VEILIGHEIDSREGIO > HNW > HUISVESTINGSLASTEN
“Besparingen op huisvestingslasten ten
gevolge van het nieuwe werken”
02-04-15
AGENDA
• • • • • • • • •
02-04-15
Inleiding Bezuiniging Huisvesting VR Het Nieuwe Werken Huisvestingslasten Besparing Aanpak Resumé Stellingen
INLEIDING
• • • • • • •
WVR: kwaliteitsverbetering Vorming 25 Veiligheidsregio’s 1/1/14 gemeentelijke BW taken -> VR’s Huisvestingsvraagstukken Voor- en nadeelgemeenten. Discussie over bijdrage. Bezuinigingen gemeenten. Aanleiding voor bezuiniging op VR / BW
02-04-15
INLEIDING
• • • • • •
Enkele Cijfers VR’s kosten € 1,1 miljard; € 440 mln per VR; ca. € 65,--/inwoner 90% gemeente fonds, 10% via bijdrage Rijk (BDUR) Huisvestingslasten € 45 – 90 mln 1.000 kazernes; 40/VR 900 m2 per kazerne. ?
02-04-15
BEZUINIGINGEN
• Bezuinigen
02-04-15
BEZUINIGEN
• • • •
NIET: Personeel. Materieel. Dienstenpakket Etc.
WEL: • Huisvesting • Kantoorwerkplekken • Primaire proces niet schaden
02-04-15
HUISVESTING VR’S
Decentraal niveau Huisvesting van de preventie en preparatie taken op # centrale plaatsen vaak in combinatie met brandweerpost Huisvesting van de incidentbestrijding (brandweerposten) op lokaal gemeentelijk niveau Huisvesting GGD / Ambulancediensten-/voorzieningen (afhankelijk van de Veiligheidsregio)
Centraal niveau
Huisvesting kantoormedewerkers VR Opleidingscentrum Beleids-/bestuurscentrum Huisvesting van Risico en crisisbeheersing / GHOR Meldkamerdomein
02-04-15
HUISVESTING VR’S
Ontwikkeling • • • • • •
Inzicht (#, m², services, onderhoud) Bij investeringen rekening houden met beheer en exploitatie Behoefte aan flexibiliteit om in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen Professionalisering Vastgoedmanagement, toekomstgericht. Samenwerking? Aandacht voor nieuwe werken
02-04-15
HET NIEUWE WERKEN
“ Continue afstemming van huisvesting, ICT en andere faciliteiten op veranderingen in strategie, structuur en bedrijfsprocessen van de organisatie en daarmee samenhangende (nieuwe) werkwijzen”. Het draait om: • DE MENS: Medewerkers kunnen zelf bepalen waar, hoe en wanneer men het meest efficiënt en effectief zijn werk kan verrichten. Aansluiten bij werkprocessen en cultuur. • DE WERKOMGEVING: De omgeving is afgestemd op het soort activiteit dat moet worden uitgevoerd. Alleen of met meerdere collega’s, geconcentreed of in open ruimtes, op kantoor of op locatie. • DE TECHNOLOGIE: ICT maakt tijd en plaatsonafhankelijk mogelijk. Medewerkers kunnen bewust kiezen waar, wanneer en behulp van welke middelen zij het meest efficient tot de beste resulaten kunnen komen. 02-04-15
HET NIEUWE WERKEN
• • • • •
Track Record
Activiteit gerelateerd Delen van werkplekken Plats en tijd onafhankelijk Ondersteunen en faciliteren Geen eenheidsworst
• Door HNW kunnen organisaties flexibel inspelen op veranderingen. • Duurzamere bedrijfsvoering, verhogen, productiviteit, verlagen van kosten,
02-04-15
HET NIEUWE WERKEN
Bricks • • • • •
Huisvesting strategisch organisatie instrument Flexibel huisvestingsconcept – toekomstbestendig Ondersteuning aan mens / organisatie / werkprocessen Bouwstenen o.b.v. werkprocessen en activiteiten Duurzaamheid (hergebruik, energieverbruik, materiaalgebruik)
02-04-15
HET NIEUWE WERKEN
Bytes • • • • • •
Toekomstvisie ICT WIFI Digitale opslag “Bring your own device” “samenwerk instrumenten” VC / AV
02-04-15
HET NIEUWE Het Nieuwe WerkenWERKEN
Behaviour
• • • •
Basisuitgangspunten top down Werkvloer bottom up Veranderproces Voorbereiden op nieuwe situatie
02-04-15
HET NIEUWE WERKEN VALKUILEN
Valkuilen • Geen integrale aanpak • Geen “sponsor” • Medewerkers niet betrokken • • • • •
Ontbreken draagvlak Ontevredenheid Faalkosten Gezichtsverlies Ervaringen ?
02-04-15
HET NIEUWE WERKEN
Aanleidingen om aan de slag te gaan met HNW
Thema in de organisatie Flexibilisering in organisatie De ICT is aan vervanging toe Verhuizing of renovatie van de huisvesting Concentratie van activiteiten op één locatie Verandering van strategie en/of imago Verlagen huisvestingslasten
02-04-15
HUISVESTINGSLASTEN • • • •
Kostenpost voor strategisch huisvestingsmiddel Gerelateerd aan pand en inventaris Huisvestingslasten vallen onder facilities Facilities maakt het de organisatie mogelijk om haar primaire taken uit te voeren.
02-04-15
HUISVESTINGSLASTEN
Brandweerkazernes • Kapitaallasten / gebruiksvergoeding: € 50 – 100/m2 • Onderhoudskosten € 20-30 /m2 • Energiekosten € 15-25 /m2 • Verzekeringen/heffingen • Beheerkosten
02-04-15
HUISVESTINGSLASTEN Kantoorfuncties Nederlandse norm NEN 2748; • Huisvesting • Diensten en middelen • ICT • Externe voorzieningen • Facilitair management Europese norm NEN-EN 15221: • Gebouw en infrastructuur • Mens en organisatie • ICT • Horizontale functies • Strategisch facility management
02-04-15
HUISVESTINGSLASTEN NFC - index Benchmark NFC • € 9.035 per werkplek. € 9.808 per FTE; flexfactor • Helft gerelateerd aan gebouw • Gemiddeld oppervlak 19,3 m2 / wp • Daling ’03 -> ’13
02-04-15
BESPAREN • Gemiddelde bezetting 50% • Ca. 1 werkplek per medewerker • Ca. 20 m2 / wp Mogelijkheden activiteitgericht huisvesten • Veel hogere bezetting en benutting • 20-40% minder werkenplekken • 8-10 m2 per persoon, 11,4-12,5 m2 per werkplek • Halvering ruimtegebruik
02-04-15
Rekenvoorbeeld organisatie in R’dam BESPAREN 2013 • 900 werkplekken • 24 m2 per werkplek • Kosten (huur+service) 900 x 24 x (175+45) = € 4.752.000,-2015 • 900 x 0,7 = 630 werkplekken • 11,5 m2 per werkplek • Kosten (huur+service) 630 x 11,5 x (175+45) = € 1.593.900,-• Besparing € 3.158.100,-- per jaar • € 50 mln
02-04-15
BESPAREN VEILIGHEIDSREGIO? KANTOORWERKPLEKKEN ? HNW vooral geschikt voor centrale VR functies en grote Kazernes Aannames • 25 veiligheidsregio’s • 200 “kantoor”medewerkers per veiligheidsregio • Kosten werkplek VR € 4.750 (IT, schoonmaak, energie), € 1.000 (gebouw) Besparingspotentieel • 25 x 200 x (1-0,7) x 5.750,-- = € 8.625.000,-• 345.000 per VR • Deel van beoogde bezuiniging
02-04-15
BESPAREN TE MOOI OM WAAR TE ZIJN ?
Aandachtspunten • Afstoten mogelijk? • Investering in nieuw kantoorconcept €400-800/m2. • Kosten voor energie/schoonmaak e.d. gaan omhoog. • Hogere kosten voor IT. • Afspraken en gedragsregels. • Vindbaarheid. • Lift-, toilet-, installatiecapaciteit, akoestiek • LET OP: draagvlak erg belangrijk.
02-04-15
AANPAK LEUK BEDACHT, HOE PAK JE DIT AAN ? • • • • • • • •
Opstellen business case; onderzoek besparingpotentieel. Meten is weten ! (m2, wp, bezetting, benutting, kosten). Plan van Aanpak / projectplan / implementatieplan. Commitment besluitvormers. Top down. Werkplekanalyse: Interviews, enquête, verificatie. Bottom up. Transparantie, communicatie, terugkoppeling in alle fasen. Gedrags- en gebruiksregels. ?
02-04-15
AANPAK
80% huisvesting is kazernes, hoe kan daar bespaard worden? • • • • • • • • • • •
Aantallen in lijn met spreidingsplan? Bezetting en benutting optimaal? Onderzocht of alle ruimten nodig zijn? Grootte, nut en noodzaak decentrale werkplaats, opslag, uitgifte etc onderzocht? Alle deuren benut? Multifunctioneel gebruik onderzocht? Voldoende inzicht in huur-/gebruiksovereenkomsten en opzegdata? Kloppen metrages in huur-/gebruiksovereenkomsten? Is demarcatie vastgelegd/voordelig? Zijn de onderhoudskosten en servicekosten in lijn? Vastgoedbeheer, onderhoudscontracten, inkoop geoptimaliseerd?
02-04-15
INSTRUMENTEN KWK AANPAK
Instrumenten Finitor Facilitaire Scan en Quick Scan huisvesting MJOB / achterstallig onderhoud Bezettingsgraadonderzoek Pressure Cooker Sessies WPA
27-10-14
RESUMÉ
• • • •
Activiteitgericht huisvesten leidt vaak tot reductie van werkplekken, meters en kosten. Bij kantoorhoudende organisatie wordt hierdoor veel bespaard huisvestingslasten. Binnen VR’s is besparingspotentieel door invoering van HNW. Een deel van de noodzakelijke bezuinigingen kunnen gerealiseerd worden door besparingen op huisvestinslasten. • Naast HNW zijn er in kazernes mogelijkheden om te besparen op huisvestingslasten.
02-04-15
STELLINGEN
1. “De VR’s hebben voldoende grip op huisvestingslasten en het vastgoedbeheer”
02-04-15
STELLINGEN STELLINGEN
2. “HNW is niet mogelijk in brandweerkazernes”
02-04-15
STELLINGEN STELLINGEN
3. “De huidige brandweerkazernes zijn ook geschikt voor de Brandweerzorg in de toekomst”
02-04-15
