Notulen
Vergadering Datum Plaats
GMR-vergadering 2013-03 Maandag 15 april 2013 CVO Groep Driebergen
Aanwezig
Namens
Mw. Mw. Mw. Dhr. Dhr. Dhr. Dhr. Dhr. Dhr. Dhr. Dhr. Mevr.
Revius Lyceum Wijk bij Duurstede Revius Lyceum Doorn Christelijk College Zeist Christelijk Lyceum Zeist Christelijk Lyceum Zeist Dijnselburgschool Leerling Revius Lyceum Doorn Leerling Christelijk Lyceum Zeist Ouder Dijnselburgschool Bestuurder (aanwezig deel 2) CVO Groep
JD SK SV HN JK AG TK YB JJ SP PD
Ouder Revius Lyceum Doorn
MO
Jolanda Doornenbal, vz Sarah Koefoed Sjaan Veenhof Hans Nouwen Jeffrey Koops Abe Gilijamse Thomas de Klein Youp Bremer Jos van Jaarsveld Stan Poels Peter van Dijen Astrid van Kooten (not)
Code
Afwezig Dhr.
Martin van de Oetelaar
Actie 03.1
Opening Jolanda opent de vergadering.
03.2
Vaststelling agenda / Mededelingen De agenda wordt vastgesteld. Er zijn geen mededelingen.
03.3
Ingekomen stukken • Besluitenbrief GMR-vergadering 2013-02 • Reglement vrijwillige ouderbijdrage • Jaarrekening 2012 • Scholingsuitgaven 2012 • Leerling-ouderenquêtes • Managementrapportage januari-februari 2013 • Bestuursformatieplan
03.4
Commissie Meerjarenbegroting 2014 en verder…. Jolanda geeft aan dat op 6 mei 2013 de commissie nog één keer bijeen komt. Op dat moment zijn ook de leerlingenaantallen bekend.
GMR-vergadering 2013-03
Pagina 1 van 7
Notulen
03.5
Reglement vrijwillige ouderbijdrage Jos zegt het een complex document te vinden; als de GMR er al discussie over voert, hoe moet dat dan met de ouders. Sjaan geeft aan dat voor het CCZ het onmogelijk is om voor vier jaar een overeenkomst te tekenen. Voorliggend document is: 1. Ondoorzichtig 2. Tegenstrijdige artikelen 3. Communicatie naar ouders 4. 4 jaar of langer tekenen te lang
03.6
Jaarrekening 2012 Jolanda vraagt collega’s naar hun ervaring met in- en uitstroom van collega’s. In 2015 wordt de maatschappelijke stage afgeschaft. Door scholen worden samenwerkingen aangegaan voor continuering. Hoe wordt dat dan gefinancierd? Met betrekking tot goedwerkgeverschap is een aparte notitie, tijdspad? Sarah vraagt of de kengetallen op bladzijde 24 en bladzijde 44 hetzelfde zijn? Dit is niet het geval. In deel 2 zal hiernaar gevraagd worden.
03.7
Scholingsuitgaven 2012 Voorliggend document laat grote verschillen zijn; onderbouwing ontbreekt.
03.8
Leerling-ouderenquêtes Dit document is niet ontvangen.
03.9
Managementrapportage januari-februari 2013 De voorliggende rapportage is over heel 2012. Wanneer wordt de rapportage januari – februari verwacht?
03.10
Bestuursformatieplan In de pGMR is uitgebreid gesproken over het bestuursformatieplan. Een volgende afspraak is gemaakt op dinsdag 14 mei 2013 met de pGMR.
03.11
Deel 2 Notulen GMR-vergadering 2013-02, d.d. 11 maart 2013 Bladzijde 2, agendapunt 02.4 Commissie Meerjarenbegroting 2014 en verder.. ……. vrijwillig meer uren les geven, beeldende vorming en muziek geen examenvakken meer moet zijn ….. vrijwillig meer uren les te geven, geen doorgang meer van examenvakken met kleine aantallen leerlingen.
GMR-vergadering 2013-03
Pagina 2 van 7
Notulen
Bladzijde 5, 02.16 Functieomschrijving bestuurssecretaris Sarah geeft aan zich zorgen te maken over de invulling van de taken van het Hoofd ICT. In hoeverre is het Hoofd ICT fulltime nodig? Moet zijn Sarah geeft aan dat de benchmark van Berenschot afgewacht moet worden om dan met die informatie naar de inschaling te kijken. Naar aanleiding van: Bladzijde 5, Rondvraag, harmonisatie DR-uren Stan geeft aan dat in de nieuwe versie van het Bestuursformatieplan de harmonisatie DR-uren wordt verwerkt. Bladzijde 5, Rondvraag, managementrapportage In de mei vergadering zal de managementrapportage over januari-februarimaart worden geagendeerd. 03.12
Stand van Zaken • Passend Onderwijs Bestuurlijke inrichting. Statuten en reglement zijn klaar. Gekozen is om een extern onafhankelijk voorzitter te werven. Deze vacature wordt binnenkort gepubliceerd. Ondersteuningsplan en ondersteuningsplanraad. In mei 2013 wordt een lichte wervingscampagne gestart om ouders en leerlingen te werven. De raad dient het ondersteuningsplan goed te keuren. LWOOpro zal in 2015 onder Passend Onderwijs komen. Na de zomervakantie zullen er inloopsessies worden georganiseerd voor zorgcoördinatoren, teamleiders e.d. Financiën. De korting van het budget LWOOpro is van tafel. De bezuiniging wordt toegepast op het totaal Passend Onderwijs. Een meerjarenbegroting is gemaakt. Het model heeft nog heel veel onzekerheden. • Revius Wijk oudbouw/nieuwbouw De afronding is bijna gereed. De CVOgroep zal een bijdrage van € 350.000,-• Overheadkosten Berenschot De benchmark valt in twee delen uiteen: 1. Overhead Centraal Bureau 2. Overhead scholen De totale overhead van de CVOgroep ligt op het gemiddelde. Ad 1. Centraal Bureau ligt ruim onder het gemiddelde. Ad 2. Scholen liggen iets boven het gemiddelde. In de referentiegroep zijn 24 scholen vertegenwoordigd. Het rapport wordt naar de GMR gestuurd.
GMR-vergadering 2013-03
SP
Pagina 3 van 7
Notulen
• Leerlingenaantallen De aanmeldingen tot 12 april 2013 zijn: CLZ : 282 CCZ : 67 Revius Doorn : 205 Revius Wijk : 254 Dijnselburg : 17
03.13
Reglement vrijwillige ouderbijdrage De blokken A, B en C worden uitgelegd. Blok A is niet individueel aan een leerling toe te rekenen. Blok B betreft excusies e.d. Bij Blok B wordt opgemerkt dat voor leerlingen die niet meegaan onderdak geregeld moet worden en dat kost ook geld. Blok C betreft werkweken e.d. De ouderbijdrage blijft vrijwillig. Een specificatie van de blokken is terug te vinden op de website. Met betrekking tot het tekenen voor meer jaren wordt uitgelegd dat één keer in een carrière van een leerling op een school een overeenkomst getekend hoeft te worden. Thomas vraagt of het formulier niet digitaal gemaakt kan worden? Peter geeft aan een presentatie van een programma te hebben gehad. Het programma kost € 30.000,-- en aanschaf is niet verantwoord in tijden van bezuinigingen. Een herinneringsmail aan ouders over het jaarlijks aan kunnen passen van de keuzes voor de vrijwillige ouderbijdrage wordt opgenomen.
03.14
Jaarrekening 2012 De jaarrekening is via de accountant naar het Ministerie verzonden. De jaarrekening bestaat uit verplichte onderdelen. De trend is dat te veel geld wordt uitgegeven aan personele lasten en dat gedempt wordt op materiële kosten. Stan voegt toe om op te passen met het dempen van onderhoudskosten. Als voorbeeld wordt Revius Wijk genoemd. Jolanda vraagt naar het tijdspad met betrekking tot goedwerkgeverschap? Stan geeft aan dat dit is opgenomen in het strategisch beleidsplan. De kengetallen op bladzijde 24 en bladzijde 44 komen niet overeen. Stan kan dit niet verklaren en zal de juiste kengetallen nagaan. Stan legt de stelswijziging op bladzijde 42 uit. De vordering € 1,7 mln is ontstaan nadat in 2006 is overgegaan van bekostiging per boekjaar en niet per schooljaar. Op advies van de accountant is dit bedrag afgeboekt met als gevolg dat de solvabiliteit en het eigen vermogen afnemen. Stan zegt dat we met het behaalde resultaat tevreden mogen zijn.
GMR-vergadering 2013-03
Pagina 4 van 7
Notulen
03.15
Scholingsuitgaven 2012 Jolanda geeft aan met voorliggend document geen referentiekader van andere jaren te hebben. Peter zegt dat dit overzicht veel uitzoekwerk heeft gekost en vanaf nu de scholingskosten beter inzichtelijk worden gemaakt. De lerarenbeurs valt buiten de scholingsuitgaven. Het OOP heeft weinig scholing genoten. Stan geeft aan dat scholing van twee kanten komt. Jos vraagt of naar aanleiding van deze inzichten ook gestuurd wordt? Stan geeft aan dat nog niet gestuurd wordt; eigenlijk dient hierop wel beleid gemaakt te worden. De scholing voor Passend Onderwijs wordt op het niveau van het samenwerkingsverband georganiseerd en valt binnen het budget Passend Onderwijs.
03.16
Leerling-ouderenquêtes De uitslag wordt rondgedeeld. Over enkele weken zal een uitwerking van de onderdelen te vinden zijn op: www.schoolvo.nl. Peter maakt nog een overzicht van aanpalende scholen. De ouders van de Dijnselburgschool zullen nog worden toegevoegd.
03.17
Managementrapportage januari-februari 2013 Stan geeft aan voor de GMR van 27 mei 2013 de managementrapportage over januari-februari en maart geagendeerd wordt.
03.18
Bestuursformatieplan Stan geeft aan dat in de pGMR het bestuursformatieplan is voorbesproken. Er komen moeilijke jaren aan met bezuinigingen en minder leerlingen. Bij Revius Doorn en de Dijnselburgschool dalen de leerlingen dit jaar; dit betekent fors bezuinigen. Op 14 mei 2014 is een nieuwe pGMR gepland. Het bestuursformatieplan zal in de GMR-vergadering van 27 mei 2014 definitief voorliggen.
03.19
Rondvraag Er wordt kort geëvalueerd over het papierloos vergaderen. Niemand heeft hinder ondervonden. De wifi-code is wel gewenst. Astrid neemt dit op met Bert.
AvK
Sjaan vraagt of het mogelijk is een extra docent van het CCZ in de GMR op te nemen, omdat het moeilijk is een ouder te vinden. Stan geeft aan dat dit reglementair niet kan.
03.20
Deel 3 Reglement vrijwillige ouderbijdrage De GMR stemt in met het reglement. Als aandachtspunt wordt de communicatie naar ouders gegeven; een herinneringsmail naar de ouders om de mogelijkheid te hebben een andere keuze te maken in de vrijwillige ouderbijdrage.
GMR-vergadering 2013-03
Pagina 5 van 7
Notulen
03.21
Jaarrekening 2012 Dit punt is besproken.
03.22
Scholingsuitgaven 2012 Dit punt is besproken.
03.23
Leerling-ouderenquêtes Dit punt is besproken.
03.24
Managementrapportage januari-februari 2013 Dit punt is besproken.
03.25
Bestuursformatieplan Zal in de GMR-vergadering van 27 mei 2014 in stemming worden gebracht.
03.26
Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. Agendapunten volgende vergadering(en) • Harmonisering verlof OOP van voor 1-6-2002 • Vier varianten Els Baker GMR 15 april 2013 • Uitwerkingen 25-26 lesuren/taakbeleid (werkgroep meerjarenbegroting) • Harmonisatie DR-uren tussen scholen cq uitbreiding DR-uren 27 mei 2013 • Interscholaire samenwerking (Jeffrey Koops)
03.27
Distributielijst via e-mail! Jolanda Doornenbal Jeffrey Koops Abe Gilijamse Sjaan Veenhof Sarah Koefoed Hans Nouwen Jos van Jaarsveld Martin van den Oetelaar Thomas de Klein Youp Bremer Stan Poels
GMR-vergadering 2013-03
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Pagina 6 van 7
Notulen
03.28
Actielijst
Notulen Omschrijving Notulen Omschrijving 2010-02 Evaluatie (2x) ouder/leerlingportaal tussen december 2010 en juni 2011 2011-03 Nagaan landelijk vergelijk medewerkerstevredenheidsonderzoek 2012-01 Themabijeenkomst Passend Onderwijs inplannen 2012-05 Ziekteverzuimanalyse 2010-2011-2012 2012-05 4.1.2.6 Overige personele lasten, Stan stuurt voorbeelden aan Jolanda 2012-05 Eindexamenresultaten scholen rondsturen 2012-05 CVOGroep breed vacatures + algemene regel aannemen onbevoegden 2012-06 Evaluatie ouder/leerlingportaal maart 2013 2012-07 2-daagse cursus Comeet Jeffrey + Jolanda 2012-07 Cursus Comeet (maatwerk) incl. deelraden 2012-07 Management Rapportage: huur kluisjes, waar geboekt? 2012-07 Management Rapportage: uitleg ouderbijdrage, excursies, scholingslasten 2012-07 Contract 365: analyse prijsstelling 2012-07 Vakantierooster 2013-2014, nieuwe voorstel + toelichting 2012-08 Vier varianten Els Bakers in GMR bespreken (15-4-2013) 2013-01 Personele kengetallen: verschil 4fte totale formatie CVOG december 2012. 2013-01 Procedure papierloos vergaderen GMR 2013-02 Stukken tbv bezuiniging mailen naar Astrid 2013-02 Overzicht onderwijstijd schooljaar 2012-2013 2013-02 Uitslag benchmark Berenschot iz functies stafbureau 2013-02 Mentortijd uit lestijd (mentortijd = taaktijd) 2013-02 Voorstel harmonisatie DR-uren tussen scholen cq uitbreiding DR-uren ivm bezuinigingen. 2013-02 Scholingsmiddelen 2012 2013-03 Rapport Berenschot naar GMR 2013-03 Leerling-ouderenquêtes aanpalende scholen
1
A = afgerond, L = loopt, S = ligt stil
2
A = afgerond, L = loopt, S = ligt stil
GMR-vergadering 2013-03
Actie Status Deadline 1 houder Actie Status Deadline 2 houder SP 01-03-2011 A 01-06-2011 SP
16-05-2014
L
AvK SP SP
01-10-2013 17-09-2012 01-07-2012
L A A
SP SP
01-07-2012 17-09-2012
A A
SP JK JD SP SP
01-04-2013 01-12-2012 01-01-2013 01-12-2012 01-12-2012
L A A A A
SP SP SP SP
01-12-2012 01-12-2012 15-04-2013 11-03-2013
A A L A
SP SP SP SP SP SP
11-03-2013 15-03-2013 01-09-2013 27-05-2013 01-05-2013 15-04-2013
A A L A L L
SP SP PvD
15-04-2013 27-05-2013 27-5-2013
A L L
Pagina 7 van 7
