VERSLAG VERGADERING HARELBEEKSE SPORTRAAD/ADVIESRAAD Datum: Maandag 27 April 2015 Aanwezig: Martine Chantrie, José Tytgat, Mildred Verschelde, Joost Vinckier, Tom Ottevaere, Luc Dewaele, Myriam Malfait, Peter Verhaeghe, Frederic Deplancke, Wolfgang Vercouter, Marc Cosaert Frank Malisse (Sportfunctionaris) David Vandekerckhove (Schepen van Sport) Verontschuldigd: Rita Marysse, Marleen Desplenter, Inge Cosaert, Carlos Verstraete
Afwezig: -
01. GOEDKEURING VORIG VERSLAG Vorig verslag dateert van de vergadering van Maart 2015. Wolfgang stond verkeerdelijk als aanwezig, is aangepast in het verslag.
02. ADVIEZEN Advies 1: Bestekken Er zijn geen nieuwe bestekken. Advies 2: Aanvraag uitstralingssubsidie hondensportclub Gaverhond organiseert het Kampioenschap van België 2015. Dit evenement kan in aanmerking komen voor uitstralingssubsidie. Verschillende aktiviteiten (o.a. Vip tent) zijn voorzien, er wordt veel volk verwacht. Opmerking José: Er liggen nog bouwmaterialen op hun terrein (palet, draad, bakstenen). Moet opgeruimd worden door de aannemer die de verbouwing gedaan heeft. Deze zal nog eens aangesproken worden om het materiaal op te ruimen. GUNSTIG ADVIES Advies 3: Aanvraag korting of gratis gebruik accommodaties door de provincie, ifv provinciale sportdag personeel Er is al jaren een samenwerkingsverband met de Provinciale Sportdienst voor organisatie van aktiviteiten. De Provinciale Sportdienst organiseert op 7 September een sportdag voor het personeel, met gebruik van accomodaties t.w.v. 243€. Op basis van de bestaande wisselwerking en het gebruik materialen in verleden vragen ze vrijstelling van huurgelden voor gebruik van de accomodaties.
Er worden een 500-tal personen verwacht. GUNSTIG ADVIES Advies 4: Gratis gebruik ifv de driedaagse mindervalidensport nu de compensatie naar lesgevers toe niet meer hoeft De driedaagse mindervalidensport gaat door in de Gavers en op de sportterreinen. De accomodaties waren gratis. Vroeger werden de lesgevers betaald door de Sportdienst en vergoed door BLOSO (om kosten te bewijzen) in kader van beleidssubsidie 4. Dit is nu niet meer van toepassing. Huurgeld werden betaald door de Provincie aan de Sportdienst, de lesgevers werden vergoed door Bloso. Nu zijn er geen kosten meer voor de Sportdienst, kosten wordt volledig betaald door Provincie. GUNSTIG ADVIES Advies 5: Aanvraag pétanqueveld in de Stijn Streuvelstraat Er is een stadsgrond in de Stijn Streuvelsstraat waar nu al een stuk recreatie voorzien is. Aanvraag voor aanleg pétanqueveld is nagezien door openbare werken, is OK. Er is een opmerking van de groendienst om het terrrein iets smaller te nemen dan gevraagd. Dit om nog gemakkelijk het groenonderhoud te kunnen doen rond het terrein. Er is ook geen ander petanqueveld in de omgeving. Kosten +/- 500€. Afspraken: stad legt aan, gebruikers zorgen voor onderhoud. GUNSTIG ADVIES, rekening houden met opmerking groendienst. Advies 6: Aanpak subsidiedossiers 2015 : nieuwe tool , werkwijze, eventuele aanpassing werkgroep Luc Schietgat gaat met pensioen, het dossier van de wielerwedstrijden doorgeschoven naar Chris Tanghe. Voorstel is om beide dossiers voor de wielerorganisaties en de subsidies jeugdsportclubs in de werkgroep Subsidies mee op te volgen. Er is ook de vraag of het nodig is om Carlos te vervangen door een andere persoon in deze werkgroep om de onpartijdigheid van de commissie te vrijwaren. Na overleg wordt een voorgesteld om de samenstelling niet aan te passen, maar Carlos zal gevraagd worden om de vergadering te verlaten als zijn dossier behandeld wordt. Het dossier van de wielerorganisaties moet ook nog herbekeken worden: - contracten mogelijks administratief vereenvoudigen met een eenvoudiger uitbetaling - betaling komt nu op het einde van het seizoen, ook voor wedstrijden die bijv. in Maart gehouden worden. Gezien de bedragen gekend zijn en ieder jaar terugkeren, moet het mogelijk zijn om de betaling sneller te laten uitvoeren. De vraag werd gesteld of er nieuwe kandidaten zijn om in deze commissie te zetelen: er zijn op dit moment geen kandidaturen. GUNSTIG ADVIES
Advies 7: Vraag tot bekomen van een subsidie voor E3 prijs Junioren Deze wedstrijd werd op 26 April ll. gehouden. De subsidie moet uit de pot komen, volgens de afgesproken verdeling. Dit jaar is er een wedstrijd minder georganiseerd waardoor dit geen gevolg zal hebben voor de te verdelen subsidies. GUNSTIG ADVIES Advies 8: Startsubsidie nieuwe afdeling (jeugd) Gavertrimmers Er is 250€ startsubsidie toegekend volgens het reglement.(opstart in 2014) met terugwerkende kracht. De club is erkend als jeugdsportvereniging, men kan hiervoor subsidie aanvragen in Oktober e.k. voor 2015. GUNSTIG ADVIES Advies 9: Gebruik lokaal achter cafetaria de Dageraad Dit lokaal zit niet meer in concessie met de brouwerij Bavik. Het lokaal werd opgesplitst met een berging achteraan. Het middendeel van het lokaal kan momenteel niet gebruikt worden omdat er materiaal staat van de uitbater. De ruimte wordt ook niet goed onderhouden. Ondertussen heeft de uitbater zijn opzeg gegeven, wordt verder opgevolgd. Het voorstel is om het lokaal te sluiten en het moet ook opgeruimd worden. Er zal een aanvraag moeten gebeuren om het lokaal te kunnen gebruiken. De spelregels moeten scherper gesteld worden om misbruik te voorkomen. Het materiaal van de Gavertrimmers staat momenteel in het lokaal naast het Fabriekske. Hier staan een aantal attributen (fitnesstoestellen, fietsbanden) die moeten opgeruimd worden. Er moet door de club nagekeken wat er nog bruikbaar is, rest moet weggenomen worden. Er moet vooral rekening gehouden worden met het gebruik door kinderen en de veiligheid en degelijkheid van de gebruikte toestellen. De sportdienst zal vragen aan de boogschutters of er plaats is in de 2 chalets die deze club gebruikt om daar materiaal van de Gavertrimmers te kunnen bergen. Een andere mogelijkheid is om in de toekomst een tuinhuis aan te kopen (eventueel met subsidies). Er waren kasten voorzien om in het Fabriekske te plaasten en daar materiaal in te kunnen bergen, maar deze zijn niet geïnstalleerd geraakt. GUNSTIG ADVIES Advies 10: Beschadigingen in kleedkamers SW:kapstokken, vuilnisbakken Clubs gebruiken gratis accommodaties voor jeugdaktiviteiten. Het opruimen gebeurt niet altijd even goed. Dit probleem werd reeds behandeld, er is ondertussen al een paar keer een factuur gestuurd voor de opkuis.
Beschadigingen worden ontkend, maar als er geen andere gebruiker was op het moment van de inbreuk kan dit niet afgewezen worden. De clubs e zijn verantwoordelijk voor nazicht bij het verlaten van de kleedkamers en problemen moeten altijd gemeld worden. Dit geldt ook voor andere clubs die deze accommodaties gebruiken. Een thuisploeg wordt in de toekomst aangesprakelijk gesteld voor controle op de kleedkamers van de bezoekersploeg. De te volgen procedure wordt verder besproken op het overleg met de voetbalclubs in Juni. GUNSTIG ADVIES Advies 11: Organisatie halve triathlon in Deinze (BK) op 23augustus Tijdens dit BK wordt ook een “Battle of the Cities” georganiseerd. Dit is een wedstrijd tussen gemeentes en steden. Harelbeke kreeg de vraag om als gemeente deel te nemen (er zijn 50 steden geselecteerd). Deze vraag werd doorgestuurd naar Michael Vannieuwenhuyze. Hij is bereid om kandidaten te zoeken om een ploeg samen te stellen. Er wordt gevraagd om de stad de inschrijving te laten betalen voor deelname als ploeg van stad (150€). GUNSTIG ADVIES Steun kan enkel indien de vraag naar stad gericht is en de ploeg als stadsteam deelneemt. Er wordt geen individuele sponsoring gesteund, zoals ook al in het verleden bepaald.
03. INFO
Mededelingen beslissingen Schepencollege. Geen info.
Mededelingen Sportdienst. 1) RUP Arendswijk De sporthal en het voetbalveld zullen wellicht verdwijnen. Het zwembad kan in principe blijven als men dat zou willen. Er moet ook 0,5 hectare groen blijven bestaan. Er komt een herverdeling van de zone, een stuk verkaveling en recreatieve zone. Er is nog geen timing geplaatst op de wijziging. Voetbal zou nog mogelijk zijn voor het volgend seizoen. 2) Beslissing inzake groenzone nabij het Fabriekske De parkings verminderen, parkeren op het gras is niet gezond voor de groenzone. Op termijn zou men op bepaalde zones verharding kunnen aanbrengen. In het vooruitzicht van een nieuwe sporthal die er mogelijks later komt met een herverdeling van de terreinen, zou dit nu onnodige kosten geven als de aangelegde parkeerzones terug moeten verdwijnen. Er is beslist om alles te laten zoals het nu is. Dit is op dit moment ook de goedkoopste oplossing in afwachting van verdere plannen later. 3) Vormingsmoment: The winning team: verhoog de draagkracht van je sportclub.
Er zijn 3 data vooropgesteld: 21/10, 25/11 of 26/11. 4) Burensportdienst: seniorensportdag Deze dag wordt georganiseerd in Zwevegem. Dit gaat zeker door, uitnodiging volgt nog. Datum: 8 Oktober. Deelnameprijs: 7€. 5) Opleiding boekhouding voor sportclubs in Anzegem (burensportdienst) 6) Project GPS Er is een toestel aangekocht. GPS routes kunnen aangemaakt worden (Mountainbike, wandelen). 7) DAS beurs Kortrijk Kinderen doe aan sport in de Expo Kortrijk. We zoeken nog medewerkers. Data: 25, 26, 29 Juni voormiddag 9-12u namiddag 13-16u. Vergoeding: 12€ halve dag (broodjes, drankjes). Bellen naar Syl Demuynck 0494 50 2924.
Mededelingen Sportraad Oproep van Luc om deelname aan de uitstap zo snel mogelijk door te geven om de kosten te kunnen vastleggen. 04. RONDVRAAG Geen punten. 05. UITNODIGING VOLGENDE VERGADERING
De volgende vergadering van de adviesraad gaat door op Dinsdag 26 Mei 2015 om 18u30 stipt in ons lokaal ’t Fabriekske.
De voorzitter Luc Dewaele
De secretaris Joost Vinckier
