Het Nieuwe Werken Effecten op bedrijfsdoelstellingen
HNW Er wordt veel over geschreven
HNW Feiten en Cijfers
Merle Blok
Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken is een visie op een manier van werken die optimaal aansluit bij de behoefte van de kennis/informatie werker. Dit leidt tot het creëren van een productieve, duurzame, inspirerende en (team)prestatie bevorderende werkomgeving middels technologische en sociale innovatie. Met als beoogd resultaat het versterken van de marktpositie en het creëren van maatschappelijke impact.
Integrale Vormgeving Concepten op gebied van het nieuwe werken kenmerken zich door een integrale vormgeving van alle 4 de elementen
Organisatie en Management
(ICT) Technologie
Mens Mentaliteit/Cultuur
Fysieke Werkplek
Organisatie en Management: Niet sturen op hoeveelheid inspanning (uren / aanwezigheid), maar op output, eigen initiatief en zelfsturing. (ICT) Technologie: Medewerkers moeten altijd en overal kunnen beschikken over de juiste informatie en middelen om te kunnen (samen)werken. Mentaliteit/Cultuur: Open cultuur, waarbij informatie delen en samenwerken in netwerkverband centraal staat. Fysieke Werkplek: Van vaste standaard werkplekken naar plaats onafhankelijk werken. Kantoor als ontmoetingsplaats en faciliteren van taak en activiteiten.
Probleemstelling
gefficiëntie
Er zijn veel visies voor het vormgeven van het Nieuwe Werken, er is echter weinig bekend van het daadwerkelijke effect van Nieuwe Werken maatregelen op beoogde organisatie doelstellingen.
efficiëntie
1
Eenvoudig model
Input: HNW maatregelen
iets meetbaars
Iets complexer model
Output: Bedrijfsdoelstelling
Mens/cultuur & management
Social ICT
Flexibel werken
Complex model INPUT HNW MAATREGELEN 1. Thuiswerken 2. Activiteit gerelateerd werken 3. Satellietkantoren 4. Onderweg werken 5. Flexibele tijden van werken
Kennisdeling 4 Ziekteverzuim 5 Werknemer bevlogenheid 6 Werk/privé balans 7 Werkgever attractiviteit 8 Adaptief vermogen 9
Flexibel werken Social ICT
•Productiviteit
•Sociale ICT
•Vitaliteit
•Mens/cultuur & management
•Duurzaamheid
1. Is er een relatie tussen werkomgeving – comfort en productiviteit? 2. De relatie tussen werktaken op verschillende werklocatie en werkstress / welzijn 3. Resultaten van een studie naar activiteit gerelateerd werken en het effect op enkele KPI’s 4. Hoeveel werkplekken heb je nog nodig bij flexibele werktijden? 5. Wat is de optimale vergader inrichting?
CO2 uitstoot 10 10. Management door vertrouwen
Complex model
Mens/cultuur & management
•Flexibel werken
iets meetbaars
Output: Bedrijfsdoelstelling
Vandaag
KPI’s OUTPUT Productiviteit van individu/team 1 Kosten per medewerker 2 Klant waarde 3
6. Gebruiken van internettoegang 7. Gebruiken van sociale netwerkdiensten 8. Gebruiken van Videoconferencing 9. Gebruiken van Collaborative tools
Input: HNW Maatregelen
INPUT HNW MAATREGELEN 1. Thuiswerken 2. Activiteit gerelateerd werken 3. Satellietkantoren 4. Onderweg werken 5. Flexibele tijden van werken 6. Gebruiken van internettoegang 7. Gebruiken van sociale netwerkdiensten 8. Gebruiken van Videoconferencing 9. Gebruiken van Collaborative tools
Comfort?
706 wn scoren comfort en productiviteit
KPI’s OUTPUT Productiviteit van 1 individu/team Kosten per medewerker 2 Klant waarde 3 Kennisdeling 4 Ziekteverzuim 5 Werknemer bevlogenheid 6 Werk/privé balans 7 Werkgever attractiviteit 8 Adaptief vermogen 9
CO2 uitstoot 10 10. Management door vertrouwen
Significante correlatie comfort en arbeidsprod.(r=0,675) (Rieck & Kelter, 2005)
2
INPUT HNW MAATREGELEN 1. Thuiswerken 2. Activiteit gerelateerd werken 3. Satellietkantoren 4. Onderweg werken 5. Flexibele tijden van werken
Verschillende werklocaties Thuiswerkers: - Samenwerken in verschillende tijdzones - Concentratie taken; geen verstoringen; werk afmaken
KPI’s OUTPUT Productiviteit van 1 individu/team Kosten per medewerker 2 Klant waarde 3
6. Gebruiken van internettoegang 7. Gebruiken van sociale netwerkdiensten 8. Gebruiken van Videoconferencing 9. Gebruiken van Collaborative tools
Stress en Welzijn?
Kantoorwerkers: - Globetrotters: face-to-face contact; virtuele meetings met goed functionerende systemen; in geval van belangrijk overleg of bij onderhandelingen - Lokale werkers: overleg; voorbereiding op veldwerk; officiële meetings; uitwisselen informatie
Kennisdeling 4 Ziekteverzuim 5 Werknemer bevlogenheid 6 Werk/privé balans 7 Werkgever attractiviteit 8 Adaptief vermogen 9
Onderweg (vliegtuig, auto of trein): - Reizen: Werkzaamheden bestaan uit voorbereiding, update, rapporteren. Af en toe remote communicatie of face-to-face discussie met collega’s Satellietkantoren (klant of andere locatie) - Werkzaamheden bestaan uit ontmoeting, overleg, afstemming face-toface met klanten.
CO2 uitstoot 10 10. Management door vertrouwen
Bron: Vartianinen en Hurkkanen, 2010
Complex model
Kantoorwerkers: - Welzijn wordt bepaald door formele en informele sociale interactie met collega’s en management (team support). - Een plek om te rusten na lange tijden van veldwerk. - Positieve factoren voor mentale belasting waren goede overlegruimten en goed functionerende virtuele connecties. - Stressfactoren kwamen voort uit opstapeling van werk, wanneer er weinig op kantoor gewerkt wordt. Onderweg (vliegtuig, auto of trein): - Werden gezien als plek om rust te krijgen, nu en dan word er gewerkt . - Veel klachten over krappe oncomfortabele werkplekken en immobiliteit. Satellietkantoren (klant of andere locatie) - Hoge productiviteit, en succesvolle communicatie met klanten of partners. - Ontbreken van middelen; functionaliteit van communicatie tools; drukke / lange werkdagen; culturele verschillen.
Traditioneel
Activiteiten gerelateerd werken
Individuele werkplekken Open kantoortuin
Flexibele werkomgeving, flexplekken, draadloos internet, loungewerkplekken, kleine ontmoetingsruimten, concentratieruimten, statafels.
Social ICT
Thuiswerkers: - Welzijn: concentratie en controle over werk en tijd. - Werk-prive balans komt onder druk te staan (overwerk; disbalans, interfereert).
Flexibel werken
Effect op stress en welzijn
Mens/cultuur & management
Mens/cultuur & management
Social ICT
Flexibel werken
Complex model
INPUT HNW MAATREGELEN 1. Thuiswerken 2. Activiteit gerelateerd werken 3. Satellietkantoren 4. Onderweg werken 5. Flexibele tijden van werken 6. Gebruiken van internettoegang 7. Gebruiken van sociale netwerkdiensten 8. Gebruiken van Videoconferencing 9. Gebruiken van Collaborative tools
KPI’s OUTPUT Productiviteit van individu/team 1 Kosten per medewerker 2 Klant waarde 3 Kennisdeling 4 Ziekteverzuim 5 Werknemer bevlogenheid 6 Werk/privé balans 7 Werkgever attractiviteit 8 Adaptief vermogen 9
CO2 uitstoot 10 10. Management door vertrouwen
Methode Vragenlijst: - Vragenlijst oude situatie - Vragenlijst nieuwe situatie (activiteit gerelateerd werken) - Controle groep Variabelen: communicatie, concentratie, samenwerking, privacy en afleiding, ruimte gebruik etc. Locatie data twee afdelingen met (ongeveer 60) RFID pasjes Variabelen: : werkplekgebruik, werkplekbezetting, routing en mobiliteit.
3
Wat zeggen andere onderzoekers?
Vastgestelde effecten:
Activiteit gerelateerd werken:
Concentratie sign
…..Vergroot het gevoel van vrijheid maar resulteert tevens in een gebrek aan identiteit (Volkert & Van der Voordt, 2005)
Communicatie sign
….Hogere positieve score op controle over de werkplek, samenwerking, communicatie en de mate van tevredenheid in vergelijking tot mensen met vaste werkplekken. (Robertson e.a. 2008)
Privacy sign
…..Meer persoonlijke controle over de fysieke inrichting in de vorm van instelbaarheid, en gemakkelijk toegang tot overlegplekken resulteerde in een hogere groepscohesie en tevredenheid over het werk. (Lee en Brand 2005).
Ervaren productiviteit Persoonlijke sfeer
Resultaten: Bezetting over de week Met name op maandag is bijna 80% van de medewerkers op kantoor aanwezig geweest.
KPI’s OUTPUT Productiviteit van individu/team 1 Kosten per medewerker 2 Klant waarde 3
6. Gebruiken van internettoegang 7. Gebruiken van sociale netwerkdiensten 8. Gebruiken van Videoconferencing 9. Gebruiken van Collaborative tools
Percentage aanwezige personen
Kennisdeling 4 Ziekteverzuim 5 Werknemer bevlogenheid 6 Werk/privé balans 7 Werkgever attractiviteit 8 Adaptief vermogen 9
Percentage medewerkers aanwezig per dag
INPUT HNW MAATREGELEN 1. Thuiswerken 2. Activiteit gerelateerd werken 3. Satellietkantoren 4. Onderweg werken 5. Flexibele tijden van werken
CO2 uitstoot 10 10. Management door vertrouwen
100% 90% 80% 70% ERM Oud Oude kantoor situatie
60%
ERM Oud Nieuwe kantoor situatie
50%
EUT Oude kantoor situatie Nieuw
40%
EUT Nieuwe kantoorsituatie Nieuw
30% 20% 10% 0% maandag
Percentage aanwezige personen 100%
Flexibel werken
• Per uur bekeken komt het slechts sporadisch voor dat meer dan 50% van de mensen aanwezig is.
dinsdag
woensdag donderdag
vrijdag
Complex model
Resultaten: Bezetting afdeling over de dag
INPUT HNW MAATREGELEN 1. Thuiswerken 2. Activiteit gerelateerd werken 3. Satellietkantoren 4. Onderweg werken 5. Flexibele tijden van werken
Vergaderruimte
90%
70% Oud oud ERM
60%
Oud oud EUT
50%
Nieuwnieuw ERM
40%
Social ICT
80%
Nieuw EUT nieuw
6. Gebruiken van internettoegang 7. Gebruiken van sociale netwerkdiensten 8. Gebruiken van Videoconferencing 9. Gebruiken van Collaborative tools
KPI’s OUTPUT Productiviteit 1 van individu/team Kosten per medewerker 2 Klant waarde 3 Kennisdeling 4 Ziekteverzuim 5 Werknemer bevlogenheid 6 Werk/privé balans 7 Werkgever attractiviteit 8 Adaptief vermogen 9
30% 20% 10% 0% 08:00- 09:00- 10:00- 11:00- 12:00- 13:00- 14:00- 15:00- 16:00- 17:0009:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00
Mens/cultuur & management
percentate
Mens/cultuur & management
Social ICT
Flexibel werken
Complex model
CO2 uitstoot 10 10. Management door vertrouwen
4
Vandaag
Onderzoek Verder onderzoek is nodig om het hele model van HNW te kunnen vullen!
Flexibel werken
Maarja….soms heb je geen onderzoek nodig om verbeteringen te zien Complex model
Social ICT
De relatie tussen werkomgeving – comfort en productiviteit Verschillende werklocatie - werkstress / welzijn Activiteit gerelateerd werken en het effect op enkele KPI’s Hoe bepaal je hoeveel werkplekken er nodig zijn? De optimale vergader inrichting
Mens/cultuur & management
• • • • •
INPUT HNW MAATREGELEN 1. Thuiswerken 2. Activiteit gerelateerd werken 3. Satellietkantoren 4. Onderweg werken 5. Flexibele tijden van werken 6. Gebruiken van internettoegang 7. Gebruiken van sociale netwerkdiensten 8. Gebruiken van Videoconferencing 9. Gebruiken van Collaborative tools
KPI’s OUTPUT Productiviteit van individu/team 1 Kosten per medewerker 2 Klant waarde 3 Kennisdeling 4 Ziekteverzuim 5 Werknemer bevlogenheid 6 Werk/privé balans 7 Werkgever attractiviteit 8 Adaptief vermogen 9
CO2 uitstoot 10 10. Management door vertrouwen
TNO Merle Blok
[email protected] +31 23 554 9433 www.tno.nl/hetnieuwewerken
5
