23-6-2015 Verslag van de Algemene Ledenvergadering van MHCUdenhout 1.Opening door de voorzitter De voorzitter opent de vergadering met een welkom voor alle aanwezigen. Hij is blij om te zien dat de opkomst zo groot is. 2. Ingekomen stukken: Afmelding ontvangen van Ruud van der Valk, Maartje Remmers, familie de Jong, Familie Vromans, Lex van Beurden, Rob Verhoeff en Marcel de Kok. 3. Notulen van de vorige jaarlijkse Algemene Ledenvergadering De notulen zijn akkoord. Met dank aan de secretaris voor het opstellen. 4. Vaststellen van de financiële jaarstukken van het af te sluiten verenigingsjaar, vaststelling van de balans en de jaarrekening, begroting van het volgende jaar, verslag van de kascontrolecommissie, decharge van de penningmeester, benoeming nieuwe kascontrolecommissie De penningmeester geeft toelichting op de jaarstukken: we hebben meer inkomsten dan begroot vanwege de groei van het aantal leden. Na de presentatie van de jaarstukken wordt door de vergadering decharge verleend van de penningmeester en krijgt hij een applaus voor het behaalde positieve resultaat. Mirjam Stavleu en Karin Koster hebben de financiële boekhouding gecontroleerd en goedgekeurd. Voor het komende seizoen stellen Karin Koster en Marloes Brekelmans zich beschikbaar voor de kascontrole, waarvoor dank. De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde wijzigingen in de contributie voor het nieuwe jaar. De voorgestelde begroting wordt unaniem geaccepteerd door de leden. 5. Verslag afgesloten verenigingsjaar, bespreking van bestuursbeleid en decharge van het bestuur De secretaris leest het verslag voor van het afgesloten verenigingsjaar: Verslag bestuursbeleid seizoen 2014-2015 Bestuursvergaderingen Graag willen wij, het bestuur, met jullie terugkijken op het seizoen 2014 2015. Het bestuur heeft, afwisselend bij de voorzitter of de penningmeester, dit jaar 11 maal vergaderd. Het bestuur bestond dit seizoen uit 5 leden, in plaats van de gebruikelijke 7. Het bestuur is gematigd over dit aantal en ziet liever 7 leden. Het bestuur is echter van mening dat de commissies en het aantal daar, meer prioriteit moet kennen.
Enkele onderwerpen die veelal besproken zijn in de vergaderingen: a. Nieuw veld Het bestuur heeft veelvuldig overlegd met Hans Wolfs, voorzitter van SSPU. Later in deze vergadering zal Hans Wolfs de laatste stand van zaken toelichten. b. Trainers en kwaliteit trainers Veelvuldig heeft het bestuur overleg gepleegd over de kwaliteit van trainers, het aanbieden van cursussen aan de trainers e.d. zodat de kwaliteit van het training geven omhoog gaat. Zo hebben we voor elke training via de hockeyacademie oefeningen ‘klaargezet’. Daarnaast zijn we gestart met het aanstellen van een coördinator voor de woensdagmiddag. Enerzijds begeleidt deze onze trainers, anderzijds dient deze als vraagbaak voor ouders langs de lijn. c. Teamindeling Rondom de teamindeling, waar de TC primair mee belast is, waren dit jaar op- en aanmerkingen. Het bestuur denkt mee met de TC en bekijkt de teamindeling op kwaliteit van de individuen en op een juiste samenstelling van leeftijd en een gevoel van ‘veiligheid’ binnen het team. d. Vrijwilligers Het bestuur heeft nagenoeg elke vergadering aandacht besteed aan het werven van nieuwe vrijwilligers op positieve wijze. Zo is de posteractie en stickeractie geïnitieerd en zijn bestuursleden elke zaterdag aanwezig geweest op de club en hebben hier mensen aangesproken. Het feit blijft dat het aantrekken van vrijwilligers, wat noodzakelijk is voor een club als MHC Udenhout, moeilijk blijft. We zien dit ook bij andere clubs in de regio, maar door de kleinschaligheid van MHC Udenhout, is de vijver van vrijwilligers minder groot. Ook hier komen we bij een later agendapunt nog op terug. Nieuws uit de commissies Het bestuur heeft de directe aansturing van de commissies onderverdeeld. De commissies vergadering onderling met of zonder een bestuurslid. Een bestuurslid krijgt wel een terugkoppeling. Belangrijke vorderingen die zijn gemaakt: Barcommissie: Door de barcommissie heeft MHC Udenhout nu een pinmogelijkheid. Het assortiment is gewijzigd en aangepast. Zo schenkt MHC Udenhout voortaan DE koffie en ook het immens populaire Radler bier. Er is daarnaast een nieuwe geluidsset aangeschaft en er is Internet op de
club. Op dit moment zijn we nog aan het onderzoeken of we een gastnetwerk kunnen aanbieden. Accommodatie: Het plan om een ‘wall of fame’ te maken richting de kleedkamers is dit jaar niet gerealiseerd. Dit idee staat nu gepland voor het komende jaar. Samen met de communicatiecommissie is de campagne ‘Samen bij MHCU’ van start gegaan. Zo hangen er posters en stickers om leden bewust te maken van hun eigen verantwoordelijkheid als lid van een vereniging. Daarnaast is er een nieuw klimrek gerealiseerd en is het oude opgeknapt. Activiteiten: De activiteitencommissie heeft dit jaar weer mooie activiteiten voor de senioren en junioren uitgewerkt en opgepakt. De huidige leden van de commissie hebben laten weten na dit jaar te stoppen. Het bestuur kijkt uit naar nieuwe leden binnen de activiteitencommissie. Juist omdat het organiseren van activiteiten ervoor zorgt dat de sfeer in onze vereniging behouden blijft. Daarnaast zien we een aantal activiteiten die eenmalig door ouders/teams zelf worden georganiseerd: het kamp voor de C en D jeugd dat op 11 juli zal plaatsvinden, enkele ouder/kind wedstrijden en afsluitende BBQ’s door teams. Materialen: we hebben afgelopen seizoen voor het eerst met de kooien in het materialenhok gewerkt. Hierdoor is de opslag van de keeperstassen een stuk overzichtelijker geworden. We hebben in de planning zitten om deze zomer het materialenhok helemaal klaar te krijgen: er komt aan de rechterkant ook een afgesloten kooi, waarin we reservematerialen kunnen opslaag. Hierdoor komt er meer ruimte vrij in de blauwe container voor de spullen van de tuinman. Technische Commissie: Ondanks de geringe bezetting van de TC, is het hen ook dit jaar gelukt om voldoende trainers te krijgen voor de teams. Het maken van de nieuwe teamindeling bleek ook dit jaar weer een hele puzzel, waarvan de laatste stukjes de komende weken worden gelegd. Wij realiseren ons dat we een beroep doen op het geduld van de leden: iedereen wil natuurlijk zo snel mogelijk de nieuwe teamindeling weten. Wanneer we een volwaardige TC-bezetting hadden gehad, dan hadden we die indeling eerder kunnen maken. Communicatie: we hebben dit jaar de LISA app geïntroduceerd waardoor iedereen snel op de hoogte is van de nieuwsberichten van de club en de wedstrijden. Daarnaast zijn er afgelopen seizoen twee spontane acties van ouders geweest, die we hier bij naam willen noemen: Zo heeft Adryo Toorians wekelijks een prachtig verslag van de wedstrijd van MC1 op onze site geplaatst. Iets waar iedereen altijd weer naar uitkijkt en wat leuk zou zijn als dit navolging krijgt van meerdere teams. Het creëert een sterk team gevoel en betrokkenheid niet alleen bij de speelsters maar ook zeker bij de ouders. Daarnaast ook zeker het vermelden waard is www.unent.nl waar
Edwin van Roessel wekelijks een fotoverslag maakt van de wedstrijden van de MC1. Gezamenlijk maken zij een boek met wedstrijdverslagen, foto’s en een individueel stukje per speelster. Voor alle meiden (en ouders) een leuk naslagwerk wat ze aan het eind van het seizoen ontvangen. Sponsoring: De sponsorcommissie is druk doende met de voorbereiding van de contracten 2015 -2017. Er is nog voldoende gelegenheid voor sponsoring. Neem als voorbeeld de vriendenwand en de borden langs het veld. Terugkijkend op het sportieve seizoen 2014 – 2015 Op dit moment telt de club 344 leden. Vorig jaar waren dat er 322. Aantal opzeggingen afgelopen seizoen 50 en aantal aanmeldingen 72. Zaalhockey We hebben afgelopen zaalhockey seizoen 1 kampioen gehad: MD1. Het aantal teams voor de zaalhockey was 11. We hebben een dag georganiseerd voor de jongste jeugd. Alles in goede samenwerking met Berkel-Enschot. Veldhockey De senioren krimpen helaas. Er is gezien dat het ‘gaan studeren’ zorgt voor een uitloop van de senioren richting clubs in de eigen stad waar men op kamers woont. Op het veld heeft MHCU het goed gedaan. Als kleine club mogen we toch noemen dat MD1 en MC1 kampioen zijn geworden. We hebben een enorme groei gezien in de toestroom van de junioren. Daar zijn wij blij mee! Het doet ons goed dat we zien dat de jeugd in Udenhout zich sportief wil bezighouden met een pot hockey in het eigen dorp. Daarnaast blijken we een aantrekkelijk club te zijn voor spelers uit omringende dorpen, zoals Helvoirt, Biezenmortel, Tilburg en Loon op Zand leveren. We hebben een vriendjesdag georganiseerd dat heeft geresulteerd in aanmelding van enkele jongens en daar zijn we heel blij mee. Het blijft een schaarse categorie. Hierna wordt het bestuur decharge verleend door de aanwezige leden. 6. Huishoudelijk Reglement De voorzitter licht toe dat de aanleiding voor het wijzigen van het Huishoudelijk Reglement tweeledig is: enerzijds zijn de dubbelingen met de statuten eruit gehaald. Anderzijds heeft de KNHB enkele toevoegingen aangeleverd m.b.t. het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Dit naar aanleiding van enkele ongeregeldheden bij andere verenigingen. We hebben een artikel toegevoegd over wie verantwoordelijk is voor de materialen die aan de teams zijn uitgeleend. Daarnaast hebben we een artikel toegevoegd dat de ouders van de minderjarige leden stemrecht geeft namens hun kind. Dit voorstel wordt door de leden overgenomen.
7. Voortbestaan van de club De secretaris schets een somber toekomstbeeld: indien het aantal vrijwilligers niet op korte termijn aanzienlijk wordt aangevuld, vreest het bestuur voor het voortbestaan van de club. Er volgt een dringende oproep voor vrijwilligers om zich te melden na afloop van de vergadering. N.b. na afloop van de vergaderingen hebben zich 15!! nieuwe vrijwilligers gemeld. 8. Nieuwe samenstelling bestuur Dit jaar treden Irene Huijberts en Teun Haans af en stellen zij zich niet meer beschikbaar voor een functie binnen het bestuur. Kees Pepping bedankt hen namens het bestuur en de leden voor hun tomeloze inzet de afgelopen jaren en overhandigt hen een presentje. Peter Paul Vesseur en Patricia Ansems worden door het bestuur voorgedragen als nieuw bestuurslid en zij wordt unaniem verkozen. Waarbij Patricia Ansems plaatsvervangend lid wordt voor Irene Huijberts. Het Rooster van Aftreden voor de komende jaren, ziet er als volgt uit: 2015 – 2016: 2015 -2016: 2015 – 2016: 2016 – 2017: 2016 – 2017: 2017 – 2018:
Ron Kabalt (penningmeester) aftredend en herkiesbaar Teun Haans (lid) aftredend en niet herkiesbaar. Voorstel: Peter Paul Vesseur Nieuw bestuurslid. Irene Huijberts (lid) tussentijds aftredend en niet herkiesbaar. Plaatsvervangend lid: Patricia Ansems Kees Pepping (voorzitter) aftredend Patricia Ansems (plaatsvervangend lid) aftredend Lidwien Eggermont (secretaris) aftredend
9. Pauze 10. Bedankt! Karin Koster en Patricia Ansems worden benoemd tot vrijwilliger van het jaar 2015. Het bestuur is hen zeer erkentelijk voor de vele werkzaamheden die zij het afgelopen jaar achter de schermen hebben verricht: Karin Koster voor haar werk in de arbitragecommissie en Patricia Ansems voor haar werk voor de barcommissie. Namens het bestuur overhandigt de voorzitter hen een oorkonde. Ook Maurick Wolfs, Steef de Bakker, Milan Hanckmann, Lex Willems, Marloes van Drunen, Anne Willems en Janny van Wijk worden met name bedankt voor het vele werk dat zij achter de schermen voor de vereniging hebben verricht. Zij ontvangen hiervoor een kleine attentie.
11. Update uitbreiding sportpark Hans Wolfs geeft namens SSPU een korte toelichting: de verwachting is dat in de komende zomerperiode een vergunning wordt verleend voor de bouw van de nieuwe rijhal, waarvan de bouw dan in augustus/september kan starten. Dat zou betekenen dat de oude hal in de winter 2015/2016 wordt gesloopt en wij in het voorjaar van 2016 kunnen starten met de aanleg van ons nieuwe 8-tal veld. Als alles verloopt zoals verwacht, hebben we met ingang van het seizoen 2016 – 2017 een nieuw veld. 12. Rondvraag Naar aanleiding van een vraag over de datum van bekendmaking van de nieuwe teamindeling, licht de secretaris dit toe: vanwege het geringe aantal TC leden, moet er veel werk verzet worden door slechts enkele mensen. Vandaar de datum van 1 augustus. Hierna gaat de voorzitter over tot het sluiten van de vergadering en hij dankt alle aanwezigen voor hun komst.
