Bestuurskantoor Stichting Proo Eisenhowerlaan 59 3844 AS HARDERWIJK
Vastgesteld verslag GMR-vergadering gehouden op donderdag 14 juni 2012
Leden GMR: Fenny Dekter, Petra Jager, Aleid Mansholt, Dieke Miedema, Jeroen Nieuwenhuis (voorzitter), Bertjan Schrader, Anne Lies Slot-Visschedijk, Joke Verwoerd-Veldhuis (secretaris) Bestuurder stg. Proo: Berend Redder Organisatie stg. Proo: Willem Duifhuis. Ambtelijk secretaris: Els Reckman Afwezig: Liesbeth Aten, Marieke Roelink, Martin Schoenmaker en Martine Adriaanse. 1
Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent om 20.00 uur de vergadering. Vanuit de P-GMR wordt uitgedeeld een notitie met evaluatiepunten, die bij agendapunt 6 besproken zal worden.
2
Mededelingen Berend meldt dat diverse acties in het kader van de reorganisatie in uitvoering zijn. Er is groen licht voor de planning van het volgend schooljaar. De RDDF plaatsingen zijn helder geworden na gesprekken met de directeuren, waarbij de consequenties op schoolniveau zijn bezien. Er komen nog enkele besprekingen om te kijken wat de mogelijkheden zijn. Vanuit de P-GMR wordt geïnformeerd of het juist is, dat indien iemand zelfs nog in oktober meldt dat hij bewijs heeft gevonden dat hij nog twee jaar heeft gewerkt voor een school, dat dit nog wordt meegenomen bij de beoordeling voor de RDDF-plaatsing. Berend meldt dat op dit moment alle informatie is meegenomen en dat op basis daarvan de indeling is gemaakt. Er moet een grens gesteld worden, maar indien er nieuwe relevante informatie boven water komt, dan wordt eventueel de RDDF-plaatsing aangepast. De rapportage en samenvatting over Proo gaat naar heel Proo, dus ook naar de GMR. De kern is; er is iets fout gegaan. De conclusies zijn vervolgens helder. Er worden aanbevelingen gedaan voor de verbetering van met name het toezicht. De uitvoering van de aanbevelingen zal enige tijd nodig hebben. Vanuit de GMR wordt gevraagd of naar de werkvloer toe excuses worden gemaakt? Dit verwacht de GMR namelijk wel. . 1
De GMR verduidelijkt dat dit nodig is omdat de werkvloer van de fouten en het gebrek aan toezicht wel de dupe is geworden. Berend stelt dat alle betrokkenen, dus het bestuur, het bestuurskantoor, de GMR, de RNV, het management en de gemeentebesturen allemaal betrokken zijn en ook de dupe zijn. Wil je iets doen richting de leraren dan stelt hij voor een gezamenlijke brief vanuit alle partijen te schrijven. De GMR dringt er op aan dat de algemeen directeur hierin actie neemt en een gebaar maakt naar de werkvloer door excuus aan te bieden namens alle betrokken partijen. Jeroen voorziet dat de gemeente Epe hieraan geen medewerking zal verlenen. Maar dat een brief van de partijen die wel medewerking willen verlenen al goed zal zijn. De GMR heeft ook de verkeerde cijfers gekregen, maar het bestuur en alle anderen ook. De GMR beaamt dat de GMR zich ook te snel heeft laten sussen, ook toen het onderbuik gevoel niet goed was, maar is wel blij dat de fouten nu boven water zijn gekomen. Berend meldt dat hij geen probleem heeft om een brief over het rapport te maken, maar hij zelf zal geen excuus aanbieden over iets waar hij part nog deel aan heeft gehad. Hij betreurt de gang van zaken voor alle betrokken zeer. Afgesproken wordt om er over na te denken en het rapport eerst te bezien. Berend meldt dat in augustus het bestuurskantoor zal verhuizen. Binnenkort wordt helder waar naar toe. De GMR toont zich verbaasd omdat dit eerder niet mogelijk was gebleken. Berend meldt dat Proo een ruimte voor het bestuurskantoor gaat huren. Het kost wel geld, maar de huidige locatie wordt verkocht. De organisatie heeft geld nodig in verband met de deal van de vakorganisaties voor het sociaal plan. De nieuwe locatie is niet in een schoolgebouw. Willem meldt dat hij via de AOB de vraag van de GMR heeft ontvangen inzake de samenstelling van de bezwaarcommissie voor de toepassing van het sociaal plan. Vanuit de GMR is Debby Welgraven lid van de commissie. Vanuit de werkgever Proo is dit Ad van Beerschoten. Als er een probleem is, dan kunnen zij een derde persoon erbij betrekken. 3
Post ontvangen: - Jaarkalender 2012/2013; wordt nagezonden. Post verzonden:
4
Vaststellen verslag voorgaande vergadering Het verslag van de GMR vergaderingen gehouden op 21mei 2012 wordt vastgesteld
5.
DGO 8 juni Berend geeft een korte terugkoppeling van het DGO. De kern van het DGO is vertaald in het sociaal plan. Er is een vertrekpremie voor mensen die vrijwillig vertrekken. Er is een vertrekpremie van 6 maanden salaris. Eén van de voorwaarde is dat men, zich voor 1 juli aanmeldt. Gedurende de 1e schooldag van het schooljaar 2012/2013 tot 1 november 2012 is de degene die vertrekt op basis van het Sociaal Plan vrijgesteld van taken. 2
De premie wordt niet direct uitgekeerd; waarschijnlijk zal dit zijn op 1 april maar uiterlijk op 1 augustus 2013. De GMR informeert of door de bonden is onderzocht of de vertrekpremie niet van de WW uitkering afgaat. Berend is van mening dat betrokken medewerkers dit met het UWV moeten bespreken. Mensen maken hun keuzes op basis van de persoonlijke situatie en Proo staat daar buiten. Er zijn diverse constructies mogelijk. Indien men de premie in eenmaal laat uitbetalen dan is er direct loonbelasting over verschuldigd. Een andere mogelijkheid is om de premie in depot ten behoeve van een lijfrente te laten storten, dan is er pas op een later moment inkomstenbelasting over verschuldigd. Dit zijn keuzes van persoonlijke aard. Afgesproken is om periodiek het verloop van de RDDF te bespreken. In oktober komen Proo en de vakcentrales weer bij elkaar. Tussen nu en 7 juli worden zaken meer helder. De terugkoppeling naar de GMR is ook periodiek en komt iedere GMR vergadering op de agenda. De GMR informeert of er niet nog voor de zomervakantie informatie over de RDDF kan komen. Berend zegt toe de GMR periodiek te zullen informeren, maar niet iedere wijziging direct met de GMR te kunnen communiceren. De vakantie begint op 7 juli. De GMR dringt aan op informatie voor 6 juli, want er verandert nog wel wat de komende tijd. Berend beraadt zich op dit verzoek. 6
Bestuursformatieplan 2012/2013 De werkgever verzoekt de personeelsgeleding van de GMR in te stemmen met het bestuursformatieplan 2012/2013. De P-GMR deelt de notitie uit met de voorwaarden voor de gevraagde instemming van de GMR. Er zijn mensen aangewezen op basis van objectieve criteria voor de RDDF, maar wordt ook gekeken hoe breed inzetbaar iemand is, wordt dat meegenomen als criterium? Berend zet uiteen dat gewerkt wordt met kwantitatieve gegevens voor de RDDFplaatsing.. Indien mensen niet functioneren, dan worden zij op basis van functioneringsgesprekken ondersteund, opgeleid of ontslagen. Hij is voorstander van het aanspreken van alle medewerkers op de kwaliteiten. Er is en zal sprake zijn van juridische dossiervorming van medewerkers. Het personeelsbeleid moet strakker worden toegepast. De GMR stelt dat de MSD het marktaandeel en de kwaliteit van het openbaar onderwijs omhoog moet brengen. Berend vindt dat iedereen in de organisatie verantwoordelijk is voor de onderwijskwaliteit, maar ieder vanuit de eigen rol. Het ligt niet bij de MSD alleen. Indicatoren zijn op elk niveau nodig. Deze staan in het nieuwe strategisch beleidsplan. We gaan het heel concreet maken. De GMR vraagt wat er gaat gebeuren als we het niet halen? We moeten afspraken maken over wanneer het goed is en wanneer het niet goed is. We moeten ook afspreken waarop we evalueren. Berend onderschrijft dit. Per school wordt het marktaandeel bijgehouden. Bij de keuze voor instandhouding van scholen is der groei op drie aspecten van belang; leefbaarheid, economische haalbaarheid en kwaliteit. Dit wordt per school 3
bekeken en onderzocht het komende half jaar. De MSD en Berend onderzoeken dit samen. Bekostiging en leerlingen prognoses zijn daarbij van groot belang. In september wordt op basis van drie informatiebronnen een leerlingenprognose gemaakt: Sectorbestuur onderwijs (SBO); Gemeentelijke prognoses; Schoolinformatie-prognoses. De P-GMR stemt in met het bestuursformatieplan. 7
8.
Meerjarenbestuursformatieplan/reorganisatieplan 2012 – 2015 In de voorgaande vergadering is het reorganisatieplan doorgenomen en zijn afspraken gemaakt over enkele aanpassingen, die voor de P-GMR essentieel zijn alvorens te kunnen instemmen. De aanpassingen zijn in het plan duidelijk weergegeven. De GMR stelt de volgend punten nog aan de orde. Pagina 8; Waar staat “middelen” wordt daar bedoelt de formatie? Willem bevestigt dit. Dit zal worden aangepast. De P-GMR verzoekt vervolgens om naast FTE’s ook de FPE aan te geven. Dit zijn de verhoudingen van de salariskosten. Berend accepteert het als een advies voor de toekomst. Hij verzoekt om niet alle details te bespreken, die ook de vorige vergadering aan de orde zijn geweest. Pagina 9, vervangingspool; Er gaan veel mensen vertrekken. De overblijvers worden over de locaties verdeeld. Blijven er vervolgens nog mensen over in de vervangingspool? Willem geeft aan dat op dit moment dit niet helder is. Er is immers niet bekend wie er vrijwillig uit gaan. Mensen in de RDDF kunnen ook in de vervangingspool worden geplaatst. Als we alle mensen nodig hebben om de formatie te vullen, is er geen vulling voor de vervangingspool. Vanuit de GMR wordt vervolgens nog verzocht of de bijlagen achter de documenten kunnen worden gevoegd. Dit is akkoord. Pagina 10 Tijdelijke functies; Is het dienstverband van de algemeen directeur tijdelijk? Deze functie wordt momenteel op basis van een tijdelijk dienstverband vervuld. Conciërges Bij punt 4.1.6.c.zal Willem vermelden hoeveel FTE conciërge er in mei 2012 werkzaam was.. Er zijn verder geen inhoudelijke aanvullingen. De GMR stemt vervolgens in met het meerjaren bestuursformatieplan / reorganisatieplan 2012 - 2015 Implementatie directiestructuur In aanvulling op de directiestructuur ligt ter bespreking voor de concept functiebeschrijving Meerscholen directeur (MSD). Berend licht toe dat de functiebeschrijving door een daarvoor gecertificeerd bureau is gemaakt. Ook de locatieleiders vallen onder deze structuur. Er kunnen nog vacatures voor locatieleiders ontstaan. Morgen wordt opnieuw gemeld aan de organisatie waar de vacatures zijn. Wellicht kan niet alles worden bezet. Zo mogelijk in de laatste week van de vakantie wordt dit opgepakt. Het kan dus zijn dat er nog enkele vraagtekens blijven. Vanuit de P-GMR wordt gesteld dat er 6 beleidsterreinen en 7 directeuren zijn. Hoe wordt dit verdeeld? Berend geeft aan dat er geen sprake is van aparte portefeuilles, maar wel van taken op Proo-niveau. Het kan dat 1 MSD meerdere beleidsterreinen tot zijn
Willem
4
taken mag rekenen. Dit wordt onderling verdeeld. De P-GMR informeert of de MSD de functionerings- en beoordelingsgesprekken doet. De MSD staat ver weg van de medewerker. Kan daarom de locatieleider niet veel beter de functioneringsgesprekken houden. En neem deze mogelijkheid in ieder geval op als optie. Willem wijst er op dat deze taken in het managementstatuut zijn vastgelegd. Berend vindt dit een onderwerp voor de MSD en de locatieleider om afspraken over te maken. Het moet nog verder ontwikkeld worden en het onderwerp komt terug in de GMR. Het raakt aan competentiemanagement. Beoordelingsgesprekken worden voorlopig in elk geval door de MSD gehouden. 9
Verkiezing GMR Jeroen en Fenny zijn aftredend. Eventueel kan zich de situatie voordoen dat PGMR-leden gebruik maken van het sociaal plan en dan dus uit de GMR treden. Dit is nog niet bekend. Afgesproken wordt dat de wervingstekst voor nieuwe leden door Bert jan zal worden gemaakt. Bertjan regelt ook de stemmodule.
10
Vervanging uren GMR Aan de orde wordt gesteld dat als een P-GMR lid bij het DGO is geweest namens de GMR en daar uren voor heeft gewerkt, of hiervoor dan vervanging mogelijk is? Willem geeft aan dat dit zo is. Ook als iemand parttime werkt? Als het DGO plaatsvindt onder werktijd, dan is vervanging mogelijk. Kunnen deze uren worden uitbetaald? Willem geeft aan dat alleen de vervanging vergoedt wordt. De GMR uren geven een probleem, want deze zitten niet meer in de normjaartaak. Berend zegt toe dat er een standaard regeling zal worden gemaakt, zodat voor iedereen hetzelfde geldt, onafhankelijk van de MSD. De GMR wacht het voorstel af.
11
Achterbancommunicatie Website; De notulen staan nu niet op de website. De GMR besluit om de agenda, notulen en nieuwsbrief op de website te plaatsen. Marieke plaatst de stukken op de website. Aleid neemt hierover contact op met Marieke. Nieuwsbrief; deze wordt als meerwaarde ervaren en moet blijven, ook al publiceert Proo zelf ook een nieuwsbrief. Op een later moment evalueren of de GMR-nieuwsbrief naast de Proo nieuwsbrief moet blijven bestaan. Er moet een abonneringsknop komen voor de GMR info . Bertjan zal hierop actie nemen. Aleid kijkt mee.
12
Bertjan
Aleid Marieke
Bertjan
Rondvraag en sluiting Berend meldt dat de directeuren de voorzitters van de MR’s hebben geïnformeerd. Morgen gaat een nieuwsbrief uit over de diverse zaken. Willem doet binnenkort een voorstel voor de planning van de GMR vergaderingen. Berend stelt voor om GMR-vergaderingen te starten om 17.30 uur met een
GMR 5
broodje. De GMR zal zich hierop beraden. De P-GMR informeert naar aanleiding van de afvloeiingslijst; stel dat iemand zelf kiest om weg te gaan, die als nummer 9 in het cohort staat, hoeven er dan nog maar 8 uit? Willem legt uit dat dit juist is en als dat cohort leeg is, dan wordt gekeken naar het volgende grootste cohort. De P-GMR uit zijn verbazing over het feit dat er een nieuwe tijdelijke locatieleider op een school is. Berend meldt dat er een tijdelijke locatieleider is om het team te ondersteunen. Het is een tijdelijke vervanging. Bertjan stelt aan de orde welk beleid Proo hanteert inzake computergebruik door kinderen en eventuele onwenselijke informatie die kinderen daarmee kunnen zien. Berend meldt dat er in het verleden gesproken is over een e-mail en internet protocol is, maar niet geformaliseerd is op Stichtingsniveau. . Het onderwerp kan op de GMR-agenda terugkomen. Informatie zal aan de GMR worden toegestuurd.
GMR
Willem
Joke vond het prettig om er weer bij te zijn en zal na de zomer weer haar GMR taken oppakken. Dieke Jeroen en Fenny nemen begin september afscheid van de GMR. Dieke neemt actie om voor hun afscheid iets te verzorgen. Met de nieuwe ploeg GMR leden zal worden besproken of de vergadering om 17.30 uur kan beginnen met broodjes. GMR Reglement Dit onderwerp moet weer op de GMR agenda komen.
GMR
Volgende vergadering begint om 20.00 uur. De datum is nog niet zeker. De voorzitter sluit de vergadering om 22.30 uur.
6
