Functiebeschrijving: Financieel Medewerker Aanmoedigingspremies Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen
Voor akkoord Naam leidinggevende
Datum + handtekening
Lieve Cornelis, diensthoofd
Ann Van den Cruyce, afdelingshoofd
Naam functiehouder VACANT
Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1.
Het Departement Werk en Sociale Economie
Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : www.werk.be
1.2.
Afdeling Werkgelegenheidsbeleid
De Afdeling Werkgelegenheidsbeleid staat in voor: Beleidscoördinatie en beleidsafstemming Beleidsondersteuning m.b.t. intermediairen (sectoren) Beleidsondersteuning (voorbereiding, advies, opvolging, evaluatie) en beleidsuitvoering m.b.t. het individuele bemiddelings-, inschakelings-, tewerkstellings-, loopbaan- en competentiebeleid
2
De functie van Financieel Medewerker aanmoedigingspremies situeert zich binnen de Dienst Competenties en loopbanen. Deze dienst is verantwoordelijk voor het beheer van de maatregelen m.b.t. loopbaan- en competentiebeleid, met name betaald educatief verlof aanmoedigingspremies vergoedingen sociale promotie sectorconvenants regionale toetsing ervaringsbewijs
1.3.
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
1.4.
Positionering
Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
1.5.
Diensthoofd Competenties en Loopbanen geen
Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten:
geen Budget 2015 (INI): 52.300.000 euro
3
Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2014 : 80.500 aanvragen verwerkt
2. Doel van de functie Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen ,meer concreet complexe (wijzigings)aanvragen aanmoedigingspremies en de uitbetalingsacties teneinde omtrent deze aanvragen een correcte en klantvriendelijke uitbetalingen te bewerkstelligen Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid.
4
3. Resultaatgebieden Resultaat Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen en een correcte en tijdige uitbetaling
Voorbeelden van activiteiten Dossiergebonden administratie - Stopzetten dossiers - Opmaken attesten studiebeurs - Persoonsgebonden gegevens wijzigen (adres, rekeningnummer, …) in dossiers - Verwerken elektronische mutaties (wijzigingen) afkomstig van de RVA - Opvragen bijkomende informatie bij onvolledige dossiers - Aanvullen dossiers bij ontvangst bijkomende informatie - … Financiële administratie - Verwerken van liggende gelden: opvragen nieuw rekeningnummer en nieuwe betaalopdracht opmaken en verzenden aan boekhouding - Aanmaken van terugvorderingen (netto premies + bedrijfsvoorheffing) - Ondersteunen van de fiscale administratie m.n. aangifte globale uitgaven en bedrijfsvoorheffing - Uitvoeren van administratieve taken ter voorbereiding van de maandelijkse betalingsdossiers - … Algemene administratie - Opmaken en versturen van niet-reguliere stukken (bv. duplicaten fiscale attesten) - Sorteren en doorgeven van niet-reguliere poststukken aan de betrokkenen - Registratie van inkomende aanvragen - Back-up postverwerking (openen, afstempelen, sorteren) - Back-up archivering van dossiers - …
Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren en na te gaan of het ingevoerde dossier voldoet aan de reglementering
-
Nagaan of aanvraag in de correcte sector werd gedaan Controle of de aanvraag tijdig werd ingediend Nakijken of de aanvraag volledig is Nakijken historiek van de betrokken aanvrager met het oog op het maximum toe te kennen krediet Specifieke aandacht voor rekeningnummer en ingebrachte jaartallen
5
(Voorstel van) beslissing
-
(Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.
-
Communicatie en contacten
-
Tijdig de communicatie en contacten verzorgen per telefoon en e-mail teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.
-
Kennis m.b.t. het vakgebied
-
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.
Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd.
-
-
(jaarwissel) … Beslissing registreren in toepassing Versturen brieven/ emails met beslissing (evt. aanpassen/ vervolledigen brief met oog op extra info voor de aanvrager) …
Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk (e-mails) beantwoorden De beslissing aan de betrokkene toelichten Klanten adviseren over de te volgen (online) procedure Versturen van informatiebrochure op aanvraag Doorverwijzen naar teamcoördinator of diensthoofd Registratie van telefonische oproepen … Nakijken van dossiers volgens steekproef Herbekijken van dossier waarin (mogelijk) de onjuiste beslissing werd genomen en evt. voorstel tot herziening van dossiers formuleren aan dossierbehandelaar Deelname luistersessies 1700 infolijn
opvolgen van effectieve uitbetaling van liggende gelden Opvolgen van uitgaande brieven liggend geld Opvolgen terugbetalingen in terugvorderingsdossiers (inclusief gespreide terugbetalingen)
4. Competentieprofiel (link competentieboek voor indicatoren) 4.1.
Gedragscompetenties
Verantwoordelijkheid nemen – niveau 1
Klantgerichtheid – niveau 2
Samenwerken – niveau 2
Zorgvuldigheid – niveau 3
6
Analyseren – niveau 2
4.2.
Oordeelsvorming – niveau 1
Vaktechnische competenties
DIPLOMA Secundair onderwijs ERVARING Minstens 6 jaar beroepsrelevante ervaring, bij voorkeur in de materie van aanmoedigingspremies KENNIS & KUNDE Uitstekende kennis van de regelgeving aanmoedigingspremies en tijdskrediet/loopbaanonderbreking Basiskennis boekhoudkundig proces betalingen aanmoedigingspremies (regulier proces, liggend geld, terugvorderingen) Basiskennis fiscale reglementering met betrekking tot aanmoedigingspremies Goede kennis MS Office toepassingen Excel, Word, Outlook, Internet Explorer Basiskennis OraFin
5. Andere functierelevante informatie
7
