OVER-gemeenten HNW PILOTS. Conceptueel plan

OVER-gemeenten

HNW PILOTS Conceptueel plan

OVER-gemeenten HNW PILOTS

INHOUD

•

Onze werkwijze

•

Pilot 1 - Werken met social media

•

Pilot 2 - Werken met een wiki

•

Pilot 3 - Flexibel werken en betere bereikbaarheid

•

Pilot 4 - Van inspanning naar resultaatgericht

•

Pilot 5 - Instroom nieuwe medewerkers

•

Pilot 6 - Digitaal samenwerken, hoe doe je dat?

•

Pilot 7 - Bloggen

•

Pilot 8 - Werkplek van de toekomst

2


ONZE WERKWIJZE

We doen Het Nieuwe Werken (HNW) OVER-gemeenten is begin 2010 gestart met het actief uitdragen van een visie rondom het thema Het Nieuwe Werken. Door Ronald Smit is in die periode een visie document over Het Nieuwe Werken geschreven. Dit visie document is de basis geweest voor een reeks awareness-sessies met medewerkers in de maanden april en mei 2010.

Om de visie op Het Nieuwe Werken ook daadwerkelijk vorm en inhoud te geven is het noodzakelijk dat Het Nieuwe Werken in praktijk wordt gebracht. Over het implementeren van Het Nieuwe Werken in gemeentelijke organisaties is nog relatief weinig kennis en ervaring beschikbaar. Een brainstormsessie in de vorm van een wiki heeft meer dan 70 ideeën opgeleverd die kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van Het Nieuwe Werken bij OVER-gemeenten.

Acht pilots Na schifting en samenvoeging van ideeën is een set van acht pilots gedefinieerd waarmee de HNW visie in praktijk wordt gebracht.

De set pilots beslaat een brede selectie van activiteiten die elk een bijdrage leveren aan de cultuurverandering, de manier waarop wordt samengewerkt, de fysieke context van de werkomgeving en de diverse (hard- en software)hulpmiddelen die met Het Nieuwe Werken samengaan.

De acht pilots missen elk een business case. Het is vooraf nauwelijks vast te stellen wat het oplevert in de zin van besparing is in vierkante meters, minder reistijd, meer kennis, meer productieve uren of vermindering van reiskosten.

3

OVER-gemeenten HNW PILOTS ONZE WERKWIJZE

Doordat de effectiviteit van menselijke samenwerking afhangt van veel complexe factoren (zoals: motivatie, werkbare technologie, cultuur, gewenning en leeftijd) is dit ‘complexe’ menselijke systeem alleen proefondervindelijk vast te stellen.

Door experimenten en pilots uit te voeren kunnen patronen worden herkend en kan per pilot worden vastgesteld of het voor OVER-gemeenten werkt of niet. Op basis van de ervaringen kunnen de pilots worden overgezet naar de dagelijkse praktijk (beheersituatie).

De pilots kennen een looptijd van 2 tot 6 maanden waarin de gehele of een deel van de organisatie wordt betrokken. Praktisch iedere pilot-deelnemer wordt na afloop door middel van een digitale vragenlijst gevraagd zijn of haar mening te geven. Iedere pilot krijgt een evaluatiemoment op basis van deze bevindingen. In dat evaluatiemoment wordt beoordeeld of de pilot succesvol is geweest en of het aan de vooraf vastgestelde doelstellingen heeft voldaan. Tevens wordt op dat moment bepaald of en hoe de activiteiten van de pilot in de praktijk kunnen worden voortgezet.

Het directieteam krijgt tussentijds op maandelijkse basis een beknopt overzicht van de lopende pilots met daarin een beschrijving van stadium waarin de pilots zich bevinden.

De pilots die worden voorgesteld om uit te voeren zijn:

1. Werken met social media 2. Werken met een Wiki 3. Flexibel werken en betere bereikbaarheid 4. Van inspanning naar resultaatgericht 5. Instroom nieuwe medewerkers 6. Digitaal samenwerken, hoe doe je dat? 7. Bloggen 8. Werkplek van de toekomst

4


ONZE WERKWIJZE

Op basis van dit document beslist het MT over het wel of niet starten van de pilots. Per pilot is één MT-lid eindverantwoordelijk voor de uitvoering gemaakt. Tijdens de uitvoeringsfase van de pilot is het desbetreffende MT-lid het aanspreekpunt voor de uitvoerenden van de pilot.

De looptijd van de pilots is uiterlijk tot december 2010. In het komende half jaar worden alle pilots uitgevoerd, geëvalueerd en na evaluatie eventueel voortgezet in de dagelijkse praktijk.

Deze periode, waarin OVER-gemeenten werkt aan de implementatie van Het Nieuwe Werken, is het startpunt van een cultuuromslag. Het Nieuwe Werken wordt veelal geassocieerd met nieuwe technologie maar is vooral een andere manier waarop werk wordt uitgevoerd.

De acht pilots zijn de eerste stappen op weg naar die andere manier van werken. Na het komende half jaar houdt Het Nieuwe Werken niet op te bestaan. In tegendeel. Het zal de komende jaren meer en meer gewoonte worden om plaatsen tijdonafhankelijk te gaan werken. Nieuwe mogelijkheden doen zich voor en worden door middel van pilots beproefd, beoordeeld en opgenomen in de dagelijkse praktijk. De wijze waarop de acht pilots worden uitgevoerd kan een beproefde manier blijken waarop de komende jaren nieuwe aspecten worden binnengebracht.

5

OVER-gemeenten HNW PILOTS ONZE WERKWIJZE

Tot slot Het Nieuwe Werken sluit goed aan bij de vier R’s managementfilosofie van OVERgemeenten. Deze draait om de volgende termen: -

Richting: vooraf duidelijke richting vanuit management

-

Ruimte: vervolgens veel ruimte voor medewerkers voor eigen invulling en verantwoordelijkheid

-

Resultaat: vanuit eigen verantwoordelijkheid voor en door medewerkers resultaten die er toe doen

-

Rekenschap: door medewerkers en management rekenschap afleggen over behaalde resultaten

De pilots geven leidinggevenden de kans om de managementfilosofie verder toe te passen. Managen op basis van de vier R’s doet een groot beroep op de zelfstandigheid van medewerkers. In het kader van Het Nieuwe Werken wordt aan medewerkers de mogelijkheid geboden om op basis van zelfstandigheid invulling te geven aan het plaatsen tijdonafhankelijk uitvoeren van de eigen werkzaamheden.

6


PILOT 1 - WERKEN MET SOCIAL MEDIA Workshop waarin medewerkers het ‘fenomeen’ social media leren kennen en specifiek de tools LinkedIn, Twitter, Yammer, en weblog.

Wat we gaan doen 1. Technische realisatie van intern webloggen 2. Workshop van 2 uur met ± 5 deelnemers o 1e uur: presentatie social media o

2e uur: oefenen met tool(s) naar keuze

3. Aantal workshops afhankelijk van belangstelling (schatting 10x) 4. Communicatie via intranet en Yammer, tevens deelnemers awareness sessies uitnodigen via e-mail, “het is leuk voor jezelf” 5. Medewerkers die hebben deelgenomen actief betrekken bij het maken van de spelregels bij het gebruik van social media (later in een wiki) 6. Evaluatie van de pilot

Deelnemers Vrijwillige inschrijving voor alle medewerkers.

Wat we willen bereiken 1. Versterken samenwerkend, lerend en innoverend vermogen door de adoptie van social media te versnellen 2. Deelnemers informeren over het fenomeen social media en de toegevoegde waarde die social media in ons werk kan hebben 3. Deelnemers informeren over het kiezen van de juiste kanalen afhankelijk van het type bericht (nice to know, need to know etc.) 4. Deelnemers informeren over de openbaarheid van social media tools (do’s and don’ts vanuit eigen verantwoordelijkheid) 5. Deelnemers op weg helpen bij het gebruik van social media tools.

7


PILOT 1 - WERKEN MET SOCIAL MEDIA Meten resultaat pilot Een week na de workshop worden de deelnemers digitaal uitgenodigd om een enquête in te vullen via http://nl.surveymonkey.com/ en de workshop te evalueren (neveneffect: dit moment brengt social media opnieuw onder de aandacht bij de gebruikers).

Tijdspad 2010 Workshops houden van juli t/m september

Kosten Geen: LinkedIn, Twitter, Yammer en weblog zijn gratis tools.

Organisatie van pilot 1 Wat

Eigenaar

MT support

Michiel

Technisch realiseren van webloggen op ons intranet

ICT en Ramses

Ruimte met beamer en 5 werkplekken

Ronald

Communicatie: deelnemers awareness sessies via

Ronald

mail + intranet + yammer Handleiding workshop (doel afstemmen met

Ronald

deelnemers, presentatie, op weg helpen, afspraken ondersteuning na workshop, meten resultaat) Presentatie maken

Ronald

Handleidingen “starten met” LinkedIn, Twitter,

Ronald

Yammer en Weblog Workshops organiseren

Ronald

Workshop houden

Ronald

Ondersteuning gebruikers periode na de workshop

Ronald + Ramses

Beschikbaar voor technische vragen

ICT

Ontwikkelen online enquête over de pilot en

Ronald

deelnemers uitnodigen deze in te vullen

8

OVER-gemeenten HNW PILOTS PILOT 2 – WERKEN MET EEN WIKI Gezamenlijk in een wiki werken aan een document/plan.

Wat we gaan doen 1. Workshop van 1,5 uur met deelnemers pilot o

20 min: presentatie over gebruik Google Docs

o

10 min: welke informatie wel en niet in Google Docs?

o

1 uur: oefenen met Google Docs

2. In de praktijk het gebruik van Google Docs toepassen op concreet te schrijven document door meerdere mensen 3. In de praktijksituatie (tussentijds) evalueren hoe het gebruik van Google Docs bevalt en waar ondersteuning is gewenst 4. Na 2 maanden het gebruik met deelnemers evalueren en bepalen of tot beheerssituatie kan worden overgegaan 5. Bij geschiktheid voor breed gebruik in onze organisatie het selectietraject starten voor het kiezen van een interne wiki-tool en voorstel MT maken om over te gaan naar een beheersituatie 6. Evaluatie van de pilot

Deelnemers Een aantal medewerkers van Beleid en Regie die gezamenlijk aan een document/plan schrijven (2 groepen).

Wat we willen bereiken 1. Versterken samenwerkend vermogen door met een wiki tijd- en plaatsonafhankelijk te leren werken 2. Deelnemers informeren over de mogelijkheid van het werken in een wiki 3. Deelnemers op weg helpen bij het gebruik van Google Docs in hun eigen praktijksituatie 4. Vaststellen of het werken in een wiki van toegevoegde waarde is voor OVER-gemeenten 5. Bij gebleken geschiktheid starten van zoektocht naar wiki-tool op ons intranet

9

OVER-gemeenten HNW PILOTS PILOT 2 – WERKEN MET EEN WIKI

Meten resultaat pilot Na afloop van de pilot worden de deelnemers digitaal uitgenodigd om een enquête in te vullen.

Tijdspad 2010 Pilot houden van september – oktober (mogelijk eerder beginnen) Evaluatie pilot in november, uitrol in organisatie in december

Kosten Geen: Google Docs is gratis tool. Kosten wiki tool op intranet nog onbekend.


Eigenaar

MT support

Inge

Kiezen van te schrijven plan (2x) + vragen

Inge

medewerkers om deel te nemen Ruimte met beamer en voldoende werkplekken

Ronald

Handleiding workshop (doel afstemmen met

Ronald

deelnemers, presentatie, op weg helpen, afspraken ondersteuning lopende pilot, tussentijdse evaluatie, zoeken intranet wiki-tool, meten resultaat). Presentatie maken

Ronald

Handleidingen “starten met Google Docs”

Ronald

Workshop houden

Ronald

Ondersteuning tijdens pilot

Ronald + Ramses

Organiseren tussentijdse evaluatie

Ronald

Organiseren eindevaluatie

Ronald

Organiseren van zoeken naar interne wiki-tool

ICT


ICT medewerker


Ronald


10


PILOT 3 -

FLEXIBEL WERKEN EN BETERE BEREIKBAARHEID

Hoe gaan we om met de bezetting en bereikbaarheid van mensen? En wat voor soort bereikbaarheid is gewenst in welke situatie? (denk aan: fysiek, telefonisch, chat, e-mail etc.). KCC ondervindt problemen met de bereikbaarheid, wat is op welk moment nodig?

Wat we gaan doen Fase ‘denken’ 1. Workshop (I) waarin de huidige problemen rond bereikbaarheid in kaart worden gebracht en we vervolgens over oplossingen gaan brainstormen (1-6-2010 gehouden) 2. Resultaat workshop delen in wiki zodat collega’s kunnen meedenken / aanvullen (2-6-2010 beschikbaar) 3. Workshop (II) waarin we uitgangspunten bereikbaarheid opstellen met als input de te verwachten servicenormen (= gewenste situatie) 4. Resultaat workshop delen in wiki zodat collega’s kunnen meedenken / aanvullen 5. In MT vaststellen van huidige en gewenste situatie ten aanzien van bereikbaarheid (input 1, 2 en 3) met als output een activiteitenlijst (+ vaststellen wie meedoen met pilot) 6. Onderzoeken hoe we de gewenste situatie denken te bereiken (hulpmiddelen, activiteiten, maatregelen e.d.) met als output een plan Fase ‘doen’ 7. Op kleine schaal experimenten met acties en hulpmiddelen die gekozen zijn 8. Evalueren nut en toepasbaarheid acties en hulpmiddelen 9. Voorstel maken voor gedragsacties en hulpmiddelen voor de hele organisatie 10. Vaststelling MT van te nemen gedragsacties en in te zetten middelen zodat over wordt overgegaan naar een beheersituatie 11. Evaluatie van de pilot

11


PILOT 3 -


Deelnemers Diverse medewerkers van verschillende afdelingen (namen nog te bepalen).

Wat we willen bereiken 1. Meer samenwerkend en leidend vermogen creëren door de bereikbaarheid te verbeteren 2. De dienstverlening verbeteren door een betere bereikbaarheid te realiseren in een werkomgeving die steeds meer tijd- en plaatsonafhankelijk wordt ingevuld 3. Definitie vaststellen van wat de gewenste situatie is ten aanzien van de bereikbaarheid (mate van bereikbaarheid, maar ook de manier waarop in bepaalde situaties) 4. Vaststellen waar het mis gaat en welke oplossingen daarvoor beschikbaar zijn 5. Experimenteren met acties (gedragverandering en hulpmiddelen) die de bereikbaarheid verbeteren 6. Komen tot keuze van een aanpak voor de organisatie

Meten resultaat pilot Na het afsluiten van de pilot worden de deelnemers digitaal uitgenodigd om een enquête in te vullen en de pilot te evalueren.

Tijdspad 2010 Fase ‘denken’ van juli – augustus + Fase ‘doen’ van september - november Evaluatie pilot in december Naar beheerssituatie in januari 2011

Kosten In fase ‘doen’ zal in het voorstel (te nemen gedragsacties en in te zetten middelen) duidelijke worden welke kosten gemaakt dienen te worden om de bereikbaarheid en dienstverlening te verbeteren.

12


PILOT 3 -



Eigenaar

MT support

Reinout

Organiseren workshop I

Reinout + Gerben

Resultaat workshop I in wiki

Reinout

Organiseren workshop II

Reinout + Gerben

Resultaat workshop II in wiki

Reinout

Voorstel MT vaststellen huidige en gewenste

Reinout + Ronald

situatie bereikbaarheid (+ activiteitenlijst) Onderzoeken mogelijke acties en tools

Michiel, Reinout, ICT, Ronald

Experimenteren organiseren

Reinout + Ronald


ICT medewerker

Beschikbaar voor gebruikersvragen

Ronald + Ramses

Organiseren evaluatie van de acties en tools (nut

Ronald

en toepasbaarheid) Voorstel MT t.a.v. gedragsacties en te kiezen tools

Reinout + Ronald

voor hele organisatie Ontwikkelen online enquête over de pilot en deelnemers uitnodigen deze in te vullen

13

Ronald


PILOT 4 – VAN INSPANNING NAAR RESULTAATGERICHT Resultaatgesprekken voor alle medewerkers en MT-leden als vervanging van de functioneringsgesprekken en eventuele POP gesprekken.

Wat we gaan doen 1. Ontwikkelen van een concept resultaatgesprekformulier (incl. korte handleiding m.b.t SMART afspraken maken e.d.) 2. Formulier en handleiding in wiki met MT-leden delen (aanvullen en meedenken) 3. Resultaatgesprekformulier en handleiding vaststellen en verspreiden als nieuw format 4. Afhankelijk van de mogelijkheden in E-HRM de resultaatformulieren opnemen in het digitale personeelsdossier 5. 1x per maand tijdens MT vergadering evalueren (vast agendapunt) o

hoe verlopen de resultaatgesprekken met medewerkers?

o

ieder MT-lid geeft een goed en een minder goed voorbeeld uit zijn of haar eigen praktijk, collega’s stellen kritische vragen (leren van elkaar)

o

daarbij richten op gekozen methodiek, niet op de inhoud van de resultaatafspraken

o

een directielid is gespreksleider

6. Na evaluatie van de resultaatgesprekken(structuur) mogelijk nieuwe werkwijze naar beheersituatie (dan OR advies) 7. Evaluatie van de pilot

Deelnemers Alle MT-leden.

14


PILOT 4 – VAN INSPANNING NAAR RESULTAATGERICHT Wat we willen bereiken 1. Meer samenwerkend en leidend vermogen door te werken met resultaatgesprekken 2. Ontwikkelen van een gesprekkenformulier en -structuur die functioneel is voor MT-leden en medewerkers 3. Het integreren van de resultaatgesprekken met het E-HRM waar mogelijk 4. Van elkaar leren hoe we het maximale uit het instrument ‘resultaatgesprekken’ kunnen halen door MT-leden actief ervaringen te laten delen

Meten resultaat pilot In december vullen de MT-leden een digitale enquête in waarmee we meten of de pilot heeft opgeleverd wat we voor ogen hadden.

Tijdspad 2010 Pilot houden van juli – november, evaluatie pilot in december

Kosten Mogelijke kosten betreffen de integratie met E-HRM.


Eigenaar

MT support

Anne

Ontwikkelen concept resultaatgesprekformulier

Ronald

Ontwikkelen korte handleiding bij formulier

Ronald

Formulier en handleiding in wiki

Ronald

Opleveren voorstel definitieve versie formulier en

Ronald

handleiding (vaststellen in MT) Organiseren evaluatie in MT-vergadering

Wim + Marlies


Ronald


15


PILOT 5 – INSTROOM NIEUWE MEDEWERKERS Zorgen dat de instroom van nieuwe medewerkers gebeurt op basis van een profiel dat Het Nieuwe Werken (HNW) uitstraalt. Tevens ontwikkelen van een algemeen inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers dat aansluit bij HNW.

Wat we gaan doen 1. Ontwikkelen van een concept generiek (algemeen) profiel waar nieuwe medewerkers van OVER-gemeenten aan dienen te voldoen en aansluit bij de gewenste identiteit (wat we willen zijn). Welke mentaliteit verwachten we? (geredeneerd vanuit onze missie en visie) 2. Generiek profiel in wiki delen (aanvullen en meedenken) 3. In MT het generiek profiel vaststellen 4. Generiek profiel vertalen naar arbeidsmarktcommunicatie o

profilering OVER-gemeenten op de arbeidsmarkt: o

Look and feel, tone of voice en visuals

o

Verkopen van de organisatie (employer branding)

o

Werving (via nieuwe kanalen zoals LinkedIn, Twitter, etc.)

o

bepalen van kanaal op basis van generiek profiel en functieprofiel

o

selecteren met behulp van generiek profiel

5. Ontwikkelen concept harmonisatie introductieprogramma dat ook aandacht schenkt aan onze nieuwe manier van werken o

nieuwe elementen zoals de afwezigheid van klassieke afdeling met collega’s op een vaste plek, beïnvloedt de manier van inwerken

o

bekend raken met onze organisatieontwikkeling en de manier waarop we in OVER-gemeenten van social media gebruik maken

6. Concept harmonisatie introductieprogramma nieuwe stijl in wiki 7. Vaststellen van harmonisatie in DT 8. Zodra bepaalde (tussen)producten in het MT zijn vastgesteld worden ze in de beheersituatie opgenomen. 9. Evaluatie van de pilot

Deelnemers MT-leden, Communicatie en HRM

16


PILOT 5 – INSTROOM NIEUWE MEDEWERKERS Wat we willen bereiken 1. Meer samenwerkend en leidend vermogen door de mentaliteit (generiek profiel) van nieuwe medewerkers aan te laten sluiten bij de ontwikkeling die OVER-gemeenten doormaakt 2. Eenduidig beeld ontwikkelen en vaststellen ten aanzien van de mentaliteit die we van onze nieuwe medewerkers verwachten 3. Dit beeld ons laten helpen om steeds helderder te krijgen wat we van medewerkers (ook de huidige) verwachten op dit gebied 4. Het generieke profiel integraal toepassen op de instrumenten die de instroom van nieuwe mensen beïnvloeden 5. Voorkomen dat nieuwe medewerkers ‘verdwalen’ in een werkomgeving waar veel tijd- en plaatsonafhankelijk wordt gewerkt door hier het introductieprogramma op af te stemmen

Meten resultaat pilot In november worden de deelnemers digitaal uitgenodigd om een enquête in te vullen.

Tijdspad 2010 Pilot van juli tot oktober Evaluatie in november Uitrol in december (voor zover dit tussentijds nog niet is gedaan met deelproducten)

Kosten Geen

17


PILOT 5 – INSTROOM NIEUWE MEDEWERKERS


Eigenaar

MT support

Anne

Ontwikkelen van een concept generiek profiel

Annamaria, Ramses en Ronald

Concept generiek profiel in wiki

Ronald

Opleveren voorstel vaststelling (in MT) generiek

Ronald en Annamaria

profiel nieuwe medewerker Generiek profiel vertaalt naar

Annamaria en Ramses

arbeidsmarktcommunicatie Ontwikkelen concept introductieprogramma nieuwe

Annamaria, Ramses en

stijl (harmonisatie)

Ronald

Concept introductieprogramma nieuwe stijl

Ronald

(harmonisatie) in wiki Opleveren voorstel vaststelling (in DT)

Ronald en Annamaria

introductieprogramma nieuwe stijl (harmonisatie) Ontwikkelen online enquête over de pilot en deelnemers uitnodigen deze in te vullen

18

Ronald


PILOT 6 – DIGITAAL SAMENWERKEN, HOE DOE JE DAT? DT, MT en een aantal andere medewerkers in de praktijk ervaring laten opdoen met nieuwe digitale hulpmiddelen. Zelf experimenteren met anders communiceren en anders samenwerken (videochat, overal toegang tot internet, directe beschikbaarheid van bestanden, digitaal vergaderen, actief kennis delen etc.)

Wat we gaan doen Fase ‘denken’ 1. Inventariseren van de hard- en software die wordt aangeboden om digitaal samenwerken mogelijk te maken (scope) 2. Workshop (met input uit 1) waarin de deelnemers bepalen welke vorm(en) van fysieke samenwerking (heden), ze digitaal willen gaan doen (bijv. het MT overleg). Tevens nadenken over de invulling van de sociale component van samenwerken wanneer we elkaar minder fysiek gaan ontmoeten. 3. Plan van aanpak maken en vaststellen in MT (wat gaan we gebruiken en waarvoor?) Fase ‘doen’ 4. Experimenteren met de nieuwe manieren van digitaal samenwerken 5. Evalueren van de ervaringen en beslissen over een mogelijk beheersituatie (per onderdeel apart beslissen) 6. Evalueren van de pilot

Deelnemers Directieteam, MT-leden en een aantal andere medewerkers die nauw met DT en MT samenwerken (totaal ± 12)

19


PILOT 6 – DIGITAAL SAMENWERKEN, HOE DOE JE DAT? Wat we willen bereiken 1. Meer samenwerkend, leidend en lerend vermogen door te ervaren hoe het in de praktijk is om digitaal samen te werken 2. Leren welke middelen van toegevoegde waarde zijn voor OVER-gemeenten en haar medewerkers 3. Leidinggevenden zelf ervaring laten opdoen met nieuw (digitaal) werken waardoor het vanzelfsprekender en eenvoudiger wordt om ook andere medewerkers te enthousiasmeren

Meten resultaat pilot In december worden de deelnemers digitaal uitgenodigd om een enquête in te vullen via http://nl.surveymonkey.com/

Tijdspad 2010 Pilot van augustus – november Evaluatie in december

Kosten 1. Aanschaf van digitale middelen zoals laptops met webcam + dongle (afhankelijk van de digitale samenwerking die we kiezen) 2. Wifi netwerk toegankelijk maken in Oostzaan en Wormerland

20


PILOT 6 – DIGITAAL SAMENWERKEN, HOE DOE JE DAT?


Eigenaar

MT support

Michiel

Inventariseren hard- en software om digitaal

ICT, Michiel, Ronald,

samen te werken

Ramses

Workshop organiseren en houden waarin keuze

Michiel en Gerben

wordt bepaald m.b.t. tot de fysieke samenwerking die we willen gaan digitaliseren Plan van aanpak opleveren voor MT vaststelling

Michiel en Ronald

m.b.t. “wat gaan we gebruiken en waarvoor?” Gebruikersondersteuning

Elkaar helpen


ICT

Workshop organiseren waarin we het digitaal

Michiel en Gerben

samenwerken evalueren en per onderdeel/tool bepalen of dit in aanmerking komt voor een overdracht naar de gehele organisatie Ontwikkelen online enquête over de pilot en deelnemers uitnodigen deze in te vullen

21

Ronald


PILOT 7 - BLOGGEN Schrijven en publiceren over onderwerpen, je kennis delen en (digitale) reputatie opbouwen met een blog.

Wat we gaan doen 1. Medewerkers uitnodigen om deel te nemen aan pilot 2. Workshop van 1,5 uur met de bloggers + MT support o

0,5 uur: presentatie wat is webloggen en hoe doe ik dat?

o

1 uur: oefenen met webloggen

3. In de praktijksituatie (tussentijds) evalueren hoe het webloggen bevalt en waar ondersteuning is gewenst 4. Na 3 maanden het gebruik met deelnemers evalueren en bepalen of het wenselijk is om naar een beheerssituatie te gaan (hele organisatie) 5. Evalueren van de pilot

Deelnemers Medewerkers worden uitgenodigd en kunnen zichzelf aanmelden om periodiek te gaan bloggen over hun werkzaamheden. Het gaat daarbij om informatie die voor andere medewerkers van toegevoegde waarde is om (zijdelings) te weten.

Wat we willen bereiken 1. Meer samenwerkend en innovatief vermogen door pro-actief kennis en ervaringen te delen via een intern weblog 2. Ervaring opdoen met het delen van informatie aan een groot intern publiek 3. Bepalen of webloggen van toegevoegde waarde is voor OVER-gemeenten en haar medewerkers

Meten resultaat pilot In oktober wordt de deelnemers gevraagd digitaal een enquête in te vullen en daarmee de pilot te evalueren.

22


PILOT 7 - BLOGGEN Tijdspad 2010 Pilot houden van juli - september Evaluatie in oktober Mogelijke uitrol in organisatie november en december

Kosten Afhankelijk van de gekozen tool.


Eigenaar

MT support

Nanno

Vaststellen welke medewerkers gaan meedoen in

Nanno

deze pilot Potentiële deelnemers vragen om mee te doen

Nanno

Ruimte met beamer en voldoende werkplekken

Ronald

Handleiding workshop (doel afstemmen met

Ronald

deelnemers, presentatie, op weg helpen, afspraken ondersteuning lopende de pilot, tussentijdse evaluatie, meten resultaat). Presentatie maken

Ronald

Handleidingen “starten met Webloggen”

Ronald

Workshop houden

Ronald

Ondersteuning tijdens pilot

Ronald + Ramses

Organiseren tussentijdse evaluatie

Ronald

Organiseren eindevaluatie

Ronald


ICT


Ronald


23


PILOT 8 – WERKPLEK VAN DE TOEKOMST Proefopstelling om te komen tot een werkplek van de toekomst. In beide gemeentehuizen een ruimte inrichten als vernieuwende werkplek (fysiek en digitaal). Hierdoor kunnen onze medewerkers aan den lijve ondervinden hoe nieuw werken werkt.

Wat we gaan doen 1. Commerciële partij(en) zoeken die (gesponsord) twee ruimtes gratis voor ons willen inrichten (zonder toezegging dat we in de toekomst klant worden) 2. Samen met de leverancier bepalen welk type ruimte we waar gaan inrichten 3. Vaststellen welke digitale voorzieningen we in de ruimte willen hebben 4. De twee ruimtes realiseren 5. Onze medewerkers op een creatieve manier op de hoogte brengen van de nieuwe werkplekken en mensen uitnodigen er gebruik van te maken 6. Evalueren van het werken in de ruimtes met gebruikers 7. Wenselijkheid en mogelijkheden beheerssituatie bepalen 8. Evaluatie van de pilot

Deelnemers Alle medewerkers van OVER-gemeenten.

Wat we willen bereiken 1. Meer samenwerkend en innovatief vermogen door fysiek ruimtes geschikt te maken voor Het Nieuwe Werken 2. Medewerkers concreet een beeld te geven en te laten ervaren hoe het is om op een werkplek nieuwe stijl te werken 3. Evenwicht brengen in de awareness HNW die tot nu toe voornamelijk was gericht op de digitale en mentale aspecten van HNW 4. Twee aansprekende ruimtes waar we echt in gaan werken en die zijn ontworpen op basis van de type werkzaamheden (communiceren/sociaal, concentratie etc.)

24


PILOT 8 – WERKPLEK VAN DE TOEKOMST Meten resultaat pilot In december vragen we de deelnemers om digitaal een enquête in te vullen.

Tijdspad 2010 Pilot houden (inrichten) van juli – september Pilot gebruik maken van ruimte oktober - november Evaluatie in december Mogelijke start van proces verdere uitrol in organisatie vanaf januari 2011

Kosten Inrichting laten we sponsoren, mogelijke kosten hangen samen met digitale inrichting van de ruimtes (bijv. videovergaderen mogelijk maken).


Eigenaar

MT support

Anne

Oriënteren op partijen die de ruimte willen

Ramses, Anne en Ronald

sponsoren/inrichten Oriënteren op technische invulling van de ruimtes

Michiel en ICT

Deal sluiten met leverancier

Directie

Praktische coördinatie realisatie

Ramses en Anne

Communicatie “opening ruimtes”

Ramses

Organiseren eindevaluatie van het gebruik van de

Ronald

ruimtes Beschikbaar voor technische vragen

ICT


Ronald


25

OVER-gemeenten HNW PILOTS. Conceptueel plan

Recommend Documents