GMR vergadering 14 november 2013
Aanwezig: Wubbo J. Wever (CvB), Mieneke Wobbes (P&O), Dop van Ulzen (vz), Dagmar Vervat (scr), Richard Versmissen, Luit Jan Dijkhuis, Rachel Heinemann, Els de Graaf, Sake Timmermans, Britt van Setten, Annet van Offenbeek, Chantal van Schuppen, Tine van Caspel Vergadering met CvB 1) Presentatie Duo tevredenheidsonderzoek Er zijn 3 metingen gedaan: ouders, kinderen, medewerkers. Het onderzoek is in februari / maart 2013 uitgezet. In april 2013 is het afgerond. Vanwege de financiële problemen die toen aan het licht kwamen en het daarmee stellen van andere prioriteiten, is het bespreken van het onderzoek met GMR naar later verschoven. Medewerkers: gemiddelde respons van 71 % (variatie van 53 – 100%). Sfeer & onderwijs scoort gemiddeld hoog: medewerkers zijn daar zeer tevreden over. Verbeterpunten zijn: arbeidsvoorwaarden, werkdruk en CvB. Conclusie: er zijn grote verschillen tussen de scholen. Ouders: gemiddelde respons van 34% (variatie van 14 – 59 %). Op de vraag: zou je deze school adviseren aan anderen komt een NPS van -6 (NPS staat voor Net Promotor Score). Ouders geven hun waardering met een 10 puntschaal aan. De ouders die een score van 9 of 10 geven zijn de zogenoemde Promotors. Zij zullen ten alle tijden de school promoten. De ouders die een score van een 6 of 7 hebben gegeven zijn de passifs. Zij zijn tevreden, maar zullen dit niet zo naar buiten dragen. Ouders die een score hebben gegeven onder de 6, zijn de detrectors. Niet tevreden over de school en zullen dit ook kenbaar maken. De NPS score wordt bepaald door het verschil tussen de Promotors en de Detrectors. Conclusies: ook hier weer grote verschillen merkbaar tussen de scholen. Volgende verbeterpunten komen naar voren: voorzieningen, schoolleiding, communicatie. Kinderen: Respons tegen de 100 % (is niet helemaal meetbaar omdat iedere school veel meer inlogcodes gekregen heeft dan nodig.). Ook bij de kinderen zijn er grote verschillen tussen de scholen te zien. Verbeterpunt: pesten. Volgens het onderzoek geeft 1 op de 7/8 leerlingen aan dat ze gepest worden. Vanuit de GMR komt de vraag: wat is nu het vervolg? Wat wordt er mee gedaan? Directeur heeft resultaten van de eigen school. Het is de verantwoordelijkheid van de directeur om dit rapport terug te koppelen aan de ouders van hun school. Na de kerstvakantie draait het CvB (vergezeld door Mieneke Wobbes (P&O) en Lotteke de Kruijff (sr beleidsmedewerker)) een ½ tot een hele dag mee op iedere school. Aan het einde van die dag zal er met de directeur en de IB-er een gesprek gevoerd worden. Daar wordt ook
1
ingegaan op de verbeterpunten voortkomend uit de tevredenheid enquêtes en hoe daar mee wordt omgegaan. GMR geeft als advies mee om de volgende keer explicieter te communiceren betreffende de privacy van de medewerkers. Nu was dit niet helemaal duidelijk. De GMR wordt graag aan de voorkant meegenomen bij de communicatie van een volgend tevredenheidsonderzoek. 2) Opening, vaststellen agenda, vaststellen notulen Agenda is vastgesteld. Notulen zijn vastgesteld, en worden op de site geplaatst. 3) Mededelingen - Het acute liquiditeitsprobleem is opgelost doordat iedere school in Nederland in december 2013 extra financiële middelen ontvangt vanuit het Nationaal Onderwijs Akkoord. Wereldkidz gaat het financieel redden, zonder hulp van buiten. Door aangescherpt personeelsbeleid en financiële sturing is het liquiditeitsprobleem ingedamd. Daar komt nu dus extra geld bij vanuit de overheid, die heeft besloten als uitkomst van het Nationaal Onderwijsakkoord, als onderdeel van en het Herfstakkoord om alle scholen extra financiële middelen te geven. Voor Wereldkidz betekent dit, dat we dit jaar nog ca. 1 miljoen euro ontvangen, genoeg om financieel weer in balans te komen. De verwachting is dat 180 euro extra per leerling structureel gaat worden. Het CvB verwacht volgende week de brief die dit bevestigt. De liquiditeitsprognose van de Stichting laat nu in december 2014 een lichte dip zien . Verwachting van CvB is dat in de loop van 2104/2015 op te vangen is. - Onderzoek Ernst & Young: laatste week november wordt dit opgeleverd aan de RvT. GMR hekelt de trage voortgang van dit rapport en benoemt de boosheid en gevoel van onmacht bij medewerkers en ouders. De GMR stelt wederom de vraag hoe nu verder met dit rapport wordt omgegaan (1) en hoe de afronding van deze periode gaat plaatsvinden (2). Momenteel overheerst een onbevredigend gevoel over de gang van zaken rondom het bekend worden van de oorzaak van de liquiditeitstekorten in het voorjaar 2013, direct na het aftreden van de vorige bestuurder. - Memo CvB: -Raad van Toezicht -Directievoering -Bestuursbureau -Wereldkidz Montessori Den Dolder -Vensters PO -Kostenreductie contracten -Sociaal Plan -Tredin
2
-
CvB meldt dat de zittings termijn van de voorzitter van de raad van toezicht is verstreken per 1 nov 2013. Hij heeft zich niet voor een nieuwe periode beschikbaar gesteld en is afgetreden per 1 november 2013. De RvT heeft Henk Tulner benoemd tot nieuwe voorzitter. Henk Tulner was al lid van de raad van toezicht en medeverantwoordelijk voor de portefeuille financiën tot nu toe.
4) Ingekomen stukken vorige vergadering: Liquiditeitsprognose en halfjaarcijfers 2013 ter info. Vanwege het extra budget (zie mededelingen) is dit punt geschrapt. Jaarplanning met data ter vaststelling definitief (Planning (meerjaren) begroting en rol (G)MR hierbij, idem BFP) De begroting wordt 4 december 2013 besproken met de RvT en vastgesteld door de RvT. na de begroting 2014, zal het traject opstellen meerjarenbegroting gestart worden. De meerjaren begroting zal gekoppeld worden aan het meerjarig financieel beleid. Daarna wordt dit in de GMR besproken (jan. / feb.). De GMR heeft adviesrecht op het meerjaren financieel beleid. De meerjarenbegroting wordt elk jaar geactualiseerd. Het bestuursformatieplan (BFP) wordt voor 1 maart 2014 aangeboden aan de GMR. Voor 1 mei 2014moet er instemming worden gegeven. De rapportage sociaal plan naar de GMR wordt maandelijks gedaan, dat zal vanaf 1 december 2014 starten (in de maand november zijn er nog gesprekken gaande met medewerkers). Strategisch beleidsplan De begroting wordt gekoppeld aan de meerjarige begroting. Dat laat nu zien dat we geen beleid kunnen voeren. Volgend schooljaar gaat de Stichting aan de slag met het strategisch beleidsplan: Welke zaken blijven staan, welke zaken worden gefaseerd en welke zaken zijn niet meer actueel voor de Stichting? Dan gaan we opnieuw de cyclus in. Het verzoek van de GMR is om de GMR zo vroeg mogelijk meegenomen te worden in die cyclus. Graag wil zij aan de voorkant meepraten om medezeggenschap uit te kunnen oefenen. Dit is niet mogelijk als het alleen gaat om het bekijken van reeds geformuleerde uitgangspunten wat de GMR betreft. 5) Verandering management / aansturing scholen CvB geeft aan binnenkort met een voorstel te komen aangaande wijze van aansturing van de scholen: het gaat om een ander model gericht op een robuuste aansturing Elke directeur krijgt meerdere scholen onder zich. Elke school heeft 1 schoolleider. Deze schoolleider moet minimaal 3,5 dag werkzaam zijn op de school, heeft geen eindverantwoordelijkheid voor een groep en krijgt ambulante tijd afgestemd op het leerlingaantal van de school/locatie. De schoolleider doet de functioneringsgesprekken en de klassenbezoeken. De beoordelingsgesprekken worden door de directeur én de schoolleider gevoerd. Er zullen 8 à 10 directeuren werkzaam zijn voor de stichting. Verder voorziet het model in de plaatsing van ca. 4 senior beleidsmedewerkers bedrijfsvoering. Zij verzorgen het regelwerk van de directeuren (bijvoorbeeld de begroting van de scholen). Dit doen zij voor 3
een aantal scholen. De directeur blijft eindverantwoordelijk. Per school wordt een MT (managementteam) gevormd: directeur, schoolleider, IB-er, senior beleidsmedewerker bedrijfsvoering. Hoe ziet het proces er uit: CvB gaat met de directeuren gesprekken voeren, het plan wordt in de GMR en met de RvT besproken, daarna worden er mensen uitgenodigd (mr-en , GMR, mensen van de werkvloer en ouders) om over dit plan te spreken. Dan zal het op papier verder uitgewerkt worden. Vervolgens zal er mogelijk een overleg plaatsvinden met de vakcentrales en zal er van uit de medezeggenschap advies of instemming gevraagd worden, afhankelijk van wat nodig is. De bedoeling is dat het per 1 augustus 2014 ingevoerd gaat worden. 6) Proces streefprofiel in relatie tot mobiliteitsplan Het schoolprofiel zal vanaf januari 2014 vast worden gelegd. In het directorium wordt het format van het profiel nog verder besproken. De directeur moet aangeven: welke functies er zijn? Hoeveel heb ik daar van nodig? Dan zal de directeur in overleg moeten gaan met het team en de mr. De directeur moet nauwkeurig beschrijven wat nodig is. De directeur is vrij om dit op school / locatie – niveau in te delen. Welke specialisten heb je / zijn er nodig? De IB-er is verplicht! Als het model klaar is, gaat de directeur dit bespreken met het team en de MR. Gedwongen mobiliteit: Wanneer er teveel mensen voor het aantal functies zijn, zal de directeur in gesprek met de medewerkers en gemotiveerd de afweging maken welke medewerkers wel en niet verbonden blijven aan die specifieke school. Het gaat hierbij om een afweging tussen werkgevers- en werknemersbelang. Rondvraag -Er wordt geïnventariseerd of de GMR het van belang vindt om Balansleren te evalueren. Vooral het proces hieromheen geeft reden tot vragen met het oog op bijvoorbeeld de herijking van het strategisch beleidsplan. Bij doorvragen geeft Mieneke Wobbes (al langer verbonden aan de Stichting, ook ten tijde van het initiatief tot balansleren) aan niet meer scherp te hebben hoe dit toentertijd tot stand is gekomen. GMR komt erop terug. - De MR-ren moeten zorgen dat de gegevens van hun leden correct en beschikbaar zijn. GMR krijgt nu elke keer een groot aantal e-mails terug. Dit is des te vervelender nu men vanuit MR-ren wel vaak aangeeft geen informatie te krijgen. CvB ziet hier geen rol voor zichzelf. De voorzitter sluit de vergadering om 22.20 uur.
4
Besloten gedeelte, zonder CvB 7) Welkom nieuw lid De voorzitter heet Tine van Caspel (cluster F) van harte welkom als nieuw lid in de GMR. 8) Actielijst Actie Google.docs / kostenplaatje inventariseren en indienen bij CvB Voorstellen op site: persoonlijk verhaaltje met pasfoto. Zodra nieuwe GMR geïnstalleerd (feb. 2014) is. Aanleveren bij Dagmar Clusterbijeenkomsten regelen. Speerpunten GMR Cie herziening Statuten (volgende vergadering lijstje met herzieningen) Datumprikker etentje oude samenstelling GMR 2e helft januari / begin februari Stuk geschiedschrijving huidige GMR (wat hebben we meegemaakt afgelopen drie jaar).
Naam Dagmar Iedereen
Iedereen Nieuwe GMR (feb. 2014) Els & Chantal Dagmar Richard
Commissies: - Organisatiemodel: Rachel en Dagmar - Strategisch beleidsplan: Rachel, Annet en Britt - Bezwarencie.: Els & Richard - verkiezingen GMR – leden: Britt & Luit Jan 9) Verkiezingen GMR-leden Flyer en FAQ worden door Britt verzonden naar de MR-en. De aanmeldingstermijn sluit op 21 december. Verkiezingen, indien nodig, 1e schoolweek. Verkiezingen gaan digitaal. Uiterlijk zondag reageren op flyer en FAQ, met opmerkingen (naar Britt en Luit Jan, cc naar Dop). 10) RvT De GMR neemt contact op met de RvT om de voortgang van het rapport EY en de afronding van het plotselinge liquiditeitstekort te bespreken. 11) Nieuwe voorzitter GMR Unaniem wordt Rachel Heinemann gekozen als nieuwe voorzitter van de GMR. De voorzitter sluit het besloten gedeelte van de vergadering om 23.10 uur. Volgende vergadering is op donderdag 16 januari 2014. 5
6
