GMR VERGADERING 27 SEPTEMBER 2005
Overzicht van aan- en afwezigen
School Anne Frank Apollo 11
GMR-vertegenwoordiger Lex van Casteelen Misja Heller
Aanwezig Nee Ja
Dr. Bosschool De Cirkel De Hoge Raven
Daniele van Essen Rico van Teijlingen Jasper Bunt Inge Beewen
Ja Ja Ja Ja
Jan Nieuwenhuyzen Jenaplan Witte Vrouwen
Bregje Creemers Rien van Keeken Victor Hopman
Ja Ja Ja
Jules Verneschool Kaleidoscoop Kees Valkensteinschool De Kleine Dichter De Klim De Koekoek Kohnstammschool Luc Stevensschool Maaspleinschool De Meander Oog in Al De Pantarijn Parkwijck Pr. Margrietschool Rietendakschool Tuindorpschool
Rinske Bos Sonja Wierenga Ellen Bavinck Michel Henri Vera Lettinck Wytse de Jong Jos Scheurink Eric Heijs Carla Bransen Yadigar Yigit Wouter Vermeulen Johan van der Pol Peter Kolmeijer Fanny Groenendijk Annemieke van Asch Annelies Kampschuur Jacqueline de Planque
Ja Ja Ja Afgemeld Ja Afgemeld Afgemeld Afgemeld Ja Afgemeld Ja Ja Ja Ja Ja Afgemeld Ja
De Twijn SPO
Ellen Meijer Barend Sneller Thea Meijer
Ja Ja Ja
Voordorp Notuliste
Eric van Dorp Hans Vermeulen Karin Koeleman
Ja Ja Ja
Agendalid Dr. D. Herderscheeschool De Panda Het Zand Overvecht Rijnsweerd Vleureweide Waterrijk
VERSLAG GMR VERGADERING D.D. 27 SEPTEMBER 2005
1. Opening Berend opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom en in het bijzonder de nieuwe scholen die in de GMR hebben plaatsgenomen, te weten, Luc Stevens, Voordorp, Anne Frank en Kaleidoscoop. Een kennismakingsronde wordt gemaakt waarin iedereen zich voorstelt. Bé Keizer is aanwezig in verband met zijn herbenoeming als bestuurslid.
2. Notulen 14 juni 2005 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. De actiepunten 1, 2, 6 en 7 zijn vandaag behandeld. Aan actiepunt 3 is voldaan.
3. Ingekomen stukken Geen
4. Mededelingen DB
a. De volgende locaties zijn voor de GMR vergaderingen vastgelegd: 06-12-05 Witte Vrouwen 28-02-06 De Cirkel
25-04-06 De Meander 13-06-06 De Pantarijn Daarnaast is geïnformeerd welke GMR-leden de voorkeur geven aan een vaste vergaderlocatie bij SPO. Het merendeel van de aanwezigen geeft de voorkeur voor een vaste locatie. De volgende GMR vergadering wordt hierover een besluit genomen. b. Op verzoek kunnen de vergaderstukken voortaan digitaal worden aangeleverd. De aanwezigen hebben dit aangegeven op de adressenlijst die rond is gegaan. De jaarrekening is nog niet digitaal beschikbaar. De jaarplanning is 26 september digitaal verstuurd. Aan de overige GMR-leden wordt de jaarplanning alsnog toegestuurd.
a. 17 november aanstaande is er een netwerkbijeenkomst over het zorgbeleid. Deze bijeenkomst is bedoeld voor de hele MR. De doelstelling van de avond is uitwisseling van kennis en interactie. Anneke Stokman verzorgt de presentatie. De uitnodiging volgt. d. Van januari tot en met april 2006 is Barend afwezig. Gedurende deze periode neemt Johan de voorzittersrol over. e. Verzocht wordt afmeldingen voor de GMR vergaderingen aan Johan door te geven.
SPO Vanuit SPO zijn er de volgende mededelingen: a. Een nieuwe basisschool die van start is gegaan, is Het Zand. In het najaar is het schoolgebouw gereed. Tot die tijd is Het Zand in de Parkwijck school gevestigd.
b. Het meerjaren beleidsplan 2004-2008 van SPO is via de scholen in boekvorm verspreid. De directie speelt het plan door naar de MR geleding. Achter in het boekje staat de globale planning per jaar aangeven. c. Vanmiddag is het ABC loket in Leidsche Rijn geopend. Doel is kinderen van 0-12 jaar met ontwikkelingsproblemen of zorgvragen te ondersteunen. ABC staat voor: Alerte signalering, Beoordeling en Coördinatie van de zorg. Een breed multidisciplinair team is hiervoor beschikbaar. De eerste ervaringen van de proef ABC Jeugdteam zijn vastgelegd. d. Momenteel wordt hard gewerkt aan de SPO website met als doel de informatievoorziening te verbeteren (www.openbaaronderwijsutrecht.nl). Zo wordt onder andere de toegankelijkheid verbeterd, komt er een link voor personeel en MR-leden om beleid in te zien en wordt een en ander in een nieuw jasje gestoken. Vanuit SPO is schriftelijk de volgende informatie verstrekt: a.
De ID-banen zijn beëindigd en een conciërgepool is opgericht. Het merendeel van de “IDbaners” is bij Werkbedrijf Utrecht in dienst gekomen. De scholen mogen voor circa € 5000 - € 6000 per jaar een conciërge inhuren via het Werkbedrijf Utrecht. De gemeente is per 1 september akkoord gegaan met de oprichting van de conciërgepool zonder hier een tijdslimiet aan te koppelen. Het stuk wordt rondgedeeld.
b.
Met de notitie “Op weg naar een Raad van Toezicht ...?” geeft het bestuur informatie over haar
overwegingen en de rol die het bestuur in de nabije toekomst voor zichzelf ziet. Het bestuur zal meer en meer een toezichthoudende rol vervullen en als sparring partner fungeren voor de algemene directie. De notitie wordt uitgedeeld.
MR-en De school, De Twijn, is officieel erkend als Daltonschool.
5. (Her)benoeming bestuursleden SPO heeft een bestuur dat de algemene directie aanstuurt. In het bestuur hebben vijf leden zitting. Na 2 jaar zitting vindt roulatie plaats. Een herbenoeming wordt voorgelegd voor Bé Keizer en Veerle Pachen wordt voorgedragen als nieuw bestuurslid.
Bé heeft 6 à 8 jaar zitting in het bestuur van SPO. Hij wil nu aan zijn laatste termijn beginnen als bestuurslid. Bé heeft zich met name met de verzelfstandiging beziggehouden. Hij is onder andere intensief bezig geweest met de invoering van een goede bedrijfsvoering en heeft de financiën op orde gesteld. De lump sum bekostiging zorgt voor ingrijpende wijzigingen. Hij verwacht van de GMR dat zij een sparringpartner van de algemene directie zijn.
Veerle is 3 jaar lang voorzitter van de GMR geweest en heeft hierdoor kennis gemaakt met de SPO. Zij ziet de SPO als een professionele organisatie waar zij zich graag voor wil blijven inzetten. Zij wil met name een bijdrage leveren aan de nieuwe weg die het bestuur op gaat. Een regelmatig bezoek van bestuursleden aan scholen onderschrijft zij zeer.
Harry Boukes die een aantal jaren in de GMR heeft meegedraaid ervaart het bestuur van SPO op een te grote afstand. Hij pleit naast het jaarlijks overleg en de koersmiddag voor meer formele momenten tussen bestuur en GMR zodat meer informatie-uitwisseling plaatsvindt.
6. Jaarrekening en jaarverslag 2004 Eric van Dorp licht de jaarrekening en het jaarverslag 2004 toe. In verband met het grote volume (meer dan 100 pagina’s), zijn de exploitatieoverzichten van de afzonderlijke scholen weggelaten in de toegezonden stukken. De oude administratie is op orde. Door de jaarrekening 2004 is een goede kijk gekregen op de financiële stand van zaken. Hierdoor zijn de problemen boven water gekomen. Pluspunt van de overschrijding van de kosten is, dat het incidentele kosten betreft en geen structurele kosten. De “Begeleidende notitie jaarrekening SPO Utrecht 2004” wordt per pagina doorlopen. •
Pagina 1 eigen vermogen: SPO heeft een negatief eigen vermogen. In de komende jaren zal in de uitgaven worden gesnoeid. Dit zal met name op de personele kosten zijn. De personele
kosten zijn met € 800.000 overschreden door onder andere de inhuur van extern personeel, de hoge kosten voor het administratiekantoor en extra kosten die zijn gemaakt voor ID en OALT. Eind van het jaar wordt een nieuw contract met een administratiekantoor gesloten. Momenteel wordt € 500.000 voor dit contract betaald. Een kostenbesparing is zeker realiseerbaar. Tevens gaan kosten bespaard worden op het nieuwe ARBO contract. •
Bij de lump sum methode wordt een gemiddelde loonsom uitgekeerd. Er is geen bedrag gereserveerd voor personele risico’s zoals bijvoorbeeld ouderschapsverlof. Momenteel is hiervoor € 1 miljoen beschikbaar. Dit is niet voldoende voor 800 mensen. De komende vijf jaar wordt hier een bedrag voor opgebouwd.
•
Het personeel van het bovenschoolskantoor (7 mensen) wordt betaald door de bruidsschat. De gemeente heeft het hele bedrag van € 5 miljoen overgemaakt. De bruidsschat is over 5 jaar op.
•
Pagina 2 positief exploitatiesaldo: Risico’s die niet zijn voorzien moeten door alle scholen worden gedragen. De nieuwe gewichtenregeling zorgt ook voor onzekerheid. Dit kan een herverdeling van schoolbudgetten betekenen.
•
Pagina 10 € 3,075 miljoen: dit is de betaling van het bovenschools bestuur. Bij de overdracht heeft de gemeente afgesproken dat reserves en voorzieningen pas worden overgemaakt als de jaarrekening klaar is.
7. Nieuw ARBO contract Thea Meijer geeft een toelichting. De SPO werkt sinds een aantal jaren met een “all in” contract met Arboned. Per 1 oktober aanstaande loopt het contract af. Per 1 juli 2005 is een wijziging in de arbowetgeving waarbij er meer mogelijkheden zijn voor een werkgever om zelf te bepalen hoe de arbozorg wordt georganiseerd. De regie komt bij de directie te liggen. In beginsel lag de nadruk op de aanpak van langdurig ziekteverzuim. SPO wil nu een contract dat zich richt op kort ziekteverzuim en preventie. SPO heeft verschillende gesprekken met BGZ-diensten gevoerd. Voorstel is om per 1 oktober aanstaande een jaarcontract af te sluiten met Arboslim. In 2007 wordt bekeken of een gezamenlijke inkoop door de 3 besturen (openbaar, katholiek en protestant christelijk onderwijs) mogelijk is. Overige opmerkingen die zijn gemaakt: •
De ARBO dienst geeft op schoolniveau inzicht in het ziekteverzuim. Eén keer per jaar wordt op algemeen niveau gerapporteerd.
•
Het ziekteverzuim is momenteel 11%. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door een hoog verzuim van het onderwijs ondersteunend personeel (OOP). Het landelijk gemiddelde ziekteverzuim van het primair onderwijs is 8%.
•
De directeuren volgen trainingen op het gebied van inhoud en vaardigheden.
•
Vaak liggen de problemen op het gebied van communicatie.
•
De deskundige van de ARBO dienst heeft ook een geheimhoudingsplicht.
•
De dossiers worden per 1 oktober aanstaande overgedragen.
8. Vakantierooster 2006 - 2007 Thea Meijer vraagt positief te adviseren op het vakantierooster 2006-2007 zodat geen ongelijkheid in de stad ontstaat. In het groot stedelijk overleg is nog getracht de Krokusvakantie later te plannen. Dit is helaas niet gelukt.
9. Presentatie uitslag MR enquête Barend geeft de resultaten van de “Enquête professionaliteit van MR-en” weer. Alle MR-en hebben een brief met vragen ontvangen die betrekking hebben op professionaliteit. •
Response is 84% (21 van de 25 MR-en hebben de enquête ingevuld)
•
Gemiddelde score van professionaliteit is 56% (komt overeen met schoolcijfer 5,6)
•
Spreiding tussen de scholen varieert van 21% tot 74%
Er zijn vijf blokken met vragen gesteld. Goed ontwikkeld zijn de volgende blokken: •
Werkwijze MR
•
Contacten met directie
•
Contacten tussen MR en GMR
Blokken die minder goed ontwikkeld zijn, zijn: •
Contacten MR met achterban, overall score is 37%
•
Deskundigheidsbevordering MR (cursussen, intervisie)
Dieper ingaand op de blokken, is het volgende op te merken: Binnen “werkwijze MR” verdienen vooral agenda, het halen van de planning en het maken van een concreet besluit de aandacht. Bij de “contacten tussen MR en GMR” kan de informatieuitwisseling beter. Ten aanzien van “deskundigheidsbevordering” is de vraag of er sowieso behoefte is aan scholing en opleiding. Hierbij wordt de opmerking gemaakt dat een kleine school weinig middelen heeft om cursussen te volgen. Tijdschriften worden slecht gelezen.
Aanbevelingen aan de GMR zijn: 1.
Onderzoek of een MR zich wil verbeteren/professionaliseren
2.
Geef meer inhoudelijk informatie aan MR-en
3.
Regel visitaties van MR-en bij elkaar
4.
Zorg voor uitwisseling “best practices” voor: •
betrekken van de achterban
•
opstellen agenda
•
vergaderingplanning
•
besluitvorming
Na afloop van de presentatie wordt gediscussieerd over de toezending van de stukken voor de GMR vergadering. Doordat zij soms laat worden toegestuurd, zijn ze moeilijk terug te koppelen naar de MR en zijn bepaalde zaken al een voldongen feit. Dit is de reden dat voor bepaalde stukken een tweeslag is ingevoerd. Deze stukken worden eerst informatief behandeld en in de volgende GMR vergadering vindt de besluitvorming plaats. Streven is om stukken 10 dagen van tevoren toe te sturen. De GMR kan overigens helpen met de vertaling naar de MR toe.
10. Rondvraag •
Fanny Groenendijk van Parkwijck vraagt naar de stand van zaken van het kwaliteitsbeleid. Zij meldt dat de MR een ouderenquête wil houden. Thea Meijer licht toe dat in de vergadering van december het kwaliteitsbeleid wordt behandeld. De ouderenquête is daar onderdeel van. Volgend voorjaar zijn de resultaten bekend. Iedere school staat vrij om een ouderenquête te houden. De Kleine Dichter, De Cirkel, Witte Vrouwen hebben recentelijk een ouderenquête gehouden. Tot slot wordt gemeld dat de Inspectie altijd zeer geïnteresseerd is in de resultaten van ouderenquêtes.
•
Eric Heijs van de Kohnstammschool heeft een vraag over de do’s en dont’s van tussenschoolse opvang. Thea Meijer meldt, dat zodra het wetsvoorstel er is, het kader van de tussenschoolse opvang aan de scholen wordt gegeven. Als scholen een goede overblijfregeling hebben, wil SPO dit graag weten. Voor vragen over de tussenschoolse opvang, kan de MR verwijzen naar de directie.
•
Jaarlijks worden door ouders vragen gesteld over de invoering van een continu rooster. Vier scholen hebben reeds een continu rooster ingevoerd, namelijk: Luc Stevens, De Pantarijn, De Meander en Apollo 11.
•
Thea Meijer bedankt Veerle voor haar betrokkenheid en deskundigheid. Thea Meijer en Erik van Dorp verlaten vervolgens de vergadering.
11. Informatie over facilitering P(G)MR •
Vanuit SPO is er geld beschikbaar voor scholing op het gebied van lump sum. Voorstel is om dit gezamenlijk te doen en een bureau een voorstel te laten doen. Er zijn reeds twee offertes aangevraagd bij VOO en AOB. In het voorjaar 2005 heeft VOO startbijeenkomst lump sum gehouden. Deze startbijeenkomst gaf algemene informatie over lump sum en londo. Vraag is of zij in staat zijn gerichte informatie te geven in een vervolgtraining. Johan geeft aan dat hij het voorstel van AOB teleurstellend vindt.
•
Er vindt discussie plaats over naar welke variant/optie de voorkeur uitgaat, namelijk bespreking van de eigen of een fictieve begroting. Veerle stelt voor om beide opties te combineren. Bekijk eerst de bestuursbegroting en vervolgens de schoolbegroting. Volgorde van behandeling is: bestuursbegroting, schoolbegroting, systematiek en schoolbeleid.
•
Voorgesteld wordt aan VOO te vragen het voorstel verder uit te werken en een nieuwe offerte te maken. Hierbij wordt een clausule ingebouwd dat op 2 scholen een pilot wordt gehouden. Na de pilot vindt een evaluatie plaats. De wens wordt geuit dat VOO inspeelt op de wensen van de groep. De school geeft van tevoren het niveau aan. Het idee wordt geopperd dat de training uit een basis bestaat die voor iedereen gelijk is en dat daarna een keuze uit modules kan worden gemaakt.
12. Besluitvorming agendapunten 5, 6, 7 en 8 •
Iedereen is positief ten aanzien van de herbenoeming van Bé Keizer en de voordracht van het nieuwe bestuurslid Veerle Pachen (agendapunt 5).
•
Voor agendapunt 6, de jaarrekening en jaarverslag 2004, wordt een positief advies gegeven.
•
De personeelsgeleding is akkoord met het voorstel voor een nieuw ARBO contract (agendapunt 7).
•
Met agendapunt 8, het vakantierooster 2006-2007, is iedereen het eens.
13. Afscheid van Veerle Pachen en Harry Boukes Ten slotte wordt afscheid genomen van Veerle Pachen en Harry Boukes als GMR leden. Beiden worden bedankt voor hun inzet en enthousiasme. Harke Hofman en Ad van Tok hebben de GMR ook verlaten. Zij zijn vanavond niet aanwezig. Monique Hofman heeft haar werkzaamheden als notuliste beëindigd.
OPENSTAANDE ACTIEPUNTEN
1
Datum 14-06-05
2
14-06-05
3
14-06-05
4
14-06-05
5
14-06-05
6
14-06-05
7
14-06-05
8 9 10 11
27-09-05 27-09-05 27-09-05 27-09-05
Actie GMR enquête behandelen in GMR-bijeenkomst van september 2005 GMR-vergaderlocaties vaststellen in GMRbijeenkomst van september 2005 Beëindiging GMR-lidmaatschap doorgeven aan Johan van der Pol Situatie tussenschoolse opvang agenderen voor bespreking in GMR Reglement van ouderraad, voor zover aanwezig, toesturen aan Sonja Wierenga (Jules Verneschool) Kandidaten nomineren voor bestuursvacature bij Barend/Johan voor 1 september a.s. DB stelt activiteitenplan op ter onderbouwing van de aan te vragen scholingsgelden 2004-2005 voor lump sum (facilitering P(G)MR). Vergaderlocatie vast of wisselend Jaarplanning versturen aan overige GMR leden Uitnodiging netwerkbijeenkomst 17-11-05 Uitgebreide offerte aanvragen bij VOO voor lump sum training
Actie door DB
Actie gereed 27-09-05
DB
27-09-05
GMR
27-09-05
DB GMR GMR
27-09-05
DB
27-09-05
DB DB DB DB
BESLUITENLIJST
1 2 3 4
Datum 27-09-05 27-09-05 27-09-05 27-09-05
Besluit Voorgedragen voor herbenoeming Bé Keizer en benoeming Veerle Pachen Positief advies jaarrekening en jaarverslag 2004 Positief advies P-geleding nieuw ARBO contract Instemming vakantierooster 2006-2007
