Beknopte weergave van de algemene ledenvergadering gehouden op 1 juni 2012 in sporthal De Bongerd. Aanwezig: het voltallig bestuur (Bart Knepper, Maarten Kuiper, Hennie van Haarlem en Joke Emaus, verenigingsondersteuners (Bianca Tieben, Marcel Wesselink, Wim Boonekamp) en de leden Rob Buiting, Minka de Weerd, Toni Overklift, Kim Wolswijk, Herbert Reindsen, Alicia Garcia, Ria Loos, Marianne Groothuis, Onnie Verwey, Pauline Zoethout, Antoinette Hofland, Theo Besselink, Richard Uffink, Andre Oosterink, Bart Jan van de Mark. Welkom door voorzitter 1. Algemene vragen en mededelingen De voorzitter deelt mee dat de nieuwe sporthal dichterbij lijkt te komen. Er is een positief raadsbesluit om medewerking te verlenen. Er is een procedure gestart voor wijziging van het bestemmingsplan. Het door het Waterschap Rijn en IJssel ingediende bezwaarschrift betreft verstoring van zichtlijnen en parkeerruimte. Als het Waterschap haar bezwaar niet intrekt is er het grote risico dat de bouw niet dit jaar kan worden begonnen. Daardoor komt de toegezegde provinciale subsidie van € 2 miljoen in gevaar. Er komt een nieuwe website, die met ingang van het komend seizoen de lucht in gaat. Aanleiding was dat de oude site niet meer kon worden onderhouden. De voorzitter is verheugd te kunnen mededelen dat de Langhenkel groep de vereniging nog 3 jaar langer wil sponsoren. Dit waarborgt voortzetting van de ingezette kwaliteitskoers bij Orion. Marcel Wesselink doet de suggestie om de ledenvergadering op wisselende dagen te houden. Op vrijdag is de opkomst niet hoog. 2. Verslag ledenvergadering 26 augustus 2011 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Het verslag zal eerder op de website geplaatst worden. Op de vraag van Kim Wolswijk of er al initiatieven zijn genomen om sportimpuls te gebruiken, wordt geantwoord dat dit nog niet uitgebreid aan de orde is geweest binnen het bestuur. Bart Jan van de Mark merkt naar aanleiding van de samenwerking met het Graafschap college op dat er veel kansen onbenut blijven met betrekking tot het organiseren van cursussen. Ook de Nevobo is dringend op zoek naar verenigingen die cursussen (trainers, scheidsrechters) wille organiseren. Daarvoor is wel nodig dat de vereniging initiatief neemt. Postbus 492 7000 AL Doetinchem
Fortisbank. 93.60.29.706 KvK Arnhem nr. 40119825
Ria Loos informeert naar de ondersteuning door Wilhelm van de CMV-lijn. Dit is inderdaad de bedoeling. Zij zal contact opnemen met Wilhelm. 3. Begroting 2012-2013 Maarten Kuiper geeft korte toelichting . Zoals vorige ledenvergadering is afgesproken wordt de contributie jaarlijks geïndexeerd. De stijging is beperkt gebleven tot 2,5%. De inkomsten uit sponsoring zijn op hetzelfde niveau gebleven als jaren ervoor, dankzij onder andere de contractverlenging met sponsor Langhenkel. In de begroting is rekening gehouden met ;verlaging van de gemeentelijke subsidie. De opbrengst van de violenactie is geraamd op het niveau 2011, wat een bijzonder goed jaar was. Voor het eerst werd dit jaar deelgenomen door scholen. De opbrengst van de Grote clubactie is tegengevallen, waarschijnlijk als gevolg van de internet-benadering. Voor volgend jaar is een hogere opbrengst geraamd. Het boekjaar loopt af op 30 juni. Bij het opstellen van de begroting voor het volgend seizoen is gebruik gemaakt van werkelijke cijfers uit het lopende seizoen, met uitzonder van het laatste kwartaal . Deze cijfers zijn geschat. De uitgaven betreffen de hoofdposten zaalhuur, trainers, verenigingsondersteuners en Nevobo,. Voor trainers is het afgelopen seizoen meer uitgegeven dan geraamd. Daar stond tegenover dat er minder is uitgegeven aan verenigingsondersteuners in verband met vacatures. Het jeugdkamp is dit jaar niet doorgegaan. Het daarvoor gereserveerde bedrag wordt doorgeschoven naar volgend seizoen. Voor het tekort van €8000 wordt voorgesteld de reserves professionalisering en algemene reserve. Ook is er een reservering van € 5000 opgenomen voor de nieuwe sporthal. De penningmeester heeft de meerjarenbegroting bijgesteld, aan de hand van de werkelijke cijfers van afgelopen seizoen. Er was een contributieverhoging van 5 % gecalculeerd. Op basis van de werkelijke cijfers wordt voorgesteld de contributie met 2,5% te verhogen voor het seizoen 2012-2013 Als toelichting bij de begrotingspost Beachvolleybal deelt de voorzitter mee dat er al enkele jaren in de zomermaanden op de woensdagavonden wordt gebeached op Stroombroek. Er is een speciale commissie voor. De begrotingspost is voor aanschaf van ballen en het inrichten van de velden. De post wordt niet helemaal gebruikt en dient meer als stelpost. Wim Boonekamp informeert of de Nevobo- inschrijfkosten voor Heren 1 goed zijn afgedekt bij de vereniging. Stichting TOP is de eerst aanspreekbare voor de betaling van deze gelden. Met de Stichting Top en de Nevobo zijn goede werkafspraken gemaakt. De Nevobo stelt de penningmeester onmiddellijk op de Postbus 492 7000 AL Doetinchem
Fortisbank. 93.60.29.706 KvK Arnhem nr. 40119825
hoogte als er sprake is van betalingsachterstand, waarna actie richting stichting TOP volgt. In het overleg met stichting TOP is dit een continue onderwerp. Nu er nog geen hoofdsponsor is voor stichting TOP loopt de vereniging een risico. Op basis van het eigen vermogen van de vereniging is het risico nu te dragen. De voorzitter constateert dat de penningmeester er bovenop zit, zodat eventuele schulden bij de Nevobo niet te hoog kunnen oplopen. In het overleg met Nevobo blijft Orion aandringen op scheiding van entiteiten; vereniging en stichting. Bart Jan van de Mark heeft afgelopen jaar ervaren dat hij bij de violenactie veel formulieren heeft uitgedeeld en dat hij wel erg veel moeite moest doen om deze ingevuld terug te krijgen. Hij is er voorstander van dat trainers meer druk leggen op hun team(s) om deze populaire actie te promoten zodat meer kratjes worden verkocht. Een minimumaantal van 3 per lid zou zijn suggestie zijn. In een begeleidende brief zou duidelijk kunnen worden aangegeven dat dit een vrijwillige vorm van fondsenwerving is, waardoor de contributie niet hoger hoeft te worden. Je zou trainers kunnen ontlasten door ouders in te schakelen bij ophalen van geld; zeker als je meer groepen traint. Uitbouw van de actie zou ook kunnen via indeling in wijken. De voorzitter constateert dat er nog veel meer potentie zit in de violenactie en dat de opbrengst nog elk jaar stijgt. Bart-Jan van de Mark ziet graag een hoger bedrag opgenomen voor opleiding. De gemeente bouwt de subsidie af en het benodigde geld zou moeten komen uit de lijnbegrotingen. De voorzitter constateert dat de vergadering instemt met de begroting 20122013 en met de daaraan gekoppelde contributieverhoging. 4. Gedrags- en hygiëneprotocol spelers, trainers, coaches en begeleiders Hennie van Haarlem geeft een korte toelichting. Dit protocol is afkomstig uit de jongens/herenlijn en is bedoeld om een kader te geven hoe leden van Orion zich zouden moeten gedragen. Binnen de dameslijn zijn daar ook ideeën over. Het is een eerste aanzet, maar wel richtinggevend voor de leden. Het bestuur heeft dit initiatief positief benaderd. De voorzitter constateert dat het gedrags-en hygiëneprotocol goed wordt ontvangen. Het wordt nu aangebonden aan de trainers om dat met hun lijnen door te ontwikkelen en het toepasbaar te maken voor het hele vereniging. 5. Vacatures ondersteunende functies Dit onderwerp is al een aantal keren geagendeerd voor de ledenvergaderingen. Na de vorige ledenvergadering is er met de Nevobo een traject werving Postbus 492 7000 AL Doetinchem
Fortisbank. 93.60.29.706 KvK Arnhem nr. 40119825
vrijwilligers ingegaan, waarbij ook ouders en leden betrokken zijn geweest. Conclusie van dat traject was dat de aanpak van de Nevobo niet geschikt was voor grote verenigingen zoals Orion. Wat zou een wel een goede aanpak kunnen zijn? De ondersteuningscommissie onder leiding van Marcel Wesselink is een goed voorbeeld hoe het ook kan. Er is inmiddels iemand gevonden voor de website, een tweetal dames heeft zich gemeld voor het verzorgen van de kledinglijn, er heeft zich iemand aangeboden om de maatschappelijke stages te coördineren. Via deze weg kunnen hulptrainers geworven worden, kan assistentie voor de acties worden gekregen. Wat nu resteert is de organisatie van de breedtesport. Een ander belangrijk aandachtspunt is de vacature op redelijk korte termijn van wedstrijdsecretariaat en scheidsrechters coördinatie. Dit gaat spelen als Wim Boonekamp gaat verhuizen naar Zeeland. Er dreigt een tekort aan bevoegde scheidsrechters. De voorzitter constateert dat de vereniging met zijn actieve leden op de goede weg is. We zijn er nog niet. Voor een deel ligt dat aan de cultuur binnen de vereniging. Een gezamenlijke nieuwe sporthal kan daarbij behulpzaam zijn. Van de leden mag worden gevraagd “ iets” te doen in de organisatie achter de schermen. Uit de technische commissie is het voorstel gekomen om met alle competitie spelende teams vanaf de B-jeugd te brainstormen over mogelijke voorstellen hoe je met de invulling van vacatures om gaat. Er is ook een hele groep recreanten, die gevraagd mag worden wat te doen. Nu staat Marian Groothuis er alleen voor. Uit de vergadering komt naar voren dat vaak aan de mensen die al wat doen, als eerste gevraagd om meer te doen. Dit is niet goed: dat raken deze mensen overbelast en haken uiteindelijk af. Het afdwingen van taken door in rekening brengen van een opslag of opleggen van verplichte taken is niet de eerste optie van het bestuur. Zij wil solidariteit als basis en dus vrijwilligheid. Dit moet echter niet vrijblijvend zijn. Je zou bij de jeugd al moeten beginnen met het kweken van een nieuwe cultuur: als je lid wordt van Orion is het gewoon dat je na de training ballen en net opruimt, meedoet met was-en rijschema, zaaldienst hebt, hulptrainer of scheidsrechter wordt, meedoet met acties, etc. Bij de jongste jeugd is er veel inzet voor vereniging: er zijn daar korte lijnen. Ouders willen wel helpen bij wedstrijden. Na de C jeugd wordt dat minder; dan gaat deze verantwoordelijkheid over naar de jeugd zelf.` De voorzitter concludeert dat de vergadering instemt met de ingezette koers. Er komt voor de vakantie een bijeenkomst met alle competitieteams en recreantenteams. Voor de volgende ledenvergadering worden voorstellen Postbus 492 7000 AL Doetinchem
Fortisbank. 93.60.29.706 KvK Arnhem nr. 40119825
voorbereid. 6. Rooster van aftreden van bestuur Het rooster van aftreden wordt vastgesteld met dien verstande dat Hennie van Haarlem bestuurslid blijft tot de bouw van de sporthal. Dan zal hij dit project namens het vereningingsbestuur begeleiden. Het bestuur is op zoek naar twee nieuwe bestuursleden. Aanmeldingen zijn welkom. 7. Afsluiting`: dank voor inbreng. Antoinette Hofland informeert of het binnen de vereniging normaal is dat een deurwaarder achterstand in betaling van contributie int. De penningmeester antwoordt dat als betaling uitblijft na mondelinge en schriftelijke herinneringen, inderdaad een deurwaarder wordt ingeschakeld. De voorzitter sluit de vergadering.
Postbus 492 7000 AL Doetinchem
Fortisbank. 93.60.29.706 KvK Arnhem nr. 40119825
