak begint de te verrichten werkzaamheden en activiteiten in kaart die tot het gewenste doel leiden; -Verdeelt bij projecten of omvangrijke taken de activiteiten met een zo efficiënt mogelijk gebruik van mensen, middelen en tijd; -Maakt bij het plannen en organiseren van activiteiten duidelijke afspraken (wie, wat, wanneer).
Administratief medewerker A A. Beschrijving van de functie A.1 Plaats in de organisatie Functiebenaming: administratief medewerker A Rapporteert aan: afdelingshoofd Geeft leiding aan: n.v.t. A.2 Taken 1. Het verrichten van financieel-administratieve werkzaamheden 2. Het verzorgen van de cursusadministratie 3. Het verrichten van algemene secretariële werkzaamheden A.3 Aanvullende gegevens De functie bestaat uit één of meerdere van bovengenoemde taken. A.4 Functie-eisen Mbo-niveau B. Beschrijving van de taken B.1 Het verrichten van financieel-administratieve werkzaamheden Voert de debiteuren- en crediteurenadministratie. Controleert facturen, verwerkt gegevens in de boekhouding en zorgt voor betaling. Beheert de financiële pakketten. Ondersteunt bij het opstellen van financiële rapportages. Controleert de uitvoering van de salarisadministratie en zorgt voor afdrachten, reiskosten, etc. Houdt personele mutaties bij. Verstrekt informatie aan medewerkers over arbeidsvoorwaarden. B.2 Het verzorgen van de cursusadministratie Verstrekt informatie over cursussen en behandelt aanmeldingen. Stelt nota’s op en zorgt voor de inning.
Verwerkt mutaties in de cursusadministratie. Ondersteunt leidinggevenden bij de opstelling van roosters. Verricht administratief-organisatorische werkzaamheden in verband met audities, examens, excursies, tentoonstellingen, etc. B.3 Het verrichten van algemene secretariële werkzaamheden Voert het secretariaat voor directeur en leidinggevenden. Beheert agenda’s en maakt afspraken. Bereidt vergaderingen voor, maakt notulen en verslagen. Bewaakt de afhandeling van genomen besluiten. Zorgt voor de postbehandeling. Beheert het archief. Schaal 6
