Verslag van de Algemene Ledenvergadering van LTV De Merletten die gehouden is op 26 juni 2013 in het clubhuis van 20.10 tot 22.45 uur Aanwezig: 43 leden (Zie blz. 9) Afwezig met kennisgeving: 19 leden 1. Opening en mededelingen door de voorzitter De voorzitter heet allen hartelijk welkom. Hij heeft reden tot optimisme, want de vorige keer dreigden er twee bestuursleden over te blijven en daarmee een onbestuurbare vereniging. Maar hierover meer onder punt 5. Eerst doet hij een aantal mededelingen. Huishoudelijke mededelingen De schilders zijn bezig; a.u.b. zo min mogelijk naar toilet en let op uw kleren, want de verf is nat. Er kan geen gebruik worden gemaakt van de microfoon i.v.m. werkzaamheden aan het clubhuis. Mededelingen Er zitten slechts drie bestuurders achter de tafel, om de volgende redenen. Caroline Ruigrok, secretaris, was er de vorige keer al niet bij. Ze is nu met vakantie. Jolanda Hoogerkamp heeft zich om privé omstandigheden onlangs teruggetrokken als bestuurslid. Bert Kuiper, voorzitter TC is voor zijn werk in het buitenland. Tennisbouw BV is er binnen tien werkdagen in geslaagd om de grasmat te vervangen. Tijdens de vorige vergadering waren er vragen over de riolering. €.15.000 was gereserveerd voor tegenvallers. Inmiddels heeft Van der Velden de riolering geïnspecteerd en in kaart gebracht en de drainage is doorgespoten. Het was een vurige wens van de Jeugdcommissie om baan 9 te voorzien van dubbele belijning. De kosten voor dergelijke voorziening van 4 miniveldjes bedragen tot zo’n €.4000. Ondanks alle plannen en wijzigingen in het jeugdtennis, was de KNLTB niet genegen bij te dragen in de kosten, terwijl we nog wel pilotvereniging wilden zijn; een dergelijke voorziening is nl. nog nergens in Nederland te vinden. Het komt wel op de vergadering van het regio bestuur. Mede omdat de belijning nog tot over twee jaar aangebracht kan worden heeft de JC besloten op dit moment geen extra kosten aan deze voorziening uit te geven. De voorzitter bedankt Joop Brouwers en Gerard van Heertum voor hun tomeloze inzet bij deze vervangingsoperatie, waarop de vergadering hem bijvalt met applaus. Het onderhoudscontract met de fa. Heijmans is opgezegd per 1/1/2014. Met de onderhoudscommissie is afgesproken dat we meerdere bedrijven gaan vragen een offerte uit te brengen. Mogelijk kunnen we hier weer sponsorafspraken mee maken. Dit is voor het nieuwe bestuur, c.q. de banenstichting om te regelen. Zoals bekend zouden we, voornamelijk om BTW-technische redenen een aparte stichting voor de vervanging van de banen oprichten. Dat is op 23 mei jl. gebeurd via notariskantoor Van ’t Hooft & Van Rosmalen en draagt de naam: Stichting Beheer Tennispark Molenwijk, afgekort SBTM. Conform de voorschriften c.q. voorwaarden voor een dergelijke stichting mogen bestuursleden van de
2
vereniging geen zitting hebben in dit bestuur en moet de bemensing voor minimaal 2/3 deel bestaan uit leden die minimaal 3 jaar lid zijn van de tennisvereniging. Er zijn nu drie personen lid van het bestuur: Hub Ras, voorzitter, Frans van Ewijk, secretaris, en Toon v.d. Sloot, penningmeester. De laatste is geen lid. Er is ook al een reservelid bekend. Er zitten overigens niet alleen maar voordelen aan deze constructie. Juridisch en fiscaal is er een duidelijke scheiding, dus is het in het belang van de vereniging en de leden, dat er onderling transparant gecommuniceerd wordt. De belastingdienst is overigens akkoord met de aanvraag. Vanaf volgend jaar zal bij de jaarlijkse presentatie en vaststelling van de financiën tijdens de ALV uiteraard volledige verantwoording worden afgelegd door de nieuwe penningmeesters van de vereniging en de stichting. Karel bedankt van harte de financiële commissie: Joop Brouwers, Gerard van Heertum, Hub Ras, Frans van Ewijk voor de vele uurtjes werken en discussiëren, plus de financiers voor hun positieve opstelling en vertrouwen. De namen van de financiers worden overigens niet bekend gemaakt. De vereniging dient een gebruikersovereenkomst te sluiten met de Stichting Beheer Tennispark Molenwijk, die de banen financiert, waarin omschreven wordt hoe vereniging en stichting met elkaar om moeten gaan. Er mag echter geen sprake zijn van huur. Via een zustervereniging is een kopie van een dergelijke gebruikersovereenkomst voor handen. Er ligt al een huurovereenkomst met de gemeente voor 30 jaar ad €.45,-- per jaar. Op vraag van Joop Brouwers hoe de benoeming van stichtingbestuurders in zijn werk gaat, antwoordt Frans van Ewijk dat dat in overleg met de vereniging zal gaan. Er zal ook regelmatig contact zijn met de financiers. Alles hangt af van de vereniging af, aldus Frans. De Stichting heeft geen andere financiers. E.e.a. past binnen de meerjarenbegroting. Opknapbeurt paviljoen Op dit moment is de barcommissie op verzoek van het bestuur druk bezig om ons paviljoen een opknapbeurt te geven. De schimmelplekken in de kleedruimten worden behandeld, de deuren en kozijnen van de hal en kleedruimten worden geschilderd, er wordt gestukadoord en de stoelen en de lampen worden vernieuwd. Totale kosten bedragen € 5.900,--. Boekenonderzoek belastingdienst De belastingdienst is 4 juni bij Kea op bezoek geweest voor een boekenonderzoek omzetbelasting over de jaren 2010 en 2011. De financiële administratie, aangiften enz. werden in orde bevonden. Er is gevraagd kopie van de notulen van de ALV te sturen. Binnenkort kunnen we – na een jaar van goed gedrag - weer terug naar het 1 x per kwartaal doen van aangifte. Strafrechtelijke procedure VB Eindelijk, na ruim 1 jaar, hebben we telefonisch te horen gekregen dat onze fraudeur verhoord gaat worden, als het goed is, is dat ondertussen gebeurd en moeten we afwachten hoe een en ander verder gaat verlopen via het O.M. Aan de afloop van het strafrechtelijk traject hebben we in principe niks, want daar zullen we geen geld mee terughalen. Achteraf is Karel blij dat in de achterliggende jaren alle langlopende schulden bij de bank zijn afgelost! Het fraudeverlies is in 2011 genomen. We gaan met het vizier vooruit de komende 10 jaar aflossen.
2. Vaststelling van de notulen Voordat de voorzitter de leden de gelegenheid geeft te reageren op de notulen wijst hij erop dat na vanavond al de vergaderstukken van de site worden verwijderd, omdat dit in principe interne informatie is voor de leden, niet bedoeld voor derden. We willen geleidelijk aan naar een per lid beveiligde eigen omgeving, zodat dergelijke stukken erop kunnen blijven staan.
3 2.A. ALV op 27 december 2012 Ad punt 4.a. Financieel verslag over boekjaar 2011: Op vraag van Joop Brouwers bevestigt de voorzitter dat het aantal dalurenleden inderdaad 83 was en dat het maximaal aantal (via natuurlijke weg te bereiken) op 75 wordt gesteld. De suggestie om het dalurenlidmaatschap te bezien – o.a. omdat er de hand mee zou worden gelicht - zal aan het nieuwe bestuur worden meegegeven. Idem punt 4: Frans van Ewijk wil aan het verslag toevoegen dat hij 27/12 opgemerkt heeft dat de totale schade die toen al zichtbaar was in de jaarrekening 2011 zichtbaar moest worden gemaakt. De voorzitter antwoordt dat dat ook gebeurd is in een voorziening en in 2011 ten laste is gebracht van de exploitatie. Ad punt 5 Fraudezaak: ‘Zal’ in regel 15 wijzigen in ‘zou’, omdat – volgens Frans van Ewijk - een verdachte zich niet uit hoeft te laten. Ad Bericht van verhindering: Zelfs niet leden zijn afgemeld (Paul Verhagen). 2.B. BLV op 24 april 2013 Frans van Ewijk ziet zijn naam graag correct gespeld, waar staat Eijk, wordt dat gewijzigd in Ewijk. Ad punt 2 Toelichting nieuwe Tennisbanen enz. blz. 3 tweede alinea: De brouwerijlening is €.25.000,-groot i.p.v. €.20.000,--. De verslagen van de Algemene Ledenvergadering van 27 december 2012 en van de Buitengewone Ledenvergadering van 24 april 2013 worden met inbegrip van de bovenstaande wijzigingen vastgesteld onder dankzegging aan de opstellers. 3. Voorstel verlaging contributie voor leden vanaf 18 t/m 22 jaar Zoals landelijk ten gevolge van de langdurige recessie het geval is, staat ook het aantal leden bij de Merletten onder druk. Op dit moment hebben we nog ongeveer 700 leden ( in de afgelopen 8 jaar zaten we een keer boven de 800. ) Wanneer junioren senior worden (het jaar waarin zij 18 jaar worden) gaan zij op dit moment bij onze vereniging van een contributieniveau ad €.84,-- naar €.155,--; een stijging van € 71 en dan komt daar nog de vrijwilligersbijdrage van €.30,--, eventuele competitiebijdrage en ballengeld e.d. bij. De meeste jongeren in die leeftijdscategorie zijn financieel nog vaak grotendeels afhankelijk van hun ouders, hebben minder tijd om te tennissen i.v.m. opleiding en/of werk en zeggen dan hun lidmaatschap op, zeker in deze tijd. Per jaar gaat het om plusminus 6 leden. Om deze leden (ongeveer 30 op dit moment ) te behouden stelt het bestuur de vergadering voor om een tussencontributie voor de leden tussen 18 en 23 jaar vast te stellen ad €.120,-- per jaar. De opmerking van Mieke Schalkx, dat er ook een studentenlidmaatschap is, wordt bevestigd: deze contributievorm blijft bestaan. Uitwonende studenten zijn nog minder in staat door de week bij De Merletten te tennissen. De voorwaarden waaronder dit lidmaatschap wordt verstrekt blijven onverlet (zie het Vademecum) Joop Brouwers had graag gezien dat dit voorstel gecombineerd zou zijn met dat van dalurenleden (zie ook onder punt 2.a). Echter de meerderheid van de vergadering wil het onderhavige voorstel in stemming brengen. Het nieuwe bestuur wordt gevraagd het totale contributiebeleid te bezien. Het voorstel tot Verlaging van de contributie voor leden in de leeftijd van 18 tot en met 22 jaar wordt vervolgens met meerderheid van stemmen aangenomen. Het bestuur neemt op zich de leden in deze
4 leeftijdscategorie die hun lidmaatschap inmiddels per 1 januari 2014 hebben opgezegd te benaderen in een ultieme poging om hen op deze manier alsnog te behouden als lid. De Voorzitter brengt voorts onder de aandacht van de leden dat de KNLTB recentelijk een jaarlijks recidiverende actie heeft ontketend om nieuwe leden (jeugd maar vooral ook senioren) voor het tennisspel te werven. Dit jaar hebben wij, i.v.m. allerlei perikelen en onderbezetting bestuur, aangegeven niet mee te kunnen werken aan die landelijke actie in april. Hij adviseert het bestuur om nu wel aan de al aangekondigde soortgelijke najaarsactie deel te nemen teneinde het ledenaantal geleidelijk aan weer op te krikken. 4. Financiën a. Financieel verslag over het boekjaar 2012: De voorzitter begint met een toelichting. Daarna kunnen er vragen gesteld worden. Hieronder volgt een resumé van het besprokene. De vordering qua fraude staat nu zuiver op de balans per ultimo 2012. Er ontstaat vervolgens een korte discussie of deze vordering en de daarvoor getroffen voorziening wel of niet op de balans moeten blijven staan. Uiteindelijk maakt het niet uit, maar vooralsnog laten we de vordering, maar ook de voorziening op de balans staan. Een vriendelijk, schriftelijk verzoek aan betreffende leden om te zien of bepaalde vorderingen nog betaald konden worden, heeft weinig opgeleverd. Bestuur gaat nog een poging wagen om mensen telefonisch te benaderen om op die manier erachter te komen waarom zij niet betalen. Dan kunnen we desnoods overgaan tot incasso via deurwaarder. Zodra de administratie consequent in AllUnited wordt opgenomen, kan dit systeem ieder moment laten zien wie, wat moet betalen. Marcel Vermeiren vindt de toegevoegde waarde van het detacheringbureau Sportevents van de trainers nul. Karel legt uit dat indertijd voor een detacheringbureau is gekozen, omdat het een inspanningsverplichting heeft om in geval van uitval eenzelfde niveau trainer in te zetten en de vereniging aan de trainers geen personele rompslomp heeft. Joop Brouwers wil zich een duidelijk beeld kunnen vormen van wat de splitsing is tussen selectie en recreantentraining. Hij vindt dit bedrag te groot om niet te specificeren en het geeft volgens hem ook een duidelijker beeld van het geheel. De voorzitter stelt dat dit administratief extra inspanningen kost, maar geeft het verzoek mee aan de nieuwe penningmeester. Frauke Zink haakt hierop in: als we de leden in zijn algemeenheid minder geld kunnen laten betalen is dat toch prettig, zegt zij. Karel verzoekt aan het nieuwe bestuur e.e.a. inzichtelijk te maken. De post vrijwilligersvoorziening was op 31/12/11 €.14.341,-- groot. Nu is er €. 7.000,-- uit verbruikt. De uren die Freek maakt voor taken die voorheen door vrijwilligers werden gedaan worden buiten Sportevents om betaald. Laat het een signaal zijn naar de leden toe om te zien wat het kost. Frank v.d. Broek meent dat je een deel van die verantwoordelijkheid bij de ouders neer kunt leggen. Yvonne Reijnders antwoordt dat hij van harte welkom is om vrijwilligers en ouders te enthousiasmeren. De JC heeft op dit punt echt niet stil gezeten. Taken binnen TC en JC die strikt gezien door vrijwilligers ingevuld kunnen worden kunnen we, maar waar dat niet gebeurt, uit deze voorziening betalen. Deze post is speciaal hiervoor in het
5 leven geroepen. Bovendien worden hier de bardiensten uit betaald. Trainer Freek gaat ons overigens verlaten. Er wordt al druk gezocht naar (een vrijwillige) invulling van zijn JC-taken. In 2012 werd nu het dubbele van wat in feite financieel verantwoord is afgeboekt op deze vrijwilligersvoorziening (ongeveer €.7.000,-- terwijl er maar €.3.500,-- werd begroot). Marcel Vermeiren vraagt of wij deze mensen op de loonlijst kunnen zetten. De voorzitter beantwoordt deze vraag bevestigend; er staan al enkele mensen op de payrol van de vereniging. Ook dit onderwerp is een mogelijke uitdaging voor nieuwe bestuur. Op verzoek van Frauke Zink, hoe de €.13.757 van de post prestatief tennis in elkaar zit, licht Karel deze post eruit. Over de onkosten van Heren 1 valt het volgende te zeggen. Jaarlijks worden afspraken met de heren gemaakt. Wij kopen geen leden. Het is een win win situatie. Zij moeten aan voorwaarden voldoen, organiseren voor ons bijv. de clinic voor alle leden. Wanneer er niet aan criteria wordt voldaan, wordt er gekort op hun subsidie. Heren 1 heeft ons €.4.558,-- gekost en voor Gemengd 1 bedroegen de kosten €.1.111,--. De overige kosten (o.a. training Heren 1 en Gemengd 1) bedroegen in 2012 €.8.088,-- volgens de gegeven toelichting tijdens de presentatie van de cijfers. Wij genereren van De Wit en RABO €6.500 subsidie. Per saldo betaalden we zelf dus ongeveer 7.000 euro. De Wit Schijndel voteert daarenboven €.2.000 euro voor kleding voor de jeugd. De selectie traint 2 x 1,5 uur gedurende 34 weken per jaar (van Heren 1 en mix 1 in totaal 10 personen). De teamleden betalen contributie en een bijdrage voor competitie en ballen. Het uiteindelijke exploitatiesaldo over het boekjaar 2012 bedroeg €.10.374,-- positief, zoals uit de gepresenteerde cijfers blijkt. b.
Verslag van de kascontrolecommissie De voorzitter geeft Joost Stekelenburg het woord die samen met Tom Verhagen de kascontrolecommissie vormde. De laatste kon helaas vanavond niet aanwezig zijn. Om te beginnen bedankt Joost de penningmeester voor de hartelijke ontvangst en Karel voor het toezenden van uitgebreide toelichtingen ten aanzien van de financiële administratie van 2012. Joost zegt dat zij een positief kritisch opbouwend verhaal willen laten horen. Zijn tekst is nagenoeg integraal overgenomen. “Uit het gesprek met de penningmeester en alle stukken blijkt dat zij ontzettend veel energie en tijd heeft gestoken in de uitvoering van haar bestuurstaak. Dit in de chaotische periode na het financiële debacle met de vorige penningmeester. Verder hebben we begrepen dat het implementeren, juist inrichten en gebruiken van het administratiepakket All United de nodige moeite heeft gekost naast de reguliere taken van de penningmeester. De kascontrolecommissie heeft gecontroleerd of de administratie over 2012 juist en volledig is opgenomen in de balans en winst en verliesrekening zoals aan ons is gepresenteerd. Deze controle - welke bestaat uit een steekproef van boekingen in de financiële administratie en een integrale beoordeling van balans en winst en verliesrekening – heeft geleid tot de volgende bevindingen: 1) Er zitten geen onverklaarde posten in de administratie. 2) Na het integraal doorlopen van de individuele financiële mutaties in het grootboek, kwamen we tot twee bevindingen op het gebied van de rubricering van posten. a) Soms worden mutaties niet op de juiste grootboekrekening geboekt. Dit is op te lossen door eens per kwartaal de rubricering van de posten te controleren op juistheid. Dit advies hebben we overigens in ons vorig verslag over 2011 ook genoemd. b) Een te algemene rubricering en geen interne doorbelasting, waardoor werkelijke kosten van activiteiten niet transparant zijn. We geven een sprekend voorbeeld:
6 Tennisballen worden eens per jaar gekocht (totaal ca €.7.000,--), geboekt op de post "Tennisballen" en vervolgens gebruikt voor training, competitie, diverse tennistoernooien en clubkampioenschappen. Als je als vereniging inzicht wil hebben in wat activiteiten echt kosten, zal je de kosten van de ballen moeten toerekenen aan de activiteiten zelf. 3) Een zorgwekkend probleem vormen de overlopende activa. Deze zijn heel hoog. Hier zitten posten in van niet alleen de periode 2010-2011, maar ook de periode 2012. Ons dringend advies is drieledig. Als eerste zal het debiteurenbeheer strakker ingeregeld moeten worden waarbij bijvoorbeeld alle posten die langer dan drie maanden openstaan, worden behandeld in de bestuursvergadering. Daarnaast adviseren wij incasso's sneller uit te voeren (trainingsgeld bijvoorbeeld tijdens en niet na de trainingsperiode innen). Tot slot lijkt het verstandig om in de toekomst een voorziening voor oninbare debiteuren te treffen gezien de ouderdom van een aantal openstaande posten (2010-2011). 4) Verbeteringen naar aanleiding van onze adviezen vanuit Kas Controle Commissie van 27 december 2012 hebben we helaas, maar begrijpelijk, slechts beperkt teruggezien. We hebben begrepen dat inmiddels in 2013 All United wel als financieel administratiesysteem volledig is geïmplementeerd binnen de vereniging. De financiën zullen hierdoor veel beter inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Echter, het blijft een hulpmiddel en is geen Heilige Graal. Naast hierboven genoemde adviezen, blijft het eindadvies uit het vorige kascontroleverslag actueel: “Wij dringen er sterk op aan, dat er een strikte inrichting van procedures voor de financiële administratie door het bestuur wordt beschreven en ook wordt nageleefd. KCC ziet het als noodzakelijk dat de wijze waarop de financiële administratie plaatsvindt professioneler wordt aangepakt. Dat betekent consequent snelle verwerking van de kasstromen, afhandelen van openstaande vraagposten en expliciete behandeling van de financiële administratie in de bestuursvergadering met vermelding in de notulen. Wij wensen het nieuwe bestuur hiermee veel wijsheid en succes toe. Wij adviseren de ALV om de financiële administratie goed te keuren met het dringende advies aan het bestuur om de situatie omtrent de overlopende activa adequaat op te pakken.” Karel geeft de vergadering gelegenheid te reageren. Frauke Zink stelt voor de kostprijs van de tennisballen die de competitieteams gebruiken door te berekenen aan de betreffende leden, met uitzondering van die voor de jeugd en de clubkampioenschappen. Deze suggestie wordt overgenomen. Met bovenstaande stelt de voorzitter dat de ALV de financiële administratie over 2012 goedkeurt, waarmee de penningmeester decharge is verleend over 2012. Hij dankt Joost en Tom voor hun rapportage. c.
Ontbinding huidige kascommissie Joost’s optreden als lid kascontrolecommissie was zijn tweede en laatste; hetzelfde geldt voor Tom Verhagen. Karel steekt niet onder stoelen of banken dat hij het als bijzonder prettig heeft ervaren om in een vertrouwelijke sfeer met een andere financiële ‘expert’ te kunnen sparren, vooral ook tijdens de kwestie van de fraude. Gelukkig telt De Merletten vele mensen waar je de nodige expertise kunt halen, waar Joost er dus een van is. Namens de leden bedankt de voorzitter Tom en Joost voor hun inzet voor de kascontrole van 2012. d. Benoeming nieuwe kascommissie voor 2013 De voorzitter vraagt of er twee leden bereid zijn om voor 2013 in de kascontrolecommissie zitting te nemen en of er toevallig ook nog iemand is die reservelid wil zijn? Als je het goed wilt doen, ben je een paar avonden bezig. Frauke Zink biedt zich aan, waarvoor hartelijk dank. We zien te zijner tijd wel wie haar daarin bij kan staan.
7 e. Toelichting en vaststelling begroting 2013 De begroting 2013 is conform de gepresenteerde meerjarenbegroting tijdens de BLV op 24 april jl. zoals deze werd besproken, geanalyseerd en goedgekeurd door de ledenvergadering toen. De voorzitter vraagt of nu er nog vragen of opmerkingen zijn. Dit niet het geval zijnde, worden de financiële stukken vastgesteld met dank aan iedereen die er aan bijgedragen heeft. 5. Verkiezing bestuursleden De stand van zaken is de volgende: Twee bestuurders, t.w. de secretaris, Caroline Ruigrok en het algemeen lid, Jolanda Hoogerkamp, zijn op eigen verzoek onlangs gestopt met hun bestuursfunctie. Niet aftredend, maar op eigen verzoek terugtredend is de penningmeester, Kea van Kasteren. Aftredend en niet herkiesbaar is de voorzitter, Karel Kreijveld Aftreden en wel herkiesbaar is Yvonne Reijnders-Carree Er hebben zich vijf nieuwe kandidaat bestuurders gemeld, t.w.: Vincent Verhoef, Twan van Erp, Bertie Foolen, Edwin Schumacher en Michel Schumacher. Alvorens over te gaan tot het voordragen van deze vijf kandidaat bestuursleden, wil Karel een woord van afscheid richten tot zijn ‘oude’ bestuursleden. Caroline en Jolanda zijn niet aanwezig. Beiden hebben een gepast bedankje ontvangen voor hun inbreng en inzet. Karel heeft Bert en Yvonne leren kennen als bijzonder ambitieuze mensen met wie het goed samenwerken is. Hij wenst hen een prettig vervolg in het nieuwe bestuur. Grote dankbaarheid gaat uit naar Kea. Zij heeft zich vele jaren met maximale inzet van haar krachten van haar taak gekweten. Was dat eerst als verantwoordelijke voor de accommodatie, later was dat als penningmeester. Zij neemt met gemengde gevoelens afscheid. Zij ontvangt een ‘pluim’ in de vorm van een cadeau-uitje. Zonder de instemming en steun van je partner kun je een zodanige taak niet doen. Ad Hultermans wordt daarom ook dank gezegd. Hij ontvangt een fles wijn. Hierna gaat de voorzitter over tot het benoemen van de nieuwe bestuurders. Er zijn geen tegenkandidaten en daarom nodigt Karel Edwin Schumacher, Vincent Verhoef, Twan van Erp achter de bestuurstafel plaats te nemen, resp. als lid, voorzitter en penningmeester. (Hoewel afwezig worden ook Michel Schumacher en Bertie Foolen benoemd, beiden tot lid). In wezen hadden deze mensen een inwerktijd van een half jaar gevraagd, maar met de belofte van Karel en Kea om hen in te werken zijn ze overstag gegaan om de bestuurstaken per onmiddellijke ingang op zich te nemen. Karel wenst het nieuwe bestuur alle succes van de wereld in het belang van de vereniging. Hij geeft de nieuwe bestuurders mee, de taken goed te verdelen en niet te lang aan te blijven. Karel zelf had van tevoren gezegd dat hij slechts twee termijnen zou blijven en die zitten er nu op. Hierop vraagt Yvonne het woord en richt zich tot de scheidende voorzitter met een dankwoord waarin zij hem karakteriseert als een welbespraakt voorzitter, die altijd goed voorbereid vergaderingen of gesprekken inging. Karel heeft het tweesporenbeleid van De Merletten te zwaard en te vuur verdedigd. Tijdens zijn achtjarig voorzitterschap stond hij aan de basis van o.a. de volgende zaken: invoering vrijwilligersbijdrage, aanschaf afhangsysteem, plaatsing Publiwal en renovatie en vernieuwing tennisbanen. Karel zou zeker in aanmerking zijn gekomen voor een eretitel binnen de vereniging, ware het niet dat die tijdens zijn regeerperiode zijn afgeschaft. Yvonne eert Karel met een echte pluim en een cadeaubon. Zijn partner Riky overhandigt zij een bos bloemen, voor de vele uren die Karel doende was met ons kluppie.
8 Karel is er stil van, maar neemt de laatste twee agendapunten nog voor zijn rekening. 6.
Voorstellen ingediend door minimaal 10 leden, mits schriftelijk ingediend minimaal vijf dagen voor deze vergadering Er is een voorstel tot wijziging van de statuten ontvangen, wat er op neer komt dat leden van verdienste en ereleden contributie betalen. Formeel kunnen de statuten niet zomaar gewijzigd worden, dit vereist een notariële aanpassing. Uiteraard zou over dit voorstel dan eerst door de ALV goedkeuring moeten worden verleend, waarna vervolgens door het bestuur overleg met de notaris gevoerd zou moeten worden om de statuten van de vereniging op dit punt te laten wijzigen. Het is aan het nieuwe bestuur wat zij in een later stadium met het nu ingekomen voorstel doen. Overigens is het nu al zo dat leden van verdiensten slechts vijf jaar vrijgesteld zijn van het betalen van contributie. Daarom wordt besloten dit punt vooralsnog aan te houden. 7. Rondvraag Marcel Vermeiren wil weten of er nog budget voor aanpassing van het speeltuintje is, of dat er sponsorgelden voor aangewend mogen worden. Het nieuwe bestuur neemt dit mee. Frans van Ewijk, als secretaris van de SBMT het woord voerend, spreekt zijn waardering en dank uit voor de steun en de vele besprekingen die het stichtingsbestuur in oprichting van de vereniging De Merletten (i.h.b. het bestuur) heeft ondervonden bij hun opdracht om de vernieuwing van banen tot stand te brengen. Hij spreekt het vertrouwen uit in de samenwerking met het nieuwe bestuur. Het Stichtingsbestuur wenst hun succes en biedt haar steun aan, opdat het bestuur optimaal kan functioneren. Gertjan Reijnders nodigt alle leden uit zich in te schrijven voor de Clubkampioenschappen in de eerste week van september en Joost Stekelenburg sluit daarbij aan voor het Open Bonus toernooi een week eerder. Wilbert Dekkers ondervindt bij herhaling dat op maandagavond 4 banen gereserveerd zijn voor training met 4 personen per baan. De TC, Bert Kuiper, wordt verzocht in de hand te houden dat er na 20.00 uur slechts op 1 baan recreantentraining wordt gegeven. Op verzoek van enkele aanwezige leden stellen de nieuwe bestuursleden aanwezig zich kort voor. Vincent Verhoef ziet het als een uitdaging dit traject met zijn teamgenoten aan te gaan. Hij dankt het aftredende bestuur voor hun verdiensten en alvast voor het leren. Mede door de invloed van VB is er een streep gezet door de ambities van het oude bestuur. We hebben jullie aandachtspunten gehoord. We gaan starten met de verschillende commissies. Wij zijn dus nog niet ingewerkt, maar gaan er iets moois van maken, aldus de nieuwe voorzitter. Niets meer aan de orde zijnde, sluit Vincent Verhoef de vergadering om 22.45 uur. YRC, november 2013
9 Aanwezig waren: Jeroen van Beers Joop Brouwers Trudy Brouwers Jos Crusio Wilbert Dekkers Tiny Dekkers Leny van Dongen Twan van Erp Frans van Ewijk Annelies van Ewijk Cees van Geel Ad van Gestel Gerard van Heertum Diny van Heertum Ad Hultermans Ton Janssen Kea van Kasteren Karel Kreijveld Judith Kreijveld Bas Kuijten Hans van de Laar Piet Langerwerf Wilfried Neggers Han Peeters Ben Pouwels Yvonne Reijnders Leon Reijnders Gertjan Reijnders Paul Ronde Mieke Schalkx Edwin Schumacher Paul Simons Ankie van der Sloot Pascal Steenbakkers Joost Stekelenburg Ella Tel Karin van der Velden Tom Verhagen Gerry Verhagen-van Dooren Vincent Verhoef Marcel Vermeiren Arnold van der Waarden Ludy van der Waarden Gerard van der Weide Jeanne van de Wiel Frauke Zink
Met bericht van verhindering afwezig:
Inge Broks Franco Broks Vic Ditters Anneke Ditters Mack Doms-Royackers Bertie Foolen Jolanda Hoogerkamp Hans Hulshof Wendy Janssen Kitty Kemperman Bert Kuiper Joost van Liebergen Elly Meulendijk Monique Reijnders Marie-Josée Ronde Carolien Ruijgrok Michel Schumacher Ton van Stiphout Ed de Windt
