NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING
gehouden op vrijdag 7 juni 2013 in de wijkzaal van de Gaarde in Bunnik
1
Aanwezig namens het bestuur: voorzitter penningmeester secretaris a.i. & PR
B. Pavloff W. Heemskerk H. van Hardeveld
Aanwezig namens de verenigingen: Vereniging
1e vertegenwoordiger
ADSV Black Eagles DBC Utrecht DSV Catharijne ‘83 DSV de Dommel DSV Dorswedo DSV Kennermerland FC Ligttown GDVV Martinistad Liever Sportiever RDZC ZBSD
L. Ruinaard M. de Vet (volmacht) M. de Vet C. Besseling J. Hes A. Hoogerwerf C. Vonk V. v. Nieuwenhuizen J. van Winsum A. v. Wijde T. Naarden W. de Wacher-Poppe
Persoonlijke leden:
J.M. Bloemkolk B.J. Smale
Aantal stemrechten
2e vertegenwoordiger
3 1 1 2 2 1 1 2 3 1 2 2
B. Steenmeijer W. Beeuwkes N. Yaroshenya
lid van verdienste KNDSB
Totaal
1 1 23
Aanwezig namens de afdelingen: Afdeling Zaalvoetbal
M. Koopmans
Notuliste:
Frouke van Winsum
Gebarentaaltolken:
Petra Brugmans Erika Bloemkolk
Bureau vrijwilliger:
Rini den Besten
Afwezig verenigingen:
N. Meijer
met kennisgeving:
zonder kennisgeving:
BC het Zuiden DBC Purmerend OLDI Revanche
BC Rotterdam DSV Almere Maasstad 87 TOG Zwaluw 60
Afwezig persoonlijke leden met kennisgeving: J. Andreae M. Brugman R. Caffareta M. Kuis-Janssen
2
AGENDA Algemene ledenvergadering van de Koninklijke Nederlandse Doven Sport Bond 1.
Opening door de voorzitter a) vaststelling agenda b) installatie stembureau
2.
Mededelingen
3.
Notulen 9 november 2012
4.
Jaarverslag en - rekening 2012
5.
ISR Reglementen
6.
Bestuursverkiezingen
7.
Rondvraag
8.
Vaststellen volgende vergadering
9.
Sluiting
3
1. Opening door de voorzitter Voorzitter opent de algemene ledenvergadering om 20.10 uur en heet de algemene ledenvergadering welkom. a) vaststelling agenda Punt 6, bestuursverkiezingen, vervalt, want er zijn geen nieuwe kandidaten. Hiermee wordt de agenda vastgesteld. b) installatie stembureau Rini den Besten, Niels Meijer en Marcel Koopmans vormen het stembureau. 2. Mededelingen vanuit het bestuur Sinds begin dit jaar is Bert Smale onze webmaster. Hij beheert ook onze Facebookpagina en Twitteraccount.
Sinds 1 maart bemant Rini den Besten ons bureau voor 1 dag per week. Hij beheert de officemailbox en ondersteunt ook het bestuur met betrekking tot administratieve zaken en verzorgt de notulen van onze bestuursvergaderingen.
Sinds 1 maart heeft Patricia van Hardeveld het beheer van onze ledenadministratie op zich genomen. Er is eerder dit jaar na uitgebreid onderzoek gebleken dat de ledenadministratie van KNDSB niet goed op orde is. Dat komt omdat de procedures door zowel verenigingen als afdelingen niet altijd juist doorlopen zijn. De ledenadministratie zal dit jaar onder handen genomen worden en de huidige regelgeving zal strikt nageleefd moeten worden. Verzoek aan de verenigingen om de procedures nogmaals na te lezen en ervoor zorg te dragen dat ze ook correct doorlopen worden.
Ons kantoor gaat verhuizen naar Houten. Er wordt vanaf september a.s. een gezamenlijke huisvesting met Dovenschap en de Jongerencommissie gerealiseerd. Het wordt een flexwerkplek. De huisvestingskosten worden hiermee flink omlaag gebracht. Het huurcontract met GGMD wordt per 1 november a.s. beëindigd.
Eind maart hadden we een gesprek met het ministerie van VWS en NOC*NSF. Het was positief. De uitkomst is dat we volgende week donderdag een tweede gesprek houden. En daarbij zal ook Gehandicaptensport Nederland bij zijn. De insteek is welke knelpunten en kansen er zijn voor de dovensport. Na de zomer zal een derde (evaluatie)gesprek met VWS plaatsvinden.
Begin april is de samenwerkingsovereenkomst met Judobond Nederland (JBN) getekend. Het doel van onze samenwerking is het promoten en bevorderen van de judosport binnen het dovenonderwijs en bij de jeugd met een auditieve beperking.
Over 2 weken op 21 juni wordt ons Nederlands Deaflympics Team gepresenteerd aan het publiek. Dit zal tijdens de landelijke dag van de oudere Doven in Ede. In hun dagprogrammering is een half uur (12-12.30 uur) voor ons vrijgemaakt. Daarbij zullen ook de wereldkampioenen van 2012 gehuldigd worden. Wegens bezuinigingen is Deaf Sports Awards 2012 opgenomen in deze programmering. Iedereen is van harte welkom! Toegang is gratis.
Afdeling zaalvoetbal heeft het kwalificatietoernooi voor EK 2014 binnen kunnen halen. Dit toernooi vindt op in het 2e weekend van januari 2014.
Henk van Hardeveld is genomineerd voor bestuurszitting in ICSD. Tijdens het congres in Sofia eind juli worden de bestuursverkiezingen van ICSD gehouden.
Cathy Vonk is benoemd tot technical director van ICSD Volleybal tijdens Deaflympics 2013.
Bob Zwakhals is wegens trieste privé-omstandigheden per 1 juni jl. afgetreden.
Er lopen sinds enkele maanden 2 mogelijke kandidaat-bestuursleden mee in ons bestuur, Marjel Daggenvoorde en Willem Blankevoort. Ze houden hun kandidaatstelling op dit moment nog steeds aan.
4
Bij de najaars-ALV in november 2013 treedt huidige voorzitter Pavloff af als voorzitter KNDSB, na 6,5 jaar voorzitterschap. Onder diens voorzitterschap is KNDSB verzelfstandigd en heeft een flinke groei doorgemaakt. Deaflympics 2013 is dan net voorbij. Daarom lijkt het hem daarom een goed moment om het stokje over te dragen in plaats van over 2 jaar (het bereiken van de maximale termijn). Na vandaag zal het bestuur actief op zoek gaan naar potentiële bestuurskandidaten. De bedoeling is dan in november a.s. bestuursverkiezingen worden gehouden en het nieuwe bestuur geïnstalleerd wordt. De lopende zaken en Deaflympics 2013 worden door voorzitter Pavloff afgehandeld, zodat alles goed overgedragen kan worden aan de nieuwe voorzitter. Hij hoopt wel betrokken te blijven als gesprekspartner met NOC*NSF en VWS, dat is afhankelijk van het nieuwe bestuur.
3. Notulen 9 november 2012 VOORZITTER: de notulen worden tegelijkertijd inhoudelijk en tekstueel behandeld. ADSV: Graag de afmeldingen van de verenigingen wel plaatsen (niet ‘niet-aanwezig’). Eventueel ook persoonlijke leden. Het gaat erom dat er gezien wordt dat men bekend is met ALV en zich daarvoor afmeldt.
Pagina 5:
DSV DE DOMMEL: r177-181 M.b.t. specificatie. Het moet uitgebreid gespecificeerd worden in plaats van dat het uitgebreid uitgewerkt kan worden, als we dat willen. ADSV: Het gaat er meer om wat er precies in de €9000 zit, organisatiekosten, dat moet gespecificeerd worden. Dit is een terugkoppeling naar de begroting.
Pagina 6:
DSV CATHARIJNE’83: r215-220 Kan de jeugd onder de 18 geen sport beoefenen bij KNDSB? Hoe zit het dan met zaalvoetbal? Er is een paar leden, dat onder 18 jaar oud is. Hoe gaat dat met het lidmaatschap? VOORZITTER: Er zijn inderdaad geringe mogelijkheden bij KNDSB voor de jeugd onder 18. Maar als er mogelijkheden zijn, dan kunnen ze gewoon het lidmaatschapsformulier invullen en het laten ondertekenen door een ouder/voogd. Hiermee krijgen ze een lidmaatschapspas en hebben ze volledige rechten en plichten bij KNDSB. De notulen zijn hiermee goedgekeurd met één wijziging van DSV De Dommel. 4. Jaarverslag en –rekening 2012
Jaarverslag 2012:
VOORZITTER: Er moet een nog een wijziging in het jaarverslag op pagina 3 komen, want de zwemster Cynthia de Galan blijkt achteraf toch niet doof genoeg te zijn. De resultaten (uitslagen en records) zullen aangepast moeten worden.
Vragen/opmerkingen:
DSV DE DOMMEL: We missen een punt in het jaarverslag, namelijk dat Marcel Koopmans namens KNDSB naar Turkije is gegaan voor het congres van EDSO. VOORZITTER: Het was geen congres, maar een seminar, met als doel het bestuurlijk systeem van EDSO onder de loep te nemen. Marcel is daarheen gegaan om ons kader te kunnen uitbreiden. KNDSB heeft hier niets voor betaald. Daarom hoeft het bestuur hierover ook geen verantwoording af te leggen aan de ALV. GDVV MARTINISTAD: Blijkbaar is het jaarverslag geüpdatet, want ik heb hier een ander jaarverslag? VOORZITTER: Dat klopt, de nieuwste versie wordt nagezonden, samen met de notulen en dergelijke. Met de stemming is het jaarverslag unaniem geaccepteerd door de vergadering.
Jaarrekening 2012:
PENNINGMEESTER licht de jaarrekening toe en biedt zijn excuses aan voor de vele lege pagina’s. Dit rapport is zo aangeleverd door onze accountant en in originele vorm gelijk doorgemaild naar de leden. We hebben uiteindelijk €7000 minder subsidie mogen ontvangen na de ALV in juni 2012, ondanks de toezegging dat we niet gekort zouden worden. Resultaat staat nu op €9000 positief. Hiervan is €15.000 gereserveerd voor Deaflympics 2013, waardoor het resultaat van 2012 op €6000 negatief eindigt.
5
Verder zijn de kosten voor de accountant toch hoger geworden dan we wilden, in verband met eenmalige startkosten en uiteindelijk gekozen controleverklaring. Zonder de onverwachte subsidiekorting zouden we voor 2012 een positief resultaat van €1000 hebben gehad. 2013 wordt een goed financieel jaar voor KNDSB, omdat de vaste kosten m.b.t. huisvesting en personeel enorm zijn gedaald t.o.v. 2012. ADSV: blz. 15 Bestemmingsfonds Deaflympics gaat van €40.000 op 31 december 2011 naar €51.925 op 31 december 2012, dankzij toevoeging €15.000. Het verschil €3075 betreft de gemaakte kosten in 2012, welke kosten zijn dat geweest? PENNINGMEESTER: Dit houdt in het werk van de kwalificatiecommissie, inspectie, voorbereiding voor Deaflympics. ADSV: Vorig jaar op de ALV is het gevraagd: de ontvangen bijdragen van activiteiten (in de jaarrekening naar herkomst getoond) ook naar sporttak tonen, eventueel op een apart blad (niet in de jaarrekening). Graag voor 2012 én 2011 alsnog aanleveren. Dit om te laten zien hoe de tekorten van de sporttakken (activiteiten en internationale activiteiten) ten opzichte van de begroting gedekt worden. Ten tweede: met betrekking tot de lasten van afdeling veldvoetbal, naar berekening zijn de uitgaven van de afdeling in 2012 toch onder de begroting gebleven. Toch is de bijdrage voor 2013 ad. €2000 ingehouden. Waarom is dit zo? PENNINGMEESTER: Daarover is een overzicht gemaakt. Het blijkt dat sommige afdelingen meer geld besteden aan nationale teams in plaats van breedtesport, terwijl wij het laatste willen stimuleren. Afdeling veldvoetbal heeft bepaalde kosten gemaakt waar wij als hoofdbestuur niet achter kunnen staan. Dit heeft als gevolg dat het hoofdbestuur heeft moeten ingrijpen bij afdeling veldvoetbal zodat het budget voor 2013 nu is gebruikt om het verlies van het budget voor 2012 te dekken. De veldvoetbalverenigingen moeten ook hun verantwoordelijkheid nemen om afdeling veldvoetbal financieel te steunen, dit kan tijdens de afdelingsvergadering worden besproken. Deze afdeling heeft merkwaardig gezien geen enkele andere inkomsten dan het budget van KNDSB. De budgetoverzichten van 2011 en 2012 met inkomsten en uitgaven van alle afdelingen worden nagezonden. Hoe meer inkomsten er worden gerealiseerd, des te makkelijker het wordt om bepaalde doelstellingen te behalen. ADSV: Jullie hadden eerder een waarschuwing moeten afgeven m.b.t. jaarrekening. VOORZITTER: Als je het niet zeker weet, moet je ook niets uitgeven. We zijn afhankelijk van fondsenwerving. Verder hebben we aan de noodrem getrokken door een combinatie van verschillende factoren, bijvoorbeeld het grote verlies door het 4-landentoernooi. Verder zijn de verenigingen ook verantwoordelijk om afdeling veldvoetbal te steunen. Ze kunnen hun zegje doen tijdens de afdelingsvergadering. ADSV: Eigenlijk had die €9000 beter aangepast kunnen worden. PENNINGMEESTER: Er was geen tijd meer over. RDZC: Wijziging van begroting is niet mogelijk, dat is al vastgesteld tijdens de ALV van vorig jaar. LIGHTTOWN: Praat Luuk namens afdeling veldvoetbal of ADSV? Deze discussie lijkt op een zaak van afdeling veldvoetbal. VOORZITTER: Inderdaad is het een zaak van de afdeling zelf. DSV DE DOMMEL: blz. 15 Hoe zit het met de huur van GGMD? Er is een huurachterstand van €1200. PENNINGMEESTER: Er is geen sprake van huurachterstand. Het klopt dat de huur van enkele maanden nog betaald moet worden. Pas als GGMD ons de maandelijkse facturen stuurt, gaan we over tot betaling. Het is de keuze van GGMD om ons nog geen facturen te sturen. We hebben het wel meegenomen als kosten en een als nog te betalen verplichting in de jaarrekening. DSV DE DOMMEL: We zien graag een terugkoppeling daarvan in het jaarverslag. DSV DE DOMMEL: Accountants- en administratiekosten zijn €6580. Volgens ons is dit behoorlijk veel geld ondanks de bezuinigingen. Hoe zit dat? PENNINGMEESTER: Niet blij met de hoge accountantskosten, ondanks dat het wel goedkoper is. Dit komt door de vele accountantscontroles. RDZC: €10000 aan accountantskosten? Er staat €5000? PENNINGMEESTER: Het gaat erom dat er nog betaald moet worden. Dit is een schuld. Volgend jaar is
6
er een kennismaking, daarvan gaan de kosten er nog af. Hopelijk zal het tussen €4000 en €5000 zijn. DSV DE DOMMEL: blz. 17 Verzekeringen €3059. Welke verzekeringen zijn er gesloten? Leden hebben toch een eigen aansprakelijkheidsverzekering? PENNINGMEESTER: In ons geval zijn eerst de verenigingen in eigen competities verzekerd door KNDSB. VOORZITTER: Alles onder auspiciën van KNDSB is KNDSB aansprakelijk en zijn we verzekerd daarvoor. DSV DE DOMMEL: Er zijn schulden bij de afdelingen, wordt de begroting wel voldoende gehandhaafd met betrekking tot de kosten ten opzichte van de uitgaven? Dit is behoorlijk veel geld. PENNINGMEESTER: Sommige afdelingen hebben eigen geldwervingen. Dit is niet zichtbaar. Terugkoppeling naar de vraag van ADSV, de specificatie is namelijk wel zichtbaar. DSV DE DOMMEL: Er zijn 4 spelers naar WK squash geweest en dit kostte €16.143. Wel erg veel, hoe kan dat? Er is namelijk €7000 begroot. PENNINGMEESTER: Sporthal en voorbereiding waren gratis. Er is wel een rekening binnen gekomen én daarnaast ook een bevestiging dat er niet betaald hoeft te worden. Eigenlijk staat het op 0. DSV DE DOMMEL: We willen ook duidelijk maken dat we niet akkoord gaan met de lening die is voorgesteld om de betalingsachterstand te voldoen. PENNINGMEESTER: KNDSB leent pas geld met akkoord van de ALV. Er moet dan wel een meerderheid zijn. DSV DE DOMMEL: Hoe zit het met de betaling van de huurachterstand? €1200? PENNINGMEESTER: Nogmaals, we hebben nog geen rekening gekregen. Misschien krijgen we het wel bij ons vertrek uit het gebouw van GGMD. We houden hier wel rekening mee. In ieder geval betalen we niets zonder een factuur te hebben gekregen. GDVV MARTINISTAD: Afdeling zaalvoetbal had €2600 euro te kort tijdens het WK. Hoe wordt dit gedekt? Door te schuiven met de bedragen? PENNINGMEESTER: KNDSB betaalt in principe de tekort. PENNINGMEESTER: We hebben nog 3 opmerkingen van de accountant gekregen over de jaarrekening: - Paraferen door de afdelingen is niet voldoende. In 2013 worden de afdelingen streng aangepakt. - Begroting overzicht is niet duidelijk. Er moeten meer specificaties zijn. Afdelingen moeten ook duidelijkere begrotingen indienen. Dan kunnen we het ook beter uitleggen. - Afdelingen moeten de begroting ook voor akkoord tekenen. VOORZITTER: Volgens de accountantsverklaring is de jaarrekening volledig nagekeken door de accountant. We zijn transparant en een betrouwbare partner voor fondsen. Ze vragen altijd om accountantsverklaring en jaarrekening en dat geven we dan ook. ADSV: Wat wordt er gedaan met het verschil van de uitgaven van Deaflympics ten opzichte van budget? PENNINGMEESTER: We willen zo min mogelijk uitgeven. Wel moeten alle kosten onder de post Deaflympics komen. Wat overblijft, gaat terug naar de fondsen. ADSV: Hoe zit het met de voorbereidingskosten voor Deaflympics? Fondsen betalen dat toch niet? VOORZITTER: Fonds Gehandicaptensport doet dat wel. DSV CATHARIJNE’83: blz. 17 Wat houden lidmaatschappen en abonnees in? PENNINGMEESTER: ICSD, Golfbond, boekhoudprogramma’s etc. Voor meedoen aan EK/WK moeten we ook een fee betalen. DSV CATHARIJNE’83: Graag volgende keer specificeren, dan is het ook duidelijker. RDZC: Hoeveel de lidmaatschappen en abonnees inhouden, dat staat vast. Begroting daarvoor op 0 bestaat niet. Je weet elk jaar al zeker hoeveel je daaraan gaat uitgeven. DSV CATHARIJNE’83: blz. 20 €2850 voor aankoop van computers? VOORZITTER: We hebben een kantoor en toen ook vaste medewerker. Daarom schaften we ook 2 computers, 1 laptop en een printer aan. Dit heeft in het totaal zoveel gekost, inclusief de infrastructuur van het netwerk. DSV CATHARIJNE’83: Graag volgende keer specificeren.
7
Met de stemming is de jaarrekening 2013 unaniem goedgekeurd door de ALV. 5. ISR Reglementen De reglementen dienen bekrachtigd te worden door de ALV door hiervan kennis te hebben genomen. De ALV verklaart bij deze hiervan kennis te hebben genomen. 6. Rondvraag ADSV: Jullie hebben gezegd dat de ledenadministratie nu strak wordt aangepakt. Hoe zit het dan met het opvragen van audiogrammen en wat zijn de gevolgen hiervan voor de verenigingen? VOORZITTER: Streven is dat bij een nieuwe lidmaatschapsaanvraag de audiogram gelijk wordt doorgestuurd naar ICSD. Wat betreft de bestaande leden, laten we het zo staan. Alleen als er iets mis is met de audiogram of er geen audiogram is, dan wel opnieuw opvragen. Bij ICSD mogen de audiogrammen maximaal 1 jaar oud zijn. Hierop houden we wel toezicht. ADSV: Hoe zit het dan met internationale toernooien en dergelijke? Dan moeten we toch ook audiogrammen van leden opvragen? VOORZITTER: Vanaf dit jaar wordt bij de ledenadministratie alle audiogrammen gecheckt. DSV KENNEMERLAND: Van de leden die al zeker weten dat ze niet worden geselecteerd worden voor het nationale team, hoeven de audiogrammen niet naar ICSD doorgestuurd te worden. VOORZITTER: Oké, maar in ieder geval wel naar KNDSB ledenadministratie. DSV DE DOMMEL: Er is een boze mailing geweest door 1 vereniging. Ze proberen het hoofdbestuur zwart te maken. We hebben het gevoel in een dilemma te staan, want we zijn ook bewust dat we de statuten en reglementen moeten volgen. Wat moeten we doen met die mailing? De ALV heeft toch toezicht op het hoofdbestuur? VOORZITTER: Met modder gooien is niet nodig. Is er bewijs dat we de statuten en reglementen niet volgen? Zo ja, dan zien we het graag dat het concreet wordt gemaakt. DSV CATHARIJNE’83: Wat gaat er gebeuren met het huidige hoofdbestuur? Velen zijn weg of gaan weg. Het is wel een ongelukkig moment. VOORZITTER: KNDSB wordt gedragen door de ALV en achterban. Het is inderdaad een ongelukkig moment. Toch moeten we proberen door te gaan met lopende zaken. GDVV MARTINISTAD: Het is onze wens dat de ledenadministratie volledig digitaal wordt. VOORZITTER: Er moet wel getekend worden, dan pas is het juridisch correct. Dit kan wel gebeuren door te scannen of het per post te sturen. Ons streven gaat ook naar volledige digitalisering van de ledenadministratie. 7. Vaststellen volgende vergadering De volgende ALV wordt vastgesteld op vrijdagavond 8 november 2013 om 19.30 uur. Locatie: wordt later bekend gemaakt. 8. Sluiting Henk van Hardeveld wordt in het zonnetje gezet door het bestuur en wordt bedankt voor al zijn diensten voor KNDSB in de afgelopen 13 jaar. Hierna sluit de voorzitter de ALV om 22:26 uur onder dankzegging voor de komst en inbreng van de verenigingen en persoonlijke leden, en graag tot de volgende ALV.
8
