Uit verslag vergadering Ziekenhuismanagement 15 februari 2012 Agenda 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering 2. Voorstelling van het definitieve vlekkenplan van het nieuwe ziekenhuis en de aanzet voor het voorontwerp (Marc Maes & architecten TV) 3. Stand van zaken verhuisplan 2012 (Ludo Meyers, dr. Frank Weekers & Christa
Meekers) 4. 5. 6. 7.
Opendeurdag 18 maart (Luc Colla en Christa Meekers) Stand van zaken stuurgroep begroting 2012 (Jocelijn Coenegrachts) Opleidingsbrochure voorjaar 2012 (Dirk Copermans) Varia
1. Goedkeuring verslag vorige vergadering De leden van de vergadering keuren het verslag van de vergadering van 18 januari 2012 goed.
2. Voorstelling van het definitieve vlekkenplan van het nieuwe ziekenhuis en de aanzet voor het voorontwerp Toelichting door architecten TV (Ppt beschikbaar voor de leden van het ziekenhuismanagement) ¾
De laatste versie van het kritisch pad masterplan is steeds beschikbaar voor de leden van het Ziekenhuismanagement op R: R:\Management\ZiekenhuisManagement\masterplan\opvolging kritisch pad.
¾
Toelichting en bespreking van het definitieve vlekkenplan (zie ppt). In maart agenderen we het definitieve voorontwerp. • Er is in het vlekkenplan rekening gehouden met de vraag van de dienst hematologie om de ingang voor deze patiëntenpopulatie te scheiden van de hoofdpatiëntenstromen o.w.v. besmettingsgevaar. Deze patiënten zullen via verdieping 99 dezelfde ingang nemen als de dialysepatiënten.
• • •
Er is ruimte voorzien in het gebouw voor ontvangst- en vergaderruimten. Patiëntenkamers: we willen binnen de subsidiabele oppervlakte blijven. Er zijn 4 kamers met sas voorzien per afdeling.
1
•
Tegen 21 februari werd gevraagd aan het clustermanagement het benodigde los meubilair en medische apparatuur door te geven. Hiervoor vraagt men zoveel mogelijk in detail aan te geven. De subsidies van VIPA worden berekend en goedgekeurd op basis van de raming. Best geeft men ook de aankoopprijs van apparatuur door, als men hierover beschikt, in kader van het totale financieel technisch plan.
¾
De Stad heeft in de krant gecommuniceerd dat men einde van dit jaar wil starten met de bouw van de ondergrondse parking onder het grasveld voor het Cultureel Centrum. We stellen momenteel een contract op met de Stad i.v.m. de uitbating en tarieven.
¾
Wat betreft de tijdelijke parking zijn bijkomende gegevens gevraagd in kader van het planologisch attest. We hebben nog geen zicht op het al dan niet ontvangen van een goedkeuring en wanneer we zullen kunnen starten met bouwen.
3. Stand van zaken verhuisplan 2012 Toelichting door Ludo Meyers, dr. Frank Weekers en Christa Meekers ((ppt beschikbaar voor de leden van het ziekenhuismanagement op de R-schijf) Binnen de WRP werd volgend eerste voorstel uitgewerkt wat we dit jaar kunnen doen aan blauwdrukverschuivingen, rekening houdend met de ervaringen van vorige verhuizen, de impact op de medewerkers, enz. Voorbereiding verbouwing materniteit maart 2012 Verhuis van dagbehandeling A4 naar C5 Samenstelling C5 Short stay (mits afbouw van 3 bedden) Dagbehandeling geriatrie Dagbehandeling inwendige Integratie geriatrie mei 2012 Verhuis van A5 (campus VJ) naar D1 (campus Sa) Capaciteit van 28 bedden Integratie van 15 bedden geriatrie in afdeling psycho geriatrie van 20 bedden in een tijdelijke setting. Integratie oncologie mei 2012 Verhuis van D1 naar A5 Verhuis van DH onco SA naar D5 dagzaal Verdere werkpunten: Dagbehandeling pediatrie Salvator in september Reorganisatie dagbehandeling inwendige over campus VJ en SA Verdere blauwdrukverschuivingen 2013: Verhuis materniteit Reallocatie urologie, neurochirurgie
2
Reallocatie neurologie, gastro enterologie en geriatrie (deel 3)
Het voorstel is een minimaal verhuisplan voor 2012. Het is een voorstel van de WRP dat nog op het directiecomité dient goedgekeurd te worden. Op dit ogenblik zijn er gesprekken met de betrokken hoofdverpleegkundigen over wie leidinggevende wordt van welke afdeling.
4. Opendeurdag 18 maart Toelichting door Luc Colla en Christa Meekers (ppt beschikbaar voor de leden van het ziekenhuismanagement op de R-schijf) Op 18 maart 2012 organiseert het Jessa ziekenhuis een opendeurdag op de 3 campussen. Er is nog heel wat werk te verrichten de komende vier weken. Doelgroep voor deze opendeurdag zijn medewerkers met familie en vrienden, potentiële medewerkers, huisartsen, het brede publiek, buren, … Het bezoek zal men organiseren in ‘lusvorm’. Gratis parking wordt voorzien aan de Grenslandhallen en Ekkelgarden. Van daaruit zet men gratis pendelbussen in. 52 diensten nemen deel tot nu toe (18 op Sa, 7 op Su en 19 op VJ) en 17 zelfhulpgroepen. Up-to-date info is beschikbaar voor alle leden van het Ziekenhuismanagement op P:\Opendeur 20120318. Campus VJ en Sa vormen samen 1 lus en zullen complementaire dingen laten zien. Bijvoorbeeld de dienst medische beeldvorming zet de deuren open op de 3 campussen maar met een complementair aanbod in campus SA en VJ. Het directiecomité heeft goedgekeurd dat de gewerkte uren terug te nemen zijn (1 op 1), geen zondagvergoeding en woon-werkvergoeding voor de medewerkers die daar recht op hebben. Interne communicatie Intensief overleg met de deelnemende diensten Aftoetsing bij het ziekenhuismanagement Intern/Jessanet Jess! Begin maart organiseert men informatievergaderingen voor alle betrokken diensten om de laatste afspraken te maken Externe communicatie Grote buitendoeken op de 3 campussen Affiches in de hallen, wachtzalen, afdelingen Folder hallen, wachtzalen, afdelingen huis-aan-huis 46 000 adressen Hasselt mailing 400 huisartsen (+ uitnodiging) mailing verenigingen bedrijfsbezoeken parkings campussen Mailing alle e-mailadressen Jessa + ‘tell a friend functie’ Promotie via website en deelwebsite Voor het eerst zullen we ook werken met een Social Media campagne:
3
facebook + advertentiecampagne twitter Promoten filmpjes Dag van de zorg’-krant bij Het Nieuwsblad/De Standaard ‘Made in Limburg’ bij Het Belang van Limburg Digitale schermen tijdens in hallen laatste weken voor opendeur (ev. extra: spotje TVL) We hopen op minimum 5000 bezoekers. Een belangrijk publiek zullen de medewerkers zijn, die op deze manier hun werkplek kunnen laten zien aan hun familie en vrienden. Alle Limburgse ziekenhuizen behalve het St-Franciskusziekenhuis Heusden doen mee. We kunnen als grootste Limburgs ziekenhuis hierin niet ontbreken. Het is ook een stuk een wervingcampagne voor medewerkers en ook voor de interne medewerkers een waardevol initiatief.
5. Stand van zaken stuurgroep begroting 2012 Toelichting door Jocelijn Coenegrachts (ppt beschikbaar voor de leden van het ziekenhuismanagement op de R-schijf) Jocelijn licht de begrotingsdoelstelling van de ziekteverzekering en de besparingsmaatregelen toe. Het is moeilijk om te berekenen wat de impact is voor Jessa omdat bepaalde maatregelen nog niet concreet genoeg zijn. De stuurgroep begroting 2012 is gestart 23 januari 2012. Opvolging personeel (voorheen opgevolgd door de stuurgroep ‘Personeel’) gebeurt ook in deze stuurgroep. De stuurgroep vergadert maandelijks en is samengesteld uit directieleden (Karel Bosmans, Ludo Meyers, Piet Vandamme, Jocelijn Coenegrachts, Yvette Wilmaerts, Marc Cuppens), clustermanagement (Chris Desmet, Sonja Braeken, Piet Buntinx, dr. J.L. Rummens, Elke De Troy / Jaak Damiaans) en staf (Peter Maes, Katrien Van Nuffelen, Pieter Willems, Sara Weltjens, Gert Barée, Ann Maes). Doelstelling stuurgroep: - Opmaak van overzicht van voorstellen en diens financiële impact vanwege ZC/OD tegen 1 februari 2012 mede met begeleiding van Pieter Willems; - Wijze van opvolging - Opvolgindicatoren + timing van uitvoerbaarheid voor elke maatregel bepalen; - Maandelijks de globale status van elke maatregel opvolgen en indien nodig bijsturen; - Criteria vastleggen die gehanteerd kunnen worden bij toekenning van prioriteiten (personeel, investeringen, projecten); - Herevaluatie van criteria stuurgroep personeelsopvolging 2011; - Aanvullend aan voorgaande opvolging via kwartaalafsluitingen de globale prognose van verwacht resultaat 2012 maken en eventueel bijsturen; - Maandelijkse verslaggeving aan het Directiecomité en Ziekenhuismanagement + communicatie naar leidinggevenden en medewerkers.
4
Stand van zaken Projectwerking Pieter Willems heeft een overleg gehad met alle zorgclusters om efficiëntie verbetering projecten te identificeren. Hij zal de projecten opvolgen. Deze zijn zijn ingedeeld in categorieën. Op dit moment is men bezig met prioritering. We zullen focussen op de belangrijkste projecten gezien we niet alles tegelijk kunnen starten. De selectie van projecten zal men bespreken in de volgende vergadering van de stuurgroep en voorleggen volgende vergadering van het Ziekenhuismanagement. Appèl aan alle diensten. Niet alle projecten kunnen in 2012 al direct financiële opbrengsten geven. Daarom willen we daarnaast een oproep doen aan alle leidinggevenden om binnen hun dienst te bekijken of er geen kleinere acties mogelijk zijn op de afdelingen. Als elke leidinggevende binnen zijn team 5000 euro kan beperken aan kosten dan kunnen we ongeveer 450 000 euro besparen. Een communicatieplan naar leidinggevenden en naar heel de organisatie toe wordt hiervoor uitgewerkt. Boordtabel personeel: binnen de vooropgestelde doelstelling. Communicatie De boodschap dat we de volgende jaren kosten zullen moeten beperken om een spaarpot te hebben om onze uitdagingen te realiseren is nog onvoldoende doorgedrongen in de organisatie. Op korte termijn werken we hiervoor een communicatieplan uit. Er is een presentatie voor leidinggevenden beschikbaar. Deze is te moeilijk en te uitgebreid voor alle medewerkers. We zoeken naar een manier waarop dit doorleefd kan worden in de organisatie.
3. Opleidingsbrochure voorjaar 2012 Toelichting door Dirk Copermans (ppt beschikbaar voor de leden van het ziekenhuismanagement op de R-schijf) Dirk Copermans licht toe hoe er tot de opleidingsbrochure werd gekomen en legt wat accenten. Dirk roept op om de opleidingen in de dienstvergaderingen te bespreken en zeker deelname aan de verplichte opleidingen (vb. brandpreventie) en aan de andere opleidingen, zoals BLS en rugsparend werken, te stimuleren. Er worden ook een aantal financiële opleidingen georganiseerd (resultatenrekening, kosten-batenanalyse, financiering van investeringen, financieringsbronnen van het ziekenhuis, budgetcyclus, …) Er is ook een avonduur voorzien zodat artsen kunnen deelnemen (p16-17).
7. Varia ¾
Waarderingsgesprekken: ± 30% van de gesprekken is uitgevoerd. Voor eind maart 2012 moet alles binnen zijn bij de dienst P&O. Karel Bosmans vraagt ook aandacht voor de rol van 2e evaluator. Om beoordelingen van medewerkers “zeer goed” of “uitstekend” kritisch in vraag te stellen of deze persoon ook effectief uitsteekt boven de rest van de medewerkers.
¾
Men vraagt naar het dossier van de zorgmanagers op het remuneratiecomité.
¾
Iedereen is vanwege het clustermanagement en de directie van harte uitgenodigd op de officiële opening van de nieuwe geriatrie afdeling op campus Sa op donderdag 1 maart 2012 om 17u. De verhuis van de afdeling van campus SU naar campus Sa gaat door op 5 maart 2012.
5
¾
Het parkingprobleem is momenteel zeer groot, voornamelijk voor de verpleegkundigen van de late dienst. Het probleem van de overbezette personeelsparking is voor een deel te wijten aan oneigenlijk gebruik en we zullen hier strenger moeten tegen optreden.
Afspraken ¾
Eenheidscampus: in maart agenderen we het definitieve voorontwerp. Tegen 21 februari vraagt men aan het clustermanagement het benodigde los meubilair en medische apparatuur door te geven, liefst zoveel mogelijk in detail. De subsidies van VIPA worden berekend en goedgekeurd op basis van de raming. Best geeft men ook de aankoopprijs van apparatuur door, als men hierover beschikt, in kader van het totale financieel technisch plan
¾
Stand van zaken verhuisplan 2012: de WRP heeft een eerste voorstel gemaakt voor verhuizen voor 2012 en 2013 voor advies aan het directiecomité. Het clustermanagement vraagt betrokkenheid in de verdere uittekening van de verhuisplannen, motivering van beslissingen die genomen worden en tijdige besluitvorming zodat men de verhuizen degelijk kan voorbereiden volgens het draaiboek dat opgesteld werd.
¾
Opendeurdag 18 maart: 52 diensten (18 op Sa, 7 op Su en 19 op VJ) en 17 zelfhulpgroepen nemen deel tot nu toe. Up-to-date info is beschikbaar voor alle leden van het Ziekenhuismanagement op P:\Opendeur 20120318. Het directiecomité heeft goedgekeurd dat de gewerkte uren terug te nemen zijn (1 op 1), geen zondagvergoeding en woon-werkvergoeding voor de medewerkers die daar recht op hebben. De interne en externe communicatie loopt intussen volop. We hopen op minimum 5000 bezoekers. Een belangrijk publiek zullen de medewerkers zijn, die op deze manier hun werkplek kunnen laten zien aan hun familie en vrienden. Het is ook voor een stuk een wervingcampagne voor medewerkers.
¾
Stand van zaken stuurgroep begroting: momenteel werkt Pieter Willems een voorstel voor selectie van efficiëntieverbeterprojecten uit waar we prioritair op zullen focussen gezien we niet alle projecten tegelijk kunnen starten. Deze selectie zal men voorleggen aan het Ziekenhuismanagement in maart. Niet alle projecten kunnen in 2012 al direct financiële opbrengsten geven. Daarom willen we daarnaast een oproep doen aan alle leidinggevenden om binnen hun dienst te bekijken of er geen kleinere acties mogelijk zijn op de afdelingen. Een communicatieplan naar leidinggevenden en naar heel de organisatie toe wordt hiervoor uitgewerkt.
¾
Opleidingsbrochure voorjaar 2012: men vraagt aan de leden van het Ziekenhuismanagement de opleidingen in de dienstvergaderingen te bespreken en zeker deelname aan de verplichte opleidingen (vb. brandpreventie) te stimuleren. Er worden ook een aantal financiële opleidingen georganiseerd (resultatenrekening, kostenbatenanalyse, financiering van investeringen, financieringsbronnen van het ziekenhuis, budgetcyclus, …) Er is ook een avonduur voorzien zodat artsen kunnen deelnemen (p1617).
¾
Waarderingsgesprekken: er is nog maar ± 30% van de gesprekken uitgevoerd. Vóór eind maart 2012 moet alles binnen zijn bij de dienst P&O.
6
Volgende vergadering: Beleidsdag: woensdag 7 maart 2012 van 9u (ontvangstkoffie vanaf 8u30) tot 18u in Alden Biesen Volgende vergadering: woensdag 21 maart 2012 van 9u tot 13u in gebouw D van de PHL
Voor verslag Sofie Smeets Stafmedewerker algemene directie
7
