Masterclass Het Nieuwe Werken op het secretariaat Marianne H.M. Smits AVK Adviesgroep voor Kantooren bedrijfsinnovatie b.v. te Tilburg
[email protected] 06 – 53 14 51 33
Inspiratie Dag 1: Ontwikkelingen in managementondersteuning Dag 2: Van samen werken naar samenwerken
Dag 3: Mogelijkheden en bijzonderheden • • • •
Zelfmanagement: het organiseren van je eigen leven Realiseren van verbinding Plan van aanpak Ervaringen
Begin bij het begin Zelfmanagement: alles wat een individu doet teneinde haar (on-)bewuste doelen na te kunnen streven.
Activiteiten 1. Personal branding; • je laten zien, laten zien waar je voor staat, presentie • aanwezigheid en uitstraling zijn daarbij nodig 2. Oplossen van belemmeringen voor het nastreven van de eigen doelen. • vaak creativiteit nodig 3. Beheren: plannen en bewaken van de eigen tijd. • verdeling tijd privé- en werk • prioriteren en plannen van de eigen activiteiten 4. Leren: jezelf ontwikkelen of ontplooien.
Personal Branding • Laat je zien: – Neem initiatief & participeer – Gebruik social media
http://sochicken.nl/simpel-leven
– Ontmoet nieuwe mensen (netwerken) – Maak prestatie-afspraken
Prestatie-afspraken Laat je zien! • Waarin ben jij de expert op jouw gebied? • Welke doelen heb jij als het gaat om je professie? • Aantonen resultaten (ook tussentijds) • Zorg voor jezelf • Ontwikkel je 6
Formuleren prestatieafspraken 1.Het is prettig om je taken als kapstok te gebruiken voor het formuleren van prestatieafspraken. a. Vb: ik zorg ervoor dat 1 week voor aanvang van de AMTvergadering (algemeen management team) de dan beschikbare agenda met bijlagen aan alle deelnemers wordt verspreid. 2. Formeel de afspraken SMART. a. Vb. zoals onder 1: • agenda en bijbehorende stukken • week voor AMT-vergadering • aan alle AMT-deelnemers 3. Vermijd afhankelijkheid van derden a. Indien 1a was geformuleerd als: de agenda met bijlagen dan heb je dus een afhankelijkheid in je afspraak staan. Afhankelijkheid: je belooft de agenda met de bijlagen te zullen toezenden. Wellicht heb je deze dan nog niet.
7
Prestatieafspraken (vervolg) 4. Neem bij voorkeur ook een teamgerichte prestatie op in het totaal van je afspraken. a. Dit zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat je afspreekt jaarlijks een evenement te organiseren dat tot doel heeft de teamgeest te verhogen (dit kan een borrel zijn, een ‘heidag’, een training, etc.). 5. Neem een persoonlijke ontwikkel-afspraak op 6. Breng de door jezelf gemaakte prestatieafspraken als ‘voorstel’ naar je leidinggevende
Oefening zelfreflectie: levenswiel
Middelen voor zelfmanagement • • • •
De wil jezelf te managen. Creativiteit Zelfkennis en -inzicht Het vermogen om zo onbevooroordeeld mogelijk waar te nemen • De kunde om te reflecteren • De competentie om effectief met weerstanden bij jezelf en bij anderen om te gaan
DOR • Doelen stellen (kiezen) • Organiseren (creëren van condities om je doelen te kunnen realiseren) • Realiseren (verrichten van de werkzaamheden)
DOR = Continu cyclisch proces • • • •
Eerst denken, dan doen De voortgang bewaken Evalueren en toetsen Elkaar stimuleren tot beter
Zelfmanagement: tijdbeheer Individueel tijdbeheer: • Doelstellingen (wat wil ik met tijdbeheer bereiken?) • Zelfkennis • Communicatie • Sociale vaardigheden Opgave: zowel effectief als efficiënt met de eigen tijd (en met die van anderen) om te gaan. • Effectief: activiteiten dragen bij aan doel én hebben resultaat • Efficiënt: activiteiten afhandelen met juiste tijdbeslag
Persoonlijk tijdbeheer in 6 stappen 1. Helder en compact formuleren van je doelen van tijdbeheer. Doel: – meer tijd overhouden voor onverwachte activiteiten • Improviseren
– meer tijd voor projecten of privé activiteiten
2. Inventariseren van alle mogelijke activiteiten die dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks zoal voorkomen 3. Indelen van deze activiteiten in: - positieve, actieve activiteiten - reactieve activiteiten
Persoonlijk tijdbeheer in 6 stappen 4. Stellen van prioriteiten: - welke activiteiten zijn in welke mate belangrijk - welke activiteiten zijn in welke mate urgent 5. Indelen van de voor de activiteiten beschikbare tijd (uren, dagen, weken etc.) - de actieve activiteiten zijn te plannen in de tijd - voor de reactieve activiteiten is tijd te reserveren 6. Volgens plan uitvoeren van de activiteiten. –
Ook: herplannings- en bijsturingsmomenten
16 Tips 1. Stel prioriteiten en focus je op het belangrijkste. 2. Plan slechts 4 à 5 uur echt werk per dag want je hebt altijd minder tijd dan je denkt. 3. Werk hard als je in the zone bent en ontspan wanneer je niets gedaan krijgt. 4. Plan je tijd alsof die € 1.000 per uur waard is. 5. Verspil geen tijd met multitasking. 6. Creëer nieuwe gewoonten en hou je er aan. Op termijn zal je lichaam zich aanpassen. 7. Deadlines doen je focus en productiviteit stijgen. Laat niets aanslepen. 8. Perfectionisme is de vijand van productief werk.
16 Tips 9. Langer werken betekent niet dat je totale productiviteit stijgt. 10. Maak onderscheid tussen strategisch denken en hersenloze uitvoering. 11. Organiseer meetings zo vroeg mogelijk op de dag. 12. Schakel zo weinig mogelijk over tussen verschillende projecten of klanten gedurende de dag. 13. Splits grote, overweldigende taken op in korte, overzichtelijke taakjes. 14. Maak gebruik van andermans talent en delegeer. 15. Vergeet gisteren. Denk enkel aan vandaag en morgen. 16. Maak altijd notities en maak gebruik van digitale geheugensteuntjes Bron: http://www.express.be
Creëer je eigen dashboard
Waardevolle verbindingen • • • • • • • • •
Samenwerken vraagt extra inspanning; is dat het waard? Werk op basis van ‘gezamenlijk voordeel’ Denk vanuit mensen én vanuit inhoud Wees voortdurend alert op ‘het vertrouwensreservoir’ Samenwerken vraagt leiderschap Werk aan vermindering van onzekerheid én ambiguïteit Zorg voor balans wat iedereen ‘erin stopt’ en ‘eruit haalt’ Probleem, oplossing en draagvlak in balans Wees alert op het verschil tussen retoriek en realiteit –
Onderken persoonlijke motieven en belangen
• Elke samenwerking krijgt weer haar eigen dynamiek –
Samenwerking is niet van één kant te beheersen: partners en omgeving veranderen
Wat ga je aanpakken?
Profilering: Jouw ervaringen mbt de Masterclass in ‘140 tekens’
www.managementsupport.nl bonuscode
DANK Geniet van je werk Heel veel succes!!
