Verslag van de Bijzondere Algemene ledenvergadering van de B.S.C. Caribe gehouden op 5 juli 2010
Agenda: 1. Opening 2. Vaststelling en goedkeuring agenda 3. Ingekomen stukken 4. Presentatie verkort halfjaarverslag 5. Presentatie financiële cijfers 6. PAUZE 7. Bespreking voorstel(len) financiële maatregelen 8. Vacatures 9. Rondvraag 10. Sluiting
Aanwezig: Peer de Rijke, Katja Lindeboom, Albert Nijboer, Joyce Haisma, Marianne van Slooten, Patrick v/d Bemt, Jeroen Bosveld, Fallie Bies, Danique van Hulst, Sam van Rest, Raphael Denninger, Paul Dekker, Marten Meijer, Gijs Textor, Froukje Patist, Rienk Dekker, Neomar Maduro, Jan Pluis, Otto Vroom, Martijn de Vries, Jenny Vogelzang, Karst Hoekstra, Annemieke Wijma, Aliza Zwier, Milou Brand, Jojanneke van Kooten, Manya Krijgsman, Saskia Lasonder, Martijn v/d Horst, Ashley Winklaar, Rocky Zimmerman, Sanne Scheltena, Martijn Dieperink, Angelo Ignacia, Anne Loohuis, Michiel Menkveld, Dennis v/d Laan, Marjolein Beumer, Bob v/d Klaauw en Ellen Visser Afwezig met kennisgeving: Hellenique Hendrickx, Mieke Heeringa, Theo van Kooten, Marjolein ter Veen, Roel Bierling, Peter Moorman, Nils Treffers, Inez v/d Haer, Rolf van Vliet, Iris Drent, Eva Tol, Monica de Vente, Mariska Karel, Laurens Jan Jellema, Rick Spanjer, Mark Spanjer.
1.
Opening: Michiel Menkveld opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom.
2.
Agenda: De agenda wordt goedgekeurd en vastgesteld.
3.
Ingekomen stukken: E-mail afmeldingen van de leden.
4.
Verkort halfjaarverslag: Terugblik op het afgelopen halfjaar: Technisch: - 3 Honkbalteams, 2 softbalteams - Invulling trainers/coaches
-
Envoy coach: • veel inzet geweest van een kleine groep mensen • helaas kleine opkomst leden • geen contact geweest met vrijwilligers (ouders van de jeugd)
Vrijwilligers: - Er worden een aantal vrijwilligers bedankt voor hun bijdrage: • Ashley Winklaar(clubhuisdiensten), Marianne van Slooten(inkoop kantine), Karst Hoekstra (wedstrijdsecretariaat), Sanne Scheltena (weekbericht) • Vrijwilligers tbv het overlijden van Gert Otten • Nieuwe organisatie van het Pinkstertoernooi(was een groot succes) -
Vertrek van Marjolein Beumer
opmerking: Marianne van Slooten: het is jammer dat de ouders van de jeugdteams niet betrokken worden bij de club. Acties op de ALV: - Caribe bericht - Wanbetalers: • Bob is hier mee bezig • Aantal wanbetalers hebben een regeling getroffen • De ALV wilde actie om wanbetalers te schorsen. Het bestuur heeft hier niet voor gekozen, omdat er dan een HB-team zou wegvallen en zij niet de betalende leden willen straffen. • De nog te innen gelden van de wanbetalers is ongeveer € 1200 -
5.
Initiatieven nav ALV februari: • Sponsoring: SB 1 heeft een nieuwe sponsor binnen gebracht Start beleidsplan 2011 – 2016 • olv Michiel Menkveld en Dennis v/d Laan • zij zijn in gesprek met een groep leden
Financiële cijfers: Resultaat en prognose: - Aantal posten vallen dit jaar erg tegen: contributie, kantine opbrengst, sponsoring, veldhuur, inkoop privé-materiaal. - Aantal posten vallen mee dit jaar: bondsafdracht, Pinkstertoernooi, zaalhuur - Prognose voor dit jaar is € 5000 – Liquiditeitsprognose: - In september hebben we grote uitgaven oa veldhuur. Hierdoor ontstaat er een tekort van ongeveer € 6000 -
Saskia Lasonder: wij hebben 3 mooie velden. Tussen Caribe en de Gemeente Groningen is er afgesproken dat er 5 jaar lang geen veldhuurverhoging zou zijn, na aanleg van de velden. Bob: de jaren van de nieuwe velden hebben we bijna niets betaald, we zitten al laag in de kosten. Saskia: volgens mij is dan de Gemeente de grote boosdoener Wat kost een lid van Caribe? - NOC-NSF stelling: een lid is kostenneutraal - Lid-gerelateerd voor Caribe: • Opbrengsten: contributie, subsidies, sponsoring • Kosten: KNBSB, accommodatie, materiaal, technisch kader - Algemene posten: clubhuis, activiteiten, promotie - Uitgerekend brengt een lid van Caribe € 180 op en kost een lid van Caribe € 250. Elk lid van Caribe kost € 70! • dit is incl. de wanbetalers: de betalende leden, betalen dus ook voor de nietbetalende leden • mbt de wanbetalers willen het bestuur graag een zero-tolerance beleid voeren, alleen zijn daar de betalende leden de dupe van. • Mbt de wanbetalers is het bestuur bezig met dossieropbouw • Het bestuur is aan het kijken of wanbetalers ook in “natura” hun contributie achterstand kunnen betalen.
6.
Pauze
7.
Financiële maatregelen: 3 soorten maatregelen: - acute ingrepen • verkopen windmolen aan Amrin: verwachte opbrengst € 5000 Saskia Lasonder: zijn de kosten van de windmolen wel gedekt als deze weggaat? Dennis: de windmolen brengt niet op wat hij zou moeten. De energiekosten zijn gedekt. De ALV geeft aan geen bezwaar te hebben om de windmolen te verkopen. • -
balansposten liquide maken: verwachte opbrengst € 5000 voorziening accommodatie: potje toen de velden er kwamen, voor onderhoud en aanschaf voor in en rond de velden. Door een een goede aannemer hebben we dit potje niet hoeven te gebruiken. De ALV geeft aan geen bezwaar te hebben om dit potje liquide te maken. - clubhuisfonds: potje voor verbouw en nieuwbouw kleedkamers. De ALV geeft aan geen bezwaar te hebben om dit potje liquide te maken. -
sponsorgeld materiaal: sponsorgeld voor de gehele club. Martijn: is deze sponsor ook benaderd mbt tot dit plan? Bob: nee
-
De ALV geeft aan geen bezwaar te hebben om dit potje liquide te maken. voor de kinderen: potje wat mensen spontaan geven wat bestemd is voor de kinderen.
-
De ALV stemt: 3 tegen, 14 voor en de rest behoud zich van stemmen. sponsorgeld SB1: potje is van SB1, bestaande uit sponsorgeld en geld van Gert. Froukje Patist: dit potje is van SB1 en daar hebben we hard voor gewerkt. Verder heeft Gert daar ook nog zijn vergoeding in gestort. Ik vind niet dat dit geld naar de club gaat, omdat dit van ons is. Anne Loohuis: ik ben het met Froukje eens. Jan Pluis: dit potje is van SB1, dus je kan er als club zijnde niets mee doen. Volgens mij kan dit potje beter van de balans gehaald worden. Saskia Lasonder: om problemen te voorkomen, kan je deze post er het beste vanaf halen. Er wordt besloten dat het potje van SB1 van SB1 is en van de balans af gehaald wordt
-
korte termijn besparingen: • Veldhuur: minder trainen en samen trainen Otto Vroom: is er nog te praten met de gemeente over de veldhuur? Bob: dit ligt helemaal aan de gemeente •
Zaalhuur(komende winter): geen/minder zaaltrainingen, kortere periode zaaltrainingen Neomar Maduro: ik vind dat we al laat beginnen met trainen in de winter, dus dat zou ik niet nog later maken, wat wel een oplossing is, dat er samen getraind wordt. De ALV heeft er geen bezwaar tegen dat het bestuur gaat kijken naar de frequentie van de trainingen op het veld.
•
Materiaal: goedkoper materiaal, recyclen materiaal Bob: bij recyclen materiaal moet je denken aan afgekeurde wedstrijdballen van SB1, dat deze overgaan naar SB2 enz… Neomar Maduro: wordt daar wel goed op toegezien, want als ik zie wat wij nu in de tas hebben van HB2!! Wilma Wijma: kijken jullie bij het recyclen ook naar wat jullie dan gaan inkopen? En dan vooral naar de lang-duur.
- korte termijn inkomsten: • contributie: halfjaarlijkse verhoging Het streven is om de contributie 100% vooruit te laten betalen. Er kunnen regelingen getroffen worden met de penningmeester, maar dat moet dan vooraf aan het seizoen. Fallie Bies: ik heb toch wel problemen met het in één keer betalen van de contributie. Hopelijk komt er ook een regeling dat ik meerdere termijnen kan gaan betalen.
•
Sponsoring: teamtarget van € 300 Patrick v/d Bemt: of de contributie verhogen of sponsoren zoeken…. Wanneer wordt er besloten? Michiel: We willen de contributie niet halverwege het seizoen verhogen. We hopen dat er nu meer sponsorgeld binnen wordt gehaald. Patrick v/d Bemt: is er ook een deadline wanneer de teams met een plan moeten komen? Dennis: Ons verzoek is om je clubgenoten te motiveren om iets te doen aan sponsoring. De meeste leden moeten hun verantwoordelijkheid nemen om hun taken uit te voeren. Marjolein: het is spijtig om te zeggen, maar Caribe heeft gebruikers en geen leden. Als we allemaal een steentje bijdragen, bv. met het doen van de teamtaken en het zoeken naar sponsoren, dan zal dat de club alleen maar ten goede komen. Jan Pluis: vorig jaar zijn er een aantal sponsors binnen gehaald. Hebben zij al betaald voor 2010? Bob: dit waren éénmalige sponsoren en in natura. Jan Pluis: maar waarom heb je dan € 1750 begroot? Michiel: om niet met een negatieve begroting 2010 in te gaan. Froukje Patist: Er is in februari tijdens de ALV ook gezegd dat er sponsorgeld binnen gehaald moest worden…. Michiel: € 100 aan sponsorgeld is wel beschamend. Neomar Maduro: vroeger deed de club activiteiten om aan extra geld te komen. Jan Pluis: ons team heeft een keer meegedaan aan een TT actie. Dit geld hebben we toen gebruikt om een trainer aan te stellen. Het is goed om het ergens voor te doen. Neomar Maduro: waarom kan de club bij mooi weer en veel thuisspelende teams geen BBQ organiseren om de kas te spekken. Michiel: dat is een erg goed idee, maar dat kunnen de teams ook organiseren. Niet alles moet vanuit het bestuur komen. Jeroen Bosveld: waarom is er geen druk gezet achter de sponsoring? Aliza Zwier: dit vergt veel meer tijd dan bv een toernooi organiseren. Sponsors moet je proberen te behouden en dat vergt veel tijd en inzet. Neomar Maduro: de sponsoring wat nu binnen wordt gehaald, dat is toch weel voor de club? Dennis: ja!
-
langere termijn besparingen: • veld/zaalhuur: opnemen als sluitposten in de begroting Anne Loohuis: dus eerst kijken wat je hebt en van daaruit kijken hoeveel er getraind kan worden? Is er dan geen kans dat er uiteindelijk toch meer getraind had kunnen worden? • T/C vergoedingen: terugbrengen vergoedingen en/of aantal T/C
Neomar Maduro: ik hoor nu dat het gaat om € 4500! Waar zit dat allemaal? In 7 jaar heb ik maar 1 keer € 250 gekregen! Bob: ik wil graag duidelijkheid scheppen in deze post. Er is een post van € 3900! omdat daar een post tegenover staat van € 700 van vergoedingen die niet worden uitgekeerd. Neomar Maduro: maar is het niet goed om eens goed naar de verdeling te kijken van wie wat krijgt, want volgens mij klopt dat ook niet. • Materiaal: persoonlijk materiaal op bestelling(geen voorraad) -
langere termijn inkomsten: • Contributie: 100% vooraf betalen • Bondsafdrachten: alleen afdragen bij 100% betaling of regeling • Donateurwerving: werven van structurele donateurs
8. Vacatures: Wordt niet behandeld
9. Rondvraag: Fallie Bies: is de kantine beschikbaar voor eventuele privé doeleinden? Dennis: ja, dat is bespreekbaar. Dit gaat echter wel via het bestuur. Fallie Bies: Ik speel nog niet zo lang bij Caribe, maar ik heb gemerkt dat er geen enkele promotie(flyers, posters) is van Caribe. Als je nu wat wilt, dan moet dat op een korte termijn gerealiseerd worden. Katja Lindeboom: zijn er op de sportmarkt op de Grote Markt ook flyers uitgedeeld? Bob: ja Rocky Zimmerman: namens Carlton stel ik deze vraag; volgend jaar is er geen contract meer met taxi Doornbos. Hoe gaat dit nu verder? Aliza Zwier: dan zal er zsm rondgekeken moeten worden naar een andere. Anne Loohuis: We krijgen straks allemaal de notulen van de ALV en hoe gaat dan verder? Michiel: We zijn bezig met een beleidsplan, waarin deze punten ook worden beschreven. Hopelijk kunnen we, voor de leden, handvatten aanreiken, zodat iedereen weet hoe het verder moet en gaat met Caribe. De voorzitter drukt alle aanwezigen op het hart dat het nu serieus is en dat de noodzaak blijft. Het houdt niet op na dit jaar. Er zijn verder geen vragen en de voorzitter sluit de vergadering met dank aan alle aanwezigen. Secretaris Ellen Visser
