GUBERNUR KEPALA DAERAH TINGKAT I JAWA TIMUR KEPUTUSAN GUBERNUR KEPALA DAERAH TINGKAT I JAWA TIMUR NOMOR 30 TAHUN 1995 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI DAERAH TINGKAT I JAWA TIMUR GUBERNUR KEPALA DAERAH TINGKAT I JAWA TIMUR MENIMBANG
: bahwa
dalam
rangka
meningkatkan
tertib
administrasi
dan
penyeragaman sistem administrasi perkantoran sesuai dengan perkembangan Pemerintahan dan pembangunan dipandang perlu mengatur Tata Naskah Dinas, Bentuk dan Penggunaan Stempel, Kop Naskah Dinas, Papan Nama serta Sampul Surat Dinas di lingkungan Organisasi Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur dengan menetapkannya kembali dalam Keputusan Gubernur Kepala Daerah. MENGINGAT
: 1. Undang - undang Nomor 5 Tahun 1974 ; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 ; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 ; 4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 1974; 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 14 Tahun 1974 ; 6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 8 Tahun 1983 ; 7. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 6 Tahun 1988 ; 8. Keputusan Bersama Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi dan Menteri Dalam Negeri Nomor B.48/HK.103/ MPPT-83, Nomor 25 Tahun 1988 ; 9. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 ; 10. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 1992 ; 11. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 99 Tahun 1992 ;
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
1
12. Peraturan Daerah Proplnsi Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 12 Tahun 1992 ; 13. Keputusan Menteri Dalam Negeh Nomor 244 Tahun 1975 ; 14. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 97 Tahun 1993 ; 15. Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1994 ; 16. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur tanggal 5 Mei 1980 Nomor 106 Tahun 1980 ; 17. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur tanggal 11 Desember 1981 Nomor 224 A Tahun 1981 ; MEMPERHATIKAN : Surat Menteri Dalam Negeri tanggal 14 Pebruari 1994 Nomor 188.42/668/SJ perihal Penyampaian Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 99,100,101,102 Tahun 1992. MEMUTUS KAN MENETAPKAN
: KEPUTUSAN GUBERNUR KEPALA DAERAH TINGKAT I JAWA TIMUR
TENTANG
TATA
NASKAH
DINAS
DI
LINGKUNGAN
PEMERINTAH PROPINSI DAERAH TINGKAT I JAWA TIMUR BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan : a. Pemerintah Daerah, adalah Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur ; b. Gubernur Kepala Daerah, adalah Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur ; c. Wakil Gubernur Kepala Daerah, adalah Wakil Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur ; d. Ketua Dewan Perwakitan Rakyat Daerah, adalah Ketua Dewan Perwakllan Rakyat Daerah Tingkat I Jawa Timur ; e. Wakil Ketua Dewan Perwakllan Rakyat Daerah, adalah Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Tingkat I Jawa Timur ; f. Sekretaris Wilayah Daerah, adalah Sekretaris Wilayah/Daerah Tingkat I Jawa Timur ; g. Instansi/Satuan Organisasi, adalah Instansi /Satuan Organisasi di lingkungan Pemerintah Propinsi Darah Tingkat I Jawa Timur ; h. Perangkat Daerah, adalah Perangkat Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur ;
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
2
i. Perangkat Wilayah, adalah Perangkat Wilayah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur ; j. Peraturan Daerah, adalah Peraturan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur ; k. Keputusan Gubernur Kepala Daerah, adalah Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur ; l. Instruksi Gubernur Kepala Daerah, adalah Instruksi Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur ; m. Naskah Dinas, adalah alat Komunikasi Kedinasan dalam bentuk tertulis; n. Kop Naskah Dinas, adalah bagian teratas dari Naskah Dinas yang memuat sebutan Pimpinan Pemerintah Wilayah/Daerah atau nama Instansi dan nama Wilayah/Daerah yang bersangkutan ; o. Stempel
Jabatan,
adalah
alat/cap
yang
digunakan
untuk
mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditanda tangani oleh Pimpinan
Penyelenggara
Pemerintah/Kepala
Pemerintah
dilingkungan Organisasi Pemerintah Daerah dan Wilayah ; p. Stempel
Instansi,
adalah
alat/cap
yang
digunakan
untuk
mengesahkan suatu Naskah Dinas yang telah ditandatangani oleh Pejabat
yang
Penyelenggara
diberikan
wewenang
Pemerintah/Kepala
atas
nama
Pemerintah
Pimpinan
dilingkungan
Organisasi Pemerintah Daerah dan Wilayah ; q. Papan Nama Instansi, adakh Papan Nama yang bertuliskan nama dan akmat Instansi; r.
Sampul Surat, adalah sampul untuk isi Naskah Dinas ;
s. Kop Sampul Surat, adalah bagian atas dari sampul surat yang memuat sebutan Pimpinan Pemerintah Daerah atau Nama Instansi dan Nama Wikyah/Daerah yang bersangkutan ; t. Alamat Instansi, adalah letak yang menunjukkan Instansi berada yang terdiri dari nama dan nomor jalan, nomor telepon, nomor facsimil serta kode pos. BAB II NASKAH DINAS Pasal 2 Naskah Dinas Pemerintah Daerah dirumuskan dalam susunan yang berbentuk peraturan perundangan dan bentuk surat.
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
3
Pasal 3 Naskah Dinas Pemerintah Daerah diolah oleh Satuan Organisasi di lingkungan Pemerintah Daerah. Pasal 4 Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah ditandatangani Gubernur Kepala Daerah, Wakil Gubernur Kepala Daerah, Sekretaris Wilayah/Daerah,
Asisten
Sekretaris
Wilayah/Daerah,
Sekretaris
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Pembantu Gubernur, Inspektur Wilayah Propinsi, Kepala Kantor, Kepala Dinas, Kepala Biro, Kepala/Ketua Badan dan Pejabat lain dalam lingkungan Pemerintah Daerah yang diberi wewenang. Pasal 5 Pedoman susunan dan bentuk Naskah Dinas, serta Pejabat yang diberi wewenang untuk menandatangani Naskah Dinas serta kegiatan pengelolaan
Naskah
Dinas
dilingkungan
Pemerintah
Daerah,
sebagaimana tersebut pada angka I Lampiran Keputusan ini. Pasal 6 Ketentuan-ketentuan yang mengatur Naskah Dinas yang karena sifat kekhususannya tidak diatur dalam Keputusan ini, mengikuti ketentuanketentuan yang berlaku.
BAB III STEMPEL JABATAN DAN STEMPELINSTANSI Bagian Pertama Bentuk, Ukuran dan Isi Pasal 7 (1) Stempel Jabatan dan Stempel Instansi berbentuk lingkaran ; (2) Stempel Jabatan dan Stempel Instansi tersebut pada ayat (1) pasal ini terdiri atas : Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
4
a. Garis Lingkaran Luar ; b. Garis Lingkaran Tengah ; c. Garis Lingkaran Dalam ; d. Isi Stempel. Pasal 8 Ukuran stempel Jabatan dan stempel Instansi sebagaimana dimaksud dalam pasal 7 Keputusan ini sebagai berikut : a. ukuran garis tengah Iingkaran luar stempel jabatan dan Stempel Instansi adalah 4 cm ; b. ukuran garis tengah Iingkaran tengah stempel jabatan dan Stempel Instansi adalah 3,8 cm ; c. ukuran garis tengah iingkaran dalam stempel jabatan dan Stempel Instansi adalah 2,7 cm ; d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat ada Iingkaran dalam maksimal 1 cm. Pasal 9 (1) Stempel Jabatan tertulis nama jabatan dan nama Wilayah/Daerah yang bersangkutan ; (2) Stempel jabatan Kepala Daerah menggunakan Lambang Negara ; (3) Stempel jabatan Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menggunakan Lambang Daerah ; (4) Stempel instansi tertulis Nama Instansi dan Wilayah/Daerah yang bersangkutan tenpa menggunakan Lambang. Pasal 10 Bentuk, ukuran dan tulisan pada stempel jabatan dan stempel instansi dilingkungan Pemerintah Daerah sebagaimana tersebut dalam angka II Lampiran Keputusan ini.
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
5
Bagian Kedua Penggunaan Pasal 11 Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1), (2) dan (3) Keputusan ini adalah : a. Gubernur Kepala Daerah ; b. Wakil Gubernur Kepala Daerah ; c. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur ; d. Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur. Pasal 12 Instansi/Satuan Organisasi di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur yang berhak menggunakan stempel instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (4) Keputusan ini adalah : a. Sekretariat Wilayah/Daerah ; b. Kantor Pembantu Gubernur ; c. Inspektorat Wilayah Propinsi; d. Kantor Bina Sosial Politik Propinsi; e. Kantor Bina Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi; f. Kantor Bina Perlindungan Masyarakat Propinsi; g. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah ; h. BP-7 Propinsi ; i. Dinas Daerah ; j. Kantor Arsip Daerah ; k. Kantor Pengolahan Data Elektronik l. Kantor Penghubung Pemerintah ; m. Badan - Badan Usaha Milik Daerah ; n. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ; o. Pendidikan dan Latihan ; p. Unit Pelaksana. Pasal 13 Stempel jabatan dan stempel instansi menggunakan tinta berwarna ungu ; Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
6
Pasal 14 (1) Pada Naskah Dinas, stempel jabatan dan stempel instansi dibubuhkan pada bagian kiri dari tanda tangan Pejabat yang menanda-tangani ; (2) Pada sampul surat, stempel jabatan dan stempel instansi dibubuhkan dibagian kiri dibawah nomor surat. Pasal 15 Pimpinan Instansi yang berhak menggunakan stempel jabatan dan atau stempel instansi wajib menugaskan Pejabat/ Petugas tertentu untuk menyimpan, mengamankan dan mengawasi penggunaan Stempel Jabatan dan Stempel Instansi. BAB IV KOP NASKAH DINAS Bagian Pertama Bentuk dan Isi Pasal 16 Kop Naskah Dinas memuat sebutan Pimpinan Pemerintah Daerah atau nama Wilayah/Daerah dan nama Instansi, alamat Instansi yang bersangkutan, dengan kode pos. Pasal 17 (1) Kop Naskah Dinas Gubernur Kepala Daerah menggunakan Lambang Negara berwarna hitam dan ditempatkan dibagian tengah atas; (2) Kop Naskah Dinas Perangkat Pemerintah Daerah menggunakan Lambang Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur berwarna hitam dan ditempatkan dibagian kiri atas ; (3) Kop Naskah Dinas Perangkat Wilayah berwarna hitam tanpa menggunakan Lambang.
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
7
Pasal 18 Bentuk, ukuran dan isi Kop Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah sebagaimana tersebut dalam Lampiran angka III Keputusan ini. Bagian Kedua Penggunaan Pasal 19 Kop Naskah Dinas Gubernur Kepala Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (1) Keputusan ini digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Gubernur Kepala Daerah atau Wakil Gubernur Kepala Daerah. Pasal 20 (1) Kop Naskah Dinas Perangkat Pemerintah Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2) Keputusan ini digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Perangkat Daerah; (2) Kop Naskah Dinas Perangkat Wilayah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (3) Keputusan ini digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Perangkat Wilayah.
BAB V PAPAN NAMA Bagian Pertama Bentuk, Ukuran dan Isi Pasal 21 Papan Nama Instansi di lingkungan Pemerintah Daerah berbentuk empat persegi panjang dengan ukuran 1 (satu) berbanding 2 (dua) bertuliskan nama dan alamat instansi.
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
8
Pasal 22 Papan Nama Instansi sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 Keputusan ini berwarna dasar putih dengan huruf balok berwarna hitam. Pasal 23 Bentuk, ukuran dan isi papan Nama Instansi di lingkungan Pemerintah Daerah sebagaimana tercantum dalam angka IV lampiran keputusan ini. Pasal 24 Papan nama Instansi Gubernur Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah akan diatur lebih lanjut. Bagian Kedua Penggunaan Pasal 25 Papan nama Instansi ditempatkan/dipasang pada tempat strategis mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk gedungnya. Pasal 26 Bagi beberapa Instansi yang berada di bawah satu atap, satu komplek, papan nama Instansi bertuliskan semua nama Instansi dalam satu papan yang serasi dengan ukuran sesuai tingkat/hierarkis yang berlaku.
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
9
BAB VI SAMPUL SURAT Bagian Pertama Bentuk, Ukuran, Isi dan Kop Sampul Pasal 27 (1) Sampul surat Instansi dilingkungan Pemerintah Daerah berbentuk empat persegi panjang berwarna coklat muda jenis kertas Samson atau Gassing ; (2) Untuk keperluan tertentu Sampul Surat Gubernur Kepala Daerah berwarna putih ; (3) Ukuran sampul surat dimaksud pada ayat (1) dan {2} pasal ini sebagai berikut : a. untuk Kantong, Panjang 41 cm, Lebar 30 cm b. Folio/Map, Panjang 35 cm, Lebar 25 cm c. 1/2 Folio, Panjang 28 cm, Lebar 18 cm d. 1/4 Folio, Panjang 28 cm, Lebar 12 cm Pasal 28 Kop sampul surat tertulis sebutan Pimpinan Pemerintah Daerah atau Nama Wilayah/Daerah dan Nama Instansi, alamat instansi yang bersangkutan. Pasal 29 (1) Kop Sampul Surat Gubernur Kepala Daerah dan Wakil Gubernur Kepala Daerah menggunakan Lambang Negara dan ditulis dengan tinta berwarna hitam serta ditempatkan pada bagian tengah atas; (2) Kop Sampul Surat Perangkat Daerah menggunakan Lambang Daerah dan ditulis dengan tinta berwarna hitam serta ditempatkan pada bagian kiri atas ; (3) Kop Sampul Surat Perangkat Wilayah ditulis dengan tinta berwarna hitam serta tidak menggunakan Lambang.
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
10
Pasal 30 Bentuk, ukuran dan isi kop sampul surat di lingkungan Pemerintah Daerah sebagaimana tercantum dalam angka V Lampiran Keputusan ini. Bagian Kedua Penggunaan Pasal 31 (1) Sampul Surat Gubernur Kepala Daerah dan Wakil Gubernur Kepala Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1) Keputusan ini diisi dengan Naskah Dinas yang ditanda tangani oleh Gubernur Kepala Daerah atau Wakil Gubernur Kepala Daerah; (2) Sampul Surat Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) Keputusan ini diisi dengan Naskah Dinas yang ditanda tangani oleh Pejabat Perangkat Daerah ; (3) Sampul Surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (3) keputusan ini diisi dengan Naskah Dinas yang ditanda tangani oleh Pejabat Perangkat Wilayah.
BAB VII KETENTUAN LAIN - LAIN DAN PENUTUP Pasal 32 Ketentuan
tentang
Kop
Naskah
Dinas
Peraturan
Daerah
menggunakan Lambang Daerah dengan Stempel Jabatan. Pasal 33 Ketentuan tentang Tata Naskah Dinas, Stempel Jabatan, Stempel Instansi Kop Naskah Dinas, Papan Nama Instansi dan Sampul Surat bagi Perangkat Daerah yang belum struktural diatur lebih lanjut oleh Gubernur Kepala Daerah. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
11
Pasal 34 Stempel Jabatan, Stempel Dinas, Kop Naskah Dinas, Papan Nama Instansi dan Sampul Surat yang telah ada sebelum ditetapkan Keputusan ini segera menyesuaikan dengan keputusan ini. Pasal 35 Dengan berlakunya Keputusan ini, Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur tanggal 23 Pebruari 1984 Nomor 24 Tahun 1984 tentang Pedoman Penyusunan Tata Naskah, Ketentuan Bentuk dan Penggunaan Stempel, Kop Naskah Dinas, Papan Nama dan Sampul Surat Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur, dinyatakan dicabut dan tidak berlaku. Pasal 36 (1) Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan ; (2) Keputusan ini diumumkan dalam Lembaran Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur. Ditetapkan di : Surabaya Tanggal
: 7
Pebruari
1995
GUBERNUR KEPALA DAERAH TINGKAT I JAWA TIMUR ttd. DIUMUMKAN DALAM LEMBARAN DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR
M. BASOFI SOEDIRMAN
TGL 9-02-1995 No. 31/D3
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
12
SALINAN Keputusan ini disampaikan kepada : Yth. : 1. Sdr. Menteri Dalam Negeri di Jakarta ; 2. Sdr. Kepala Biro Organisasi Departemen Dalam Negeri di Jakarta ; 3. Sdr. Pembantu Gubernur di Jawa Timur ; 4. Sdr. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur di Surabaya ; 5. Sdr. Direktur/Inspektur/Ketua Badan/Instansi/Dinas di Lingkungan Daerah Tingkat I Jawa Timur ; 6. Sdr. Bupati/Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat n di Jawa Timur ; 7. Sdr. Sekretaris Wilayah/Daerah Tingkat I Jawa Timur di Surabaya ; 8. Sdr. Asisten Sekretaris Wilayah/Daerah Tingkat I Jawa Timur di Surabaya; 9. Sdr. Kepala Biro di Lingkungan Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat I Jawa Timur di Surabaya.
Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2007
13
