ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 12. ea.: Projektek végrehajtása III. • • • •
Projekt eredmények bevezetése Projekt zárás Szakmai jelentés Pénzügyi jelentés
Projekt eredmények bevezetése
A bevezetés (3.fázis)
HEFOP 3.3.1.
Átadás-átvétel • Átadás-átvételi jegyzőkönyv – Műszaki stb. dokumentáció – Dokumentálás a későbbi viták elkerülésére! • Implementációs terv – Üzembe helyezés – Tanácsadás – Garancia
Üzembehelyezési szerződés (IT) 1. • Telepítési és implementációs terv (telepítés módja, személyek) • Telepítési helyszínnel szemben támasztott követelmények (klimatizált helyiség, erősáram) • Szállítás (módja, ideje) • Installálás (kik, milyen ütemben) • Teljesítési teszt (eljárások) • Teljesítés elismerése (mikor elismert) • Teljesítés helye, ideje, módja • Oktatás (felhasználó, karbantartó)
Üzembehelyezési szerződés (IT) 2.
• Technikai segítségnyújtás (folyamatos jelenlét, forródrót) • Szervízelés (eseti, általánydíjas) • Hibás teljesítés • Teljesítés lehetetlenné válása (vis maior) • Szerződésszegés következményei • Kártérítés
Projekt zárás
A projekt zárása (4. fázis)
Projekt befejezése • Teljesítés – Célok teljesítve: levonulás, projektszervezet megszüntetése, erőforrások átirányítása (mindezeket tervezetten, ütemezve!) • Projekt leépítése – Más projekt nagyobb prioritású lett, a cél elavult, megváltozott a piac, a törvényi háttér vagy a cégpolitika – Projektet érdemes lehet folytatni valamely hasznosítható részeredményig • Leállítás – Elégtelen teljesítés, költségtúllépés, minőségi probléma, rossz vezetés – Céghírnévre súlyos következménye van!
Projekt lezárásának folyamata I. 1. A projekt termékének vagy eredményének átadása a megbízó vagy felhasználó részére - tartalmazza az átadásátvételi dokumentumot és a megkívánt vagy szükséges dokumentációt. 2. Karbantartási megállapodás - megállapodások a további tanácsadási, karbantartási, kiegészítési munkák terjedelmére és felelősségeire. Ide tartozik még a garanciamegállapodás megkötése és a további karbantartási munkák felelősségének szabályozása. 3. A projekttagok re-integrációja - a projektszervezet feloszlatása és adott esetben a projekttagok re-integrációja a funkcionális szervezeti egységekbe. A projekttagokkal és vezetőikkel tisztázni kell a jövőbeli projektekben vagy a szervezetben való munkavégzés kérdését, valamint az esetleges továbbképzés szükségességét.
Projekt lezárásának folyamata II. 4. Erőforrások re-integrációja - a projekt rendelkezésére bocsátott eszközök további felhasználásának biztosítása (irodák, számítógépek, kommunikációs eszközök, berendezések). 5. Utókalkuláció - az utókalkuláció elvégzése, lehetőleg a projektfázisok és költségfajták szerinti bontásban, ahol külön-külön meghatározandók a személyi-, infrastrukturális-, dologi-, tanácsadási-, stb. Költségek. 6. Lezáró analízis - egy analízis elkészítése a projekt tartalmára, a célok elérésének szintjére és a végrehajtási folyamatra (módszerekre) vonatkozóan. Ezzel ellenőrizzük, hogy a célokat a megbízásnak és a sikerkritériumoknak megfelelően elértük-e? Itt lehet utólagosan megvizsgálni, hogy az eljárások, módszerek helyesek és hatékonyak voltak-e a projekt folyamán?
Projekt lezárásának folyamata III.
7. A tapasztalatok rögzítése - a projekt folyamán nyert tudás, know-how, tapasztalatok biztosítása a projekttagok és a jövőbeli érintettek részére. Tartalmazza egy rendezett végrehajtási dokumentáció összeállítását, esetleg összefoglalókat, jelentéseket, prezentációkat vagy egy létező tapasztalati „adatbank" további feltöltését. 8. Lezáró értekezlet - a projekt lezárását jelentő dokumentum elkészítése a projektzáró értekezlet eredményeit összefoglalva. 9. Tájékoztatás - a szervezet ínformálása a projekt lezárásáról, ami általában a projektzáró dokumentum az érintetteknek való elküldésével történik.
A projekt zárás dokumentálása Bevezetés (előzmények) Projekt célja Időtartam, ütemezés (és alakulása) Feladatok ütemezése (és alakulása) Erőforrások, ráfordítások (terv-tény) Eredmények részletezése Eredmények hasznosulása (mi, hol, következő lépések, felelősök) 8. Egyebek (külső tanácsadó eredménye, tapasztalatok, kudarcok és sikerek) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Szakmai jelentés • A szakmai jelentés alapvetően szöveges beszámoló, mely az elvégzett tevékenységeket mutatja be. A szakmai jelentés kötelező formátumát a Támogatási Szerződés tartalmazza. • A jelentést a projekt menedzser állítja össze, de az egyes tevékenységek rövid összefoglalóját a felelős szakértők írják meg. • A szakmai jelentés nem attól jó, ha minél bővebb, sőt a kötelező formátum általában karakterkorlátozást ad az egyes fejezetekre. • A szakmai jelentés tartalmazza az összes elvégzett tevékenységet, az elkövetkezendő időszak feladatait, valamint a cselekvési és ütemtervtől való eltérés esetén az eltérések indokait, a problémák kezelésének módját. • A jelentés mellékleteit képezik a projekt értekezletek dokumentációi és az egyes szakmai tevékenységek során keletkezett, a munkatervben már felsorolt outputok, illetve az ezekhez kapcsolódó dokumentumok.
PÉNZÜGYI JELENTÉS • A pénzügyi jelentések általában Excel táblázatokból, illetve az ezeket alátámasztó mellékletekből állnak, melyeket szintén a Támogatási Szerződés ad meg a Kedvezményezett számára: – számlaösszesítő - az adott időszakban keletkezett számlák, bizonylatok költség-nemenkénti felsorolása, nettó költségmegoszlás EU-ós és társfinanszírozás között, Áfa tartalom felvezetése, csatolt számla és kifizetést igazoló bizonylat feltüntetése, összegzés – költség összefoglaló - a számlaösszesítőben foglalt adott időszakra vonatkozó adatok illesztése az eredeti költségvetéshez, különbözetek számolása, – egyenlegközlő - a számlaösszesítő és költségösszefoglaló táblázatok adatait egységes szerkezetben tartalmazó, az aktuális pénzügyi egyenleget tükröző táblázat.
PÉNZÜGYI JELENTÉS • A táblázatokhoz csatolandó, a jelentésben található adatok alátámasztására szolgáló mellékletek, illetve azok hiteles másolatai: – átutalásos és készpénzes számlák, – kifizetési bizonylatok (bankkivonat vagy kiadási pénztárbizonylat), – munkabéreknél: munkaszerződések, (megbízási vagy vállalkozói szerződések), bérszámfejtési jegyzék, teljesítésigazolás, járulékfizetési bizonylat, – egyéb költségeknél (értékhatártól függően): megrendelés, írásos ajánlat, (Szerződő Hatóság által is aláírt) beszállítói szerződés, teljesítésigazolás (szállítólevél), származási bizonyítvány.
PÉNZÜGYI JELENTÉS • A csatolt számlákon, bizonylatokon minden esetben fel kell tüntetni bizonyos formai adatokat is: – program azonosító kódja, – szerződés szám, – beszámolási negyedév, – költségtípus kód (azon költségvetési sor száma, amelyre a költségek el kívánjuk számolni), – negyedéves jelentés táblázatában megadott sorszám. • Az eddigi tapasztalatok alapján a pénzügyi jelentésekkel kapcsolatosan leggyakrabban észlelt hibák a következők: – táblázatok közötti konzisztencia hiánya, – számszaki hibák, – hibás Áfa tartalom kiszámítása, – hibás önerőszámítás, – szakmai jelentés és pénzügyi jelentés közötti konzisztencia hiánya, – hiányos jelentés: a feltüntetett bizonylatok és számlák nem csatolása, vagy azok formai hibái.
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA • Kötelező adminisztratív elvárás minden támogatott projektnél negyedéves szakmai és pénzügyi jelentések benyújtása. Az adminisztrációs rendszer felépítését tehát érdemes a jelentések szempontjából megközelíteni, azaz mit kell benyújtani egy-egy jelentéshez. A jelentés törzsanyagának számító forma-dokumentumokat a Szerződő Hatóság a Támogatási Szerződés mellékleteiben a Kedvezményezettek számára kötelező érvénnyel rendelkezésére bocsátja. A jelentések alátámasztására, igazolására azonban számos támogató dokumentumot kell csatolni.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI
• • •
Ismertesse a projekt eredményeinek bevezetési folyamatát! Ismertesse a projektek lezárásának folyamatát! Ismertesse a projektzárás dokumentációs elvárásait!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET!
• Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projektek végrehajtása • Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: projekt eredmények, ellenőrzés, monitoring, értékelés
