Financieel administratief medewerker Beroepscompetentieprofiel

Financieel administratief medewerker Beroepscompetentieprofiel

Inhoudsopgave

Inleiding ................................................................................................................................................. 3 Colofon .................................................................................................................................................. 4 Brondocumenten .................................................................................................................................. 5 1

Algemene informatie over het beroep ......................................................................................... 6 1.1 Mogelijke functiebenamingen .................................................................................................... 6 1.2 Beschrijving van het beroep ...................................................................................................... 6 1.3 Loopbaanperspectief ................................................................................................................. 8 1.4 Trends en innovaties ................................................................................................................. 9

2

Overzicht van kerntaken en werkprocessen in het beroep .................................................... 11

3

Beschrijving van de kerntaken .................................................................................................. 12 3.1 Kerntaak 1 Houdt de dagboeken bij ........................................................................................ 12 3.2 Kerntaak 2 Verricht activiteiten voor het debiteuren- en crediteurenbeheer ........................... 15 3.3 Kerntaak 3 Houdt kwantiteitenregistraties bij .......................................................................... 18

Er bestaat in het Nederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen.

BCP Financieel administratief medewerker

2

Inleiding Wat is een beroepscompetentieprofiel? Een beroepscompetentieprofiel (bcp) beschrijft de werkzaamheden en competenties die nodig zijn om een bepaald beroep uit te oefenen. Hierbij wordt uitgegaan van een vakvolwassen werknemer die al drie tot vijf jaar in het beroep werkzaam is. Drie begrippen staan centraal in het beroepscompetentieprofiel: kerntaken, opgesplitst in een aantal werkprocessen en de competenties die noodzakelijk zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden. De inhoud van een beroepscompetentieprofiel moet herkenbaar zijn voor het bedrijfsleven. Daarom worden deze profielen opgesteld in opdracht van of in samenwerking met het georganiseerde bedrijfsleven. Om het document een formele status te geven, is vaststelling door het georganiseerde bedrijfsleven noodzakelijk. Wat is de functie van een beroepscompetentieprofiel? Een beroepscompetentieprofiel kan verschillende functies vervullen. Binnen een branche kan het een hulpmiddel zijn bij functiewaardering, het kan ook gebruikt worden voor verdere professionalisering van werknemers, voor de ontwikkeling van competentie-instrumenten en als voorlichtingsmateriaal. Daarnaast kan een beroepscompetentieprofiel dienen als input voor opleidingen in het middelbaar beroepsonderwijs. Het bedrijfsleven is immers „afnemer‟ van mbogediplomeerden, en is daarom in hoge mate richtinggevend voor de eisen die gesteld moeten worden aan deze gediplomeerden. De eisen hebben zowel betrekking op de aard en inhoud van de werkzaamheden als op de mate van bekwaamheid waarmee iemand handelt: zijn competenties. In het schema is deze laatste functie van het beroepscompetentieprofiel weergegeven: Bedrijfsleven

Beroepscompetentieprofielen

Kenniscentra in samenwerking met onderwijs en bedrijfsleven

>

Opleidingseisen in kwalificatiedossier

Onderwijs

>

Concrete opleidingen en examens

Conform deze ketengedachte is het bedrijfsleven verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van beroepscompetentieprofielen. Kenniscentra ontwikkelen en onderhouden op basis van deze beroepscompetentieprofielen de opleidingseisen in de vorm van kwalificatiedossiers. Dit gebeurt in samenwerking met vertegenwoordigers van sociale partners en onderwijs. Het onderwijs ontwikkelt op basis van de kwalificatiedossiers concrete opleidingen en examens.


3

Colofon

Ontwikkeld door

In opdracht van Verantwoording

ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers vanuit de branche (bedrijfsleven) en het middelbaar beroepsonderwijs Sectorraad Financiële beroepen Vastgesteld door: Sectorraad Financiële beroepen Op: 29 juni 2010 Te: Amersfoort

Geraadpleegde praktijkdeskundigen en organisaties Naam Dhr. B. Dullemond

Werkzaam bij / organisatie St. Maartenskliniek Nijmegen

Dhr. P. Belt Dhr. M. Kok

TNO/namens Financials for Financials Moorland Investments

Dhr. R. Ruigrok

Balast Nedam

Dhr. T. Schippers

Balast Nedam

Dhr. H. Braas

Double Paid/namens Financials for Financials Accenda BV/namens Financials for Financials

Dhr. M. Seiffers

Sectorraad Financiële beroepen Voor de Financiële beroepen wordt het ECABO bestuur ondersteund door een sectorraad. Deze commissie met afgevaardigden uit het bedrijfsleven en het onderwijs, behartigt de opleidingsbelangen voor de beroepsgroep. De beroepseisen zijn vastgesteld door:

Namens de werkgevers / beroepsorganisaties Naam

Werkzaam bij

Dhr. A.A. de Bie

TNT Post

Dhr. A. Blom

B+P Belastingadviseurs

Namens

Mevr. W. de Witte

Administratie en adviesbureau De Witte

Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB)

Dhr. H.J.M. Menting

Rabobank Nederland

Financials for Financials

Dhr. P.G.E.M. Smeets

Bridge Consulting Group


4

Namens de werknemers Naam

Werkzaam bij

Namens Nederlandse Orde van AccountantsAdministratieconsulenten (NOvAA)

Dhr. J.A. Buijs

Raet

Vereniging Nederlandse Salarisadministrateurs (VNSa)

Naam

Werkzaam bij

Namens

Mevr. M. van Haselen

Hogeschool INHOLLAND

HBO

Dhr. J.P. van Ommen

ROC Aventus

MBO Raad

Dhr. C. Sietsema

ROC Horizon College

MBO Raad

Dhr. T. van Vastenhoven

NOVA College

MBO Raad

Dhr. E. de Koster Namens het onderwijs

Brondocumenten Gespreksverslag panel praktijkdeskundigen 2 juni 2010 Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs 2009-2010 Kerngegevens arbeidsmarkt en onderwijs kwalificatierichting Financiële beroepen maart 2010 Diverse actuele functieomschrijvingen 2010 Diverse actuele vacatures 2010 Diverse artikelen vaktijdschriften


5

1

Algemene informatie over het beroep

1.1 Mogelijke functiebenamingen financieel administratief medewerker boekhoudkundig medewerker medewerker debiteurenadministratie medewerker crediteurenadministratie administratief medewerker medewerker boekhouding bedrijfsadministratief medewerker financieel medewerker

1.2 Beschrijving van het beroep Werkomgeving

Typerende beroepshouding

Rol en verantwoordelijkheden

Complexiteit

De financieel administratief medewerker is werkzaam op de administratie van een bedrijf. De werkzaamheden zijn intern gericht. Hoewel ook de financieel administratief medewerker steeds meer externe contacten heeft, is er doorgaans sprake van een back office functie. De financieel administratief medewerker werkt zelfstandig. Zijn taken zijn van een beperkte complexiteit. Ze zijn veelal gericht op het bijwerken van dagboeken en subadministraties en de daarmee verbonden taken. De financieel administratief medewerker werkt nauwkeurig, gedisciplineerd en behoudt zijn concentratie, ook als de werkomstandigheden minder gunstig zijn. Hij beschikt over cijfermatig inzicht en begrijpt waarom hij bepaalde handelingen verricht. Hij heeft interesse in het vakgebied en wil zich daarin blijven ontwikkelen. De financieel administratief medewerker controleert altijd aangeboden gegevens, op juistheid, plausibiliteit en op autorisatie. Hij controleert zijn eigen werk systematisch. De financieel administratief medewerker is in staat altijd zorgvuldig om te gaan met gegevens. Hij werkt met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en kan op de hoogte zijn van privé-gegevens. Van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. Hij is goed in staat situaties te beoordelen waarbij het gaat om een afweging tussen klanttevredenheid en correcte toepassing van de regelgeving. Van de financieel administratief medewerker wordt verwacht dat hij altijd integer is en situaties goed beoordeelt. De financieel administratief medewerker verricht zijn werkzaamheden vanuit een uitvoerende rol. Hij past standaardprocedures toe en werkt zelfstandig, maar legt wel tussentijds verantwoording af over de door hem uitgevoerde werkzaamheden aan zijn leidinggevende. Hij is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen werkzaamheden en voor het tijdig opleveren ervan. Afhankelijk van de functie zijn er meer of minder contacten met collega‟s. Contacten met externen zijn beperkt. De werkzaamheden van de financieel administratief medewerker zijn veelal routinematig. Hij wordt niet vaak met onverwachte situaties geconfronteerd. De medewerker moet over voldoende specialistische kennis beschikken van boekhouden, belastingen, andere relevante regelgeving en


6

Wettelijke beroepsvereisten

procedures. Hij moet bij zijn werkzaamheden namelijk de regels en voorschriften kunnen toepassen. In onverwachte situaties wordt er van hem verwacht, dat hij standaardwerkwijzen blijft toepassen en anders een senior of leidinggevende raadpleegt hoe hij moet omgaan met de onverwachte situatie. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de financieel administratief medewerker. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. Nee

Branche vereisten

Nee

Nederlands en (moderne) vreemde talen

Het beheersingsniveau van het Nederlands is van essentieel belang voor de communicatieve vaardigheden van de financieel administratief medewerker, zoals telefoneren en emailberichten opstellen. Daarnaast moet hij beschikken over een goede leesvaardigheid voor het controleren van boekingsstukken en bijlagen, het lezen van procedures, handboeken en wettelijke bepalingen. De financieel administratief medewerker dient te beschikken over een voldoende beheersingsniveau van de Engelse taal. Softwarepakketten zijn vaak in het Engels en het aantal bedrijven met Engels als “corporate language” neemt toe. Een goed beheersingsniveau van de rekenvaardigheid is onder andere noodzakelijk om facturen op btw, vreemde valuta en berekende kortingen te kunnen controleren.

Rekenen/ wiskunde


7

1.3 Loopbaanperspectief Voortgezette studie is gebruikelijk, zowel bij bekostigde als particuliere opleidingen. Een aanzienlijk deel van de deelnemers aan de mbo-opleiding Financieel administratief medewerker stroomt direct door naar de mbo-opleidingen Bedrijfsadministrateur of Assistentaccountant. De financieel administratief medewerker kan doorgroeien naar hogere administratieve functies met meer verantwoordelijkheden, binnen en buiten de eigen organisatie. De financieel administratief medewerker kan ook zijn werkkring vinden in nietfinanciële functies, bijvoorbeeld in de verkoopadministratie, in de logistiek of in de incasso.


8

1.4 Trends en innovaties Hieronder worden relevante ontwikkelingen voor het beroep beschreven. Trends en innovaties geven aan in hoeverre het beroep nog kan veranderen onder invloed van vernieuwingen. Het gaat hierbij om ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, ontwikkelingen in wetgeving en overheidsregulering en ontwikkelingen in de beroepsuitoefening zelf (bijv. technologische veranderingen of marktontwikkelingen in de sector). Arbeidsmarkt

Wetgeving en regelgeving


Voor informatie over de arbeidsmarkt wordt verwezen naar de jaarlijkse ECABO publicatie "Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs". Dit arbeidsmarktonderzoek wordt uitgevoerd door ECABO en is terug te vinden op www.ecabo.nl. Het arbeidsmarktperspectief voor de financieel administratief medewerker is voldoende tot goed. Er zijn ruim voldoende arbeidsplaatsen voor nieuwkomers op de arbeidsmarkt. Door de voortdurende wijzigingen in de administratieve eisen en de fiscale wetgeving veranderen procedures in de boekhouding. Daarnaast verandert de regelgeving rondom de jaarverslaggeving, onder andere door de invoering van IFRSstandaarden in de EU (en in Nederland) voor grote en middelgrote ondernemingen. Deze veranderingen brengen onzekerheid voor zowel hoger als lager opgeleide beroepsbeoefenaren met zich mee. Zo moet de veranderde wet- en regelgeving tijdig en volledig in de eigen organisatie worden ingevoerd en heeft dat gevolgen voor de dagelijkse werkzaamheden. Indien het bedrijf of de instelling waar de financieel administratief medewerker werkt, niet juist omgaat met deze voorschriften, kan de belastingdienst zware sancties opleggen. De continue wijzigingen van wetten en regelingen zijn een belangrijke reden voor en het grote aanbod aan vakliteratuur, seminars en cursussen voor beroepsbeoefenaren.

9

Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening

Efficiencyverhoging en uitbesteding Doordat systemen steeds meer met elkaar worden verbonden en informatie vaker digitaal wordt aangeleverd en ingelezen zijn er minder eenvoudige boekhoudkundige activiteiten. Bedrijven maken steeds vaker gebruik van application service providers (ASP), de financieel administratieve software wordt door de leverancier inhoudelijk geactualiseerd en technisch onderhouden. De accountant kan dan via internet meekijken over de schouder van de bedrijfsadministrateur, waarna deze direct correcties kan voorstellen en/of doorvoeren. Grote bedrijven en overheidsinstellingen concentreren financiële administraties van afdelingen of businessunits in financial shared service centers. Een aantal multinationals hebben hun financial shared service center verplaatst naar lagelonenlanden of zijn dit aan het voorbereiden. Kleinere bedrijven besteden de financiële administratie steeds vaker gedeeltelijk of geheel uit aan een accountants- of administratiekantoor Toenemende regeldruk Wijzigingen in administratieve richtlijnen, Arbo-wetgeving en fiscale wetgeving leiden tot ingewikkelde procedures in de administratie en dwingen beroepsbeoefenaren tot het bijhouden van vakliteratuur en regelmatige scholing. Het bijhouden van de kennis om te kunnen voldoen aan de gecompliceerde administratieve verplichtingen wordt voor kleinere bedrijven en instellingen steeds kostbaarder. Het is voor deze bedrijven een aantrekkelijk alternatief om dit in te kopen in de vorm van dienstverlening bij accountants en administratiekantoren. De veranderende rol van financieel administratief personeel Door verdergaande automatisering zijn verwerkingsstappen van diverse bedrijfsprocessen niet meer zichtbaar en wordt er steeds meer digitaal gearchiveerd. Dit vraagt om meer inzicht in boekhouden en de bedrijfsprocessen van de financieel administratief medewerker. Controleren, financieel vooruitkijken en meedenken worden steeds belangrijker, naast het gebruikelijke registreren en achteraf verantwoorden. De medewerkers in de financiële administratie krijgen in de nieuwe rol meer contacten met collega‟s binnen en buiten de afdeling en met klanten. Van deze medewerkers wordt verwacht ze duidelijk en prettig communiceren in de contacten en dat zij constateringen goed schriftelijk kunnen verwoorden. Het automatiseren van standaardhandelingen in de administratie en de andere accenten in het beroep leiden tot een verslechtering van het arbeidsmarktperspectief van lager opgeleiden in de financieel administratieve beroepen.


10

2

Overzicht van kerntaken en werkprocessen in het beroep

In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de kerntaken en werkprocessen kenmerkend voor het beroep. Een kerntaak is een kenmerkende taak binnen de beroepsuitoefening. Het betreft een substantieel deel van de beroepsuitoefening naar omvang, tijdsbeslag, frequentie en/of belang. Een werkproces is een afgebakend onderdeel van een kerntaak. Het werkproces kent een begin en een eind, heeft een resultaat en wordt kenmerkend herkend in de beroepspraktijk. De werkprocessen worden in handelingen beschreven opdat duidelijk is wat de beroepsbeoefening inhoudt. Financieel administratief medewerker Kerntaak Werkproces Kerntaak 1 Houdt de dagboeken bij 1.1 Werkt het inkoopboek bij 1.2 Werkt het verkoopboek bij 1.3 Werkt de bankboeken bij 1.4 Werkt het kasboek bij Kerntaak 2 Verricht activiteiten voor het debiteuren- en crediteurenbeheer 2.1 Voert stamgegevens in en wijzigt deze 2.2 Stelt facturen op 2.3 Bewaakt betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de invordering 2.4 Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor fiattering van inkoopfacturen Kerntaak 3 Houdt kwantiteitenregistraties bij 3.1 Houdt een urenadministratie bij 3.2 Houdt administraties van kwantitatieve gegevens bij


11

3

Beschrijving van de kerntaken

In dit hoofdstuk zijn de verschillende kerntaken in dit beroepscompetentieprofiel beschreven. Daarnaast worden in de rechterkolom de werkprocessen benoemd en resultaten die een werkproces moet opleveren 3.1 Kerntaak 1 Houdt de dagboeken bij Kerntaak 1 Houdt de dagboeken bij Beschrijving werkproces: De financieel administratief medewerker codeert boekingsstukken die betrekking hebben op de inkopen, op basis van gecontroleerde en geaccordeerde inkoopfacturen. Hij voert gegevens in in een boekhoudkundig pakket. Hij controleert de boekingen aan de hand van het invoerverslag. Hij brengt eventuele wijzigingen aan.

Werkprocessen bij kerntaak 1 1.1 Werkt het inkoopboek bij Competenties 1.1: Vakdeskundigheid toepassen Analyseren Kwaliteit leveren Instructies en procedures opvolgen

Resultaat: Een correct invoerverslag en correcte boekingen in het inkoopboek. De werkzaamheden aan het inkoopboek zijn volgens de procedures en efficiënt uitgevoerd. De relevante documenten zijn op de juiste wijze gearchiveerd. Vakkennis en vakvaardigheden Elementaire kennis bedrijfsadministratie Elementaire kennis bedrijfseconomie Elementaire kennis van AO en bedrijfsprocessen Inzicht hebben in de betekenis van het inkoopproces in het totale bedrijfsproces, en de positie van de administratie daarin Inzicht in de fiscale gevolgen van boekingen Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten Kennis van btw (percentages, heffing en afdracht) Kennis van wettelijke vereisten voor facturen Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en e-mail 1.2 Werkt het verkoopboek bij Beschrijving werkproces: De financieel administratief medewerker codeert boekingsstukken die betrekking hebben op de verkopen. Hij Competenties 1.2: werkt het verkoopboek bij op basis van de verzonden Vakdeskundigheid toepassen facturen. Hij voert gegevens in in een boekhoudkundig Analyseren pakket. Hij controleert de boekingen aan de hand van het Kwaliteit leveren invoerverslag. Hij brengt eventuele wijzigingen aan. Instructies en procedures opvolgen Resultaat: Een correct invoerverslag en correcte boekingen in het verkoopboek. De werkzaamheden aan het verkoopboek zijn volgens de procedures en efficiënt uitgevoerd. De relevante documenten zijn op de juiste wijze gearchiveerd. Vakkennis en vakvaardigheden Elementaire kennis bedrijfsadministratie Elementaire kennis bedrijfseconomie Elementaire kennis van AO en bedrijfsprocessen Enig inzicht in de betekenis van het verkoopproces in het totale bedrijfsproces, en de positie van de administratie daarin Inzicht in de fiscale gevolgen van boekingen Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten. Kennis van btw (percentages, heffing en afdracht) Kennis van wettelijke vereisten voor facturen. Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en e-mail BCP Financieel administratief medewerker

12

1.3 Werkt de bankboeken bij Beschrijving werkproces: De financieel administratief medewerker ordent de bankafschriften en vergelijkt de bedragen op de afschriften Competenties 1.2: met de onderliggende boekingsstukken. Hij signaleert Formuleren en rapporteren verschillen en rapporteert deze aan de betrokken collega‟s. Vakdeskundigheid toepassen Hij codeert de bankstukken. Hij voert de bij- en Analyseren afschrijvingen in in de bankboeken waarbij de Kwaliteit leveren subadministraties debiteuren en crediteuren worden Instructies en procedures opvolgen bijgewerkt. Hij controleert de boekingen aan de hand van het invoerverslag. Hij brengt eventuele wijzigingen aan. Resultaat: Correct invoerverslag en correct bijgewerkte bankboeken. Correct bijgewerkte inkoop- en verkoopadministratie (na mutaties vanuit de bankboeken). Een betrouwbaar overzicht van opgemerkte verschillen. De werkzaamheden aan het bankboek zijn volgens de procedures en efficiënt uitgevoerd. De relevante documenten zijn op de juiste wijze gearchiveerd. Vakkennis en vakvaardigheden Benodigde kennis bij controle van ontvangsten en betalingen per bank zoals bancair betalingsverkeer, E-bankieren, voor- en nafacturering, interest, vreemde valuta en betalingsvoorwaarden Elementaire kennis bedrijfsadministratie Elementaire kennis bedrijfseconomie Elementaire kennis van AO en bedrijfsprocessen Inzicht in de fiscale gevolgen van boekingen Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten Kennis van btw (percentages, heffing en afdracht) Kennis van wettelijke vereisten voor facturen. Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en e-mail 1.4 Werkt het kasboek bij Beschrijving werkproces: De financieel administratief medewerker ordent en controleert de kasstukken. Hij signaleert verschillen en Competenties 1.4: rapporteert deze aan de betrokken collega‟s. Hij codeert de Formuleren en rapporteren kasstukken. Hij werkt het kasboek handmatig bij of voert de Vakdeskundigheid toepassen boekingsstukken in in het geautomatiseerde kasboek. Hij Analyseren controleert de boekingen aan de hand van het Kwaliteit leveren invoerverslag. Hij brengt eventuele wijzigingen aan. Instructies en procedures opvolgen Resultaat: Betrouwbaar bijgewerkt geautomatiseerd kasboek of bijgewerkte kasstaat en/of kasboek. Betrouwbaar overzicht van opgemerkte verschillen. De werkzaamheden aan het kasboek zijn volgens de procedures en efficiënt uitgevoerd. De relevante documenten zijn op de juiste wijze gearchiveerd. Vakkennis en vakvaardigheden Elementaire kennis bedrijfsadministratie Elementaire kennis bedrijfseconomie Elementaire kennis van AO en bedrijfsprocessen Inzicht in de fiscale gevolgen van boekingen Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten Kennis van btw (percentages, heffing en afdracht) Kennis van kasbeheer, in het bijzonder saldo, kaslimiet, openen, afsluiten, bij en afstorten Kennis van kastransacties betreffende voor- en nafacturering, interest, vreemde valuta en betalingsvoorwaarden Kennis van wet MOT (meldingsplicht bij grote of ongebruikelijke kastransacties) Kennis van wettelijke vereisten voor facturen Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en e-mail


13

Toelichting: Zelfstandigheid versus verantwoording De financieel administratief medewerker moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De financieel administratief medewerker moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De financieel administratief medewerker moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen.


14

3.2 Kerntaak 2 Verricht activiteiten voor het debiteuren- en crediteurenbeheer Kerntaak 2 Verricht activiteiten voor het debiteuren- en Werkprocessen bij kerntaak 2 crediteurenbeheer 2.1 Voert stamgegevens in en Beschrijving werkproces: wijzigt deze De financieel administratief medewerker wijzigt de stamgegevens op basis van mutatiegegevens. Hij controleert de gewijzigde stambestanden met de Competenties 2.1: onderliggende stukken. Hij maakt stamgegevens van Analyseren nieuwe relaties aan, en checkt bij debiteuren zo nodig de Kwaliteit leveren kredietwaardigheid en het betalingsgedrag om, zonodig in Instructies en procedures opvolgen overleg met zijn leidinggevende, de kredietruimte vast te stellen. Als er stamgegevens ontbreken, onderneemt hij actie om deze te completeren. Resultaat: Correcte stamgegevens, waarbij de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van debiteuren zijn onderzocht en de kredietruimte is vastgesteld conform de bedrijfsregels. Vakkennis en vakvaardigheden Elementaire kennis van privacy wetgeving Kennis van de begrippen kredietlimiet, kredietruimte, kredietbeperking, betalingskorting, factoring en bankgarantie Kennis van het inkoop- en het verkoopproces Kennis van kredietwaardigheid en kredietinstellingen zoals BKR, NCM, D&B en EDR. Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, relatiedatabase, tekstverwerker en e-mail 2.2 Stelt facturen op en controleert Beschrijving werkproces: deze De financieel administratief medewerker stelt in voorkomende gevallen een standaard (credit)verkoopfactuur op, op basis van de onderliggende documenten. Soms heeft Competenties 2.2: hij aanvullende informatie nodig van de klant. Als dit van Ethisch en integer handelen belang is, controleert hij of de order valt binnen de Formuleren en rapporteren kredietlimiet. Hij controleert de facturen en de creditfacturen Vakdeskundigheid toepassen die zijn opgesteld door de verkoopadministratie rekenkundig Analyseren en door vergelijking met de onderliggende stukken, zodat Kwaliteit leveren deze gereed zijn om gecodeerd te kunnen worden. Resultaat: Facturen en creditfacturen zijn correct en conform wettelijke vereisten en gereed om te verwerken. Vakkennis en vakvaardigheden Fouten kunnen herstellen in facturering en credit nota's. Kennis van betalingsvoorwaarden Kennis van btw (percentages, heffing en afdracht) Kennis van controleprocedures t.a.v. facturering (inleiding AO). Kennis van het verkoopproces en verkoopadministratie. Kennis van voor- en nafacturering en het onder handen werk. Kennis van wettelijke vereisten voor facturen Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, relatiedatabase, tekstverwerker en e-mail 2.3 Bewaakt betalingstermijnen en Beschrijving werkproces: verricht activiteiten voor de De financieel administratief medewerker maakt rapportages van de positie en de uitstaande posten van de debiteuren en invordering voorziet de rapportages van adviezen. Hij verstuurt (standaard) betalingsherinneringen en/of aanmaningen. Competenties 2.3: Zonodig overlegt hij met collega‟s van andere afdelingen, Samenwerken en overleggen als de debiteur een klacht heeft over fouten die zijn gemaakt Ethisch en integer handelen bij de levering van producten of diensten. Hij benadert Formuleren en rapporteren debiteuren met betalingsachterstanden telefonisch en Op de behoeften en verwachtingen BCP Financieel administratief medewerker

15

schriftelijk en streeft er naar binnen de bedrijfsregels tot betalingsafspraken te komen. Zonodig draagt hij, in overleg met zijn leidinggevende, de inning over aan een extern bureau. Hij houdt dan de verdere stappen van het invorderingstraject in de gaten.

van de “klant” richten Kwaliteit leveren Instructies en procedures opvolgen

Resultaat: Zorgvuldig opgestelde herinneringen en aanmaningen, conform de huisstijl en wettelijke vereisten. Correct overzicht uitstaande posten van de debiteuren. De contacten met de debiteuren zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands verlopen. Correct vastgelegde afspraken met debiteuren. Juiste, en conform de vraag verstrekte managementinformatie. Vakkennis en vakvaardigheden Kennis van betalingsherinneringen en aanmaningen (inhoud en juridische vereisten) Kennis van verkoopadministratie, logistieke processen en betalingsverkeer (om smoezen van debiteuren te kunnen doorzien) Kennis van debiteurenbeheer in relatie tot de liquiditeit van het bedrijf. Kennis van faillissement (belangrijkste consequenties) Kennis van incassotraject (elementaire beschrijving tot en met deurwaarder) Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid in het voeren van moeilijke telefoongesprekken met klanten Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en e-mail 2.4 Controleert inkoopfacturen en Beschrijving werkproces: verricht activiteiten voor fiattering De financieel administratief medewerker ordent de van inkoopfacturen binnengekomen inkoopfacturen en registreert deze. Hij controleert de inkoopfacturen, zowel rekenkundig als door vergelijking met onderliggende stukken. Als de factuur niet Competenties 2.4: correct is, neemt hij telefonisch of schriftelijk contact op met Ethisch en integer handelen de crediteur. Hij biedt de inkoopfacturen ter controle en Formuleren en rapporteren fiattering aan aan de budgethouders en geeft terechte Vakdeskundigheid toepassen klachten van crediteuren aan hen door. Hij rappelleert Analyseren budgethouders als de inkoopfacturen niet op tijd Op de behoeften en verwachtingen terugkomen. Hij stelt een betalingsvoorstel op, rekening van de “klant” richten houdend met de betalingstermijn. Kwaliteit leveren Resultaat: Correct en overzichtelijk geregistreerde en gecorrigeerde binnengekomen facturen. Te verwerken gefiatteerde facturen. Betrouwbare en volledige betalingsvoorstellen De contacten met de crediteuren zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands verlopen. Vakkennis en vakvaardigheden Kennis van btw (percentages, heffing en afdracht) Kennis van inkoop- en verkoopadministratie, logistieke processen en betalingsverkeer Kennis van wettelijke vereisten voor facturen Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, relatiedatabase, tekstverwerker en e-mail.


16



17

3.3 Kerntaak 3 Houdt kwantiteitenregistraties bij Kerntaak 3 Houdt kwantiteitenregistraties bij Werkprocessen bij kerntaak 3 3.1 Houdt een urenadministratie bij Beschrijving werkproces: De financieel administratief medewerker verzamelt gegevens over gewerkte uren van collega‟s, controleert Competenties 3.1: deze en bewerkt en/of registreert deze in een Ethisch en integer handelen geautomatiseerd systeem. Hij rappelleert collega‟s die Presenteren gegevens niet (volledig) hebben ingeleverd. Periodiek Formuleren en rapporteren genereert hij overzichten en laat deze door betrokkenen Vakdeskundigheid toepassen controleren. Vervolgens verstuurt hij de overzichten aan Analyseren belanghebbenden en zorgt hij voor archivering van de Kwaliteit leveren relevante documenten. In twijfelgevallen overlegt de Instructies en procedures opvolgen financieel administratief medewerker met de leidinggevende. Indien nodig beantwoordt hij vragen van collega‟s over de procedures en het gebruik van het systeem. Resultaat: Geactualiseerde en met correcte gegevens gevulde urenadministratie. Correcte, op de juiste wijze en volgens planning aangeleverde urenoverzichten. Correct beantwoorde vragen van collega‟s. Vakkennis en vakvaardigheden Enig inzicht in projectmatig werken en enige kennis van de projectnummering die in de organisatie gebruikt wordt Inzicht in het belang van urenregistratie, in het bijzonder de kostenbewaking, facturering en aanwezigheidsregistratie Kennis van werktijden, parttimefactor, overurenregeling en verlofregeling van de organisatie. Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en e-mail 3.2 Houdt administraties van Beschrijving werkproces: kwantitatieve gegevens bij De financieel administratief medewerker verzamelt, registreert en/of bewerkt in een geautomatiseerd systeem die voor de administratie van de organisatie van belang zijn. Competenties 3.2: Dit betreft bijvoorbeeld voorraden, gebruik van lease auto‟s, Ethisch en integer handelen kilometers van dienstreizen, kostendeclaraties, Presenteren vakantiedagen enz. Hierbij rappelleert hij zonodig collega‟s Formuleren en rapporteren en signaleert eventuele bijzonderheden bij zijn Vakdeskundigheid toepassen leidinggevende. Periodiek produceert hij overzichten, die hij Analyseren controleert en waarmee hij belanghebbenden informeert. Hij Kwaliteit leveren maakt op verzoek specifieke rapportages, waarbij hij Instructies en procedures opvolgen regelmatig gegevens in kosten/ geldwaarde vertaalt en de vereiste berekeningen uitvoert. De financieel administratief medewerker zorgt voor het archiveren van de (digitale) documenten waarmee de gegevens worden aangeleverd, inclusief eventuele bewijsstukken. Indien nodig beantwoordt hij vragen van collega‟s over de procedures en het gebruik van het systeem. Resultaat: Kloppende en actuele overzichten van de gegevens, op de door de organisatie gewenste wijze gepresenteerd. Correct gedocumenteerd archief van de onderliggende documenten/gegevens. Vakkennis en vakvaardigheden Enig inzicht in de bedrijfsprocessen rond de kwantitatieve registraties. Kennis van rapportagetechnieken. Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen Elementaire statistische kennis zoals indexcijfers en tabellen/grafieken. Vaardigheid met hulpmiddelen zoals boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en e-mail BCP Financieel administratief medewerker

18



19

Financieel administratief medewerker Beroepscompetentieprofiel

Recommend Documents