1
Samenvatting van de Algemene ledenvergadering van Docos tafeltennis gehouden op 10 juni 2014 Aanwezig: Joop Uiterdijk, Annelies Bultema, Loes Bik, Nico van Wijk, Bas van Vliet, Peter Plandsoen, Nic van Cassel, John Tendeloo, Wim Vreeburg, Ria van Cassel, Sebastiaan Veijgen, Ferry Veijgen, Matthijs Apperloo, Sjon van Santen, Jan Abbink, Yolanda Bloemen, Roy Dijkman, Reinie Erné, Maarten Witkam, Ite Christiaans, Hugo Reeuwijk, Piet van der Staak, Frank Lequin, Hans Rijsbergen, Tjerk Buikstra. Afwezig met kennisgeving: Wim Jägers, Manfred Vastenburg, Sam Anes, Jiri Stepanovsky, Peter Milikan, Martijn Visser, Jeroen Freriks, Marise Kasteleyn, Charles Callebaut, Jaap Vergouwe, Ron Goedman, Paul van Putten, Florian Ruijgrok, Wim van Stigt, Nico Noort. Machtigingen zijn afgegeven door: Ron Goedman, Jaap Vergouwe, Marise Kasteleyn, Jeroen Freriks, Paul van Putten, Florian Ruijgrok, allen aan Peter Plandsoen en tevens Martijn Visser op de punten met betrekking tot kleedkamer en consumptieprijzen aan Peter Plandsoen. Voorts machtiging van Jiri Stepanovsky aan Maarten Witkam, van Peter Milikan aan Sebastiaan Veijgen, van Charles Callebaut aan Yolanda Bloemen. 1. Opening Voorzitter Wim Vreeburg heet alle leden, ereleden en ouders van jeugdleden van harte welkom op de Algemene Ledenvergadering. Hij verzoekt om een minuut stilte voor de erevoorzitter van Docos, Henk Huijing, die in juni 2013, kort na de vorige ALV, is overleden. 2. Mededelingen geen . 3. Verslag ALV 13 juni 2013 In het verslag op pagina 1 staat twee maal het jaartal 2013 in plaats van 2012.
4. Jaarverslag 2013-2014 Jan Abbink heeft halverwege het seizoen de functie van wedstrijdsecretaris overgenomen van Ron Goedman. Voorzitter wijst op een punt van zorg: het afnemen van het ledenbestand en van het aantal competitieteams. Frank Lequin onderstreept het belang van de vraag of Docos in de eerste plaats kiest voor gezelligheid of voor topsport. Waar wordt die vraag beantwoord? Voorzitter wijst op punt 4 van het beleidsplan: naast de wedstrijdsport zijn bij Docos de recreatie en evenementen van belang. . 5. a) Financieel jaarverslag 2013-2014
2
De penningmeester licht toe. Nico van Wijk vraagt naar de in het verslag genoemde afboeking van debiteuren. Penningmeester: dit betreft oude, niet meer te innen contributies. Loes Bik: Is automatische afschrijving mogelijk? Soms komen de rekeningen van Docos snel na elkaar. Penningmeester: Nee, dit is niet mogelijk, er zal gelet worden op goede spreiding in de verzending van de rekeningen. Piet van der Staak vraagt naar de inning bij donateuren, gaat die via verstuurde rekeningen? Volgens hem zijn er mensen die graag donateur zijn, maar die geen rekening ontvangen. Penningmeester belooft hier aandacht aan te schenken. Piet van der Staak vraagt naar de acties van de Club van 50. Voorzitter: met Wim Jägers zal contact worden opgenomen voor overleg over het vervolg van de activiteiten van deze Club. Ite Christiaans: waarom is het bedrag van gas, licht, water veel hoger? Penningmeester: oorzaak moet gezocht worden in verhoging van btw en voorts in de koude winter 2012-13. John Tendeloo: dan is over het afgelopen winterseizoen een lagere rekening te verwachten; de winter 2013-14 was zeer zacht. Peter Plandsoen: waar is het bedrag van € 4000, - voor verbetering kleedkamers aan besteed? Penningmeester: € 1850,- vrijwilligersbijdragen en € 2100,- materialen. 5.b Verdeling jaarresultaat Er is een resultaat behaald van € 2999,03. Het voorstel van het bestuur tot verdeling van dit resultaat houdt in: Van het positieve resultaat € 1800,- toewijzen aan reservering 'aanschaf tafels' en € 1199,03 aan reservering 'onderhoudsfonds'. Tevens een herverdeling van reservering: € 5000,- van reservering ' evenementen ' naar reservering 'onderhoudsfonds'. Piet van der Staak vraagt waarom deze extra reservering voor aanschaf tafels nodig is. Er staat reeds € 8600,- voor gereserveerd; dit vindt hij veel. Penningmeester: om de vier jaar worden nieuwe tafels aangeschaft; de tafels zijn nu twee jaar oud. Aanschaf om de vier jaar is het voordeligst, omdat de oude tafels dan nog tegen een redelijke prijs verkocht kunnen worden. Frank Lequin vraagt of er een onderhoudsplan is. Hij vindt het gereserveerde bedrag erg hoog. Penningmeester: ja, er is een plan opgesteld, dat cijfermatig nog moet worden uitgewerkt. Het bestuur zal in het najaar dit plan aan de leden voorleggen.
6.Verslag van de kascommissie Bas van Vliet leest, als 'boodschapper' een verklaring voor van de kascommissie (d.d. 2 juni 2014). De commissie gaat akkoord met jaarrekening en balans en verleent décharge. De vergadering is akkoord.
3
7. Benoeming bestuursleden Jan Abbink wordt door het bestuur voorgedragen als wedstrijdsecretaris en lid van het bestuur. Zijn benoeming wordt door de ALV ondersteund. Voorts zijn Yolanda Bloemen, Matthijs Apperloo, Ferry Veijgen en Wim Vreeburg aftredend en herkiesbaar. De voorzitter deelt mee dat hij na deze periode niet opnieuw herkiesbaar zal zijn. Piet van der Staak meldt dat de functie van Ferry Veijgen hem niet duidelijk is. Voorzitter: Ferry Veijgen heeft de functie van bestuurslid PR & Communicatie. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld: allen worden herkozen voor een periode van twee jaar. [Pauze]
8. Discussie vrijwilligers in de vereniging Sebastiaan Veijgen geeft korte toelichting. Er is in de eerste plaats grote behoefte aan vrijwilligers voor: - begeleiding jeugdteams (vooral voor de uitwedstrijden en voor toernooien) Reacties zaal: Peter Plandsoen denkt dat via een enquete leden gepolst moeten worden of ze dit soort activiteiten voor de club willen doen. Sebastiaan Veijgen: dit is gebeurd via een vragenlijst bij eerste verzending contributie. Hierop kwamen slechts drie reacties. Bas van Vliet meent dat juist op specifiekere manier leden via een enquête moeten worden benaderd. Peter Plandsoen wil een dergelijke enquête wel opstellen. Ook met vragen over hygiëne op de club, over de barverkoop. Met Peter zal hierover vanuit het bestuur contact worden gelegd. John Tendeloo is van mening dat leden persoonlijk benaderd moeten worden, en dat goed duidelijk voor hen moet zijn wat een bepaalde taak inhoudt. Voorop moet ook staan dat er een vertrouwensbasis is tussen vrijwilliger en te begeleiden jeugdleden. Voorzitter vat samen dat twee sporen in de benadering van leden worden voorgesteld: - Direct vragen van leden voor de begeleiding van teams. - Algemene peiling van leden op verschillende gebieden, zoals voorgesteld door Peter Plandsoen. Ook voor de Club van vijftig zijn vrijwilligers nodig om deze club weer meer leven in te blazen. Piet van der Staak merkt op dat op de vorige ALV was afgesproken dat hij hierover benaderd zou worden. Aan Wim Jägers zal gevraagd worden met Piet te overleggen. Sebastiaan geeft voor degenen die niet op de hoogte zijn van de doelstellingen van de Club van vijftig een toelichting. Het gaat hierbij om leden die een extra donatie doen, met het oog op speciale activiteiten (los van het bestuur van de club) op het gebied van organisatie van bijvoorbeeld een interland, het stimuleren van een jeugdteam, aanschaf
4
van sportkleding voor eerste teams en dergelijke. Voorzitter: ook op het gebied van onderhoud van het gebouw zou inbreng van leden zeer welkom zijn. Dit geldt ook voor het punt van ledenwerving. In verband met het teruglopende aantal leden is ledenwerving (bezoek scholen, folderen etc.) zeer van belang. Frank Lequin stipt opnieuw de vraag aan of Docos de nadruk legt op het sportieve of op het recreatieve vlak. Hij is van mening dat meer uitstraling van het eerste herenteam of het eerste damesteam ook een wervende rol zou spelen. Meer publiciteit rond deze teams is belangrijk. Tjerk Buikstra onderschrijft de gedachte dat er meer inbreng moet zijn van de hoogste teams, ook van het zijne, bij de uitstraling van de club en daardoor bij het werven (of behouden) van leden. Hans Rijsbergen: wanneer een team kampioen is geworden (zoals nu het eerste damesteam) moet gezorgd worden dat er een foto komt in het Leidsch dagblad of andere media. Bas van Vliet: de toestand van de kleedkamers laat te wensen over. Er is sprake van schimmel en viezigheid. Ook is de vloer te glad. Hugo Reeuwijk: die vloer is te oud om de hogedruk er op te zetten. Vervangen van de vloer is, gezien de vooruitzichten over hoelang Docos nog in dit gebouw zit, te duur. Hans Rijsbergen raadt aan dat mensen slippers gebruiken in de doucheruimte. Hij vindt het erg belangrijk dat er geen bierflesjes mee de kleedkamer ingaan: dit zorgt voor gevaarlijke situaties. De voorzitter zegt toe dat er een sticker of andere melding op de deur komt dat flesjes in de kleedkamer verboden zijn. Verder wordt toegezegd een compleet plan van aanpak met betrekking tot al het onderhoud van het gebouw uit te werken. In het najaar zal dit plan beschikbaar zijn. 9. Begroting 2014-2015 en vaststelling contributie De penningmeester geeft een toelichting op de begroting. Piet van der Staak merkt op dat de contributieverhoging in dit verslag is opgenomen, maar dat het nog niet zeker is dat die doorgaat. Niet ieder lid is volgens hem in staat deze verhoging te betalen. Peter Plandsoen is het hiermee eens. Sebastiaan Veijgen: de verhoging van de contributie is gebaseerd op de inflatie en tevens op de door de NTTB voorgenomen verhoging van de bondscontributie. Verder is het van belang dat de club spaart voor tafels en onderhoud. De club neemt een financieel risico als er niet verhoogd wordt. Nico van Wijk: we hoeven niet te sparen, er is genoeg vermogen. Voorzitter: vorig jaar is de contributie gelijk gebleven; het lijkt niet verstandig nu opnieuw pas op de plaats te maken. Als die verhoging van de bondscontributie er komt, zal er volgend jaar extra verhoogd moeten worden. Nico van Wijk: maar we hebben nu zonder contributieverhoging ook een positief resultaat. Ferry Veijgen: we hebben die extra middelen hard nodig. Wanneer bijvoorbeeld buiten geschilderd moet worden - wat binnenkort weer nodig zal zijn - zal alleen dat al rond de € 30000 kosten. Verder kan het dak kapot gaan, en de vloer. Daarbij gaat het om enorme
5
bedragen. Bas van Vliet: moet er niet een risico-analyse gemaakt worden door een expert? Sebastiaan Veijgen: het bestuur gaat zelf helder maken wat de te verwachten kosten zijn. Hugo Reeuwijk: wanneer investeringen in het gebouw worden gedaan, gaat gemeente daarin dan tegemoet komen wanneer we uit het gebouw weg moeten? Voorzitter: Nee, de enige garantie is dat de gemeente voor ruimte elders zorgt. John Tendeloo: de gemeente zal Docos toch moeten uitkopen. Vooorzitter: nee, Docos is huurder, geen eigenaar. Onderhoud is voor onze rekening. Ferry Veijgen: de gemeente stuurt in de richting van markt-conforme huurprijzen. Het voorstel voor contributieverhoging van het bestuur wordt in stemming gebracht. Tegenvoorstel van Peter Plandsoen is om de contributie niet te verhogen. Frank Lequin ondersteunt het voorstel van Peter Plandsoen. Peter Plandsoen voegt eraan toe dat volgens hem het genoemde inflatiecijfer niet klopt. Het bestuur komt met een nieuw voorstel voor contributieverhoging, met een verhoging met geringere bedragen. Voor dit voorstel stemmen 12 leden; tegen 17 leden; onthoudingen: 3. Hiermee heeft de ALV besloten de contributie niet te verhogen. Het voorstel tot verdeling van het resultaat wordt aangenomen.
10. Benoeming kascommissie en commissie van beroep Kascommissie: Deze bestaat momenteel uit Manfred Vastenburg, Sam Anes en Bas van Vliet (reserve). Het voorstel de commissie in deze samenstelling te handhaven wordt door de ALV aangenomen. Commissie van beroep: Deze bestaat momenteel uit Piet van der Staak, Nico van Cassel en Loes Bik en Wim Jägers. De ALV gaat met deze samenstelling van de commissie akkoord. Opgemerkt wordt opnieuw dat verjonging van deze commissie noodzakelijk is. De commissie zal hier zelf voor moeten zorg dragen. 13. Rondvraag Frank Lequin merkt op dat het mogelijk is dat de NTTB-verhoging door zal gaan. Het mag het bestuur dan niet aangerekend worden dat daarmee in de contributie tijdens dit komende jaar geen rekening is gehouden. Loes Bik meldt dat ze het tijdens avonden vaak koud vond in de zaal. Sebastiaan Veijgen: meld dat op zulke avonden aan mij, dan kan ikzelf of iemand anders de kachel bijstellen. Peter Plandsoen laat weten geen behoefte te hebben aan het papieren clubblad. Wat hem betreft kan het alleen digitaal verstuurd worden, om redenen van bezuiniging en milieu. Verder is hij van mening dat prijzen van consumpties meer gelijk getrokken moeten worden. Bijvoorbeeld: alle bier € 1,50 in plaats van verschillende prijzen. Hans Rijsbergen verzoekt nogmaals actie te ondernemen tegen flesjes bier in de kleedkamer.
6
Reinie Erné zou graag een terugblik hebben op de trainingen van Michel de Boer. Hoe zijn die verlopen, welke conclusies zijn erover getrokken? Sebastiaan Veijgen zegt toe dat in het volgende jaarverslag daar aandacht aan besteed zal worden. Ite Christiaans vindt dat op vragen aan de barcommissie niet altijd vriendelijk wordt gereageerd. Hij heeft problemen met de verhogingen van barprijzen en vraagt zich af wie daar eigenlijk over beslist. Kan dat door de ALV gebeuren? Voorzitter meldt dat de barprijzen in het bestuur besproken worden; dit kan geen zaak zijn van de ALV. Vaststelling van de prijzen gebeurt op basis van een vaste verhouding tussen inkoop en verkoop. Piet van der Staak meldt dat de Afdeling West afdelingstrainingen gaat organiseren. Sebastiaan Veijgen meldt dat hij dit heeft vernomen; wellicht kan Docos er een aandeel in hebben. Verder wil Piet van der Staak weten of er voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement mogelijk zijn. Voorzitter: voorstellen en adviezen in verband met het huishoudelijk reglement van de kant van de ALV zijn mogelijk. Ite Christiaans: Wie is bereid Nico te helpen met de aanvoer voor de bar? Het zou goed zijn als wat jongere mensen hem zouden helpen met dit sjouwwerk. Voorzitter: dit beschouwen we als een oproep. Tenslotte dankt Piet van der Staak het bestuur voor het werk in het afgelopen jaar. Voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun komst. Sluiting 23.15 uur.
