GMR VERGADERING 15 FEBRUARI 2005
Overzicht van aan- en afwezigen
School Apollo 11 Dr. Bosschool De Cirkel De Hoge Raven Jan Nieuwenhuyzen Jenaplan Witte Vrouwen
GMR-vertegenwoordiger Harry Boukes Veerle Pachen Fleur Bominaar Inge Beewen Rien van Keeken Kiki Poels
Aanwezig Afgemeld Ja Ja Nee Ja Ja
Jules Verneschool Kees Valkensteinschool De Kleine Dichter De Klim De Koekoek Kohnstammschool Maaspleinschool De Meander Oog in Al De Pantarijn Parkwijck Pr. Margrietschool Rietendakschool Tuindorpschool
Janine Kerstholt Sonja Wierenga Marcel van Dijk Vera Lettinck Wytse de Jong Jos Scheurink Eric Heijs Yadigar Yigit Ad van Tok Johan van der Pol Peter Kolmeijer Fanny Groenendijk Harke Hofman Annelies Kampschuur Jacqueline de Planque (o)
Ja Afgemeld Ja Ja Ja Ja Ja Afgemeld Ja Nee Ja Afgemeld Ja Ja
De Twijn SPO
Ellen Meijer Barend Sneller Thea Meijer
Ja Ja
Eric van Dorp Monique Hofland
Ja
Notuliste Agendalid Anne Frank Dr. D. Herderscheeschool Luc Stevensschool Voordorp
VERSLAG GMR VERGADERING D.D. 15 FEBRUARI 2005
1. Opening Veerle opent de bijeenkomst en heet de aanwezigen welkom. Afmeldingen zijn ontvangen van Marcel van Dijk, Harke Hofman, Ad van Tok en Harry Boukes.
2. Notulen (7 december 2004) Blz. 2, punt 4, de tweede startbijeenkomst over lump sum financiering vindt donderdag 17 februari a.s. plaats. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
Actiepunten: •
•
Wordt reistijd als werktijd gezien indien een leerkracht terug moeten komen nadat hij al naar huis is gegaan: de notitie ‘reistijd in relatie tot werktijd’ is bij de vergaderstukken gevoegd en dient als antwoord op deze vraag. Toesturen schriftelijke afspraken inzake POVO procedure: deze procedure is bij de vergaderstukken gevoegd.
3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.
4. Mededelingen
DB a.
De GMR bestaat dit jaar 10 jaar. Het db wil dit vieren middels een mini-symposium met als thema ‘de visie op medezeggenschap’ in mei. Duur: ongeveer 45 minuten gevolgd door een borrel. Tijd: 17.00 -19.00 uur. Naast alle MR-leden wordt vooralsnog gedacht aan het uitnodigen van een vertegenwoordiger van het
ministerie, van de onderwijsbonden en iemand van de landelijke ouderorganisaties. b.
Donderdag 17 februari a.s. vindt de tweede startbijeenkomst over lump sum financiering plaats. De invulling zal identiek zijn aan de eerste bijeenkomst. Er zijn nog plaatsen over. Aanmelden kan bij Johan van der Pol.
c.
Beleidsstukken die eerder dit schooljaar zijn uitgereikt tijdens GMR-vergaderingen liggen klaar om mee te nemen voor diegenen die hierover nog niet beschikken.
d.
De GMR heeft voor dit schooljaar haar speerpunt ‘professionalisering van de medezeggenschap’ geherformuleerd. In de vorige bijeenkomst is afgesproken dat een werkgroep zich hierover zou buigen ter voorbereiding van de discussie binnen de GMR. De werkgroep zal bestaan uit: Yadigar Yigit, Eric Heijs, Barend Sneller en het DB GMR.
SPO e.
De wethouder heeft alle schoolbesturen uitgenodigd om over de id-banen problematiek te praten. Het gaat hierbij om het voorstel om de huidige id-ers middels een inleen-overeenkomst door een bedrijf in dienst te laten nemen. De kosten voor de scholen hiervoor zijn vrij hoog.
f.
Per 1 januari jl. is de SPO overgegaan naar een andere beheersorganisatie, zijnde de firma Asset. Met deze firma is een 3-jarig contract afgesloten.
g.
Na de zomervakantie start in Leidsche Rijn de 32ste school van de SPO: ’t Zand
MR-en h.
Yadigar Yigit uit haar zorgen over de communicatie. Zij vraagt of de vergaderstukken eerder toegezonden kunnen worden zodat bespreking met de MR mogelijk is. De voorzitter licht toe dat dit niet haalbaar is. Om toch te voorzien in een goede afstemming met de MR zullen onderwerpen zoveel mogelijk 2x in de GMR aan de orde komen: eenmaal informatief en een volgende keer ter advisering/instemming. Johan wijst er op dat GMR-leden zonder last of ruggespraak zitting hebben in de GMR. Dit maakt dat het niet strikt noodzakelijk is om te overleggen met de MR.
i.
Annelies Kampschuur informeert of andere MR-en die gastheer zijn voor een GMR-vergadering de kosten hiervoor uit het MR-budget moeten betalen en of andere MR-en de kosten voor het gebruiken van de school voor vergaderingen, kopieren e.d. zelf moeten betalen Dit blijkt bij andere scholen niet gebruikelijk. Wel blijkt er een verschil in het beheer van het MR budget. Er zijn MR-en die dit in eigen beheer hebben en elk jaar na afloop verantwoording afleggen over de gebruikte middelen. Andere scholen vragen de directeuren om een geldbedrag wanneer dit nodig is, meestal gebaseerd op een MR-plan vooraf.
5. Afrekening 2003, informatief (toelichting door Eric van Dorp) Eric schetst hoe de afrekening over 2003 tot stand is gekomen. Voor de verzelfstandiging van de SPO is door het toenmalige administratiekantoor een ondoorzichtige administratie gevoerd. Ten tijde van de verzelfstandiging in 2003 kon er geen jaarrekening worden opgeleverd, evenmin over de jaren 2001 en 2002. Daarom was het ook niet mogelijk een startbalans van de nieuwe stichting op te maken. Met de gemeente is in 2003 afgesproken om voor de jaren 2001 en 2002 geen aparte jaarrekening op te stellen maar alles in één keer af te rekenen middels de jaarrekening over 2003 (1e zeven maanden van 2003). De afrekening over 2003 heeft lang op zich laten wachten, vnl. veroorzaakt door bemoeienis van de gemeente en de miserabele administratie. Inmiddels is een goedkeurende verklaring van de account over 2003 ontvangen zodat de beginbalans van de SPO opgesteld kan worden. Uit de afrekening 2003 blijkt wat de gemeente aan reserves en voorzieningen heeft opgebouwd ten tijde van de BCPO Dit komt overeen met de inschattingen van de SPO. Het wachten is nu op de daadwerkelijke ontvangst van deze gelden. De jaarrekening over de laatste 5 maanden van 2003 is al klaar, zodat binnenkort een aanvang gemaakt kan worden met het opstellen van de jaarrekening 2004 incl. verslaglegging. Eric besluit met de opmerking dat het voor de accountant helaas niet mogelijk is gebleken de stukken voor deze GMR-vergadering op te leveren.
6. Begroting 2005, ter advisering (toelichting door Eric van Dorp) De voorliggende begroting 2005 is een algemene begroting voor de totale SPO. Iedere school maakt vervolgens zijn eigen begroting waarin ook zijn opgenomen de O&O-gelden, materiële kosten en salariskosten. Aan het eind van het jaar wordt voor iedere afzonderlijke school een balans en exploitatierekening gemaakt. De begroting 2005 is deels gebaseerd op de ervaringscijfers uit 2004, hetgeen eigenlijk een te korte ervaringperiode is. Een deel van de begroting wordt gemaakt op basis van reserves en voorzieningen; dit is in de voorliggende begroting nog niet goed verwerkt.
De begroting 2005 wordt per hoofdstuk doorgenomen. • •
•
Hoofdstuk 1 en 2 geen vragen/opmerkingen. Hoofdstuk 3, afschrijvingen. Hoe is het mogelijk dat deze op nul staan? Binnen het onderwijs kent men geen afschrijvingen, wel voorzieningen (reserveringen). Met de invoering van de lump sum financiering wordt overgegaan naar een systematiek van afschrijven. Dit vraagt een forse tijdsinvestering omdat alles geïnventariseerd en geactiveerd moet worden. Hoofdstuk 4, overige baten. Deze worden deels gevormd door ontvangsten van het Vervangingsfonds. Hoe is het mogelijk dat gelden worden ontvangen van het Vervangingsfonds terwijl het ziekteverzuim hoog is en derhalve veel premie moet worden betaald. De SPO betaalt premie aan het Vervangingsfonds, waarna het Vervangingsfonds geld stort op de SPO-rekening in geval van zieke medewerkers. Dit vind je terug onder overige baten.
•
•
•
Hoofdstuk 4.2, personele lasten. Begroot is om een financieel controller aan te trekken. Is deze functie niet te zwaar gelet op de inhoud van het werk; de SPO heeft maar beperkte financiële speelruimte. Eric legt uit dat overwogen wordt om een beleidsmedewerker financiën aan te trekken die belast zal worden met de dagelijkse financiële gang van zaken. Mogelijk is de benaming van controller niet de juiste. Dat neemt niet weg dat hij ook een deel controller werkzaamheden zal moeten uitvoeren. Hoofdstuk 4.3 huisvestingslasten. Wat veroorzaakt de grote stijging ten opzichte van 2004? De stijging van de energiekosten en de toename van het aantal gebouwen. Hoofdstuk 4.4 , onderwijsmateriaal. Waarom wordt de voorziening voor onderwijsmateriaal met 50% teruggebracht ten opzichte van 2004. De huidige voorziening is behoorlijk; de SPO acht het daarom mogelijk om het bedrag dat voor 2005 aan deze voorziening wordt toegevoegd, te halveren zodat voor 2005 meer budget overblijft voor andere zaken.
7. Informatie kwaliteitsbeleid, informatief (toelichting door Eric van Dorp) Eric legt uit dat vanuit het directeurenoverleg behoefte bestaat aan kwaliteitsbeleid. De standaarden gemaakt in het verleden zijn onvoldoende zodat gezocht is naar een compleet kwaliteitszorg model waarbij deze niet als extra belasting mag worden ervaren. Gekozen is om het INK-model te hanteren als ordeningsmodel. Het INK Managementmodel is vertaald naar een kwaliteitszorgmodel waarin aandachtsgebieden zijn geformuleerd. Vervolgens is geïnventariseerd welke meetinstrumenten aanwezig zijn op de diverse aandachtsgebieden. Hieruit bleek de onevenwichtige manier van de huidige kwaliteitszorg. Het is derhalve goed om dit professioneler vorm te geven. De firma Oberon begeleidt de invoering van het Kwaliteitszorgmodel onder de volgende voorwaarden: • • • • • • •
Het INK-model is het ordeningsmodel Aansluiten bij Inspectie Gebruik het bruikbare dat er al is Ontwikkel wat nodig is School(on)afhankelijk Praktisch bruikbaar Stapsgewijze introductie onder benoeming van kerngebieden
Een werkgroep Kwaliteitszorg is geformeerd waarin een groot aantal directeuren zitting hebben. Deze werkgroep toetst hetgeen dat Oberon ontwikkelt. Per kwaliteitsaspect zijn inmiddels indicatoren benoemd alsmede de kerngebieden. De volgende stap is om te bepalen hoe de indicatoren gemeten moeten worden. Tot slot rest de implementatie.
Oberon heeft een eindverslag gemaakt van de inventarisatie. Dit wordt uitgereikt. De bespreking van de benoemde indicatoren heeft nog niet in het directieberaad plaats gevonden en kan derhalve nog niet worden uitgereikt.
De SPO schat in dat de kernzaken in drie jaar afgerond kunnen zijn; men is nu ongeveer een jaar bezig met Oberon.
Vragen/opmerkingen •
•
•
•
• •
•
Zijn er consequenties aan verbonden indien de kwaliteit op een school onvoldoende is conform het kwaliteitszorgmodel? Het kwaliteitssysteem is niet bedoeld om te sanctioneren maar om de kwaliteit van het onderwijs inzichtelijk te maken en indien nodig te verbeteren. De kwaliteitszorg zal voor een deel een output-onafhankelijk vorm krijgen. De GMR vraagt het bestuur en de directeuren dit punt nadrukkelijker te bespreken en vast te leggen. Voor iedereen moet helder zijn wat het doel is van het kwaliteitszorgsysteem, wat er bereikt gaat worden en hoe omgegaan wordt met verschillen tussen scholen. Kwaliteitszorg is een intern instrument. Worden de meetgegevens richting externen zoals ouders gepubliceerd? Ja, wat het SPO-bestuur betreft gaat dit gebeuren. Waar staat de MR in dit proces? De schooldirecteuren dienen de MR-en in te lichten. Eric van Dorp zal hier bij de directeuren op aan dringen. Uiteraard kan de vertegenwoordiger vanuit de GMR ook zijn/haar MR informeren. Bespreking met de MR is noodzakelijk ter bepaling van school-specifieke doelen en het verkrijgen van draagvlak. Met het kwaliteitszorgmodel wordt een lerend effect beoogd; gerichte informatie uitwisseling kan plaatsvinden tussen scholen die een goede kwaliteit bieden op een bepaald vlak en scholen waar de kwaliteit minder goed is. Het zou goed zijn om een minimum kwaliteitsniveau in gezamenlijkheid te definiëren. Over welke fase adviseert de GMR? De GMR adviseert over de te benoemen indicatoren (de volgende fase). Het adviesrecht over het kwaliteitszorgsysteem ligt bij de GMR omdat het een bovenschools systeem is. Wat is er mis met de meetinstrumenten van de inspectie dat dit kwaliteitszorgsysteem wordt geïntroduceerd? De inspectie meet voornamelijk de output. De SPO wil breder kijken.
8. Rondvraag Wytse de Jong: in zijn MR constateert de oudergeleding dat de personeelsgeleding nogal eens zitting heeft in de MR vanuit de gedachte uren te moeten vullen en niet zozeer omdat het hen interesseert. Hij vraagt naar de ervaring van anderen en of er iets aan te doen is. De reacties van de andere GMR-leden zijn wisselend maar er is zeker herkenning.
Johan brengt een boekje voor alle scholen over de lump sum financiering onder de aandacht.
9. Besluitvorming agendapunt 6 De GMR wordt gevraagd advies uit te brengen over de begroting 2005, als besproken bij agendapunt 6. Er zijn geen opmerkingen. Een meerderheid adviseert positief over de begroting.
Volgende GMR-bijeenkomst
19 april a.s. 20.00 uur op de Maaspleinschool, Maasplein 1 te Utrecht.
OPENSTAANDE ACTIEPUNTEN
Datum 21-09-04 07-12-04
Actie Opvolgster voor GMR-voorzitter zoeken Heterogene klassen (De Klim) agenderen voor bespreking in GMR
Actie door GMR-leden db
Actie gereed
