Blz. 1
Informatiemanager
FUWA-VO Sessie Functie-informatie Functienaam Organisatie Onderdeel Salarisschaal Werkterrein Activiteiten
Datum FUWASYS-versie
Informatiemanager CVO groep Zuidoost-Utrecht Onderwijsondersteuning 11 Bedrijfsvoering -> ICT Coördinatie van activiteiten en processen Ontwikkelen, ontwerpen en beheren van structuren en systemen en het adviseren hierover 29-08-2006 2002.1.41
Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden verricht binnen de CVO Groep Zuidoost-Utrecht. De CVO Groep bestaat uit vijf scholen voor voortgezet onderwijs: het Revius Lyceum in Doorn, het Revius Lyceum in Wijk bij Duurstede, het Christelijk College Zeist, het Christelijk Lyceum in Zeist en de Dijnselburgschool voor Praktijkonderwijs in Zeist. Tevens is een Stafbureau ter ondersteuning van schooldirecties en het College van Bestuur aanwezig. Algemeen De functionaris maakt deel uit van de ICT Dienst. Doel van de dienstverlening van de ICT Dienst is het - binnen de in de 'Standaard Service Level'-overeenkomst gedefinieerde randvoorwaarden - beschikbaar stellen van ICT middelen en leveren van ICT diensten. De werkzaamheden worden verricht vanuit het Stafbureau. De werkzaamheden kunnen op de scholen en/of het Stafbureau worden uitgevoerd. Binnen de ICT Dienst zijn een informatiemanager, een systeem- en netwerkbeheerder en twee medewerkers ICT werkzaam. Systeem- en netwerkbeheerder en medewerkers ICT vormen zoveel mogelijk een duo. In dat samenwerkingsverband verzorgt de systeem- en netwerkbeheerder de inhoudelijke aansturing van de medewerker ICT. De ICT Dienst is verantwoordelijk voor het instandhouden van een operationeel systeem, d.w.z. alle ICT objecten (zowel apparatuur als programmatuur, gegevensverzamelingen en communicatiemiddelen) die daarbij gebruikt moeten worden. Behalve het puur bewaken dat de beheerde ICT-objecten continue beschikbaar en benaderbaar zijn (het blijven doen zoals afgesproken), omvat deze soort van beheer ook het meten aan gebruik en bezetting, alsmede het rapporteren daarover. Naast het instandhouden van ICT objecten, behoort het (doen) herstellen van geconstateerde gebreken en het aanpassen van ICT voorzieningen aan gewijzigde omstandigheden tot de werkzaamheden van de ICT Dienst. Het implementeren van nieuwe versies van applicatie- en systeemprogrammatuur behoort eveneens tot het beheer. De ICT Dienst geeft tevens adviezen bij de aanschaf/implementatie van nieuwe applicaties en apparatuur en relevante ICT-ontwikkelingen. De ICT-infrastructuur bestaat uit de volgende onderdelen: *PC's *servers; *systeemprogrammatuur; FUWA-VO 2002.1.41
CVOG_GROEP
Blz. 2
Informatiemanager
FUWA-VO Sessie *netwerkinfrastructuur; *randapparatuur; *technische systeemdocumentatie, configuratieoverzicht en beheerprocedures; *toepassingen; *telefonie. Specifiek De informatiemanager adviseert (de voorzitter van) het College van Bestuur over het te voeren ICT-beleid, draagt zorg voor de implementatie ervan, waaronder het fungeren als projectleider, coördineert de organisatie en inrichting van het beheer van hard- en software en de te onderscheiden netwerken, verzorgt de uitvoering van het ICT-beleid, is verantwoordelijk voor de ICT-infrastructuur en geeft leiding aan netwerk/systeembeheerders en de medewerkers ICT. Daarnaast is de informatiemanager verantwoordelijk voor het innoveren van ICT binnen het onderwijs, zowel beleidsmatig als inhoudelijk. De informatiemanager verricht de werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van het hoofd Financiën en Beheer. Er is sprake van een beschrijving van de werkzaamheden op hoofdpunten.
Werkzaamheden 1. Adviseert (de voorzitter van) het College van Bestuur over het te voeren informatievoorzienings- en automatiseringsbeleid van de CVO Groep en draagt zorgt voor de implementatie ervan door: *het aan (de voorzitter van) het College van Bestuur adviseren over aan de orde zijnde ICTvraagstukken en over de (lange termijn) gevolgen van voorgenomen of gewijzigd beleid voor (aspecten van) het ICT-beleid; *het zorgdragen voor de nodige afstemming van de eigen (beleids)voorbereidende werkzaamheden op het beleid van de CVO Groep en het beleid van de scholen; *het inventariseren van de informatiebehoefte van de organisatie en de wensen hiertoe; *het opstellen van informatievoorzienings- en automatiseringsplannen; *het analyseren van de bestaande informatievoorziening en het signaleren van de knelpunten daarin; *het adviseren omtrent aanpassingen c.q. verbeteringen; *het specificeren van de systeemvereisten; *het afstemmen van de informatievoorziening op organisatie- c.q. bedrijfsprocessen; *het zorgdragen voor de ontwikkeling van specifieke toepassingen; *het volgen van relevante interne en externe ontwikkelingen; *het kennisnemen van nieuw ontwikkelde apparatuur en programmatuur; *het beoordelen van de relevantie en toepasbaarheid van nieuwe technologie, gerelateerd aan het ICT beleid; *het zorgdragen voor en bewaken van een projectplanning; *het fungeren als projectleider c.q. het deelnemen aan projecten die tot doel hebben de ICT ontwikkeling binnen de organisatie te realiseren; *het gevraagd en ongevraagd geven van advies en/of informatie aan het hoofd van de afdeling F&B. 2. Coördineert de organisatie en inrichting van het beheer van hard- en software en de te onderscheiden netwerken door: *het adviseren over en het inrichten van het regulier-, wijzigings- en incidentbeheer; *het adviseren over standaards; *het opstellen van richtlijnen en procedures ten behoeve van gebruikers en automatiseringsmedewerkers; *het zorgdragen voor beveiliging, back-up procedures etc. FUWA-VO 2002.1.41
CVOG_GROEP
Blz. 3
Informatiemanager
FUWA-VO Sessie 3. Verzorgt de uitvoering van het ICT-beleid door: *het jaarlijks opstellen van een begroting voor de ICT Dienst, alsmede voor het automatiseringsgedeelte van projecten en projectvoorstellen; *het bewaken van het ICT-budget en jaarplanning; *het adviseren bij de aanschaf van apparatuur en programmatuur en het - in overleg met het hoofd Kwaliteit en Bedrijfsvoering - maken van afspraken met leveranciers over prijzen en leveringsvoorwaarden; *het coördineren van de invoering, het onderhoud en het technisch beheer van systemen, netwerken en applicaties alsmede de gebruikersondersteuning; *het onderhouden van contacten met de gebruikersorganisatie (o.a. ICT-portefeuillehouders, ICTcoördinatoren, functioneel beheerders). 4. Is verantwoordelijk voor de ICT-infrastructuur door: *het zorgdragen voor de apparatuur en programmatuur behorend bij de ICT-infrastructuur; *het evalueren en optimaliseren van het gebruik; *het zorgdragen voor de beveiliging en veiligheid, waaronder begrepen brandpreventie en bestrijding en toegangscontrole; *het opstellen en bewaken van de uitvoering van werkprocedures en handboeken voor alle aspecten van de werkzaamheden van de ICT Dienst. 5. Geeft leiding aan de netwerk/systeembeheerders en de medewerkers ICT door: *het motiveren, aansturen en plannen van de werkzaamheden van de medewerkers van de ICT Dienst; *het voeren van gesprekken met de medewerkers in een gesprekscyclus, gericht op het optimaliseren van het functioneren van de medewerkers van de ICT Dienst. 6. Is verantwoordelijk voor het innoveren van ICT binnen het onderwijs, zowel beleidsmatig als inhoudelijk door: *het monitoren van ICT-relevante innovaties in de markt; *het toetsen van ICT-innovaties op bruikbaarheid binnen de CVO Groep; *het adviseren van betrokkenen binnen de CVO groep over de ICT-innovaties; *het initieren van de implementatie van ICT-innovaties; *het waar nodig leiding geven aan de implementatie; *het evalueren van geimplementeerde ICT-innovaties.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden *de informatiemanager is verantwoording schuldig aan het hoofd Afdeling F&B voor wat betreft de ontwikkeling van het ICT-beleid, (de bijdrage aan) het informatievoorzienings- en automatiseringsbeleid, de organisatie en inrichting van het beheer van de hard- en software en de te onderscheiden netwerken; *de informatiemanager werkt binnen het geformuleerde informatievoorzienings- en automatiseringsbeleid van de CVO Groep en de beschikbaar gestelde budgetten, die van belang zijn voor het leveren van een bijdrage aan het informatievoorzienings- en automatiseringsbeleid van de CVO Groep; *de informatiemanager neemt beslissingen bij het inventariseren van de informatiebehoefte van de instelling, bij het specificeren van de systeemvereisten alsmede bij de organisatie en inrichting van het beheer.
Kennis en vaardigheden *(brede) kennis van (beleids)ontwikkelingen op het gebied van informatie- en communicatietechnologieën (ICT); *kennis van automatisering; *kennis van informatievoorzienings- en automatiseringsmethoden, - technieken en -processen FUWA-VO 2002.1.41
CVOG_GROEP
Blz. 4
Informatiemanager
FUWA-VO Sessie (o.a. ITIL-procedures), alsmede kwaliteits- en service level management; *kennis van en inzicht in de organisatie van de CVO Groep; *vaardigheid in het analyseren van de bestaande informatievoorziening en in het adviseren omtrent aanpassingen c.q. verbeteringen; *vaardigheid in het opstellen van (deel)begrotingen en jaarplannen; *vaardigheid in het opstellen van adviezen en automatiserings- en informatiseringsplannen; *vaardigheid in het leidinggeven; *vaardigheid in het leiden van projecten; *vaardigheid in het vertalen van de wensen van gebruikers; *vaardigheid in het organiseren en afstemmen van activiteiten; *schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid; *gespreksvaardigheden; *inzicht in de toepassingsmogelijkheden van de beschikbare hard- en software.
Contacten - met het management van de scholen en specialisten over de inrichting van de informatievoorziening, automatisering en innovatie om te komen tot afstemming en coördinatie; - met gebruikers/docenten om wensen te inventariseren; - met leveranciers van hard- en software over de aanschaf van deze producten en diensten om te overleggen over prijzen, leveringsvoorwaarden en productspecificaties; - met in- en externe contacten om informatie uit te wisselen ten behoeve van coördinerende activiteiten.
FUWA-VO 2002.1.41
CVOG_GROEP
Competenties Informatiemanager 1. ALGEMEEN COMPETENTIEPROFIEL BIJ CVO GROEP Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is • Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken • Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen • Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren • Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan • Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken • Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon • Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/CVO Groep) • Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar • Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan • Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden • Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling • Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/CVO Groep) • Trekt lering uit eigen ervaringen • Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken • Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie • Kent de kwaliteitscriteria • Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren • Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) • Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar • Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen • Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen • Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling
2. SPECIFIEK Communicatief vermogen Het vermogen om schriftelijk en mondeling te communiceren en ideeën, meningen en argumenten te presenteren zodat anderen (docenten, leerlingen, collega’s en schoolleiding) het begrijpen • Vraagt door op onduidelijke uitspraken • Reageert op non verbale signalen • Formuleert in goedlopende, correcte zinnen • Formuleert ideeën en meningen in begrijpelijke taal • Maakt bondige teksten • Stelt heldere en gestructureerde overzichten op • Houdt zich aan gangbare structuren en normen van teksten en publicaties • Past grammaticale regels en spelling op de juiste wijze toe Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) • Biedt ongevraagd extra service of informatie • Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega Probleemanalyse Onderzoekt waaruit een probleem bestaat, is in staat oorzaken en achtergronden te achterhalen en de voorwaarden voor een mogelijke oplossing te benoemen • Benoemt de mogelijke gevolgen van een probleem • Brengt ordening aan in complexe informatie • Geeft causale verbanden aan • Legt verbanden en structureert Nauwkeurigheid Pakt werk zodanig aan dat het met zorg en aandacht wordt uitgevoerd • Werkt ordelijk en overzichtelijk • Werkt stipt, nauwgezet en accuraat • Is in staat geconcentreerd en zorgvuldig te werken • Controleert (tussentijds) de uitvoering van het werk • Corrigeert werk van zichzelf of anderen • Neemt een moment de tijd om te controleren of alle relevante aspecten aan bod zijn geweest voordat het werk afgeleverd wordt Flexibiliteit Is in staat indien zich urgente kansen of problemen voordoen, de eigen gedragstijl of aanpak te veranderen om het gestelde doel te bereiken • Gaat gemakkelijk om met snel wisselende onderwerpen en gebeurtenissen • Speelt snel in op onverwachte en urgente zaken • Laat moeiteloos het ene onderwerp los om vervolgens het andere onderwerp op te pakken • Speelt soepel in op veranderingen • Is bereid een ander te vervangen • Kent de eigen grenzen en geeft die helder aan Plannen en organiseren Is in staat doelen en prioriteiten te bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aan te geven om bepaalde doelen te bereiken • Komt met een plan van aanpak om gesteld doel te bereiken • Creëert randvoorwaarden die nodig zijn om doelstellingen te realiseren • Vertaalt een algemene lange termijnplanning naar een planning voor het eigen werk • Ordent activiteiten op volgorde van belang • Stuurt op een balans tussen kwaliteit en kwantiteit • Signaleert knelpunten in de planning en lost die op Delegeren Is in staat eigen bevoegdheden en handelingsruimte toe te delen aan anderen • Draagt bevoegdheden over • Geeft medewerkers de ruimte om zelfstandig te handelen en keuze te maken • Geeft bij opdrachten de speelruimte (grenzen) aan van de ander • Stimuleert individuen tot samenwerking • Geeft feedback op functioneren en bereikte resultaten • Spreekt vertrouwen uit in de mogelijkheden van de ander
