Verslag van de Buitengewone ledenvergadering van LTV De Merletten die gehouden is op woensdag 25 januari 2012 van 20.10 tot 22.30uur Aanwezig: Bestuursleden : Met kennisgeving afwezig:
60 leden, zie presentielijst Karel Kreijveld, Kea van Kasteren, Yvonne Reijnders ( Afwezig: Caroline Ruigrok) 7 leden
1. Opening door de voorzitter De voorzitter, Karel Kreijveld, heet iedereen welkom en opent de vergadering met het bericht van overlijden van Riet Hartveld-van Iersel, een trouw en gewaardeerd lid. Zij is 75 jaar geworden. De vergadering neemt twee minuten stilte in acht ter nagedachtenis aan haar. In het kader van transparantie heeft het bestuur gemeend deze bijeenkomst te houden met de bedoeling de leden bij te praten over zaken die gespeeld hebben en gaan spelen. Het verheugt het bestuur dan ook dat er een grote opkomst is. Op een later moment volgt er een reguliere Algemene Ledenvergadering (vaststelling cijfers en andere structurele zaken) plus een aparte Buitengewone Ledenvergadering wanneer alle zaken rondom het vernieuwen van de banen en andere investeringen duidelijk in beeld zijn. De bedoeling is dat de leden positief kritisch meedenken, zodat het bestuur scherp blijft in het vervolgtraject en om te bereiken dat de voorgenomen investeringen in principe de goedkeuring van de leden kunnen dragen. Ieder punt wordt kort ingeleid en de leden kunnen in twee instanties reageren. 2. Bestuursmutaties en statutaire bepalingen c.q. gevolgen Tijdens de laatste AL vergadering is gezegd dat we alles in het werk zouden stellen om de financiële problemen te boven te komen. We hadden ons al voorgenomen met All United in zee te gaan om alle bestaande bestanden te combineren. Gaandeweg bleek dat onze penningmeester niet voldoende uitgerust was om alle processen (incasseren van contributies, trainingsgelden evenals overige geldstromen) in goede banen te leiden (o.a. problemen met leveranciers en de belastingdienst). Met respect voor en met instemming van de persoon is besloten het penningmeesterschap aan Kea van Kasteren over te dragen. Het bestuur zit met behoorlijk wat negatieve gevolgen van het geheel en moet alle zeilen bijzetten om e.e.a. weer snel 100% op orde te krijgen. Mede daarom is besloten offertes aan te vragen voor een externe accountantscontrole over het boekjaar 2011 teneinde een objectieve deskundigenverklaring te krijgen en zoveel mogelijk zekerheid te verkrijgen over de betrouwbaarheid van de cijfers. Dit boekenonderzoek zal zijn afgerond voordat de ALV in juni gehouden wordt. Het huishoudelijk reglement art. 7 schrijft voor dat het bestuur uit minimaal 5 leden dient te bestaan. Er is veel achterstallig onderhoud en er zijn nu nog maar vier bestuursleden. U begrijpt dat dezen (te) zwaar belast worden. Onze hoofdtrainer is gevraagd, bij gebrek aan een Commissie Tenniszaken, een TC te formeren. De verenigingsvoorzitter heeft ad interim de rol van voorzitter TC op zich genomen. De TC ontbeert nu nog een vaste voorzitter, die tevens in het bestuur wil plaatsnemen. Een kandidaat heeft bedenktijd gevraagd. Voor het accommodatiebeheer zoeken we - met de functieverschuiving van Kea - ook een nieuw bestuurder. Hierover meer onder punt 4. Gijs van Iterson, voorzitter van de PR commissie wil plaatsnemen in het bestuur. We hebben daarmee al weer 5 personen. De voorzitter wil echter naar 7 leden. Deze toelichting van de voorzitter roept geen vragen op bij de aanwezige leden.
2 3. Toelichting stand van zaken administratief systeem en nieuwe website via AllUnited Langzamerhand krijgen we grip op de verschillende onderdelen binnen het systeem. De leden ontvangen bijv. voortaan eerst een nota, waarna (lidmaatschap, trainingsgelden, enz.) geïncasseerd wordt. De eerste incassering trainingsgelden einde 2011 is evenwel niet vlekkeloos verlopen. Gerben Copal, Ed de Windt en Hans v.d. Laar hebben baanbrekend werk verricht wat betreft een nieuwe website via All United. De nieuwe website zal interactiever zijn dan de oude. Ed laat een demo zien. Als iedereen zijn of haar steentje bijdraagt om de website up to date te houden is deze website een prettige bron van informatie voor alle leden. 4. Toelichting nieuwe aanpak barcommissie vanaf 2012 Op het moment dat Kea het penningmeesterschap op zich nam, heeft het bestuur besloten het accommodatiebeheer te splitsen in barbeheer en onderhoud. Er is een barcommissie geformeerd naast de onderhoudscommissie. De barcommissie wordt gevormd door Gerard van Heertum, Jeanne van de Wiel, Trudy Brouwers en Karin van de Velden. Zij zorgen voor alle inkopen, barbezetting, sturen de barvrijwilligers aan, registreren en leggen verantwoording af richting bestuur over financiën enz. De taken van de bar worden eerst geïnventariseerd en daarna verdeeld over de 4 personen. De commissie behoeft nog een aanvulling, die in beeld is voor de eindverantwoordelijkheid. Hopelijk kan deze taak spoedig worden ingevuld. Gerard van Heertum en Joop Brouwers sturen de mensen van de onderhoudscommissie aan en overleggen, waar nodig, met het bestuur. 5. Toelichting nieuw geformeerde Commissie Tenniszaken (TC) De volgende personen zijn enthousiast aan de slag gegaan voor de TC: Menion Heutink, Jorn v.d. Braak, Pieter v.d. Heijden, Maarten Lijftogt, Niels Damen en Karel Kreijveld. Jeroen van der Sman en Tom Verhagen hebben een adviserende en ondersteunende rol. Alle te verdelen functies zijn dubbel bezet. De sfeer is uitstekend en Karel vertrouwt op een goed vervolg. 6.
Voorstel om vanaf het jaar 2012 over te gaan tot het incasseren van de contributies per jaar in plaats van nu per kwartaal Merletten is een van de weinige verenigingen die de contributie in 4 termijnen int. In het geval van storno’s moet de penningmeester achter het geld aan (in ons geval dus vier keer per jaar). Veel leden hebben het afgelopen jaar aangegeven door de onrust hun incasso in te trekken. Het voorstel van het bestuur is over te gaan tot één contributieheffing per jaar. De vereniging beschikt daarmee over een grotere en snellere geldstroom aan het begin van het jaar. Zijn er storno’s, dan hoef je die maar een keer te benaderen. Al met al dus minder rompslomp. In geval van gezinnen met meerdere leden kan een regeling op maat worden getroffen met de penningmeester. Uit de vergadering komt de vraag naar voren of betaling van een of ander per incasso verplicht is. Het antwoord daarop is positief. Paul Ronde geeft desgevraagd aan, dat om reden van coulantie richting de leden ooit is overgegaan tot inning per kwartaal. Addertje onder het gras is, dat het reglement bepaalt dat als je je lidmaatschap opzegt, je de vereniging het lopende en volgende kwartaal nog contributie (en eventueel trainingsgeld) verschuldigd bent. De idee om met korting te werken wordt verworpen, omdat dat alleen interessant is voor mensen die sowieso geen moeite hebben om in een keer te betalen. De suggestie om dit voorstel schriftelijk voor te leggen aan alle leden wordt van de hand gewezen. Het bestuur is verantwoording schuldig aan de leden en dat gebeurt in een Ledenvergadering. Er zijn geen andere reactie ontvangen dan die, die hier vanavond zijn gedaan. Het voorstel tot het overgaan naar een enkelvoudige contributie-inning per jaar, met de aanvulling dat de leden een maand van tevoren bericht krijgen dat de contributie wordt ingehouden, wordt in stemming gebracht. Het voorstel wordt aangenomen.
3 Het bestuur licht alle leden in en stelt eenmalig de vraag hoe ze willen betalen. Vervolgens zal het huishoudelijk reglement in bovenstaande zin aangepast worden. Zij die in de loop van het jaar lid worden betalen naar rato. Uit de vergadering komt vervolgens nog de idee om ingeval van komende storno’s het reglement van boete te gaan toepassen, wat tot op heden nooit is toegepast. 7. Toelichting en overleg met leden over de navolgende onderwerpen a) Vernieuwen banen in 2012 (toelichting aanpak) In 2009 is een banencommissie geformeerd bestaande uit Gerard van Heertum, Joop Brouwers, Joris Brands en twee bestuurders (Kea van Kasteren en Karel Kreijveld). Toen is besloten de banen 4 en 9 op te knappen. Gelet op de toestand van de banen nu, heeft de commissie afgelopen maandag een deskundige van de KNLTB op bezoek gehad die De Merletten adviseert over baansoorten, miniveldjes, aanbestedingen, drainage, keuringen enz. Alle pro’s en contra’s op een rij gezet en de prijzen vergeleken qua aanleg, onderhoud e.d. concludeert de commissie dat kunstgras wederom de juiste keuze is. Suggesties om twee baansoorten te hanteren wordt echt van de hand gewezen. De levensduur van kunstgrasbanen is 10 jaar en men adviseert om na 5 jaar preventief jaarlijks twee keer groot onderhoud uit te laten voeren in plaats van een maal. De deskundige van de KNLTB heeft nog eens bevestigd dat het slecht werken van de drainage zeker voor 90-95 % het gevolg is van het dichtslippen van de toplaag en meestal niet veroorzaakt wordt door de drainage zelf of de ondergrond. Bij een nieuwe toplaag zal de drainage weer optimaal werken. Een gekoesterde wens van JC en trainers is de aanleg van een miniveldje. De huidige oefenmuur is zeker geen visitekaartje en is aan een opknapbeurt toe. De KNLTB heeft voorbeelden gestuurd voor de versiering van een oefenmuur. Zij geeft vervolgens in overweging eventueel een baan op te offeren t.g.v. een miniveld en een oefenmuur samen. Er ontstaat nu geroezemoes onder de aanwezige leden; want dat zou een beperking qua capaciteit inhouden. De Merletten beschikt echter niet over meer terreinoppervlak wanneer we negen banen willen handhaven. Indien het mogelijk is om in twee normale banen de maten voor een driekwartveld aan te brengen, geeft de JC hier de voorkeur aan boven een miniveld. De commissie heeft inmiddels offertes aangevraagd bij 4 aannemers om in principe overal de toplaag te vernieuwen. Wie weet komt er een creatieve oplossing voor muur en miniveld. Het opknappen van de banen komt nooit uit, maar de ideale maand voor aanleg is juni. Het advies is om ongeveer zes weken vóór een toernooi klaar te zijn i.v.m. inlopen en inspelen nieuwe banen (in die periode zoveel mogelijk mensen erop!). We zouden het liefste starten meteen na het Open Jeugdtoernooi (week 24) zodat de nieuwe banen weer goed bespeelbaar zijn tijdens het Open Bonustoernooi in week 34 (augustus). Voorts is de vergadering het er mee eens om een speeltuintje in de buurt van het paviljoen aan te houden. Overleg met wethouder Van de Langenberg op 23 januari 2012 heeft geleerd dat ODC echt nog heel veel jaren in park Molenwijk zal blijven zitten. Hoewel er begrip is voor het capaciteitsprobleem van De Merletten kan de gemeente niets voor ons betekenen, niet qua ruimte, niet qua financiën. Wij hebben duidelijk gemaakt dat we een deugdelijke toegang tot ons paviljoen willen houden. b)
Stand van zaken met betrekking tot het alsnog creёren van een nieuwe bestuurs- en commissieruime Wij hebben een reeks van bestuur, commissie- en toernooivergaderingen, die allemaal thuis worden gehouden. Als wij mensen in het paviljoen ontvangen, zitten we in de keuken om elkaar te kunnen verstaan. Het zou goed uitkomen gelijktijdig met de vernieuwing van banen een bestuursruimte te kunnen creëren. We hebben Koen v.d. Braak, architect en Merlettenlid, gevraagd zaken op een rij te zetten
4 om op de plaats van de huidige speelruimte een bestuursruimte te bouwen. Wij zitten in de verkennende fase. c) Plan om interieur paviljoen een facelift te geven De idee is met een minimum aan geld enkele sfeerverbeteringen aan te brengen, te denken valt aan aanpassing verlichting, stoelen. De barcommissie is gevraagd mee te denken. d)
Vooraankondiging extra ledenvergadering wanneer alle plannen concreet zijn ter goedkeuring ook qua financiёle zaken
Het bestuur is zich ervan bewust dat al die investeringen veel geld kosten. Met garantie van de NSF denkt de bank e.e.a. te kunnen financieren. Positief is dat we weinig financiële lasten hebben. Een bank wil dan wel inzage in de gelden over de afgelopen jaren; een extra reden om rugdekking te hebben van een accountantsverklaring en een sluitende begroting. E.e.a. dient voor 30 juni in een ALV te worden besproken. Hierin ligt de uitdaging voor het bestuur! Frans van Ewijk wil het enthousiasme niet temperen, maar is pessimistisch over de financieel technische haalbaarheid van alle plannen. Zijn ervaring leert dat onderhandelingen over bankgaranties ruim zes maanden vergen. De voorzitter, dit wetende, heeft al gesprekken met de RABO hierover gevoerd. Vic Ditters is blij dat het bestuur zo energiek is. Hij waarschuwt voor de vrijblijvendheid bij het doen van prijsopvragen bij aannemers; afwijzen op grond van deskundigheid kan dan nl. niet meer. Marcel Vermeiren vraagt of De Merletten in contact kan treden met Munsel omdat zij ook plannen hebben de banen te vervangen. Het bestuur neemt dit voorstel over. Wilbert Dekkers suggereert dat als de financiën niet rond komen, het geld dat in prestatief tennis wordt gestoken aangewend kan worden. Hierop antwoordt Gijs van Itterson dat prestatief tennis voor een groot deel gefinancierd wordt uit sponsorgelden. Als het tweesporenbeleid wegvalt ten gunste van recreatief tennis, zal er geen sponsorgeld meer binnenkomen. Marije Maas voert ter verdediging van het interieur van het paviljoen aan dat veel gasten complimenteus zijn over ons clubhuis. Siep Schukken valt haar bij: als je op de centen moet letten en leden en buitenstaanders vinden het gezellig bij De Merletten er niets veranderd hoeft te worden. Een ander geeft de tip om dit bij leerlingen van het Lucas neer te leggen. Tot slot komt er nog een vraag over de aanbouw: dat het hopelijk niet iets los staands wordt. De voorzitter antwoordt dat de aanbouw moet passen in de stijl van het gebouw en niet los komt te staan. Ter afsluiting van dit punt meldt de voorzitter dat de leden concrete voorstellen voorzien van de bijbehorende financiële zaken (dekkingsplan, offerte bank en gevolgen qua exploitatie) in een volgende BLV voorgelegd zullen krijgen. 8. Rondvraag Marcel Vermeiren vraagt wanneer de leden uitleg krijgen over de ‘spookbedragen’ die bij veel leden zijn afgeschreven. Het bestuur probeert dit komende maand op te lossen.
5 15 Februari a.s. houdt de NS een informatieavond over de hoogfrequentie van het spoor; uit de vergadering komt de vraag of er iemand van het bestuur gaat luisteren, of er nog meer geluidsoverlast komt. Jan Bekers meldt dat vanaf vandaag de inschrijving voor het 35+ toernooi open staat. De vraag van Rob Korthagen of het afhangsysteem informatie geeft, bijv. over de bezettingsgraad van de banen, wordt positief beantwoord. De bezettingsgraad valt alleszins mee. 9.
Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter 22.30 uur de vergadering, maar niet dan na het aanbieden van een drankje aan de aanwezige leden. YRC, februari 2012
