Beroepscompetentieprofiel Secretarieel medewerker
Regie: ECABO Datum wijzigen: 15-12-2003 Versie 1
Print: 23-december-2003
Pagina 1 van 13
BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL Secretarieel medewerker (SE 002) Algemene informatie
datum: 15-12-2003
Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven
ECABO
Ontwikkeld door Brondocument(en)
ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie • Onderzoeksrapport; DUO Market Research (2001/feb.)
Legitimering beroepscompetentieprofiel - op format vereisten door
Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO
dd. 16-9-2003
ECABO Adviescommissie Bestuur Secretarieel
dd. 16-9-2003
- op inhoud door
versie: 1
Mogelijke functiebenamingen •
Afdelingssecretaresse
•
Assistent secretaresse
• Junior secretaresse Loopbaanmogelijkheden De secretarieel medewerker kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. BEROEPSBESCHRIJVING beroepscontext / werkzaamheden
De secretarieel medewerker is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een afdeling en een leidinggevende. De secretarieel medewerker zorgt samen met en onder leiding van een (direct) leidinggevende voor het opstellen, uitwerken en afhandelen van allerlei vormen van schriftelijke communicatie in het Nederlands of in een moderne vreemde taal. Veel voorkomende standaardcorrespondentie wordt door haar zelfstandig verwerkt. De secretarieel medewerker verricht administratieve werkzaamheden zoals telefoonbeantwoording, opstellen van mededelingen, ontvangen van bezoekers, voorraadbeheer en verwerken van kopieeropdrachten. Daarnaast verzorgt zij de post en ondersteunt zij bij het actueel houden van het (elektronisch)archief. Ten behoeve van het elektronisch archief scant zij papieren documenten.
rol en verantwoordelijkheden
De secretarieel medewerker levert ondersteuning aan de afdeling, de direct leidinggevende of (directie)secretaresse op het gebied van verzamelen en verwerken van gegevens, informatievoorziening en communicatie. In grotere organisaties kan zij deel uit maken van een secretariaat. Haar werkzaamheden zijn voornamelijk uitvoerend van aard. Zij draagt de verantwoordelijkheid voor haar eigen werkzaamheden.
complexiteit
Het beroep wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten.
typerende beroepshouding
De secretarieel medewerker is dienstverlenend, loyaal, flexibel, klantgericht, creatief en assertief en werkt voornamelijk aan de hand van opdrachten.
TRENDS / INNOVATIES • Aangezien de secretarieel medewerker werkt in een verscheidenheid aan arbeidsorganisaties, kan geen marktontwikkeling worden aangegeven die specifiek van invloed is op het beroep. Wetgeving overheidsregulering • Aangezien de secretarieel medewerker werkt in een verscheidenheid aan arbeidsorganisaties, kan geen wetgeving worden aangegeven die specifiek van invloed is op het beroep. Technologische ontwikkelingen • Door het toenemende gebruik van ICT zal de secretarieel medewerker ervoor moeten zorgen dat zij op de hoogte is van het gebruik van de nieuwste technologieën. Bedrijfsorganisatorische • Bij de uitvoering van de werkzaamheden ligt de nadruk steeds meer op een ontwikkelingen professionele beroepshouding. Aan een klantvriendelijke houding bij het te woord staan van externe klanten wordt grote waarde gehecht. Communicatieve en sociale vaardigheden zijn daarom van fundamenteel belang. Bedrijven zoeken daarnaast breed inzetbaar personeel en verwachten van de secretarieel medewerker dat zij leergierig is en zich verder ontwikkelt. • Het beroep van secretarieel medewerker is een communicatief (‘talig’) beroep. Internationale ontwikkelingen Globalisering van de economie en de communicatie doet een steeds groter beroep op de talenkennis van de secretarieel medewerker en op het vermogen om te gaan met cultuurverschillen.
Marktontwikkelingen
Print: 23-december-2003
Pagina 2 van 13
KERNTAKEN VAN HET BEROEP 1
Verzorgt de correspondentie
2
Brengt contacten tot stand
3
Verzorgt de post en het archief
Print: 23-december-2003
Pagina 3 van 13
KERNTAAK 1 Verzorgt de correspondentie proces
Op basis van een concept, verzamelt de secretarieel medewerker eventueel met behulp van de direct leidinggevende gegevens, waarna zij een schriftelijk (standaard) bericht of begeleidend schrijven in concept uitwerkt en bewerkt in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal. Zij controleert het document inhoudelijk en taalkundig, vergelijkt het met de oorspronkelijke tekst op volledigheid en controleert het document op ontbrekende pagina’s, waarna de definitieve tekst wordt uitgewerkt en ingedeeld. De secretarieel medewerker legt de correspondentie ter ondertekening voor aan de direct leidinggevende. Het product (mailing, brief, memo, fax, e-mail, etc.) wordt daarna door de secretarieel medewerker geregistreerd, gedistribueerd, opgeslagen en beheerd. Controle door de opdrachtgever is noodzakelijk wanneer het gaat om correspondentie die niet standaard is.
rol / verantwoordelijkheden
Bij het verwerken van de standaardcorrespondentie ontvangt de secretarieel medewerker korte en gerichte opdrachten. De secretarieel medewerker verzorgt de standaardcorrespondentie in een uitvoerende rol. Daarbij gebruikt zij diverse materialen en middelen en stelt zij prioriteiten binnen de haar opgedragen taken. Zij moet voor een efficiënte verwerking de juiste materialen en middelen kiezen.
complexiteit
De secretarieel medewerker stemt bij twijfel haar werkzaamheden af met haar direct leidinggevende. Alle gevoerde correspondentie wordt door de direct leidinggevende gecontroleerd alvorens deze verstuurd wordt. Zij heeft inzicht in het doel van de correspondentie en is in staat om de toonzetting en de aard van de boodschap af te stemmen op de ontvanger van de correspondentie. De secretarieel medewerker bespreekt met de opdrachtgever de tijd die beschikbaar is voor het redigeren van teksten en het gewenste tijdstip van verzending van de correspondentie.
betrokkenen
De secretarieel medewerker werkt nauw samen met haar direct leidinggevende en onderhoudt rechtstreekse contacten met collega’s en in voorkomende gevallen met externe relaties
(hulp-)middelen
Naast traditionele correspondentie wordt zeer veel gebruik gemaakt van e-mail en ander elektronisch berichtenverkeer. De secretarieel medewerker werkt ten behoeve van de standaardcorrespondentie met een pc en relevante softwarepakketten, fax, printer, scanner, kopieerapparaat, intranet, internet, telefoondiensten, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden.
kwaliteit van proces en resultaat
Van de secretarieel medewerker wordt verwacht dat zij producten taalkundig en inhoudelijk correct zijn en voldoen aan de eisen van lay-out. De secretarieel medewerker draagt zorg voor een actueel relatiebestand en voor de toegankelijkheid van informatie voor de
keuzes en dilemma's
Zelfstandigheid versus verantwoording De secretarieel medewerker moet regelmatig bepalen of zij (te verwachten) problemen meldt aan haar leidinggevende of niet.
aflevert die vormgeving en en volledig opdrachtgever.
Effectiviteit versus kosten De secretarieel medewerker moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is.
Print: 23-december-2003
Pagina 4 van 13
KERNTAAK 2 Brengt contacten tot stand proces
De secretarieel medewerker zorgt voor noodzakelijke in- en externe informatieuitwisseling. Het betreft het verstrekken en inwinnen van informatie, het voeren van in- en uitgaande telefoongesprekken en het ontvangen en informeren van bezoekers. Ze legt en onderhoudt de contacten zowel in het Nederlands als in een moderne vreemde taal. De secretarieel medewerker is mede verantwoordelijk voor het beheer van de (elektronische) agenda van haar direct leidinggevende en maakt, annuleert en wijzigt afspraken.
rol / verantwoordelijkheden
De secretarieel medewerker regelt de eigen uitvoerende werkzaamheden zelfstandig. Ze is zich bij de veelheid aan contacten goed bewust van de belangen van de organisatie en haar positie daarin. Bij twijfel zal zij afstemmen met haar direct leidinggevende.
complexiteit
De secretarieel medewerker heeft regelmatig kortdurende contacten met medewerkers, opdrachtgevers en relaties. Zij heeft een dienstverlenende en servicegerichte taak en zij wordt aangestuurd door een direct leidinggevende. Tact en invoelend vermogen zijn noodzakelijk voor een goede communicatie met collega’s en externen. Zij moet goed kunnen samenvatten en de boodschap tactvol kunnen overbrengen.
betrokkenen
De secretarieel medewerker werkt nauw samen met haar leidinggevende en/of directe collega’s en met de verschillende groepen waarop de in- en externe contacten zich richten.
(hulp-)middelen
De secretarieel medewerker maakt gebruik van relevante communicatiemiddelen zoals een telefoon, headphone, handfreephone,, elektronische agenda, pc, fax, printer, scanner, e-mail, internet, intranet, GSM en traditionele kantoorbenodigdheden.
kwaliteit van proces en resultaat
Van de secretarieel medewerker wordt verwacht dat zij informatie juist, volledig en tijdig verschaft en dat zij zich in contacten met (in- en externe) relaties representatief en klantvriendelijk opstelt. Zij is gericht op een vlotte, efficiënte en persoonlijke service aan klanten en is in staat de organisatie op een representatieve manier te vertegenwoordigen.
keuzes en dilemma's
Informatie wel of niet doorspelen De secretarieel medewerker moet regelmatig bepalen of bepaalde gegevens/informatie voor haar leidinggevende van belang zijn of niet. Effectiviteit versus kosten De secretarieel medewerker moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/middel in een bepaalde situatie gezien het meest geschikt is in relatie tot de effectiviteit en de kosten.
Print: 23-december-2003
Pagina 5 van 13
KERNTAAK 3 Verzorgt de post en het archief proces
De secretarieel medewerker moet de post ontvangen, registreren, sorteren en intern distribueren. Zij bewaakt de voortgangscontrole en draagt zorg voor de opslag van ingekomen documenten. Zij zorgt voor het scannen en registreren van documenten, de in- en externe distributie en de opslag van uitgaande documenten. De secretarieel medewerker draagt zorg voor de relatie tussen documenten en de toegankelijkheid en traceerbaarheid van documenten binnen de afdeling en/of organisatie. Bij post en archivering gaat het om zowel fysieke als digitale documenten.
rol / verantwoordelijkheden
De secretarieel medewerker heeft een uitvoerende rol bij het verzorgen van de post en het onderhouden van het archief van de afdeling en voor overige opdrachtgever(s). Zij is verantwoordelijk voor de doorgeleiding van informatie en de traceerbaarheid van documenten.
complexiteit
De secretarieel medewerker zorgt voor een correcte en actuele ordening van documenten en kan documenten beschikbaar stellen. Zij draagt zorg voor de correcte en tijdige verwerking van poststukken en houdt daarbij rekening met de kosten. De uitvoering van de werkzaamheden worden volgens vatse procedures uitgevoerd en zijn routinematig van aard.
betrokkenen
De secretarieel medewerker onderhoudt contacten met medewerkers en met specialisten van de organisatie (bijv. een archivaris, de medewerkers van de postkamer, systeembeheer).
(hulp-)middelen
Bij het verzorgen van post en archief maakt de secretarieel medewerker gebruik van relevante communicatiemiddelen, zoals een pc, een (elektronisch) postregistratiesysteem, een voortgangsregistratiesysteem en een archiveringssysteem. Verder maakt zij gebruik van postdiensten, de koeriersdienst en hanteert diverse hulpmiddelen voor het verzendklaar maken van de post zoals de frankeermachine, de printer, de fax, e-mail en andere kantoorbenodigdheden.
kwaliteit van proces en resultaat
De secretarieel medewerker werkt systematisch, accuraat en binnen de daartoe gestelde tijd. Zij zorgt voor de beschikbaarheid, de toegankelijkheid, de voortgangsbewaking en de naspeurbaarheid van documenten.
keuzes en dilemma's
Zorgvuldigheid versus snelheid De secretarieel medewerker moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of bij de afhandeling van zakelijke, persoonlijke en/of vertrouwelijke post de zorgvuldigheid boven de snelheid moet gaan of juist niet. Regels/interne procedures versus eigen keuze De secretarieel medewerker moet regelmatig bepalen of zij zelf de aangewezen persoon is om te beslissen of van de regels/procedures wordt afgeweken of dat een meer ervaren collega dat moet doen.
Print: 23-december-2003
Pagina 6 van 13
KERNOPGAVEN VAN HET BEROEP 1
Simultaan werken De secretarieel medewerker staat voor de opgave haar kerntaken simultaan te verrichten en daarbij zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen, het overzicht over de taken te behouden, ordelijk te werken en haar concentratie te behouden.
2
Communicatief en representatief handelen De secretarieel medewerker staat voor de opgave bij de uitvoering van haar kerntaken representatief, assertief en communicatief te zijn. De secretarieel medewerker moet zich ervan bewust zijn dat zij de organisatie vertegenwoordigt bij de uitvoering van al haar activiteiten.
3
Informatie genereren De secretarieel medewerker staat voor de opgave om de direct leidinggevende op adequate wijze te ondersteunen. De secretarieel medewerker moet bepalen wanneer de leidinggevende op de hoogte moet worden gebracht van relevante informatie en moet zorgen voor de beschikbaarheid van gegevens en informatie.
Print: 23-december-2003
Pagina 7 van 13
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNTAKEN KERNTAAK BEROEPSCOMPETENTIES vakmatig-methodisch (VM) 1 2 3 4 5 6
Teksten verwerken en bewerken Mondeling of schriftelijk gegeven opdrachten verwerken Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken In- en externe bezoekers ontvangen Inkomende/uitgaande post verwerken Archief beheren, onderhouden
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
X X X X X X
bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 7 Werkzaamheden plannen 8 Prioriteiten stellen
X X
X X
X X
X
X X
X
X X
X X
X X
sociaal-communicatieve (SC) 9 Communiceren met interne en externe relaties 10 Collegiaal samenwerken
ontwikkelings (ON) 11 Eigen functioneren evalueren en bijstellen 12 Vakkennis en ontwikkelingen bijhouden
Print: 23-december-2003
Pagina 8 van 13
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNOPGAVEN KERNOPGAVE BEROEPSCOMPETENTIES vakmatig-methodisch (VM)
1
2
3 Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken 4 In- en externe bezoekers ontvangen 6 Archief beheren, onderhouden
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
X X X
sociaal-communicatieve (SC) 10 Collegiaal samenwerken
Print: 23-december-2003
X
X
Pagina 9 van 13
BEROEPCOMPETENTIES MET SUCCESCRITERIA Nr. 1 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat op adequate wijze verschillende conceptteksten te VM verwerken en vorm te geven ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Succescriteria Proces
Zorgt voor de benodigde informatie voor de verwerking van de concepten Ontvangt de gegevens en verwerkt de concepten volgens afspraak of planning Werkt de concepten uit Brengt zonodig wijzigingen aan in opdracht van de opdrachtgever Zorgt voor een correcte opmaak Handelt de correspondentie af Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen
Resultaat
Taalkundig correcte berichten in de Nederlandse en een moderne vreemde taal De producten zijn opgemaakt conform huisstijl
Nr. 2 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat op adequate wijze mondeling of schriftelijk gegeven VM opdrachten te verwerken tot korte schriftelijke mededelingen ten behoeve van de interne communicatie. Succescriteria Proces Leest de schriftelijke opdracht nauwkeurig of luistert aandachtig naar de mondelinge opdracht Stelt gericht vragen aan de opdrachtgever wanneer de opdracht niet duidelijk is Stelt de tekst in correct Nederlands op Legt de informatie vast in een e-mail, faxbericht of als afspraak in de agenda Overlegt eventueel met de opdrachtgever over wijzigingen in de inhoud van de tekst Brengt zonodig wijzigingen aan in opdracht van de opdrachtgever Voert de werkzaamheden uit conform arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Resultaat
De vastgelegde informatie is in overeenstemming met de opdracht Vorm, inhoud en toon van het bericht zijn overeenkomstig de opdracht en de gehanteerde aanspreekvormen in de organisatie Het juiste communicatiemiddel is gehanteerd Het bericht is bij de juiste ontvanger(s) terecht gekomen
Nr. 3 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, VM gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in telefoonnotities ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Succescriteria Proces
Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid van de afdeling voor contacten binnen en buiten de organisatie Beantwoordt inkomende gesprekken in correct Nederlands en in een moderne vreemde taal Verbindt gesprekken snel en correct door met de juiste persoon/personen Handelt conform de bedrijfsregels/het kwaliteitszorgsysteem Legt informatie vast en geeft deze door met behulp van telefoonnotities Maakt afspraken en noteert deze zonodig in de (elektronische) agenda Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Maakt efficiënt gebruik van de hulpmiddelen zoals telefoonnotities, agenda, e-mail Spreekt correct Nederlands en een moderne vreemde taal Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen
Resultaat
Klantvriendelijke telefoonbeantwoording conform bedrijfsregels en etiquette Spreekt correct Nederlands en in een moderne vreemde taal Correct doorverbonden telefoongesprekken Duidelijke, overzichtelijke telefoonnotities in het Nederlands Telefoonnotities/mededelingen komen bij de juiste persoon/personen De informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt Telefonische bereikbaarheid van de organisatie is gewaarborgd
Print: 23-december-2003
Pagina 10 van 13
Nr. 4 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen. VM Succescriteria Proces
Staat de interne/externe bezoekers correct en representatief te woord in het Nederlands en in een moderne vreemde taal Inventariseert de informatiebehoefte op efficiënte wijze Stelt gerichte vragen om de vraag helder te krijgen Maakt volgens procedure melding van het bezoek Treedt op als gastvrouw en voorziet de bezoekers desgewenst van koffie/thee Verstrekt bezoekers de gewenste informatie of verwijst de bezoekers naar derden Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen
Resultaat
Gastvrije en correcte ontvangst van de bezoekers Efficiënte en correcte informatievoorziening aan interne en externe bezoekers Handelt conform geldende bedrijfsregels en in het bedrijf gehanteerde omgangsvormen Bezoekers komen op de juiste bestemming Spreekt correct Nederlands en in een moderne vreemde taal
Nr. 5 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat op adequate wijze alle soorten inkomende en VM uitgaande post te verwerken ter ondersteuning van efficiënte informatiestromen. Succescriteria Proces
Selecteert zorgvuldig te openen ingekomen post Ordent ingekomen poststukken per ontvanger Scant, vermenigvuldigt en digitaliseert in voorkomende gevallen de poststukken Registreert (digitaal) inkomende en uitgaande post zorgvuldig Distribueert de ingekomen post tijdig en naar de juiste persoon Zorgt voor een tijdige en adequate verzending van uitgaande poststukken Ondersteunt in voorkomende gevallen bij de verzending van uitgebreide mailingen Weegt kostenaspect mee bij het bepalen van de wijze van verzending Maakt efficiënt gebruik van beschikbare hulpmiddelen (frankeermachine, postregistratiesysteem, e-mail, etc.) Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen
Resultaat
Ingekomen en verzonden poststukken zijn naspeurbaar Poststukken zijn tijdig gedistribueerd of verzonden Poststukken komen bij de juiste ontvangers
Nr. 6 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat op adequate wijze een bestaand archief te beheren VM en te onderhouden ten behoeve van de beschikbaarheid van gegevens en informatie. Succescriteria Proces
Verzamelt, selecteert en ordent in opdracht stukken naar rubrieken en categorieën Bergt (slaat digitale) documenten met regelmaat op in het (elektronische) archiefsysteem Scant documenten Registreert uitgeleende dossiers/stukken Ondersteunt belanghebbenden bij het opzoeken van stukken Zorgt in opdracht dat het archief actueel blijft Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen
Resultaat
Het archiefsysteem is toegankelijk voor de gebruikers Dossiers/stukken zijn naspeurbaar en compleet De archivering is conform de wensen van de opdrachtgever
Print: 23-december-2003
Pagina 11 van 13
Nr. 7 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat om op adequate wijze haar werkzaamheden op zodanige wijze te plannen en uit te voeren, dat de efficiëntie van het werk van de afdeling BOS wordt bevorderd. Succescriteria Proces
Informeert bij de opdrachtgever naar de exacte wensen ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden Stemt bij twijfel af met de opdrachtgever Maakt een realistische planning van de te verrichten werkzaamheden met betrekking tot tijd en volgorde Houdt overzicht op de planning Houdt ruimte in de planning voor verandering Bewaakt de tijdsplanning Draagt verantwoordelijkheid Koppelt verrichte werkzaamheden terug naar de opdrachtgever
Resultaat
De werkzaamheden worden/zijn tijdig, accuraat en in de juiste volgorde verricht Er is verantwoordelijkheid getoond voor de opgedragen opdrachten/taken
Nr. 8 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat om op adequate wijze prioriteiten te stellen, overzicht BOS te bewaren, ordelijk en assertief te zijn en haar concentratie te behouden. Succescriteria Proces
Brengt structuur aan in werkzaamheden en verricht deze op efficiënte wijze Houdt bij wat afgesproken is en wat de stand van zaken met betrekking tot de werkzaamheden is Stelt grenzen aan zich zelf en aan anderen
Resultaat
Organiseert opgedragen taken efficiënt Heeft de juiste prioriteiten gesteld Werkzaamheden worden tijdig en volledig uitgevoerd
Nr. 9 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat op adequate wijze met in- en externe klanten te SC communiceren. Succescriteria Proces
Stelt gerichte vragen met als doel de vraag helder te krijgen Stelt controlevragen om zeker te zijn van een juist begrip van de vraag Blijft vriendelijk, rustig en servicegericht wanneer de relatie niet tevreden is Gaat correct om met relaties Stemt gedrag en presentatie af op de rol en de functie van de relaties
Resultaat
Hanteert taalgebruik passend bij het doel, afgestemd op de persoon Hanteert geldende bedrijfsregels en omgangsvormen De relatie ervaart de secretarieel medewerker als klantvriendelijk en servicegericht
Nr. 10 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat om op adequate wijze, samen te werken met SC collega’s. Succescriteria Proces
Vraagt instructies aan de leidinggevende Overlegt over eventuele onduidelijkheden in de opdracht en doet waar nodig verbetervoorstellen Overlegt zonodig met collega’s over de uitvoering van de opdracht en voert (eventueel samen met collega’s) de opdracht uit Werkt in teamverband en zorgt voor een goede samenwerking op de afdeling Gaat correct om met relaties en opdrachtgevers Stelt zich coöperatief, flexibel en dienstverlenend op Maakt werkafspraken en houdt zich hieraan. Geeft tijdig aan wanneer gemaakte afspraken niet haalbaar blijken en bijstelling behoeven Stemt tijdig en correct mondelinge en schriftelijke opdrachten af met de opdrachtgever
Resultaat
Toont zich constructief en stimuleert anderen tot deze houding Is ontvankelijk voor kritiek Is integer De werkzaamheden zijn conform de opdracht van de opdrachtgever uitgevoerd
Print: 23-december-2003
Pagina 12 van 13
Nr. 11 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat haar eigen functioneren op adequate wijze te evalueren en op basis van verkregen inzichten bij te stellen. ON Succescriteria Proces
Voert werkbesprekingen en voortgangsgesprekken met leidinggevende Stelt samen met de leidinggevende verbeterplannen op Kan omgaan met kritiek
Resultaat
Accepteert kritiek en vertaalt deze samen met direct-leidinggevende naar een plan van aanpak om eigen functioneren te verbeteren
Nr. 12 Beroepscompetentie De secretarieel medewerker is in staat om op adequate wijze nieuwe ontwikkelingen in het ON beroep te volgen en toe te passen. Succescriteria Proces
Leest regelmatig vakliteratuur Stelt zich functionele en realistische leerdoelen Volgt cursussen/trainingen met inzet en doorzettingsvermogen
Resultaat
Draagt bij aan de kwaliteitsverbetering van de werkzaamheden Is op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en past deze indien wenselijk toe
Print: 23-december-2003
Pagina 13 van 13
