Concept Kort verslag van de Algemene Ledenvergadering RLT en SV De Sluipers, gehouden op 21 januari 2012
Aanwezige leden: 36 leden, inclusief drie ereleden: B. Dikhooff, J.L. de Jong en J.W.A. Renssen Aanwezige bestuursleden: 4 bestuursleden (na de verkiezing 6)
1.
Opening De voorzitter opent de Algemene Ledenvergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. De vergaderdocumenten hebben ter inzage gelegen in het clubgebouw c.q. zijn uitgedeeld.
2.
Mededelingen en ingekomen stukken a. De voorzitter vraagt de aanwezigen de presentielijst te tekenen. b. De berichten van verhindering worden meegedeeld.
3.
Verslag van de ALV-vergadering van 16 januari 2012 Het verslag wordt zonder op- of aanmerkingen vastgesteld.
4.
Jaarverslag 2012 Het jaarverslag wordt zonder op- op aanmerkingen goedgekeurd.
5.
Financieel verslag 2012 De aanwezige leden hebben het financieel verslag uitgereikt gekregen c.q. hebben via andere wegen kennisgenomen van het verslag. De penningmeester geeft aan dat de opzet in relatie tot voorgaande jaren enigszins is gewijzigd. Op deze wijze kan een betere beoordeling plaatsvinden van de begroting ten opzicht van de jaarrekening. Aan de begroting 2012 heeft de Algemene Ledenvergadering mandaat gegeven. De penningmeester spreekt een woord van dank uit aan Piet Capelle en Nico Waterkamp voor het doorlezen en nalopen van de financiële stukken. Hierna geeft de penningmeester per bladzijde een toelichting op het financieel verslag 2012. Tijdens de toelichting antwoordt de penningmeester op de gestelde vragen c.q. reageert op de gemaakte opmerkingen: a. Het aantal tennisleden loopt terug. De opbrengsten 2012 zijn opgebouwd uit sponsoring. b. Het merendeel van de betaalde rente is de rente op de lening. c. De Rabobank heeft een sponsor-actie voor onze tennisvereniging ontwikkelt waarmee wij per aangedragen klant (lid van de sluipers) een bedrag à 250,- euro ontvangen.
d. e. f. g.
Subsidie voor jeugdleden is komen te vervallen. De contributietabel wordt aangepast met de inflatiecorrectie. Per jaar zegt ongeveer 10% van de leden op, daar tegenover staat uiteraard een instroom; Het aantal leden van de squash neemt af. De commissaris Squash gaat in het jaar 2013 activiteiten ontwikkelen om het afnemen van het aantal leden tegen te gaan. h. De vrijval van 10.000,- heeft te maken met het “opleuken” van het clubgebouw. i. De website wordt in 2013 vernieuwd en dat is dan ook de reden waarom de post is doorgeschoven. j. Het verschil van 750,- euro in administratiekosten heeft te maken met het ledensysteem Webcare in combinatie met automatisering. k. In 2012 is met dure tennisballen gespeeld. In 2013 zal beter op de prijs van de tennisballen worden gelet. l. De overige grote kosten zijn: afdracht KNLTB; training jeugd en het opentoernooi. In verband met het lustrumjaar 2013 zullen de kosten voor 2013 hoger uitkomen,. m. In de kosten voor Beheer zitten schommelingen. Dit heeft met een nieuwe opsplitsing te maken: clubgebouw en onderhoud. n. Op de vraag om extra budget te reserveren voor elektra antwoordt de penningmeester dat deze post in de bijlage (specificatie) wordt genoemd. o. De verlichting (met name baan 5) is één van de herstelposten. Er heeft een meting plaatsgevonden naar de kwaliteit van de verlichting. Gebleken is dat deze te wensen overlaat. De commissaris Beheer gaat in het lopende jaar hiermee aan de slag. p. De squashbanen krijgen een grote beurt (plafond en vloer). q. Voor wat betreft de energiekosten wordt vanuit de leden geadviseerd een onderzoek te laten doen naar dubbelglas. Meegedeeld wordt dat hiernaar een onderzoek loopt en inventarisatie plaatsvindt. Op dit moment heeft het aanpassen van de meterkast en de ketel prioriteit. De ketel is begroot voor 2013. Dit neemt niet weg dat het bestuur het advies serieus zal meenemen in besluitvorming. 6.
Kascommissie De kascommissie, bestaande uit de heren H. van Eijk en N. Waterkamp, heeft de financiële administratie onderzocht van RLT en SV De Sluipers te Reeuwijk, zoals deze door de penningmeester over het verenigingsjaar 1 november 2011 tot en met 31 oktober 2012 is gevoerd. Op basis van dit onderzoek is de kascommissie van oordeel dat de gepresenteerde cijfers een getrouw beeld geven van de financiële positie van de vereniging per 31 oktober 2012 en van de exploitatiesaldo over de periode 1 november 2012 tot en met 31 oktober 2012. De kascommissie stelt de Algemene Ledenvergadering van RLT en SV De Sluipers voor om de voorgelegde stukken zonder voorbehoud goed te keuren en het bestuur voor het gevoerde beleid en de penningmeester voor zijn financieel beheer over het verenigingsjaar 1 november 2011 tot en met 31 oktober 2012 decharge te verlenen. De aanwezige leden gaan hiermee akkoord. De leden van de kascommissie zijn niet herkiesbaar. Het bestuur is op zoek naar nieuwe leden
voor de kascommissie.
7.
Vaststellen contributie De aanwezige leden gaan akkoord met een verhoging van de contributie met 2,6%, zijnde de afgesproken inflatiecorrectie. Deze verhoging geldt voor studenten; senioren en junioren.
8.
Vaststellen begroting 2013 Met de bespreking van de financiële stukken zijn de aanwezige leden akkoord gegaan met de begroting voor 2013.
9.
Benoeming Commissaris ICT/Media Alvorens tot benoemding van de Commissaris ICT/Media wordt overgegaan heeft de voorzitter het woord. De ledenadministratie wordt inmiddels uitgevoerd door Linda Ravenstein. De voorzitter bedankt Ank Hoogenbrug (tennis) en Esther van Eijk (squash) voor hun werkzaamheden die zij in de afgelopen jaren hebben gedaan voor de ledenadministratie. Verder deelt de voorzitter mee dat er een vacature is voor de functie van commissaris Jeugd. Het bestuur ziet 2013 als een overbruggingsjaar, waarin Martijn Min – commissaris Tennis – de jeugdtaken zal beheren. Milko Perdijk wordt voorgedragen voor de functie van Commissaris ICT/Media. Voor deze nieuwe functie binnen het bestuur heeft de Algemene Ledenvergadering vorig jaar een besluit genomen. De aanwezige leden gaan unaniem akkoord met de benoeming van Milko. In vervolg hierop wordt aangegeven dat de SluipPers in 2013 komt te vervallen. Binnenkort gaat hierover een brief uit naar alle leden. Het is de bedoeling dat in 2013 een nieuwe website wordt gelanceerd, waarmee de functie van de SluipPers komt te vervallen.
10.
Jeu-de-boule-baan Het bestuur heeft met de gemeente contact opgenomen over de groene strook grond achter het clubgebouw. Naar verwachting zal de grond voor één euro gekocht kunnen worden. De voorzitter is met de gemeente (wethouder Verkleij) hierover in onderhandeling. Zodra hierover een akkoord is bereikt kunnen verdere stappen worden ondernomen. Om de kosten te drukken wordt voorgesteld zelf een Jeu-de-boule-baan aan te leggen. Een officieel aan te leggen baan zal rond de 4.000,- euro komen.
11.
Statutenwijziging Aan de aanwezige leden is een statuten-document uitgereikt (statuten met nieuw in te voeren wijzigingen). De voorzitter geeft aan dat nadat de Algemene Ledenvergadering begin 2012 twee statutenwijzigingen heeft aangenomen (vrijstelling entreegeld voor een periode van vijf jaar en het toevoegen van Commissaris ICT/Media aan het bestuur) hij contact heeft gehad over de statuten met de notaris. De notaris heeft geconstateerd dat de statuten sterk verouderd zijn.
Hetgeen nu voorligt zijn wijzigingen die op advies van de notaris moeten worden aangebracht. Na bespreking en goedkeuring van de aanwezige leden zal met de notaris verdere stappen worden ondernomen. Na de toelichting van de voorzitter worden de statuten doorgenomen en worden op- en aanmerkingen gemaakt. a. Uit de statuten dient geschrapt te worden de naam van Anne-Marie Douma. Toegevoegd moet worden Milko Perdijk. b. Op dit moment blijken er twee websites in de lucht te zijn. De meerderheid van de aanwezigen gaat akkoord met het handhaven van website De Sluipers. De andere website zal van het net worden gehaald. c. De vestigingsplaats die genoemd staat onder artikel 2 zal gewijzigd moeten worden in Reeuwijk-Brug (gemeente Bodegraven-Reeuwijk). d. De wijziging onder artikel 3 heeft te maken met de aanleg van de jeu-de-boule baan. e. Onder artikel 4, wordt voorgesteld lid 1f te wijzigen in donateurs en lid g te schrappen. De voorzitter geeft aan dat er geen dagleden zijn, wel zijn er dagpasjes te verkrijgen. f. De voorzitter geeft aan dat het verschil tussen erelid en lid van verdienste maar één woordje is, namelijk ‘eervol’. Met deze wetenschap komt het bestuur met het voorstel. Over het voorstel wordt een discussie gevoerd. Geadviseerd wordt om naar andere verenigingen te kijken hoe daar in de statuten de termen ’erelidmaatschap’ en ‘lid van verdienste’ staan omschreven. Tot nu toe kent de vereniging nog geen lid van verdienste, maar het bestuur wil hierin wel verandering brengen. De aanwezige leden zijn het er in iedere geval niet mee eens als een koppeling gemaakt wordt naar een bestuursfunctie om in aanmerking te komen voor een erelidmaatschap. Tot slot wordt afgesproken dat het bestuur de verwoording van de termen nagaat bij collega-tennisverenigingen en met de notaris goed naar de verschillende termen gaat kijken. De Algemene Ledenvergadering geeft mandaat aan het bestuur de wijziging af te handelen, nadat advies is ingewonnen. g. Naar aanleiding van de wijziging onder artikel 8 lid 2 wordt gevraagd waarom entreegeld wordt gevraagd, loopt het ledental zo sterk af? De voorzitter merkt op dat dit artikel inmiddels is goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering (zie hierboven). h. Bij artikel 10, lid 1 wordt de functie van secretaris geschrapt en wordt hiervoor in de plaats opgenomen de vice-voorzitter, omdat de meeste uitgaven onder verantwoording van de commissaris Beheer (en in dit geval dus de vice-voorzitter) worden gemaakt. Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat dit niet mogelijk is. De meerderheid van de aanwezige leden gaat hiermee niet akkoord. Daarbij wordt verder opgemerkt dat erop gelet moet worden dat de voorzitter en secretaris de vastgestelde verslagen ondertekenen. i. Bij artikel 10, lid 2b wordt arbeidsovereenkomst veranderd in pachtovereenkomst. Juridisch zijn er grote verschillen in deze overeenkomsten. Het bestuur sluit geen arbeidsovereenkomst af, vandaar deze wijziging. j. In artikel 11 lid 1 wordt voorgesteld het verenigingsjaar te veranderen in kalenderjaar. Hierdoor vindt de Algemene Ledenvergadering op een later moment in het jaar plaats,
doch uiterlijk in maart. De aanwezige leden gaan hiermee akkoord.
Na de bespreking kan worden vastgesteld dat de aanwezige leden akkoord gedaan met de voorgestelde statutenwijzigingen, behoudens: 12.
Artikel 4 lid 2 en lid 3. Dit moet eerst nader worden onderzocht; Artikel 10, lid 1.
Lustrumjaar De Sluipers 2013 Het lustrumjaar start met een groots feest op 23 maart voor de senioren en 24 maart voor de junioren. Alle leden krijgen per post hierover bericht. Daarnaast vinden diverse activiteiten plaats, die gekoppeld zijn aan de diverse toernooien en competities. Voor het jubileumjaar is een groot bedrag gereserveerd. Jan de Jong en de voorzitter (beiden maken deel uit van de jubileumcommissie) staan garant indien er grote tekorten ontstaan.
13.
Casperbeker 2013 De Casperbeker wordt voor het eerst uitgereikt aan twee Squashleden, te weten: Gerard Lens en Paul Verkroost.
14.
Rondvraag a. Heeft onze tennisvereniging beleid voor wat betreft wangedrag tijdens toernooien etc. Deze vraag wordt gesteld naar aanleiding van een situatie tijdens het opentoernooi. De voorzitter legt uit dat met de tennisvereniging van het betreffende lid en het betreffende lid van De Sluipers gesprekken zijn geweest. Mocht dit nogmaals plaatsvinden zal schorsing plaatsvinden. Deze gang van zaken is dan ook het beleid van het bestuur. Mocht zo’n situatie vaker voorkomen, kan een commissie hiervoor in het leven worden geroepen. In de statuten staat hierover een en ander beschreven. b. Gevraagd wordt wat het bestuur doet met ‘schrijnende’ gevallen ten aanzien van het niet kunnen betalen van contributie. Het bestuur zal via een vertrouwenspersoon een gesprek aangaan. Verder wordt meegedeeld dat hiervoor een fonds bestaat waarop een beroep kan worden gedaan. Dit zal niet groot gecommuniceerd worden. c. Op verzoek wordt een herhalingscursus voor het AID-apparaat aangevraagd. d. Desgevraagd antwoordt de penningmeester dat de periode voor het betalen van tennisen squashcontributie gelijk wordt getrokken. Dit zal ook worden doorgevoerd ten aanzien van het opzegtermijn.
15.
Sluiting Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering.
