EVALUASI AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (AKIP)1 Penyusun: Agoes IN
Evaluasi AKIP merupakan alat dalam rangka peningkatan kinerja dan penguatan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, evaluasi AKIP diperlukan bagi setiap instansi pemerintah dalam rangka mempertanggungjawabkan kinerjanya sebagaimana yang telah diperjanjikan dalam perencanaan organisasinya
A. PENDAHULUAN Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia, serta Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/01 IM.PAN/01/2009, salah satu tugas dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara adalah melakukan penguatan akuntabilitas kinerja instansi-instansi pemerintahan. Usaha-usaha penguatan akuntabilitas kinerja dan sekaligus peningkatannya, dilakukan antara lain melalui Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP). Evaluasi AKIP ini pada dasarnya dilakukan dengan tujuan: a. Mengidentifikasi berbagai kelemahan dalam penerapan sistem akuntabilitas kinerja, di lingkungan instansi pemerintah (SAKIP). b. Memberikan saran perbaikan atau rekomendasi untuk peningkatan kinerja dan penguatan akuntabilitas instansi pemerintah. c. Menyusun pemeringkatan hasil evaluasi guna kepentingan penetapan kebijakan di bidang pendayagunaan aparatur negara.
1. Obyek yang dinilai Obyek yang dinilai adalah instansi-intansi pemerintah sebagai entitas atau unit yang harus memberikan akuntabilitas kinerja atau pertanggung-jawaban kinerja kepada pemberi amanah atau pemberi delegasi/wewenang. Jadi yang menjadi obyek penilaian sesungguhnya institusi atau lembaga atau unit kerja, dan bukan hanya pimpinan atau pejabat pimpinannya.
2. Aspek yang Dinilai Dalam melakukan evaluasi akuntabilitas kinerja, Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi (MENPAN & RB) melakukan penilaian terhadap aspek-aspek sebagai berikut. a. Aspek perencanaan, komponen-kompenen yang dievaluasi antara lain: (1) perencanaan strategis; (2) perencanaan kinerja; (3) penetapan kinerja; dan keterpaduan serta keselarasan diantara subkomponen tersebut. 1
Sumber: Deputi Bidang Akuntabilitas Aparatur Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
b. Aspek pengukuran kinerja, komponen-komponen yang Idievaluasi adalah: (1) indikator kinerja secara umum dan indikator kinerja utama (IKU), (2) pengukuran, serta (3) I analisis hasil pengukuran kinerja. c. Aspek pelaporan kinerja, yang dinilai adalah ketaatan pelaporan, pengungkapan dan penyajian, serta pemanfaatan informasi kinerja guna perbaikan kinerja. d. Aspek evaluasi kinerja, yang dinilai adalah pelaksanaan evaluasi kinerja dan pemanfaatan hasil evaluasi. e. Capaian kinerja, dalam hal mana MENPAN & RB melakukan riviu atas prestasi kerja atau capaian kinerja yang dilaporkan dengan meneliti berbagai indikator pencapaian kinerja, ketetapannya, pencapaian targetnya, keandalan data, dan keselarasan dengan pencapaian sasaran pembangunan dalam dokumen perencanaan (RPJMN, RENSTRA). Terhadap masing-masing aspek yang dinilai, untuk keperluan penyimpulan, perlu dilakukan agregasi nilai secara keseluruhan dengan proporsi (bobot) masing-masing nilai sebagai berikut. 3. Evaluasi Akuntabilitas Kinerja: Berdasarkan aspek-aspek yang dinilai tersebut di atas masing-masing diberikan bobotbobot dan sub-sub aspek penilaian sebagai berikut. a. Perencanaan (Bobot: 35%): 1) Perencanaan Strategis, 2) Perencanaan Kinerja Tahunan, 3) Kontrak Kinerja, dan 4) Pemanfaatan Dokumen Perencanaan b. Pengukuran (Bobot: 20%): 1) Indikator Kinerja (Umum), 2) Indikator Kinerja Kinerja Utama (IKU), 3) Pengukuran Kinerja, dan 4) Analisis hasil pengukuran c. Pelaporan (Bobot: 15%): 1) Ketaatan, 2) Pengungkapan dan Kineria Penyajian, serta 3) Pemanfaatan d. Evaluasi (Bobot 10%): 1) Pedoman Evaluasi, Evaluasi AKIP
2
2) Pelaksanaan Kinerja Evaluasi, dan 3) Pemanfaatan Hasil Evaluasi e. Capaian (Bobot: 20%): 1) Kinerja yang diungkapkan (indikator/Kinerja kinerja, target, keandalan data), dan 2) Pencapaian kinerja
Total Bobot 100% 4. Metodologi (Proses dan Cara Penilaian) Metodologi yang digunakan dalam evaluasi akuntabilitas kinerja adalah metodologi yang pragmatis, karena disesuaikan dengan tujuan evaluasi yang telah ditetapkan dan mempertimbangkan kendala yang ada. Evaluator perlu menjelaskan kekurangan dan kelebihan metodologi yang digunakan kepada pihak yang dievaluasi. Langkah yang pragmatis ini dipilih dengan pertimbangan agar dapat lebih cepat menghasilkan rekomendasi atas hasil evaluasi untuk perbaikan penerapan Sistem AKIP dan peningkatan akuntabilitas kinerja instansi. Terhadap setiap aspek yang dinilai, dilakukan pengumpulan data dengan cara: wawancara, observasi, pembandingan dengan data sekunder, dan konfirmasi-konfirmasi seperlunya. Kemudian setiap subkomponen yang dievaluasi ini ditetapkan kriteria penilaiannya dengan menggunakan standar dan kebenaran normatif yang ada pada peraturan perundangan, pedoman, serta petunjuk yang berlaku, maupun mengacu pada praktik-praktik terbaik (best' practices) manajemen kinerja dan akuntabilitas kinerja. Kriteria penilaian ini dituangkan dalam petunjuk pelaksanaan (juklak) evaluasi sehingga semua pelaksana evaluasi atau evaluator mendapatkan pedoman yang sarna. Dengan demikian diharapkan seluruh petugas evaluator dapat menggunakan juklak sebagai standar evaluasi sehingga pad a gilirannya pihak yang dievaluasi dapat diperlakukan sarna (equal treatment). Untuk menjaga mutu hasil evaluasi, baik proses kegiatan evaluasi di kantor (desk evaluation) maupun di lapangan, agar dituangkan dalam laporan hasil evaluasi yang dirividu dengan rnekanisme yang berlaku di MENPAN & RB. Proses evaluasi ini berikut juklaknya setiap tahun diperbaiki dan dilakukan penyempurnaan agar tetap dapat menjaga kredibilitas hasil evaluasi. Selanjutnya, hasil evaluasi yang disampaikan kepada pihak yang dievaluasi, pad a akhirnya berpulang pad a para pimpinan instansi. Jika hasil evaluasi ditindaklanjuti seGars memadai sesuai dengan rekomendasi yang diberikan, kita tentu yakin akan ada perbaikan-perbaikan di instansi-instansi tersebut.
Evaluasi AKIP
3
5. Kriteria Penilaian Kriteria penilaian yang digunakan adalah kebenaran normatif dan pada umumnya instansi pemerintah serta para akademisi setuju. Kesetujuan berbagai pihak ini karena, pertama, petunjuk pelaksanaan evaluasi mendasarkan pada praktik-praktik terbaik administrasi pemerintahan, khususnya dalam pengelolaan (manajemen) kinerja. Namun demikian, tentulah penetapan kriteria ini bukan konsensus "nasional" yang menjadi kitab pedoman, akan tetapi paling tidak MENPAN & RB sudah dapat mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang ads dan mencari solusi perbaikan bersamasarna dengan pihak yang dievaluasi. Kedua, kriteria penilaian terhadap berbagai aspek dan komponen yang dinilai tersebut, telah mempertimbangkan biaya pengumpulan data. Oleh karena itu, pada umumnya instansi yang dinilai juga banyak yang setuju tentang hal ini karena kemanfaatan evaluasi haruslah mempertimbangkan biaya.
6. Pengkategorian Peringkat (Rating) Setelah proses pelaksanaan evaluasi selesai secara keseluruhan, MENPAN & AB memberikan peringkat nilai dengan sebutan: AA, A, B, CC, C,dan D, dengan rincian Interprestasi dan Karakteristik instansinya, sebagai berikut. NO 1
SKOR > 85
NILAI AA
2
> 75-85
A
3
> 65-75
B
4
> 50-65
CC
5
>30-50
C
6
0-30
D
INTERPRETASI DAN KARAKTERISTIK INSTANSI Memuaskan: Memimpin perubahan, 100 berbudaya kinerja, berkinerja tinggi, dan akuntabel, perlu terus berinovasi Sangat Baik: Akuntabilitas kinerjanya baik, berkinerja baik, memiliki sistem manajemen kinerja yang andal, menggunakan knowledge management untuk membangun budaya berkinerja, perlu banyak inovasi Baik: akuntabilitas kinerjanya baik, memiliki sistem yang dapat digunakan untuk manajemen kinerja, perlu sedikit perbaikan untuk systems dan perlu banyak berfokus perbaikan soft systems. Cukup Baik (memadai): Akuntabilitas kinerjanya cukup baik, taat kebijakan, memiliki sistem yang dapat digunakan untuk memproduksi informasi kinerja bagi pertanggungjawaban, tapi perlu banyak perbaikan, termasuk sedikit perbaikan yang mendasar Agak Kurang: Memiliki sistem untuk manajemen kinerja tapi kurang dapat diandalkan, perlu banyak perbaikan dan termasuk perbaikan yang mendasar Kurang: sistem dan tatanan tidak dapat diandalkan untuk manajemen kinerja, perlu banyak sekali perbaikan dan perubahan yang sangat mendasar.
Evaluasi AKIP
4
7. Siapa yang Menilai Tentang siapa yang menilai atau melakukan evaluasi akuntabilitas kinerja instansi ini, tentunya adalah pegawai dan pejabat di MENPAN & RB, karena memang sudah menjadi tugas dan fungsinya. Pegawai dan pejabat yang melakukan penilaian pads umumnya telah dididik dan dilatih secara memadai dengan supervisi yang cukup memadai pula. Di samping itu, MENPAN & RB juga mendengar dan menerima masukan-masukan dari para pakar, baik yang menjadi pihak yang dievaluasi maupun yang tidak dievaluasi. Kementerian PAN dan RB berkeyakinan bahwa setiap kegiatan evaluasi sedapat mung kin dilakukan dengan pendekatan co-evaluation, yaitu antara pihak yang dievaluasi dengan evaluator-nya duduk bersama-sama membahas berbagai kondisi, termasuk kelemahan yang dijumpai untuk dicari solusinya. Hal ini tentulah sangat sesuai dengan tujuan evaluasi akuntabilitas kinerja yang telah ditetapkan, yaitu penguatan akuntabilitas dan peningkatan kinerja instansi pemerintah. Oleh karena itu, MENPAN & RB sangat menghargai setiap instansi pemerintah 'yang merespon hasil evaluasi secara baik dan segera melakukan berbagai perbaikan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Jika meneliti lebih lanjut "siapa yang melakukan evaluasi?", MENPAN & RB memiliki sumber daya manusia yang berasal dari berbagai disiplin ilmu pengetahuan. Pada unit yang melakukan evaluasi ini, yakni Deputi Bidang Akuntabilitas Aparatur, terdapat para akuntan yang qualified, sarjana hukum, bahkan para insinyur teknik yang telah lama berkerja di pemerintahan. Pada umumnya, mereka telah berpengalaman melakukan pekerjaan ini sejak tahun 2004 dan bahkan beberapa dari mereka yang berpengalaman sebagai inspektur dan auditor telah mendalami dan menekuni pekerjaan semacam ini lebih dari sepuluh tahun. Dalam pelaksanaan evaluasi kedepan, MENPAN & RB akan melibatkan pula unsur aparatur pengawasan internal pemerintah (APIP), agar hasil penilaian evaluasi dapat lebih dipertanggungjawabkan. 8. Keterbatasan Evaluasi Keterbatasan dari metodologi dalam pelaksanaan evaluasi tersebut di atas adalah: a. Tidak semua instansi bisa dinilai dengan mudah dengan menerapkan kriteria yang sarna seperti yang telah ditetapkan, karena setiap instansi mempunyai karakteristik yang berbeda, sesuai dengan peran dan kewenangannya. b. Kriteria yang ditetapkan lebih banyak mengenai proses manajemen kinerja, yaitu: perencanaan, pengukuran. pelaporan. dan evaluasi. Dengan kata lain, evaluasi akuntabilitas kinerja ini lebih banyak kepada perbaikan sistem kasar (hard systems). Jika dibandingkan dengan evaluasi kinerja, evaluasi akuntabilitas kinerja boleh Evaluasi AKIP
5
dikatakan bagian dari evaluasi kinerja secara keseluruhan, yang juga meliputi aspek sistem halusnya (soft systems) seperti perilaku orangnya, pimpinannya, dan budayanya. Instrumen yang dipakai dalam evaluasi seperti lembar kriteria evaluasi, belum banyak menangkap dan menilai soft systems nya tadi. c. Review atas capaian kinerja dilakukan secara sederhana dan sepintas saja dengan sampel yang terbatas dan bukan evaluasi yang mendalam dari berbagai segi dan belum termasuk mengevaluasi aspek perilaku orang-orang dan pimpinan organisasi instansi. d. Tidak melakukan penelitian dan pengujian terhadap pengelolaan keuangan, akan tetapi menghubungkan sumber daya yang dipakail digunakan dengan pencapaian hasil (output atau outcome), Dengan beberapa keterbatasan terse but, MENPAN & AB berusaha agar proses evaluasi menjadi wahana dan kesempatan untuk melakukan berbagai perbaikan-perbaikan yang diperlukan guna penguatan akuntabilitas dan peningkatan kinerja.
B. HASIL EVALUASI Pada dasarnya setiap kali dilakukan evaluasi akuntabilitas kinerja oleh MEN PAN & AB, kepada instansi pemerintah yang dievaluasi disampaikan laporan awal/pendahuluan hasil evaluasi secara informal. Penyampaian ini sekaligus pemberitahuan dan klarifikasi kepada pihak yang dievaluasi tentang hasil evaluasi dan rekomendasinya. Rekomendasi hasil evaluasi tersebut diminta untuk ditindaklanjuti sesegera mung kin. Jadi jika mekanisme ini dipatuhi semua pihak, maka akan terjadi proses perbaikan secara terus-menerus dalam instansi-intansi pemerintah kits. Hasil akhir evaluasi selanjutnya disampaikan secara formal melalui surat keputusan Menteri Negara PAN dan RB, disertai dengan pemeringkatan (rating) hasil evaluasi. Bagi mereka yang memperoleh nilcii agak kurang dan kurang, tentulah harus melakukan berbagai perbaikan dan termasuk perbaikan yang mendasar. Mekanisme seperti ini dilakukan dan disosialisasikan kepada berbagai instansi, yang tujuannya tentulah melakukan perbaikan-perbaikan. Beberapa instansi yang memperoleh predikat nilai baik (8) diberikan penghargaan. Tujuannya secara manajerial adalah untuk memberikan memotivasi agar terus melakukan perbaikan dan bisa dijadikan contoh bagi instansi lainnya, bahkan menjadi "guru" bagi instansi lainnya (pembelajaran). Hasil evaluasi yang telah disampaikan kepada pihak yang dievaluasi kami yakini dilakukan dengan dedikasi yang tinggi dengan pertimbangan profesional (profesional judgement) yang memadai. Independensi dan obyektivitas dari mereka yang melakukan evaluasi Evaluasi AKIP
6
cukup tinggi, karena harus meneliti dan menunjukan kekurangan dan kelemahan instansi guna memberi "navigasi" usaha perbaikan dalam manajemen dan akuntabilitas kinerja, sehingga dapat dilakukan peru bahanperubahan dan perbaikan jika mereka mau dan mampu. Komitmen para pejabat dan pimpinan puncak instansi memang sangat diharapkan dalam menindaklanjuti hasil evaluasi. Berikut ini disajikan hasil evaluasi dan pemeringkatan terhadap instansi di lingkungan pemerintah pusat selama tiga tahun terakhir. Adapun perbandingan Hasil Evaluasi: Instansi Pemerintah Pusat dari tahun 2007 sampai dengan tahun 2009, dapat dikemukakan sebagai berikut. No 1 2 3 4 5 6
Peringkat AA A B CC C D
2007 0 0 1 16 43 10
2008 0 0 2 21 39 12
2009 0 0 7 29 33 3 TOTAL
2009 (%) 0 0 09,72% 40,27% 46,83% 04,16% 100%
Secara umum hasil evaluasi di atas menunjukkan bahwa, terdapat perbaikan yang nyata yaitu instansi-instansi yang memperoleh nilai baik (> 50 atau CC ke etas) jumlahnya terus meningkat. Hal ini menunjukkan adanya usaha yang terus menerus dilakukan secara bergsmasarna untuk meningkatkan akuntabilitas kinerja. Lima tahun yang lalu perhatian terhadap akuntabilitas kinerja ini sangat minim, mereka lebih banyak berfokus pede akuntabilitas keuangan. Hal ini dikira sudah bagus; asal sudah menghabiskan anggaran dan membelanjakan di jalan yang benar sesuai dengan bukti administrasi, sudah dianggap cukup. Padahal masyarakat menuntut akuntabilitas kinerja yang lebih baik. Kini perhatian instansi-instansi pemerintah terhadap "akunta-bilitas kinerja" terjadi peningkatan yang menggembirakan. Ini tentulah patut disyukuri. Karena tuntutan masyarakat sudah banyak yang didengar. Sekali lagi, terkait hasil evaluasi perlu kami perjelas kembali bahwa MENPAN & AB melakukan "evaluasi akuntabilitas kinerja", dan bukan "mengevaluasi kinerja secara keseluruhan". Jadi yang menjadi titik berat evaluasi adalah proses ber-akuntabilitas, sedangkan aspek kinerja memang kami lakukan evaluasi walaupun seGars sederhana yaitu dengan melakukan "riviu capaian kinerja". Jika kita cermati, aspek kinerja yang diriviu hanya diberi bobot 20%. Ini berarti bahwa, memang titik berat evaluasi kami hanya kepada evaluasi atas sistem akuntabilitas kinerja. Hal ini mengingat bahwa kinerja dipengaruhi oleh begitu banyak faktor yang relevan. Karenanya, evaluasi akuntabilitas kinerja instansi (institusi) sesungguhnya sebagian dari evaluasi kinerja. Aspek yang Dinilai dan Bobotnya:
Evaluasi AKIP
7
Perencanaan 35%
Pengukuran 20%
Pelaporan 15%
Evaluasi 10%
Capaian 20%
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sebagai alat dalam rangka peningkatan kinerja dan penguatan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, evaluasi akuntabilitas kinerja semakin diperlukan bagi setiap instansi pemerintah dalam mempertanggungjawabkan kinerjanya sebagai-mana yang telah diperjanjikan dalam perencanaan organisasinya. Dalam mendukung terwujudnya kondisi tersebut, MENPAN & RB telah menerbitkan berbagai peraturan dan pedoman yang dapat dijadikan acuan bagi setiap instansi pemerintah yang akan melakukan evaluasi kinerjanya, yaitu: 1. KepMenPAN No. 135 Tahun 2004 tentang Pedoman Umum Evaluasi. 2. SE MenPAN No. 31 Tahun 2004 tentang Penetapan Kinerja. 3. PerMenPAN No.9 Tahun 2007 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU). 4. Modul Evaluasi Sistem AKIP. 5. Modul Pelaporan Kinerja.
Sumber:
Deputi Bidang Akuntabilitas Aparatur Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi JI. Jenderal Sudirman Kav. 69 Jakarta 12100 Telp. 021-7398381 Fax. 021-7398341 Website: www.menpan.go.id
Evaluasi AKIP
8
