ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 9. ea.: Projektek végrehajtása I. • • • •
Projekt megvalósítás fázisa Projekt napló Szerződések Projektirányítás
A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁS
A MEGVALÓSÍTÁS (2 (2.FÁZIS FÁZIS )
HEFOP 3.3.1.
PROJEKT NAPLÓ
• Célja: az adott projekt során minden tevékenység és dokumentum strukturáltan strukturáltan, időrendben nyilvántartásra kerüljön.
A PROJEKT INDÍTÁSA • Kulcstermék a PAD (Projektalapító dokumentum): – Célok – A projekt határai – Feltételek F ltét l k – Felhatalmazások – Erőforrások, Erőforrások ütemezés • Létrehozzák: – A minőség naplóját – Az esemény-naplót – A projekt tapasztalatokat, tapasztalatokat tanulságokat rögzítő naplót – A következő szakasz tervét
A PROJEKT IRÁNYÍTÁSA
• A projekt irányítása az előkészületektől a projekt zárásáig tart. Négy kulcsterülete: – Projekt indítása – Szakaszok határainak kijelölése – Ad-hoc irányítás – A projekt zárása
A FOLYAMAT TERMÉKEI • Kezdeti és záró jelentés • Adott szakasz aktualizált terve (terv/tény összehasonlítás)) • A következő szakasz terve • Felülvizsgált projekt-terv projekt terv • Javított kockázati napló (risk log) • Felülvizsgált "business case" g listája j • Tanulságok • Minden egyéb változás dokumentálása a személyzetben vagy a projekt vezetésében
SZERZŐDÉSTÍPUSOK „A”” • Rögzített áras (magában ( f foglalhat ösztönző tételeket bizonyos projektparaméterek túlteljesítése esetén - pl. rövidebb megvalósulási határidő) • Költségbázisú g szerződés ((közvetett-,, közvetlen költségek; g ; lehetnek ösztönző feltételek is – pl. költségmegtakarítás mértékének függvényében) • Hibrid (költségbázisúként indul ha a vége bizonytalan [nagyon hosszú projektek esetén] esetén], majd átalakul rögzített árassá)
SZERZŐDÉSTÍPUSOK „B””
1. Tradicionális szerződéses elrendezés 2 Kulcsrakész típusú szerződés 2. 3. Menedzsment típusú szerződés
1 TRADICIONÁLIS SZERZŐDÉS 1. Előnyei: (a projekt teljesítési fázisában foglalt munkafolyamat részekre osztásából tá ából következően) kö tk ő ) • • •
a projekttulajdonosi szervezet az egyedüli szereplő, amelyik a teljesítési f l folyamat t egésze é ffelett l tt áttekintéssel átt ki té l rendelkezik, d lk ik íígy llehetősége h tő é van a teljesítés ellenőrzésére és befolyásolására, rugalmasabb a teljesítés során felmerülő módosítási és változtatási igények érvényesítése, érvényesítése szélesíthető a verseny, így csökkenthető a projektteljesítés költségének egésze.
Hátrányai: • a projekteredmény egészével és a teljesítés időtartamának egészével összefüggő a projektteljesítés fázisában felmerülő felelősségek és összefüggő, kockázatok döntő mértékben a projekttulajdonosi szervezetnél maradnak, • a teljesítésben résztvevő külső közreműködők közötti információáramlás egyirányú és közvetett, ami lassítja a teljesítési ütemet és növelheti a költségeket.
2. KULCSRAKÉSZ SZERZŐDÉS Előnyei: y • a projekteredmény egészével és a teljesítés időtartamának egészével összefüggő, a projekt teljesítési fázisában felmerülő felelősségek és kockázatok döntő mértékben nem a projekttulajdonosi szervezetre há l k hárulnak, • a projekttulajdonosi szervezetben jelentős mértékben csökkenthető a projektben résztvevő munkatársak száma és munkaterhelése, • a teljesítés t lj íté munkafolyamatának k f l tá k egyazon ffelelősségi l lő é i é és kkockázati ká ti körbe tartozása révén: – növelhető a tevékenységek közötti átfedések száma és mértéke, – lehetővé l h tő é válik álik a kö közvetlen tl é és többi többirányú á ú iinformációáramlás, f á ióá lá amelyek a teljesítési időtartam rövidülését eredményezik. Hátrányai: • a projekttulajdonos számára nehézkessé – sokszor alkupozíciótól függővé – válik a teljesítés során felmerülő módosítási és változtatási igények érvényesítése, • a projekttulajdonos számára a teljesítési folyamat feletti áttekintés, az ellenőrzés és befolyásolás lehetősége erősen korlátozott, • korlátozottabb a verseny, ami az egyszemélyi és oszthatatlan felelősség- és kockázatviseléssel együtt költségnövekedést eredményez.
3. MENEDZSMENT SZERZŐDÉS Előnyei: Elő i • hasonlóan a tradicionális szerződés-típushoz, a teljesítési fázisban foglalt tevékenységfolyamat munkacsomagokra bontása révén: – viszonylag i l nagyfokú f kú rugalmasság l á a tteljesítés lj íté során á ffelmerülő l ülő módosítási és változtatási igények érvényesítésében, – a teljesítési folyamat egésze feletti áttekintés, ellenőrzés és befolyásolás a menedzsment vállalkozó tevékenységén keresztül adott a projekttulajdonos számára, – szélesíthető a teljesítést végző külső közreműködők közötti verseny, így csökkenthető a projektteljesítés egészének költsége, • hasonlóan a kulcsrakész szerződéstípushoz: – növelhető a tevékenységek közötti átfedések száma és mértéke, – a projekttulajdonosi szervezetben jelentős mértékben csökkenthető a projektben résztvevő munkatársak száma és munkaterhelése. Hátrányai: • a szereplők (projekttulajdonos, menedzsment-vállalkozó, teljesítést végző külső közreműködők) közötti egyenletesebb felelősség- és kockázatallokáció következtében nem lehetséges a teljes mértékű felelősség- és kockázatáthárítás, kockázatáthárítás • az információáramlás részben ez esetben is közvetett és egyirányú.
PROJEKT SZERZŐDÉSEK TARTALMA I. • Létrejött kik között (szerződő felek adatai) • Megvalósítandó feladat rövid leírása leírása, hivatkozva azokra a szerződéses dokumentációkra, amelyek szerint a feladatokat el kell végezni • Megbízó tevékenységei és szolgáltatásai ill ill. amit adnia kell (hivatkozva ajánlatban vagy specifikációban levő időbeni ütemezésre) • Megbízott technológiai vagy teljesítménygarancia kötelezettségei, ezeket mikor kell bizonyítani díj hivatkozva a fizetés feltételeire: • Szerződéses ár vagy díj,
– mi teljesül vagy kerül átadásra és mikor – mik az elfogadási feltételei – mennyi időn belül kell nyilatkozni az elfogadásról g – mikor, hogyan fizet a Megbízó
PROJEKT SZERZŐDÉSEK TARTALMA II. • Megvalósítási idő • Szerződéses dokumentációk felsorolása • Szerződésben rögzített feladatok elkezdésének feltételei (előleg átutalása; szükséges beruházói szolgáltatások mint pl. munkaterület átadása stb.) • Know-how, találmány kezelése, ezek tulajdonviszonyai • Publikációs korlátok,, előírások • (Jótállás, feltételei) • Témafelelősök, kapcsolattartók megnevezése • Vitás kérdésben, szerződésben nem szabályozott kérdésekben követendő eljárás
A PROJEKTIRÁNYÍTÁS FELADATA • • • • • • • • • • •
A munkálatok tervnek megfelelő lebonyolítása. Szervezet kialakítása. kialakítása Munkálatok irányítása, koordinálása. Adminisztratív feladatok lebonyolítása. y Dokumentáció készítése. Az ajánlatok teljesítésének, a megrendeléseknek és s ámlaellenőr ésnek a felüg számlaellenőrzésnek felügyelete. elete Határidők tervnek megfelelő betartása. Költségvetés tervezése tervezése, követése követése. A lebonyolítás folyamatos ellenőrzése. A céltól való eltérés esetén korrigáló intézkedések b bevezetése. té Váratlan események bekövetkezésekor a veszteségek minimalizálását biztosító cselekvési alternatívák kidolgozása, bevezetése.
PROJEKT IRÁNYÍTÁS ÉS KONTROLL ¨ Hol tartunk? A projekt aktuális állapotának megállapítása. ¨ Hol kellene járnunk? Az aktuális állapot összevetése a tervvel. ¨ Hogy jutunk oda? A lehetséges korrekciós lépések mérlegelése, amelyek y segítenek g ap projektet j újból j „sínre tenni” ((ha szükséges) vagy rajta tartani. ¨ Jó irányba haladunk-e? A korrekciós lépések projektre gyakorolt hatásának elemzése.
AZ IDŐ- ÉS KÖLTSÉGKORLÁTOK VÁLTOZÁSÁT ELŐIDÉZŐ KÖRÜLMÉNYEK Szervezeten S t b belüli lüli okok: k k • projekteredményben végrehajtott módosítás • stratégiai cél változtatása, változtatása mely megváltoztatja a projekt prioritási helyzetét • pénzügyi források hiánya • szervezet belső szabályozásának változása • technikai problémák elhúzódása • belső érdekcsoportok Szervezeten kívüli okok: • nemzetközi/állami szintű szabályozások y • a megszerezhető közreműködői erőforrások korlátozottsága • külső érdekcsoportok magatartása
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA • Áttekintettük a legfontosabb szerződéstípusokat és a szerződések tartalmi elemeit elemeit.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI • • •
•
Ismertesse a projektek megvalósítási fázisának főbb elemeit! Melyek a szerződések alapvető tartalmi elemei? Ismertesse és elemezze (előny/hátrány) a projektek végrehajtása égrehajtása során alkalma alkalmazható ható szerződéstípusokat! Mi a projektirányítás általános feladatköre?
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: CÍME 10. ea.: Projektek végrehajtása II. • •
Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projektek végrehajtása Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: Szerződéstípusok, projketirányítás
