STAFMEDEWERKER PRE-PLANNING EN ADMINISTRATIE Functiebenaming/graad en functionele loopbaan Stafmedewerker preplanning en administratie, B1-B3.
Doel van de functie Ondersteunt de organisatie van de prezone, staat in voor de ondersteuning van de preplanning en administratie. De prezone is een wettelijk samenwerkingsverband tussen de 15 gemeenten van de regio Midden-West-Vlaanderen inzake de brandweer. In de regio Midden-West-Vlaanderen beschikken 13 gemeenten over een brandweerdienst. De prezone is een samenwerkingsverband tussen deze 13 brandweerdiensten. Een gevolg van deze samenwerking is een netwerk van 17 brandweerposten die in de toekomst samen de hulpverlening zullen aanpakken. Preplanning is hierin een belangrijke schakel. De preplanning maakt deel uit van de preparatie die als schakel in de veiligheidsketen is voorzien in de wet van 15 mei 2007. De veiligheidsketen bestaat uit: 1° proactie : alle maatregelen om de risico's te inventariseren en te analyseren; 2° preventie : alle maatregelen om het zich voordoen van de risico's te beperken of de gevolgen van het zich voordoen te minimaliseren; 3° preparatie : alle maatregelen om te garanderen dat de dienst klaar is om het hoofd te bieden aan een reëel incident; 4° uitvoering : alle maatregelen die genomen worden wanneer er zich daadwerkelijk een incident voordoet; 5° evaluatie : alle maatregelen om de proactie, preventie, preparatie en uitvoering te verbeteren via lessen getrokken uit het incident.
Plaats in de organisatie Rapporteert aan de zonecoördinator, die samen werkt met de Technische Commissie, bestaande uit de 13 dienstchefs van de gemeentelijke brandweerdiensten van de prezone Midwest.
Resultaatsgebieden 1. Ondersteuning bij de voorbereiding en organisatie van het netwerk van posten
Uniformiseren en actualiseren van de informatie noodzakelijk voor de samenwerking op de interventieplaats, zoals de straatfiches met ligging, huisnummers, hydranten en waterwinplaatsen
Opstellen en bijhouden van de straatfiches Updaten en digitaliseren in de daartoe voorziene database. 2. Ondersteuning bij de opmaak van interventieplannen van gebouwen binnen de prezone. Dit houdt ondermeer in:
Uniformiseren en actualiseren van de informatie noodzakelijk voor de opmaak van de interventieplannen (schoolgebouwen, bedrijven, rust-en verzorgingstehuizen, enz…)
Opstellen en bijhouden van deze interventieplannen volgens een uniforme werkwijze binnen de volledige zone Midwest. 3. Ondersteuning bij de opmaak van risicoanalyses Welzijn op het werk
Uniformiseren en actualiseren van de informatie noodzakelijk voor de opmaak van de risicoanalyses en de instructiefiches (op vlak van inzet van materieel)
Opstellen en bijhouden van de instructiefiches volgens een uniforme werkwijze
4. Instaan voor een correcte, efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening op het vlak van de administratie voor de volledige prezone Midwest. Dit houdt ondermeer in: Inventariseren van gegevens (o.a. beschikbaar materieel binnen de prezone Midwest) Opvolgen van dossiers Voorbereiden vergaderingen en opmaken van verslagen Opvolgen begroting en facturatie Ondersteunend administratief werk voor het personeel van de prezone en de zonecoördinator 5. Administratieve coördinatie van de preventieopdrachten en de opvolging en administratieve ondersteuning van de zonale brandpreventieadviseurs. Dit houdt ondermeer in: Dispatchen en verwerken van de binnenkomende aanvragen met betrekking tot advies (wettelijke alsook vragen vanuit burgers) Verwerking van de dossiers in de database (Abifire) Adviezen bezorgen aan de aanvrager(s) 6. Opvolgen van de ontwikkelingen inzake de materie die tot het vakgebied behoort en in functie daarvan eigen ontwikkelbehoeften inschatten en daar de nodige stappen voor zetten.
Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen ▪ Basistoepassing van:
Gangbare pc- en softwareprogramma’s (Word, Access, Excel, Outlook), alsook snel eigen kunnen maken van andere software zoals databases (Abifire)
Technische kennis ifv gebruik brandweermaterieel en onderhoudstechnieken
Veiligheidsvoorschriften
▪ Kennis van de organisatie en de huisstijl.
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES ▪ VOORTDUREND VERBETEREN Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van het departement, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit -
Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen. Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/sectie/organisatie. Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen.
▪ KLANTGERICHTHEID Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de rechtmatige behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren -
-
Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes,..). Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren. Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk.
-
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen …).
▪ SAMENWERKEN Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de ploeg/dienst/sectie/organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.
Stimuleert de samenwerking binnen de eigen ploeg/dienst/sectie/organisatie, werkgroepen of projectgroepen -
Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. Geeft opbouwende kritiek en feedback. Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden.
▪ BETROUWBAARHEID Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en van sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen.
Brengt sociale en ethische normen in de praktijk -
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen ‘paraplupolitiek’ toe). Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau. Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen. Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken.
OMGAAN MET INFORMATIE ▪ PROBLEEMANALYSE (ANALYTISCH DENKEN) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie.
Legt verbanden en ziet oorzaken -
Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten. Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen. Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie. Detecteert onderliggende problemen. Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie.
▪ VISIE (CONCEPTUEEL DENKEN) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen.
Betrekt bredere (maatschappelijke, technische,…) factoren bij zijn aanpak -
Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en de eigen functie/job/takenpakket of domein. Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn. Denkt kritisch en zelfstandig. Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatie- of beleidscontext Heeft voeling met wat er in de toekomst kan worden gevraagd.
PROBLEEMOPLOSSEND GEDRAG ▪ RESULTAATGERICHTHEID Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen.
Formuleert uitdagende , maar haalbare, doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. -
Legt de lat hoog, formuleert uitdagende , maar haalbare, doelstellingen. Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af. Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega’s) moet overtuigen.
-
Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen. Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt.
INTERPERSOONLIJK GEDRAG ▪ OVERTUIGINGSKRACHT Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen.
Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën -
-
Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details. Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen. Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen). Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie. Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen. Durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken.
BEHEERSMATIG GEDRAG ▪ ORGANISEREN De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning.
Coördineert acties, tijd en middelen -
Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren. Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen. Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten,…) zo in dat ze optimaal worden benut. Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing).
-
Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie.
