Masterclass Het Nieuwe Werken op het secretariaat Marianne H.M. Smits AVK Adviesgroep voor Kantooren bedrijfsinnovatie b.v. te Tilburg
[email protected] 06 – 53 14 51 33
Inspiratie Dag 1: Ontwikkelingen in managementondersteuning Dag 2: Van samen werken naar samenwerken – Samenwerken: van oud naar nieuw – Krachtig samenwerken • Tools – Dialoogsessie Dag 3: Mogelijkheden en bijzonderheden
Workshop: Welke aspecten vind ik van belang voor een goede samenwerking
Het ‘oude’ samenwerken Kenmerken: • Gericht op coördinatie of consultatie – Coördinatie in vergaderingen • Deelnemers voeren taken uit
– Consultatie door fysiek ontmoeten • Allemaal op een plek – het kantoor
• Observatie: – – – –
Vaste patronen Hiërarchische kaders Besluitvorming stroperig Manipulatie door onvolledig te informeren
Het ‘nieuwe’ samenwerken Te verdelen in 6 hoofdcategorieën: • • • • • •
Afstemmen en coördineren Bundelen Reflecteren Leren Besluitvormen Pressure cooking
Het ‘nieuwe’ samenwerken • Afstemmen en coördineren – Van fysiek naar digitaal • • • • • • • •
MSN Lync (Office Communicator) Yammer WhatsApp Skype Facetime E-mail Sharepoint, Basecamp, Projectplace
– Vrager zendt – antwoorder bepaalt moment van reactie – Zichtbaar wie virtueel aanwezig is – Vanaf elke plek ‘waar ook ter wereld’
Het ‘nieuwe’ samenwerken • Bundelen – Samenvoegen van kennis en informatie – Fysiek nodig? Samenwerkplek – concentratie • Groot scherm waaraan 2 mobiele devices te koppelen • Akoestische voorzieningen • Flipover/whiteboard
– Virtueel – gedeelde werkruimte b.v. Sharepoint, Basecamp, Projectplace • iChat, FaceTime, Skype • Vb: global projectteams ….. Waarom niet local?
Het ‘nieuwe’ samenwerken • Reflecteren – Kijken naar de toekomst: strategie ontwikkelen, creatieve oplossingen, evalueren, plannen maken – Tijd en rust nodig – inplannen – Fysieke omgeving – plek is de moeite waard • Ingericht om te brainstormen, zonder belemmeringen • Grote schermen • Flipovers
Het ‘nieuwe’ samenwerken • Leren – Deels interactief – deels solo • E-learning – tijd- en plaats onafhankelijk • Combinatie met korte fysieke sessies
Het ‘nieuwe’ samenwerken • Besluitvormen – Belangrijk: gedragen voordat besluit genomen! – Altijd beschikbaar (connected) en maximale transparantie • Bevordert besluitvorming
– Virtuele ruimte en/of fysieke ruimte • Denk goed na over de ruimte
Het ‘nieuwe’ samenwerken • Pressure-cooking – Zeer korte tijd belangrijke stappen zetten – Materie complex – meerdere disciplines nodig – impact ontwikkeling is groot – Goede fysieke faciliteit • • • •
–
Voldoende ruimte Activity-based samenwerken Individueel of duo’s Denken – uitwerken en verwerken
Grote interactie en zeer snelle verslaglegging
Activiteitenanalyse • Wát ga ik nu doen? • Wat heb ik daarvoor nódig? • Doe je die activiteit alleen of samen • Heb je voor die activiteit een specifieke plek of tool nodig?
Activiteitenanalyse • Aantal verschillende activiteiten = 15 tot 30 • Individuele activiteiten: – – – – – – –
– – – – – – – –
Informatie zoeken in een digitaal archief (op het web) Lezen van papier Lezen van het scherm Denken Aantekeningen maken Notitie, brief of rapport maken (digitaal) Notitie, brief of rapport beoordelen en van commentaar voorzien • Lezen van papier, commentaar digitaal of • Lezen van scherm, commentaar digitaal Schetsen op papier Schetsen digitaal Computertekenen Factureren controleren Administratie opstellen Berekeningen (spreadsheets) maken digitaal E-mail lezen, maken en versturen Telefoongesprek, iChat of Skypegesprek voeren
Activiteitenanalyse • Samenwerk-activiteiten: – – – – – – – – – –
Vragen stellen, antwoorden krijgen en geven Producties bundelen tot één document Instructies geven en ontvangen Les geven en krijgen Elkaar inspireren Samen ‘out of the box’-denken Creëren Coördineren Afstemmen Besluit nemen
Organiseren eigen werk • Kies elke dag bij elke activiteit de best passende werklocatie en benodigde faciliteit • Belangrijk: – Planmatig werken, – keuzes maken en – zelfstartend vermogen
• Geldt voor iedere rol en functie
Organiseren eigen werk • Kaders: – Bekend met afspraken voor gebruik ruimtes en faciliteiten – Medewerkers houden zich hieraan – Medewerkers kennen de behoefte van klanten en partners • zetten plaats- en tijdonafhankelijk werken in om hieraan een bijdrage te leveren. – Ze weten op welke manier zij hun dag het meest efficiënt kunnen indelen – Ze weten op welke momenten zij het beste welk soort werk kunnen doen. – Medewerkers hebben voldoende executiekracht om ook daadwerkelijk aan de slag te gaan.
Organiseren eigen werk • Waarom (nu)? – Van papier naar digitaal – Van samenwerken op fysieke plek naar samenwerken in virtuele ruimte – Van management naar leiderschap – Van plaats- en tijdgebonden naar plaats- en tijdongebonden – Van hiërarchie en controle naar rentmeesterschap en vertrouwen – Globalisering
Goed samenwerken!
Aanbevelingen voor goed samenwerken
Bron: www.twynstraguddekennisbank
Tools voor goed samenwerken!
Speel het spel 1. Het teamspel – –
ISBN: 9789058711007 Auteurs: Natasja Loomans en Vincent van Reusel Centrale vragen zijn : • Wat is de missie van uw team? • Wat zijn de ambities van de teamleden en hoe passen die in het gezamenlijke doel van het team? • Wat zijn de onderlinge rolverwachtingen tussen de teamleden? • Wat zijn de procedures en werkafspraken die u maakt om uw doelen te bereiken? • Hoe zijn de onderlinge verhoudingen?
2. Krachtig samenwerken – speel open kaart en versterk je samenwerking – http://www.speelopenkaart.nl/
De schijf van vier….
Opdracht: In één oogopslag… 1. Bekijk het plaatje van de 4 ingrediënten 2. Geef een cijfer per categorie van 1 tot 10. •
Je ziet in één oogopslag waar, volgens jou, deze samenwerking kan verbeteren en waar ‘het wel goed zit’.
Het Grote Beïnvloedingsspel
Roos van Leary Dominante houding
Taakgericht
Onderdanige houding 8 Gedragsvarianten
Relatiegericht
Het Grote Beïnvloedingsspel • Doel: – Gedrag(spatronen) herkennen – Doelgericht omgaan met gedrag door beïnvloeden van patronen
Belangrijke aspecten in teamafspraken Beschikbaar + bereikbaar zijn
Fysiek ontmoeten
(Virtueel) Samenwerken
Afspraken voor effectief nieuw teamwerk Elkaar aanspreken
Verwachtingen delen Rituelen vernieuwen
27
Dialoogsessie De weg naar
optimale samenwerking Registreer jouw inspiratiepunten voor je pva
Samenwerken
www.managementsupport.nl bonuscode
Dag 3: Mogelijkheden en bijzonderheden
