Verslag van de Algemene Ledenvergadering van PV “Stad Leiden” gehouden op dinsdag 19 juni 2012 Plaats: Kenauweg, bedrijfskantine, tijd: 16.00 – 18.00 uur Aanwezig bestuur: De dames: M.G. Valkenburg (sinds 01.01.12 waarnemend voorzitter), M.A.A.C. Klinkenberg (algemeen bestuurslid en coördinator activiteiten) J. Kersten-Jolink (algemeen bestuurslid en secretaris KLOMP), A.A. Helder (sinds 01.01.12 waarnemend algemeen bestuurslid en coördinator communicatie) en I. Mazurel (bestuurlijk secretaris). De heer W. Wiekhart (Penningmeester) Overige aanwezige leden PV Stad Leiden/KLOMP: De dames L. Niesink-Link, C.A. Troost-de Wilde, L. Gressie, H. de Haas, L..I.A. van leeuwen, J. Hendriks-Onderwater, C. van Gerven en M. Postma. De heren H. Lodder, H.J. Deurhof, S.J. Anes, J. de Haas, H.R. Troost, J. Neuteboom (later), T.C. Daey Ouwens, C. Jeltema, J.T.A. van Gerven (tot vandaag tweede Penningmeester genoemd) Afwezig met bericht: De dames: B. Groenendijk, J. Augustinus, M. van Dijk en I. Moerman. De heren: K. Caron, K. van der Moolen, J. Duivesteijn, W. van Stigt, J. Leupe, M. de Nijs, J.H.M. Kamer, M. Lachmising, J. Segijn, J. G. Reijken, R. Jansen , R. Snik en R.J. Dijk. 1. Opening De wnd. voorzitter opent de vergadering om 16.00 uur en heet iedereen hartelijk welkom. Er wordt kort stilgestaan bij de vreugde van het verwelkomen van nieuwe leden maar ook bij het verdriet dat het wegvallen van leden veroorzaakt. De agenda wordt gewijzigd vastgesteld (punt 9 wordt punt 8). Er wordt een leespauze ingelast voor het doornemen van de stukken die ter plaatse zijn uitgedeeld. 2.
Mededelingen
Website PV Stad Leiden Er zijn al vaker problemen met de bestaande website opgetreden: er kunnen moeilijk stukken op geplaatst worden, de geplaatste foto’s zijn veel te zwaar, er is onvoldoende ondersteuning door de ontwerper van de site voor de webmaster en de website voldoet ook niet aan moderne eisen (een verhuurpagina met jaarkalender b.v.) Er is daarom gekozen voor het ontwikkelen van een nieuwe website die wel aan de eisen van deze tijd voldoet. Aan het eind van de vergadering kan het geraamte van de website (voor zover al ingericht) worden bekeken. ALV De ALV is dit jaar vervroegd van rond oktober naar juni en volgend jaar zal de ALV in maart worden gehouden. Dit is nodig omdat er is afgesproken mee te gaan lopen met de gemeentelijke begrotingscyclus voor wat de Jaarrekening en de begroting van de PV Stad Leiden betreft. Ook zal de subsidieaanvraag voor het nieuwe jaar, zoals de subsidieverordening officieel vereist, voortaan voor het einde van de maand december in het lopende subsidiejaar worden aangevraagd. PV Lidmaatschap Tijdens de ALV van 2011 is gemeld dat voor verzelfstandigde onderdelen van de gemeente Leiden de contributie niet langer via de salarisadministratie geïnd zou kunnen worden. Dit kan na enige onderhandelingen echter weer wel geregeld worden en zal dan ook voor SP71 en de BSGR in de loop van 2012 geregeld worden. Machtigingen Er heerst onvrede over de afhandeling van machtigingen bij een van de aanwezigen. Dit zal tijdens de rondvraag verder worden behandeld. 1
3. Wijziging Bestuur Er zijn twee nieuwe kandidaten voor de functie Voorzitter en Bestuurslid Communicatie voor gedragen. De dames Valkenburg en Helder worden met algemene stemmen door de ALV aangenomen. De heer Karel Caron is geen bestuurslid meer maar blijft het Bestuur adviseren, vandaar de benaming Bestuursadviseur en hij blijft coördinator van de Huisjes. Mocht er in zijn aanwezigheid bij de vergaderingen van het Bestuur een stemming nodig zijn onthoudt de heer Caron zich van stemming. De heer Van Gerven geeft aan te worden genoemd als tweede penningmeester maar dat is hij niet: hij neemt geen taken van de Penningmeester over maar verricht “hand- en spandiensten”, hij controleert de huurpenningen, betalingen, machtigingen en neemt actie bij eventuele achterstanden. Er wordt voorgesteld zijn taak te benoemen als Financieel Bestuursadviseur vergelijkbaar met de term die voor de functie van de heer Caron wordt gebruikt.. Het verslag van de secretaris over 2011 wordt dienovereenkomstig aangepast. 4. Notulen ALV d.d. 31 oktober 2011 Er wordt overeengekomen voortaan een geanonimiseerde versie van het verslag van de ALV op de website te plaatsen. Op de notulen van 31 oktober 2011 zijn geen tekstuele wijzigingen. N.a.v. Notulen ALV d.d. 31 oktober 2011, pag. 2: Een van de aanwezigen geeft aan dat de notulen en de statuten op de website geplaatst zouden worden. Dat is bij de ALV afgesproken maar in verband met de eerder genoemde problemen bij de oude website waren de statuten er nog niet opgezet. Dit wordt op de nieuwe website direct geregeld. N.a.v. Notulen ALV d.d. 31 oktober 2011, pag. 5: Een van de aanwezigen geeft aan dat er over het plaatsen van de huurtarieven op de site nog een keer nader gesproken moet worden: de nieuwe tarieven moeten al in augustus bekend zijn en op de site staan, dan wordt de nieuwsbrief voor sept. t/m december samen met de folder en het lotingsformulier voor de huisjes verzonden. In oktober is de loting voor het komende jaar. De nieuwe tarieven voor 2013 die vandaag aan de ALV worden voorgelegd (later in de vergadering) zullen ook direct op de nieuwe website worden gezet. Beide onderwerpen worden door het Bestuur meegenomen als onderwerp voor de brainstormmiddag in juli die hierna de “heidag” genoemd zal worden. 5. Jaarverslag secretaris over het jaar 2011 Wordt gewijzigd vastgesteld. De ‘2e penningmeester’ wordt ‘financieel bestuursadviseur”. De twee genoemde bestuursadviseurs zijn geen lid van het bestuur. 6. Jaarverslag KLOMP over het jaar 2011 Wordt ongewijzigd vastgesteld. 7. Jaarverslag Vakantiehuisjes 2011 Wordt ongewijzigd vastgesteld. Een van de aanwezigen geeft aan dat het chalet in Budel werkelijk prachtig is geworden. 8. Jaarverslag activiteiten 2011 Wordt ongewijzigd vastgesteld. 9.
Jaarrekening 2011 Verslag financiële commissie De penningmeester geeft een toelichting op de Jaar-, Balans- en exploitatierekening. In 2010 was deze al aangepast en ook dit jaar is gebruik gemaakt van de wettelijke lay-out. Er zit een toelichting bij achter elk onderdeel en de penningmeester geeft een uitgebreide en heldere toelichting op de cijfers. De balans- en exploitatierekening geeft opgeteld een negatief saldo van 769,-2
Op pagina 1 zijn de boekingen voor het lustrumfeest niet opgenomen (staat nu op nul). Er wordt in 2011 2000,-- voor gereserveerd, elk jaar werd tot nu toe 1000,-- gereserveerd, op pagina 2 staat het bedrag wel opgeboekt. De aflossing op de leningen van de huisjes is aangemerkt als rentecomponent, wanneer er rente vrijvalt wordt dit gebruikt voor het opbouwen van reserve die voor onderhoud gebruikt zal worden. De kosten gaan voor de baten uit: er is geïnvesteerd in de huisjes, zowel qua onderhoud als in de inrichting. Het eigen vermogen zit in de huisjes, er is slechts een mager onderhoudspotje. Na het afronden van het Meerjaren Onderhoudsplan (MOP) voor Ecuras zal de beheerder van dit huisje, samen met de andere beheerders zorg gaan dragen voor MOP’s voor alle huisjes. De MOP’s zullen over 10 jaar onderhoud gaan. Eerst Ecuras afmaken (waarschijnlijk in augustus 2012 klaar) dan het MOP voor Dinant maken. De banksaldi: in verband met de IBAN zullen de lokale rekeningen in Ecuras en Dinant niet meer nodig zijn, alle betalingen zullen in de toekomst met automatische incasso’s etc. vanuit Nederland te regelen zijn. Nu we halverwege 2012 de cijfers van 2011 bespreken ontstaat een vertekend beeld voor wat de boekwaarde betreft: er waren in 2011 al facturen voor 2012 opgeboekt waar nog geen betalingen tegenover staan. Dit bedrag was in totaal 16.000,-- waar nu nog 13.748,- van “open” staat. Dit openstaande bedrag zal door betalingen in 2012 in de loop van het jaar verder afnemen. De debiteuren zijn door de Penningmeester en de Financieel Bestuursadviseur uitgezocht: per 31.12.11 stond de teller op nul! Er komt nog een nabetaling over de subsidie van de Gemeente Leiden over 2010 (ongeveer 670,-) een verzoek tot nabetaling wordt binnenkort verzonden. Op verzoek van een van de aanwezigen tijdens de ALV van vorig jaar is bij de activiteiten ‘Paas- en Kersttukjes maken’ weer apart genoemd en is er een overzicht per huisje aangemaakt waarin de kosten per kostensoort worden uitgesplitst, dit blijft echter appels met peren vergelijken: het hele huis in Budel is vervangen en in Meppen/Zweeloo is er wekenlang verbouwd, vandaar dat er b.v. veel autokilometers zijn gedeclareerd door de coördinator,de beheerder en anderen die hebben geholpen bij de verbouw van Meppen en de sloop en opbouw van het huisje in Budel. Er wordt geopperd de portokosten nader te bekijken: kan daar nog op bespaard worden? Besparingen wordt ook onderwerp voor de Heidag. Een goede suggestie was ook eventueel een enquêteformulier bij de volgende Singelband te stoppen om te vragen wie dit blad alleen digitaal kan ontvangen en wie dit blad per post wil blijven ontvangen. Ook deze suggestie zal op de Heidag worden besproken. Ook zal er extra aandacht aan de verhuur van Dinant besteed moeten worden, daar blijft de verhuur achter. Ecuras heeft een kortere verhuurbare periode maar zit altijd vol. Als je uitgaat van 40 verhuurbare weken moeten we hard trekken aan promotie van de verhuur. Ook hierover wordt op de Heidag gesproken. De suggestie wordt gedaan mensen te benaderen wanneer er onvehuurde enkele weken zijn met de vraag of de vakantie kan worden opgeschoven om de verhuurde weken op elkaar te laten aansluiten. De KLOMP heeft veel georganiseerd, de kosten zijn dan ook aanzienlijk hoger dan de verleende subsidie, er is ingeteerd op de reserves. Er ontstaat een discussie over de bijdrage van de Klomp leden (149) die allen 18,-- betalen en de hoogte van de bijdrage aan de Klomp vanuit de PV. Het totaal van de bijdrage van de leden van KLOMP stroomt in de vereniging. Een van de aanwezigen stelt voor dat de KLOMP zich hier in een aparte vergadering nader op moet beraden. 3
Goedkeuren en vaststellen jaarrekening 2011 De financiële commissie bestond voor 2011 uit de heren T.C. Daey Ouwens en J.H.M. Kamer, de laatste is met vakantie en vandaag niet aanwezig.. De heer M. Lachmising was reservelid.in 2011. De financiële commissie heeft een duidelijk beeld van de uitgaven van de vereniging gekregen en bedankt de Penningmeester voor zijn heldere uitleg. De boeken en bescheiden zijn gecontroleerd en de Jaarrekening en de exploitatierekening 2011 zijn door de commissie goedgekeurd en worden hiermee vastgesteld. Decharge verlenen aan het bestuur Er wordt zowel mondeling als schriftelijk decharge aan het Bestuur van de PV Stad Leiden verleend, in de schriftelijke decharge worden door de financiële commissie een aantal aanbevelingen gedaan. Er zijn te weinig liquide middelen omdat alles geïnvesteerd is in de huisjes, een aandachtspunt is het structurele onderhoudsplan. Het voorstel wordt gedaan een onderzoek naar de exploitatie van de huisjes op te starten waarvan de uitslag beschikbaar moet zijn voor de ledenvergadering in 2014. Zo heb je een doorkijk naar de toekomst zodat het effect van het volledige jaar 2012 en 2013 kan worden meegenomen in het onderzoek. Ter informatie wordt de schriftelijke decharge met deze aanbevelingen bij dit verslag gevoegd. 10. Tussentijdse beschouwing activiteiten van 1 januari tot 30 juni 2012 De activiteitencoördinator geeft een toelichting . Het overschot van 2010 werd ingezet voor de activiteiten van 2011. Er is ook een doorkijkje naar de laatste periode van 2012: na de zomervakantieperiode is er een mosselavond gepland en een sportieve vakantie naar Portugal . Er ontstaat een discussie over het organiseren van activiteiten: als er niet een maar vijf avonden nodig zijn voor een activiteit omdat er zo veel aanmeldingen zijn: doe je dit dan wel of houd je het bij een avond? Ook hierover zal op de Heidag worden gesproken. Er is gevraagd of er een Sinterklaasviering voor SP71 en DZB verzorgd kan worden door de “oude Sinterklaasgroep”.Hierover zal ook nader gesproken worden op de Heidag. 11. Begroting 2013 Deze is vrijwel ongewijzigd ten opzichte van 2012. De kosten zijn gelijk gehouden, de lustrumkosten bijdrage is verhoogd tot 2000,-- Begroting vakantiehuisjes Eigen vermogen, MOP, vergroten liquide middelen en het onderzoek worden besproken. - Tarieven vakantiehuisjes 2013 Leden van de PV Stad Leiden/KLOMP hebben altijd voorrang bij het huren van een huisje. De tarieven en de voorrangsregeling worden, met uitleg, op de nieuwe website van de PV Stad Leiden gepubliceerd, streven is dit voor augustus 2012 te doen. De ingestelde drie categorieën blijven van kracht: 1 Leden van de PV Stad Leiden 2 Leden van gelieerde personeelsverenigingen (LUMC/UL) 3 Niet-leden Er ontstaat een discussie over de gehanteerde tarieven, de huurprijzen voor vergelijkbare huisjes zijn in het hoogseizoen in Ecuras wel twee maal zo hoog, als het geen drie maal is. Er is echter een aantal jaar geleden door de ALV voor gekozen de huurprijzen gelijk te houden voor de huisjes. Ecuras is ver, dus veel reiskosten en tolwegen. De PV wil haar leden niet op kosten jagen en we hoeven niet te concurreren met de tarieven van vakantieparken waar meer vertier geboden wordt.
4
De reserves moeten op peil gebracht worden, er wordt voorgesteld het onderzoek in 2014 af te wachten en de Meerjaren Onderhouds Plannen voordat tot verhoging van de tarieven wordt overgegaan. De huurprijzen voor 2013 worden met instemming van de ALV vastgesteld. Er wordt een prijsverhoging van 4% toegepast: 2% trendmatige verhoging en 2% verhoging in verband met verhoogde kosten. - Begroting Activiteiten De activiteiten begroting wordt vastgesteld. - Contributie 2013 De contributie van de pv blijft ongewijzigd gehandhaafd. De begroting wordt vastgesteld en goedgekeurd. 12. Benoeming Financiële commissie 2012 De heer Kamer blijft aan in 2012. De heer Daey Ouwens treedt af aangezien hij in 2010 en 2011 lid van de financiële commissie was. De heer Lachmising en de heer Kamer vormen voor 2012 gezamenlijk de financiële commissie. Als reservelid van de financiële commissie 2012 wordt de heer Daey Ouwens aangesteld.
13./14. Rondvraag en sluiting Er wordt gebruik van de rondvraag gemaakt. Er is onvrede over de machtigingen en de incasso’s hiervan. Er zijn vaak fouten, er worden duidelijke voorbeelden, allemaal van een persoon afkomstig, gegeven. Conclusie kan zijn: wanneer er meerdere machtigingen voor incasso op een aanmeldingsformulier staan wordt veelal het bedrag niet, of slechts ten dele geïncasseerd. Het signaal is begrijpelijk en we zijn er dankbaar voor dat dit onder aandacht van de ALV wordt gebracht. dit onderwerp wordt op de Heidag verder besproken. Wellicht biedt de nieuwe website hier een oplossing voor. Op de heidag spreekt het Bestuur over de inhoud en de inzet van onze Sinterklaas: voor het voltallige personeel, voor de kinderen van het voltallige personeel of alleen voor de kinderen van de PV leden?. Onze Sinterklaas en de zwarte Pieten willen hier graag uitsluitsel over zodat zij kunnen beslissen of zij in 2012 nog “klussen” zullen aannemen. Er wordt voorgesteld een andere vergaderlocatie te zoeken: niet iedereen kan hetgeen wordt gezegd goed verstaan en het is ver buiten het centrum van Leiden. Misschien is het gebruik van twee microfoons, een voor de voorzitter en een voor de vragenstellers een goed idee? (Bespreken op de Heidag) De voorzitter bedankt alle beheerders van de huisjes met bloemen voor hun goede zorgen voor het bezit van de PV. Een van de beheerders wordt niet alleen geëerd met bloemen en een toespraak, vanwege zijn jarenlange inzet op allerlei verschillende gebieden, wordt aan de ALV voorgesteld dit lid tot Erelid van de PV Stad Leiden te benoemen. De vergadering was hier unaniem over! De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en hun inbreng en sluit de Algemene Leden Vergadering 2010 om 18:10 uur. Iedereen wordt uitgenodigd na te praten onder het genot van een hapje en een drankje. 5
